Dizayn nümunəsi görüş protokolu. İnformasiya texnologiyaları xidmətinin rəhbərinin hesabatı

Bu yazıda davam edəcəyik məşhur mövzu görüşlərin səmərəli keçirilməsi təsvir edilmişdir.

İclas protokollarının nə olduğunu, nə üçün lazım olduğunu və bürokratiyadan enerjili nəticələr əldə etməyə necə keçməyi ətraflı nəzərdən keçirək.

Normal giriş	Mükəmməl giriş
Görüş zamanı hər kəs enerjili şəkildə planlayıcılarına müxtəlif qeydlər yazır.	Hər kəs onlayn girişin aparıldığı ekrana və ya lövhəyə diqqət yetirir.
Görüşün nəticəsini hər kəs fərqli anlayır	Hamı eyni dərəcədə görüşün nəticələrini başa düşür, kim nəyə nail olmalıdır istənilən nəticə
İştirakçılar görüşə gəldikdən daha az enerjili ayrılırlar.	İştirakçılar iclasdan daha enerjili və konkret tapşırıqlara diqqət yetirərək ayrılırlar.
İclasda qəbul edilmiş qərarların icrası məcburi olmayan	Tamamlanması üçün qəbul edilmiş tapşırıqları yerinə yetirmək öhdəliyi - axırda hamı tapşırığı vaxtında yerinə yetirməyə söz verdiyinizi gördü və eşitdi.
İclasın gündəliyinə əməl edilməməsi və ya olmaması	Vizual iclasın gündəliyindən sonra
İclasın razılaşdırılmış və imzalanmış protokolları ən yaxşı halda ertəsi gün və daha tez-tez - hətta daha sonra görünür	Protokol iclasın sonunda razılaşdırılır, çap olunur və dərhal imzalanır!
Qəbul edilən qərarlara nəzarət etmək çox vaxt tələb edir	Qəbul edilmiş qərarlara nəzarət etmək minimum vaxt tələb edir, çünki onlar korporativ tapşırıqlara nəzarət sistemində izlənilir

İdeal qeydi adi flipçart vərəqləri və markerlərin köməyi ilə və ya daha mürəkkəb və müasir alətlər. Əsas odur ki, düzgün metodologiyaya əməl edin və oyun qaydalarına əməl edin.

Bu yazıda MindJet Mind Manager istifadə edərək yüzdən çox başa çatmış layihənin nəticələri əsasında hazırlanmış xüsusi iclas protokolu şablonumuzdan istifadə edərək ideal görüş protokolunun yeddi komponentini təhlil edəcəyik.

2. İdeal görüş protokolunun yeddi komponenti

İclasın ideal qeydi belə görünür: iclasın protokolu iclasın özündə razılaşdırılır, çap olunur və dərhal imzalanır. İştirakçılar iclas zalından iş yerlərinə gedəndə onlara tapşırıqlar verilir və çatdıqdan sonra iş yeri, getməlidirlər e-poçt protokolun son variantı, habelə korporativ tapşırıqların idarə edilməsi sistemində icrası üçün ona verilmiş tapşırıqlar. Və bu mümkündür! Gəlin necə olduğunu öyrənək.

Ardıcıl protokol və təyin edilmiş həllər əldə etmək üçün biz xüsusi MindJet Mind Manager şablonundan istifadə edəcəyik. Bu, bütövlükdə belə görünür.

Şəkil 1. Ümumi görünüş Onlayn giriş üçün MindJet şablonu

Görüş zamanı onu tədricən doldurmağı məsləhət görürük. Biz müxtəlif şirkətlərdə güclü görüş mədəniyyətini tətbiq etmək üçün layihələrimiz əsasında uzun illərdir ki, bu şablonu yaradırıq. Gəlin sizi bu şablonla daha ətraflı tanış edək.

2.1. Görüşün başlama və bitmə vaxtlarını izləyin Bir çox görüşlər səhv vaxtda başlayır və bitir. Bununla mübarizə aparmağın bir yolu görüşün başlama və bitmə vaxtlarını izləmək və qeyd etməkdir. "Ölçərsən, idarə edərsən" sadə prinsipinə əməl edərək:

Şəkil 2. Təşkilati təfərrüatları daxil edin

Həm də məsləhət görürük ki, görüşə gecikənləri mütləq ayrıca mövzuda qeyd edin ki, hamı bunu görə bilsin. Təsiri sadəcə sehrlidir: heç kim siyahıya gec düşmək istəmir. Siz həmçinin statistikanı ümumiləşdirə və ən çox gecikənlərin reytinqini göstərə bilərsiniz.

2.2. Görüş iştirakçılarının rollarını müəyyənləşdirin və paylayın

Ən təsirli və təsirli vasitələr çox vaxt ən sadədir. Təəccüblüdür, lakin doğrudur: əksər görüşlərdə iştirak edənlər iştirakçıların rollarını, görüşü səmərəli keçirmək və nəticə əldə etmək üçün kimin və nə etməli olduqlarını tam başa düşmürlər.

Şəkil 3. İştirakçıların rollarını bölüşdürün

• İclasın sədri iclasların hazırlanması və keçirilməsi üçün müəyyən edilmiş qaydaların həyata keçirilməsinə cavabdehdir. Görüşün effektiv və enerjili olub-olmayacağı ondan asılıdır
• İclasın müxbiri – iclas iştirakçılarına aid olan məlumatın yüksək keyfiyyətli və qabaqcadan hazırlanması və çatdırılmasına cavabdehdir.
• İclas iştirakçısı – məsuldur öz-özünə məşq Və fəal iştirak görüşdə
• İclasın katibi – iclas protokolunun aparılmasına cavabdehdir.
• Energy Guardian – görüşün enerjisinə cavabdehdir. Ofis havasızdırsa, uzun müddət fasilə yoxdursa və ümumi dinamika aşağıdırsa, o zaman enerji saxlayan iclası dayandırmalı və enerji artıran bir tədbir keçirməlidir.
• Bilik qoruyucusu - heç bir dəyərli fikrin itirilməməsi üçün məlumatların qeydinə cavabdehdir. Bir qayda olaraq, katibə bu və ya digər fikri qeyd etmək lazım olduğunu göstərən bu şəxsdir
• Kontekst Mühafizəçisi – Yığıncağın gündəliyinin saxlanmasına cavabdehdir. İclasın gündəliyinin pozulduğu təqdirdə hər kəsə siqnal verir.
• Vaxt saxlayan - iclasın vaxt məhdudiyyətlərinin saxlanmasına cavabdehdir. Məsələnin müzakirəsinin bitməsinə 2 dəqiqə qalmış qərar vermək və nəticəni qeyd etmək vaxtı çatdığını bildirir.

