Memantau status penghutang dan pemiutang. Kawalan akaun belum terima Penjejakan akaun belum bayar

11.09.2012

Dalam organisasi pembuatan dan teknologi dengan pelbagai produk, perkhidmatan dan pangkalan pelanggan yang sentiasa berkembang, tidak mudah untuk memantau sejauh mana pelanggan memenuhi kewajipan mereka. Beliau berkongsi pengalamannya dalam membina sistem kawalan penghutang dalam organisasi yang serupa dalam artikelnya. Elizaveta Ivanova, Pengarah Kewangan Diesel Technologies LLC.

Pembinaan sistem kawalan penghutang

- komponen penting modal kerja mana-mana organisasi. Teknologi diesel tidak terkecuali. Kami menyediakan perkhidmatan untuk operasi dan pembaikan peralatan bahan api diesel. Perniagaan auto sedang berkembang, dan dengan itu bilangan syarikat khusus semakin meningkat. Anda sentiasa perlu berada di jari kaki anda. Penggunaan perangsang jualan seperti penyediaan kredit perdagangan dan pembayaran tertunda sama sekali bukan alat yang berlebihan dalam memperjuangkan bakal pelanggan. Pengurusan akaun belum terima secara langsung mempengaruhi keuntungan syarikat dan menentukan dasar untuk memberikan kredit dan diskaun kepada pelanggan.

Elemen utama sistem kawalan akaun belum terima termasuk: kawalan dan perakaunan kontrak dengan pelanggan, kawalan pendaftaran jualan barang, penubuhan sifat akaun belum terima. Di samping itu, tugas pakar kewangan syarikat kami dalam menguruskan akaun belum terima termasuk:

1) menentukan tahap risiko insolvensi pembeli,

2) pengiraan nilai ramalan rizab untuk hutang ragu,

Adalah penting untuk ambil perhatian bahawa sistem kawalan akaun belum terima mesti meliputi semua peringkat penjualan barangan - dari saat membuat perjanjian dengan pembeli kepada penjualan barangan sebenar.

Di syarikat kami, pembinaan sistem kawalan penghutang bermula dengan penciptaan jawatankuasa kredit. Saya mendapat pengalaman dalam membentuk bahagian sebegini dalam organisasi semasa bekerja dalam industri jualan kayu. Ini adalah pasaran yang agak sempit, dan persaingan di dalamnya sangat tinggi. Jabatan kredit membenarkan kami mengawal hubungan dengan pelanggan, sambil mewujudkan keadaan yang selesa untuk kerjasama. Apabila pelanggan bermasalah muncul di Diesel Technologies, idea untuk membangunkan sistem yang serupa, hanya dengan mengambil kira ciri-ciri perniagaan tertentu ini, pada mulanya kelihatan tidak realistik. Struktur organisasi yang terlalu berbeza dan profil aktiviti yang berbeza. Walau bagaimanapun, pada akhirnya konsep itu dibangunkan, dan kini projek itu sedang dilaksanakan secara aktif.

Fungsi jabatan kredit syarikat Diesel Technologies termasuk organisasi dan pelaksanaan sistem kawalan penghutang, serta penyelenggaraan selanjutnya pada tahap yang sepatutnya. Kami bermula dengan menentukan tahap tanggungjawab semasa membuat keputusan yang memerlukan kelulusan oleh ahli jawatankuasa kredit.

Peguam membangunkan satu bentuk kontrak bersatu untuk pembekalan barangan dengan bayaran tertunda, mandatori untuk semua bahagian syarikat.

Bentuk perjanjian ini telah dikuatkuasakan oleh perintah berasingan pengarah besar organisasi. Perjanjian penghantaran dengan pembayaran tertunda, dibuat dalam bentuk yang berbeza, tidak lagi sah dan tertakluk kepada kesimpulan semula. Pelanggan telah diberi amaran tentang perkara ini melalui surat maklumat berasingan yang dihantar kepada rakan niaga bersama-sama dengan borang kontrak baharu.

Antara lain, kontrak bersatu untuk pembekalan barang dengan bayaran tertunda mengandungi peruntukan berikut (ekstrak):

4.3. Pembayaran untuk Barangan dibuat mengikut susunan berikut:

Dalam ___ (___________) hari perniagaan dari tarikh pengeluaran invois/invois/spesifikasi, Pembeli memindahkan ke akaun bank Pembekal sejumlah 100% daripada kos Barang yang dinyatakan dalam spesifikasi, invois dan invois.

4.4. Penangguhan bayaran mengikut klausa 4.3. Perjanjian ini diberikan kepada rakan niaga tertakluk kepada jumlah bulanan pembelian Barangan di bawah Perjanjian ini dalam jumlah sekurang-kurangnya ____________ (___________) rubel sebulan.

4.5. Had hutang Pembeli kepada Pembekal untuk Barangan yang dihantar tidak boleh melebihi _____________ (___________) rubel.

4.6. Jika syarat yang dinyatakan dalam klausa 4.4 tidak dipenuhi, bayaran tertunda boleh dikurangkan atau digantikan dengan 100% prabayaran.

Perubahan dalam prosedur pembayaran untuk Barangan yang dihantar mesti didokumenkan dalam Lampiran yang berasingan.

4.7. Sekiranya menggunakan kredit perdagangan, Pembeli berjanji untuk memberikan salinan dokumen entiti undang-undang berikut yang diperakui dengan sewajarnya (ekstrak daripada Daftar Entiti Undang-undang Negeri Bersepadu, sijil pendaftaran, sijil pendaftaran cukai, surat daripada bank mengenai akaun semasa terbuka , penyata kewangan (borang 1, borang 2), surat kuasa untuk menandatangani kontrak). Semua dokumen mesti mengandungi tulisan "Salinan adalah betul" dan disahkan dengan tandatangan Ketua Pengarah dan meterai Pembeli.

4.8. Kewajipan Pembeli untuk membayar Barangan dianggap dipenuhi selepas dana dikreditkan ke akaun Pembekal."

Di samping itu, helaian terakhir salinan kontrak kami menyediakan pengesahan mandatori oleh beberapa wakil syarikat: pengarah komersial dan kewangan, pengarah besar. Tanggungjawab untuk menandatangani borang kontrak bersatu dan kelengkapan dokumentasi yang disertakan telah diserahkan kepada pengurus jualan yang bertanggungjawab.

Seterusnya, kami membuat perubahan yang sesuai pada algoritma pendaftaran transaksi dalam sistem maklumat syarikat. Tidak seperti kontrak dengan sistem prabayar, yang didaftarkan oleh pengurus jualan sendiri, pendaftaran kontrak dengan bayaran tertunda adalah tanggungjawab pengurus kewangan. Pada masa yang sama, dia menyemak kesempurnaan dokumentasi yang disertakan, kehadiran tandatangan orang yang bertanggungjawab dan menetapkan syarat yang sesuai untuk kredit perdagangan (had kredit, penangguhan dalam hari) dalam sistem maklumat. Jika sekatan yang ditentukan telah ditetapkan - melebihi had kredit atau terdapat kelewatan dalam pembayaran - barang tidak dapat dihantar secara automatik.

Peringkat seterusnya dalam mewujudkan sistem yang jelas untuk memantau penghutang ialah memasukkan item "Bahagian penghutang tertunggak, %" di antara penunjuk prestasi utama pengurus jualan. Penunjuk ini dipantau setiap bulan dan termasuk dalam pengiraan semasa mengira bonus bulanan.

Akaun belum terima XXXXXXX LLC pada ___________ 2012

Setiap bulan, sebelum 1 hari bulan selepas bulan pelaporan, pakar dari jabatan kewangan membuat laporan mengenai status belum terima, termasuk yang tertunggak. Pengurus kewangan memberikan hasil yang diperoleh kepada pengarah kewangan dan komersial. Sebaliknya, pengarah komersial menyampaikan hasil audit kepada pengurus jualan yang bertanggungjawab untuk mengawal akaun belum terima dan menentukan tindakan selanjutnya untuk membayar balik hutang.

Peringkat kutipan penghutang tertunggak dan orang yang bertanggungjawab pada setiap peringkat prosedur ini juga dikenal pasti.

