ВходДиректор уходит в отпуск. Передача полномочий руководителя на время его отсутствия
Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402, каждый факт хозяйственной жизни предприятия подлежит оформлению первичным учетным документом. К первичке относятся любые бумаги, касающиеся бухгалтерского и налогового учетов:
- счета-фактуры;
- платежные поручения;
- акты;
- выписки;
- справки;
- товарные накладные и т. д.
Обратимся к мнению Минфина России, высказанного по этому поводу в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012. Согласно ему, руководитель каждой организации должен определить перечень лиц, которым будет предоставлена возможность заверения первичных учетных документов.
Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая принадлежит главбуху организации. При необходимости директор предприятия определяет, кому следует делегировать заверение тех или иных бумаг. В основном оно предоставляется сотрудникам, которым по долгу службы приходится часто работать с первичкой: руководители обособленных подразделений и филиалов, работники бухгалтерии, сотрудники экономических отделов и т. д. Третьим лицам, не имеющим отношения к фирме, возможность подписания бумаг не предоставляется.
При необходимости делегировать полномочия руководитель решает, каким образом предоставить своему сотруднику право подписи. Сделать это можно двумя путями:
- при помощи доверенности на подписание первички;
- утверждением специального распоряжения.
Теперь разберемся, в каких случаях нужно составлять доверенность, а в каких — издавать приказ.
Доверенность
Уместна в тех случаях, когда бумаги подписываются не только внутри предприятия, но и в других местах. Например, при получении водителем-экспедитором груза со склада организации-партнера или при получении бухгалтером банковской выписки и т. п.
Приказ
Он касается только тех лиц, которые трудятся в компании и получают право заверения строго внутрикорпоративных бумаг.
После составления указа директор должен заверить подписи работников, указанных в нем, своим автографом. Длительность действия распоряжения определяется в индивидуальном порядке: приказ на право подписи первичных документов может иметь бессрочный характер, а может составляться на конкретный срок, в зависимости от ситуации внутри фирмы.
Несмотря на то, будет ли оформлен распорядительный акт или руководитель отдаст свое предпочтение доверенности, в бланке необходимо указать:
- персональные данные уполномоченного лица;
- наименования бумаг, которые оно сможет подписывать;
- в случае, если оформляется доверенность, следует дополнительно указать срок ее действия.
Порядок передачи права подписи
Наделение сотрудника данными полномочиями оформляется следующим образом.
В образец приказа о предоставлении права подписи вносятся все необходимые реквизиты:
- номер распоряжения;
- дата составления;
- наименование компании;
- населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
В основной части образец приказа на право подписи документов должен содержать данные сотрудника (или сотрудников, если приказ касается нескольких лиц):
- должность;
- Ф.И.О.;
- список документов, которые имеет право подписывать сотрудник;
- виза руководителя;
- образец подписи уполномоченного лица.
С данным решением следует ознакомить сотрудника. Он должен расписаться в знак ознакомления с ним и выразить согласие с передаваемыми ему обязанностями. Поскольку унифицированной формы приказа на данный случай не существует, вы можете самостоятельно разработать бланк, ориентируясь на наши образцы, и использовать его в работе.
Директор (генеральный директор, президент и т. д.), он же руководитель организации, как и все остальные работники, имеет права, предоставленные трудовым законодательством, в том числе право на отпуск. Но поскольку руководитель обладает рядом полномочий, которые предоставляются только ему, на время его отсутствия должен быть назначен другой работник, который станет выполнять функции руководителя. В статье рассмотрим, в каком порядке предоставляется отпуск директору, кто и каким образом может исполнять его обязанности и как осуществляется передача полномочий.
Руководитель и его компетенция
Встатье 273 ТК РФ руководитель организации характеризуется как физическое лицо, которое в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами осуществляет руководство этой организацией, в том числе выполняет функции ее единоличного исполнительного органа.Руководитель является единоличным исполнительным органом общества (директор, генеральный директор, президент и др.), который избирается общим собранием участников общества на срок, определенный его уставом, если уставом решение этих вопросов не отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества. Единоличный исполнительный орган общества может быть избран не из числа его участников.
На руководителя учреждения (далее - директор) как на работника распространяется действие трудового законодательства, а как на исполнительный орган - гражданского права. Действие трудового законодательства, в частности гл. 43 ТК РФ , распространяется на руководителей всех организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, за исключением тех случаев, когда:
- руководитель организации является единственным участником (учредителем), членом организации, собственником ее имущества;
- управление организацией осуществляется по договору с другой организацией (управляющей организацией) или индивидуальным предпринимателем (управляющим) (ч. 2 ст. 273 ТК РФ ).
Индивидуальные предприниматели в вопросах трудовой деятельности руководствуются Трудовым кодексом.
