ВходСхема протокола собрания. Номер, дата, место проведения
Составляем краткий протокол оперативного совещания
В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зам. директора ВНИИДАД
Практически во всех организациях проводятся совещания, на которых рассматриваются вопросы оперативного характера. Очень часто такие совещания так и называют – оперативные. Проводят их руководители разного уровня: от руководителя организации до руководителей структурных подразделений. Оперативные совещания проводятся с установленной периодичностью (как правило, раз в неделю) и обычно протоколируются. Если в структурном подразделении или у руководителя, который проводит совещание, нет секретаря, ведение протокола оперативного совещания может поручаться одному из сотрудников подразделения.
Наш словарик
Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов* .
Проблемы и решения
Составление протоколов оперативных совещаний часто вызывает трудности. Рассмотрим наиболее распространенные.
Проблема: секретарь или один из младших по должности сотрудников, который ведет протокол, может не понимать сути обсуждаемого вопроса, и следовательно, испытывает затруднения при записи хода обсуждения вопроса.
Что делать? В таких ситуациях секретарь должен обращаться к сотруднику, выступавшему на совещании, или к любому другому сотруднику, который может дать разъяснения.
Проблема: поскольку оперативные совещания часто ведутся без жесткого регламента, секретарь может не успевать записывать все, что происходит в ходе совещания.
Что делать? В этом случае может помочь ведение звукозаписи во время заседания и составление протокола на основе ее расшифровки.
Проблема: при обсуждении вопроса может высказываться как существенная, так и малосущественная или вообще несущественная информация, и для секретаря может быть трудным выделение главной (существенной) информации, которую и нужно зафиксировать в протоколе.
Что делать? В этом случае до составления протокола секретарь должен проанализировать всю информацию, отделить главное от второстепенного и включить в протокол только самые важные сведения.
Общие правила оформления протокола
Протокол составляется на основании звукозаписи или черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания секретарем или иным работником, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).
Если на заседании велась звукозапись, после заседания она перепечатывается, затем письменный текст редактируется и в обработанном виде включается в протокол. Срок, отводимый для оформления протокола заседания, не должен превышать трех – пяти дней со дня заседания. Протоколы оперативных совещаний составляются и оформляются в день заседания или в течение одного-двух дней после заседания.
Протоколы бывают полными и краткими. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения. Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, запись выступления в краткой форме и принятые решения.
Ход оперативных совещаний, как правило, фиксируется в кратких протоколах.
Протокол заседания оформляется на общем бланке, стандартном листе бумаги формата А4 или специально спроектированном бланке протокола.
Обязательными реквизитами протокола являются:
· наименование организации
· наименование вида документа (ПРОТОКОЛ) с указанием вида заседания
· дата заседания
· регистрационный номер протокола
· место проведения совещания
· подписи.
Текст краткого протокола
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, должности и фамилии участников (присутствующих) и приглашенных лиц, повестка дня. Если участников заседания более 15, в протоколе допускается указывать общее количество участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий приводится в приложении к протоколу, например:
Присутствовали: члены дирекции в количестве 16 чел. (список прилагается).
Фамилии лиц, приглашенных на заседание, указываются после слова «Приглашенные» с указанием должности лица и наименования организации.
В повестке дня указываются вопросы, являющиеся предметом рассмотрения, дополнительно может указываться должность и фамилия докладчика (выступающего). Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), например:
Протокол совещания, стенограмма обсуждения. Пример, шаблон, образец. Структура. Составление. Составить, написать. Инструкция
Структура, шаблон протокола совещания
Стенограмма выступления первого докладчика
Стенограмма выступления второго докладчика
Принятые решения
Материалы к совещанию
Перед совещанием участникам направляются материалы, необходимые для подготовки собрания и принятия решения, например, информационные записки, предварительные версии документов (планов, договоров, бюджетов и т. д.), которые нужно утвердить на совещании. Всем участникам совещания направляется информация о дате, времени и месте проведения, о том, кто выступил инициатором проведения, о контактном лице, которое занимается организацией мероприятия. Контактному лицу можно задавать вопросы организационного характера (как добраться, как заказать пропуск, где парковать машину). Вопросы по существу задаются контактным лицам, которые обязательно должны быть указаны в материалах. По разным материалам могут быть указаны разные контактные лица.
Пример, образец протокола
Дата, время и место проведения совещания: 01.10.2010 12:30 - 13:30 Центральный офис. Переговорная N34.
