Casa / Vitamine/ Monitoraggio dello stato dei crediti e dei debiti. Controllo contabilità clienti Monitoraggio contabilità fornitori

Monitoraggio dello stato dei crediti e dei debiti. Controllo contabilità clienti Monitoraggio contabilità fornitori

11.09.2012

In un’organizzazione manifatturiera e tecnologica con una varietà di prodotti, servizi e una base di clienti in continua espansione, non è facile monitorare il modo in cui i clienti adempiono ai propri obblighi. Nel suo articolo condivide la sua esperienza nella creazione di un sistema di controllo dei crediti in organizzazioni simili. Elisabetta Ivanova, Direttore finanziario di Diesel Technologies LLC.

Costruzione di un sistema di controllo della contabilità clienti

- una componente importante del capitale circolante di qualsiasi organizzazione. Le tecnologie diesel non fanno eccezione. Forniamo servizi per il funzionamento e la riparazione di apparecchiature per il carburante diesel. Il settore automobilistico si sviluppa e con esso aumenta il numero delle aziende specializzate. Hai costantemente bisogno di stare all'erta. L'uso di uno stimolatore delle vendite come la fornitura di credito commerciale e il pagamento differito non è affatto uno strumento superfluo nella lotta per potenziali clienti. La gestione della contabilità clienti influisce direttamente sulla redditività dell'azienda e determina la politica di concessione di crediti e sconti ai clienti.

Gli elementi principali del sistema di controllo dei crediti comprendono: controllo e contabilità dei contratti con i clienti, controllo della registrazione delle vendite di beni, determinazione della natura dei crediti. Inoltre, i compiti dello specialista finanziario della nostra azienda nella gestione dei crediti includono:

1) determinare il grado di rischio di insolvenza degli acquirenti,

2) calcolo del valore previsionale del fondo svalutazione crediti,

È importante notare che il sistema di controllo dei crediti deve coprire tutte le fasi della vendita di beni, dal momento della conclusione di un accordo con l'acquirente alla vendita effettiva di beni.

Nella nostra azienda la costruzione di un sistema di controllo dei crediti è iniziata con la creazione di un comitato crediti. Ho acquisito esperienza nella creazione di tale divisione in un'organizzazione mentre lavoravo nel settore della vendita di legname. Questo è un mercato piuttosto ristretto e la concorrenza è molto alta. Il dipartimento crediti ci ha permesso di controllare i rapporti con i clienti, creando allo stesso tempo condizioni confortevoli per la cooperazione. Quando Diesel Technologies ha presentato clienti problematici, l'idea di sviluppare un sistema simile, tenendo conto solo delle caratteristiche di questa particolare attività, all'inizio sembrava irrealistica. Strutture organizzative troppo diverse e diversi profili di attività. Tuttavia, alla fine il concetto è stato sviluppato e ora il progetto è in fase di implementazione attiva.

Le funzioni del dipartimento crediti della società Diesel Technologies comprendono l'organizzazione e l'implementazione di un sistema di controllo dei crediti, nonché il suo ulteriore mantenimento al livello adeguato. Abbiamo iniziato definendo i livelli di responsabilità nel prendere decisioni che richiedevano l'approvazione da parte dei membri del comitato del credito.

Gli avvocati hanno sviluppato una forma unificata di contratto per la fornitura di beni con pagamento dilazionato, obbligatorio per tutte le divisioni dell'azienda.

Questa forma di accordo è stata attuata con un ordine separato del direttore generale dell'organizzazione. Gli accordi di consegna con pagamento dilazionato, conclusi in forma diversa, hanno cessato di essere validi e sono stati soggetti a ri-conclusione. Di ciò i clienti sono stati avvisati con separata lettera informativa inviata alla controparte unitamente al nuovo modulo contrattuale.

Il contratto unico di fornitura di beni con pagamento dilazionato contiene, tra l'altro, le seguenti disposizioni (estratto):

4.3. I pagamenti per le Merci vengono effettuati nel seguente ordine:

Entro ___ (____________) giorni lavorativi dalla data di emissione della fattura/fattura/specifica, l'Acquirente trasferisce sul conto bancario del Fornitore un importo pari al 100% del costo dei Beni indicato nelle specifiche, fatture e fatture.

4.4. Differimento del pagamento ai sensi della clausola 4.3. Il Contratto viene fornito alla controparte in base al volume mensile di acquisti di Beni ai sensi del presente Contratto per un importo di almeno ____________ (_____________) rubli al mese.

4.5. Il limite del debito dell'Acquirente nei confronti del Fornitore per la Merce consegnata non può superare _____________ (_____________) rubli.

4.6. Se le condizioni specificate nella clausola 4.4 non sono soddisfatte, il pagamento differito può essere ridotto o sostituito dal pagamento anticipato del 100%.

Questa modifica nella procedura di pagamento della Merce consegnata deve essere documentata in un'Appendice separata.

4.7. In caso di utilizzo di un credito commerciale, l'Acquirente si impegna a fornire copie debitamente autenticate dei seguenti documenti di una persona giuridica (estratto del Registro delle persone giuridiche dello Stato unificato, certificato di registrazione, certificato di registrazione fiscale, lettera della banca sui conti correnti aperti , rendiconto finanziario (modulo 1, modulo 2), procura per la firma del contratto). Tutti i documenti dovranno contenere la dicitura “copia conforme all'originale” ed essere certificati dalla firma del Direttore Generale e dal sigillo dell'Acquirente.

4.8. L’obbligo dell’Acquirente di pagare la Merce si considera adempiuto dopo che i fondi sono stati accreditati sul conto del Fornitore.”

Inoltre, l'ultimo foglio della nostra copia del contratto prevede l'approvazione obbligatoria da parte di diversi rappresentanti dell'azienda: direttori commerciali e finanziari, direttore generale. La responsabilità della sottoscrizione del modulo contrattuale unificato e della completezza della documentazione accompagnatoria è stata affidata al responsabile commerciale responsabile.

Successivamente, abbiamo apportato le opportune modifiche all’algoritmo di registrazione delle transazioni nel sistema informativo dell’azienda. A differenza dei contratti con sistema prepagato, che venivano registrati dagli stessi responsabili delle vendite, la registrazione dei contratti con pagamento differito spettava al responsabile finanziario. Allo stesso tempo, verifica la completezza della documentazione accompagnatoria fornita, la presenza delle firme delle persone responsabili e imposta nel sistema informativo le condizioni adeguate per il credito commerciale (limite di credito, dilazione in giorni). Se venivano impostate le restrizioni specificate - superamento del limite di credito o ritardo nel pagamento - la merce non poteva essere spedita automaticamente.

La fase successiva nella creazione di un chiaro sistema di monitoraggio dei crediti è stata l'inclusione della voce “Quota di crediti scaduti,%” tra gli indicatori chiave di prestazione dei responsabili delle vendite. Questo indicatore viene monitorato mensilmente ed è incluso nel calcolo del bonus mensile.