В соответствии с п. 4 ст. 32 и ст. 40 Закона об ООО к компетенции директора относятся все текущие вопросы руководства деятельностью общества, если согласно закону или уставу общества их решение не входит в компетенцию общего собрания участников ООО, совета директоров (наблюдательного совета) и коллегиального исполнительного органа общества. Директор, в частности:
- без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки;
- выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия;
- издает приказы о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;
- осуществляет иные полномочия, не отнесенные к компетенции общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и коллегиального исполнительного органа общества.
Оформление отпуска директора
Прежде всего напомним, что право на использование отпуска за первый год работы возникает у директора по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения шести месяцев (ст. 122 ТК РФ ).Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ст. 123 ТК РФ ).
О времени начала отпуска директор должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
И здесь сразу возникает вопрос: каким документом оформляется отпуск директору и кто этот документ подписывает? Все зависит от того, в чью компетенцию входит вопрос о предоставлении отпуска директору. Если он находится в компетенции учредителей общества, то предоставление отпуска оформляется протоколом общего собрания участников общества (решением одного участника) и приказом, составленным в произвольной форме и подписанным уполномоченным учредителями лицом. Почему в произвольной форме? Потому что приказ, составленный по унифицированной форме Т-6, может подписывать только руководитель организации или лицо, исполняющее его обязанности.
Если предоставление отпуска директору входит в компетенцию учредителей общества, представляется, что изначально, до составления графика отпусков, директор должен согласовать с учредителями и предположительную дату своего отпуска.
К сведению
В силу ст. 33 Закона об ООО к компетенции общего собрания участников общества, относится, в частности, образование исполнительных органов общества и досрочное прекращение их полномочий, если уставом общества решение указанных вопросов не отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества. Что касается полномочий по решению других вопросов, связанных с деятельностью руководителя, в том числе о предоставлении отпуска, они могут быть определены уставом общества.
Если предоставление отпуска входит в компетенцию самого директора, то все намного проще. Директор издает приказ о предоставлении отпуска и сам его подписывает.
Если в связи с производственной необходимостью требуется отозвать директора из отпуска, то (опять же, в зависимости от того, в чью компетенцию входит предоставление отпуска этому работнику) отзыв осуществляется учредителями общества на основании протокола (решения) и приказа либо самим директором, который сам оформляет и подписывает приказ о досрочном выходе из отпуска.
К сведению
Отзыв директора из отпуска допускается только с его согласия. Не использованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору директора в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год (ст. 125 ТК РФ ).
Передача полномочий директора
Итак, прежде, чем отправиться в отпуск, директор должен передать свои полномочия другому работнику, который вместо него будет осуществлять руководство организацией: подписывать трудовые договоры с новыми сотрудниками, договоры с контрагентами, документы бухгалтерской и налоговой отчетности и т. д. Кроме этого, возможно, придется представлять организацию в государственных органах, судах и т. п. Для начала директор должен издать приказ о временном исполнении обязанностей руководителя замещающим его работником.Приведем образец такого приказа на стр. .
Также следует оформить доверенность на передачу части или всех полномочий директора. Доверенность может быть одна на передачу и внутренних полномочий, и внешних - для представления интересов организации перед третьими лицами (в других компаниях, государственных органах и судах), а может быть несколько.
Некоторые специалисты предлагают делегировать полномочия директора внутри организации приказом с перечислением в нем всех передаваемых полномочий, а перед третьими лицами - доверенностью. Принципиальной разницы здесь нет, и считаем, что полномочия, реализуемые внутри организации, можно оформить как приказом, так и доверенностью. Приведем образец приказа.
Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» ООО «Альянс» о передаче полномочий В связи с очередным отпуском ПРИКАЗЫВАЮ:
Директор Александров В. П. Александров |
Что касается представления интересов в других организациях, здесь нужна доверенность. При этом оформлять нотариальную доверенность не требуется.
Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами (ч. 4 ст. 185.1 ГК РФ ). Печать организации в данном случае может не ставиться. Однако в отдельных случаях, например для участия в гражданском и арбитражном процессах, подпись доверителя должна быть заверена печатью организации (п. 3 ст. 53 ГПК РФ, п. 5 ст. 61 АПК РФ ).
Доверенность оформляется на фирменном бланке компании, где есть ее основные реквизиты. В доверенности следует указать дату выдачи, срок действия доверенности, лицо, выдающее доверенность (директор), лицо, которому выписывается доверенность (представитель), передаваемые полномочия и подпись доверителя.
Для представления интересов организации в иных учреждениях во избежание недоразумений рекомендуем при формулировании такого полномочия не использовать фразу «представлять интересы Общества в любых предприятиях, учреждениях, организациях независимо от их форм собственности», а указать конкретные государственные учреждения, например: «...представлять интересы Общества в налоговых органах, государственных внебюджетных фондах, органах внутренних дел и других учреждениях и организациях независимо от их форм собственности и совершать все действия, связанные с представлением интересов Общества в этих органах, учреждениях и организациях».