Инициатор: Генеральный директор Свистунова Ольга Васильевна
Список участников
Секретарь собрания: Помощник генерального директора Ерофеев Григорий Анатольевич
К совещанию направлялись:
Доклад начальника службы безопасности
В компании приняты правила кодирования электронных адресов сотрудников (инициалы и первые две буквы фамилии), которые позволяют сторонним лицам легко узнать e-mail любого сотрудника. Это приводит к потокам несанкционированных писем с разнородными коммерческими предложениями и другой бесполезной информацией.
Вопросов по выступлению задано не было.
Доклад начальника службы информационных технологий
Возможности отказаться от имеющихся адресов нет, так как они известны ключевым контрагентам и регулирующим органам. Вношу предложение завести всем сотрудникам еще один ящик электронной почты - для активной переписки. Кодировку разработать такую, чтобы не было возможности идентифицировать по ФИО сотрудника его адрес. Настроить фильтры почты так, чтобы почта на старые адреса подвергалась жесткой фильтрации. Фильтрацию почты на новые адреса сделать более мягкой. По возможности уведомлять контрагентов об изменении адресов. Работы выполнить силами управления информационных технологий.
Вопрос к докладчику задан начальником финансового департамента: Прорабатывались ли затраты на организацию предложенной системы силами управления информационных технологий? Может быть, более эффективно отдать эти работы на аутсорсинг?
Ответ. Нет, вопрос не прорабатывался.
Комментарий начальника финансового департамента: Предлагаю утвердить решение в такой редакции: Управлению информационных технологий разработать меры по исправлению ситуации с адресами электронной почты и проработать вопрос с затратами на их реализацию своими силами и силами аутсорсеров. Принять наименее затратный вариант.
Ответ. Возражений нет.
Принятые решения
Изменить порядок кодирования электронных адресов. Электронные адреса в старой кодировке сохранить, но письма, приходящие на них, подвергать строгой фильтрации.
Для выполнения поставленной задачи управлению информационных технологий в течение пяти рабочих дней разработать задание на выполнение работ. В течение еще пяти рабочих дней определиться с затратами на выполнение работ своими силами и затратами на аутсорсинг. Определиться с тем, как будут выполняться работы, на основе расчета затрат. Провести работы своими силами или силами аутсорсеров за 15 рабочих дней. Контроль за исполнением решения возложить на начальника службы безопасности.
Образец протокола заседания комиссии
Рассмотрим образец полного протокола заседания комиссии. Правила оформления протоколов одинаковы и не зависят от вида заседания (аттестационной комиссии, экспертной комиссии, комиссии по проведению чего-либо или заседания совета, рабочей группы, комитета и т.п.), если это специально не регламентировано в соответствующем нормативном акте.
Прокол обычно составляется согласно произведенным записям во время заседания или на основании переданных секретарю материалов к заседанию. Оформляется на общем бланке, закрепленном инструкцией по делопроизводству, или на стандартном листе формата А4. Необходимые реквизиты и их расположение приведены ниже в образце протокола заседания комиссии.
2. СЛУШАЛИ:
Залихватсткого Р.Ю – проинформировал о начале работы …
2.1. Принять к сведению и использованию в работе …
2.2. Юридическому отделу (Кукушкин А.П.) доработать проект регламента. Срок – 21.11.2014.
2.3. Завершить … к 30.11.2014. Ответственный – начальник хозяйственного отдела Балалайка С.Р.
Председательствующий И.М. Загорулько
Секретарь М.П. Ягодкина
Как можно еще составить протокол посмотрите на конкретном примере протокола заседания экспертной комиссии. Приведенный в данной статье образец оформления протокола доступен к скачиванию в формате doc.
Теперь несколько пояснений. Датой протокола (указывается словесно-цифровым способом) всегда является дата заседания, даже если оформление документа проводилось позднее. Регистрируются протоколы по каждому виду отдельно и присваивание номеров начинают с начала каждого года. К номеру протокола могут добавляться буквенные индексы. Для совместных заседаний указывают составные номера (через дробь).
Если присутствующих более 15 человек, то их в форме протокола не перечисляют. Оформляется ссылка на список, который будет неотъемлемой частью протокола. Если в заседании участвовали представители различных организаций, то требуется указать их должности и место работы.
Вопросы повестки нумеруются и всегда начинаются с предлога «О…» или «Об…».
Схема каждого рассматриваемого вопроса строится стандартно: «СЛУШАЛИ» – «ВЫСТУПИЛИ» (если не было обсуждения или задано вопросов, то эту часть можно пропустить) – «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ».
