Что такое «отпуск авансом»? Приказ на отпуск авансом: определяем рабочий год.

Отпуск авансом - зачастую и работник, и начинающие кадровики считают такой вид отпуска чем-то несуществующим. И отчасти они правы, но суть только в формулировках. Что же касается применения, оформление ещё незаработанного отпуска - это стандартная процедура. И практически каждый сотрудник когда-нибудь им воспользовался. Рассмотрим детали и законодательные нормы такого периода, когда наниматель просто обязан согласовать отпуск авансом для определённых категорий работников, как оформить такой вид. И главное - какие риски несёт предприятие, давая «добро» на отдых, который ещё не должен быть предоставлен человеку. Как нивелировать всевозможные финансовые потери, которые могут быть с этим связаны.

Можно ли взять отпуск авансом - нормы права, доступные виды, кому положен

Отметим, что трудовое законодательство РФ диктует требование: каждый официально трудоустроенный сотрудник просто обязан получить определённое по статусу, должности и внутренним документам компании количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Для кого-то - это 28 календарных дней в рабочем году, а кто-то имеет право отдохнуть и 56+ дней в течение года. Тут для каждого есть свои преференции, закреплённые в нормах ТК РФ и локальных актах предприятия.

Здесь есть только одно «но»: как гласит статья 122 ТК РФ, первый отпуск после трудоустройства положен вновь принятому сотруднику после отработки им не менее шести месяцев. Но здесь же конкретизируется, что если сотрудник и наниматель договариваются между собой, отпуск можно согласовать и ранее полугодового периода отработки. То есть фактически сразу после зачисления в штат человек может обращаться с просьбой о предоставлении отпуска. А вот пойдёт ли навстречу этому работодатель - открытый вопрос, всё будет зависеть и от ценности работника, и от причины, по которой человек обращается за отпуском, а также и от категории служащего.

Кто имеет право на получение отпуска до отработки полугодичного срока

Нужно отметить, что ни один наниматель просто не имеет права отказать в отпуске в любое удобное время нескольким категориям работников. Сюда правовые нормы относят:

• сотрудников, которым на момент требования внепланового отпуска не исполнилось 18 лет;
• работниц в период беременности или после родов;
• супруга женщины в период её беременности или после рождения ребёнка;
• усыновителей, которые взяли на попечение малыша возрастом до трёх месяцев;
• совместителей, которые имеют право брать отпуск на весь период отдыха по основному месту трудоустройства, причём если наниматель не готов дать человеку оплачиваемый отпуск, за предприятием остаётся обязанность предоставить совместителю отпуск «за свой счёт»;
• работников, у которых вторые половинки являются военнослужащими, в момент отпуска одного из супругов второй имеет права отдохнуть с ним (так государство стимулирует семьи военных).

Все вышеперечисленные категории служащих имеют полное право написать заявление в любое время, вне зависимости от отработанного ими срока и утверждённого графика отпусков по предприятию, а руководство компании должно подписать его. Отказ в предоставлении незапланированного отдыха в этом варианте незаконен.

Здесь стоит отметить, что все вышеперечисленные пункты относятся к оплачиваемому отпуску. Но есть ещё и дополнительные отпуска, которые не предусматривают сохранение заработной платы в этот период.

Отметим, что есть компании, которые в своих внутренних нормативных документах фиксируют дополнительные преференции для работников, имеющих право уходить в отпуска в удобное для них время, но это добрая воля нанимателей.

Причём если это закреплено в локальных документах, наниматель не имеет права отказать в их предоставлении согласно положениям статьи 263 ТК РФ. Сюда относятся:

• сотрудники, у которых в семье есть двое или более детей, не достигших возраста 14 лет;
• работники, имеющие на попечении особенного ребёнка с группой инвалидности до достижения им 18 лет;
• матери-одиночки, отцы-одиночки, воспитывающие ребёнка, которому не исполнилось 14 лет.

Таким сотрудникам коллективным договором могут быть установлены ежегодные дополнительные отпуска без сохранения ЗП в удобное для них время длительностью до двух недель. При этом такие отпуска могут быть взяты авансом, присоединены к основному отпуску, использованы полностью или частями. Единственное ограничение здесь - если в течение рабочего года такой отпуск не взят, его нельзя перенести на следующий год.

Какие отпуска могут быть взяты авансом, а какие виды взять невозможно

Возвращаясь к вопросу по отпуску, предоставляемому авансом, нужно сказать, что фактически такого термина в законодательстве нет. И ТК РФ, и отдельные постановления (к примеру, №169) регламентируют, что сотрудник имеет возможность обращаться за отпуском в любое время.

Заметим к тому же, что фактически все работники, работающие на предприятии первый год, оформляя вторую половину отпуска (или её часть), получают отпуск авансом. Ведь они к тому времени ещё не заработали все 28 дней отпуска. Это достижимо только по истечении 365 дней с момента трудоустройства. Но на практике почти все сотрудники за свой первый рабочий год отдыхают весь положенный им отпуск.

Главный документ, который устанавливает плановые периоды для отдыха от рабочего процесса для всех, отработавших год, - согласованный руководством график отпусков. Следовательно, после отработки первого года важны только периоды, которые отражены в этом базовом отпускном регистре.

Если же сотруднику очень надо уйти в отпуск вне графика, а отпускной период ещё не заработан, нужно действовать по уже указанной схеме - написать заявление и ждать решения нанимателя. Без согласования внепланового отпускного периода работник не имеет права уйти в отпуск, в противном случае это может быть расценено как прогул.

Вывод из всего вышесказанного - внеплановый, авансовый, неотработанный отпуск обоснован, законодательно утверждён и возможен при согласовании с руководством предприятия.