2.3. Məqsədləri müəyyənləşdirin, yığıncaq gündəliyini yaradın

Əksər iclasların adətən yazılı gündəliyi olmur. Bu o deməkdir ki, əksər iştirakçılar ilk növbədə görüşə nə üçün gəldiklərini həqiqətən anlamırlar. Bu, iclasın əvvəlində bütün iştirakçıları daxil etmək üçün çox vaxt itkisinə səbəb olur

Şəkil 4. Niyə gedirik?

Buna görə də, bu məqsəd üçün xüsusi hazırlanmış MindJet Mind Manager protokol sahəsini dolduraraq gündəliyi göstərin. Həmçinin, 2.1.-ci bənddə göstərilən prinsipə uyğun olaraq, gündəlikdəki məsələyə nə qədər vaxtın nəzərdə tutulduğunu və ona faktiki olaraq nə qədər vaxt sərf edildiyini qeyd etməyi tövsiyə edirik. Siz görəcəksiniz ki, yalnız 3-4 həftəlik məqsədyönlü ölçmədən sonra vaxtında tamamlanan görüşlərin faizi əhəmiyyətli dərəcədə yaxşılaşacaq.

2.4. Qərarlarınızı qeyd edin

Növbəti üç nöqtə bir-biri ilə sıx bağlıdır. Bu, görüşün nəticəsi ilə bağlıdır. Ümumiyyətlə, insanlar niyə bir yerə toplaşır? Bundan sonra nə edəcəyini razılaşdırmaq üçün. Bu müqavilələr üç növ ola bilər:

• Hər kəsə təsir edən qərarlar
• Xüsusi ifaçılara tapşırılan vəzifələr
• İclasda qaldırılan məsələlər, hansı ki, görüşdə konkret həllinə və ya konkret tapşırığa gəlmək mümkün olmayıb. Bu, adətən iclasın əhatə dairəsindən kənar məsələ qaldırıldıqda və ya məsələ bu barədə qərarların qəbulu üçün kifayət qədər hazırlanmadıqda baş verir.

Beləliklə, həllər.

Şəkil 5. Qərarların mətnini daxil edin.

Yeni qaydalar, iş prosesləri, təşviqlər, cəzalar, məlumatlar və daha çox şeylər iclasda müzakirə olunur və iclasda iştirak edən hər kəsə şamil olunan qərar şəklində qeyd edilməlidir. Bütün bunları “Qəbul edilən qərarlar” blokunda qeyd etməyi tövsiyə edirik.

2.5. Tapşırıqlar təyin etmək Müdrik Bismarkın dediyi kimi, əgər bir tapşırığın yerinə yetirilməsini istəyirsinizsə, onun icrasına yalnız bir şəxs cavabdeh olmalıdır.

Bunu etmək üçün MindJet Mind Manager-də tapşırıqları qeyd etmək üçün bölmədən, həmçinin sağdakı Tapşırıq Məlumatı sekmesinden istifadə edin.

Şəkil 6. Tapşırıqları daxil edin.

Tapşırığın mətni, son tarixi və məsul şəxs olması vacibdir. Bu sahələri doldurduqca məlumatlar ekranda əks olunur və bütün görüş iştirakçıları kimin nəyə və nəyə görə məsuliyyət daşıdığını görürlər.

2.6. Daha sonra müzakirə üçün sualları qeyd edin

Biz assosiativ düşündüyümüzə görə, istənilən görüşdə, şübhəsiz ki, iclasın gündəliyində nəzərdə tutulmayan məsələlər ortaya çıxacaq. Əgər bu məsələləri tez bir zamanda həll etmək mümkün deyilsə (məsələn, “üç qeyd” qaydasından istifadə etməklə), onda biz onları “Sonra müzakirə üçün suallar” bölməsində qeyd etməyi tövsiyə edirik.

Şəkil 7. Daha sonra müzakirə üçün sualları yazın.

Bu sualları qeyd etmək çox vacibdir. Əvvəla, iştirakçılar görəcəklər ki, məsələ itirilməyib və bundan sonra mütləq qaldırılacaq. İkincisi, bu, gündəmdəki məsələyə keçməyə imkan verəcək. Üçüncüsü, sualı düzəltmə ritualının özü müzakirə olunan mövzudan digərinə keçməyə imkan verir. Əgər onu qeyd etməsəniz, hər kəs zehni olaraq həll olunmamış məsələ haqqında düşünəcək.

2.7. İclasın qərarlarını razılaşdırın, protokolu çap edin və imzalayın! Tapşırıq nəzarətində tapşırıqlar təyin edin (Microsoft Outlook)

Və ən əsası. İclasın sonunda gündəlik müzakirə olunduqdan, qərarlar qəbul edildikdən, tapşırıqlar verildikdən və müzakirəyə çıxarılacaq məsələlər sonradan qeyd edildikdən sonra nəticələri ümumiləşdirmək lazımdır. Yəni protokoldan alınan qərarları təkrarlayın. Bundan sonra, MindJet Mind Manager proqramı üçün xüsusi Qaydalar oynatma əlavəmizdən istifadə edərək, "Protokol yaradın" düyməsini basın.

düyü. 8. Həlləri Microsoft Word protokoluna ixrac edin və Microsoft Outlook-da tapşırıqlar təyin edin

Və iclasda dərhal çap oluna və iştirakçılar tərəfindən imzalana bilən iclas protokolunu alacaqsınız!

düyü. 9. Avtomatik olaraq alınan Microsoft Word protokolunun nümunəsi.

Və protokollar imzalandıqdan, iclas başa çatdıqdan və bütün iştirakçılar öz iş yerlərinə getdikdən sonra proqramımızın daha bir xüsusiyyətindən yararlanın - korporativ Outlook tapşırıqların idarə edilməsi sistemindən istifadə edərək bütün tapşırıqları 5 saniyəyə təyin edin! Bunu etmək üçün proqramımızın "Sifarişlər təyin et" düyməsini basın.

Şəkil 10. Outlook tapşırıqları avtomatik olaraq onlayn giriş proqramından əldə edilir.