После фамилии (внимание на падеж – «слушали» кого? и «выступили» кто?) включается в текст протокола основное содержание выступлений (излагается в прошедшем времени от третьего лица ед. числа – «ознакомил», «отметил», «предложил» и т.д.) или оформляется в виде отдельных приложений к протоколу.
Принятое решение формулируется по форме, принятой в распорядительных документах («утвердить положение», «подготовить программу» и т.д.). Если даются поручения, то требуется указать ответственного исполнителя и срок. Итоги голосования при необходимости приводятся в постановляющей части: «за» – 5 голосов, «против» – нет, «воздержалось» – 2 голоса, решение принято 5 голосами.
Протокол подписывают только председательствующий и секретарь (не требуется другим членам комиссии). Некоторые виды протоколов должны быть утверждены руководителем организации, например, протокол заседания экспертной комиссии. В этом случае добавляем гриф утверждения.
Я надеюсь, что с помощью приведенных образцов вам теперь легко удастся составить любой протокол заседания.
Евгения Полоса
** Если вам необходима ПОМОЩЬ ЮРИСТА, получите online консультацию сейчас.
Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Образец. Форма краткого протокола
ФОРМА КРАТКОГО ПРОТОКОЛА
Наименование
предприятия
ПРОТОКОЛ
"__"______ 20__ г.
Nо.______________
_________________
Производственного
Председатель - ______________________________________________________
Секретарь - ______________________________________________________
Присутствовали: _____________________________________________________
(долности, фамилии, инициалы)
Рассмотренные вопросы:
2. _____________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Принятые решения:
1. _____________________________________________________________
Подготовка совещаний и оформление протокола
О каком протоколе пойдет речь?
В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств (документов). В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания и протоколы счетной комиссии.
Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций - протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др. Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму.
Мы же в настоящей статье будем говорить о протоколе, составляемом по итогам коллегиального управленческого действия - собрания, совещания или заседания. Данный документ предназначен для документального оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.
В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол является:
В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов. Протоколы используют также для отражения работы конференций, собраний, семинаров и т. д.
Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит. Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др. то протокол может и не понадобиться. Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна. В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения.
Подготовка к проведению совещания
Особенности документирования работы постоянно действующих коллегиальных органов
Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии, комиссии) отличаются высокой степенью организации своей работы.
Выражается это в наличии:
Данный список из трех пунктов (программа максимум) в реальности может сократиться до одного-единственного секретаря коллегиального органа (программа минимум). Теперь прокомментируем эти три пункта подробнее.
В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания. Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к работе не одного коллегиального органа, а любой коллегиальной деятельности.
Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения. Этот документ может в дальнейшем служить основанием для издания решения или постановления (т.е. распорядительного документа) данного коллегиального органа.
Постоянно действующие коллегиальные органы должны иметь план работы на год . в который включают основные вопросы, намеченные к обсуждению.
Постоянно действующие коллегиальные органы обычно имеют аппарат . который обеспечивает работу этого органа. Возглавляет это подразделение секретарь (секретарь ученого совета, секретарь коллегии и др.), который относится к категории специалистов или руководителей. Это должностное лицо несет ответственность и за организацию заседаний, и за документирование деятельности постоянно действующих коллегиальных органов, и за сохранность документов.
Подготовка собраний
Но собрания как форма коллегиального способа принятия решения могут проводиться в любом составе участников, не только членов коллегиального органа. Это могут быть совещания руководителей департаментов или совещания специалистов определенных структурных подразделений по какой-то конкретной проблеме. В любом случае, когда речь заходит об организации встречи более чем 3 человек, это нельзя пускать на самотек. Чем качественнее будет подготовка собрания, тем меньше времени будет потрачено на обсуждение в ходе самой встречи и тем более эффективные решения будут приняты.
В ходе подготовки заседания последовательно возникают документы, которые затем становятся приложениями к протоколу, или в него перетекает информация из них.
Первым документом из этого ряда является повестка дн я. Она составляется секретарем на основе указаний председателя (коллегиального органа или данного конкретного собрания) и положений регламента (если таковой имеется). При формировании повестки дня необходимо учитывать сложность обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в отведенное для заседания время.
Повестка дня рассылается участникам заседания и приглашенным. Несколько экземпляров повестки остается у секретаря. Они используются для составления будущего протокола, для ведения заседания.
В повестке указывается количество и последовательность обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, дата и время проведения заседания, а также место его проведения. Таким образом, повестка дня одновременно является документом оповещения о предстоящем заседании и приглашением участников.