Contabilità clienti di XXXXXXX LLC al ___________ 2012

Ogni mese, prima del 1° giorno del mese successivo a quello di riferimento, uno specialista del dipartimento finanziario redige un rapporto sullo stato dei crediti, compresi quelli scaduti. Il responsabile finanziario fornisce i risultati ottenuti ai direttori finanziari e commerciali. A sua volta, il direttore commerciale comunica i risultati dell'audit ai responsabili delle vendite responsabili al fine di controllare i crediti e determinare ulteriori azioni per ripagare i debiti.

Sono state inoltre individuate le fasi di incasso dei crediti scaduti ed i soggetti responsabili in ciascuna fase di tale procedura.

Pertanto, l'organizzazione ha creato un sistema per il monitoraggio dei crediti, coprendo tutte le fasi della vendita di beni dal momento in cui si verifica fino all'effettivo ricevimento dei fondi sul conto bancario della società al momento della riscossione dei crediti scaduti.

Qualche parola sul monitoraggio della validità dell'entità del limite di credito fornito. Ogni mese, l'ultima data del mese in corso, il presidente del comitato del credito riceve un rapporto sullo stato dei crediti, che contiene informazioni non solo sulle transazioni in corso con pagamento dilazionato, ma anche dati sul volume delle vendite cumulative del all'inizio dell'anno e il volume medio mensile delle vendite per ciascun cliente:

Questo rapporto consente di valutare in che misura il cliente rispetta i termini della fornitura di credito commerciale stabiliti nell'accordo (vedere clausola 4.4 dell'accordo) e, se necessario, apportare le opportune modifiche.

IO.La normativa commerciale come strumento di controllo della contabilità clienti

Una tappa importante nella costruzione di un sistema di controllo dei crediti è stata lo sviluppo e l'implementazione delle norme sulla gestione delle vendite.

Lo scopo dell'introduzione di questo documento normativo interno era quello di ridurre al minimo gli errori nella vendita di beni e dividere le aree di responsabilità dei dipendenti nell'attuazione di questo processo aziendale. Poiché la concessione del credito commerciale rientra tra gli strumenti di vendita, nella normativa specificata è stato inserito anche l'algoritmo per il controllo dei crediti.

Organizzare le vendite secondo uno schema chiaro consente di gestire rapidamente il processo di vendita e di comunicazione con i clienti.

Le norme sulla gestione delle vendite includono:

descrizione del processo aziendale di vendita di beni, tenendo conto della variabilità dei metodi esistenti di vendita di beni nell'organizzazione:
consegna di merci con pagamento anticipato;
consegna della merce con pagamento dilazionato;
vendita di beni per l'esportazione.
diagramma strutturale del processo di vendita di beni e servizio clienti;
responsabilità primarie e secondarie dei responsabili delle vendite, nonché degli addetti al magazzino e alla contabilità;
misure di controllo dei crediti.

I regolamenti stabiliscono le condizioni per la fornitura di prestiti commerciali agli acquirenti. Si prevede che tale operazione venga effettuata solo per i clienti che abbiano uno storico di acquisti positivo da almeno 6 mesi precedenti, con fatturato costante e assenza di resi e reclami infondati da parte dell'acquirente. Il periodo massimo di dilazione di pagamento concesso al cliente non può superare i 45 giorni di calendario dalla data di spedizione della merce.

Definisce inoltre i limiti di responsabilità dei gestori ai diversi livelli nel decidere l'entità del limite di credito per il cliente. La decisione di concedere un limite di credito per un importo superiore a 50.000 e fino a 500.000 rubli viene concordata con i direttori finanziari e commerciali. Oltre 500.000 rubli - con il direttore generale.

È importante notare che la registrazione dei termini di un contratto di fornitura con un limite di credito stabilito nel sistema informativo aziendale è responsabilità del responsabile finanziario e non del responsabile commerciale. Se una o l'altra condizione viene superata, il processo di vendita della merce viene automaticamente bloccato dal sistema e la spedizione della merce diventa impossibile. Solo il direttore finanziario può modificare le condizioni di credito del cliente nella base informativa dell’azienda; gli altri dipendenti dell’azienda non hanno questi diritti;

Vorrei sottolineare che il debug del sistema informativo aziendale per soddisfare i requisiti pertinenti per garantire il controllo del debito è un prerequisito per la creazione di un sistema di gestione dei conti clienti funzionante.

Anche la fase di vendita di beni con pagamento differito non viene lasciata senza attenzione. In caso di ritardo nel pagamento di una spedizione precedente, il responsabile delle vendite è tenuto a sospendere tutte le spedizioni successive al cliente fino al completo pagamento del debito scaduto, oppure ad effettuare spedizioni successive con pagamento anticipato. In conformità alla normativa, la responsabilità di monitorare la ricezione dei fondi in caso di spedizione di merci con pagamento differito è affidata al responsabile delle vendite.

II.Lavoro preventivo e meccanismo di recupero dei crediti scaduti

Oltre a regolare le fasi della conclusione di un contratto di fornitura, della vendita di beni, della restituzione della merce da parte dell'acquirente e della circolazione interna delle merci, i regolamenti sulla gestione delle vendite contengono un algoritmo per le azioni dei dipendenti durante la riscossione dei crediti scaduti e lo svolgimento di lavori preventivi sulla loro insorgenza.

Pertanto, i responsabili commerciali assicurano il rispetto delle seguenti procedure per la gestione dei crediti:

1) Da 1 a 30 giorni dalla data in cui è sorto il debito, il responsabile commerciale invia un sollecito di pagamento una volta alla settimana (ogni lunedì).

2) 2-3 giorni prima della scadenza del pagamento, il responsabile delle vendite ricorda telefonicamente al cliente la fine del periodo di dilazione e la necessità di ripagare il debito.

3) Se il pagamento non viene effettuato in tempo, il responsabile delle vendite effettua telefonate giornaliere per scoprirne le ragioni e creare un piano di rimborso del debito.

4) Contestualmente, durante il periodo da 1 a 60 giorni di ritardo, il responsabile commerciale invia una volta alla settimana (ogni lunedì) la prima richiesta di pagamento al cliente. Entro 2 giorni dall'invio della richiesta, il gestore deve chiamare il cliente per verificare la ricezione di tale richiesta e richiedere informazioni sulle azioni intraprese dal cliente.

Se il pagamento è in ritardo da più di 60 giorni, le azioni di rimborso del debito vengono intraprese dai dipartimenti finanziari e legali dell'ufficio centrale. Il responsabile finanziario adotta tutte le misure possibili per la liquidazione preventiva e la restituzione dei crediti scaduti, compreso l'invio di una seconda richiesta di pagamento al cliente.

Al raggiungimento del termine di 180 giorni, l'ufficio legale prepara un pacchetto di documenti per trasferire il caso al tribunale arbitrale o ad un'agenzia per la riscossione dei crediti, dopo aver precedentemente inviato una lettera corrispondente al cliente.

Tutti i metodi sopra menzionati per la riscossione dei crediti scaduti vengono gradualmente adattati al campo delle tecnologie Diesel. La metodologia proposta consente di controllare i crediti commerciali in tutte le fasi della sua insorgenza ed esistenza, oltre a ridurre significativamente i rischi associati ai prestiti commerciali ai clienti.