Oleh itu, organisasi membina sistem untuk memantau penghutang, meliputi semua peringkat penjualan barangan dari saat kejadiannya sehingga penerimaan sebenar dana ke dalam akaun bank syarikat apabila mengutip tertunggak belum terima.

Sedikit perkataan tentang memantau kesahihan saiz had kredit yang disediakan. Setiap bulan, pada tarikh terakhir bulan semasa, pengerusi jawatankuasa kredit menerima laporan mengenai status akaun belum terima, yang mengandungi maklumat bukan sahaja mengenai transaksi semasa dengan pembayaran tertunda, tetapi juga data mengenai jumlah jualan terkumpul daripada permulaan tahun dan purata volum jualan bulanan bagi setiap pelanggan:

Laporan ini membolehkan anda menilai sejauh mana pelanggan mematuhi syarat-syarat peruntukan kredit perdagangan yang ditetapkan di bawah perjanjian (lihat klausa 4.4 perjanjian) dan, jika perlu, membuat pelarasan yang sesuai.

saya.Peraturan jualan sebagai alat untuk mengawal akaun belum terima

Peringkat penting dalam membina sistem kawalan penghutang ialah pembangunan dan pelaksanaan peraturan pengurusan jualan.

Tujuan memperkenalkan dokumen kawal selia dalaman ini adalah untuk meminimumkan kesilapan dalam penjualan barangan dan membahagikan bidang tanggungjawab pekerja dalam pelaksanaan proses perniagaan ini. Memandangkan pemberian kredit perdagangan adalah salah satu alat jualan, algoritma untuk mengawal penghutang juga dimasukkan dalam peraturan yang ditetapkan.

Menganjurkan jualan mengikut skim yang jelas memungkinkan untuk menguruskan proses jualan dan komunikasi dengan pelanggan dengan cepat.

Peraturan pengurusan jualan termasuk:

• perihalan proses perniagaan menjual barang, dengan mengambil kira kebolehubahan kaedah sedia ada untuk menjual barang dalam organisasi:
• penghantaran barangan secara bayaran pendahuluan;
• penghantaran barang dengan bayaran tertunda;
• penjualan barangan untuk eksport.
• gambar rajah struktur proses penjualan barangan dan perkhidmatan pelanggan;
• tanggungjawab utama dan kedua pengurus jualan, serta pekerja gudang dan perakaunan;
• langkah untuk mengawal akaun belum terima.

Peraturan menetapkan syarat untuk menyediakan pinjaman komersial kepada pembeli. Mereka menetapkan bahawa operasi ini dijalankan hanya untuk pelanggan yang mempunyai sejarah pembelian yang positif untuk sekurang-kurangnya 6 bulan sebelumnya, dengan perolehan berterusan dan ketiadaan pulangan dan tuntutan yang tidak berasas daripada pembeli. Tempoh maksimum pembayaran tertunda yang diberikan kepada pelanggan tidak boleh melebihi 45 hari kalendar dari tarikh penghantaran barang.

Ia juga mentakrifkan had tanggungjawab pengurus pada tahap yang berbeza apabila memutuskan saiz had kredit untuk pelanggan. Keputusan untuk memberikan had kredit untuk jumlah melebihi 50,000 dan sehingga 500,000 rubel dipersetujui dengan pengarah kewangan dan komersial. Lebih 500,000 rubel - dengan pengarah besar.

Adalah penting untuk ambil perhatian bahawa mendaftarkan syarat perjanjian pembekalan dengan had kredit yang ditetapkan dalam sistem maklumat syarikat adalah tanggungjawab pengurus kewangan, dan bukan pengurus jualan. Jika satu atau syarat lain melebihi, proses penjualan barang secara automatik disekat oleh sistem dan penghantaran barang menjadi mustahil. Hanya pengurus kewangan boleh menukar syarat kredit pelanggan dalam pangkalan maklumat syarikat yang lain tidak mempunyai hak ini.

Saya ingin menekankan bahawa penyahpepijatan sistem maklumat syarikat untuk memenuhi keperluan yang berkaitan bagi memastikan kawalan hutang adalah prasyarat untuk mewujudkan sistem pengurusan akaun belum terima yang berfungsi.

Peringkat menjual barang dengan bayaran tertunda juga tidak dibiarkan tanpa perhatian. Jika terdapat kelewatan dalam pembayaran untuk penghantaran sebelumnya, pengurus jualan bertanggungjawab untuk menggantung semua penghantaran berikutnya kepada pelanggan sehingga hutang tertunggak dibayar balik, atau membuat penghantaran berikutnya dengan bayaran pendahuluan. Selaras dengan peraturan, tanggungjawab untuk memantau penerimaan dana apabila penghantaran barang dengan bayaran tertunda diberikan kepada pengurus jualan.

II.Kerja pencegahan dan mekanisme untuk mengutip hutang tertunggak

Di samping mengawal selia peringkat membuat perjanjian pembekalan, menjual barang, memulangkan barang oleh pembeli dan pergerakan dalaman barang, peraturan pengurusan jualan mengandungi algoritma untuk tindakan pekerja apabila mengutip hutang tertunggak dan menjalankan kerja pencegahan apabila kejadian itu berlaku.

Oleh itu, pengurus jualan memastikan pematuhan dengan prosedur berikut untuk menguruskan penghutang:

1) Dari 1 hingga 30 hari dari tarikh hutang timbul, pengurus jualan yang bertanggungjawab menghantar peringatan pembayaran seminggu sekali (setiap hari Isnin).

2) 2-3 hari sebelum pembayaran perlu dibayar, pengurus jualan melalui telefon mengingatkan pelanggan tentang tamat tempoh penangguhan dan keperluan untuk membayar balik hutang.

3) Jika pembayaran tidak dibuat tepat pada masanya, pengurus jualan membuat panggilan setiap hari untuk mengetahui sebab dan membuat jadual pembayaran balik hutang.

4) Pada masa yang sama, dalam tempoh dari 1 hingga 60 hari kelewatan, pengurus jualan yang bertanggungjawab menghantar permintaan pembayaran pertama kepada pelanggan sekali seminggu (setiap hari Isnin). Dalam masa 2 hari selepas menghantar permintaan, pengurus mesti menghubungi pelanggan untuk mengesahkan penerimaan permintaan ini dan meminta maklumat tentang tindakan yang diambil oleh pelanggan.

Jika pembayaran tertunggak selama lebih daripada 60 hari, tindakan untuk membayar balik hutang dijalankan oleh jabatan kewangan dan undang-undang pejabat pusat. Pengurus kewangan mengambil semua langkah yang mungkin untuk penyelesaian pra-percubaan dan pemulangan belum terima yang tertunggak, termasuk menghantar permintaan kedua untuk pembayaran kepada pelanggan.

Apabila tempoh penangguhan 180 hari dicapai, jabatan undang-undang menyediakan pakej dokumen untuk memindahkan kes ke mahkamah timbang tara atau kepada agensi untuk mengutip piutang, setelah menghantar surat yang sepadan kepada klien sebelum ini.

Semua kaedah di atas untuk mengutip belum terima tertunggak secara beransur-ansur disesuaikan dengan bidang Teknologi Diesel. Metodologi yang dicadangkan membolehkan anda mengawal akaun belum terima pada semua peringkat kejadian dan kewujudannya, dan juga dengan ketara mengurangkan risiko yang berkaitan dengan pinjaman perdagangan kepada pelanggan.

Adalah penting untuk ambil perhatian bahawa untuk kecekapan yang lebih tinggi adalah juga perlu untuk menghubungkan sistem motivasi untuk pengurus jualan dengan sistem kawalan akaun belum terima. Sebagai contoh, masukkan sebagai salah satu penunjuk prestasi utama volum (bahagian) penghutang tertunggak dalam jumlah volum "penghutang" pada tarikh pelaporan.

Sesetengah organisasi juga menggunakan insurans kredit - langkah terhadap kerugian hutang lapuk yang tidak dijangka. Tetapi saya akan menasihati, sebelum membuat keputusan muktamad untuk membeli perlindungan sedemikian, untuk menilai purata kerugian hutang lapuk yang dijangkakan, keupayaan kewangan syarikat untuk menahan kerugian ini dan kos insurans segera.