Способы замещения директора
С передачей полномочий мы разобрались. Однако, кроме этого, следует оформить замещение должности директора документально. И в зависимости от способа замещения вариантов оформления несколько. Рассмотрим их.1. У директора есть штатный заместитель и обязанности по замещению прописаны у него в трудовом договоре и должностной инструкции. Некоторые специалисты считают, что в этом случае не нужно издавать приказ и оформлять доверенность. Но мы считаем по‑другому: независимо от того, прописаны ли обязанности по замещению директора в трудовом договоре, должностной инструкции, и приказ, и доверенность нужны. При этом оформить их достаточно один раз, а не каждый раз при уходе директора в отпуск, ведь помимо отпуска он может находиться на больничном, в командировке и т. д. В приказе указывается, что исполнение обязанностей директора возлагается на время его отсутствия на заместителя директора.
2. Обязанности директора выполняет другой работник организации в порядке совмещения должностей.
Согласно ст. 60.2 ТК РФ с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную плату.
Оформляется совмещение путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором устанавливается срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем, а также размер доплаты.
Таким образом, при совмещении должности директора необходимы следующие документы: письменное согласие работника на совмещение должности директора, соглашение к трудовому договору, приказ об исполнении обязанностей директора в порядке совмещения должностей, доверенность на передачу полномочий.
Помимо совмещения в Трудовом кодексе предусмотрена и такая форма выполнения другой работы, как совместительство - выполнение в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство) (ст. 60.1 ТК РФ ). Однако не будем рассматривать этот способ, поскольку такая форма замещения должности директора на практике не применяется.
3. Обязанности директора выполняет другой работник организации в порядке временного перевода.
В силу ст. 72.2 ТК РФ по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до одного года, а в случае, когда такой перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего сотрудника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, - до выхода этого сотрудника на работу. Согласно ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ перевод допускается только с письменного согласия работника, за исключением некоторых случаев, установленных ст. 72.2 ТК РФ .
Таким образом, при переводе работника на должность директора тоже необходимы письменное согласие работника, дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ о временном переводе на должность директора на время его отсутствия и доверенность.
Напомним, что согласно ч. 1 ст. 72.2 , если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным.
4. Обязанности по должности директора исполняет работник со стороны по срочному трудовому договору. Сразу скажем, что такой способ, как правило, применяется, когда директор уходит в длительный отпуск, например по беременности и родам или по уходу за ребенком.
В этом случае срочный трудовой договор заключается на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы (ст. 59 ТК РФ ).
Оформлять другие документы в случае заключения срочного трудового договора не требуется, поскольку работник уже принимается на должность директора со всеми соответствующими полномочиями.
Оплата труда по замещаемой должности
В связи со сложностью труда, повышенной ответственностью и количеством выполняемой заместителем в период отсутствия директора работы получить плату за свой труд он должен соответствующую. Повышенная оплата предусмотрена нормами Трудового кодекса.Так, согласно ст. 151 ТК РФ при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата. При этом размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы.
При исполнении обязанностей директора при временном переводе оплата труда определяется по соглашению сторон, но, как правило, она устанавливается в размере заработной платы по занимаемой должности.
Что касается штатного заместителя, согласно Разъяснениям о порядке оплаты временного заместительства от 29.12.1965 № 30/39 , утвержденным Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС и действующим по настоящее время (далее - Разъяснения ), работодатель должен выплатить работнику, временно исполняющему обязанности отсутствующего, в том числе штатному заместителю, разницу в окладах.
Таким образом, как бы ни осуществлялось замещение директора, оплата труда работника, его замещающего, должна быть не меньше, чем оклад директора.
При этом заместители согласно абз. 6 п. 1 Разъяснений премируются по условиям и в размерах, которые установлены по должности замещаемого работника. На разницу в окладах премия начисляется в том же порядке, как на доплату за совмещение должностей.
В заключение
Мы рассмотрели, каким образом оформляется замена временно отсутствующего руководителя организации. И хотелось бы сказать, что стоит к этому отнестись серьезно, поскольку директор не только несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации, но и может быть привлечен и к гражданско-правовой, и к административной, и к уголовной ответственности. И если директор не оставит вместо себя заместителя или оставит, но не оформит, то за все случившееся в период его отсутствия будет нести ответственность сам.В данной статье рассмотрена процедура передачи полномочий генерального директора на другое лицо. Также предлагается скачать образец оформления приказа о передаче в формате word.
На данный момент существует всего три способа возложения полномочий генерального директора на сотрудников и других лиц:
- возложение полномочий на заместителя генерального директора;
- возложение обязанностей на другого работника;
- выдача доверенности одному из работников.
Обратим внимание на то, что данный приказ не дает возложенному лицу гражданско-правовые полномочия.
Возложение полномочий на заместителя генерального директора
Возлагая всю ответственность на заместителя, вы даете право руководить компанией в отсутствие генерального директора.