È importante notare che per una maggiore efficienza è necessario collegare anche il sistema di motivazione dei responsabili delle vendite con il sistema di controllo dei crediti. Ad esempio, inserire come uno degli indicatori chiave di prestazione il volume (quota) dei crediti scaduti nel volume totale dei “crediti” alla data di riferimento.

Alcune organizzazioni ricorrono anche all'assicurazione del credito, una misura contro le perdite impreviste di crediti inesigibili. Ma consiglierei, prima di prendere una decisione definitiva sull’acquisto di tale protezione, di valutare le perdite medie previste sui crediti inesigibili, la capacità finanziaria dell’azienda di sopportare tali perdite e il costo immediato dell’assicurazione.

Elizaveta Ivanova, direttore finanziario di Diesel Technologies LLC

FD.ru

I crediti commerciali rappresentano una risorsa importante e svolgono un ruolo significativo nelle attività finanziarie ed economiche di un'impresa. La sua quota elevata nella struttura complessiva del patrimonio di un'entità commerciale riduce la liquidità e la stabilità finanziaria dell'impresa e aumenta il rischio di perdite finanziarie. L'importo dei crediti di un'impresa è influenzato sia da fattori esterni (lo stato generale dell'economia e dei pagamenti nel paese, l'efficacia del sistema monetario, il livello di inflazione, la capacità del mercato e la sua saturazione), sia da quelli interni: monitoraggio dei crediti , il livello di professionalità nella gestione del debito dei crediti, nonché lo stato della sua contabilità.

L'organizzazione del controllo sui crediti comporta l'attuazione di una serie di misure volte a ridurre il rischio di mancato pagamento dei crediti. Non esistono metodi generalmente accettati per il controllo dei crediti; molte leve per gestirli dipendono dalle specificità del settore dell'impresa, dalle sue dimensioni, dal fatturato, dalle condizioni di mercato e da altri indicatori. Tuttavia, quando si organizza il controllo, è possibile concentrarsi su diversi fattori principali.

Gli elementi principali del sistema di controllo dei conti clienti includono:

controllo e contabilità dei contratti con i clienti,
controllo della documentazione,
stabilire la natura dei crediti,
attuazione di controlli tempestivi e
adottando le misure necessarie.

È importante tenere conto del fatto che il sistema di controllo dei crediti deve coprire tutte le fasi della vendita di beni, lavori (prestazione di servizi) - dal momento della conclusione di un accordo con l'acquirente alla vendita effettiva di beni, lavori (fornitura dei servizi) e ricevuta del pagamento. Di conseguenza, tutti i servizi (dipartimenti) che interagiscono con la controparte (manager, avvocati, commercialisti e altri specialisti) devono essere inclusi nel processo di monitoraggio dei crediti.

Per implementare un sistema di controllo dei crediti, un’impresa deve sviluppare norme che prevedano:

tutte le persone responsabili in ogni fase del lavoro con la controparte (dalla fase di conclusione di un accordo al momento del pagamento del debito);
la procedura per il lavoro preliminare con potenziali debitori riguardo alla loro solvibilità, monitorando il tempestivo adempimento dei loro obblighi;
periodo di monitoraggio del debito (giornaliero, ogni tre giorni o altro periodo accettabile);
la forma di un documento che riporta l'elenco dei debitori indicando gli importi del debito, i termini di rimborso del debito ai sensi del contratto, il numero di giorni di ritardo, le misure adottate per riscuotere il debito scaduto, ecc.;
misure per il recupero dei crediti scaduti (avvisi di mora, lettera di reclamo, sospensione delle spedizioni, trattative per il pagamento dei debiti, apertura di azioni legali, ecc.), tempi di attuazione delle misure previste.
individuare il grado di rischio degli acquirenti senza scrupoli calcolando il fondo svalutazione crediti.

Nell'ambito del controllo, è necessario analizzare la disponibilità di tutti i documenti legali per l'insorgere di crediti, in assenza di qualsiasi documento, le persone responsabili devono adottare tutte le misure possibili per ottenere tale documento (ad esempio: l'assenza di un accordo, atto o altro documento relativo alla transazione), altrimenti il rischio di mancato incasso dei crediti aumenta notevolmente.

Una relazione per il monitoraggio dei crediti può essere predisposta sotto forma di documento presentato nella tabella seguente:

Sulla base delle informazioni presentate nella tabella, vengono analizzati i tempi dell'evento, l'importo del debito, le misure adottate per recuperare il debito, nonché le informazioni sulla solvibilità del debitore. Le informazioni ottenute ti aiuteranno a prendere le giuste decisioni quando consideri possibili misure volte alla riscossione dei crediti.

Come misure preventive per prevenire il verificarsi di crediti scaduti, è necessario attuare le seguenti misure:

condurre una valutazione previsionale del livello di stabilità finanziaria e solvibilità di un potenziale acquirente (cliente) prima di concludere un contratto;
inclusione nei contratti con acquirenti e clienti di condizioni essenziali che determinano la procedura per la loro esecuzione, sanzioni per inadempimento;
l'istituzione di un sistema di sconti in caso di pagamento anticipato delle fatture aziendali;
introduzione di un sistema di responsabilità dei responsabili delle vendite per il ritardato pagamento delle fatture aziendali da parte dei loro clienti;
fissazione di un importo massimo per le possibili operazioni basato sulla minimizzazione del numero di crediti dubbi;
inventario tempestivo degli accordi con i debitori.

L'organizzazione e l'implementazione del controllo sui crediti ridurranno significativamente il rischio di mancati pagamenti e perdite impreviste, che alla fine avranno un impatto positivo sulla performance finanziaria dell'impresa.

Il controllo su crediti e debiti è parte integrante della formazione dei flussi finanziari nell'impresa. In pratica, esistono molti metodi per attuare il controllo del debito. Questi metodi consentono di tenere traccia tempestivamente dei crediti e dei debiti dell'organizzazione. E identificare anche i motivi del mancato pagamento.

La contabilità clienti è un bene dell'impresa, pertanto il controllo sui crediti è necessario per l'impresa. In caso contrario, l'organizzazione potrebbe trovarsi ad affrontare una serie di problemi, tra cui l'aumento del debito. Il che a sua volta può portare al mancato pagamento degli obblighi attuali. E in futuro, alla bancarotta.

— Come viene monitorato il debito?

Il monitoraggio dei crediti viene effettuato monitorando le scadenze di pagamento previste dai contratti con acquirenti e clienti. Vale la pena notare che potrebbe esserci un pagamento differito. Pertanto è necessario tenere conto della data di pagamento attuale. Se l'acquirente non è stato in grado di pagare il prodotto (lavoro, servizio), sorgono crediti scaduti.

La contabilità fornitori viene monitorata monitorando le scadenze di pagamento previste dai contratti con fornitori e appaltatori. Se l'azienda non è riuscita a saldare il debito in tempo, può richiedere al fornitore un pagamento differito. I debiti scaduti si verificano quando un fornitore ha effettuato una vendita a un'azienda e il pagamento non è stato ricevuto.

