Casa / Ovulazione/ È possibile tenere un registro degli ordini in formato elettronico? Come redigere e mantenere un registro degli ordini per il personale

È possibile tenere un registro degli ordini in formato elettronico? Come redigere e mantenere un registro degli ordini per il personale

Il giornale di registrazione degli ordini (istruzioni) per l'attività principale si riferisce ai documenti interni dell'organizzazione. Dovrebbe essere portato avanti dagli enti statali, dai governi locali e da tutte le organizzazioni, indipendentemente dalla loro forma di proprietà.

A cosa servono i libri di registrazione?

Lo scopo principale di tali libri è la capacità di controllare l'intero flusso di documenti di un'impresa.

Inoltre, durante l'ispezione delle imprese statali e degli enti pubblici, le autorità di regolamentazione (autorità fiscali, Ministero del Lavoro, Ministero degli Affari Interni, Fondo Pensione) possono richiedere documenti per giustificare e confermare le operazioni commerciali effettuate e le spese per loro. Il corretto mantenimento della documentazione interna faciliterà notevolmente la comunicazione con gli ispettori.

Gli atti locali iscritti nel libro sono conservati nell'archivio per tutta la vita dell'ente (art. 258 dell'Elenco, approvato. Con ordinanza del Ministero della Cultura russo del 25 agosto 2010 N 558).

Gli scopi del journaling includono:

l'opportunità di avere informazioni sul numero totale di atti amministrativi di questo tipo registrati;
capacità di ricerca rapida il documento richiesto;
conferire al documento valore obbligatorio (un argomento forte in caso di controversie con i dipendenti dell'azienda).

Alla fine dell'articolo puoi scaricare un esempio di registro degli ordini per le tue attività principali.

Quali atti locali sono registrati nel giornale

Gli ordini che stabiliscono determinati standard locali per tutti o la maggior parte dei dipendenti di un'impresa, sia dirigenti che ordinari, sono soggetti a registrazione. Tali atti amministrativi possono riflettere:

domande attività economica;
sistema di pianificazione;
procedura e struttura del reporting;
costruire una strategia di vendita;
compiti di espansione aziendale.

Gli ordini tipici, le cui voci sono inserite nel libro, possono essere ordini su:

nomina di un amministratore;
creazione di una filiale;
introduzione tavolo del personale;
approvazione delle regole normativa sul lavoro;
garantire i segreti commerciali;
condurre audit interni e certificazioni, ecc.

Campionario ordini per le principali attività

La forma non è stabilita dalla legge. Ogni organizzazione ha il diritto di sviluppare e approvare il contenuto e la forma del libro, tenendo conto delle specificità delle sue attività. Offriamo un registro campione degli ordini per le attività principali.

Puoi anche utilizzare libri e riviste standard disponibili per la vendita.

In pratica esiste una procedura standard per la compilazione del modulo giornale.

Sulla copertina è necessario indicare il periodo durante il quale viene mantenuta e le informazioni sulla persona responsabile della sua compilazione. Di solito si tratta di un impiegato del dipartimento del personale o di un assistente di segreteria.

Numero di serie del documento.
La data del documento da registrare è data del calendario la sua firma.
Nome o riepilogo oggetto dell'atto locale registrato.
Responsabile dell'esecuzione - nome completo del dipendente che monitora l'esecuzione dell'ordine.
Note - informazioni varie sul contenuto e sull'esecuzione dell'ordine.
Altre colonne necessarie, a giudizio dell'amministrazione, nell'organizzazione.

Sono applicabili due opzioni di journaling: su carta o in formato forma elettronica. È meglio garantire la scelta dell'opzione con un atto locale.

Se il libro di registrazione degli ordini interni viene tenuto manualmente, è necessario numerare i fogli del giornale utilizzando il metodo della numerazione continua dalla prima all'ultima pagina, e cucire tutti i fogli del libro. Sul retro del firmware è incollato un adesivo con le informazioni: numero di fogli cuciti; posizione e nome completo il soggetto responsabile della sua manutenzione (il responsabile dell'organizzazione o altro dipendente incaricato documento amministrativo), firma persona responsabile, sigillo dell'organizzazione (deve estendersi per almeno un terzo sull'adesivo).