Sizə lazım olan tək şey sözlərin düzgünlüyünü iki dəfə yoxlamaq və tapşırıqların hər birində “Göndər” düyməsini sıxmaqdır! İndi hər bir görüş iştirakçısı iş yerinə gəldikdən sonra Microsoft Outlook-da razılaşdırılmış protokol və təyin edilmiş tapşırıqlar alacaq!

3. MindJet Mind Manager şablonumuzla mükəmməl görüşləri özünüz keçirə bilərsiniz!

Sizi yuxarıda təsvir olunan şablonu, eləcə də onun qurulması və istifadəsi metodologiyasını tamamilə pulsuz yükləməyə dəvət edirik! Bunun üçün aşağıdakı formanı doldurmağınız kifayətdir və biz sizə hər şeyi göndərəcəyik!

Bu şablon elə konfiqurasiya edilib ki, siz ondan lazımsız blokları silə biləsiniz (məsələn, iclasda “Sonra müzakirə olunacaq suallar” kateqoriyasından heç bir sual yoxdursa) – sadəcə olaraq bu bloku silmək lazımdır, və bu blokun dəqiqələrinin son versiyasında Bu, sadəcə baş verməyəcək.

Rəylər:

Mind Manager-in köməyi ilə görüşlərimiz keyfiyyət və keçirilməsinə sərf olunan vaxt baxımından daha səmərəli oldu. Standartın qaydaları ilə təmin edilən aydın struktur və Mind Manager şablonu şəklində texniki tətbiq görüşlərimizi başqa səviyyəyə qaldırdı. Razılaşdırılmış protokollar dərhal görüşün sonunda görünür. Hesablamalarımıza görə, layihənin sonunda kollegial qurumların iclaslarının keçirilməsində zehni idarəetmənin tətbiqi ilə bağlı vaxt qazanması həftədə təxminən 2 saat təşkil edib.

Maksim Vladimiroviç Baromenski, İdarə Heyəti sədrinin müavini,

Rusiya Sberbankının Moskva Bankı

İndi görüşlər ölçülə bilən nəticələr və son tarixlərlə konkret qərarlar qəbul edir və görüşdən dərhal sonra Outlook proqramında icraçılara tapşırıqlar verilir. İclasın sonunda iclas protokolları avtomatik olaraq uzlaşdırılır. Baxış xəritəsi Mind Manager-də məsələlərin müzakirəsi gündəmdən yayınmamağa və müəyyən bir məsələ ilə bağlı konkret qərar qəbul etməyə keçməyə imkan verir. Təqvimdə əvvəlcədən planlaşdırma və hazırlıq qaydaları sayəsində biz həmişə görüşlərə tam vaxtında başlayırıq və hətta nəzərdə tutulan vaxtdan tez bitiririk!

V.V.SALMIN

BAYKAL BANKININ SƏDRİ

Onu da diqqətinizə çatdırırıq ki, bu əlavə hələlik MindJet MindManager 14.1 versiyası üçün etibarlıdır. Bu əlavə hələ sonrakı versiyalar üçün əlçatan deyil, lakin aşağıdakı formadan istifadə edərək bizə sorğu göndərsəniz, onu Şirkətinizə uyğunlaşdıra bilərik!

Görüşlərinizi effektiv şəkildə qeyd edin!

Hər görüş, görüş və işgüzar görüş protokol prosedurunu tələb edir. Bu materialda biz nümunə protokolları ətraflı nəzərdən keçirəcəyik, həmçinin onların icrası qaydaları haqqında danışacağıq.

Məqalədən öyrənəcəksiniz:

Hansı hallarda giriş tələb olunur?

Katibliyin bir çox işçisi əvvəlcədən bilir ki, protokolun işlənməsi və tərtib edilməsi uzun və yorucu bir işdir. Bu onunla bağlıdır ki, bu sənədin həcmi bir və ya iki səhifə ilə məhdudlaşmayan çoxlu məlumat ehtiva edir. Bundan əlavə, nümunə protokolun hazırlanmasının mümkün qədər düzgün olması və sənədin özünün daha məlumatlı olması üçün bu prosesə mümkün qədər tez başlamaq lazımdır. Bununla belə, bunu etmək üçün, ilk növbədə, bu sənədlərin hazırlanmasının hansı halda tələb olunacağını başa düşmək lazımdır. Bu səbəbdən, protokolun saxlanması lazım olan əsas hadisələri nəzərdən keçirəcəyik (nümunə yükləmək üçün mövcuddur).

Görüş

Məlumdur ki, iclaslardan biridir əsas hadisələr hər hansı bir təşkilatın həyatında. O, ya planlaşdırılmış, həm müəyyən vaxt intervallarında təşkil edilmiş, həm də təcili ola bilər. Hər halda bu hadisənin gedişi iclasın protokolunda qeyd olunmalıdır.

Planlaşdırılmış iclasların (ayda bir dəfə, rübdə bir, yarımildə bir) keçirilməsinin rahatlığı ondan ibarətdir ki, katibin iclasın proqramını əvvəlcədən tərtib etmək, tədbirin gedişini, məruzəçiləri və sualların sayını müəyyən etmək imkanı var. Belə məlumatların olması əvvəlcədən protokol formalarını tərtib etməyə başlamağa imkan verir.

Belə olan halda başa düşmək lazımdır ki, görüş zamanı həmişə aktual məsələlər və həlli tələb edən vəzifələr nəzərdən keçirilir. Bu, protokolun, daha doğrusu, baxılan məsələlərin, qəbul edilən qərarların əsasını təşkil edir, məsul şəxslər və s.

Görüş

var müxtəlif növlər bu tədbirin: kollegial orqanların, səhmdarların yığıncağı, ekspert komissiyası və s. Üstəlik, bu halda həll edilməli olan cari məsələlərin olması qətiyyən vacib deyil. Əksinə, bir qayda olaraq, görüş daha geniş və uzunmüddətli xarakter daşıyır. Məsələn, bu tədbir zamanı təşkilatın gələcək illər üçün fəaliyyətinin istiqaməti, müəssisənin fəaliyyətinin səmərəliliyinin yekunlaşdırılması və s. Sadəcə olaraq, iclas cari məsələləri həll edir, iclasda baxılır ümumi suallar təşkilatın siyasət və fəaliyyətləri ilə bağlı.