Per confermare il debito è necessario effettuare riconciliazioni con le controparti (almeno una volta al trimestre). Questa riconciliazione garantirà che la società sia in grado di monitorare correttamente il debito. Poiché i dati tra le controparti e la società potrebbero differire. In questo caso, le transazioni commerciali si riflettono nei registri contabili e viene effettuata la riconciliazione.

IMPORTANTE. Se il termine di prescrizione è scaduto (3 anni), l'organizzazione ha il diritto di cancellare crediti o debiti come profitti (perdite). È anche possibile cancellare il debito prima del previsto se la società è stata liquidata o è fallita. In questo caso, quando sorge un debito scaduto, è necessario verificare se l'impresa opera o meno.

— Che cos'è il controllo dei conti clienti?

Quando si analizzano le attività di un'azienda, è necessario innanzitutto analizzare la contabilità clienti. Poiché la contabilità clienti è l'aspetto principale nella formazione del flusso finanziario di un'impresa. Nello stato patrimoniale i crediti rappresentano l'attivo corrente dell'impresa. Se i crediti non vengono controllati, possono sorgere difficoltà finanziarie.

In pratica, molte aziende non controllano la contabilità clienti e si chiedono cosa sia il controllo della contabilità clienti. Questo tema è senza dubbio importante nella vita dell’azienda. Il controllo della contabilità clienti è la gestione del debito nei confronti dell'impresa da parte dell'acquirente. Rispondendo alla domanda in altre parole, si tratta del debito dell’acquirente sorto durante il periodo di riferimento.

Il controllo può essere effettuato da apposite funzioni che analizzano i crediti alla data di riferimento del bilancio. Lo specialista deve eseguire le seguenti procedure per controllare i conti clienti:

2) secondo il rapporto di riconciliazione, richiedere il pagamento all'acquirente;

3) se il pagamento non viene ricevuto - invio di una lettera ufficiale al capo della società sul pagamento del debito;

4) se il pagamento non viene ricevuto, andare in tribunale.

Per semplificare il tuo lavoro, puoi creare una tabella per il recupero crediti.

Tabella 1

Importo del debito della controparte 1° ricorso 2° ricorso 3° ricorso

Questa tabella consentirà a uno specialista di analizzare le azioni dell'azienda e di riscuotere i debiti in modo tempestivo. Puoi anche aggiungere periodi di raccolta. Ad esempio devono trascorrere 15 giorni prima di richiedere report di riconciliazione e inviare una lettera, ecc. Una volta all'anno, la società deve effettuare un inventario dei propri debiti, ciò consentirà di tenere traccia dei debiti dubbi. Al momento del recupero del credito, il commercialista deve assegnarlo ad un conto fuori bilancio. Di conseguenza, lo specialista avrà la possibilità di riscuotere il debito per un certo periodo ed evitare di registrare una perdita per l'impresa. Pertanto, i pagamenti da parte di acquirenti e clienti, così come di altri debitori, dovrebbero essere attentamente monitorati e controllati.

— Che cos'è il controllo sui conti fornitori?

Il controllo della contabilità fornitori è la liquidazione del debito tra l'impresa e il fornitore. Il controllo del debito viene effettuato come segue:

1) conferma del debito da parte del fornitore - redazione di un rapporto di riconciliazione per la data di riferimento e correzione degli errori contabili, se necessario;

2) quando viene scoperto un debito, è necessario tenere conto dei termini di pagamento previsti dal contratto. Se il termine del contratto con il fornitore è scaduto, la società ha la possibilità di chiedere alla controparte un pagamento differito.

I debiti sono suddivisi in:

— a fornitori e appaltatori;

— al personale addetto alle paghe;

— davanti agli organi di bilancio e fuori bilancio;

- davanti agli altri creditori;

- ai fondatori.

IMPORTANTE. Innanzitutto è necessario controllare il debito verso i fondi di bilancio ed extra bilancio per evitare sanzioni e interessi. Poi c’è il pagamento degli stipendi ai dipendenti. Per i ritardi salariali, i lavoratori ricevono un risarcimento. E per i successivi ritardi nel pagamento del lavoro, l'azienda rischia una multa di 100.000 rubli.

Il controllo sui debiti è anche il controllo sulle spese dell'impresa. L'uso ottimale dei fondi migliorerà l'efficienza dell'organizzazione al fine di rispettare la politica creditizia. Gestire le spese è la chiave per lo sviluppo di successo di un'impresa. Il pagamento al fornitore dovrà essere effettuato entro il termine massimo previsto dal contratto.

Va notato che il monitoraggio dei debitori e dei creditori svolge un ruolo importante nelle attività economiche dell'organizzazione. L'analisi ti consentirà di raccogliere fondi e di saldare puntualmente gli obblighi attuali. Ed evitare anche perdite finanziarie.

Per gestire la contabilità clienti è necessario un approccio competente. Alcuni manager strutturano in modo chiaro tutti i processi aziendali relativi alla concessione di pagamenti differiti agli appaltatori, mentre altri preferiscono lasciare che tutto segua il suo corso. Se un'organizzazione, come dimostra la pratica, non presta la dovuta attenzione al lavoro con i crediti, molto spesso arriva a una triste fine.

La contabilità clienti è parte integrante del capitale circolante e caratterizza la deviazione di fondi dal fatturato dell'impresa e il loro utilizzo da parte dei debitori. Da un punto di vista legale, i crediti sono intesi come diritti di proprietà, che rappresentano uno degli oggetti dei diritti civili (articolo 128 del Codice Civile della Federazione Russa). I crediti di proprietà dell'organizzazione nei confronti degli appaltatori che non hanno pagato in tempo i beni, il lavoro svolto, i servizi resi, ecc. sono esempi tipici e più comuni di crediti. Per importi molto inferiori, i crediti sorgono nell'ambito di obblighi extracontrattuali: per aver causato un danno o un arricchimento senza causa. Nell'ambito dei rapporti giuridici verticali, i crediti sorgono quando, per qualche motivo, gli enti governativi sono obbligati a versare risarcimenti all'organizzazione. Pertanto, i crediti sono i crediti di proprietà verso altre persone incluse nella proprietà di un'organizzazione.

Argomentazioni a sostegno della necessità di controllo

La questione della gestione dei crediti richiede un'attenta considerazione, poiché si tratta innanzitutto di stabilità finanziaria e, quindi, di sicurezza aziendale.

Permettendo che i problemi dei crediti vengano risolti "da soli", i proprietari e i dirigenti delle aziende si proteggono così dalla perdita di tempo e sforzi necessari per ripristinare l'ordine in questo settore (sviluppo di documenti, analisi dei "crediti", monitoraggio delle azioni dei dipendenti, ecc. .). E tutto sembra andare bene. Ma i proprietari sono pronti a perdere l’attività in cui hanno investito così tanto tempo e fatica? I top manager sono pronti a perdere il lavoro e la reputazione a causa del crollo di un'azienda che non ha resistito ai problemi con i crediti...?