Чтобы получить такие права, нужно издать приказ от лица генерального директора, в котором подробно описывается то, что на определенный период (он прописывается в документе) все функции генерального директора переходят к заместителю. В обязанности заместителя будет входить управление компанией, для этого заключать какие-либо соглашения не нужно. Что касается заработной платы, то она не изменяется, в связи с тем, что он выполняет свои же должностные обязанности.
Возложение обязанностей генерального директора на иного сотрудника
Для данного случая, потребуется заключить дополнительное соглашение по отношению к трудовому договору. В нем прописываются все пункты, а также дата назначения и окончания выполнения роли генерального директора, а также размер вознаграждения за дополнительную работу (размер устанавливается, ориентируясь на трудовой договор с учетом содержания и рабочих часов).
Для всего этого издается соответствующий приказ. В приказ нужно включит и все функции, которые обязан выполнять работник в отсутствие генерального директора. Для этого вновь следует заключить дополнительное соглашение.
Выдача доверенности одному из работников
В этом случае на работника можно создать доверенность. Таким образом, у него будет право подписывать определенные бумаги и договора, а также представлять вашу компанию. Для всего этого не следует заключать какие-либо дополнительные соглашения, а также выплачивать дополнительную заработную плату. Таким образом, этот случай наиболее подходит для более быстрого возложения всех функций на работника.
Образец оформления приказа о передаче полномочий генерального директора
В приказе следует указать причину, по которой возникла необходимость передать полномочия другому лицу. Приказ составляется от имени генерального директора, в котором он указывает, какому именно работнику он передаются свои полномочия — ФИО и должность работника.
Глава компании вынужден фактически каждый день подписывать различные бумаги, начиная от накладных и заканчивая актами выполненных работ или приказами. Но как быть, если директор заболел, уехал в командировку или просто отсутствует на рабочем месте? В этом случае, чтобы не останавливать рабочий процесс, составляется приказ на ответственного работника, которым ему дается право подписи первичных и финансовых документов. В этой статье мы разберем, как правильно составить подобную бумагу, и приведем образец приказа о праве подписи документов за директора.
Введение
В системе делопроизводства существуют понятия первой и второй подписи. Первая подпись принадлежит директору - он имеет право подписывать любые документы, которые вращаются внутри компании или выходят за ее пределы. Вторая подпись обычно принадлежит главному бухгалтеру, если он имеется на предприятии. Если его нет, то подписывать бумаги имеет право только директор.
Чтобы изменить эту ситуацию, руководитель издает приказ по предприятию, предоставляя право подписывать бумаги другому лицу. Существует несколько причин для подобного решения:
- В компанию поступает большой объем бумаг, на которые приходится отрываться руководителю.
- Компания работает без выходных, тогда как руководитель - с понедельника по пятницу.
- Компания работает круглосуточно, а руководитель имеет определенный график.
- Руководитель уезжает в отпуск или длительную командировку.
Как правило, право на подпись дается не на “критические” бумаги, а на:
- Договоры и приказы бытового толка.
- Счета и фактуры.
- Роспись на листах в кассовой книге.
- Накладные и прочие отчетности.
- Приходные и расходные бумаги.
- Доверенности.
Кто получает право на подпись
Руководитель компании имеет право передать разрешение на подписывание бумаг только официальному сотруднику компании.
Внимание: нельзя делегировать право на подпись родственникам, супругам, друзьям и другим третьим лицам, не работающим в фирме - этим может заниматься только зарегистрированный сотрудник.
Как правило, данное право получают ответственные лица: исполнительные и коммерческие директора, менеджеры или другие ключевые сотрудники, хорошо разбирающиеся в функционировании компании.
Примечательно, что можно установить срок действия права на подпись. Это будет полезно, если вы не хотите передавать его навсегда, а, к примеру, на время командировки или отпуска. В этом случае составляется специальный приказ, в котором указывается, что делегирование осуществляется в срок с такого-то по такое-то число. Если числа не указываются, то считается, что приказ действует бессрочно или один год с момента подписания.
Как правильно делегировать полномочия
По сути, делегирование полномочий осуществляется классическим внутренним приказом, который должен оформляться согласно действующим на предприятии нормативам. В нем указываются реквизиты (название компании, номер приказа, дата), суть распоряжения с указанием того, кому передаются полномочия, а в конце ставится подпись руководителя. Приказ регистрируется в книге регистрации (если она имеется) и вступает в силу с момента подписания (или если в нем указаны даты - то с них).
Внимание: руководитель может делегировать право как первой, так и второй подписи, равно как и указывать сферу ее действия. Можно передать права как на конкретные типы документов (к примеру, накладные), так и на целые группы (к примеру, первичная документация).
Приказ можно условно разделить на две части:
- Констатирующая. Это своеобразное введение, которое подводит к решению проблемы. Здесь указывается что-то в духе «с целью обеспечения своевременного документооборота» и пр.
- Распорядительная. Здесь указывается сам приказ. В данной части прописывается ФИО и должность сотрудника, которые получают право подписанта, типы документов, которые можно подписывать, и срок делегирования полномочий. Последние пункты не обязательны: если их не будет, то приказ будет действовать на все бумаги и до окончания его действия.