Ключевой момент здесь заключается в следующем - взять авансом можно только стандартный ежегодный оплачиваемый отпуск. По остальным видам отпусков требуется либо документальное подтверждение для предоставления периода отдыха от рабочих обязанностей, либо эти дни должны быть заработаны, либо внесены в отпускной регистр.

Так, нельзя взять авансом:

1. Дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск. Его нужно, во-первых, заработать, а во-вторых, он должен быть подтверждён условиями труда. То есть если руководителю подразделения положены 3 дня доп. отдыха за ненормированный рабочий день, то взять он их может только если они внесены в ежегодный график отпусков или отработав срок. Это же правило работает и с доп. отпусками для работников, которые трудятся на Крайнем Севере, на предприятиях с вредными условиями труда и т. п.

   Доп. отпуск за вредные условия труда подтверждается аттестацией рабочего места

2. Отпуск по административному основанию подтверждается справкой из медучреждения.

   Административный отпуск - отпуск без содержания - требует документального подтверждения

3. Учебный отпуск должен быть подтверждён справкой-вызовом из образовательного учреждения.

   Учебный отпуск предполагает вызов из ВУЗа

4. Декретный отпуск требует предоставления листка нетрудоспособности, а также справки из женской консультации.

   Отпуск по беременности и родам подверждается больничным

5. Отпуск по уходу за ребёнком или пожилым родственником предполагает несколько подтверждающих документов.

   Для получения отпуска по уходу нужно собрать целый пакет документов

Характерные детали и особенности отпуска авансом

Рассматривая отпуск, который берётся авансом, нужно знать определённые нюансы, отличающиеся незаработанный отпускной период от отдыха, внесённого в график отпусков:

1. Работодатель не обязан согласовывать отпуск авансом своему сотруднику. В противоположность основному отпуску, внесённому в график отпусков, руководство компании может как дать, так и отказать в предоставлении незапланированного отдыха. А вот аннулировать отпуск, который стоит в отпускном регистре, без согласия работника нельзя, это незаконно.
2. Если обязательные отпускные дни (правда, только те, которые превышают 28 дней в году) можно заменить на денежную компенсацию, то взять авансом выплаты за отдых, который не запланирован, невозможно. Так, часто сотрудники пишут заявление на отпуск на выходные, чтобы получить дополнительные деньги, так вот с авансовым отдыхом такое не получится. И это правильно, так как отпуск попросту ещё не отработан, а значит, и выплата за это не положена. Но это, конечно, не отменяет вариант, когда сотрудник по-настоящему идёт в авансовый отпуск.
3. Такой вид отпуска схож с плановым периодом в части периодов: его можно поделить на несколько частей, но один из них в году (вне зависимости от того, какой это вид - запланированный или внеплановый) должен составлять не менее 14 календарных дней.
4. Невозможно взять авансом отпуск на следующий год. Основной аргумент здесь - это нарушает трудовые права и обязанности человека, который просто должен отдохнуть 28 дней в рабочем году, а лишение отдыха на год является нарушением законодательства. И здесь неважно, что инициатором этого шага является сам сотрудник, ответственность за такое будет возложена на организацию. Инспекторы вменят стандартно - .

Алгоритм оформления отпуска авансом

Процедура оформления внепланового отпуска практически не отличается от шагов, которые необходимо сделать при получении запланированного отдыха. Главное отличие здесь - обязательный заявительный порядок. Это логично, ведь такого отпуска нет в графике отпусков, работодатель не знает, что сотруднику нужно время освобождения от работы.

Как составить заявление

Поэтому первым шагом при оформлении отпуска авансом должно быть написание заявления. Определённой формы у документа нет, поэтому пишется заявление в произвольной форме. Его можно написать от руки, допускается напечатать его и на компьютере, поставив только оригинальную подпись. Но согласно кадровому делопроизводству, заявление должно содержать:

1. Вводную часть - «шапку» - заявления. Если работник не хочет выглядеть безграмотным в части стандартного документооборота, при составлении бумаги рекомендуется знать несколько непреложных правил:
   • В правой верхней части заявления пишется кому адресован документ. Не забудьте оставить левую часть для резолюции.
   • Первым делом идёт точная должность руководителя предприятия (генеральный, исполнительный, коммерческий директор).
   • Полное (правильное) название компании.
   • Далее - имя-отчество (инициалы) и фамилия директора. Обратите внимание, что согласно документальному этикету при обращении с прошением инициалы руководителя рекомендуется писать в первую очередь, и только потом - фамилию. Конечно, грамматические ошибки здесь не приветствуются, поэтому, если есть сомнения в правильности написания Ф. И. О. адресата, лучше уточнить этот момент.
   • Во второй части «шапки» нужно указать полные данные заявителя - должность, структурное подразделение, Ф. И. О. (здесь написание инициалов стандартное, сначала идёт фамилия). Рекомендуется указать табельный номер, особенно если штат компании внушительный и возможны сотрудники-однофамильцы.
2. Название документа пишется с заглавной буквы, использование капслока нежелательно. И не стоит ставить точку после слова «заявление», это неправильно.
3. В основной содержательной части документа нужно прописать ключевые данные по предполагаемому отпуску:
   • Точные даты начала и окончания (включительно) отпуска..
   • Его длительность в календарных днях. Здесь следует учесть, что согласно трудовому законодательству, праздничные дни, которые попадают на данный период, не учитываются в отпускной период.
   • Вид отпускного периода - основной ежегодный оплачиваемый.
4. В заключении - слева ставится дата написания документа. Рекомендуем составить документ заблаговременно (7-14 дней до отпуска является приемлемым сроком для прохождения всех инстанций и расчётом отпускных).
5. Справа фиксируется оригинальная подпись заявителя, через слеш-знак- расшифровка подписи.