La risposta sembrerebbe ovvia. Tuttavia, nella stragrande maggioranza delle organizzazioni, il controllo della contabilità clienti viene trascurato, il che porta a conseguenze negative quali:

Perdita di fondi. Ciò è dovuto al problema delle società di comodo che hanno ricevuto un pagamento differito senza alcuna motivazione ragionevole e non hanno rimborsato il debito. Non c'è nulla da prendere da una società del genere, e quindi anche la presenza di una decisione del tribunale non garantisce all'azienda del creditore la restituzione dei suoi fondi.
Perdita di stabilità finanziaria della società. Se i crediti non vengono rimborsati, l'azienda non avrà nulla da pagare per i pagamenti obbligatori (tasse, stipendi del personale, ecc.).
3. Bassa efficienza nell’utilizzo delle risorse aziendali. Il recupero crediti viene solitamente gestito da molti dipendenti dell'azienda: dirigenti, avvocati, amministratori. Ciò fa perdere tempo che potrebbe essere utilizzato in modo più efficiente, ad esempio, nello sviluppo e in nuovi progetti. Inoltre, vale la pena ricordare le spese legali in caso di riscossione dei debiti, che possono ammontare anche a importi significativi.
Perdita o deterioramento della reputazione aziendale. Tutto è importante negli affari, ma la reputazione e le relazioni con i clienti sono di particolare importanza. Se un'azienda ha spedito prodotti a un cliente, significa che i prodotti non sono andati a un altro. Oppure un'altra azienda ha ricevuto il prodotto molto più tardi. Di conseguenza, i rapporti con i clienti si deteriorano. Ma, molto probabilmente, oltre ai problemi reputazionali, sorgeranno anche quelli finanziari. Un cliente interessato a completare una transazione non aspetterà, ma ordinerà prodotti simili alla concorrenza. Naturalmente non stiamo parlando di prodotti di cui il magazzino è saturo e che l'azienda è costretta a vendere a qualsiasi condizione.
Perdita di vantaggio competitivo. Eventuali crediti costituiscono fondi congelati. Inoltre, sono presi in prestito o posseduti. Puoi investire il tuo denaro in un'attività e ricavarne un reddito. Devi pagare gli interessi sul denaro preso in prestito. In ogni caso sorgono costi aggiuntivi, che in microeconomia vengono chiamati alternativi.

Un’analisi approfondita potrebbe rivelare altri problemi. Allo stesso tempo, è necessario considerare ciascuna organizzazione in modo completo. Una cosa è ovvia: i crediti verso clienti rappresentano sempre un onere aggiuntivo per un'azienda e, come dimostra la pratica, non tutte le aziende sono in grado di sopportare un tale carico.

Una delle regole chiave del management dice: “se vuoi gestire, inizia a misurare”. Ecco perché, quando si gestiscono i crediti, è così importante analizzarne periodicamente gli indicatori.

Metodi e misure di controllo

Un controllo efficace dei crediti commerciali richiede una contabilità separata dei suoi due tipi principali: non scaduti e scaduti. I crediti non scaduti sono debiti di eventuali terzi per obbligazioni le cui scadenze al momento della redazione del bilancio non sono arrivate. In linea di principio, possono essere ottenuti se il debitore adempie correttamente ai suoi doveri. Pertanto questo debito è recuperabile.

I crediti scaduti sono i debiti di eventuali terzi per obbligazioni, le cui scadenze al momento della redazione del bilancio sono arrivate e sono state violate dai debitori.

L'identificazione dei crediti è facilitata da un inventario dei regolamenti con le controparti, obbligatorio prima della redazione della relazione annuale. Tuttavia, ciò non è sufficiente per ottenere informazioni affidabili sullo stato dei regolamenti, poiché durante l'anno di riferimento potrebbero sorgere problemi con le controparti. Pertanto, il modo principale per monitorare lo stato dei crediti dovrebbe essere la riconciliazione regolare (preferibilmente mensile) degli accordi con le controparti. Se le risorse lavorative lo consentono, è consigliabile effettuare tale controllo almeno due volte al mese. Ciò è dovuto principalmente al fattore umano. La motivazione dei responsabili delle vendite è spesso “legata” alla raccolta fondi, il che è senza dubbio corretto. Ma i manager utilizzano molti modi diversi per farlo, e non tutti sono nel migliore interesse dell’azienda. Pertanto è necessario un approccio integrato che, oltre ai metodi utilizzati per motivare il personale, includa anche misure organizzative relative al controllo finanziario.

Nella comprensione della stragrande maggioranza dei manager, il servizio finanziario ed economico non fa altro che interferire e rallentare lo sviluppo del business. Ma da un punto di vista oggettivo è l'ancora di cui ogni nave ha bisogno. In questo caso, le misure di controllo attuate da questo servizio per lavorare con i crediti consentono di restituire all'azienda una notevole quantità di denaro. Anche il fatto stesso di introdurre misure di controllo disciplina i responsabili delle vendite.

Le attività di gestione dei crediti possono essere suddivise in attività di natura organizzativa e attività volte a valutare diversi indicatori di contabilità clienti.

Per attuare le misure organizzative è necessario almeno quanto segue:

nominare un responsabile per il controllo dei crediti della società, può trattarsi di un revisore dei conti o di un revisore interno;
impostare i punti di controllo, in quali date verranno monitorati i crediti;
introdurre norme chiare per la spedizione delle merci(lavori, servizi) in termini di pagamento differito e pratiche burocratiche. L'attuazione della normativa dopo la sua entrata in vigore dovrà essere monitorata;
tenere conto dell'importo dei crediti(indicatori di contabilità clienti) nel sistema di motivazione dei dipendenti dell'azienda coinvolti nelle vendite;
fissare limiti di credito per tutte le controparti sulla durata e sull’importo del pagamento dilazionato previsto. Formare un comitato del credito, introdurre e rispettare le sue norme di lavoro. Sulla base delle decisioni del comitato crediti, alle controparti verrà concesso un pagamento dilazionato;
nominare un direttore commerciale quale responsabile dello stato dei crediti, e dovrebbe essere controllato da un revisore dei conti o da un revisore interno, ed è importante che il revisore riporti direttamente al manager (direttore generale).

Per valutare vari indicatori di contabilità clienti, è necessario:

organizzare la preparazione del budget dei crediti da parte delle controparti— acquirenti e settori della loro attività. Questa classificazione ci consente di comprendere meglio i clienti e di utilizzare metodi differenziati per valutare i loro diversi status e condizioni di prestito. La stesura di un tale budget aiuterà a prevedere il livello dei crediti per il periodo futuro e ad adeguarlo nel tempo;
per la pianificazione dei conti clienti si consiglia di farlo alla fine di ogni mese calcolare il rapporto di raccolta, che mostra la quota di pagamento per i prodotti precedentemente spediti nel periodo corrente. Ad esempio, se, secondo i termini dei contratti, gli acquirenti pagano l'80% del costo della merce acquistata al momento dell'acquisto e il restante 20% nel mese successivo, il rapporto di riscossione del mese corrente ( in base a questi contratti) sarà dell'80% e il successivo - 20%.