Se il giornale viene gestito elettronicamente utilizzando programmi speciali, non è necessario duplicarlo su carta. In questo caso la persona titolare del diritto di firma elettronica è responsabile della tenuta del giornale.

È conveniente creare giornali per la registrazione degli ordini per un anno solare. Di conseguenza, viene rilasciato ogni anno nuovo libro, la numerazione degli ordini in cui inizia dall'inizio.

Non dovrebbe contenere:

correzioni;
cancellature;
cancellazioni irragionevoli;
voci corrette;
lacuna nella numerazione delle pagine (pagine strappate).

Se è necessario apportare correzioni, queste devono essere eseguite con attenzione.

Ecco come potrebbe apparire un esempio di compilazione di un giornale degli ordini per le attività principali.

Pertanto, la registrazione nel libro conferisce valore legale al documento, poiché registra il fatto della sua creazione e ricezione. Fino a quando il documento non viene registrato, non gli viene assegnato un numero, non può essere considerato eseguito.

Considerando che l'ordine del personale e dei documenti è una delle componenti del successo di qualsiasi azienda, l'organizzazione del lavoro d'ufficio, compreso il sistema di registrazione delle normative locali, può essere definita una delle più importanti elementi importanti sulla strada del successo e benessere finanziario aziende.

Gli specialisti delle risorse umane devono gestire ogni giorno un gran numero di documenti diversi. Ordini, contratti di lavoro, certificati, dichiarazioni e fascicoli personali riflettono gli spostamenti del personale. Per poter comprendere agevolmente questo insieme di carte è necessario tenerne traccia, registrando i documenti in appositi giornali contabili.

Registri

Partiamo dal fatto che esistono due termini cartacei per la registrazione dei documenti: riviste e libri. Il giornale contabile e il libro contabile sono sostanzialmente la stessa cosa, e dar loro “nomi” diversi è solo un omaggio alla tradizione. Dal punto di vista della lingua russa, è più corretto chiamare diari tutti questi set di pagine che registrano fatti o documenti (diario di classe, diario di bordo, ecc.). Sono considerati libri le pubblicazioni letterarie, informative, di consultazione o documentarie che contengono informazioni di diverso livello.

Pertanto, i registri delle risorse umane vengono conservati al fine di:

registrare i documenti e assegnare loro i numeri di serie;

organizzare la documentazione del personale e dei suoi spostamenti (assunzioni, trasferte, ferie, partenze per trasferte, licenziamenti);

stabilire registrazioni dei documenti rilasciati ai dipendenti contro ricevuta e non archiviati nell'organizzazione (certificati, certificati);

rendere più semplice il reperimento dei documenti necessari in futuro.

Sono necessarie tutte le riviste?

Non tutte le riviste contabili devono essere mantenute. E la disponibilità di alcuni dipende anche dalle esigenze e dalle caratteristiche dell'azienda. Se l'azienda non conserva i file personali dei dipendenti, non è necessario tenere un registro della loro registrazione. E se, ad esempio, i dipendenti vanno spesso in viaggio d'affari, è semplicemente impossibile fare a meno dei registri contabili appropriati. Tuttavia, esiste un documento che tutte le organizzazioni devono mantenere. Questo è il libretto del traffico registri di lavoro e inserisce in essi. La forma del libro è stata approvata con decreto del Ministero del Lavoro russo del 10 ottobre 2004 n. 69. Pertanto, in varie organizzazioni, i servizi del personale vengono svolti completamente numero diverso riviste: da due a venticinque e anche di più. Tutto dipende dal ministero o dipartimento a cui appartiene l'impresa, dalla forma di proprietà e dal numero del personale.

Libro o album?

L'orientamento delle pagine e della copertina della rivista dipende dal numero di colonne. Pertanto, il formato orizzontale o orizzontale viene utilizzato quando sono presenti molti dati su una riga. E il libro, o verticale, è l'opposto. Ad esempio, il registro congedo per malattia non molte colonne: nome completo del dipendente, numero di congedo per malattia, durata e nome dell'istituto medico. Ciò significa che il formato libro della rivista è abbastanza adatto. Ma è meglio creare un diario per la registrazione dei trasferimenti sotto forma di album, poiché in esso in una riga è necessario registrare non solo il nome completo del dipendente, ma anche il precedente e il nuovo luogo di lavoro, nonché il vecchio e nuovo nome della sua posizione. La carta spessa A4 è adatta per le copertine di riviste. Dovrebbe mostrare chiaramente il nome della rivista, le date di inizio e fine della sua manutenzione.