Форма повестки может быть любой. Приведем два варианта первый - более официальный (см. Пример 1), а второй подойдет и для проведения оперативных совещаний (см. Пример 2). Хотя именно при подготовке оперативных совещаний секретарь часто игнорирует рассылку повестки в письменном виде, ограничиваясь только устным информированием участников.
Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).
Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок , проектов решений и других материалов.
Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.
Заголовком протокола служит название вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание и т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (протокол заседания аттестационной комиссии...; протокол общего собрания акционеров...).
Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.
Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О", "Об", печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:...
ВЫСТУПИЛИ:...
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):...
В разделе "СЛУШАЛИ" приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается".
В разделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.
В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.
Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.
Примеры оформления полного и краткого протокола приводятся в приложении 16 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76.
Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.
Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания. Например: 16-17.06.2010 или 16.06.2010-17.06.2010.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Службы делопроизводства.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Службы делопроизводства.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.
Выписка из протокола воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет.
Нормативными правовыми актами могут устанавливаться дополнительные требования к некоторым видам протоколов, которые необходимо учитывать при их составлении и оформлении.
Например, при составлении протоколов заседаний совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества должны учитываться требования, установленные следующими нормативными правовыми актами:
- Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ "Об акционерных обществах";
- Кодекс корпоративного поведения, одобренный на заседании Правительства Российской Федерации от 28 ноября 2001 г. (протокол № 49), рекомендованный к применению распоряжением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 04 апреля 2002 г. № 421/р.
Введение.
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.)"
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).
Унифицированные системы документации - это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.
Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации другим нормативными документам, содержащим правила документирования.
Целью данной контрольной работы является дать понятие протокола, отразить правила его оформления, а также показать какие бывают формы протоколов.
1.Понятие протокола и его назначение.
В ряду управленческих документов особое место принадлежит протоколам. Они входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях
Нужно иметь в виду, что в деятельности организаций и предприятий часто составляются документы под названием «Протокол», однако они не подпадают под приведенное определение. Так, в области договорных отношений составляются протоколы о намерениях, протоколы разногласий, протоколы согласований; в числе основных документов общего собрания акционеров законодательство называет протоколы счетной комиссии и т.д. Подобные разновидности протоколов сходны по своему назначению с актами: они фиксируют и подтверждают факты или события.
Протоколы составляются в любой организации, где есть временные или постоянно коллегиальные органы, комиссии и т.п. Формой их деятельности является обсуждение действующие тех или иных вопросов на собраниях или заседаниях и совместное принятие решений, часто голосованием.
С появлением в нашей стране акционерных обществ возросло внимание к этому виду документа. Высшие органы управления акционерного общества - коллегиальные, и протоколы, в которых находит отражение их деятельность, становятся одними из важнейших управленческих документов. Речь идет о протоколах общих собраний акционеров, заседаний совета директоров и правления. Не случайно Федеральный закон «Об акционерных обществах» и иные правовые акты уделяют специальное внимание содержанию этих документов.
2. Правила оформления протоколов
Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.). Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).
В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания. Обязательными реквизитами протокола являются:
· наименование организации;
· наименование вида документа;
· дата и регистрационный номер;
· место составления или издания;
· заголовок к тексту;
· подписи.
3.Виды протоколов
Существует два вида протоколов: полный и краткий.
Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседаниях.
Краткий протокол - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.
Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.
Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии...; протокол совещания...).
Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется одинаково в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - "Список участников прилагается"), повестка дня.
Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, - в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.
При этом слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" (без кавычек) печатают слева от поля, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.
Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов "О", "Об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.
Слова "Повестка дня" располагаются центрировано через два-три интервала от списка участников.
Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)...
В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается". В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.
Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1,5 межстрочный интервал с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.
Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.
Текст, краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.
Ответьте, пожалуйста, на два вопроса относительно оформления -протокола заседания / собрания:На вопрос отвечает Брызгалова К.М., эксперт журналаЕсли в повестку дня включается вопрос информативного характера, например, «О ходе строительства…», то:
- Необходимо ли выносить какое-либо решение типа: «Принять -к сведению». Или можно вопрос оставить без постановляющей части?
- Нужно ли такие вопросы вообще включать в повестку дня?
Всегда ли в протоколе необходимо хотя бы кратко приводить содержание выступлений в ходе обсуждения вопроса, требующего принятия решения, или можно просто указать: «Проведено обсуждение…» и далее -«Постановили (решили)»?