Başa düşmək lazımdır ki, iclas protokolları həm də tədbirin gedişatını qeyd etməlidir. Eyni zamanda, tədbir çərçivəsində qərarlar olmaya bilər, lakin müxtəlif məsələlərin müzakirəsinin gedişi müvafiq sənəddə öz əksini tapmalıdır.

Nəzərə alın ki, hər il yaranan məsələlərə baxılması üçün ekspert komissiyasının iclası mütəmadi olaraq (ildə bir dəfə) keçirilməlidir. Məsələn, işlərin yeni nomenklaturasına baxılması üçün iclas, şəxsi işlərin inventarlaşdırılması, məhv edilməsi üçün ayrılmış sənədlər və s. Bu halda AK-nin qəbul etdiyi hər bir qərar protokolda qeyd edilməlidir, əks halda sənədlərin məhv edilməsinin eyni proseduru fundamental sənəd (bu halda protokol) olmadıqda qanunsuz ola bilər. Eyni zamanda, komissiya iclasının protokolunun forması ildən-ilə faktiki olaraq dəyişməz qala bilər.

Görüş protokolunun nümunəsi

Görüş

İclas protokolu forması görüşün sənədləşdirilməsinə çox bənzəyir. Sənədlər arasındakı əsas fərq tədbirin özündədir: məsul şəxslər iclasda iştirak edərsə, yığıncaq təşkilatın bütün işçiləri arasında keçirilə bilər. Bu səbəbdən tədbir iştirakçılarının sayı həm görüşün auditoriyasından, həm də tədbirin müddətindən bir neçə dəfə çox ola bilər. Bu baxımdan, qeyd cihazlarından istifadə edərək baş verən hər şeyi qeyd etmək məsləhətdir. Sonradan onların əsasında iclas protokolunun əvvəlcədən tərtib edilmiş forması doldurulur.

Nəzərə alın ki, iclasın protokolunda (nümunə aşağıda təqdim olunur) bütün iştirak edənlərin müfəssəl ifadələri olmamalıdır. Bir qayda olaraq, bu miqyaslı tədbirlərdə qərarlar səsvermə yolu ilə qəbul edilir. Bu halda giriş səslənən suallardan və qəbul edilmiş qərarlarla səsvermənin nəticələrindən ibarətdir.

İclas protokolunun nümunəsi

Həmçinin oxuyun:

Nümunəsini nəzərdən keçirəcəyimiz protokolların hadisənin növünə görə fərqlənməsi ilə yanaşı, onlar həm də tam və qısa forma. Onların fərqlərinin nə olduğunu nəzərdən keçirməyi təklif edirik.

Qısa forma

Bu tip giriş baxılan məsələlər və qəbul edilmiş qərarlar haqqında məlumatları ehtiva edir. Qısa protokolda çıxış edənlərin və qəbul edilmiş qərarlara görə məsul şəxslərin adları da göstərilir. Qısa formada hadisənin tam gedişatı qeyd olunmur, yalnız müəyyən məsələlər üzrə qərarların qəbulu haqqında məlumat verilir.

Qısa protokol nümunəsi

Tam forma

Bu forma protokol daha çox ehtiva edir ətraflı məlumat tədbirin gedişi haqqında. Deyə bilərik ki, bu halda sənəd bütün hadisəni xronoloji ardıcıllıqla göstərir. Bundan əlavə, tam qeyd həm də iştirakçıların məruzə və çıxışlarının, onların mövqeyinin, fikirlərinin və səsləndirilən sualların ətraflı təqdimatını nəzərdə tutur.

Tam protokol nümunəsi

Stenoqrafiya forması

Təqdim olunan protokol nümunəsi hadisənin stenoqramı və ya səs yazısı əsasında tamamlanır. Bu sənədin əhatə dairəsi hadisəni hərfi təsvir etdiyi üçün yuxarıda göstərilən formaları əhəmiyyətli dərəcədə üstələyir. Sadəcə olaraq, tədbir zamanı səslənən bütün bəyanatlar, məruzələr və suallar bu formada qeyd olunur.

Sənədin tərtib edilməsi

Nümunə protokol mətnin iki hissəyə bölünməsini nəzərdə tutur: giriş və əsas. Sənəd “sədr” sözü ilə başlayır. O, başlıqdan sonra, böyük hərflə yazılan nişanın sıfır mövqeyindən düz kənarlardan ikiqat intervalla çap olunur. Tiredən sonra sədrin soyadı və baş hərfləri göstərilir. “Katib” sözü də eyni şəkildə yazılır. Məsələn,

Sədr - Matveev V.I. Katib - İvanova S.B.

Aşağıda iştirak edənlərin siyahısı verilmişdir. Daha sonra dəvət olunmuş şəxslərin adlarını onların vəzifələrini göstərməklə sadalamaq lazımdır. Onu da qeyd edirik ki, çoxlu sayda şəxsin iştirak etdiyi genişləndirilmiş iclas və iclaslarda onların tərkibi yalnız kəmiyyətcə göstərilir və sonradan protokola adların siyahısı əlavə edilir.

Protokolun doldurulması nümunəsi gündəlikdəki məsələlərə uyğun olan bölmələrdən ibarətdir. Hər bir paraqrafda aşağıdakı hissələr ola bilər: DİNLƏDİ, DANIŞDI, QƏRAR EDİLDİ (QƏRAR EDİLDİ). Bu sözlər yazılıb böyük hərflərlə, hər biri yeni sətirdə, ardınca iki nöqtə qoyulur və beləliklə, mətni vizual olaraq parçalayırlar.

Protokol (rəsm nümunəsi)

Qeydiyyat və qeyd

Yalnız doğru qeydiyyat proseduru protokol (nümunə aşağıda təqdim olunur) qəbul edilməsi üçün əsası görüş, məsləhətləşmə və ya görüş olan qərarların hüquqi qüvvəsini tam təmin edə bilər. Bu halda, qeydiyyat və qeydin əsasları bu proseduru başa düşməyə kömək edəcəkdir.

Protokol dizaynının nümunəsi əsasdır inzibati sənəd kollegial idarəetmə və demək olar ki, həmişə çox səhifəli sənəd kimi tərtib edilir. Buna görə də birinci vərəqi tərtib edərkən təşkilatın və ya müəssisənin ümumi formasından istifadə etmək lazımdır və protokol üçün nümunə olmadıqda, sənəd A4 kağız vərəqlərində rekvizitlərə uyğun olaraq tərtib edilir. ümumi formanın nümunəsi.