   Заявление на предоставление отпуска авансом может быть напечатано или написано от руки

6. Но на этом оформление заявления не заканчивается. Чтобы получить одобрение гендиректора, рекомендуется сначала получить «согласовано» от своего непосредственного руководителя. Ведь именно он планирует рабочий процесс в отделе, и именно ему решать - насколько эффективно справится подразделение в отсутствие одной штатной единицы. Зачастую без такой резолюции генеральный даже не будет рассматривать документ.

   Виза непосредственного руководителя - важный атрибут заявления на отпуск авансом

7. Отметим, что на некоторых предприятиях заведено правило, что работник кадровой службы должен также поставить на таком документе свою отметку. Как правило, здесь регистрируется факт, сколько дней отпуска уже отработано человеком, что человек относится к льготной в части отпусков категории служащих либо что отпуск идёт авансом.
8. Финальная резолюция на заявлении - за гендиректором. Напомним, что руководство имеет право без объяснения причин отказать сотруднику в авансовом отдыхе. Но более лояльный вариант при отказе - всё-таки лично объяснить работнику основания такого решения.

Что учесть при издании приказа на предоставление отпуска авансом

После поступления в отдел кадров завизированного всеми заинтересованными лицами заявления кадровик, занимающийся вопросами отпусков, запускает издание приказа о предоставлении отпуска сотруднику. При оформлении этого документа нужно учитывать несколько стандартов и особенностей:

1. Приказ-распоряжение об отпуске составляется по шаблону №Т-6 (форма по ОКУД 0301005).
2. В «шапке» распоряжения нужно указать полное наименование организации, а также уникальный код компании по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3. Важный момент, который нужно учитывать при составлении приказа на отпуск, - дата издания документа. Трудовое право обязывает нанимателя выплатить отпускные минимум за 3 дня до начала периода. Поэтому датировано распоряжение должно быть крайней либо более ранней датой.
4. Для отпуска авансом особенно важно правильно зафиксировать в приказе период работы. Начинается отсчёт рабочего года с даты трудоустройства. Именно по этой дате и определяется авансовый или отработанный отпуск согласован работнику.
5. Если в этот период к основному отпуску прибавляется другой вид, к примеру, дополнительный неоплачиваемый по кол. договору, нужно отразить и его.
6. Финальный этап при издании распоряжения - визирование его руководителем организации.
7. Не отменяет заявительный порядок на отпуск ознакомление сотрудника о том, что отпуск ему регламентирован отдельным приказом. Поэтому на распоряжении должна стоять подпись отпускника и дата, когда он увидел и прочитал документ.

Приказ на отпуск авансом по форме №Т-6

Особенности расчёта отпускных, примеры и тонкости

Когда работнику согласован отпуск и выпущено распоряжение, ратифицирующее внеплановый отдых, трудовое право устанавливает жёсткие рамки по выплате отпускной компенсации - 3 календарных дня до отпуска. Когда в этот период выпадает выходной или праздник, то выплата должна быть произведена в рабочий день накануне. Такой же алгоритм работает и при выплатах по отпуску, предоставленному авансом, исключений здесь нет (естественно, если берётся оплачиваемый период). То, что отпускной период ещё не отработан, не имеет значения, отпускник должен получить выплаты в полном объёме за весь отпускной период и в установленный законодательством срок.

Основа для расчёта - среднедневной заработок сотрудника - это регламентировано статьёй 139 ТК РФ. За расчётный период нужно взять:

• 12 месяцев, предшествующих месяцу, когда сотрудник уходит в отпуск;
• если данный период ещё не наработан служащим, берётся первый (пусть даже неполный) месяц работы и все последующие полные (за исключением опять же месяца уходу в отпуск).

Чтобы запустить расчёт, нужно взять все полученные от работодателя выплаты за труд - зарплату, премиальные, доплаты за работу. Исключение здесь составляют выплаты, которые считаются на основе всё того же среднего заработка:

• суммы, полученные по больничным листам;
• командировочные выплаты;
• ранее полученные отпускные;
• дотации на питание, ГСМ, связь и пр.;
• дни, когда предприятие простаивало, была забастовка и пр.

1. Определения среднедневного заработка - всю сумму включаемых в расчёт выплат разделить на произведение полных месяцев, отработанных человеком, и коэффициента 29,3 - среднего количества дней в месяце (определяется Правительством РФ). Если у человека есть не полностью отработанные месяцы, то число календарных дней в месяце, в которых были неисчисляемые периоды, нужно прибавить к этому произведению.
   • Например, сотрудник Иванов И. И., трудоустроился в компанию 29 мая 2018 года и, отработав после этого 4 полных месяца, написал заявление и получил согласие руководства на отпуск с 22 октября 2018. Соответственно, при постоянной зарплате в 30 000 ₽ в месяц и заработке, полученном за 3 дня мая 2018 (3 913 ₽) расчёт среднего заработка будет выглядеть так:
   • Заработок за период - 30 000 ₽ х 4 месяца + 3 913 ₽ = 123 913 ₽.
   • Среднедневной заработок - 123 913 ₽ / (4 мес. х 29,3 + 3 дня мая) = 1 030,89 ₽ (СДЗ).
2. Расчёта отпускных - когда цифра расчётного среднедневного заработка сотрудника умножается на количество календарных дней утверждённого отпуска.
   • Допустим, Иванову И. И. согласовали отпуск на 14 дней.
   • Соответственно, нужно взять СДЗ Иванова за расчётный период и умножить этот показатель на количество дней отпуска.
   • 1 030,89 ₽ х 14 дней = 14 432,47 ₽.
   • Для выплаты компенсации из полученной суммы нужно вычесть НДФЛ (в зависимости от резиденства работника, если РФ, то 13%) - 14 432,47 ₽ - (14 432,47 ₽ х 13% =1 876,22 ₽) = 12 556,25 ₽ (должно быть выдано на руки или банковскую карту Иванова И. И.).