В случае если перечень документов ограничивается, то в дополнении к приказу указывается их перечень. Также в дополнении необходимо привести образцы подписи главы компании и нового подписанта (и главбуха, если у него есть право подписи). Это делается для того, чтобы можно было понять, кто именно подписывал документ в будущем. Обычно все это выносится в приложения, а не указывается в приказе, в нем лишь указывается, что они имеются.
Образец составления
После того как мы рассмотрели все ключевые вопросы, давайте разберем, как именно составляется приказ о назначении коммерческого директора с правом подписи (образец для скачивания будет приведен в конце страницы). Выглядеть это будет примерно так:
“С целью обеспечения своевременного документооборота в компании “ООО Век” приказываю:
- С 1 января 2018 года делегировать право подписания первичных документов за главу компании и главного бухгалтера коммерческому директору Свердлову Александру Николаевичу.
- Юридическому консультанту Ерофеевой Зое Ивановне обеспечить оформление доверенности на право подписи первичных документов лицу, указанному в пункте 1 настоящего приказа, с конечным сроком действия до 1 марта 2018 года.
- Ответственность за оформление первичной документации возложить на главного бухгалтера “ООО Век” Никифорову Марию Юрьевну.
- Контроль за исполнением данного приказа оставляю за собой”.
После этого ставится подпись руководителя с расшифровкой и дата подписания.
Послесловие
В оформлении приказа, равно как и делегировании права на подпись, нет ничего сложного - это стандартная процедура, которая проводится практически в каждой средней-крупной компании, ведь руководителю нужно тратить время на работу, а не на подпись бумажек, которые в определенный момент достигают критической массы. Единственное, что в крупных компаниях часто разделяют право первой и второй подписи.
Пример: у главбуха есть право второй подписи, у коммерческого директора - первой. Все документы подписывает коммерческий директор, но если его не будет на рабочем месте по какой-то причине, а бумагу нужно срочно подписать, чтобы запустить в дело, то главбух может это сделать.
Примечательно, что главбух имеет эту привилегию и без оформленного приказа по умолчанию. Также возможность расписываться в каких-то актах или накладных может быть у сотрудников, работающих по конкретным направлениям, и это отражается в их должностной инструкции (например, кладовщик может подписывать приходные накладные без привлечения гендира). Пример оформления приказа можно скачать по ссылке.
101biznesplan.ru
1. ПОЛНОМОЧИЯ ДЕЛЕГИРУЮТСЯ НА ПОСТОЯННОЙ ОСНОВЕ
1.1. ПОЛНОМОЧИЯ ПЕРЕДАЮТСЯ ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ
Шаг 1: закрепляем полномочия в должностной инструкции сотрудника. Обязанности и полномочия работника прописываются в его должностной инструкции. Поэтому если руководитель наделяет работника какими-либо обязанностями и полномочиями на постоянной основе или заместитель периодически выполняет работу руководителя на время его отсутствия, то в должностную инструкцию работника необходимо внести изменения (например, приказом) или утвердить новую редакцию должностной инструкции.
Если те или иные полномочия руководитель передает своим подчиненным непосредственно при приеме их на работу, то работник подписывает предложенную инструкцию уже с соответствующим пунктом. Изменения в должностную инструкцию можно внести двумя способами (на выбор):
Утвердить новую редакцию должностной инструкции;
Издать приказ о внесении изменений в должностную инструкцию (Пример 1).
Шаг 2: ознакамливаем работника с приказом о внесении изменений в должностную инструкцию. Согласно п. 3 ст. 68 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работника с его должностной инструкцией под роспись. Для этого удобнее всего использовать «именной» лист ознакомления с локальными нормативными актами (Пример 2). Работник также может расписаться и в должностной инструкции.
Шаг 3: издаем приказ, чтобы закрепить распределение полномочий. Издать приказ о распределении обязанностей и полномочий особенно важно, если генеральный директор желает переложить ответственность на своих заместителей по тому или иному направлению деятельности. Например, сделать главного инженера ответственным за охрану труда или директора по персоналу - за квотирование рабочих мест (Пример 3).
Шаг 4: ознакамливаем работника с приказом под роспись. На основании ст. 68 ТК РФ необходимо ознакомить работника, которому делегируются полномочия, с приказом под роспись. Работник, например, может расписаться в приказе ниже подписи генерального директора:
1.2. ПОЛНОМОЧИЯ ПЕРЕДАЮТСЯ В ПРОЦЕССЕ РАБОТЫ
Если руководитель решает передать часть своих полномочий работнику, который уже работает в организации, то последний должен дать свое согласие. ТК РФ рассматривает такое делегирование как поручение дополнительной работы. В этом случае возможны два варианта:
Сотрудник дополнительную работу выполняет бесплатно;
За дополнительную работу придется платить.