Numero e pizzo

Per prima cosa devi dividere l'intera rivista in colonne, quindi numerare tutte le pagine, allacciare la rivista, attaccare un quadratino di carta sull'ultima pagina direttamente sul pizzo, apporre il timbro e la firma del capo del dipartimento Risorse umane o direttore generale. Ma il Libro contabile per lo spostamento dei libri di lavoro e gli inserti in essi contenuti, a differenza di altre riviste, deve essere certificato solo dal capo dell'organizzazione. Qualsiasi diario deve riportare la firma del dipendente che lo conserverà. La firma può essere apposta sulla copertina (fronte o retro), sull'ultima pagina della rivista, oppure su ogni pagina.

Basta, niente errori!

Si consiglia di compilare i diari con una penna a inchiostro, a sfera o gel nei colori blu, nero o viola. Non sono ammesse cancellature e offuscamenti nel diario. In casi estremi, una voce errata può essere cancellata con una riga, la voce corretta può essere inserita appena sotto o accanto ad essa e nella colonna "Note" si annota che sono state apportate correzioni nella colonna tale e così ed è supportato dalla firma di un addetto al servizio del personale e dalla data. Oppure puoi utilizzare la procedura per correggere le voci errate nella cartella di lavoro.

Fatto: salva

Quando tutte le pagine della rivista, tranne l'ultima, sono state completate, sulla copertina della rivista viene apposta una data di fine e la rivista viene consegnata agli archivi dell'organizzazione. Per le riviste più importanti Rosarkhiv ha stabilito periodi di conservazione.

Riviste (libri) di affari personali, carte personali, contratti di lavoro - 75 anni.

Riviste (libri) di accoglienza, trasferimento (traduzione), licenziamento dei dipendenti - 75 anni.

Il libro di contabilità per lo spostamento dei libri di lavoro e dei relativi inserti è di 50 anni.

Riviste (libri) per la registrazione di viaggi d'affari, rilascio di certificati di viaggio - 5 anni.

Riviste contabili (libri) prossime vacanze- 3 anni.

Riviste (libri) per il rilascio di certificati salari, esperienza, luogo di lavoro - 3 anni.

Come si può vedere da questo elenco, la maggior parte degli array di registrazione in gestione anagrafiche del personale creato per registrare documenti particolarmente preziosi.

Le lettere che i servizi del personale inviano alle autorità sono soggette a registrazione obbligatoria per conferire loro valore legale. organizzazioni governative, altre organizzazioni terze, nonché cittadini. Se c'è molta corrispondenza, è necessario tenere un registro delle lettere in entrata e in uscita. Se le lettere vengono compilate raramente nel lavoro del servizio del personale, possono essere registrate nel servizio del lavoro d'ufficio (ufficio, dipartimento generale, segreteria, ecc.).

Regole semplici

Tutti i documenti vengono registrati entro un anno solare. Il numero assegnato (indice di registrazione) non si ripete e rappresenta la principale caratteristica di ricerca del documento.

Se il diario non è terminato alla fine dell'anno solare, non è necessario chiuderlo. Separando le voci dell'anno passato con una linea in grassetto, dovresti scrivere l'anno corrente in grande e iniziare a registrare i documenti con N 1.

L'indicizzazione dei documenti è l'assegnazione non solo di un numero seriale (di registrazione) a un documento durante la registrazione, ma anche di un numero certo simboli, che indicano che il documento appartiene a uno degli array di documenti assegnati per la registrazione. Ad esempio, "No. 120-ls" o "No. 120-k) è un indice di documenti sul personale (personale), "No. 44-o" - in vacanza.