Формула расчёта отпускных не так сложна, как кажется на первый взгляд

Как отразить период отдыха авансом в графике отпусков

Возьмём первый вариант - когда в отпуск идёт новый сотрудник, которого нет в утверждённом отпускном регистре. Здесь может быть 2 пути:

1. Отметим, что по трудовому законодательству наниматель в таком варианте не обязан вносить корректировки в график отпусков. То есть контроль за отпускными периодами новичков можно вести с помощью цепочки: заявление → согласование с руководством → приказ → записка-расчёт → личная карточка. Соответственно, можно не вносить эти данные в регистр.
2. Но если кадровик, справедливо полагая, что всё держать в голове невозможно, и более эффективно для ведения документооборота будет внести периоды отпусков, взятых новыми сотрудниками в отпускном графике, готовится дополнительный график-приложение. Заполняется он по принятому в компании шаблоне (обязательной для применения формы нет, но большинство работодателей используют форму Т-7).

Если же внеплановый отпуск берётся сотрудником, который работает в компании более года, и, следовательно, внесён в график отпусков, в документ необходимо внести отметку о переносе периода.

Если на предприятии используется формат Т-7, в нём специально для таких периодов есть блоки под номерами 8 и 9, где прописывается основание для переноса (в нашем случае - заявление). Помимо заявления на отпуск, нужно отразить в графике и приказ, так как именно этот документ даёт работнику право не посещать работу в этот период.

Перенос отпуска фиксируется в графике отпусков в столбцах 8 и 9

Как при увольнении удержать отпускные, выплаченные авансом

Самый сложный вопрос для нанимателя при проведении отпуска авансом - возврат выплаченных авансом денежных средств за уже отгулянный отпуск. Отметим сразу: статья 137 ТК РФ регламентирует, что такие отпускные являются авансовыми выплатами человеку, в связи с чем если работник увольняется из компании, наниматель имеет полное право провести удержания за те дни отдыха, которые были произведены вперёд.

Пошаговая инструкция расчёта удержания проходит по следующим правилам:

Когда удержание невозможно

Отметим, что увольняющийся работник не несёт рисков: если он отгулял лишнего, в момент расчёта с него может быть просто удержана сумма за это (но не факт). А вот работодатель в таком варианте рискует не вернуть уже выплаченную сумму.

Как следствие, во многих компаниях отпуска авансом предоставляют только сотрудникам, статус которых подпадает под положения статьи 260 ТК РФ (тем, кому работодатель обязан дать время отдыха в любые дни).

И здесь наниматели действуют на 100% по трудовому законодательству, где устанавливается, что главным документом, который регулирует отпуска всех сотрудников, является ратифицированный график. А для недавно принятых сотрудников отпуск положен только после 6 месяцев работы, когда 14 дней отпуска уже заработаны. То есть отказ во внеплановом отпуске здесь правомерен.

Если же всё-таки жизненные обстоятельства вынуждают человека просить внеочередной отпуск, а работодатель не хочет лишаться ценного сотрудника и согласовывает ему этот отдых, то при увольнении этого сотрудника стороны должны договориться об удержании. Единственными двумя исключениями, которые дают возможность работодателю не получать согласие увольняющегося, являются:

• увольнение работника по собственному желанию (по статье 77 ТК РФ, пункту 1 части 1);
• если трудовые отношения прекращаются «по статье», которая указывает, что человек совершил виновные действия против работодателя.

В остальных случаях с увольняющимся работником компания может только договориться об удержании выплаченной компенсации, причём в письменном виде. В этом варианте работник имеет право как согласиться подписывать документ, так и отказаться, это его право. Если же всё-таки предприятие хочет вернуть уплаченную сумму за авансовый отпуск увольняющегося, то это можно сделать только в судебном порядке. Но суды, как правило, встают на сторону работника.

К законным основаниям, когда удержание невозможно, относятся моменты:

1. Когда суммы, положенной к выдаче в момент увольнения, не хватает для погашения долга.
2. Если удержание не было произведено при расторжении трудового договора (здесь наниматель имеет право обратиться в судебную инстанцию).
3. Работодатель не имеет права удерживать уплаченные отпускные без согласия бывшего работника когда:
   • на предприятии проходит сокращение;
   • компания ликвидируется или ИП прекращает своё действие;
   • когда истекает срок трудового контракта;
   • если сотрудник отказывается работать после предложения ему других условий труда и отдыха;
   • работник пребывает на больничном более четырёх месяцев;
   • если на работу выходит ранее работавший на этой должности сотрудник (его восстанавливают по суду);
   • при отказе сотрудника переводиться на другую должность по состоянию здоровья (по решению мед. комиссии), если у нанимателя нет другого варианта;
   • когда человек выходит на пенсию и пр.

Законодательство здесь однозначно - так как основания для увольнения в вышеперечисленных вариантах не зависят от человека, значит, работодатель не имеет права удерживать неотработанные им отпускные.

Приведём несколько оснований, когда нельзя удерживать неотработанные отпускные

При этом давление на увольняющегося незаконно.

У компании при перерасходованном сотрудником отпуске есть 3 пути:

1. Отказаться от возврата долга, простив переплаченную сумму.
2. Договориться о добровольном удержании (исключение - увольнение по статье 77 ТК РФ, или при виновных действиях, когда просто выпускается приказ).
3. Направить заявление в суд.

Видеоинструкция: расчёт и удержание по отпуску

Отпуск, предоставленный авансом, - нормальная ситуация в трудовых отношениях. Но брать его могут либо сотрудники, обладающие льготным статусом, и в этом случае наниматель обязан дать время отдыха человеку. Взять отдых авансом может и любой работник, но только при согласованном руководством заявлении. Причём нужно знать, что предприятие подвергает себя определённым рискам, когда взявший авансом отпуск сотрудник, решит уволиться, не проработав положенный срок.