Utilizzando il coefficiente di raccolta, viene compilato piano di rimborso dei crediti, in base al quale è possibile prevederne il saldo alla fine di ogni mese, nonché i tempi di ricezione dei fondi;

monitorare le dinamiche del cambiamento un tale indicatore dell'attività commerciale dell'azienda come rapporto di rotazione dei crediti. Utilizzando questo rapporto si può valutare quante volte in media durante il periodo di riferimento i crediti vengono convertiti in contanti, vale a dire viene ripagato. Questo rapporto viene confrontato con i rapporti medi del settore e con i valori dei rapporti della società per i periodi precedenti.
Inoltre, è utile confrontare il rapporto di rotazione dei conti clienti con il rapporto di rotazione dei conti fornitori. Questo approccio consente di confrontare i termini del prestito commerciale che l'azienda utilizza da altre società con i termini del credito che l'azienda fornisce ad altre società.
Per analizzare il fatturato dei crediti, utilizzare anche un indicatore della durata del fatturato, che viene spesso chiamato "periodo di credito". Fornisce il numero stimato di giorni per rimborsare il prestito preso dai debitori.

Per valutare il grado di attività di un'azienda, è possibile confrontare la scadenza dei crediti con i periodi effettivi per i quali viene concesso credito ai clienti.

In questo modo è possibile verificare l’efficacia dei meccanismi di controllo del credito, nonché farsi un’idea dell’affidabilità dei debitori.

Esempio.

Uno studio condotto dal Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti ha dimostrato che la quota dei crediti inesigibili è direttamente correlata alla durata del periodo durante il quale il debitore si impegna a ripagare il proprio debito. In questo caso la dipendenza è la seguente: sul totale dei crediti con scadenza fino a 30 giorni, circa il 4% è classificato come inesigibile; 31-60 giorni - 10%; 61-90 giorni - 17%; 91-120 giorni - 26%; con un ulteriore aumento del periodo di rimborso per i prossimi 30 giorni, la quota dei crediti inesigibili aumenta del 3 - 4%.

Inoltre, per valutare i vari indicatori dei crediti, si consiglia di stabilire un periodo di pagamento critico, ovvero la data entro la quale deve essere effettuato il pagamento di un prestito commerciale. In termini generali, il periodo critico di pagamento è definito come la data in cui sono sorti i crediti più un determinato numero di giorni di differimento. In questo caso ciascuna società determina autonomamente il momento di insorgenza dei crediti.

È molto utile tenere conto dei dati sulle aziende che hanno un debito nei confronti di un debitore, poiché a volte è possibile compensare e saldare i debiti con i crediti.

Tra le attività volte a valutare i vari indicatori dei crediti, si consiglia di valutarne le reali condizioni.

Durata ponderata dei crediti- una tecnica abbastanza comune nella contabilità globale e nella pratica analitica. In questa fase dell'analisi viene esaminata nel dettaglio la composizione dei debiti scaduti, vengono individuati gli incagli e le sofferenze, ovvero viene valutata la qualità dei crediti. Le informazioni iniziali per l'analisi sono i dati contabili sul debito di controparti specifiche, ed è importante ottenere informazioni non solo sull'importo del debito, ma anche sui tempi della sua insorgenza.

Per ottenere informazioni sui debiti scaduti, è necessario eseguire analisi dei contratti con le controparti.

Quando tali informazioni vengono ricevute, a registro dei crediti obsoleti, dove tutti i debitori sono classificati in 12 gruppi in ordine decrescente di importo del debito. Questo raggruppamento ci consente di prevedere il verificarsi di crediti inesigibili.

E infine, è raccomandato creare una riserva per cancellare i crediti inesigibili. Fornendo beni a credito, l'azienda prima o poi si troverà ad affrontare una situazione in cui i clienti non pagano i beni o i servizi forniti. Sfortunatamente, secondo la legge russa, la cancellazione dei crediti inesigibili non riduce direttamente la base imponibile. Il contabile dovrebbe presupporre che l'accantonamento per crediti inesigibili dovrebbe essere sufficientemente ampio da coprire tutti i crediti scaduti, ad esempio, più di 180 giorni, e una certa piccola parte di scaduti ad altri intervalli di tempo.

Il sistema proposto di approccio integrato che indica metodi moderni di controllo dei crediti può aiutare a sviluppare la logica del processo decisionale nel campo della sua gestione efficace.

Rischi associati

La formazione di crediti di dubbia riscossione a causa di controparti “inaffidabili” è associata ad una serie di rischi.

Tra quelli “inaffidabili” possono esserci organizzazioni che effettivamente hanno sede e operano nella regione in cui opera l'azienda, ma che allo stesso tempo hanno dati di registrazione (ORGN, TIN) di un'altra regione. Molto spesso tali controparti risultano essere società di comodo.

Esiste anche un rischio elevato quando si lavora con aziende che si sono appena organizzate. In questo caso, non è chiaro con quale successo si svilupperanno. Oppure con aziende che non hanno alcun immobile in bilancio. Se sorge un debito, non ci sarà nulla da prendere dal debitore, nonostante la decisione del tribunale e l'ordine di esecuzione.

Il rischio sorge se la società ha un determinato candidato come amministratore e non è possibile incontrarlo e comunicare con lui. Se una persona sembra essere il manager, ma nel contratto ne è specificata un'altra, allora questo è un motivo per pensare e ottenere maggiori informazioni sulla controparte prima di concludere un accordo con lui.

Se le aziende sono situate in regioni diverse, è importante capire quanto sia conveniente la loro collaborazione dal punto di vista logistico. Se non ci sono vantaggi dalla logistica, sorge la domanda sul perché l'azienda non collabora con i fornitori della sua regione. Naturalmente non stiamo parlando di aziende che hanno filiali in diverse regioni e svolgono le loro attività attraverso di esse.

Per determinare il “grigio” di una controparte, è necessario verificare che le informazioni sulla società siano state inserite nel Registro delle persone giuridiche dello Stato unificato, richiedere copie dei documenti costitutivi, nonché fotocopie del certificato di registrazione presso l'Autorità autorità fiscale.
Succede anche che in un'azienda sorgano problemi con i crediti a causa di deviazioni dei dipendenti dalle regole stabilite dall'azienda per la concessione di pagamenti differiti alle controparti e talvolta a causa di azioni palesemente fraudolente dei dipendenti.

Esempi.