Tuttavia, i grandi servizi del personale stanno sviluppando un sistema di indicizzazione che imposta diverse designazioni di lettere per diversi ordini di personale. Ad esempio, l'indice “k/sl” viene aggiunto solo al numero di ordini di movimento (assunzione, trasferimento, licenziamento) di dipendenti e “k/r” - di lavoratori. Ciò significa che per registrare soltanto gli ordini di movimento del personale dovrebbero essere tenuti due giornali. In alcune organizzazioni, a causa dell'elevato numero di personale, vengono creati registri separati per l'assunzione, il licenziamento e il trasferimento dei dipendenti. In ogni caso, sia il più semplice che il più sistema complesso l'indicizzazione deve essere sancita in un atto normativo locale interno dell'organizzazione, ad esempio istruzioni sulla gestione dei registri del servizio del personale, una nomenclatura dei casi o almeno un ordine del manager.

La documentazione del personale richiede accuratezza e precisione da parte del dipendente. Condurre un'analisi dei documenti: tutto ciò richiede una profonda concentrazione e rispetto del quadro giuridico. La documentazione del personale è la base su cui poggia tutta la produzione.

Per tutto quanto sopra, la documentazione del personale è solitamente oggetto di frequenti controlli da parte degli organismi preposti. La misura in cui i documenti relativi alle risorse umane sono redatti correttamente ne determina la forza giuridica.

Ogni dipendente dell'azienda dipende direttamente dalla precisione con cui è documentato nella documentazione del personale. Fino alla registrazione della documentazione nel modo giusto, infatti non esiste

Il giornale per la registrazione degli ordini del personale è simile ad altri giornali simili

I dipendenti del dipartimento del personale sono generalmente tenuti a mantenere una serie di giornali in cui registrano vari ordini. Ad esempio, un giornale visualizza le attività di un'organizzazione negli ordini. E l'altro contiene solo ordini del personale. Ci sono anche riviste che descrivono vacanze o.

In genere, i registri degli ordini sono simili tra loro in quanto hanno colonne standard. Tra queste colonne dovrebbero essercene di riserva da compilare, se necessario, da parte dei dipendenti interessati.

La legge non prevede un modulo uniforme per tutti i registri di registrazione. Pertanto, di seguito presentiamo il nostro esempio di tale rivista. Ma l'impresa ha il diritto di sviluppare una propria forma di registro degli ordini.

Ordinanza di regolamento

Le attività dell'azienda comportano la formazione di una serie di documenti, il cui elenco è approvato dall'ordinanza del Ministero della Cultura della Federazione Russa del 25 agosto. 2010 n. 558. La posizione fondamentale di questo documento normativo prescrive periodi obbligatori di conservazione della documentazione del personale.

Ad esempio, i registri dei vari ordini per i dipendenti di un'impresa devono essere conservati per due periodi: 5 e 75 anni. Poiché esistono 2 scadenze diverse, il dipartimento del personale deve mantenere 2 di questi giornali contemporaneamente.

Gli ordini possono essere numerati in qualsiasi ordine, poiché quadro legislativo non definisce questo ordine. Allo stesso tempo, c'è Istruzioni standard gestione dell'ufficio, approvata da Rosarkhiv (ordinanza n. 68 del 27 novembre 2000), secondo la quale gli ordini devono essere numerati in ordine entro un anno secondo il calendario. Inoltre, secondo queste istruzioni, gli specialisti sono tenuti a numerare separatamente gli ordini per le attività dell'impresa e gli ordini relativi.

I registri del personale richiedono un'estrema precisione da parte degli specialisti che mantengono la documentazione. Dovresti conoscere la procedura per tenere un giornale di vari contratti (ad esempio, contratti di lavoro). Se sono necessari accordi di cessione tripartiti, di solito devono essere conclusi nelle società bancarie.

C’è bisogno di gestione?

I log vengono archiviati per 5 o 75 anni

Come abbiamo già detto, l'ordinanza del Ministero della Cultura della Federazione Russa del 25 agosto 2010 n. 558 prescrive il periodo obbligatorio durante il quale è necessario conservare i registri della documentazione sugli ordini in relazione a tutte le attività dell'organizzazione. Sulla base di ciò, diventa ovvio che è obbligatorio conservare i registri.

Scritto o elettronico?

Il giornale di registrazione può essere mantenuto elettronicamente. Base giuridica non prevede alcuna forma speciale di documentazione dell'ordine, la quale, inoltre, nutre particolari riserve sulla sua esecuzione. Per quest'ultimo intendiamo il firmware della rivista, il certificato stampato o la numerazione.