Nəzərə almaq lazımdır ki, nümunə protokolu sənədin tərtib edildiyi və icra edildiyi tarixdən deyil, hadisənin baş verdiyi tarixdən başlayır. Görüş bir neçə gün davam edərsə, tarix tire ilə göstərilməlidir, məsələn, 06/12-15/2016. Hər bir sənədə müvafiq olaraq öz nömrəsi verilir seriya nömrəsi yeni təqvim ilindən başlayan tədbirlər. Bu zaman iclasların, konfransların və iclasların sayları bir-birindən ayrıca müəyyən edilir. Görüş yeri dedikdə hadisənin baş verdiyi şəhər nəzərdə tutulur.

Aşağıda bir nümunəni yükləyə biləcəyiniz protokol var

İclasın protokolları- müəssisə işçilərinin iclasında baş verən bütün hadisələri qeyd edən sənəd. O, bunu ciddi qəbul etmir məcburi sənədlər, lakin bəzi hallarda həqiqətən zəruridir.

FAYLLAR Bu faylları onlayn açın 2 fayl

Protokolun rolu

Təşkilatlarda statusundan, iş istiqamətindən və ölçüsündən asılı olmayaraq yığıncaqlar müəyyən tezlikdə keçirilir. Onlar bir çox cari problemləri həll etməyə və onları vaxtında həll etmək üçün lazımi tədbirlər görməyə imkan verir. mürəkkəb məsələlər, şirkətin inkişaf strategiyasını müəyyən etmək və s.

Lakin heç də bütün iclaslar protokolla qeydə alınmır və bu, qanun pozuntusu deyil. Prinsipcə, şirkətin rəhbərliyi bu sənədi tərtib etmədən hansı iclasların qeyd edilməli olduğunu və hansının keçirilə biləcəyini müəyyən etmək hüququna malikdir.

Protokolun əsas funksiyası iclasda səslənən bütün tapşırıqları, sualları, fikirləri, ən əsası isə kollektiv şəkildə qəbul edilmiş qərarları yazılı şəkildə qeyd etməkdir.

Protokol nə qədər hərtərəfli və təfərrüatlı saxlanılsa, bir o qədər yaxşıdır.

Bir qayda olaraq, şirkətin gələcəyinə birbaşa təsir edən görüşlər üçün protokollar tələb olunur. Həmçinin digər müəssisələrin nümayəndələrinin və dövlət qurumlarının əməkdaşlarının iştirakı ilə keçirilən iclasların protokollarının aparılması tövsiyə olunur.

İclasın keçirilməsi qaydası

Yığıncaq elə bir tədbir deyil ki, necə deyərlər, tələsik keçirilir. Bu, adətən direktorun xüsusi əmri ilə təyin edilmiş məsul işçi tərəfindən həyata keçirilən diqqətli ilkin hazırlıq tələb edir. O, yığır zəruri sənədlər, siyahı yazır cari məsələlər və həll edilməli olan aktual məsələləri qarşıdan gələn iclasın bütün potensial iştirakçılarını xəbərdar edir və digər hazırlıq işləri görür.

Qeyd etmək lazımdır ki, qarşıdan gələn yığıncaq haqqında məlumat və orada iştirak etmək üçün dəvət almış müəssisənin işçiləri imtina edə bilərlər, lakin yalnız üzrlü və kifayət qədər tutarlı səbəblər olduqda, yığıncaq onların vəzifə öhdəliklərinin bir hissəsidir.

İclasın adətən öz sədri olur, onun gedişinə nəzarət edir, gündəliyi elan edir və səsvermə aparır. Çox vaxt bu, şirkətin rəhbəridir, lakin başqa bir işçi də ola bilər. Bu zaman sədr haqqında məlumat protokola daxil edilməlidir.

Görüşün əvvəlindən orada baş verən bütün hadisələr diqqətlə qeydə alınır. Və bu edilir müxtəlif yollarla: Protokolun aparılması foto və video çəkilişdən istifadəni istisna etmir.

İclas başa çatdıqdan sonra protokol iclasın katibi və sədri, habelə zəruri hallarda onun iştirakçıları tərəfindən imzalanmalı və bununla da ona daxil edilmiş bütün məlumatların düzgünlüyünü təsdiq etməlidir.

Protokolu kim doldurmalıdır?

Protokolların tərtibi funksiyası adətən müəssisənin katibinin və ya bu tapşırığı yerinə yetirmək üçün bilavasitə iclasda təyin edilmiş digər işçinin öhdəsinə düşür. Eyni zamanda, protokolu saxlamaq üçün seçilmiş şəxs bunun necə və nə üçün edildiyini aydın başa düşməlidir və protokol sənədlərinin yazılmasında ən azı minimal bacarıqlara malik olmalıdır.

Protokolun tərtib edilməsi

Bu gün qanun iclas protokollarının ciddi şəkildə vahid formasını nəzərdə tutmur, buna görə də təşkilatlar onları istənilən formada və ya 2009-cu ildə təsdiq edilmiş modelə uyğun tərtib edə bilərlər. uçot siyasətişirkətlər. Bununla belə, orada müəyyən məlumatları göstərmək lazımdır:

• sənəd nömrəsi;
• yaradılma tarixi;
• təşkilatın adı;
• müəssisənin qeydiyyatda olduğu yer;
• iclasda iştirak edən şəxslərin siyahısı (o cümlədən onların vəzifələri, tam adları);
• iclasın sədri və katibi haqqında məlumat;
• gündəm (yəni həll edilməli olan məsələlər);
• səsvermə faktı (əgər keçirilmişdirsə) və onun nəticələri;
• görüşün nəticəsi.

Bəzən protokola daxil edilir dəqiq vaxt(dəqiqələrə qədər) iclasın başlanğıcı və sonu - bu, işçiləri nizam-intizam etməyə və gələcəkdə belə görüşlərə sərf olunan vaxtı optimallaşdırmağa imkan verir.

Lazım gələrsə, iclasın protokoluna bəzi əlavə sənədlər, fotoşəkillər və video sübutlar əlavə edilə bilər. Əgər varsa, onların iştirakı iclasın protokolunda ayrıca bənd kimi əks etdirilməlidir.