Un responsabile delle vendite professionista può “giocare” con i numeri proprio come un impiegato finanziario di alto livello, ma nel suo interesse personale.
Di solito, per ricevere un bonus, è necessario raccogliere fondi per il mese prima del primo del mese. In questo caso la scadenza per il pagamento è il primo del mese. Affinché l'addetto al reparto vendite non “rovini il rapporto” con il cliente, è più semplice chiedere all'acquirente di pagare entro la fine del mese. Di conseguenza, riceverà il suo bonus e l'azienda, l'acquirente, utilizzerà i soldi di altre persone per un mese in più. E in questo caso il manager può ricevere un bonus non solo dalla sua direzione. Le tangenti, purtroppo, sono una pratica consolidata in molte aziende russe. Pertanto, nella situazione descritta, il manager dell'azienda fornitrice e il cliente saranno soddisfatti l'uno dell'altro e l'azienda fornitrice perderà i suoi soldi.
Le vendite di beni o la fornitura di servizi non vengono sempre effettuate in un database contabile. Di solito, gli operatori sono responsabili dell'esecuzione dei documenti, che spesso non capiscono l'importanza del loro lavoro, e quindi i dipendenti del reparto vendite possono, come dimostra la pratica, facilmente mettersi d'accordo con loro. Allo stesso tempo, il "venditore" non viene punito per il ritardo e il fornitore adempie formalmente ai termini del contratto. Ma in questo caso la società non ha motivi documentali per riscuotere il debito.
Spesso un dipendente del reparto vendite ha società “tascabili” attraverso le quali vende ai consumatori finali. Il problema è che il fornitore vende all'azienda “tascabile” in ritardo e ad un prezzo minimo, e lei, a sua volta, vende ciò che ha ricevuto ad un prezzo diverso e, di regola, con un pagamento anticipato. Le perdite dell'azienda fornitrice in cui lavora tale responsabile delle vendite non necessitano di ulteriore descrizione. E, sfortunatamente, ci sono molti di questi esempi.

Attraverso il monitoraggio regolare della contabilità clienti è possibile identificare i fatti sopra elencati e simili. Naturalmente, ciò richiede un analista competente, i cui servizi costano denaro. Molte aziende decidono di risparmiare e di farne a meno. Di conseguenza, avendo risparmiato sull’analisi, le aziende perdono regolarmente somme significative a causa degli abusi dei dipendenti, le cui truffe rimangono invisibili all’azienda.

Pertanto, la presenza di crediti da parte della società non la minaccia di perdite finanziarie garantite e, in ultima analisi, di perdita di profitti. Al contrario, un sistema di gestione dei crediti ben costruito consentirà ai manager di scegliere i debitori “giusti” e l’azienda aumenterà il proprio portafoglio ordini e l’utile operativo.

È necessario controllare i crediti di un'impresa non solo per analizzare e tenere traccia delle informazioni necessarie sui debitori, ma anche affinché la direzione dell'impresa abbia sempre accesso a informazioni reali sullo stato del capitale circolante per un determinato periodo .

Cari lettori! L'articolo parla dei modi tipici per risolvere i problemi legali, ma ogni caso è individuale. Se vuoi sapere come risolvere esattamente il tuo problema- contattare un consulente:

DOMANDE E CHIAMATE SONO ACCETTATE 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

È veloce e GRATIS!

Tali debiti di persone fisiche, persone giuridiche o anche agenzie governative minacciano l'impresa con perdite finanziarie e il rischio di perdita di beni materiali. Pertanto, devono essere sotto controllo e come farlo dovresti studiare i metodi e gli schemi in modo più dettagliato.

Che cos'è

Il controllo della contabilità clienti è la liquidazione, la gestione e la contabilità dell'importo dei debiti in un'impresa formata da utenti del capitale circolante di una persona giuridica - debitori (debitori), che possono essere altre imprese, società, organizzazioni e individui.

L’importanza di tale controllo è rilevante non solo per le grandi aziende, aziende o industrie, ma anche per le piccole e medie imprese. Cosa accadrà se non si controllano i cosiddetti “crediti” dell’impresa?

In questo caso si potrebbero verificare i seguenti scenari:

Potrebbero andare perdute somme di denaro, e in quantità impressionanti, che saranno molto difficili da ritrovare. Dovremo inoltre assumere specialisti, revisori dei conti ed esperti per condurre un'indagine sulle finanze dell'impresa. La perdita di importi può verificarsi soprattutto in caso di collaborazione con aziende fly-by-night.
L'instabilità finanziaria nell'impresa verrà registrata di mese in mese. Ciò, a sua volta, influirà sulla regolarità dei pagamenti ai lavoratori, sul rimborso degli obblighi verso lo Stato: pagamenti di tasse o servizi pubblici e così via.
Si verifica un'inefficienza nella spesa delle risorse di base dell'impresa. A causa del fatto che sarà necessario coinvolgere gli sforzi di tutti i funzionari chiave (direttori, contabili, manager, avvocati e altri), i nuovi progetti verranno rallentati e i costi delle spese legali nei contenziosi con i debitori ridurranno semplicemente i costi reddito dell'impresa.
La reputazione aziendale dell'impresa potrebbe risentirne di fronte a nuovi clienti che capiranno di essere minacciati da ritardi nelle consegne o nella produzione degli ordini a causa della diminuzione della base di risorse monetarie dell'impresa da parte dei suoi debitori.
Il grado di competitività diminuisce a causa del fatto che a causa dei crediti l'azienda sostiene spese inutili.

Come puoi vedere, tutto va come una catena: a causa dei debiti di qualcuno, l'impresa inizia a perdere attività, stabilità, affidabilità e produttività.

Ma il pericolo principale quando si ignora questo punto della contabilità e della revisione contabile è che l'impresa arriverà semplicemente a un aumento inevitabile e incontrollabile del debito e delle perdite materiali. E questo, a sua volta, creerà grandi ostacoli allo sviluppo e alla crescita del business.

I crediti sono percepiti come un'attività (ovvero i fondi rimborsabili sono considerati un rifornimento del registratore di cassa, parte della proprietà dell'impresa) e si distinguono secondo la seguente classificazione:

Il debito a breve termine presuppone che la società riceva i pagamenti arretrati entro 1 anno solare, se prendiamo come punto di partenza la data di riferimento.

Nell'opzione a lungo termine, i termini aumentano e superano i 12 mesi dopo le date di riferimento. Quando viene determinato il debito attuale, ciò significa che i pagamenti sono previsti entro il periodo di tempo specificato nel contratto.

In caso di crediti dubbi, l'azienda stessa è sicura di ricevere indietro i suoi soldi, nonostante il debitore abbia già rispettato la scadenza per i pagamenti.

Il debito inesigibile indica l'impossibilità di ripagare il debito e l'assenza di reali modalità e opportunità per ripagare il debito.

Fai attenzione! Le grandi società o società o, al contrario, le piccole imprese, possono benissimo stabilire le proprie tipologie di crediti. Tutto dipende dalla portata dell'attività della persona giuridica.

Come controllare

Un approccio ragionevole alla conduzione delle attività aziendali consiste nel misurare e tenere conto di tutti gli indicatori finanziari, compresi i crediti, in modo accurato, costante e metodico.

Al fine di garantire un controllo competente dei crediti, ogni manager di un'impresa deve conoscere una serie di attività importanti che devono essere svolte.