Nei casi in cui i registri di registrazione vengono generati nel programma 1C, la numerazione degli ordini avviene da sola. E poi conservare per iscritto la documentazione descritta non è obbligatorio.

Tipi di registri degli ordini e loro esempi

Oggi è rilevante per le aziende elenco successivo registri:

in merito all'assunzione, al licenziamento o al trasferimento dei dipendenti;
sul distacco dei lavoratori;
registri delle vacanze;
O sanzioni disciplinari o eventi di incentivazione.

Procedura per lavorare con la rivista

Molte aziende sono passate da tempo alla documentazione elettronica

Le fasi principali del lavoro sulla manutenzione dei registri di registrazione sono le seguenti:

organizzazione competente del lavoro d'ufficio;
mantenimento della documentazione relativa alle attività della parte economica e amministrativa;
archiviazione affidabile dei documenti aziendali.

In realtà, il processo burocratico è un lavoro scrupoloso in cui ruolo importante gioca gran numero specialisti dell'organizzazione. Il processo di flusso dei documenti e la sua formazione sono responsabilità dirette del dipartimento amministrativo dell’azienda.

Ma il dipartimento di gestione dell'ufficio è un concetto piuttosto vago, poiché le sue responsabilità sono solitamente svolte da un servizio generale o assegnate all'ufficio, che dipende dalle dimensioni dell'impresa.

Se l'organizzazione non è grande, il lavoro d'ufficio è solitamente responsabilità del segretario. All'inizio del lavoro, lo specialista dovrebbe sviluppare istruzioni generali per lavorare con i documenti. È meglio documentare formalmente le istruzioni sviluppate.

Attualmente, l'azienda sviluppa molto spesso il lavoro con i documenti in modo indipendente. Per questo motivo le norme non prescrivono la procedura per il lavoro d'ufficio, ma hanno solo carattere consultivo.

Per formulare in modo ottimale il processo di flusso dei documenti, è necessario disporre dei seguenti documenti principali:

istruzioni per il lavoro d'ufficio. Questo documento è un atto locale. Riflette l'intero ordine di lavoro relativo alla documentazione che si svolge all'interno dell'organizzazione. Nel caso in cui l'azienda abbia al momento Finché non esistono regole già pronte per la gestione dei documenti, le istruzioni scritte perdono la loro rilevanza. E allora è consigliabile tempo indefinito utilizzare le disposizioni esistenti.
nomenclatura dei casi. Un elenco organizzato e necessario della documentazione contiene le scadenze stabilite entro le quali deve essere conservata. È necessario determinare un'ulteriore movimentazione (trasferimento in archivio o smaltimento).

Si prega di notare che il diario contiene ordini relativi ai dipendenti dell'impresa. La denominazione completa letterale della rivista deve essere indicata sul frontespizio della rivista di registrazione. Questo nome deve essere scritto solo in maiuscolo. Il titolo del documento deve essere seguito dal nome completo dell'organizzazione.

Se l'organizzazione è grande, il numero di registri dovrebbe corrispondere al numero di servizi o dipartimenti inclusi nel processo di tenuta dei registri. La data di registrazione del giornale di bordo dovrà essere indicata anche sul frontespizio.

La rivista deve essere rilegata, numerata e poi consegnata all'amministrazione aziendale per la firma e il sigillo. È particolarmente utile se la documentazione dell'ordine è sigillata con un sigillo numerato (si prega di notare che il sigillo non sarà considerato valido se il suo numero non è inserito nel giornale).

Chi è responsabile?

Un dipendente specifico è responsabile della conservazione del registro.

Il lavoro principale dell'impresa è regolato, innanzitutto, dal suo capo nella persona del direttore. Lui, a sua volta, assegna la responsabilità delle istruzioni e degli ordini ai capi dipartimento.

A volte gli obiettivi di un'organizzazione sono complessi. In questo caso, il direttore crea una commissione speciale, che comprende specialisti in diversi campi.