- Вариант 1: работник выполняет дополнительную работу без оплаты
На практике руководители передают часть своих полномочий, то есть дополнительную работу, устно. Часто работники с этим соглашаются, не требуя оформления и доплаты. Такая безропотность может быть связана со страхом испортить отношения с начальством или с желанием работника освоить новые функции, накопить навыки и опыт для карьерного роста. Но перестраховаться все же стоит.
Поэтому даже при согласии работника выполнять дополнительную работу поручение такой работы лучше оформить. Достаточно просто дополнить должностную инструкцию соответствующим пунктом и ознакомить с ним работника под роспись.
Шаг 1: вносим изменения в должностную инструкцию. Как мы упоминали выше, чтобы внести изменение, нужно либо издать приказ о внесении изменений в должностную инструкцию (см. Пример 1), либо утвердить новую редакцию должностной инструкции (Пример 4).
www.profiz.ru
Общество с ограниченной ответственностью
«Ярославские сыры»
152150 тел/ – 6-24-40
Юридический адрес: Ярославская область, г. Ростов ул. Ростовская, д. 5 Телефоны, Банковские реквизиты: Северный банк Сбербанка РФ г. Ярославль ИНH расч. /счет кор /счет
ПРИКАЗ № _____
г. Ростов «___»_______2006 г
«О делегировании полномочий
руководителям сыры»
В целях дальнейшего совершенствования организации управления сыры» (далее в тексте – Общество) и упорядочения процесса подписания документов, регулирования хозяйственной деятельности руководствуясь п.3 ст.9 Федерального закона от 01.01.01 г. «О бухгалтерском учёте»,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Предоставить первому заместителю директора право подписи (утверждения) следующих документов:
— Договоры и в том числе кредитные, и иные необходимые документы, связанные с деятельностью Общества в размере не более _____________ рублей;
— Финансовые документы от имени Общества реестра платежей;
— Распоряжения, жалобы, ходатайства, заявления и все иные документы, необходимые для осуществления производственно-хозяйственной деятельности Общества;
— Трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам;
— Договоры на поставку сырья для предприятия;
— Договоры на реализацию готовой продукции;
— Акты на проведение взаиморасчётов на сумму, не превышающую _________ рублей;
— Акты на списание материальных ценностей за исключением основных средств;
— Акты технического состояния;
— Дополнительные инструкции, до руководителей подразделений включительно;
— Заявки и накладные на представительские расходы, дегустацию, анализы готовой продукции;
— Заявки на денежные средства в соответствии с бюджетом на сумму не более ___________ рублей;
— Доверенности для получения материальных ценностей в сторонних организациях;
— Командировочные удостоверения работников Общества;
— Путевые листы на автотранспорт выходящий вне наряда-приказания;
— Наряды-приказания на выезд автотранспорта.
Заместителю директора по экономике и финансам предоставить права подписи (Утверждения) следующих документов:
— Договоры о материальной ответственности;
— Гражданско-правовые РґРѕРіРѕРІРѕСЂС‹ РїРѕРґСЂСЏРґР° с физическими лицами;
— Акты выполненных работ по договорам с физическими лицами;
— Акты выполненных работ с юридическими лицами;
— Расчётно-платёжные ведомости на выдачу и перечисления заработной платы:
— Реестры на перечисления алиментов;
— Заявления на аванс;
— Заявления на оплату проезда;
— Приходные и расходные кассовые ордера;
— Доверенности на получение ТМЦ в сторонних организациях;
— Документы представляемые в налоговые органы, пенсионный фонд;
— Акты сверок с оборотами до _______________рублей за отчётный период;
— Материальные отчёты материально-ответственных лиц предприятия;
— Акты на представительские расходы;
— Табеля учёта рабочего времени рабочих и служащих Общества;
— Распоряжения по курируемым видам деятельности.
Заместителю директора по общим вопросам право подписи (Утверждения) следующих документов:
— Справки о среднем заработке работников Общества;
— Командировочные удостоверения, приказы о направлении работников в
командировку;
— Заверять выписки из распорядительных документов Общества;
— Постоянные пропуска рабочих и служащих Общества;
— Производственные характеристики на рабочих и служащих до
руководителей подразделений включительно;
— Графики несения службы контролёрами КПП Общества;
— Акты на оказания услуг СЃРІСЏР·Рё, сигнализация, охраны;
— Акты освидетельствования работников Общества на предмет состояния опьянения.
Начальнику отдела кадров предоставить право подписи:
— Заверять копии приказов по личному составу;
— Заверять копии трудовых книжек, документов об образовании, о повышении
квалификации, обучении на курсах работников Общества;
— Заверять копии свидетельства о рождении детей, о заключении и
расторжении брака;
— Заверять доверенности работников Общества на получение заработной
расторжении брака;
— Выдавать справки о месте и стаже работы работников Общества;
— Выписывать направления на прохождение медицинской комиссии;
— Подавать сведения о вакантных местах по Обществу;
— Подавать сведения в соответствующие органы о награждении и поощрении
работников Общества;
— Командировочные удостоверения сторонних организаций.