Отгулять отпуск «вперед», то есть без предварительной отработки необходимых для его предоставления месяцев, как правило, бывает нужно при наступлении экстренных жизненных обстоятельств. В некоторых случаях работодатели обязаны предоставлять подобный отпуск по заявлению сотрудника, однако большинство работников лишены подобных привилегий, поэтому им следует рассчитывать исключительно на добрую волю непосредственного руководителя. Как правило, компании неохотно идут на предоставление отпуска , поскольку при этом возрастает вероятность возникновения дополнительных проблем, связанных с увольнением работника до момента отработки всего ранее оплаченного отпуска.

Кому отпуск «вперед» предоставляется в обязательном порядке?

По общему правилу право на полный отпуск после заключения трудового договора возникает у работника после шести месяцев работы в организации. Некоторые работники могут требовать предоставления отпуска до истечения обозначенного срока, а компания не может им отказать. К таким категориям сотрудников относятся, например, женщины, которым должен предоставляться отпуск по заявлению перед отпуском, связанным с беременностью, родами либо сразу после него. Кроме того, правом на получение отпуска «вперед» обладают работники, не достигшие совершеннолетия, сотрудники, которые усыновили ребенка или нескольких детей до трех месяцев. По соглашению между самим работником и компанией отпуск до истечения положенного срока работы может предоставляться любому сотруднику.

Что грозит работнику при предоставлении отпуска «вперед»?

Многие работники договариваются с работодателем о предоставлении отпуска «вперед» с намерением уволиться непосредственно после окончания такого отпуска. Такой подход является фактически бессмысленным, поскольку трудовое законодательство защищает работодателей в данной сфере, позволяя им делать удержания из зарплаты работника в счет тех дней отпуска, которые уже были оплачены, но еще не были отработаны. Удержания могут осуществляться с учетом установленных законом ограничений, а при отсутствии согласия работника на реализацию подобного удержания денежные средства могут взыскиваться в судебном порядке. Именно поэтому договариваться об оплате отпуска раньше срока следует только в том случае, когда действительно имеются определенные объективные обстоятельства, а сотрудник намеревается продолжить работу в этой компании.

Закон допускает возможность взять отпуск авансом – до того, как сотрудник накопит достаточное количество дней. Однако с после отправки сотрудника в отпуск авансом возникает много вопросов. Разберемся с самыми частыми в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

• при каких условиях предоставляется отпуск авансом;
• как рассчитать размер удержания после отпуска авансом;
• как рассчитать неиспользованные дни отдыха при отпуске авансом.

Любой сотрудник имеет право взять отпуск авансом – то есть даже тогда, когда он еще не «заработал» достаточное количество дней отдыха. Однако в таком случае при увольнении может возникнуть долг за неотработанный отпуск, а работодатель может удержать при увольнении лишь 20% зарплаты. Рассмотрим, как правильно предоставить отпуск авансом, как посчитать неотработанные дни, а также что делать, если невозможно удержать неотработанные отпускные выплаты.

Когда допускается предоставление отпуска авансом

Сотрудник любой российской компании вправе уйти в отпуск после полугода работы в организации, но если работодатель не возражает, сделать это можно и раньше.

Марина КОРОТИНА, главный специалист отдела по правовому обеспечению и кадрам АНО «Транспортная дирекция чемпионата мира по футболу 2018 года в Российской Федерации» (Москва)
Не указывайте в трудовом договоре, что основной отпуск предоставляют сотруднику пропорционально отработанному времени
Если закрепить в трудовом договоре положение, что оплачиваемые отпуска предоставляют пропорционально отработанному времени, это ущемит права сотрудника. Право на отпуск за первый год возникает у работника через шесть месяцев непрерывной работы в компании. Однако по соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть использован и раньше, причем полностью (ст. 122 ТК РФ). Кроме того, отдельным категориям сотрудников работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск по заявлению, в том числе авансом. Единственное исключение – дополнительный отпуск за работу с вредными или опасными условиями труда, который предоставляют только за стаж работы в таких условиях (ч. третья ст. 121 ТК РФ).

Согласно трудовому законодательству, за второй и последующий годы работы отпуск предоставляется строго по графику. Эксперты не рекомендуют указывать в трудовом договоре условие о предоставлении отпуска пропорционально отработанному времени – это ущемит права работника. Единственным исключением из правила, по которому право на отпуск возникает спустя полгода непрерывной работы, является предоставление дополнительного отпуска за работу с вредными или опасными условиями труда.

• несовершеннолетние граждане;
• женщины и одинокие мужчины с двумя и более детьми в возрасте до 12 лет;
• один из родителей, воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет.

По общим правилам в случае увольнения сотрудника работодатель имеет право удержать выплаты за неотработанный отпуск из зарплаты. Но существует ряд оснований прекращения трудового договора, при которых запрещается удерживать неотработанные отпускные:

Расчет неотработанных дней отпуска, предоставленного авансом

Для расчета количества месяцев работы из подсчета нужно исключить излишки, составляющие менее половины месяца, например 13 дней. Дни, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца.

Число заработанных дней отпуска может быть дробным – в данном случае округлять разрешается только в пользу работника. После проведенных вычислений необходимо определить количество неотработанных сотрудником дней отпуска.

Пример: Петров увольняется из компании 30.04.2016. За рабочий год (25.10.2015 – 24.10.2016) сотрудник использовал 28 календарных дней ежегодного отпуска в марте 2016 года. Отработал Петров в компании 6 месяцев и 6 дней. По правилам подсчета 6 дней отбрасываются, и в итоге получается 6 месяцев трудового стажа, дающего право на очередной отпуск в текущем году. Петров заработал право на 13,98 календарного дня отпуска (28/12 × 6), что округляется до 14 дней. Получается, что Петров использовал, но не отработал 14 календарных дней ежегодного отпуска (28 – 14).