Qeyd etmək lazımdır ki, protokol son dərəcə diqqətlə saxlanılmalı, səhvlərə və düzəlişlərə yol verilməməlidir, ona etibarsız və ya bilərəkdən yalan məlumatların daxil edilməsi tamamilə yolverilməzdir. Əgər tənzimləyici orqanlar tərəfindən şirkətin daxili sənədlərinin yoxlanılması zamanı belə məqamlar aşkar edilərsə, şirkət ciddi cəzalandırıla bilər.

Protokolun tərtib edilməsinin əsas qaydaları

Protokol, bir qayda olaraq, bir nüsxədə tərtib edilir, lakin zəruri hallarda onun nüsxələri hazırlana bilər, onların sayı məhdud deyil.

Sənədi bilavasitə tərtib edən şəxs, katib, habelə iclasın bütün üzvləri imzalamalıdır.

Protokol sadə A4 vərəqində və ya təşkilatın blankında tərtib edilə bilər - fərqi yoxdur, onun əl yazısı ilə saxlanması və ya kompüterdə doldurulması kimi. 2016-cı ildən bəri şirkətin möhürü ilə təsdiqlənməsi lazım deyil hüquqi şəxslər Qanunla onların sənədlərini təsdiqləmək üçün möhür və ştamplardan istifadə etməmək hüququ var.

Tamamlandıqdan və lazımi qaydada təsdiq edildikdən sonra protokol daxili görüşləri, danışıqları və görüşləri qeyd edən digər möhkəm sənədlərlə birlikdə saxlanmalıdır. Aktuallığını itirdikdən sonra o, saxlanmaq üçün müəssisənin arxivinə göndərilməli, orada qanunla və ya şirkətin daxili yerli aktları ilə müəyyən edilmiş müddət ərzində (ən azı 3 il) saxlanmalı, sonra sərəncam verilə bilər. (bu prosedur da qanunla müəyyən edilmiş qaydada ciddi şəkildə həyata keçirilməlidir) .

İşgüzar görüşlər və görüşlər şirkətdən və şəraitdən asılı olaraq rəsmi və ya qeyri-rəsmi şəraitdə keçirilə bilər. Amma hər halda, görüş/görüş zamanı protokol tutmaq bacarığı çox vaxt kritikdir və sizi baş ağrılarından xilas edir və belə bir bacarıq işəgötürənlər tərəfindən yüksək rəğbətlə qarşılanır. Aşağıdakı tövsiyələr Henry M. Robertin “Rules of Order” kitabına əsaslanır. Onların bir çoxu hadisələrin sonrakı gedişatını tez təhlil etməyə, reaksiya verməyə və proqnozlaşdırmağa kömək edəcək, şübhəsiz ki, qeydlər müdiriniz üçün bir dəfədən çox faydalı olacaq;

Ümumiyyətlə, o qədər də çətin deyil.

Sizə lazım olacaq:
- Portativ, lakin kifayət qədər güclü kinoregistrator (yadda saxlayın ki, film çəkilişi sübutdur, əgər bu lazım deyilsə, müasir rəqəmsaldan istifadə edin);

- çəkiliş üçün boş lentlər;
- Qeydlər üçün kifayət qədər böyük notebook;
- Kompüter.

Beləliklə, iclasın protokolunu təqdim edirik:

1. Gələcək görüş/görüş üçün gündəmdə müzakirə olunacaq məsələlərin siyahısını əvvəlcədən almağa çalışın. Əvvəlki görüşün nəticələrini xatırlayın/tapın. O zaman yaranan yeni, mümkün və mövcud sualların diaqramını tərtib edin. Lazım ola biləcək hər hansı dəstəkləyici sənədləri hazırlayın. Gələcək görüşlərdə qəbul edilmiş məlumatların və əldə edilmiş razılaşmaların dəqiq və dəqiq qeyd olunmasını təmin etmək üçün səs yazıcısından istifadə etməyi düşünün.

2. Müzakirə ilə bağlı asanlıqla aydınlıq əldə etmək və ya sual vermək üçün iclasa rəhbərlik edən şəxsin yanında oturun.

3. Mümkünsə, görüş üçün dəqiq və ya təxmini plan hazırlayın və yazın. Bu, gələcəkdə, xüsusən də sıx ehtiras zamanı naviqasiyanıza kömək edəcək.

4. Görüşün tarixini, vaxtını və yerini yazın.

5. İşgüzar görüş zamanı adlar və vəzifələr daxil olmaqla hamının oturduğu bir kağız parçasına yazın. Əvvəlcədən bilmirsinizsə, adlarını yazmağı xahiş edərək kağızı ətrafa ötürün. Görüş zamanı bu vərəq sayəsində kimin danışdığını tez başa düşəcəksiniz. İclas açıqdırsa, yalnız qaldırılan məsələlərə səs vermək hüququ olan şəxslərin adlarını yazın.

6. Gec gələnləri və ya tez gedənləri qeyd edin ki, onlara və müdirin qaçırdığı məqamlar barədə qısaca məlumat verin. Dəvət olunmuş, lakin gəlməyənlərin adlarını da yazın.

7. Gündəlikdəki məsələləri müzakirə olunduğu ardıcıllıqla yazın. Əgər səkkizinci bənd ikinci bənddən əvvəl müzakirə olunubsa, köhnə nömrələməni saxlayın, lakin yeni qaydaya diqqət yetirin.

8. Edilən dəyişiklikləri, dəyişiklikləri və yenilikləri və onları edən və itələyən insanları yazın.

9. Hansı təkliflərin qəbul edilib, hansının rədd edildiyini yazın, səslərin necə bölüşdürüldüyünü (əl qaldıraraq, verilən səslərlə və ya başqa üsulla) və qərarın yekdilliklə harada qəbul edildiyini qeyd edin. Yığıncaq kiçikdirsə, səs verənlərin adlarını sadalayın - hər bir təklif üçün kim bəyəndi, kim əleyhinə səs verdi və kim bitərəf qaldı.

10. Müəyyən bir qrupun fəaliyyətini qeyd etməyə diqqət yetirin. Hər bir müzakirənin təfərrüatlarından qaçın.

Mütəxəssislərdən bəzi məsləhətlər:
- Görüş zamanı konsentrasiyanı itirməyin, qaçırılan istənilən saniyə həlledici ola bilər;
- Ümumi ifadələr, adlar, hərəkətlər, yerlər, təşkilatlar və ideyalar üçün öz abbreviatura və abbreviaturalarınızı hazırlayın. Yazmağa və ya yazmağa nə qədər az vaxt sərf etsəniz, görüşə bir o qədər çox diqqət ayıra bilərsiniz;
- Əvvəlcə irəli sürülən ideyalara, dəyişikliklərə və təkliflərə düzəlişləri qeyd etməyi unutmayın.