Главному инженеру Общества предоставить право подписи (Согласования)
— Документы по охране труда (протоколы проверки знаний, продление срока
действия удостоверений, акты осмотра технического состояния, инструкции
по технике безопасности;
— Графики работы подчинённых служб;
— Акты проверки противопожарного оборудования;
— Графики ремонтов оборудования;
— Акты и документы по природоохранной деятельности Общества;
— Отчётные документы по МЧС (отчётные документы по МОБ работе);
— Заявки на проведение ремонта оборудования, производственных помещений;
— Временных пропусков.
Заместителю директора по сбыту предоставить право подписи (Согласования):
— Временных пропусков;
— Товарных накладных на отпуск готовой продукции;
— Счетов-фактур на отпуск готовой продукции;
— Счетов на отпуск готовой продукции.
Заместителю директора по транспорту предоставить право подписи:
— Временные пропуска;
— Графики работы дежурной машины, автобуса;
— Акты снятия остатков в баках ГСМ;
— Путевые листы на сторонний транспорт за выполненные услуги;
— Графики ремонта автотранспорта.
Начальнику отдела сбыта предоставить право подписи:
— Товарных накладных на отпуск продукции;
— Счетов на отпуск готовой продукции;
— Счетов-фактур на отпуск готовой продукции.
Руководителю филиала сыры» ПГТ Борисоглебский:
— Должностные инструкции работников филиала;
— Табеля учёта рабочего времени;
— Графики работы рабочих и служащих;
— Документы по охране труда, противопожарной защиты;
— Графики ремонта оборудования;
— Временные пропуска;
— Акты выполненных работ сторонними организациями;
— Акты освидетельствования работников филиала на предмет состояния опьянения;
— Накладные на отпуск продукции и других материальных средств.
При отсутствии лица, наделённого правом подписи соответствующих документов, лицо на право подписи данных документов определяется приказом директора Общества. Вышеперечисленные документы при необходимости заверять соответствующей печатью Общества. Утвердить образцы подписей лиц, наделённых правом подписывать соответствующие документы, согласно Приложения №1 к настоящему Приказу. Право подписи (утверждения) следующих документов оставляю за собой:
— Документы по взаимодействию с органами власти, структурами федеральных ведомств, органами краевого и местного управления, институтами гражданского общества в регионе;
— Документы по реализации политики Общества в сфере общественных связей по формированию благоприятных внешних условий функционирования Общества;
— Документы, связанные с формированием и внедрением принципов и правил взаимодействия между отделами и службами Общества, координацией деятельности отделов и служб Общества, спорными вопросами между отделами и службами Общества;
— Документы, связанные с ключевыми вопросами дальнейшей реорганизации Общества;
— Документы, связанные с реализацией единой политики правого обеспечения деятельности Общества;
— Документы, связанные с реализацией системы внутреннего контроля финансово — хозяйственной деятельности, а также деятельности, связанной с выявлением, оценкой и управлением рисками.
Юрисконсульту подготовить на руководителей Общества
доверенности, приведённые в соответствие с настоящим приказом.
С момента издания настоящего приказа все ранее утверждённые локальные
нормативные документы в Обществе, которые входят в противоречие с
настоящим приказом отменить.
Начальнику канцелярии довести настоящий приказ до всех
заинтересованных лиц под роспись.
Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора по общим вопросам
Директор
pandia.ru
Приказ о передаче полномочий - это распорядительный документ, составляемый от имени руководства организации, который содержит поручение, адресованное конкретному лицу, на выполнение функций руководителя, главного бухгалтера или иного должностного лица во время их отсутствия. Документ не имеет унифицированной формы и составляется ответственным за это сотрудником в произвольной форме на фирменном бланке предприятия или стандартном листе формата А4.
Наиболее часто передаются полномочия руководителя, исполнение должностных обязанностей которого связанно с частыми, а иногда и длительными служебными командировками. Условно полномочия руководителя можно разделить на две категории:
- представление интересов предприятия (организации) перед третьими лицами;
- осуществление руководства самим предприятием.
Первая категория предусматривает гражданско-правовые (заключение сделок), налоговые (подпись различного вида отчетности), а также административные (ответственность за нарушение положений действующего законодательства) правоотношения. Вторая категория предполагает возникновение правоотношений в рамках внутренней деятельности организации. Следовательно, при передаче полномочий необходимо максимально полно рассмотреть все существенные моменты с целью минимизации возникновения проблем с решением жизненно важных вопросов. При этом руководитель, по сути своей, не теряет свои полномочия, они только дублируются лицом, уполномоченным на временное исполнение его должностных обязанностей.