Расчет размера удержания после предоставления отпуска авансом

Сумма неотработанных отпускных рассчитывается по формуле:

При расчете суммы удержаний работодатель должен помнить, что она не должна превышать 20% при каждой выплате заработной платы, оставшейся после удержания НДФЛ. Для удержания необходимой суммы работодатель должен издать приказ в произвольной форме с указанием данных работника, количества отработанного им рабочего времени и числа календарных дней отпуска, предоставленного авансом. С документом сотрудник должен быть ознакомлен под подпись.

Важно, что, удерживая суммы за неотработанные дни отпуска при предоставлении его авансом, работодатель не должен получать согласие работника. В случае если размер задолженности существенно превышает сумму, которую работодатель может удержать, можно предложить сотруднику погасить остаток суммы в добровольном порядке. В этом случае это будет считаться не удержанием, а самостоятельным распоряжением своими доходами.

В момент выплаты отпускных при предоставлении отпуска авансом работодатель удерживает НДФЛ со всей суммы. Если же из зарплаты работника вычитают неотработанные отпускные, получается, что из дохода удерживается НДФЛ в большем размере. Поскольку «незаработанные» отпускные после предоставления отпуска авансом сотрудник получил по закону, он имеет право на возврат излишне уплаченного НДФЛ – на эту сумму уменьшают налог, рассчитанный с последней выплаты работнику. Ранее мы писали: » (№ 2, 2016).

Возврат неотработанных отпускных через суд

Если размер долга перед организацией составляет более 20% зарплаты сотрудника, и при этом сотрудник отказывается добровольно погасить необходимую сумму, вернуть ее через суд у работодателя не получится. Взыскать необходимые средства можно только в случаях, предусмотренных законом. Также неотработанные отпускные в случае предоставления отпуска авансом нельзя считать неосновательным обогащением, если присутствовала недобросовестность со стороны работника или счетная ошибка.

Вложенные файлы

• Памятка сотруднику на случай отпуска (бланк).doc
• Положение об отпусках (бланк).doc
• Приказ о предоставлении отпуска (бланк).doc

Доступно только подписчикам

• Памятка сотруднику на случай отпуска (образец).doc
• Положение об отпусках (образец).doc
• Приказ о предоставлении отпуска (образец).doc

Когда сотрудник приступает к работе в организации, он получает право на оплачиваемый ежегодный отпуск спустя полгода. По согласованию с руководством отдых авансом – нередкое явление. Это касается и тех работников, которые трудятся в организации не первый год. В статье расскажем, как оформить отпуск авансом, рассмотрим особенности составления документов.

Какие отпуска предоставляются заблаговременно

Получить заблаговременно можно лишь отпуск, который является ежегодным очередным. На остальные виды дней отдыха это не распространяется. Нельзя раньше установленного срока востребовать дни отпуска:

• дополнительные;
• по БиР;
• по уходу за малышом;
• учебные;
• без сохранения оплаты. Читайте также статью: → « ».

Эти отпуска, кроме последнего, возможны лишь при наличии документального основания. Освобождение от работы без сохранения заработка нуждается только в заявлении сотрудника и согласии работодателя.

Важно! Отпуск авансом возможен относительно ежегодного оплачиваемого отдыха.

Определение и особенности отпуска авансом

Формулировка понятия отпуска авансом в ТК отсутствует. Но на практике так обозначают те дни отдыха, которые сотрудник получает заранее – до того, как протрудится на предприятии целый год. В соответствии с ТК трудящийся вправе претендовать на предоставление отпуска:

1. В первый же год работы при выполнении своих должностных обязанностей не менее полугода (6 мес.).
2. В каждом следующем календарном году – в период, который соответствует графику отпусков.
3. По согласованию с работодателем – в первый год работы в организации до наступления полугодового стажа.

Последний временной отрезок касается только отдельных категорий сотрудников:

• несовершеннолетних;
• представительниц женского пола до наступления отпуска по БиР или после него;
• участников ВОВ;
• воспитывающих двух или более малышей, если им еще не исполнилось 14;
• супругов военнослужащих, если муж (жена) получили отпускные дни;
• имеющих на руках детей-инвалидов, не достигших совершеннолетия;
• работающих в компании по совместительству, когда на основной работе им предоставлен очередной отпуск.

Возможны и иные ситуации, наличие которых утверждено в коллективном или трудовом договоре. Все временные отрезки предоставления отпуска содержат вероятность того, что оплата дней отдыха будет произведена авансом.

Отпуск авансом – обязательные условия

При предоставлении сотруднику отпуска авансом необходимо учитывать определенные условия:

Важно! Для получения отпуска авансом требуется согласие непосредственного руководителя сотрудника и работодателя.

Как получить отпуск раньше положенного срока

На каждом предприятии составляется график отпусков. По положениям ТК работа над ним должна закончиться не позже двух недель до окончания года.

Но когда у сотрудника появилась необходимость в отпуске раньше, чем предусмотрено графиком, да еще и авансом, ему следует предпринять такие шаги:

Отражение в графике отпуска авансом

Для оформления отпускных дней заблаговременно соответствующим службам организации необходимо:

• издать соответствующий приказ;
• внести дополнения в график отпусков.

Ничего вписывать в график не потребуется, если сотрудник принят на работу после утверждения документа. Допускается предоставление отпуска авансом новому члену коллектива только на основании его заявления. В график текущего года включать данные не обязательно. Но многие кадровики предпочитают оформить дополнения отдельным документом. В нем они отмечают информацию об отпусках новых сотрудников.

Если работнику фирмы обозначено время отпуска в утвержденном графике, то при любом изменении сроков коррективы вносятся обязательно. Для этого в документе предусмотрены графы под названием «Дата фактическая» и «Основания для переноса».

Важно! В примечании следует обязательно указать, что согласие сотрудника получено, несмотря на то, что отпуск переносится по его просьбе.