Elizaveta Ivanova, pengarah kewangan Diesel Technologies LLC

FD.ru

Akaun belum terima adalah aset penting dan memainkan peranan penting dalam aktiviti kewangan dan ekonomi sesebuah perusahaan. Bahagian yang tinggi dalam struktur keseluruhan aset entiti perniagaan mengurangkan kecairan dan kestabilan kewangan perusahaan dan meningkatkan risiko kerugian kewangan. Jumlah penghutang perusahaan dipengaruhi oleh kedua-dua faktor luaran (keadaan umum ekonomi dan pembayaran dalam negara, keberkesanan sistem monetari, tahap inflasi, kapasiti pasaran dan ketepuannya), dan faktor dalaman: pemantauan penghutang , tahap profesionalisme dalam menguruskan hutang penghutang, serta keadaan perakaunannya.

Menganjurkan kawalan ke atas penghutang melibatkan menjalankan satu set langkah yang bertujuan untuk mengurangkan risiko tidak membayar penghutang. Tiada kaedah yang diterima umum untuk mengawal akaun belum terima; banyak tuas untuk mengurusnya bergantung pada spesifikasi industri perusahaan, skala, pusing ganti, keadaan pasaran dan penunjuk lain. Walau bagaimanapun, semasa mengatur kawalan, anda boleh memberi tumpuan kepada beberapa faktor utama.

Elemen utama sistem kawalan akaun belum terima termasuk:

• kawalan dan perakaunan kontrak dengan pelanggan,
• kawalan dokumentasi,
• mewujudkan sifat penghutang,
• pelaksanaan kawalan tepat pada masanya dan
• mengambil langkah-langkah yang perlu.

Adalah penting untuk mengambil kira bahawa sistem kawalan akaun belum terima mesti meliputi semua peringkat penjualan barang, kerja (penyediaan perkhidmatan) - dari saat menyimpulkan perjanjian dengan pembeli kepada penjualan sebenar barang, kerja (peruntukan). perkhidmatan) dan resit pembayaran. Akibatnya, semua perkhidmatan (jabatan) yang berinteraksi dengan rakan niaga (pengurus, peguam, akauntan dan pakar lain) mesti dimasukkan dalam proses pemantauan penghutang.

Untuk melaksanakan sistem kawalan penghutang, perusahaan perlu membangunkan peraturan yang memperuntukkan:

• semua orang yang bertanggungjawab pada setiap peringkat kerja dengan rakan niaga (dari peringkat membuat perjanjian hingga saat pembayaran hutang);
• prosedur untuk kerja awal dengan bakal penghutang mengenai kesolvenan mereka, memantau pemenuhan kewajipan mereka tepat pada masanya;
• tempoh pemantauan hutang (setiap hari, setiap tiga hari atau tempoh lain yang boleh diterima);
• bentuk dokumen yang mendedahkan senarai penghutang yang menunjukkan jumlah hutang, syarat pembayaran balik hutang di bawah kontrak, bilangan hari kelewatan, langkah yang diambil untuk mengutip hutang tertunggak, dsb.;
• langkah-langkah untuk mengutip hutang tertunggak (notis pembayaran lewat, surat tuntutan, penggantungan penghantaran, rundingan pembayaran hutang, memfailkan tuntutan mahkamah, dll.), masa pelaksanaan langkah-langkah yang disediakan.
• mengenal pasti tahap risiko pembeli yang tidak bertanggungjawab dengan mengira rizab untuk hutang ragu.

Sebagai sebahagian daripada kawalan, adalah perlu untuk menganalisis ketersediaan semua dokumen hak milik untuk berlakunya penghutang jika tiada sebarang dokumen, orang yang bertanggungjawab mesti mengambil semua langkah yang mungkin untuk mendapatkan dokumen ini (contohnya: ketiadaan dokumen ini; perjanjian, perbuatan atau dokumen lain mengenai urus niaga), jika tidak terdapat risiko bukan kutipan belum terima meningkat dengan ketara.

Laporan untuk memantau penghutang boleh disediakan dalam bentuk dokumen yang dibentangkan dalam jadual di bawah:

Berdasarkan maklumat yang dibentangkan dalam jadual, masa kejadian, jumlah hutang, langkah-langkah yang diambil untuk mengutip hutang, serta maklumat tentang kesolvenan penghutang dianalisis. Maklumat yang diperoleh akan membantu anda membuat keputusan yang betul apabila mempertimbangkan langkah-langkah yang mungkin bertujuan untuk mengutip belum terima.

Sebagai langkah pencegahan untuk mengelakkan berlakunya akaun belum terima tertunggak, adalah perlu untuk melaksanakan langkah-langkah berikut:

• menjalankan penilaian ramalan tahap kestabilan kewangan dan kesolvenan bakal pembeli (pelanggan) sebelum membuat kontrak;
• kemasukan dalam kontrak dengan pembeli dan pelanggan syarat-syarat penting yang menentukan prosedur untuk pelaksanaan mereka, penalti untuk kegagalan untuk memenuhi kewajipan;
• mewujudkan sistem diskaun sekiranya pembayaran awal bil syarikat;
• pengenalan sistem tanggungjawab untuk pengurus jualan untuk pembayaran bil syarikat lewat oleh pelanggan mereka;
• menetapkan jumlah maksimum untuk kemungkinan transaksi berdasarkan meminimumkan bilangan hutang ragu;
• inventori penyelesaian yang tepat pada masanya dengan penghutang.

Mengatur dan melaksanakan kawalan ke atas akaun belum terima akan mengurangkan dengan ketara risiko tidak membayar dan kerugian yang tidak dijangka, yang akhirnya akan memberi kesan positif kepada prestasi kewangan perusahaan.

Kawalan ke atas penghutang dan pemiutang merupakan bahagian penting dalam pembentukan aliran kewangan dalam perusahaan. Dalam amalan, terdapat banyak kaedah untuk melaksanakan kawalan hutang. Kaedah ini membolehkan anda menjejaki penghutang dan pemiutang organisasi tepat pada masanya. Dan juga mengenal pasti sebab-sebab tidak membayar.

Akaun belum terima adalah aset perusahaan, oleh itu kawalan ke atas penghutang adalah perlu untuk perusahaan. Jika tidak, organisasi mungkin menghadapi beberapa masalah, iaitu peningkatan hutang. Yang seterusnya boleh menyebabkan tidak membayar obligasi semasa. Dan pada masa hadapan, kepada muflis.

— Bagaimanakah hutang dikesan?

Penjejakan akaun belum terima dijalankan dengan memantau tarikh akhir pembayaran di bawah kontrak dengan pembeli dan pelanggan. Perlu diingat bahawa mungkin terdapat pembayaran tertunda. Oleh itu, tarikh pembayaran semasa mesti diambil kira. Jika pembeli tidak dapat membayar produk (kerja, perkhidmatan), maka tertunggak akan timbul.

Akaun belum bayar dipantau dengan memantau tarikh akhir pembayaran di bawah kontrak dengan pembekal dan kontraktor. Jika syarikat tidak dapat membayar hutang tepat pada masanya, ia mungkin meminta bayaran tertunda daripada pembekal. Akaun belum bayar tertunggak berlaku apabila pembekal telah membuat jualan kepada syarikat dan bayaran belum diterima.

Untuk mengesahkan hutang, adalah perlu untuk melakukan perdamaian dengan rakan niaga (sekurang-kurangnya sekali setiap suku). Penyesuaian ini akan memastikan syarikat dapat menjejaki hutang dengan betul. Memandangkan data antara rakan niaga dan syarikat mungkin berbeza. Dalam kes ini, urus niaga perniagaan ditunjukkan dalam rekod perakaunan dan penyelarasan dilakukan.

PENTING. Sekiranya statut had telah berlalu (3 tahun), maka organisasi mempunyai hak untuk menghapus kira penghutang atau pemiutang sebagai keuntungan (kerugian). Ia juga mungkin untuk menghapus kira hutang lebih awal daripada jadual jika syarikat telah dibubarkan atau bankrap. Dalam kes ini, apabila hutang tertunggak timbul, anda perlu menyemak sama ada perusahaan itu beroperasi atau tidak.