Передача полномочий может быть, в последствие, оформлена совмещением должностей сотрудника или временным переводом на другую работу, который оформляется отдельным приказом в произвольной форме или с использованием унифицированной формы Т-5. Передача полномочий, касающихся ведения внешней деятельности предприятия, оформляется доверенностью на лицо, которому они передаются. Оформленный и подписанный приказ подписывается лицом, которое будет временно исполнять функции руководителя во время его отсутствия, а также доводится до всех сотрудников предприятия (организации).
doverus.ru
Делегирование полномочий
Делегирование полномочий в трудовой сфере означает передачу некоторых своих должностных функций другому работнику, который принимает на себя обязательство их выполнения и ответственность за результат. То есть, делегируя свои полномочия, руководитель предоставляет работникам некоторую свободу действий в решении вопросов управления подчиненным отделом или организацией в целом.
Как правило, на практике те или иные полномочия руководителя делегируются работникам, относящимся администрации предприятия: это заместители руководителя по различным вопросам, руководители более низкого ранга, начальники подразделений и т.п. В некоторых случаях возможность делегирования обязанностей руководителя может быть прописана в трудовом договоре с ним или в учредительных документах организации.
Поскольку список прав и обязанностей руководителя объемен, а его решения имеют значительные последствия для деятельности компании, передача полномочий руководителя должна быть тщательно продумана и оформлена надлежащим образом.
Как делегировать полномочия руководителя?
Существует два наиболее распространенных варианта передачи полномочий руководителя своим подчиненным. В первом варианте руководство компанией передается штатному заместителю. Во втором происходит передача полномочий руководителя одному из сотрудников организации.
Первый вариант значительно проще. Руководитель издает приказ о том, что его функции на определенный период переходят к заместителю. Руководство компанией в отсутствие руководителя - это одна из трудовых функций его заместителя, поэтому в таком случае заключения специального соглашения о делегировании полномочий не требуется.
Второй вариант немного сложнее. Делегирование полномочий возможно только с согласия работника, а факт передачи трудовых функций и их объем должны быть надлежащим образом оформлены документально. Для начала необходимо заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором нужно указать его новые обязанности и изменения в оплате труда. Далее необходимо издать приказ, который назначает работника лицом, уполномоченным на исполнение функций руководителя, а также определяет круг его прав и обязанностей.
На практике при передаче полномочий принято оформлять еще и доверенность. На самом деле это не всегда необходимо. Согласно статье 185 Гражданского кодекса РФ доверенность выдается одним лицом другому лицу для осуществления представительства перед третьими лицами. То есть, оформление доверенности необходимо лишь в тех случаях, когда обязанности руководителя возлагаются на лицо, не являющееся работником организации, или когда работник наделяется полномочиями для совершения действий вне организации (например, должен представлять интересы компании в суде).
www.kdelo.ru
Этот документ необходим каждой организации в силу требований законодательства о бухучете. В данной статье вы найдете образец приказа на право подписи документов, узнаете о нюансах его оформления, а также о том, в каких случаях нужно составлять доверенность.
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?
Выбор между двумя нормативными источниками зависит от целей, которые преследует руководитель: если предполагается, что нужно будет подписывать внутрикорпоративную документацию, то оптимальное решение — издать приказ. Если же планируется подписывать и передавать бумаги за пределы компании (например, сопроводительные письма к отгрузке товара либо счета-фактуры), то предпочтительнее выбрать доверенность. В целях безопасности и охраны коммерческой тайны многие опасаются передавать такие серьезные полномочия третьим лицам, не являющимся сотрудниками компании, поэтому практика с приказами является наиболее распространенной. Однако в случаях, если руководитель намерен поручить сотруднику ряд мелких задач и не готов наделять его правом подписи в глобальном смысле, то он также может оформить на него доверенность.
Тем не менее, в обоих актах необходимо указать:
- персональные данные уполномоченного лица;
- наименования бумаг, которые оно сможет подписывать.
Также в обоих случаях руководителю фирмы следует удостоверить образец подписи уполномоченного лица, которая должна быть проставлена в отдельной графе бланка.
Образец приказа о предоставлении права подписи
Руководитель может предоставить возможность подписания главному бухгалтеру, своему заместителю или другому сотруднику, исполняющему обязанности руководителя по составлению налоговых, финансовых и юридических бумаг. Приказ на право подписи первичных документов может быть оформлен в свободной форме, поскольку действующее законодательство не устанавливает унифицированного бланка. Тем не менее, согласно сложившейся практике документооборота, в бланке следует указать:
- название компании, ее реквизиты;
- реквизиты бланка (номер и дата);
- правовое основание передачи права подписания (ст. 7 и 9 Федерального закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
- ФИО и должность сотрудников, которым передается право подписания;
- перечень документов, которые человек будет вправе подписывать за руководителя;
- образец росписи уполномоченного лица и директора.
Образец приказа о праве подписи счетов-фактур
По такому же принципу можно передать возможность подписания не только первичных, но и финансовых документов. Однако подобные операции влекут за собой повышенную ответственность сотрудника, поскольку могут нанести серьезный урон организации. Необходимо, чтобы сотрудник имел достаточную квалификацию и чтобы новые полномочия соответствовали его должностной инструкции.