Siyahıyaalma aparmaq və nəticələri təşkil etmək vaxtıdır.

1. Görüşdən dərhal sonra, yaddaş hələ də hər bir hadisənin təfərrüatlarını saxladığı zaman bütün qeydləri təşkil etmək və yenidən yazmaq daha yaxşıdır.

2. Əvvəlki iclas protokolları üçün izlədiyiniz eyni qeyd formatına əməl edin. Müdirinizdən hansı yazı formatı ilə maraqlandığını əvvəlcədən soruşmaq daha yaxşıdır. Məsələn, o istəyir ki, qeydlər deyilənləri sözbəsöz təkrar etsin, yoxsa bu kifayət edəcək xülasəəsas ideyalar.

3. Qəbul edilmiş qərarları standart bir ifadə ilə qeyd edin: “Səsvermə yolu ilə qərar verildi ki...”

4. Protokolu uzun rəylər, hesabatlar və ya digər dəstəkləyici materiallarla əlavə etməyi düşünün.

5. Sənədi “Nəzərdən keçmək üçün təqdim edilmişdir” imzası və adınız və tarixinizlə bitirin.

6. Xronologiyanı dəftərdə dəqiqə ilə qeyd edin.

Materiallara əsaslanan məqalə:

İclasın/iclasın protokollarının hazırlanması ilə bağlı iki suala cavab verməyinizi xahiş edirik:

Gündəliyə məlumat xarakterli məsələ, məsələn, “Tikinti işlərinin gedişi haqqında...” daxildirsə, onda:

• “Nəzərə alın” kimi hər hansı bir qərar qəbul etmək lazımdırmı? Yoxsa sual operativ hissəsiz qala bilərmi?
• Ümumiyyətlə, belə məsələlər gündəliyə salınmalıdırmı?

Protokolda qərar tələb edən məsələnin müzakirəsi zamanı çıxışların məzmununu heç olmasa qısaca qeyd etmək həmişə lazımdırmı, yoxsa sadəcə olaraq qeyd etmək olar: “Müzakirə keçirildi...” və sonra “Həll olundu (qərar verildi)” ?

Jurnal eksperti K.M.Brızqalova sualı cavablandırır

Birinci suala cavab Oxucu protokolun bir sənəd növü kimi tərifinin özündə də var: protokol kollegial orqanların iclaslarında, müşavirələrində, konfranslarında və iclaslarında məsələlərin müzakirəsi və qərarların qəbul edilməsinin gedişatını qeyd edən sənəddir, yəni. qəbul prosesi idarəetmə qərarları və qərarların özləri.

Belə ki, protokolda məsələlərin müzakirəsinin gedişi və onlara dair qərarların qəbulu qeyd olunur. Müzakirə olunmayan, informasiya xarakterli müntəzəm məruzə hazırlanırsa və bu barədə qərar qəbul edilmirsə, onun ayrıca gündəliyə daxil edilməsinin mənası yoxdur. O zaman “Qeyd edin” kimi bir qərarın protokola yazılmasına ehtiyac qalmayacaq.

Oxucunun sualını “Qeyd edin” kimi yazmağın prinsipcə icazəli olub-olmaması ilə bağlı sual kimi başa düşmək lazımdırsa, qərar qəbul edilib, onda ona cavab müsbət olacaq. Bəli, məqbuldur. Həqiqətən, hətta 10 saylı əlavədə verilmiş qısa protokol nümunəsində belə. Standart təlimatlar federal orqanlarda ofis işi üzrə icra hakimiyyəti, qərarın belə bir formalaşdırılması mövcuddur (bax. Nümunə 2).

Amma in real təcrübə idarəetmə fəaliyyəti“çılpaq məlumat” olduqca nadirdir. Və tikintinin gedişi daimi monitorinq tələb edir. Ən azı, belə bir hesabatın nəticələrinə əsasən, tikintinin gedişi barədə məlumat vermək üçün növbəti tarixin, məsələn, bir ay ərzində növbəti iclasda və ya təqdim edilmiş yazılı hesabat şəklində təyin edilməsi barədə qərar qəbul edilə bilər. konkret vəzifəli şəxslərə.

Deməli, “Tikintinin gedişi haqqında...” sualı təkcə informativ xarakter daşıya bilməz. Tikintinin gedişatından asılı olaraq iclasda/iclasda iştirak edənlər:

• və ya təsdiqləyin (əgər hər şey əvvəlcədən planlaşdırılan plana uyğun gedirsə),
• və ya vəziyyəti düzəltmək, son tarixləri dəyişdirmək, iş planını dəyişdirmək və s. üçün təcili tədbirlərin görülməsi zərurəti barədə qərar qəbul etmək;
• həmçinin növbəti “yoxlama məntəqəsinin” tarixini və formasını təyin edin.

Məlum olur ki, tikintinin gedişi ilə bağlı hesabatın nəticələrinə əsasən hələ də kollegial qərar verilir. Sonra onun mətni protokolun “QƏRAR EDİLDİ (QƏRAR EDİLDİ)” hissəsində qeyd edilməlidir.

İkinci suala cavab verin Oxucuya Federal icra hakimiyyəti orqanlarında ofis işinə dair Standart Təlimatlarda (Rusiya Mədəniyyət Nazirliyinin 8 noyabr 2005-ci il tarixli 536 nömrəli əmri ilə təsdiq edilmiş) əks olunan protokolun tərtib edilməsi qaydaları kömək edəcəkdir.

Protokolun mətni iki hissədən ibarətdir:

• giriş və
• əsas.

Tam protokol nümunəsi. 1-ci misalda.

Giriş hissəsində sədr, katib və iştirak edənlər (dəvət olunanlar) göstərilir. Protokolun giriş hissəsi gündəliklə - gündəliyin hər bir məsələsi üzrə məruzəçi göstərilməklə, onların əhəmiyyətinə görə sadalanan baxılan məsələlərin siyahısı ilə başa çatır. Hər sual nömrələnir Ərəb rəqəmi, və adı sol kənarın haşiyəsindən çap olunan “O” (“Haqqında”) ön sözü ilə başlayır.