I “crediti” dovrebbero essere controllati secondo un determinato algoritmo di azioni, che sono espresse nelle seguenti fasi:

Nomina di un funzionario autorizzato a monitorare periodicamente lo stato dei crediti. Questa posizione è spesso chiamata semplicemente revisore dei conti.
Individuazione delle date per le azioni di controllo.
Se viene utilizzato un meccanismo come il pagamento differito, introdurre norme specifiche e comprensibili per il trasferimento dei prodotti e monitorarne l'attuazione.
Azioni contabili per volumi e importi di debito.
Stabilire limiti ai pagamenti differiti e alla loro durata per tutte le controparti senza eccezioni.
Pesare la composizione del debito: a quanto ammonta il debito e quando è stato formato.
Condurre un'analisi comparativa tra i tempi di eliminazione del debito e i tempi di ottenimento dei prestiti.
Effettuare calcoli di riscossione utilizzando coefficienti speciali che mostrino quale percentuale di pagamenti sono stati effettuati per il periodo di tempo corrente prima che i prodotti fossero spediti.

In tutto ciò, è molto importante tenere registri costanti di aziende, imprese, organizzazioni e persino individui con cui l'impresa in un modo o nell'altro conduce attività di partnership.

Non importa quanto sarà a lungo o a breve termine la cooperazione tra le parti. Contestualmente vengono conservati i registri di tutti gli appaltatori già considerati debitori nei confronti della società.

Tali manovre ti consentiranno di tenere traccia tempestivamente delle scadenze, di chi è debitore e di quanto. E una produzione così tempestiva consente di adottare determinate misure in modo tempestivo affinché i debiti vengano rimborsati il prima possibile o abbiano un elevato grado di garanzia di rimborso.

Le fasi procedurali per il controllo dei crediti sono le seguenti:

spedizione di prodotti finiti al consumatore;
controllare che i pagamenti per i prodotti spediti vengano effettuati in tempo;
inventario del debito;
irrogare sanzioni al trasgressore degli obblighi contrattuali in caso di ritardi nel pagamento;
procedimenti legali per recuperare crediti dai debitori;
collegamento dei fondi di riserva.

Metodi

Ultimamente, la maggior parte delle imprese ha sentito il peso di un numero crescente di crediti verso clienti. Secondo esperti e ricercatori, questo stato di cose si manifesta molto spesso a causa della lentezza delle transazioni di pagamento (fatturati) tra organizzazioni, aziende e imprese.

Per fare questo, al fine di evitare tali fenomeni, è necessario gestire costantemente il debito. Allo stesso tempo, insieme alla gestione, i “crediti” devono corrispondere ad altri punti della politica finanziaria generale dell'impresa.

Allo stesso tempo, anche il controllo e la gestione di tale debito devono essere coerenti con la politica di marketing.

Esistono metodi abbastanza ottimali per controllare la contabilità clienti, che sono i seguenti:

Monitoraggio dello stato dei conti clienti.
Classifica dei debitori, dove vengono identificati i debitori con debiti ingenti.
Analisi dei debiti per tipologia di prodotto, beni redditizi e non redditizi.
Valutazione realistica dei titoli e delle possibilità di una loro vendita redditizia.
Svolgimento del lavoro con i debitori in tribunale e nelle procedure istruttorie.
Monitoraggio del saldo dei conti da pagare e da ricevere.
Espansione del mercato, aumento dei consumatori.
Trovare modi per ottimizzare la politica creditizia.
Motivare i dipendenti che lavorano per vendere i prodotti.
Promuovere e incoraggiare il pagamento anticipato e tempestivo dei prodotti.

Quando risolvono i problemi che controllano i crediti, utilizzano indicatori speciali, che sono presentati in valori relativi e persino in dinamica per un certo periodo di tempo: trimestri, anni.

Gli indicatori più importanti sono i seguenti:

rapporto di incasso: grazie ad esso è possibile determinare l'importo e il tempo di ricezione del denaro dalle vendite in un determinato periodo di tempo, queste sono le entrate previste dalla vendita dei prodotti;

rapporto di rotazione dei crediti;

il periodo in cui il “credito” viene rimborsato;

normale rapporto di rimborso dei “crediti”.

I risultati dei calcoli effettuati utilizzando tali formule possono essere utilizzati anche per monitorare e gestire la politica creditizia dell'organizzazione.

Esistono anche modi per rifinanziare i crediti, che includono i seguenti metodi: factoring, forfait, contabilità e costituzione in pegno di fatture come garanzia, nonché altre forme di finanziamento dei crediti per un breve periodo di tempo.

Quando si studia la composizione del debito, vengono necessariamente presi in considerazione i risultati dell'analisi dei dati sulle riserve, i debiti dubbi e le perdite registrate come effettive.

Per prevenire la crescita dei crediti, è possibile prendere in considerazione e utilizzare i seguenti metodi per ottimizzarla:

Richiedere il pagamento anticipato ai nuovi clienti prima della spedizione dei prodotti.
Fornire una garanzia di pagamenti da parte del consumatore sotto forma di garanzia collaterale, fideiussione o qualche tipo di garanzia bancaria.
Chiudere i “buchi” dei conti clienti con i conti fornitori.
Collegare una lettera di credito - una terza parte in grado di risolvere il problema della solvibilità del consumatore del prodotto.
Ottenere un prestito per rifinanziare il debito.

Fai attenzione! Il servizio di lettera di credito è molto costoso, quindi viene utilizzato molto raramente e, per questo motivo, non è particolarmente popolare quando si risolvono problemi con i crediti.

Controllo interno dei conti clienti

Va notato che non esistono metodi universali per combattere la crescita dei crediti.

Tutto è così relativo e ogni singolo caso ha le sue specificità che gli specialisti devono cercare ogni volta sempre più nuovi modi per controllare e gestire i crediti.

In molti modi, un ruolo importante è giocato dall'attività economica dell'impresa stessa, dagli importi che passano tra il reparto contabilità e clienti o clienti, nonché dalla situazione nel mercato stesso, nella nicchia in cui opera l'organizzazione.

Ma esistono già metodi collaudati che, in una situazione standard, fungeranno da metodo classico di controllo interno dei “crediti”:

Dovrebbe esserci sempre un livello di debito pianificato. Se il livello supera quello pianificato, vengono adottate misure per ridurre la crescita dei debiti.
L'uso di pagamenti o prestiti dilazionati, ma non per tutti i clienti, ma per coloro che hanno la garanzia di ripagare il proprio debito. In questo caso dovreste sempre fissare un determinato periodo di differimento e assicurarlo con un accordo aggiuntivo al contratto di cooperazione. Solitamente si utilizzano 15 o 30 giorni di differimento.
Motivare i dipendenti ad aumentare la produttività. In questo caso è auspicabile utilizzare un sistema che possa far dipendere strettamente il pagamento dei guadagni ai dipendenti dalla tempistica dei crediti.
Sviluppare lo schema stesso in base al quale avrà luogo la procedura per i pagamenti differiti forniti ai clienti.
È importante determinare i parametri e valutare le informazioni fornite dal consumatore sui beni di valore che possono essere utilizzati per coprire i crediti in caso di crescita intensiva.
È necessario distribuire correttamente le responsabilità che i servizi legali, commerciali e finanziari e i dipartimenti della società hanno nel monitorare i crediti.