— Apakah kawalan akaun belum terima?

Apabila menganalisis aktiviti syarikat, pertama sekali adalah perlu untuk menganalisis akaun belum terima. Memandangkan akaun belum terima merupakan aspek utama dalam pembentukan aliran kewangan sesebuah perusahaan. Dalam kunci kira-kira, akaun belum terima mewakili aset semasa perusahaan. Jika akaun belum terima tidak dikawal, masalah kewangan mungkin timbul.

Dalam amalan, banyak syarikat tidak mengawal akaun belum terima dan tertanya-tanya apakah kawalan akaun belum terima. Isu ini tidak dinafikan penting dalam kehidupan syarikat. Kawalan akaun belum terima ialah pengurusan hutang kepada perusahaan daripada pembeli. Menjawab soalan dengan kata lain, ini adalah hutang pembeli yang timbul dalam tempoh pelaporan.

Kawalan boleh dijalankan oleh jabatan khas yang menganalisis akaun belum terima pada tarikh pelaporan. Pakar mesti menjalankan prosedur berikut untuk mengawal akaun belum terima:

2) mengikut laporan perdamaian, menuntut bayaran daripada pembeli;

3) jika pembayaran tidak diterima - menghantar surat rasmi kepada ketua syarikat mengenai pembayaran hutang;

4) Jika bayaran tidak diterima, pergi ke mahkamah.

Untuk memudahkan kerja anda, anda boleh membuat jadual untuk kutipan hutang.

Jadual 1

Jumlah Hutang Rayuan Rayuan pertama rayuan kedua rayuan ketiga

Jadual ini akan membolehkan pakar menganalisis tindakan syarikat dan mengutip hutang tepat pada masanya. Anda juga boleh menambah tempoh pengumpulan. Contohnya, 15 hari mesti berlalu sebelum meminta laporan perdamaian dan menghantar surat, dsb. Sekali setahun, syarikat mesti menjalankan inventori hutangnya, ini akan membolehkannya menjejaki hutang ragu. Pada masa kutipan hutang, akauntan mesti menyerahkannya kepada akaun luar kunci kira-kira. Akibatnya, pakar akan mempunyai peluang untuk mengutip hutang untuk tempoh tertentu dan mengelakkan merekodkan kerugian untuk perusahaan. Oleh itu, pembayaran daripada pembeli dan pelanggan, serta penghutang lain, harus dipantau dan dikawal dengan teliti.

— Apakah kawalan ke atas akaun belum bayar?

Kawalan pemiutang akaun ialah penyelesaian hutang antara perusahaan dan pembekal. Kawalan hutang dijalankan seperti berikut:

1) pengesahan hutang daripada pembekal - membuat laporan penyesuaian untuk tarikh pelaporan dan membetulkan kesilapan dalam perakaunan, jika diperlukan;

2) apabila hutang ditemui, adalah perlu untuk mengambil kira syarat pembayaran di bawah kontrak. Sekiranya tempoh di bawah kontrak dengan pembekal telah tamat, maka syarikat itu mempunyai peluang untuk meminta bayaran tertunda daripada rakan niaga.

Akaun belum bayar dibahagikan kepada:

— kepada pembekal dan kontraktor;

— kepada kakitangan gaji;

— sebelum badan belanjawan dan belanjawan tambahan;

- sebelum pemiutang lain;

- kepada pengasas.

PENTING. Pertama sekali, adalah perlu untuk mengawal hutang kepada dana belanjawan dan tambahan belanjawan untuk mengelakkan penalti dan faedah. Seterusnya pembayaran gaji kepada pekerja. Untuk kelewatan gaji, pekerja dibayar pampasan. Dan untuk kelewatan berikutnya dalam pembayaran buruh, syarikat itu menghadapi denda 100,000 rubel.

Kawalan ke atas akaun belum bayar juga merupakan kawalan ke atas perbelanjaan perusahaan. Penggunaan dana yang optimum akan meningkatkan kecekapan organisasi untuk mematuhi dasar kredit. Menguruskan perbelanjaan anda adalah kunci kejayaan pembangunan sesebuah perusahaan. Pembayaran kepada pembekal hendaklah dibuat dalam tempoh masa maksimum seperti yang ditetapkan dalam kontrak.

Perlu diingatkan bahawa pemantauan penghutang dan pemiutang memainkan peranan penting dalam aktiviti ekonomi organisasi. Analisis akan membolehkan anda mengumpul dana dan membayar obligasi semasa tepat pada masanya. Dan juga mengelakkan kerugian kewangan.

Pendekatan yang cekap diperlukan untuk menguruskan akaun belum terima. Sesetengah pengurus dengan jelas menstrukturkan semua proses perniagaan yang berkaitan dengan pemberian bayaran tertunda kepada kontraktor, manakala yang lain lebih suka membiarkan semuanya berjalan lancar. Jika organisasi, seperti yang ditunjukkan oleh amalan, tidak memberi perhatian yang sewajarnya untuk bekerja dengan akaun belum terima, ia selalunya berakhir dengan sedih.

Akaun belum terima adalah sebahagian daripada modal kerja dan mencirikan pengalihan dana daripada pusing ganti perusahaan dan penggunaannya oleh penghutang. Dari sudut pandangan undang-undang, akaun belum terima difahami sebagai hak milik, yang mewakili salah satu objek hak sivil (Perkara 128 Kanun Sivil Persekutuan Rusia). Tuntutan harta organisasi terhadap kontraktor yang tidak membayar barangan, kerja yang dilakukan, perkhidmatan yang diberikan, dsb. tepat pada masanya adalah contoh penghutang yang biasa dan paling biasa. Dalam jumlah yang lebih kecil, penghutang timbul dalam rangka kerja obligasi bukan kontrak: daripada menyebabkan kemudaratan atau pengayaan yang tidak adil. Dalam bidang perhubungan undang-undang menegak, penghutang timbul apabila, atas sebab tertentu, badan kerajaan diwajibkan untuk membuat pembayaran pampasan kepada organisasi. Oleh itu, akaun belum terima ialah tuntutan harta kepada orang lain yang termasuk dalam harta organisasi.

Hujah untuk keperluan kawalan

Isu pengurusan akaun belum terima memerlukan pertimbangan yang teliti, kerana, pertama sekali, ia adalah soal kestabilan kewangan dan, oleh itu, keselamatan perniagaan.

Dengan membenarkan isu penghutang diselesaikan "sendiri", pemilik dan pengurus syarikat dengan itu melindungi diri mereka daripada membuang masa dan usaha yang diperlukan untuk memulihkan keadaan di kawasan ini (membangunkan dokumen, menganalisis "penghutang," memantau tindakan pekerja, dsb. .). Dan semuanya kelihatan baik-baik saja. Tetapi adakah pemilik bersedia untuk kehilangan perniagaan yang telah mereka laburkan begitu banyak masa dan usaha? Adakah pengurus atasan bersedia untuk kehilangan pekerjaan dan kehilangan reputasi kerana keruntuhan perniagaan yang tidak dapat menahan masalah dengan akaun belum terima...?