Удержания за неотработанные дни отдыха

Предоставляя сотруднику отпуск наперед, работодатель подвергается риску. Всегда остается вероятность того, что подчиненный уволится раньше, чем сможет покрыть оплату за предоставленные дни. Сотрудник имеет право написать заявление об уходе в любое время – и еще находясь в отпуске, и после выхода на работу. Если обстоятельства складываются именно так, то работодатель может воспользоваться своим правом удержания задолженности из заработка отпускника.

Однако и тут есть определенное ограничение. Оно состоит в том, что общий размер удержанной суммы не может превышать 20% заработка. Поэтому, если задолженность перекрывает указанные размеры, работодателю не следует нарушать трудовое законодательство. Необходимо:

1. Провести переговоры с сотрудником и убедить его в том, что долг следует погасить на добровольных началах.
2. Когда человек согласен, то он внесет в кассу предприятия сумму переплаты или переведет ее на счет, реквизиты которого предоставит бухгалтерия.

Если же сотрудник отказывается вернуть излишек средств добровольно, работодатель не сможет использовать против него иные рычаги влияния, а именно, обращение в суд. Законные основания для этого отсутствуют. Взимание денежных средств, выплаченных за дни отдыха, предоставленные заблаговременно, не включено в список, содержащий случаи удержания из заработка для погашения перед работодателем задолженности.

Отсутствие удержаний за отпуск авансом

Трудовым законодательством предусмотрен перечень ситуаций, исключающих удержание с доходов сотрудника переплаты за неотработанный отпуск. Это происходит, если трудящемуся пришлось уволиться по причине:

1. Ликвидации организации.
2. Сокращения штата персонала компании.
3. Выхода на заслуженный отдых.
4. Смены собственника фирмы или компании. Тут следует отметить, что по этой причине возможно увольнение руководителя, его заместителей и главбуха.
5. Призыва сотрудника в армию, или же определение его на службу гражданскую, как альтернативу военной.
6. Нетрудоспособности работника, подтвержденной официальным медзаключением.
7. Увольнения по согласию сторон или из-за окончания срока трудового соглашения.
8. Отказа сотрудника перевестись на иную должность по медицинским показаниям. Кроме того, у работодателя попросту может отсутствовать рекомендуемая докторами работа.
9. Смерти сотрудника либо же признания его в судовом порядке безвестно пропавшим.
10. Экстренных событий, которые уничтожают возможность дальнейших трудовых отношений: разгул стихии, военные конфликты, пандемии, серьезные аварии.

Важно! Последняя причина становится легитимной после признания ее таковой Правительством страны или соответствующим местным органом власти.

Особенности расчета размера вычета за неотработанный отпуск

Когда трудовое соглашение расторгается по причинам, которые не входят в перечень, изложенный выше, работодатель вправе потребовать от сотрудника возвратить переплаченные средства. Такое возможно, когда тот решил уволиться по собственному желанию или после серьезного дисциплинарного проступка. Сотрудник о своем уходе должен уведомить работодателя заранее – минимум за две недели. Не исключено, что оплата за этот период перекроет сумму задолженности трудящегося, получившего отпуск авансом.

Пример 1. Экономист финансовой службы Скворцова Е. Т. по согласованию с работодателем получила 28 дней оплачиваемого отпуска, проработав в компании 10 месяцев. Сразу же после выхода на работу она сообщила о своем решении уволиться (написала заявление) в предусмотренные законом сроки. Оклад сотрудницы за весь период работы составлял 48 тыс. руб.

Для определения суммы возможных удержаний следует провести такие расчеты:

Остаток в 1 818,80 руб. (5 733,80 – 3 915,00) сотрудница может вернуть в кассу только добровольно.

Топ-4 популярных вопроса

Вопрос №1. Сотрудник воспользовался отпуском наперед и, не проработав года, вынужден был уволиться из-за состояния здоровья. Вправе ли работодатель вычесть задолженность, возникшую из-за выплаты еще не отработанных отпускных?

Если сотрудничество прерывается по причине нетрудоспособности трудящегося, которая подтверждается соответствующими документами (медзаключением), работодатель не имеет права погасить переплаченную ранее сумму, высчитав ее с расчетных или последней зарплаты.

Вопрос №2. Работник написал заявление на увольнение по собственному желанию. При этом он проработал в компании 8 месяцев и уже побывал в отпуске, продолжительность которого составила 28 календарных дней. Величина удержаний за загодя использованные дни отдыха превышает 20% заработка. Можно ли ее высчитать в полном размере, если трудящийся не возражает?

Размер удержаний не может превысить 20% заработка. Поэтому, даже с согласия увольняющегося сотрудника нельзя погашать большую сумму. Разницу работник пусть добровольно внесет в кассу предприятия.

Вопрос 3. Сотрудник компании при увольнении предоставил обязательство (в письменном виде) вернуть работодателю задолженность по отпускным в течение двух месяцев после ухода. Но средства не поступили в срок. Может ли работодатель взыскать переплаченную сумму через суд?

Работодатель может обратиться в суд, но результат не будет в его пользу. Законом не предусматривается наличие соглашения между работодателем и трудящимся касательно возврата переплаченных сумм добровольно, как самостоятельного основания для взыскания в принудительном порядке.

Вопрос №4. Существует ли у трудящихся возможность получить отпуск за следующий год до его наступления?

Воспользоваться отдыхом авансом можно тем сотрудникам, которые проработали хотя бы короткое время на новом рабочем месте. Но оформить подобный отпуск на следующий год на законных основаниях не допускается, поскольку трудящийся не отработал за будущий период времени ни одного дня.

Практика предоставления сотруднику отпуска до того, как наступил положенный период, получила распространение среди работодателей. Во избежание последующих проблем с возвращением денежных средств руководители перестраховываются – в большинстве случаев они предоставляют отпуск пропорционально отработанному времени и избегают платить наперед.