Protokolun əsas hissəsi gündəlikdəki məsələlərə uyğun olaraq bölmələrə bölünür. Hər bölmənin mətni sxemə uyğun olaraq qurulur: "DİNLƏDİ - DANIŞDI - QƏRAR EDİLDİ (QƏRAR EDİLDİ)."

“DANIŞAN” hissəsində bu məsələ ilə bağlı çıxış edənlərin hamısının adları və baş hərfləri göstərilir və xülasə onların çıxışları. Çıxışın məzmunu ayrıca sənədləşdirilə bilər, sonra protokolda “nitqin mətni əlavə olunur” qeydi var (1-ci nümunədən protokolun 2-ci bölməsinə baxın).

Əgər çıxışlar və ya müzakirələr olmayıbsa, o zaman “DANIŞAN” hissəsi sadəcə daxil edilmir; onda protokolun bu bölməsi yalnız iki hissədən ibarət olacaq: “DİNİLDİ” və “QƏRAR EDİLDİ (QƏRAR EDİLDİ)” (1-ci Nümunədən protokolun 1-ci bölməsinə baxın).

Ofis işi praktikasında, məsələlərin müzakirəsinin gedişi haqqında ətraflı qeyd tələb olunmadıqda qısa protokoldan da istifadə olunur. Onun formasını 2-ci nümunədə verdik.

Belə bir protokol yalnız göstərir:

• iştirak edənlərin siyahısı,
• baxılan məsələlər və
• qəbul edilən qərarlar.

Birincisi, Federal icra hakimiyyəti orqanlarında ofis işi üçün standart təlimatın protokolun qısa formasının hazırlanmasını necə təyin etdiyinə baxaq. Eyni zamanda, xatırlatmaq istərdik ki, bu sənədin müddəaları yalnız federal icra hakimiyyəti orqanları üçün məcburidir. Digər təşkilatlar ola bilər istəyi ilə Standart Təlimatlarda təsvir olunan sənədlərin formalarını və iş texnologiyalarını özünüz üçün götürün.

Sənəd fraqmenti

Rusiya Mədəniyyət Nazirliyinin 8 noyabr 2005-ci il tarixli, 536 nömrəli əmri ilə təsdiq edilmiş federal icra hakimiyyəti orqanlarında ofis işləri üçün standart təlimatlar. 2.7.3.4. Qısa protokolun mətni də iki hissədən ibarətdir. Giriş hissəsində sədrlik edənin (sədrin) baş hərfləri və soyadları, habelə iclasda iştirak edən şəxslərin vəzifələri, baş hərfləri və soyadları göstərilir. “Hazırkı” sözü sol kənardan çap olunur, altından xətt çəkilir və sözün sonunda iki nöqtə qoyulur. Aşağıda iştirak edənlərin vəzifə adları, baş hərfləri və soyadları verilmişdir. Vəzifə adları ümumiyyətlə göstərilə bilər, məsələn: Mədəniyyət nazirinin müavini və kütləvi kommunikasiyalar Rusiya Federasiyası Rusiya Federasiyasının Federal Arxiv Agentliyinin rəhbər müavinləri. İştirak edənlərin çoxsətirli vəzifə adları 1 sətir intervalı ilə göstərilir. Siyahı protokolun əsas hissəsindən bərk xətt ilə ayrılır. Protokolun əsas hissəsinə baxılan məsələlər və onlar üzrə qəbul edilmiş qərarlar daxildir. Sualın adı rum rəqəmi ilə nömrələnir və “O” (“Haqqında”) ön sözü ilə başlayır, 15 nömrəli şrift ölçüsündə mərkəzləşdirilmiş və sonuncu sətirdən bir sətir aşağıda altı çizilmişdir. Sətirin altında soyadlar göstərilir məmurlar müzakirə zamanı çıxış edənlər bu məsələ. Soyadlar 1 sətir intervalı ilə çap olunur. Sonra məsələ ilə bağlı qəbul edilmiş qərar göstərilir.

Qeyd edək ki, Rusiya Arxivinin 27 noyabr 2000-ci il tarixli 68 nömrəli əmri ilə təsdiq edilmiş və hazırda qüvvədə olmayan federal icra hakimiyyəti orqanlarında iş aparılmasına dair əvvəlki Standart Təlimatlarda qısa protokola həsr olunmuş heç bir müddəa yox idi. Bunlar. Əvvəllər qısa protokolların hazırlanması federal səviyyədə tənzimlənməmişdir, buna görə də onlar müəyyən bir təşkilatın uçotunun aparılması üçün təlimatlara uyğun tərtib edilmişdir. Və təşkilatların ofis idarəçiliyinə dair təlimatlar, öz növbəsində, ofis idarəçiliyinə dair hər hansı bir dərslikdə təqdim olunan praktik təcrübə əsasında tərtib edilmişdir.

Hal-hazırda qüvvədə olan Federal icra hakimiyyəti orqanlarında ofis işinə dair Standart Təlimatlarda (Rusiya Mədəniyyət Nazirliyinin 8 noyabr 2005-ci il tarixli 536 nömrəli əmri ilə təsdiq edilmişdir) qısa protokola həsr olunmuş 2.7.3.4-cü bənd ortaya çıxdı. Buna görə də, federal icra hakimiyyəti orqanları tərəfindən hazırlanmış sənədləşmə təlimatlarında qısa protokolun hazırlanması üçün eyni tələblər olmalıdır. Eyni zamanda qeyd edirik ki, Nümunəvi Təlimatların 2.7.3.4-cü bəndində göstərilən tələblərdə qısa protokolların tərtib edilməsinin ümumi qəbul edilmiş təcrübəsi üçün xarakterik olmayan “dizaynda yeniliklər” mövcuddur. Bunlara ilk növbədə aşağıdakılar daxildir:

• gündəliyin giriş hissəsindən çıxarılma;
• sualın adının mərkəzləşdirilməsi və sonuncu sətirdən bir sətir altında altını çəkmək;
• iştirak edənlər haqqında məlumatların qeydiyyatı;
• əsas hissənin dizayn qaydaları.

Aydınlıq üçün biz qısa protokol nümunəsini ehtiva edən Federal icra hakimiyyəti orqanlarında işgüzar iş üçün mövcud Standart Təlimatlara 10 nömrəli Əlavəni göstərəcəyik.