Gli ordini vanno suddivisi in tipologie a seconda che siano principali o operativi. Opzione di classificazione dell'ordine:

Ordini sul lavoro principale dell'impresa. Gli ordini di questo livello vengono emessi insieme ad altri compiti delle principali attività dell'impresa.
Disposizioni sull'operato dell'amministrazione.
Gli ordini rientranti in questa classificazione devono essere registrati e archiviati separatamente. Ciò è dovuto alla durata di conservazione stabilita. Gli ordini sul lavoro dell'amministrazione dovrebbero essere conservati per 5 anni, mentre i documenti che regolano le principali attività dell'impresa sono in archiviazione permanente. I registri sono un tipo di documentazione destinata esclusivamente all'uso interno. Nessuno ha il diritto di trasferirlo ai dipendenti di imprese terze senza il capo dell'azienda.
La conoscenza delle registrazioni del giornale di bordo dovrebbe avvenire solo in presenza della persona responsabile di questo giornale di bordo. Il capo dell'impresa controlla regolarmente il registro per monitorare e valutare il lavoro del servizio d'ufficio.

Il dipendente responsabile della tenuta del registro degli ordini è tenuto a conservarlo per sé. Quando la rivista si esaurisce, il responsabile dovrà segnarlo sul retro.

Articoli richiesti

Registro ordini del personale: compilazione

Come sopra precisato, la normativa non prevede una particolare forma di registro degli ordini. Tuttavia, gli esperti forniscono raccomandazioni sulle principali sezioni della rivista che possono essere utilizzate. Per esempio:

numero di serie,
data dell'ordine,
numero d'ordine,
il contenuto principale dell'ordine,
dipendente,
numero del personale,
base dell'ordine.

Esempio di altoparlanti di backup:

che ha firmato l'ordinanza
chi esegue l'ordine
dove è stato inviato l'ordine,
ricevuta di ricevuta, data,
una nota sul rinvio del caso e così via.

A volte è necessaria una colonna Note. Quindi dovresti annotare la seguente: "la voce n. ……………… nella colonna n. ………… non è valida." Successivamente viene creata una nuova voce.

Esempio di compilazione del giornale degli ordini per il personale dell'impresa

Secondo l'ordinanza del Ministero della Cultura della Federazione Russa del 25 agosto 2010 n. 558, i registri di registrazione dovrebbero essere conservati per 75 anni.

Tali giornali devono contenere ordini della seguente natura:

sull'assunzione;
sulla combinazione delle professioni;
sulla formazione avanzata;
sulla modifica del cognome del dipendente;
sui lunghi viaggi d'affari.
sugli incentivi al personale;
sulle vacanze
sul dovere;
sulla traduzione;

I registri contenenti le seguenti istruzioni devono essere conservati per 5 anni:

riguardo al dovere,
sulle vacanze educative e regolari,
sui brevi viaggi d'affari,
sulle sanzioni disciplinari

Come registrare gli ordini retroattivamente

Il giornale per la registrazione degli ordini del personale è uno dei documenti sull'organizzazione della gestione dei registri del personale

La registrazione retroattiva degli ordini è esclusa in quanto i registri di registrazione devono essere numerati, cuciti e sigillati. Ma nelle imprese si verificano spesso casi di violazione della procedura di registrazione, poiché si verificano situazioni in cui hanno interessi sia il dipendente che l'amministrazione.

Esistono due opzioni accettabili per aggirare la procedura di registrazione:

Metodo uno. Se l'ufficio non ha effettuato la registrazione successiva degli ordini, l'ordine può essere registrato retroattivamente.
Metodo due. Se è stata effettuata la registrazione successiva, viene scritta al capo dell'organizzazione promemoria, e descrive la situazione attuale. L'ordine viene registrato con la data corrente. In pratica, tale ordine viene emesso sotto la frazione 11/1-P (o sotto qualsiasi indice; la lettera dell'indice non ha valore legale). Questa opzione è più favorevole in caso di controllo da parte delle autorità competenti.

È opportuno prestare particolare attenzione all'ordine in cui gli errori vengono corretti. Se compaiono, solo i documenti che non si sovrappongono a documenti che non possono essere sostituiti dovranno essere completamente sostituiti.

La registrazione retroattiva dei documenti deve essere commisurata alle situazioni attuali. Ad esempio, si verifica un incidente con un dipendente esterno all'impresa e la conoscenza dell'ordine e la firma di questo dipendente vengono registrate retroattivamente. Questo fatto attirerà solo l'attenzione delle autorità che lo conducono.