Четкого определения такому виду отдыха в законодательстве нет, но существует общепринятое его понимание, применяемое в организациях. Отпуск авансом – не отработанные дни, которые определяются вычитанием заслуженных дней отдыха из суммарно полученных, предоставляемые конкретному работнику до окончания его полного рабочего года.

Какой вид отпускного отгула может быть предоставлен по авансовой системе?

Такой вид отдыха предполагает получение работником не менее четырнадцати дней авансом, что определяется законодательно. Выдается такой отпуск руководителем по договоренности , обязательств по его предоставлению не имеется.

Важно! Дни отдыха, полученные авансом, обязательно должны быть использованы, просто денежная компенсация не допустима.

Категории сотрудников, которым нельзя отказать в предоставлении отпускных дней за следующий год

Как оформить?

Правильное оформление отпуска авансом требует составления двух документов:

• заявления от работника, с просьбой о предоставлении отдыха наперед;
• приказ руководителя компании, если он согласен.

Заявление на такой вид отпуска пишется так же, как и на обычный ежегодный плановый, только тут понадобится еще указать причину ухода на досрочный отдых и нужный период. Заявление будет выглядеть примерно так:

ООО «Автосервис»

Директору П.П. Селиванову

от ведущего бухгалтера К.А. Куровой

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне, Куровой Кристине Александровне, очередной отпуск с 12 августа 2017 года на восемнадцать дней. Причина досрочного отпуска – внезапный отъезд в другой город по семейным обстоятельствам.

Подпись: _________ Расшифровка подписи: К.А. Курова

При согласии с просьбой, указанной в заявлении сотрудника, руководителем издается соответствующий приказ . Существует унифицированная форма приказа Т-6. Обычно она заполняется так:

ООО «Автосервис»

ПРИКАЗ №1 от 03.08.2017г.

В связи с поступлением заявления от К.А. Куровой от 02.08.2017г.

Приказываю:

1. Предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск авансом Куровой К.А., ведущему бухгалтеру ООО «Автосервис», в период с 12.08.2017 по 30.08.2017, в связи с внезапным отъездом в другой город по семейным обстоятельствам.
2. Бухгалтерии произвести соответствующие начисления.
3. Приказ довести до заинтересованных лиц.

Директор ООО «Автосервис» П.П. Селиванов Подпись________

Справка! Окончательная форма приказа на предоставление отпуска авансом разрабатывается внутри каждой компании, с учетом ее внутрифирменных особенностей.

Как рассчитать выплату?

Отпускные по такому виду отдыха рассчитываются примерно так же, как и по плановому.

Курова К.А. попросила 18 дней отдыха авансом, поэтому расчет отпускных будет произведен только на этот период времени.

Порядок вычисления:

1. Среднемесячная Зп = (Зп1+Зп2+…+Зп12)/12 = 306 000/12 = 25 500 руб.
2. Среднедневная Зп = Среднемесячная зп/29,3 = 25 500/29,3 = 870 руб.
3. Отпускные за 18 дн. (без вычета ПН) = Среднедневная зп×18 дней = 870×18 = 15 660 руб.
4. Подоходный налог = 15 660×13% = 2 036 руб.
5. Отпускные за 18 дней = 15 660-2 036 = 13 624 руб.

Пояснение:

1. 29,3 – среднее количество дней в месяце.
2. ПН – подоходный налог.

Исходя из расчетов, Курова К.А. получит 13 624 рубля за 18 дней своего отпуска.

Имеет ли право работодатель отказать в предоставлении?

Согласно ТК РФ, работодатель имеет право отказать в предоставлении такого отдыха своему сотруднику . Наказания за отказ никакого не предусмотрено.

Важно! Не подписать заявление наниматель может даже гражданам, относящимся к льготной категории, если они не предоставят все бумаги, утверждающие их принадлежность к одной из них.

Наилучшим выходом станет добросовестное поведение на рабочем месте и установление доверительных отношений с руководителем.

Взятие с последующим увольнением – варианты развития событий

Согласно статье 137 ТК РФ , дни отпуска, отгулянные наперед, перед увольнением могут быть удержаны . Для этого делается соответствующий приказ руководителя.

Согласно статье 138 ТК РФ , удержать с заработной платны получится только 20% от суммы отпускных, оплаченных авансом.

Вернуть уплаченные отпускные не получится если:

• увольнение исходило от руководителя;
• трудовой договор расторгнут по соглашению сторон;
• работник попал под сокращение;
• нетрудоспособность сотрудника составила более 4 месяцев, кроме декретного отпуска;
• закончился срок действия трудового договора;
• призыв в армию;
• изменились условия труда, и работник решил уволиться, так как не согласен с ними;
• уход на заслуженную пенсию.

В ситуациях, когда работник сходил в отпуск авансом, а потом в скором времени решил расторгнуть трудовые отношения, станет для нанимателя особой проблемой. Ведь в таком случае, удерживать заранее выплаченные отпускные будет не из чего.

Существует два варианта развития событий:

Согласно ч. 4 статьи 137 ТК РФ , забрать излишне уплаченные денежные средства с сотрудника не получится.

Исключение возможно, если только:

• существуют у работника нарушения по ч. 3 статьи 155 или ч. 3 статьи 157 ТК РФ и вина признана;
• допущена ошибка в бухгалтерском счете;
• заработная плата выдана по причине незаконных действий работника, установленных в судебном порядке.

Исходя из судебной практики, шансы работодателя вернуть денежные средства, выплаченные согласно заявления и приказа об отпуске авансом, минимальны. Лучшее решение – договориться с работником без судебных тяжб.

Законодательство достаточно хорошо защищает работников и, довольно часто, при судебных разбирательствах становится на их сторону. Конечно, если только сотрудник не является нарушителем трудовой дисциплины.