Jawapannya akan kelihatan jelas. Walau bagaimanapun, dalam kebanyakan organisasi, kawalan akaun belum terima diabaikan, yang membawa kepada akibat negatif seperti:

1. Kehilangan dana. Ia berikutan masalah syarikat shell yang menerima bayaran tertunda tanpa sebarang alasan munasabah dan tidak membayar balik hutang. Tiada apa-apa yang perlu diambil dari syarikat sedemikian, dan oleh itu walaupun kehadiran keputusan mahkamah tidak menjamin perniagaan pemiutang mengembalikan dananya.
2. Kehilangan kestabilan kewangan syarikat. Jika akaun belum terima tidak dibayar balik, syarikat tidak akan mempunyai apa-apa untuk membayar bayaran wajibnya (cukai, gaji kakitangan, dsb.).
3. 3. Kecekapan rendah menggunakan sumber syarikat. Kutipan hutang biasanya dikendalikan oleh ramai pekerja dalam syarikat: pengurus, peguam, pengarah. Ini membazir masa yang boleh digunakan dengan lebih cekap, contohnya, pada pembangunan dan projek baharu. Di samping itu, perlu diingati tentang kos undang-undang apabila mengutip hutang, yang juga boleh berjumlah jumlah yang besar.
4. Kehilangan atau kemerosotan reputasi perniagaan. Segala-galanya penting dalam perniagaan, tetapi reputasi dan hubungan pelanggan adalah amat penting. Jika syarikat menghantar produk kepada seorang pelanggan, ini bermakna produk tersebut tidak pergi ke pelanggan lain. Atau syarikat lain menerima produk itu kemudian. Akibatnya, hubungan dengan pelanggan merosot. Tetapi, kemungkinan besar, sebagai tambahan kepada masalah reputasi, masalah kewangan juga akan timbul. Pelanggan yang berminat untuk menyelesaikan transaksi tidak akan menunggu, tetapi akan memesan produk yang serupa daripada pesaing. Sudah tentu, kita tidak bercakap tentang produk yang gudang itu terlebih stok dan yang syarikat terpaksa menjual dengan apa-apa syarat.
5. Kehilangan kelebihan daya saing. Sebarang penghutang adalah dana beku. Lebih-lebih lagi, mereka sama ada dipinjam atau dimiliki. Anda boleh melabur wang anda sendiri dalam perniagaan dan menerima pendapatan daripadanya. Anda perlu membayar faedah ke atas wang yang dipinjam. Walau apa pun, kos tambahan timbul, yang dalam mikroekonomi dipanggil alternatif.

Analisis menyeluruh mungkin mendedahkan masalah lain. Pada masa yang sama, adalah perlu untuk mempertimbangkan setiap organisasi secara menyeluruh. Satu perkara yang jelas - akaun belum terima sentiasa menjadi beban tambahan kepada perniagaan, dan, seperti yang ditunjukkan oleh amalan, tidak setiap perniagaan mampu menanggung beban sedemikian.

Salah satu peraturan utama pengurusan berkata: "jika anda ingin mengurus, mula mengukur." Itulah sebabnya, apabila menguruskan akaun belum terima, adalah sangat penting untuk menganalisis penunjuknya secara berkala.

Kaedah dan langkah kawalan

Kawalan berkesan ke atas akaun belum terima memerlukan perakaunan berasingan bagi dua jenis utamanya: tidak tertunggak dan tertunggak. Penghutang yang tidak tertunggak ialah hutang mana-mana pihak ketiga untuk obligasi, tarikh matang yang pada masa penggubalan kunci kira-kira belum tiba. Mereka, pada dasarnya, boleh diperolehi jika penghutang menjalankan tugasnya dengan betul. Oleh itu, hutang ini boleh dipulihkan.

Akaun belum terima adalah hutang mana-mana pihak ketiga untuk obligasi, tarikh akhir yang pada masa penyediaan kunci kira-kira telah datang dan dilanggar oleh penghutang.

Pengenalpastian penghutang difasilitasi oleh inventori penyelesaian dengan rakan niaga, yang diwajibkan sebelum membuat laporan tahunan. Walau bagaimanapun, ini tidak mencukupi untuk mendapatkan maklumat yang boleh dipercayai tentang status penyelesaian, kerana masalah dengan rakan niaga mungkin timbul pada tahun pelaporan. Oleh itu, cara utama untuk memantau status akaun belum terima adalah penyelarasan penyelesaian secara tetap (sebaik-baiknya bulanan) dengan rakan niaga. Jika sumber buruh membenarkan, adalah dinasihatkan untuk menjalankan kawalan sedemikian sekurang-kurangnya dua kali sebulan. Ini terutamanya disebabkan oleh faktor manusia. Motivasi pengurus jualan sering "terikat" dengan pengumpulan dana, yang sudah pasti betul. Tetapi pengurus menggunakan banyak cara yang berbeza untuk melakukan ini, dan tidak semuanya adalah untuk kepentingan terbaik syarikat. Oleh itu, pendekatan bersepadu diperlukan, yang, bersama-sama dengan kaedah yang digunakan untuk memotivasikan kakitangan, juga termasuk langkah-langkah organisasi yang berkaitan dengan kawalan kewangan.

Dalam pemahaman majoriti besar pengurus, perkhidmatan kewangan dan ekonomi hanya mengganggu dan melambatkan pembangunan perniagaan. Tetapi dari sudut pandangan objektif, dia adalah sauh yang diperlukan oleh setiap kapal. Dalam kes ini, langkah kawalan yang dijalankan oleh perkhidmatan ini untuk bekerja dengan akaun belum terima membolehkan sejumlah besar wang dikembalikan kepada syarikat. Malah fakta memperkenalkan langkah kawalan mendisiplinkan pengurus jualan.

Aktiviti untuk menguruskan akaun belum terima boleh dibahagikan kepada aktiviti yang bersifat organisasi dan aktiviti yang bertujuan untuk menilai pelbagai penunjuk akaun belum terima.

Untuk melaksanakan langkah-langkah organisasi, sekurang-kurangnya, perkara berikut diperlukan:

• melantik orang yang bertanggungjawab untuk kawalan akaun belum terima dalam syarikat, ini mungkin juruaudit atau juruaudit dalaman;
• tetapkan titik kawalan, pada tarikh berapa akaun belum terima akan dipantau;
• memperkenalkan peraturan yang jelas untuk penghantaran barang(kerja, perkhidmatan) atas syarat pembayaran tertunda dan kertas kerja. Pelaksanaan peraturan selepas berkuat kuasa mesti dipantau;
• mengambil kira jumlah akaun belum terima(penunjuk akaun belum terima) dalam sistem motivasi pekerja syarikat yang terlibat dalam jualan;
• tetapkan had kredit untuk semua rakan niaga mengikut tempoh dan jumlah pembayaran tertunda yang diberikan. Bentuk jawatankuasa kredit, perkenalkan dan patuhi peraturan kerjanya. Berdasarkan keputusan jawatankuasa kredit, rakan niaga akan diberikan pembayaran tertunda;
• melantik pengarah komersial sebagai orang yang bertanggungjawab bagi keadaan akaun belum terima, dan ia harus dikawal oleh juruaudit atau juruaudit dalaman, dan adalah penting bahawa juruaudit melaporkan terus kepada pengurus (pengarah besar).

Untuk menilai pelbagai penunjuk akaun belum terima, anda perlu:

• mengatur penyediaan belanjawan akaun belum terima oleh rakan niaga— pembeli dan kawasan aktiviti mereka. Klasifikasi ini membolehkan kami memahami pelanggan dengan lebih baik dan menggunakan kaedah yang berbeza untuk menilai status berbeza dan keadaan pinjaman mereka. Merangka belanjawan sedemikian akan membantu meramalkan tahap akaun belum terima untuk tempoh masa depan dan menyesuaikannya dalam masa;
• untuk merancang akaun belum terima pada akhir setiap bulan adalah disyorkan hitung nisbah kutipan, yang menunjukkan bahagian pembayaran untuk produk yang dihantar sebelum ini dalam tempoh semasa. Sebagai contoh, jika, mengikut syarat kontrak, pembeli membayar 80% daripada kos barang yang dibeli pada masa pembelian, dan baki 20% pada bulan berikutnya, maka nisbah kutipan bulan semasa ( di bawah kontrak ini) akan menjadi 80%, dan seterusnya - 20%.

Menggunakan pekali pengumpulan, ia disusun pelan pembayaran balik belum terima, atas dasar yang mungkin untuk meramalkan bakinya pada akhir setiap bulan, serta masa penerimaan dana;

• menjejaki dinamik perubahan penunjuk aktiviti perniagaan syarikat seperti nisbah pusing ganti akaun belum terima. Menggunakan nisbah ini, seseorang boleh menilai berapa kali secara purata dalam tempoh pelaporan belum terima ditukar kepada tunai, i.e. dibayar balik. Nisbah ini dibandingkan dengan nisbah purata industri dan dengan nilai nisbah syarikat untuk tempoh sebelumnya.
  Di samping itu, adalah berguna untuk membandingkan nisbah pusing ganti akaun belum terima dengan nisbah pusing ganti belum bayar akaun. Pendekatan ini membolehkan anda membandingkan syarat pinjaman komersial yang digunakan oleh syarikat daripada syarikat lain dengan syarat kredit yang diberikan oleh syarikat kepada syarikat lain.
• Untuk menganalisis pusing ganti akaun belum terima, gunakan juga penunjuk tempoh pusing gantinya, yang sering dipanggil "tempoh kredit." Ia memberikan anggaran bilangan hari untuk membayar balik pinjaman yang diambil oleh penghutang.

Untuk menilai tahap aktiviti perniagaan sesebuah syarikat, anda boleh membandingkan kematangan penghutang dengan tempoh sebenar yang kredit diberikan kepada pelanggan.

Dengan cara ini, adalah mungkin untuk menentukan keberkesanan mekanisme kawalan kredit, serta mendapatkan idea tentang kebolehpercayaan penghutang.

Contoh.

Kajian yang dijalankan oleh Jabatan Perdagangan AS menunjukkan bahawa bahagian hutang lapuk secara langsung berkaitan dengan tempoh tempoh penghutang berjanji untuk membayar balik hutangnya. Dalam kes ini, pergantungan adalah seperti berikut: dalam jumlah jumlah belum terima dengan tempoh matang sehingga 30 hari, kira-kira 4% diklasifikasikan sebagai tidak boleh dikutip; 31-60 hari - 10%; 61-90 hari - 17%; 91-120 hari - 26%; dengan peningkatan lagi dalam tempoh pembayaran balik untuk 30 hari akan datang, bahagian hutang lapuk meningkat sebanyak 3 - 4%.

Di samping itu, untuk menilai pelbagai penunjuk belum terima, adalah disyorkan untuk mewujudkan tempoh pembayaran kritikal, iaitu tarikh selewat-lewatnya pembayaran pinjaman komersial mesti dibuat. Secara umum, tempoh pembayaran kritikal ditakrifkan sebagai tarikh penghutang ditanggung ditambah bilangan hari penangguhan yang ditetapkan. Dalam kes ini, setiap syarikat menentukan masa berlakunya penghutang secara bebas.

Adalah sangat berguna untuk mengambil kira data mengenai syarikat yang mempunyai hutang kepada penghutang, kerana kadangkala anda boleh mengimbangi dan membayar obligasi hutang akaun anda terhadap penghutang.

Antara aktiviti yang bertujuan untuk menilai pelbagai penunjuk akaun belum terima, adalah disyorkan untuk menilai keadaan sebenar.

Penuaan wajaran akaun belum terima- teknik yang agak biasa dalam perakaunan global dan amalan analisis. Dalam fasa analisis ini, komposisi hutang tertunggak diteliti secara terperinci, hutang ragu dan hutang lapuk dikenal pasti, iaitu kualiti penghutang dinilai. Maklumat awal untuk analisis adalah data perakaunan mengenai hutang rakan niaga tertentu, dan adalah penting untuk mendapatkan maklumat bukan sahaja tentang jumlah hutang, tetapi juga tentang masa kejadiannya.

Untuk mendapatkan maklumat tentang hutang tertunggak, anda harus melaksanakan analisis kontrak dengan rakan niaga.

Apabila maklumat tersebut diterima, a pendaftaran akaun belum terima yang sudah tua, di mana semua penghutang disenaraikan kepada 12 kumpulan dalam susunan menurun jumlah hutang. Perkumpulan ini membolehkan kita meramalkan berlakunya hutang lapuk.

Dan akhirnya, ia disyorkan buat rizab untuk menghapus kira hutang lapuk. Dengan menyediakan barangan secara kredit, syarikat lambat laun akan berhadapan dengan situasi di mana pelanggan tidak membayar barangan atau perkhidmatan yang dibekalkan. Malangnya, menurut undang-undang Rusia, hutang lapuk dihapuskan tidak secara langsung mengurangkan asas cukai. Akauntan harus menganggap bahawa elaun untuk hutang lapuk hendaklah cukup besar untuk menampung semua penghutang yang telah lewat tempoh, contohnya, lebih daripada 180 hari, dan sebahagian kecil masa lalu yang perlu dibayar pada selang masa lain.

Sistem yang dicadangkan bagi pendekatan bersepadu yang menunjukkan kaedah moden untuk mengawal akaun belum terima boleh membantu membangunkan logik membuat keputusan dalam bidang pengurusannya yang berkesan.

Risiko yang berkaitan

Pembentukan penghutang yang boleh dipersoalkan untuk kutipan disebabkan oleh pihak yang "tidak boleh dipercayai" dikaitkan dengan beberapa risiko.

Antara yang "tidak boleh dipercayai" mungkin terdapat organisasi yang sebenarnya terletak dan beroperasi di wilayah tempat syarikat beroperasi, tetapi pada masa yang sama mempunyai data pendaftaran (ORGN, TIN) wilayah lain. Selalunya, rakan niaga sedemikian ternyata menjadi syarikat shell.

Terdapat juga risiko yang tinggi apabila bekerja dengan syarikat yang baru sahaja dianjurkan. Dalam kes ini, tidak jelas sejauh mana kejayaan mereka akan berkembang. Atau dengan syarikat yang tidak mempunyai sebarang harta pada kunci kira-kira mereka. Jika hutang timbul, tiada apa yang perlu diambil daripada penghutang, walaupun keputusan mahkamah dan writ pelaksanaan.

Risiko timbul jika syarikat mempunyai penama tertentu sebagai pengarah, dan tidak mungkin untuk bertemu dan berkomunikasi dengannya. Jika seseorang kelihatan seperti pengurus, tetapi seorang lagi dinyatakan dalam kontrak, maka ini adalah sebab untuk berfikir dan mendapatkan maklumat lanjut tentang rakan niaga sebelum membuat perjanjian dengannya.

Jika syarikat terletak di wilayah yang berbeza, adalah penting untuk memahami betapa selesanya kerjasama mereka dari sudut logistik. Jika tiada faedah daripada logistik, timbul persoalan mengapa syarikat itu tidak bekerjasama dengan pembekal di rantaunya. Kami, sudah tentu, tidak bercakap tentang syarikat yang mempunyai cawangan di pelbagai wilayah dan menjalankan aktiviti mereka melalui mereka.

Untuk menentukan "kelabu" rakan niaga, anda perlu menyemak fakta bahawa maklumat tentang syarikat telah dimasukkan ke dalam Daftar Entiti Undang-undang Negeri Bersatu, meminta salinan dokumen konstituen, serta salinan sijil pendaftaran dengan pihak berkuasa cukai.
Ia juga berlaku bahawa masalah dengan akaun belum terima timbul dalam syarikat disebabkan oleh penyelewengan pekerja daripada peraturan yang ditetapkan syarikat untuk memberikan pembayaran tertunda kepada rakan niaga, dan kadangkala disebabkan oleh tindakan penipuan langsung pekerja.

Contoh.

1. Pengurus jualan profesional boleh "bermain" dengan nombor sama seperti pekerja kewangan yang berkelayakan tinggi, tetapi untuk kepentingan peribadinya sendiri.
2. Biasanya, untuk menerima bonus, anda perlu mengumpul dana untuk bulan sebelum bulan pertama. Dalam kes ini, tarikh akhir pembayaran adalah pada bulan pertama. Agar pekerja bahagian jualan tidak "merosakkan hubungan" dengan pelanggan, lebih mudah untuk meminta pembeli membayar sebelum akhir bulan. Akibatnya, dia akan menerima bonusnya, dan syarikat pembeli akan menggunakan wang orang lain selama sebulan tambahan. Dan dalam kes ini, pengurus boleh menerima bonus bukan sahaja daripada pengurusannya. Sogokan, malangnya, adalah amalan yang mantap di banyak syarikat Rusia. Oleh itu, dalam situasi yang diterangkan, pengurus syarikat pembekal dan pelanggan akan gembira antara satu sama lain, dan syarikat pembekal akan kehilangan wangnya.
3. Jualan barangan atau penyediaan perkhidmatan tidak selalu dijalankan dalam pangkalan data perakaunan. Pengendali biasanya bertanggungjawab untuk menjalankan dokumen, yang sering tidak memahami kepentingan kerja mereka, dan oleh itu pekerja jabatan jualan boleh, seperti yang ditunjukkan oleh amalan, dengan mudah mencapai persetujuan dengan mereka. Pada masa yang sama, "jurujual" tidak dihukum kerana kelewatan, dan pembekal secara rasmi memenuhi syarat kontrak. Tetapi dalam kes ini, syarikat itu tidak mempunyai alasan dokumentari untuk mengutip hutang.
4. Selalunya, pekerja jabatan jualan mempunyai syarikat "poket" di mana dia menjual kepada pengguna akhir. Masalahnya ialah pembekal menjual kepada syarikat "poket" dengan penangguhan dan pada harga minimum, dan ia, seterusnya, menjual apa yang diterimanya pada harga yang berbeza dan, sebagai peraturan, dengan bayaran pendahuluan. Kerugian syarikat pembekal tempat pengurus jualan tersebut bekerja tidak memerlukan penerangan tambahan. Dan, malangnya, terdapat banyak contoh sedemikian.

Dengan sentiasa memantau akaun belum terima, fakta yang disenaraikan di atas dan yang serupa boleh dikenal pasti. Sudah tentu, ini memerlukan penganalisis yang cekap, yang perkhidmatannya memerlukan sedikit wang. Banyak syarikat memutuskan untuk menjimatkan wang dan melakukan tanpanya. Akibatnya, setelah menjimatkan analisis, syarikat kerap kehilangan jumlah yang besar daripada penyalahgunaan pekerja, yang penipuannya kekal tidak dapat dilihat oleh syarikat.

Oleh itu, kehadiran akaun belum terima syarikat tidak mengancamnya dengan kerugian kewangan yang terjamin dan akhirnya kehilangan keuntungan. Sebaliknya, sistem pengurusan akaun belum terima yang dibina dengan baik akan membolehkan pengurus memilih penghutang yang "betul", dan syarikat akan meningkatkan portfolio pesanan dan keuntungan operasinya.

Adalah perlu untuk mengawal akaun belum terima untuk perusahaan bukan sahaja untuk menganalisis dan menjejaki maklumat yang diperlukan mengenai penghutang, tetapi juga supaya pengurusan perusahaan sentiasa mempunyai akses kepada maklumat sebenar tentang keadaan modal kerja untuk tempoh tertentu. .

Pembaca yang dihormati! Artikel ini membincangkan cara biasa untuk menyelesaikan isu undang-undang, tetapi setiap kes adalah individu. Kalau nak tahu macam mana menyelesaikan masalah anda dengan tepat- hubungi perunding:

PERMOHONAN DAN PANGGILAN DITERIMA 24/7 dan 7 hari seminggu.

Ia pantas dan PERCUMA!

Hutang sedemikian daripada individu, entiti undang-undang atau bahkan agensi kerajaan mengancam perusahaan dengan kerugian kewangan dan risiko kehilangan aset material. Oleh itu, mereka mesti terkawal, dan bagaimana untuk melakukan ini, anda harus mengkaji kaedah dan skema dengan lebih terperinci.

Apa itu

Kawalan penghutang akaun adalah penyelesaian, pengurusan dan perakaunan jumlah hutang dalam perusahaan yang dibentuk oleh pengguna modal kerja entiti undang-undang - penghutang (penghutang), yang boleh menjadi perusahaan lain, syarikat, organisasi, serta individu.

Kepentingan kawalan sedemikian adalah relevan bukan sahaja untuk syarikat besar, kebimbangan atau industri, tetapi juga untuk perniagaan kecil dan sederhana. Apakah yang akan berlaku jika anda tidak mengawal apa yang dipanggil "penghutang" untuk perusahaan?

Dalam kes ini, senario berikut mungkin berkembang:

1. Jumlah wang mungkin hilang, dan dalam jumlah yang mengagumkan, yang akan menjadi sangat sukar untuk dicari. Kami juga perlu mengupah pakar, juruaudit dan pakar untuk menjalankan penyiasatan terhadap kewangan perusahaan. Kehilangan jumlah mungkin berlaku terutamanya apabila bekerjasama dengan syarikat terbang demi malam, contohnya.
2. Ketidakstabilan kewangan dalam perusahaan akan direkodkan dari bulan ke bulan. Ini, seterusnya, akan menjejaskan keteraturan pembayaran kepada pekerja, pembayaran balik obligasi kepada negeri - pembayaran cukai atau utiliti, dan sebagainya.
3. Ketidakcekapan dalam membelanjakan asas sumber perusahaan timbul. Disebabkan fakta bahawa adalah perlu untuk melibatkan usaha semua pegawai utama (pengarah, akauntan, pengurus, peguam dan lain-lain), projek baru akan diperlahankan, dan kos yuran guaman dalam litigasi dengan penghutang hanya akan mengurangkan pendapatan perusahaan.
4. Reputasi perniagaan perusahaan mungkin terjejas dalam menghadapi pelanggan baharu yang akan memahami bahawa mereka diancam dengan kelewatan dalam penghantaran atau pengeluaran pesanan disebabkan oleh penurunan dalam asas sumber kewangan perusahaan oleh penghutangnya.
5. Tahap daya saing menurun disebabkan oleh fakta bahawa disebabkan oleh akaun belum terima syarikat menanggung perbelanjaan yang tidak perlu.

Seperti yang anda lihat, semuanya berjalan seperti rantai - kerana hutang seseorang, perusahaan mula kehilangan aktiviti, kestabilan, kebolehpercayaan dan produktivitinya.

Tetapi bahaya utama apabila mengabaikan perkara perakaunan dan pengauditan ini ialah perusahaan hanya akan mengalami peningkatan hutang dan kerugian material yang tidak dapat dielakkan dan tidak terkawal. Dan ini, seterusnya, akan mewujudkan halangan besar kepada pembangunan dan pertumbuhan perniagaan.

Akaun belum terima dianggap sebagai aset (iaitu, dana yang boleh dibayar balik dianggap sebagai pengisian semula daftar tunai, sebahagian daripada harta perusahaan) dan dibezakan mengikut klasifikasi berikut:

Hutang jangka pendek mengandaikan bahawa syarikat akan menerima bayaran balik dalam tempoh 1 tahun kalendar, jika kami mengambil tarikh pelaporan sebagai titik permulaan.

Dalam pilihan jangka panjang, terma meningkat dan melebihi 12 bulan selepas tarikh pelaporan. Apabila hutang semasa ditentukan, ini bermakna pembayaran dijangka dalam tempoh masa yang ditetapkan dalam kontrak.

Dalam kes hutang ragu, syarikat itu sendiri yakin bahawa ia akan menerima wangnya kembali, walaupun pada hakikatnya penghutang telah terlepas tarikh akhir untuk pembayaran mereka.

Hutang lapuk menunjukkan ketidakmungkinan pembayaran balik hutang dan ketiadaan cara dan peluang sebenar untuk pembayaran balik hutang.

Beri perhatian! Syarikat atau syarikat besar, atau, sebaliknya, perniagaan kecil, mungkin menubuhkan jenis penghutang mereka sendiri. Semuanya bergantung pada skala aktiviti entiti undang-undang.

Bagaimana untuk mengawal

Pendekatan yang munasabah untuk menjalankan aktiviti perniagaan adalah untuk mengukur dan mengambil kira semua penunjuk kewangan, termasuk akaun belum terima, dengan tepat dan berterusan, mengikut kaedah.

Untuk memastikan kawalan yang cekap ke atas akaun belum terima, setiap pengurus sesebuah perusahaan mesti mengetahui beberapa aktiviti penting yang mesti dijalankan.