Ответ на первый вопрос читателя содержится в самом определении протокола как вида документа: протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов, т.е. процесс принятия управленческих решений и сами решения.
Итак, протокол содержит запись хода обсуждения вопросов и принятия решений по ним. Если делается обычный доклад информационного характера, который не подлежит обсуждению и по нему не принимается никаких решений,то нет смысла включать его в виде отдельного пункта в повестку дня. Тогда и решение типа «Принять к сведению» записывать в протоколе не потребуется.
Если вопрос читателя следует понимать как вопрос о том, допустимо ли в принципе писать формулировку «Принять к сведению» в качестве принятого решения, то ответ на него будет утвердительным. Да, допустимо. Ведь даже в образце оформления краткого протокола, который приведен в приложении № 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, такая формулировка принятого решения присутствует (см. Пример 2).
Но в реальной практике управленческой деятельности «голое информирование» встречается крайне редко. Да и ход строительства требует постоянного контроля. Как минимум по итогам такого доклада может быть принято решение о назначении следующей даты информирования о ходе строительст-ва, например, через месяц на следующем заседании или в виде письменного отчета, предоставленного конкретным должностным лицам.
Итак, вопрос «О ходе строительства…» может носить не только информативный характер. В зависимости от хода строительства присутствующие на заседании / собрании могут:
- либо одобрить его (если все идет по заранее намеченному плану),
- либо принять решение о необходимости экстренных мер для выправления ситуации, о сдвиге сроков, об изменении плана работ и т.д.,
- а также назначить дату и форму следующей «контрольной точки».
Получается, что по итогам доклада о ходе строительства коллегиальное решение все-таки принимается. Тогда его формулировку и нужно -зафиксировать в протоколе в части «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».
Ответить на второй вопрос читателя нам помогут правила оформления протокола, которые содержатся в Типовой инструкции по делопроизводст-ву в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536).
Текст протокола состоит из двух частей:
- вводной и
- основной.
Образец полного протоколам. в Примере 1.
Во вводной части указываются председатель, секретарь и присутствующие (приглашенные). Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование -начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: «СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».
В части «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы всех выступивших по данному вопросу и краткое содержание их выступлений. Содержание выступления может быть оформлено отдельно, тогда в протоколе делается сноска «текст выступления прилагается» (см. раздел 2 протокола из Примера 1).
Если выступлений и обсуждений не было, то часть «ВЫСТУПИЛИ» просто не включается; тогда этот раздел протокола будет состоять только из двух частей: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» (см. раздел 1 протокола из Примера 1).
В практике делопроизводства применяется также краткий протокол, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. Его форму мы привели в Примере 2.
В таком протоколе указывают только:
- список присутствующих,
- рассматриваемые вопросы и
- принятые решения.
Для начала посмотрим, как Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти предписывает оформлять краткую форму протокола. При этом напомним, что положения данного документа являются обязательными лишь для федеральных органов исполнительной власти. Остальные организации могут по собственному желанию заимствовать для себя формы документов и технологии работы, описанные в Типовой инструкции.
Фрагмент документа
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536 2.7.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии -печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. |
Отметим, что в предыдущей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Рос-архива от 27.11.2000 г. № 68 и в настоящее время утратившей силу, не было положений, посвященных краткому протоколу. Т.е. раньше оформление кратких протоколов не регламентировалось на федеральном уровне, поэтому они оформлялись в соответствии с инструкцией по делопроизводству конкретной организации. А инструкции по делопроизводству организаций в свою очередь составлялись на основе практического опыта, который был изложен в любом учебнике по делопроизводству.
В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, действующей сейчас (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536), появился пункт 2.7.3.4, посвященный краткому протоколу. Поэтому инструкции по делопроизводству, разрабатываемые федеральными органами исполнительной власти, должны содержать такие же требования к оформлению краткого протокола. При этом отметим, что в требованиях, изложенных в пункте 2.7.3.4 Типовой инструкции, существуют «инновации в оформлении», которые не характерны для общепринятой практики оформления кратких протоколов. К ним в первую очередь можно отнести:
- исключение из вводной части повестки дня;
- центрирование наименования вопроса и подчеркивание его одной чертой ниже последней строки;
- оформление информации о присутствующих;
- правила оформления основной части.
Для наглядности покажем приложение № 10 к действующей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которое содержит образец оформления краткого протокола.
Документационное обеспечение управления
Контрольная
Вариант 4
1. Протокол, виды протоколов, особенности оформления 4
2. Обработка отправляемой корреспонденции 9
3. Оформить акт списания имущества 11
4. Составить докладную записку 12
Библиографический список 14
1. Протокол, виды протоколов, особенности оформления
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.
Особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов: временных (собрания, конференции, совещания, комиссии) и постоянных (коллегии министерств и комитета, ученых советов научных учреждений, президиумов).
Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь, наряду с председателем коллегиального органа, несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляется на основании рукописных, в том числе стенографических или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию: повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений.
Основные виды протокола:
Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Его рекомендуется вести в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.
Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробно - содержание докладов и выступлений участников заседания.
Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления. Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола должна показывать: кто руководил проведением протоколируемого мероприятия; кто вел протокол; кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т.п.) из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание; кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников организации или из других организаций; какие вопросы обсуждались на совещании.
Информация о руководителе совещания, секретаре и присутствовавших включает фамилии и инициалы должностных лиц, указываемые соответственно после слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек). Для лиц, дополнительно приглашенных на совещание из числа сотрудников организации, помимо фамилии и инициалов указывается занимаемая должность, а для специалистов из других организаций - должность и название организации. Сведения о приглашенных на совещание лицах можно включать в раздел «Присутствовали» или в специальный раздел «Приглашенные».
На таких коллективных мероприятиях, как собрания, нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части текста протокола нецелесообразно. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу.
В самом протоколе в разделе «Присутствовали» указывается только общее количество присутствовавших со ссылкой на прилагаемый список. Следует подчеркнуть, что разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют особое значение по отношению к другим разделам протокола, так как непосредственно влияют на юридическую силу данного документа, показывая правомерность проведения коллективного мероприятия. В этих разделах отражается наличие кворума собрания, т.е. минимально необходимого количества членов коллегиального органа, достаточного для начала работы собрания (заседания, совещания). При отсутствии нормативно установленного для данного коллегиального органа кворума (простое большинство или 2/3) проведение собрания недопустимо, так как его решения будут неправомерны. Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от нулевого положения печатающего устройства, от 2-го положения ставят тире, фамилии пишут в именительном падеже, затем ставят инициалы. Фамилии присутствующих и приглашенных располагают в алфавитном порядке и печатают через 1 межстрочный интервал.
Рассмотренные на совещании вопросы перечисляются в разделе ПОВЕСТКА ДНЯ. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают от нулевого положения печатающего устройства, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов о (об), наименование должности и фамилию докладчика дают в родительном падеже. Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня, после двоеточие. Фамилию докладчика печатают в именительном падеже от 1-го положения печатающего устройства; после фамилии ставят инициалы, затем тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире также с прописной буквы пишут «Доклад прилагается» (в протоколе без кавычек).
Обсуждению доклада могут предшествовать вопросы к докладчику, которые вместе с ответами включаются в раздел СЛУШАЛИ. Перед записью каждого вопроса указываются инициалы, фамилия и должность его автора и ставится тире. Содержание вопроса записывается с прописной буквы в форме прямой речи. Перед формулировкой ответа пишется слово «Ответ» (в протоколе без кавычек), ставится тире и записывается ответ в форме прямой речи. Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие. Фамилию выступающего пишут в именительном падеже от 1го положения печатающего устройства, затем указывают инициалы и должность выступающего, ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи.
Принятые решения содержатся в разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения. Принимаемые коллегиально решения нередко требуют голосования. В этом случае после раздела ПОСТАНОВИЛИ указывается: «Голосование» или «Голосовали» (в протоколе без кавычек) и приводятся результаты голосования: единогласно или за..., против..., воздержались...
В практике часто применяются сокращенная и краткая формы протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. В сокращенных протоколах после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением. В протоколе краткой формы указываются только рассмотренные вопросы и принятые решения. В постановляющей части текста протокола может содержаться пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату. В практике очень часто приходится делать выписки из протоколов. Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:
все реквизиты заголовочной части протокола: наименование организации, наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), номер протокола (порядковый номер заседания), место составления (место проведения заседания);
заголовок к тексту;
все реквизиты вводной части текста протокола: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные», «ПОВЕСТКА ДНЯ»;
отдельные реквизиты основной части текста протокола: «СЛУШАЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «Голосование»;
реквизиты оформляющей части протокола: реквизит «Подпись», включающей слова «Председатель», «Секретарь», инициалы и фамилии председателя и секретаря (без их личных подписей т.к. выписки, как правило, не подписываются подлинными подписями, а заверяются секретарем); отметку о заверении копии.
Таким образом, из содержательной части протокола берутся только те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц. Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию .