Shpjeguese në çdo formë. Si të shkruani saktë një shënim shpjegues: mostër

Tani do të flasim për një sërë situatash reale që mund të lindin në një organizatë nëse lind një kërkesë. Në lidhjen e specifikuar mund të lexoni se cilat janë rregullat për përpilimin e shënimeve shpjeguese, ai gjithashtu përmban formën e tij. Në këtë artikull, ne do t'ju ofrojmë disa shembuj të shënimeve shpjeguese. Megjithatë, mbani në mend se mund të ketë një situatë në organizatë ku kërkohet këshilla ligjore shtesë.

Situata 1

Nëse në një rast ose në një tjetër duhet të hartoni një shënim shpjegues, atëherë kur e shkruani atë, tregoni të gjitha rrethanat. Ju duhet të demonstroni se organizata po bën gjithçka në fuqinë e saj. Nëse është rasti që gjërat shkuan keq pa fajin tuaj, për shembull, edhe para se të hyni në firmë, atëherë duhet të tregoni se do të duhet pak kohë për të korrigjuar situatën.

“Kam katër muaj që punoj në departamentin e marketingut dhe kontratave të një kompanie celulare. Në punë më duhet të udhëtoj nëpër ambientet ku janë vendosur antenat dhe direket e kompanisë sonë, si dhe duhet të merrem edhe me kontrata. Të tilla objekte ka edhe kompania jonë, kontratat për të cilat mungojnë prej më shumë se tre vitesh, pra shumë kohë përpara se të vija në këtë punë.

Dhe situata është zhvilluar në atë mënyrë që më duhet të shkruaj një shënim shpjegues pse kontrata nuk është hartuar ende dhe pse ka një gjobë të tillë nga Ministria e Financave. Këshilloni se si të vazhdohet? Në fund të fundit, unë sapo arrita të shkoja në këto objekte, pasi më parë më duhej të merresha me objekte të tjera, afatet e të cilave gjithashtu kishin kaluar shumë kohë më parë.”

“Unë (emri i plotë), punoj në kompani që nga data 27.04.2014. Sipas Përshkrimi i punës datë 24.27.2014 Jam i angazhuar në ekzekutimin e kontratave për montimin e objekteve. Aktualisht kam lidhur 65 kontrata për objekte që janë rikomisionuar. Megjithatë, organizata ka objekte për të cilat kontratat nuk janë lidhur për më shumë se 3 vjet. Disa nga këto kontrata tashmë janë hartuar nga unë, por për shkak të numrit të madh të objekteve dhe largësisë së tyre, nuk kam pasur kohë të përgatis të gjitha kontratat për nënshkrim, duke përfshirë ... "

Situata 2

Kur të bëhen akuza të pabaza, duhet të mbrohesh patjetër: “Unë nuk jam fajtor për thyerjen e pajisjes. E konsideroj të nevojshme të theksoj se kjo pajisje përdoret shpesh në punë... Duke qenë se autorët e prishjes nuk janë identifikuar, ju lutemi mos e zbritni koston nga paga..."

Është e mundur që të keni dëshmitarë, me ç'rast duhet të përdorni fraza të tilla si: “Fjalët e mia mund/mund të konfirmojnë emrin tim të plotë”, mund të përdoren edhe dëshmitë e kamerave CCTV etj. Nëse ka rrethana lehtësuese, mund të përdorni frazat e mëposhtme: "Për shkak të incidentit kam qenë në gjendje shoku", "Ata janë thyer si pasojë e një dështimi të furnizimit me ujë" etj.

Mund të jetë më e dobishme për ju, kur përshkruani incidentin, të heshtni për disa detaje, veçanërisht nëse detajet nuk kanë me rëndësi të madhe dhe nuk cenojnë objektivitetin e vlerësimit të situatës.

“06/09/2014 Më duhej të shkoja në një udhëtim pune njëditor në Rostov-on-Don, dhe të nesërmen duhej të shkoja në punë. Në orën 15:00 më lanë të lirë dhe shkova në stacionin e autobusëve, por gjatë rrugës më nisën ngërçe në stomak dhe shëndeti m'u përkeqësua ndjeshëm. Më duhej të aplikoja për kujdes mjekësor. Kur gjendja ime u përmirësua, ishte tashmë ora 20:00, unë përsëri shkova në stacionin e autobusit, por doli që autobusi i parafundit u nis në 19:45. Fillova të prisja autobusin, i cili duhej të nisej në orën 21.45, por u anulua. Nuk kishte më asgjë për t'u kthyer. Pastaj thirra kreun e grupit tim, shpjegova situatën dhe rregullova që të më zëvendësonin ditën tjetër të punës.

Tani drejtori i kompanisë sonë kërkon një shënim shpjegues, por unë nuk e di se si ta përpiloj saktë dhe nuk e di se kujt t'i drejtohem për ndihmë në këtë çështje. Nuk dua të përmend problemet e mia shëndetësore, pasi kjo mund të jetë arsyeja e shkarkimit tim. Ju lutem me tregoni si te bej…”

Meqenëse shënimi shpjegues përfshin një prezantim të të gjitha rrethanave të incidentit në një formë të lirë, atëherë bëjeni këtë. Ju nuk keni pse të tregoni për gjendjen tuaj shëndetësore, në këtë rast do të mjaftojë t'i referoheni anulimit të autobusit për të cilin bileta tashmë është blerë.

Situata 3

Çfarë duhet të bëni nëse gjatë rrjedhës së punës emocionet tuaja shkojnë jashtë shkallës dhe e kuptoni se keni shkuar shumë larg dhe jeni bërë personale? Mos e mohoni të dukshmen. Sidoqoftë, gjithmonë mund t'i zbusni pak faktet dhe ta paraqisni situatën në një mënyrë që ju bën të pëlqyeshëm.

“Ndihmoni, ju lutem, hartoni saktë një shënim shpjegues dhe, së bashku me të, një kundër-memorandum. Kështu shkon. Në kompaninë tonë pagesa e pagave vonohet dhe në këtë situatë nënkryetari përpiqet të provokojë punonjësit në shkelje të disiplinës, rebelim dhe mungesë. Nëpërmjet bisedave provokuese me punonjësit, ajo merr mendimet e tyre për situatën dhe më pas ia kalon kreut të organizatës. Në përgjigje të kësaj sjelljeje, unë thashë se ajo ishte një Judë dhe një tradhtar. Si rezultat, deputetja shkroi një memorandum në të cilin më akuzonte për shkelje të vartësisë dhe disiplinës së punës dhe gjithashtu në fyerje”.

“Zëvendësdrejtoresha Irteneva G.P. sistematikisht nxit punonjësit e kompanisë që të mungojnë nga puna për shkak të vonesës pagat, dhe merret edhe me denoncimet e kolegëve. Si pasojë e veprimeve të tilla, në datën 16.10.2014 kemi pasur një konflikt me të, gjatë të cilit i kam shprehur sinqerisht mendimin tim për të, duke e quajtur tradhtare. Shprehje të tjera fyese ndaj Irtenva G.P. Nuk kam lejuar, nuk ka pasur as shkelje të disiplinës së punës. Mendoj se kam të drejtë të shpreh mendimin tim”.

Një tjetër mundësi për vetëmbrojtje në situata të tilla mund të jetë një kundërsulm. Megjithatë, duhet kuptuar se përdorimi i gënjeshtrave të plota këtu është i papranueshëm. Për shembull: "Në memorandum (pasuar nga pozicioni dhe emri i plotë i aplikantit) situata paraqitet në një formë të shtrembëruar ...", "Përveç kësaj, emri i plotë ngriti tonin e saj në një britmë në një bisedë me mua. dhe në mënyrë fyese më quajti të paaftë (ajo tha se në këtë kompani ka ndonjë më të zgjuar se unë). Në një situatë të tillë, unë nuk munda ta përmbaja veten, gjithashtu ngrita zërin dhe shpreha mendimin tim për të.”

Mund të japim një shembull tjetër të tillë shënim shpjegues: “Megjithatë, tekniku mbërriti në vend vetëm 1 orë e 10 minuta pas telefonatës, për shkak të së cilës nuk u përmbajta dot dhe shpreha mendimin tim me tone të ngritura për qëndrimin e tij neglizhent ndaj punës”.

Situata 4

Mos e mohoni nëse keni bërë një llogaritje të gabuar. Duhet të përpiqeni të përshkruani vështirësitë me të cilat është dashur të përballeni. Nuk ka nevojë të nënvlerësoni veten kot, sepse të gjithë kanë të drejtë të gabojnë. Për më tepër, nuk ka siguri që një person tjetër do të kishte bërë më mirë se ju. Për më tepër, ju ende duhet të gjeni një punonjës tjetër: kaloni nëpër intervista, zgjidhni një person që është i përshtatshëm për sa i përket kualifikimeve, përvojës dhe nivelit të pagës. Pra, gabimi juaj nuk do të thotë se do të pushoheni menjëherë nga puna ose do t'i nënshtroheni masave të rënda disiplinore.

“Unë punoj në departamentin e kredive të një banke. Për shkak të ngarkesës së madhe të punës dhe rrëmujës që rezultoi në desktop, nuk munda ta dërgoja aplikacionin në kohë. Kjo bëri që klientët të shkruanin një ankesë kundër meje. Menaxhmenti ka nevojë për një shpjegim. Çfarë duhet të shkruaj në të? Si mund ta shpjegoj saktë se thjesht nuk mund t'i përballoja detyrat e mia, pasi kam ende shumë pak përvojë dhe kam qenë shumë i ngarkuar me punë atë ditë?

“Unë (emri i plotë), punoj në departamentin e kredive të bankës që nga data 22.07.2014. Deri në këtë pikë, nuk kam pasur përvojë në punë me dokumentacionin e kreditit. Përgjegjësitë e mia të punës përfshijnë: (të listuara këtu). Rrjedha e dokumenteve është mesatarisht 200 dokumente në ditë.

Meqenëse kam pak përvojë pune dhe kam qenë shumë i zënë më 08/05/2014, nuk munda të përballoja detyrat zyrtare. Në lidhje me këto arsye, kërkesa për kredi nr. ... datë 08.05.2014 është dërguar me shkelje të afateve të përcaktuara...”

“Ju kërkoj të më ndihmoni të formuloj saktë shënimin shpjegues. Unë mbaj pozicionin e specialistit të lartë në Fondin CHI. Një organizatë mjekësore bëri një gabim në raportin e saj vjetor dhe nuk e vura re. Tani udhëheqja po kërkon një shpjegim nga unë ... "

Situata 6

Çfarë duhet të bëni nëse keni kryer një shkelje dhe jeni kapur duke e bërë atë? Sigurisht, ju duhet të pranoni fajin tuaj dhe të bëni një premtim për të mos lejuar një sjellje të tillë në të ardhmen. Kjo taktikë do të funksionojë mirë nëse do të ishte një incident i izoluar dhe jo një abuzim i vazhdueshëm.

“Në firmën tonë ju lejohet të lundroni në internet vetëm për qëllime biznesi. Herë pas here, kur nuk isha i zënë në punë, vizitoja disa faqe dhe forume me tema të riparimit dhe makinave. Nga menaxhmenti erdhi një listë e burimeve që vizitova dhe kërkova të tregoja një shënim shpjegues pse përdora në mënyrë të paautorizuar internetin e korporatës për qëllime personale. Si ta shkruajmë saktë?

Nëse ju kapin në flagrancë dhe ju paraqitet një listë shkeljesh, ju vetëm mund të pendoheni. Kjo mund të bëhet në formën e mëposhtme: “E pranoj se kam përdorur periodikisht internetin e korporatës për arsye personale. Unë marr përsipër të mos e bëj këtë në të ardhmen dhe gjithashtu kërkoj nga ju që të mos më nënshtroni asnjë masë disiplinore.”

Situata 7

Nëse mbikëqyrësi juaj i menjëhershëm ju mbështet dhe është në anën tuaj, ju duhet të shkruani diçka neutrale dhe të kënaqshme për shërbimet/departamentet e tjera.

“Unë punoj si inxhinier prodhimi për fabrikë prodhuese, në postbllokun më konfiskuan kartën personale, pasi ajo kishte skaduar. Mbikëqyrësi im kërkon që të shkruaj një shënim shpjegues "kompetent" për shërbimin e sigurisë. Këshilla se çfarë të shkruani...

“Unë (emri i plotë) nuk e rinovova lejen time personale në kohën e duhur për arsyen…”.

Arsyet mund të jenë të ndryshme: udhëtim pune, pushim mjekësor, si dhe arsye të ngjashme për personin që është i angazhuar në zgjatjen e lejeve. Mund të ndodhë që keni aplikuar për zgjatjen e lejes së lejes, por nëpunësi përgjegjës ka qenë shumë i zënë në atë moment (në lidhje me instalimin e pajisjeve të reja, përgatitjen e raporteve, etj.) dhe ju është kërkuar që të ktheheni një herë tjetër.

Situata 8

Nëse keni ndërmend të merrni iniciativën dhe prisni të merrni vendimi i menaxhmentit nga menaxhmenti i tij, për të bërë ndonjë ndryshim në procesin e prodhimit apo për të përmirësuar situatën e paqëndrueshme, do të jetë e nevojshme.

“Ju lutem më ndihmoni të shkruaj një memorandum, nuk e di as adresën e kujt duhet t'i drejtohet. Kështu shkon. Më caktuan në objektin e ngarkuar me shkarkimin e makinave hekurudhore. Aty kam hasur shkelje të rregulloreve të sigurisë sipas udhëzimeve që rregullojnë shkarkimin e vagonëve. Ka një ruajtje të tepërt të materialit, vetë vendi nuk është i spërkatur me substanca kundër akullit, punëtorët po ngrijnë sepse nuk janë të izoluar, siç kërkohet nga udhëzimet. Puna kryhet edhe gjatë mjegullës, megjithëse udhëzimet e ndalojnë këtë. Sidoqoftë, kreu i mbrojtjes së punës pretendon se ai nuk ka të drejtë të ndalojë prodhimin ... "

Ju duhet t'ia drejtoni memorandumin tuaj drejtpërdrejt drejtuesit të kompanisë suaj. Mund të bëhet në mënyrën e mëposhtme: “Sjell në vëmendje se në objektin X, makinat hekurudhore shkarkohen në kundërshtim me udhëzimet e sigurisë... etj”. Më pas mund ta përshkruani situatën në të njëjtën mënyrë si në kërkesën tuaj.

Natyrisht, rrethanat e jetës dhe situatat e punës janë shumë të ndryshme, dhe për këtë arsye është e pamundur të parashikohet çdo rast, ashtu siç është e pamundur të gjendet. mostra e përfunduar dokument për çdo kërkesë. Megjithatë, ne shpresojmë që falë shembujve të një shënimi shpjegues të dhënë, ju do të merrni përfitim praktik për veten tuaj dhe në të ardhmen do të jeni në gjendje të përballeni me një sërë situatash.

Në jetën e çdo punonjësi mund të ndodhë një situatë për shkak të së cilës ai vonohet në punë, nuk mund të shkojë në punë ose të kryejë detyrat siç duhet.

Të nderuar lexues! Artikulli flet për mënyra tipike për të zgjidhur çështjet ligjore, por secili rast është individual. Nëse doni të dini se si zgjidhni saktësisht problemin tuaj- kontaktoni një konsulent:

APLIKACIONET DHE Thirrjet pranohen 24/7 dhe 7 ditë në javë.

Është i shpejtë dhe ESHTE FALAS!

Arsyet për shkelje të tilla mund të jenë të vlefshme ose mosrespektuese. Vendimi do të merret në bazë të shpjegimeve të punonjësit.

Situata që çoi në shfaqjen e shkeljeve të tilla, punonjësi duhet të deklarojë me shkrim.

Për ta bërë këtë, ai harton një shënim shpjegues. Ky dokument mund të jetë shfajësues ose shpjegues.

Ju lutemi vini re se një shënim shpjegues është një dokument zyrtar që hartohet në një mënyrë të caktuar. Ai përmban informacion që shpjegon arsyet e shkeljes.

Kuptimi i tij kryesor është t'i mundësojë punonjësit të imagjinojë situatën me sytë e tij, të tregojë për atë që ka ndodhur dhe, nëse është e mundur, të justifikojë veten.

Aspekte të përgjithshme

Shënimi shpjegues është një dokument zyrtar. Ekzekutimi i tij është detyrë e punonjësit që ka kryer shkeljet. Është ai që është i interesuar të sigurojë që dokumenti të hartohet saktë.

Në bazë të shënimit, do të merret një vendim nëse do të vendosen penalitete ndaj punonjësit. Një prezantim kompetent do t'ju lejojë t'i shpjegoni menaxherit arsyet e shkeljes.

Bazuar në rezultatet e shqyrtimit të shënimit të punonjësit, merret një vendim për fajësinë ose pafajësinë e tij. Në rastin e parë ndaj tij do të merren masa masa disiplinore.

Kjo është arsyeja pse ju duhet ta merrni seriozisht procesin e shkrimit të një shënimi. Transferimi i këtij dokumenti mund të jetë i detyrueshëm në rastet e parashikuara me ligj.

Në situata të tjera, punëdhënësi i jep punonjësit mundësinë për të shpjeguar situatën duke e paraqitur me shkrim, jo ​​në bazë të përshkrimit të shtetit ligjor, por me iniciativën e tij.

Nëse punonjësi është i shqetësuar për pyetjen: "A duhet të shkruaj një shënim shpjegues?" - duhet të dijë se këto veprime janë të drejtën e tij.

Cfare eshte

Në legjislacion mungon koncepti “shënim shpjegues”. Në përputhje me Kodin aktual të Punës të Federatës Ruse, ne po flasim për "kërkimin e shpjegimeve me shkrim".

Në veçanti, punonjësi i siguron ato kur kryen veprime të paligjshme, shkelje të disiplinës së punës, moskryerje të detyrave, etj.

Megjithatë, shpjegimet nuk mund të paraqiten gojarisht. Ky shënim hartohet jo vetëm kur bëhet kundërvajtje disiplinore por edhe në disa raste të tjera.

Të gjithë ata i bashkon “nevoja për të justifikuar”. Pra, do të kërkohet një shënim shpjegues gjatë hetimit të dëmtimit të pronës së punëdhënësit.

E rëndësishme për të kuptuar tipar dallues këtë dokument. Thjesht deklaron incidentin me shkrim.

Punonjësi nuk bën asnjë deklaratë dhe nuk kërkon të zgjidhë situatën e diskutueshme. Ky është ndryshimi midis një shënimi shpjegues dhe dokumenteve të tjera zyrtare, për shembull, një raport ose një deklaratë.

Cilat mund të jenë arsyet

Ne kemi përmendur tashmë se punonjësi jep një shënim shpjegues gjatë hetimit të një shkelje disiplinore.

Kjo ju lejon të shikoni situatën me sytë e punonjësve dhe të merrni një vendim objektiv për fajin ose pafajësinë e tij në kryerjen e një akti.

Ju lutemi vini re se punonjësit nuk i kërkohet të shkruajë një shënim. Megjithatë, është ai që është i interesuar të justifikohet.

Nëse një punonjës detyrohet të shkruajë një shënim shpjegues në punë, atëherë ai mund të ankohet tek autoritetet mbikëqyrëse.

Ky dokument krijohet p.sh në rast të vonesës në punë, mungesës së punës, mospërmbushjes së detyrave ose zbatimit jo të duhur të tyre, dëmtimit të pasurisë së punëdhënësit etj.

Kuadri ligjor

Kjo normë përcakton se është e detyrueshme të kërkohet një shpjegim me shkrim nga punonjësi për të identifikuar shkakun e dëmit.

Nëse punonjësi refuzon të shkruajë ose refuzon t'ia transferojë këtë dokument punëdhënësit, atëherë hartohet një akt përkatës. Vetë forma e shënimit shpjegues nuk u miratua në nivel shtetëror.

Si të shkruani një shënim shpjegues në punë

Një shënim shpjegues është një formë specifike e një dokumenti biznesi. Ai i nënshtrohet rregullave për formimin e këtij lloj aktesh.

Pajtueshmëria me to nuk është një detyrim për vetë punonjësin, por në këtë mënyrë ka më shumë gjasa që dokumenti të përgatitet saktë dhe të sjellë përfitimet e pritura.

Shënimi shpjegues është hartuar në një fletë A4. Punonjësi duhet të përdorë një stil biznesi të prezantimit.

"Titulli" i dokumentit tregon marrësin e tij (zakonisht drejtorin e përgjithshëm të kompanisë), si dhe të dhënat e vetë punonjësit, duke përfshirë emrin e plotë, njësinë strukturore, etj.

Pas kësaj, është e nevojshme të tregoni emrin e dokumentit, dhe më pas të shkruani tekstin e shënimit. Paraqitja e situatës duhet të bëhet në mënyrë korrekte, me kompetencë, pa gabime.

A duhet të shkruaj në tekstin e shënimit shpjegues për vlerësimin e veprimeve të mia? Nëse punonjësi e pranon fajin, atëherë ai duhet ta tregojë këtë, dhe gjithashtu të sqarojë se në të ardhmen nuk do të ketë shkelje nga ana e tij.

Zakonisht shënimi shpjegues shkruhet me dorë. Ju mund të paraqisni versionin e shtypur në kompjuter, por vetë punëdhënësit nuk kanë besim në dokumente të tilla.

Në cilat raste shkruajnë

Ne i kemi përmendur tashmë ato raste kur një punonjësi mund t'i kërkohet një shënim shpjegues - kundërvajtje disiplinore, duke i shkaktuar dëm material punëdhënësit, etj.

Ne kemi shqyrtuar rastet kur ky dokument kërkohet në përputhje me kërkesat e ligjvënësit.

Por ju lutemi vini re se situata të tjera mund të fiksohen në dokumentet lokale të një ndërmarrje të caktuar.

Kjo rrethanë duhet të dokumentohet. Përndryshe, punëdhënësi nuk do të ketë asnjë provë për respektimin e kërkesave të ligjit.

Një dokument i quajtur "Kërkesa" hartohet në kokë, regjistrohet në ditarin e korrespondencës dalëse dhe i jepet punonjësit kundrejt nënshkrimit.

Duhet të tregojë datën e transferimit të aktit te punonjësi i shoqërisë. Është ajo që ju lejon të lundroni në kohën e paraqitjes së shpjegimit.

Çfarë duhet të bëni nëse një punonjës refuzon të marrë kërkesa? Në këtë situatë, është e nevojshme të hartohet një akt.

Për dështimin për të përfunduar një detyrë

Një shënim shpjegues mund të kërkohet nga punonjësi për shkak të dështimit për të përfunduar detyrën. Në një situatë të tillë, punonjësi duhet të përshkruajë situatën në detaje, të tregojë arsyet e sjelljes së keqe, si dhe parakushtet dhe fakte të tjera.

Dështimi për të përfunduar detyrën mund të jetë për shkak të një sërë rrethanash.

Nëse punonjësi nuk ka faj në kryerjen e sjelljes së keqe, atëherë duhet të sigurohen prova bindëse për këtë.

Për shembull, mund të shkruani se detyra nuk u krye për shkak të punës së tepërt. Në të njëjtën kohë, nuk duhet të shkruhet se sjellja e keqe është kryer për faktin se shefi nuk jep.

Është e domosdoshme të tregohet në shënimin shpjegues që punonjësi është i vetëdijshëm për pasojat e sjelljes së tij të keqe, do të bëjë përpjekje për të korrigjuar situatën dhe nuk do të lejojë që ajo të ndodhë në të ardhmen.

Për një gabim

Çdo punonjës mund të bëjë një gabim gjatë punës së tij. veprimtaria e punës. Për më tepër, si punonjësit me përvojë ashtu edhe punëtorët e sapokrijuar nuk janë të imunizuar prej tij.

Zakonisht, një gabim është një pasojë që ndodh për arsye të caktuara objektive dhe subjektive.

Video: si të shkruani një shënim shpjegues

Janë ata që duhet të tregojnë punonjësin në shënimin e tij shpjegues. Ju duhet të zbuloni parakushtet dhe rrethanat që çuan në gabim.

Ju nuk duhet t'ia kaloni përgjegjësinë kolegëve tuaj, por gjithashtu nuk ju rekomandojmë të pranoni fajin tuaj, në mungesë të një të tillë.

Ai duhet të tregojë rrethanat që në të vërtetë kanë ndodhur në praktikë.

Për vonesë

Vonesa në punë është kundërvajtje. Punonjësi duhet të shpjegojë arsyet e kryerjes së tij. Në varësi të këtyre rrethanave do të merret vendim për zbatimin e masave të ndikimit.

shpjeguese - dokument personeli, i cili transferohet në departamentin e personelit ose drejtpërdrejt te drejtuesi.

Në të, punonjësi konfirmon faktin e vonesës, dhe gjithashtu tregon arsyet. Mos harroni se vonesa sistematike mund të jetë baza për pushim nga puna për shkak të shkeljes së disiplinës së punës.

Pra, një shënim për të qenit vonë mund të ndahet në 2 pjesë:

Rreth mungesës

Koncepti i "mungesës së lirë" është i përfshirë në. Në përputhje me këtë rregull, do të thotë të mungosh në vendin e punës pa arsye të mirë gjatë gjithë turnit ose 4 orë rresht gjatë një turni.

Kjo shkelje mund të çojë në përfundimin e marrëdhënieve midis punonjësit dhe punëdhënësit.

Kjo është arsyeja pse punonjësi është i interesuar të shpjegojë faktet që kontribuan në komisionin e tij.

Arsyet e mëposhtme janë pranuar:

• sëmundja e punonjësit ose të afërmve të tij;
• vdekja e një anëtari të familjes;
• aksident;
• fatkeqësi natyrore ose aksident.

Një arsye e mirë duhet të konfirmohet jo me fjalë, por me prova reale.

A është e mundur të mos shkruash

A është e nevojshme t'i shkruani një shënim shpjegues punonjësit? Jo, por ne kemi përmendur tashmë se ai duhet të jetë i interesuar për dizajnin e saj.

Punonjësi nuk do të mund t'i shmanget dënimit për të vetmen arsye se nuk ka dhënë shpjegimin e tij. Përkundrazi, humbet shansin për të justifikuar veten.

Çfarë kërcënon refuzimin

Refuzimi nuk ka ndonjë pasojë specifike. Një tjetër gjë është se punonjësi nuk përfaqëson mendimin dhe vizionin e tij për situatën.

Prandaj, ai i privon vetes mundësinë për të mbrojtur veten, për të paraqitur argumentet e veta. Si rregull, kjo ndikon negativisht në vendimin për rastin e masës disiplinore.

Refuzimi do të konsiderohet si mosgatishmëri për të pranuar një gabim ose shkelje, e cila nuk do të jetë gjithmonë e dobishme. Sidomos kur bëhet fjalë për ato situata ku faji i punonjësit është absolutisht i dukshëm.

Shembull dokumenti

Një shënim shpjegues është një dokument që nuk ka një mostër të miratuar. Nuk ka kërkesa uniforme për plotësimin, përmbajtjen, etj.

Sidoqoftë, për formimin e saktë të dokumentit, duhet t'i përmbahen rregullave se si të shkruhet një shënim shpjegues në punë pas verifikimit.

Pra, duhet të përmbajë detajet e mëposhtme:

• kujt dhe kujt i drejtohet (informacione për menaxherin dhe punonjësin);
• emri i aktit;
• vetë teksti (duke përvijuar situatën, arsyet, faktet etj.);
• aplikacione (opsionale) që mund të konfirmojnë informacionin e dhënë nga punonjësi;
• nënshkrimi dhe data.

Në jetë, mund të lindë një situatë e paparashikuar në të cilën nuk mund të bëni pa të. Por si ta rregulloni atë në mënyrë korrekte? Në këtë artikull, ne do të shqyrtojmë saktësisht se si duhet patjetër të pasqyrohen atributet në këtë dokument biznesi, dhe gjithashtu do të prekim rregullat themelore për plotësimin e shënimeve shpjeguese.

Shënimi shpjegues është një dokument

Një shënim shpjegues është një dokument biznesi në të cilin janë mbledhur shpjegimet e të gjithë pjesëmarrësve në konflikt. Sidoqoftë, duhet të kuptohet se ky dokument nuk është baza për një kërkesë për udhëzim. Ajo thjesht do të pasqyrojë thelbin e problemit.

Zakonisht kërkojnë një shënim shpjegues, shkelje të disiplinës së punës etj. Por në të njëjtën kohë, shumë as që menduan se si të shkruanin saktë një shënim shpjegues. Për të zgjidhur kjo çështje, mund të shkoni në 2 mënyra:

1. Në motorin e kërkimit, bëni pyetjen "si të shkruani një shënim shpjegues" dhe zgjidhni më shumë opsion i përshtatshëm(sipas mendimit tuaj)
2. Eksploroni Ky artikull dhe merrni informacion për korrektësinë e përpilimit të një shënimi shpjegues për të gjitha rastet

Ju lutemi vini re se kur përpiloni një shënim shpjegues, zbatohet një rregull bazë. Eshte rregull model korrespondencë biznesi dhe duhet të jetë kështu:

• Shënimi duhet të pasqyrojë idenë kryesore të problemit në stil biznesi pa sharje dhe gjuhë popullore
• Besueshmëria e informacionit të specifikuar dhe përmbledhja e tij
• Shënimi shpjegues shkruhet në vetën e parë me një ndërtim logjik dhe të qëndrueshëm të fjalisë, duke ruajtur kronologjinë.
• Në fund dokumenti duhet të nënshkruhet me datën e përpilimit.

Nevoja për një formë dhe formë të një shënimi shpjegues

Shënim shpjegues: mostër

Nuk ka asnjë formular standard për një shënim shpjegues, ai thjesht nuk miratohet. Prandaj, shënimi është shkruar në një formë arbitrare. Por në rast se nuk keni idenë se si të shkruani një shënim shpjegues, është më mirë të përdorni shembullin e shënimit shpjegues në faqen tonë të internetit.

Vlen të përmendet se disa organizata kanë miratuar formën e tyre të një shënimi shpjegues. Kjo nuk është e ndaluar nga legjislacioni i vendit tonë, që do të thotë se do të duhet të përdorni pikërisht formën që ju ofron kompania.

Shembull shënimi shpjegues për menaxhmentin e organizatës

Duke përdorur shembullin e një shënimi shpjegues për menaxhmentin e organizatës për shkak të vonesës ose mungesës, le të shqyrtojmë se si është e nevojshme të hartohet një dokument i tillë? Merrni, për shembull, një situatë ku një punonjës ishte vonë për në punë ose madje vendosi të merrte një ditë pushimi, gjë që do të konsiderohej mungesë. Çfarë duhet të shkruaj në këtë rast?

Në përgjithësi, plotësimi i një shënimi shpjegues do të duket diçka si kjo:

1. Në këndin e sipërm të djathtë të fletës, shkruani emrin tuaj të plotë. zyrtare të cilit i dërgohet shënimi shpjegues. Për shembull, OOO Vishenka Ivanov Ivan Ivanovich
2. Pak më poshtë, nën adresuesin, duhet të tregoni se nga kush është shkruar shënimi. ato. shkruani të dhënat tuaja. Për shembull: nga kryeekonomisti Levochkin Evgeny Romanovich.
3. Duke u kthyer pak më poshtë, në qendër të fletës duhet të shkruani emrin e dokumentit. Domethënë: Shpjeguese.
4. Trupi kryesor i shënimit. Në këtë pjesë të shënimit shpjegues, është e nevojshme të pasqyrohet qartë dhe qartë arsyeja e mungesës, të cilën tani menaxhmenti i ndërmarrjes duhet ta shpjegojë.
5. Përfundimi. Në fund, duhet të vendosni datën e dokumentit dhe nënshkrimin tuaj. Për shembull: 06/29/16, Levochkin E.R.

Shembull

Në shënimin shpjegues, do të duhet të shpjegoni arsyet e shkeljes.

Një shembull i pjesës kryesore të shënimit shpjegues duhet të duket diçka si kjo: 28/06/2016 nuk u paraqita në vendin e punës për një arsye të mirë - një prishje e kanalizimeve në apartament. Si pasojë e urgjencës më është dashur të telefonoj shërbimin e urgjencës, si dhe të marr masa për të minimizuar rezultatin e aksidentit.

Shërbimi i urgjencës mbërriti në thirrje vetëm pas 4 orësh, d.m.th. në orën 13:25 me kohën lokale. Një ekip specialistësh filloi punën e riparimit në orën 13.40. Ata arritën t'i rregullonin problemet vetëm pas 3 orësh e 45 minutash. Në atë kohë dita e punës tashmë po mbaronte. Lëreni apartamentin gjatë ngjarjes punë riparimi Nuk munda sepse jetoj vetëm. Prandaj, përveç meje, askush tjetër nuk mund të siguronte hidraulikë hyrjen në banesën time.

Nuk kam mundur të telefonoj dhe të paralajmëroj menaxhmentin e ndërmarrjes ku punoj, për shkak të mungesës së celular. Dhe kur telefonoja nga një telefon fiks, pati një lloj ndërhyrjeje, për shkak të së cilës nuk arrita të shkoja në punë. Shënimit shpjegues i bashkangjit një vërtetim, i cili vërteton vlefshmërinë e aksidentit dhe punën e riparimit në banesën time.

Shënimi shpjegues i përpiluar i dërgohet për shqyrtim titullarit ose i autorizuar për këto çështje. Ai nga ana e tij shqyrton dokumentin e paraqitur dhe bashkangjit vendimin e tij për marrjen e masave specifike në lidhje me këtë punonjës.

Nëse menaxheri ka vendosur të zbatojë një sanksion disiplinor ndaj punonjësit, atëherë një shënim shpjegues do t'i bashkëngjitet çështjes në formën e provës.

Letër shpjeguese për shkollën

Një shënim shpjegues shkruhet në emër të kreut

Në parim, një shënim shpjegues për shkollën praktikisht nuk ndryshon nga shënimi që jepet nga punonjësi në vendin e tij të punës. Shtëpi shenjë dalluese një shënim shpjegues për shkollën do të jetë një zyrtar:

• Mësues klase
• Kryemësues
• Drejtori

Le të shohim se si të shkruajmë një shënim shpjegues në shkollë:

1. "Kapelë", d.m.th. në këndin e sipërm të djathtë të fletës ju duhet të specifikoni adresuesin. Për shembull, drejtori i shkollës së mesme nr. 1 Kuzmin Alexei Viktorovich.
2. "Nga kush". Pastaj ju shkruani kështu: nga një student i klasës 11-B Lavrenko Irina Anatolyevna. Nëse shënimi është shkruar në emër të prindit të nxënësit, atëherë ai duhet të shkruhet nga gr. Lavrenko Larisa Vitalievna
3. Pjesa kryesore. Këtu në tekst është e nevojshme të shpjegohet arsyeja e vonesës në shkollë.

Shembull

Supozoni se shënimi shpjegues është shkruar nga nëna e studentit, atëherë përmbajtja e tij duhet të jetë si më poshtë:

"Unë, Larisa Vitalievna Lavrenko, nëna e një studenti të klasës 11-B Lavrenko Irina Anatolyevna, në lidhje me pranimin e saj mësimet e shkollës Unë mund të jap një shpjegim. Duke u zgjuar në mëngjes, vajza ime u ankua për një dhimbje dhëmbi të mprehtë dhe shkuam me të te dentisti. Pas trajtimit, doktori tha se vajza ime kishte nevojë për pushim dhe ishte më mirë që ajo të shkonte në shtëpi. Lidhur me këtë, fëmija nuk është paraqitur në mësim në datën 12.10.2016. Shënimit shpjegues po i bashkangjit një vërtetim të lëshuar nga një dentist.

Zakonisht shënime të tilla shpjeguese shkruhen në emër mësuesi i klasës. Por kjo nuk është çështja. Gjëja kryesore është të kuptoni saktësisht se kujt do t'i drejtohet shënimi, dhe vetëm atëherë të vazhdoni me përpilimin e tij.

Aftësia për të shkruar saktë një shënim shpjegues nuk do të dëmtojë askënd. Sidoqoftë, nëse tashmë keni vonesa ose lëshime të përsëritura pas shpine, atëherë mund të jetë koha që ju të mendoni dhe të punoni për përpikmërinë tuaj. Në fund të fundit, kjo do t'ju ndihmojë të përmirësoni reputacionin tuaj për mirë.

Si të shkruani një shënim shpjegues? Mësoni video tutorial:

Askush nuk është i imunizuar nga aksidentet, përfshirë në punë. Shkelja e disiplinës së punës dënohet nëse nuk ka arsye të mirë.

Të nderuar lexues! Artikulli flet për mënyra tipike për të zgjidhur çështjet ligjore, por secili rast është individual. Nëse doni të dini se si zgjidhni saktësisht problemin tuaj- kontaktoni një konsulent:

APLIKACIONET DHE Thirrjet pranohen 24/7 dhe 7 ditë në javë.

Është i shpejtë dhe ESHTE FALAS!

Si të lëshoni një shënim shpjegues në punë në 2019? Mosrespektimi i disiplinës së punës kërcënon punonjësin me masa disiplinore.

Në disa raste, shkeljet mund të çojnë në largim nga puna. Në këtë rast, punonjësi mund të ndikojë në vendimin e menaxhmentit, duke dhënë arsye të mira për shkeljen. Si të shkruani një shënim shpjegues në punë në 2019?

Momentet themelore

Çdo punonjësi mund t'i ndodhë një situatë kur do të vonohet në punë, nuk do të mund të kryejë siç duhet detyrat ose do të detyrohet të kalojë orarin e punës.

Nga pozita e ligjit të punës, kjo do të njihet si shkelje e disiplinës së punës. Por në të njëjtën kohë, arsyet mund të jenë të vlefshme dhe mosrespektuese.

Bazuar në shpjegimin e punonjësit, menaxhmenti do të vendosë nëse punonjësi duhet të ndëshkohet.

Punonjësi duhet të shpjegojë situatën me shkrim. Sipas rregullave të pranuara përgjithësisht, hartohet një shënim shpjegues.

Kjo mund të jetë shfajësuese ose shpjeguese. Shënimi shpjegues është një dokument zyrtar dhe duhet të hartohet siç duhet.

Qëllimi kryesor i shënimit është të shpjegojë arsyet e shkeljes dhe mundësinë e justifikimit të punonjësit. Por ju duhet të paraqisni informacionin në mënyrë korrekte.

Cfare eshte

Nuk ka asnjë koncept të "" në legjislacion. Megjithatë, përmendet “kërkesa e shpjegimeve me shkrim”.

Po flasim për situata ku një punonjës ka kryer veprime të paligjshme ose ka shkelur procesin e prodhimit për fajin e tij.

Është e qartë se punonjësi do të përpiqet të shpjegojë me gojë rrethanat. Por shpjegime të tilla në rrjedhën e punës nuk mund të zbatohen.

Kështu, një shënim shpjegues është një dokument në të cilin punonjësi përcakton me shkrim arsyet që çuan në shkeljen e standardeve të punës.

Kjo do të thotë, ai thjesht përshkruan atë që ndodhi. Punonjësi nuk bën asnjë deklaratë në shënimin shpjegues. Ai nuk kërkon të kuptojë situatën.

Ky fakt e dallon këtë shënim nga dokumentet e tjera zyrtare, si një raport apo deklaratë. Një shënim shpjegues i referohet dokumentacionit të një natyre informative ose referuese.

Ose punonjësi ka gjykuar gabim pasojat e mundshme veprimet e tyre. Shënimi shpjegues tregon jo vetëm shkaqet e shkeljes, por edhe parakushtet që çuan në fillimin e situatës.

Ai gjithashtu tregon rrethanat që kontribuan në shfaqjen e mosvëmendjes ndaj detajeve të punës. Si të shkruani një shënim shpjegues për gabimet në punë?

Nuk rekomandohet kalimi i përgjegjësisë te kolegët, megjithatë, nuk duhet pranuar mungesën e fajit.

Për shembull, një punonjës bëri një gabim gjatë punës në pajisje të reja. Ju mund t'i referoheni, sigurisht, udhëzimeve të pahijshme. Por është më mirë t'i referohemi mungesës së përvojës së duhur.

Për pushim

Kjo është mungesa nga puna gjatë gjithë ditës së punës ose më shumë se katër orë rresht gjatë një ndërrimi pune.

Mungesa pa arsye të vlefshme mund të jetë arsye për përfundimin. kontrata e punës. Prandaj, punonjësi është jashtëzakonisht i interesuar të tregojë në detaje për mungesën.

Të respektueshme, si rregull, konsiderohen:

• sëmundja e punonjësit ose e të afërmve të afërt, e konfirmuar me një certifikatë mjekësore;
• vdekja e një anëtari të familjes;
• aksident;
• aksident;
• fatkeqësi.

Gjithsesi arsye e mirë njihet vetëm nëse ka prova dokumentare.

Për vonesë

Në pamje të parë duket se nuk ka ndonjë ndryshim domethënës mes shërbimit, memorandumit dhe shënimeve shpjeguese, sepse. këto dokumente janë të ngjashme në qëllimin e tyre - ato janë të gjitha në natyrë informative. Megjithatë, këto janë dokumente të ndryshme që ndryshojnë në përmbajtje, synim dhe qëllime të përpilimit. Për më tepër, ato nuk përmbajnë udhëzime, por informacione që e shtyjnë adresuesin të marrë një vendim përfundimtar për çështjen në shqyrtim.

Cilat janë veçoritë e një shërbimi, memorandumi, shënimi shpjegues? Si të rregulloni siç duhet çdo dokument në letër? Ne do të përpiqemi t'u përgjigjemi këtyre dhe pyetjeve të tjera nga një këndvështrim praktik.

MEMORANDUM

memorandum(kodi 0286041 sipas OKUD) është një dokument informacioni dhe referimi drejtuar titullarit, përgjegjësit të departamentit, personave të tjerë të autorizuar. Ai parashtron në detaje çdo çështje me përfundimet dhe propozimet e përpiluesit dhe synon të inkurajojë menaxhmentin për të marrë një vendim të caktuar.

Në legjislacion nuk ekziston një përkufizim i "memorandumit" si koncept i pavarur.

Memorandumi hartohet si me udhëzimet me shkrim ose me gojë të drejtuesit, ashtu edhe me iniciativën e vetë punonjësve (për shembull, në rastet kur, për të zgjidhur ndonjë çështje prodhimi ose ekonomike, bëhet e nevojshme të paraqitet informacioni me shkrim. tek menaxhmenti më i lartë). Me ndihmën e një dokumenti të tillë, ju mund të bëni një propozim për të përmirësuar anën teknike të proceseve të prodhimit, të shprehni mosmarrëveshje me vendimin e marrë nga një menaxher më i lartë dhe gjithashtu të shprehni këndvështrimin tuaj në rast mosmarrëveshjesh me kolegët. Prandaj, gjatë përgatitjes së një memorandumi, para së gjithash është e rëndësishme që autori të formulojë qëndrimin e tij në mënyrë të arritshme dhe më pas të japë argumente bindëse në favor të tij.

Llojet e memorandumeve

• për iniciativë;
• informative;
• raportimi.

Iniciativa hartohet një memorandum për të inkurajuar adresuesin të marrë një vendim të caktuar, prandaj, teksti i shënimit përcakton faktet, përmban propozime, rekomandime ose përfundime specifike.

Informative një memorandum përpilohet rregullisht dhe përmban informacion për detajet, rezultatet ose metodat e kryerjes së punës.

Raportimi memorandumi informon për përfundimin e punës, fazën e saj, zbatimin e udhëzimeve, urdhrave etj.

në varësi nga adresuesi raportet ndahen në:

• të jashtme;
• e brendshme.

Memorandum i jashtëm drejtuar drejtuesit të një institucioni të caktuar, të hartuar në letrën e përgjithshme të organizatës, të nënshkruar nga drejtuesi dhe zakonisht përmban detajet e mëposhtme:

• emri i kompanisë;
• data;
• indeks;
• vendi i përpilimit;
• adresuesi;
• titulli i tekstit;
• teksti;
• nënshkrimi i menaxherit;
• emri i artistit, numri i telefonit.

Një memorandum i jashtëm i dorëzohet drejtuesit të organizatës mëmë (Shembulli 1).

Shembulli 1

Memorandum i jashtëm

MEMORANDUM

10.02.2014 № 12/05-14

Në tërheqjen e shtesë

burimet e punës

I dashur Andrei Vasilyevich!

Për shkak të mungesës së kandidatëve në fazën e formimit të aparatit administrativ për degën në Moskë, është e nevojshme të tërheqësh burimet e punës nga burime shtesë deri më 14 prill 2014. Intervistat me kandidatët e rinj duhet të mbahen deri më 21.04.2014.

Pagesa e shpenzimeve për shërbime shtesë do të bëhet në përputhje me pikën 4.5 të Marrëveshjes së Shërbimit Nr.04/56 datë 14 shkurt 2014.

Shefi i Burimeve Njerëzore Semenov NË. Semenov

Në rastin nr.03-13

Odintsov 10.02.2014

Memorandum i brendshëm dërguar jashtë institucionit, për shembull, në një organizatë më të lartë, të hartuar në një fletë standarde letre A4, por që tregon të gjitha detajet e nevojshme, të vendosura në përputhje me GOST 6.30-2003 "Sistemet e Unifikuara të Dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për përgatitjen e dokumenteve” (Shembulli 2).

Detajet e detyrueshme të memorandumit të brendshëm përfshijnë:

• Emri njësi strukturore;
• emri i llojit të dokumentit (MEMORY);
• Data;
• regjistrimi (numri dalës);
• titulli i tekstit;
• teksti;
• një shenjë për praninë e aplikacionit (nëse ka);
• destinacion;
• nënshkrimi i përpiluesit (duke treguar pozicionin, inicialet, mbiemrin).

Shembulli 2

Memorandum i brendshëm

MEMORANDUM

07.04.2014 № 6

Në lidhje me mungesën e kryer nga menaxheri

departamenti i shitjeve

Ju sjell në vëmendje se sot, 07.04.2014, menaxherja e shitjeve Valentina Ivanovna Petrova ka munguar në vendin e punës gjatë gjithë ditës së punës nga ora 10:00 deri në 18:30.

Asnjë informacion apo dokument që konfirmon vlefshmërinë e arsyeve të mungesës së V.I. Petrova nuk u dha.

Në lidhje me shkeljen e kryer, unë propozoj që të shkarkohet Petrov V.I. per nje shetitje.

Shef i Departamentit të Shitjeve Ignatiev O.A. Ignatiev

Në rastin nr.02-10

Sidorova 07.04.2014

Regjistrimi i detajeve të raportit

Kur bëni një memorandum, përdoren si rregullimi këndor (Shembulli 3) ashtu edhe rregullimi gjatësor i detajeve të pjesës së titullit (Shembulli 4).

Shembulli 3

Rregullimi këndor i detajeve në memorandum

Emri

njësi strukturore Destinacioni

MEMORANDUM

______________ № ________

kokë

Shembulli 4

Rregullimi gjatësor i detajeve në memorandum

Emri i njësisë strukturore

MEMORANDUM

_____________ № _________

kokë

Emri i llojit të dokumentit të shkruara shkronjat e mëdha(MEMORY) dhe mund të vendoset në qendër ose nga kufiri i fushës së majtë.

Data dhe dhomë memorandumet shkruhen në një rresht. Data është lëshuar Numrat arabë (21.04.2014 ) ose alfanumerikisht ( 21 prill 2014.).

shënim

Data e memorandumit të jashtëm është data e miratimit dhe dërgimit të tij tek adresuesi, data e memorandumit të brendshëm - data e përpilimit dhe nënshkrimit.

Numrin e regjistrimit në një memorandum të brendshëm është vendosur ose në vendin e përpilimit ose në vendin e marrjes - në varësi të sistemit të regjistrimit të dokumenteve që funksionon në organizatë.

Nëse memorandumi duhet të konsiderohet nga palët e interesuara, ai vendoset miratimin e vizës dhe pas marrjes së vendimit rezolucioni udhëheqës.

Miratimi i një rezolute është faza përfundimtare në shqyrtimin e memorandumit.

shënim

Rezoluta e kreut, i cili shqyrtoi memorandumin e brendshëm, do të jetë baza për marrjen e çdo mase, nxjerrjen e dokumenteve, mbajtjen e ngjarjeve.

kokë tek teksti përshkruan shkurtimisht përmbajtjen e dokumentit. Është formuluar sipas Rregulla të përgjithshme përpilimi i titujve për dokumente: duke përdorur një parafjalë o/o dhe emër foljor në rasën parafjalore p.sh Rreth mungesës Lazarenko O.O.

Teksti Memorandumi përbëhet nga dy ose tre pjesë semantike:

• ne fillim - duke konstatuarpjesët- tregohen arsyet, faktet ose ngjarjet që kanë shkaktuar shkrimin e tij;
• në të dytën - pjesë analizuese- përmban një analizë të situatës aktuale dhe ofron opsionet e mundshme Zgjidhjet;
• në të tretën - pjesa përmbledhëse- përmban konkluzione dhe propozime për veprime specifike që, sipas mendimit të hartuesit, duhet të ndërmerren.

Pjesa e dytë e memorandumit mund të mungojë. Në këtë rast, teksti i memorandumit përmban arsyetimin, përfundimet dhe propozimet e hartuesit.

Nëse memorandumi ka një shtojcë, shënoj rrethaplikacion bërë para nënshkrimit.

Një shenjë për praninë e aplikacionit të përmendur në tekstin e shënimit përpilohet si më poshtë:

Aplikimi: për 3 litra. në 1 kopje.

Nëse shënimi ka një aplikacion që nuk përmendet në tekst, atëherë tregoni emrin e tij, numrin e fletëve dhe kopjeve.

Shtojca: Rregullore për Departamentin Rajonal të Kredive për 5 f. në 1 kopje.

memorandum i brendshëm shenjë përpiluesi (nëse i paraqitet drejtuesit të njësisë) dhe drejtuesi i njësisë (nëse i paraqitet drejtuesit të organizatës); memorandum i jashtëm shenjat Kreu i organizatës.

shënim

Nëse memorandumi hartohet në dy ose më shumë faqe, atëherë faqja e dytë dhe ajo e mëpasshme duhet të numërohen. Numrat serial janë vendosur në pjesën e djathtë të margjinës së sipërme të faqes me numra arabë.

MEMO

memoështë një lloj raporti. Ky është një mesazh informacioni i shkruar i përdorur gjerësisht në praktikën e strukturave moderne të menaxhimit të niveleve dhe formave të ndryshme organizative dhe ligjore. Memorandumet ofrojnë një lidhje të drejtpërdrejtë midis objekteve të menaxhimit në një nivel horizontal.

Meqe ra fjala

Një memo është një dokument që nuk ka status zyrtar. Nuk ofrohet në OKUD.

Memorandumet përgatiten në një sërë situatash. Objektivat standarde për këtë dokument përfshijnë:

• kërkesë informacioni;
• nxjerrja e udhëzimeve;
• shoqërues një mesazh tjetër (shënim shoqërues);
• njoftime (njoftime).

Teksti memo përmban informacion në lidhje me arsyet e përgatitjes së tij në formën e një propozimi, kërkese, aplikimi. Ky mund të jetë informacion në lidhje me lëvizjet e stafit, takimet, ndryshimet në Kulturë korporative kompanitë etj. Memorandumet hartohen në një fletë standarde letre A4.

Memorandumi nënshkruhet nga një specialist ose drejtues i departamentit. Data e memorandumit është data e përpilimit dhe nënshkrimit të saj.

Legjislacioni nuk parashikon kërkesa strikte për përgatitjen dhe ekzekutimin e memorandumeve, prandaj, procedura për ekzekutimin e tyre, duke marrë parasysh specifikat e organizatës, duhet të përcaktohet në një akt rregullator vendor, për shembull, në një udhëzim pune në zyrë. . Formati i memo duhet të shërbejë për qëllimin e thjeshtimit dhe përshpejtimit të proceseve të komunikimit të brendshëm.

Një shembull i një memorandumi është paraqitur në Shembullin 5 .

Shembulli 5

memo

Të shtunën më datë 19.04.2014, nga ora 9:00 deri në orën 16:00, departamenti i personelit të Sever LLC do të kryejë punimet e montimit për vendosjen e alarmit.

Ju kërkoj të lejoni akses për kryerjen e punës për punonjësit e mëposhtëm të kompanisë Energoset:

1. Simakin I.P.

2. Ivanov P.N.

Kreu i AHO Sviridov N.N. Sviridov

Në rastin nr.02-14

Ilyin 16.04.2014

SHËNIM SHPJEGUES

Shënim shpjegues- ky është një dokument i brendshëm që shpjegon arsyet e çdo veprimi, fakti, ngjarjeje, incidenti, i përpiluar nga një punonjës i organizatës dhe i dorëzuar tek një zyrtar më i lartë.

Sipas pjesës së parë të Artit. 193 Kodi i Punës Federata Ruse para aplikimit të sanksionit disiplinor, punëdhënësi duhet t'i kërkojë punëmarrësit shpjegim me shkrim. Punonjësi raporton arsyet dhe rrethanat për kryerjen e një shkeljeje disiplinore në një shënim shpjegues. Në bazë të shënimit shpjegues, drejtuesi vendos për zbatimin e masës disiplinore ndaj punonjësit. Për më tepër, ky dokument është një nga arsyet për të vlerësuar ashpërsinë e sjelljes së pahijshme dhe rrethanat në të cilat është kryer nga punëdhënësi.

Në OKUD OK 011-93, ky dokument përmendet vetëm një herë - një shënim shpjegues për shkeljen e disiplinës së punës (kodi 0286091), i cili i përket klasës 0286000 "Dokumentacioni për ekzekutimin e sanksioneve disiplinore".

Llojet e shënimeve shpjeguese dhe veçoritë e tyre

• atyre të përpiluara për të sqaruar disa dispozita të punës së kryer (projekt, raport, zhvillim);
• të hartuara në rast situatash të rregullta, shkelje të disiplinës, sjellje të pahijshme etj.

Një shënim shpjegues shkruhet nga punonjësi me dorë në një kopje të vetme në një fletë standarde letre A4 dhe i drejtohet personit që e ka kërkuar. Mund të shtypet gjithashtu në një kompjuter duke përdorur formën e shabllonit të miratuar nga organizata. Forma e shënimit shpjegues, si dhe mënyra e ekzekutimit (e shkruar me dorë ose në kompjuter) nuk janë të fiksuara ligjërisht.

Një shënim shpjegues mund të hartohet nga një njësi strukturore ose një zyrtar specifik.

Shënim si provë

Punëdhënësi, duke kërkuar një shënim shpjegues të shkruar me dorë nga punonjësi, mbron veten nga veprimet e paligjshme nga ana e punonjësit në një mosmarrëveshje pune. Ai përjashton zëvendësimin e dokumentit origjinal.

Nëse kompania përdor format shabllone, atëherë në fund të tekstit mund të bëni një shënim:Shpjegimi i përpiluar personalisht duke përdorur Kompjuter personal. Data. Nënshkrimi.

Regjistrimi i detajeve individuale të memorandumit

Për të unifikuar informacionin dhe dokumentet e referencës, duhet të hartohet dhe të ekzekutohet një shënim shpjegues në përputhje me kërkesat e GOST 6.30-2003.

Data shënimi shpjegues është data e përpilimit të tij.

Teksti Shënimi shpjegues duhet të përmbajë:

Përshkrimi i fakteve që shkaktuan shkrimin e tij;

Argumente që shpjegojnë situatën aktuale.

Teksti i shënimit duhet të jetë bindës dhe të përmbajë prova të pakundërshtueshme.

Kur bën nënshkrimet tregohet pozicioni, nënshkrimi personal, inicialet dhe mbiemri.

Si aplikacionet dokumentet mund të citohen për të justifikuar veprimet e autorit të dokumentit dhe për të konfirmuar rrethana të caktuara.

Sipas strukturës së tekstit, shënimi shpjegues ndryshon nga raporti në atë që nuk përmban përfundime dhe propozime (Shembulli 6).

shënim

Nëse kompania ka zhvilluar dhe miratuar forma standarde shënime shpjeguese të përdorura në situata të ndryshme, kjo nuk do të thotë që punonjësit duhet të hartojnë shënime sipas formularëve të miratuar. Një dokument joformal mund të jetë gjithashtu i vlefshëm.

Shembulli 6

Shënim shpjegues

Aplikoni masa disiplinore
në formën e një qortimi Alexandrova DHE.DHE.

Departamenti i Burimeve Njerëzore për të nxjerrë një urdhër.
Smolkin 17.04.2014

Drejtor i SH.PK "SV"

A.V. Smolkin

SHËNIM SHPJEGUES

14.04.2014 № 14

Për mungesën në punë

Unë, Aleksandrova Irina Igorevna, një llogaritare, kam munguar në vendin tim të punës më 14 Prill 2013 nga ora 9:00 deri në 15:30 për arsye personale.

Unë nuk kam dokumente mbështetëse.

Kontabilist Aleksandrova I.I. Aleksandrova

REGJISTRIMIRAPORTIM, SHËRBIM, SHËNIME SHPJEGUESE

Një nga funksionet e shërbimit klerik të organizatës është të sigurojë kërkimin e shpejtë të informacionit të nevojshëm në lidhje me promovimin e dokumenteve të transferuara te ekzekutuesi. Për një kërkim më të përshtatshëm për këto të dhëna, përdoren forma të ndryshme regjistrimi.

Raportimi, shërbimi, shënimet shpjeguese, sipas qëllimit të tyre funksional, janë bartës të informacionit të caktuar. Meqenëse çështja e përcaktuar në shënim kërkon një vendim me shkrim në formën e një rezolute të drejtuesit të organizatës ose zyrtarit tjetër të autorizuar, dokumentet duhet të regjistrohen.

Kujtojmë se ekzistojnë tre forma të regjistrimit të dokumenteve: revistë, kartë dhe e automatizuar. Organizata ka të drejtë të zgjedhë formën më efektive dhe më të përshtatshme të regjistrimit.

▪ Formulari i regjistrimit të ditarit - më e zakonshme, por jo gjithmonë e përshtatshme, sepse regjistrimi i të gjitha dokumenteve në të shkon në rendi kronologjik, dhe kur kërkon një dokument specifik, një specialist duhet të shikojë të gjitha fletët e ditarit. Kërkimi i informacionit ndërlikohet më tej nga fakti se një dokument iniciativë mund të regjistrohet, për shembull, në një ditar, dhe përgjigja për të në një tjetër. Formularët e detyrueshëm të regjistrimit (revistat) nuk parashikohen nga legjislacioni. Forma e rekomanduar e regjistrit tregohet në Shembullin 7.

Shembulli 7

Fragment i regjistrit të raporteve dhe shënimeve shpjeguese

Data e dokumentit	Numrin e regjistrimit	Lloji i dokumentit, përmbledhje	Kush e nënshkroi dokumentin	Ekzekutues	Ku transferohet	Dëftesa e marrjes (nënshkrimi, data)	Një shenjë në drejtimin e dokumentit në rast
07.04.2014	03-10/14	Për tërheqjen nga pushimet e arkëtarit Shvets O.R.	Shefi i Burimeve Njerëzore	Inspektor i departamentit të burimeve njerëzore	Departamenti i Burimeve Njerëzore	Smirnova V.A. 07.04.2014	Në rastin nr.03-14 Smirnov 04/07/2014

▪ Formulari i regjistrimit të kartës në krahasim me revistën është më e përshtatshme dhe e përshtatur. Kartat e krijuara të regjistrimit dhe kontrollit të dokumenteve gjatë kërkimit në klasifikues bëjnë të mundur optimizimin e procesit të kërkimit të një dokumenti dhe zvogëlimin e kohës së procesit të regjistrimit. Avantazhi i dukshëm i regjistrimit të kartës është se disa punonjës mund të regjistrohen në të njëjtën kohë;

▪ Formulari i regjistrimit të automatizuar (elektronik). përfshin përdorimin e të posaçme software. Informacioni në lidhje me dokumentin futet në një kartë regjistrimi dhe kontrolli elektronik të ruajtur në bazën e të dhënave. Njëkohësisht me regjistrimin mund të printohet një kartë regjistrimi dhe kontrolli.

Në mënyrë tipike, raportet dhe shënimet shpjeguese kanë një indeks kompleks regjistrimi, i cili formulohet në të njëjtën mënyrë si indeksi i dokumentit në dalje. Numri i regjistrimit përbëhet nga indeksi i lëndës sipas nomenklaturës së lëndëve (duke përfshirë indeksin e njësisë strukturore dhe numrin e lëndës sipas nomenklaturës së lëndëve të kësaj njësie) dhe numër serik dokument brenda një viti kalendarik.

shënim

Çështjet e regjistrimit dhe kontabilitetit të dokumenteve në organizatë duhet të pasqyrohen në udhëzimet për punën në zyrë. Udhëzimet duhet të përfshijnë:

1) një listë e dokumenteve të paregjistruara.

2) një listë e grupeve të regjistruara të dokumenteve, ndërsa për secilin grup është e detyrueshme të tregohet:

Vendi i regjistrimit;

Koha dhe radha e regjistrimit;

Rregulli për formimin e numrit të regjistrimit;

Formulari në të cilin është bërë regjistrimi;

Lista e detajeve që futen në formular, rregullat për plotësimin e tyre;

Rregullat për llogaritjen e lëvizjes së dokumenteve pas regjistrimit;

Parimi i regjistrimit (regjistrimi i vetëm ose i përsëritur kur transferoni një dokument në një njësi tjetër);

3) procedura për rimarrjen e dokumentit në organizatë (për dokumentet hyrëse).

Kushtet e ruajtjes së memorandumeve, shërbimi, shënimet shpjeguese

Periudhat e ruajtjes përcaktohen në Listën e dokumenteve tipike arkivore menaxheriale të krijuara gjatë aktiviteteve agjencive qeveritare, qeveritë lokale dhe organizatat, duke treguar periudhat e ruajtjes, të miratuar me urdhër të Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 25 gusht 2010 Nr. 558. Në përputhje me Listën e specifikuar, periudhat e ruajtjes për memorandumet mund të jenë 1 vit, 3 vjet, 5 vjet, 75 vjet, përgjithmonë. Shënimet shpjeguese duhet të mbahen përgjithmonë.

Këshilla jonë

Kur bëni shënime, është e nevojshme t'i përmbaheni një stili të vetëm, dhe teksti kryesor i dokumenteve duhet të përputhet me rregullat Etika E Biznesit dhe kërkesat e vendosura te shkresat. Përshtypje të pakëndshme lënë dokumentet e hartuara dhe të ekzekutuara në mënyrë të pasaktë me gabime gramatikore. Mos nxitoni t'ia dërgoni dokumentin adresuesit, por lexoni me kujdes, duke korrigjuar, nëse ka, gabime gramatikore ose gabime shkrimi.