"Penghutang" harus dikawal mengikut algoritma tindakan tertentu, yang dinyatakan dalam peringkat berikut:

1. Pelantikan pegawai yang diberi kuasa untuk sentiasa memantau status penghutang. Jawatan ini selalunya dipanggil juruaudit.
2. Pengenalpastian tarikh untuk tindakan kawalan.
3. Jika mekanisme seperti pembayaran tertunda digunakan, maka perkenalkan peraturan khusus dan boleh difahami untuk pemindahan produk dan pantau pelaksanaannya.
4. Tindakan perakaunan untuk jumlah dan jumlah hutang.
5. Menetapkan had pembayaran tertunda dan tempohnya untuk semua rakan niaga tanpa pengecualian.
6. Menimbang komposisi hutang - berapa banyak hutang dan bila ia terbentuk.
7. Menjalankan analisis perbandingan antara masa penghapusan hutang dan masa mendapatkan pinjaman.
8. Menjalankan pengiraan kutipan menggunakan pekali khas yang akan menunjukkan bahagian pembayaran yang dibuat untuk tempoh masa semasa sebelum produk dihantar.

Dalam semua ini, adalah sangat penting untuk menyimpan rekod berterusan syarikat, perusahaan, organisasi dan juga individu yang dengannya perusahaan dalam satu cara atau yang lain menjalankan aktiviti perkongsian.

Tidak kira jangka panjang atau jangka pendek kerjasama antara pihak akan terjalin. Pada masa yang sama, rekod disimpan semua kontraktor yang sudah dianggap berhutang dengan syarikat.

Gerakan sedemikian akan membolehkan anda menjejak tarikh akhir tepat pada masanya, siapa yang berhutang dan berapa banyak. Dan pengeluaran yang tepat pada masanya memungkinkan untuk mengambil langkah-langkah tertentu tepat pada masanya supaya hutang dibayar balik secepat mungkin atau mempunyai jaminan pembayaran balik yang tinggi.

Langkah-langkah prosedur untuk mengawal akaun belum terima adalah seperti berikut:

• penghantaran produk siap kepada pengguna;
• mengawal bahawa pembayaran untuk produk yang dihantar dibuat tepat pada masanya;
• inventori hutang;
• mengeluarkan penalti kepada pelanggar obligasi kontrak sekiranya berlaku kelewatan dalam pembayaran;
• prosiding undang-undang untuk mendapatkan semula hutang daripada penghutang;
• sambungan dana rizab.

Kaedah

Sejak kebelakangan ini, kebanyakan perusahaan telah merasai beban akaun belum terima yang semakin meningkat. Menurut pakar dan penyelidik, keadaan ini paling kerap berlaku disebabkan oleh kadar transaksi pembayaran yang perlahan (perolehan) antara organisasi, firma dan perusahaan.

Untuk melakukan ini, untuk mengelakkan fenomena sedemikian, adalah perlu untuk menguruskan hutang secara berterusan. Pada masa yang sama, bersama-sama pengurusan, "penghutang" mesti sepadan dengan perkara lain dalam dasar kewangan am perusahaan.

Pada masa yang sama, kawalan dan pengurusan hutang tersebut juga mestilah selaras dengan dasar pemasaran.

Terdapat kaedah yang agak optimum untuk mengawal akaun belum terima, iaitu seperti berikut:

1. Memantau status akaun belum terima.
2. Kedudukan penghutang, di mana penghutang yang mempunyai hutang yang besar dikenal pasti.
3. Analisis hutang mengikut jenis produk, barangan yang menguntungkan dan tidak menguntungkan.
4. Penilaian realistik terhadap sekuriti dan kemungkinan untuk jualan menguntungkan mereka.
5. Menjalankan kerja dengan penghutang di mahkamah dan prosedur pra-perbicaraan.
6. Mengesan baki akaun belum bayar dan belum terima.
7. Peluasan pasaran, peningkatan dalam pengguna.
8. Mencari cara untuk mengoptimumkan dasar kredit.
9. Memotivasikan pekerja yang bekerja untuk menjual produk.
10. Mempromosikan dan menggalakkan pembayaran awal dan tepat pada masanya untuk produk.

Apabila menyelesaikan masalah yang mengawal akaun belum terima, mereka menggunakan penunjuk khas, yang dibentangkan dalam nilai relatif, dan juga dalam dinamik dalam tempoh masa tertentu - suku tahun, tahun.

Petunjuk yang paling penting adalah seperti berikut:

• nisbah kutipan - terima kasih kepadanya, anda boleh menentukan jumlah dan masa penerimaan wang daripada jualan dalam tempoh masa tertentu, ini adalah penerimaan yang dijangkakan daripada penjualan produk;

• nisbah pusing ganti belum terima;

• tempoh apabila "penghutang" dibayar balik;

• pekali pembayaran balik biasa "penghutang".

Hasil daripada pengiraan yang dibuat menggunakan formula tersebut malah boleh digunakan untuk memantau dan mengurus dasar kredit organisasi.

Terdapat juga cara untuk membiayai semula penghutang, yang terdiri daripada kaedah berikut - pemfaktoran, pemalsuan, perakaunan dan bil cagaran sebagai cagaran, serta bentuk lain pembiayaan belum terima untuk tempoh masa yang singkat.

Apabila komposisi hutang dikaji, keputusan analisis data rizab, hutang ragu, dan kerugian yang direkodkan sebagai sebenar semestinya diambil kira.

Untuk mengelakkan pertumbuhan akaun belum terima, anda boleh mengambil kira dan menggunakan kaedah berikut untuk pengoptimumannya:

1. Memerlukan bayaran pendahuluan daripada pelanggan baharu sebelum menghantar produk.
2. Menyediakan jaminan pembayaran oleh pengguna dalam bentuk jaminan, penjamin, atau semacam jaminan bank.
3. Tutup "lubang" akaun belum terima dengan akaun belum bayar.
4. Sambungkan surat kredit - pihak ketiga yang mampu menyelesaikan isu kesolvenan pengguna produk.
5. Mendapatkan pinjaman untuk membiayai semula hutang.

Beri perhatian! Perkhidmatan surat kredit adalah sangat mahal, jadi ia sangat jarang digunakan, dan kerana ini, ia tidak begitu popular apabila menyelesaikan isu dengan penghutang.

Kawalan dalaman akaun belum terima

Perlu diingatkan bahawa tidak ada kaedah sejagat untuk memerangi pertumbuhan penghutang.

Segala-galanya adalah sangat relatif dan setiap kes individu mempunyai spesifiknya sendiri sehingga pakar perlu mencari lebih banyak cara baharu untuk mengawal dan mengurus akaun belum terima setiap kali.

Dalam banyak cara, peranan besar dimainkan oleh aktiviti ekonomi perusahaan itu sendiri, jumlah yang dilalui antara jabatan perakaunan dan pelanggan atau pelanggan, serta situasi dalam pasaran itu sendiri, dalam niche di mana organisasi beroperasi.

Tetapi sudah ada kaedah yang terbukti, dalam situasi standard, akan bertindak sebagai kaedah klasik kawalan dalaman "penghutang":

1. Perlu sentiasa ada tahap hutang yang dirancang. Sekiranya tahap melebihi tahap yang dirancang, langkah-langkah diambil untuk mengurangkan pertumbuhan hutang.
2. Penggunaan pembayaran tertunda atau pinjaman, tetapi bukan untuk semua pelanggan, tetapi untuk mereka yang dijamin untuk membayar balik hutang mereka. Dalam kes ini, anda harus sentiasa menetapkan tempoh penangguhan tertentu dan menjamin ini dengan perjanjian tambahan kepada perjanjian kerjasama. Biasanya 15 atau 30 hari penangguhan digunakan.
3. Memotivasikan pekerja untuk meningkatkan produktiviti. Di sini adalah wajar untuk menggunakan sistem yang boleh membuat pembayaran pendapatan kepada pekerja bergantung rapat pada masa penghutang.
4. Membangunkan skim yang mengikut prosedur untuk pembayaran tertunda yang diberikan kepada pelanggan akan berlaku.
5. Adalah penting untuk menentukan parameter dan menilai maklumat yang diberikan oleh pengguna tentang harta berharga yang boleh digunakan untuk menampung penghutang sekiranya berlaku pertumbuhan intensif mereka.
6. Adalah perlu untuk mengagihkan dengan betul tanggungjawab yang ditanggung oleh perkhidmatan undang-undang, komersial dan kewangan, dan jabatan perbadanan apabila memantau penghutang.