Questo video ti aiuterà a familiarizzare con gli errori più comuni nei registri del personale:

Il decreto dell'Archivio federale del 6 settembre 2000 stabilisce la procedura per la registrazione degli ordini nelle organizzazioni. Secondo l'art. 358 ordini di personale vengono presi in considerazione separatamente dal resto della documentazione, a tal fine presso ciascuna impresa viene conservato un registro degli ordini di personale.

La contabilità del personale è separata dalla contabilità e dalla gestione: questioni legate all'esterno e movimento interno il personale è esterno all’ambito delle attività principali dell’azienda, pertanto gli ordini del personale non possono essere registrati insieme ai documenti di produzione. La procedura per la conduzione dei registri del personale è determinata da atti locali interni dell'organizzazione.

Non esiste un modulo speciale per la registrazione degli ordini per il personale. Ogni organizzazione può sviluppare una forma di questo documento conveniente per se stessa. Di norma, include colonne standard per il libro contabile del personale:

Numero di serie dell'ordine.
Data del documento.
Il numero assegnato all'ordine.
Tipo di ordine.
Nome completo del dipendente.
Base per l'ordine.
Firma del dipendente che conferma la familiarità.
Posizione e nome completo dell'addetto al servizio del personale responsabile che ha elaborato il documento.
Firma dell'ufficiale del personale.
Note

Si consiglia di non “scaricare” tutti gli ordini del personale in un unico giornale, ma di dividerli in gruppi, assegnando a ciascuno di essi il proprio indice e creando per ciascuno un modulo di registrazione, ad esempio un quaderno separato per viaggi di lavoro, certificazioni, ecc. . Nella gestione dei registri del personale, si consiglia di utilizzare l'indicizzazione per registrare i documenti: il numero d'ordine per il movimento del personale inizia con l'indice LS, per le ferie - O, i registri delle assenze per malattia sono contrassegnati con l'indice B, per i viaggi di lavoro - KM. Ogni registro è contrassegnato di conseguenza.

Requisiti per la registrazione di un giornale di bordo

Il libro in cui è conservata la registrazione deve avere una copertina rigida. Sulla copertina c'è il nome del documento, stampato in tipografia con un indice.

Il frontespizio contiene:

nome dell'organizzazione senza specificare dettagli;
il titolo del documento copiato dalla copertina;
date di inizio e fine del diario.

La prima pagina è destinata all'elenco dei dipendenti responsabili della manutenzione del giornale:

posizione e dipartimento;
cognome;
firma del dipendente;
periodo solare per il quale la persona è stata nominata responsabile;
dettagli dell'ordine di nomina.

Le pagine devono avere una numerazione continua (su ogni pagina è posto un numero progressivo e un indice, a partire dalla prima dopo il frontespizio). La rivista è cucita e sigillata: sull'ultima pagina è presente un'iscrizione che attesta il numero di fogli del libro, con la firma del capo dell'azienda / capo del dipartimento del personale e il sigillo dell'organizzazione.

La chiusura del giornale è segnalata anche nell'ultima pagina:

data di completamento delle registrazioni e trasferimento in archivio;
su quale base il giornale è stato chiuso (posizione, nome completo della persona che ha impartito l'ordine corrispondente, data e numero del documento).

Regole per la compilazione del registro ordini

Gli ordini per il personale sono documenti giuridicamente significativi, pertanto vengono imposti severi requisiti per la loro registrazione: durante la compilazione non sono ammessi errori, macchie e abbreviazioni se non consentono un'interpretazione univoca della voce.

Il nome e il patronimico dei dipendenti possono essere inseriti sotto forma di iniziali, ma se l'organizzazione impiega 2 omonimi con iniziali identiche, il nome e il patronimico devono essere inseriti per intero o abbreviati, in modo che durante la lettura della voce sia visibile nessun dubbio su quale dipendente sia interessato l'ordine.
I numeri delle voci sono numerati in modo continuo in tutto il libro, i numeri degli ordini vengono assegnati secondo il modello accettato nell'organizzazione (molto spesso si tratta di un indice e di un numero digitale).
Il formato della data è standard: “gg.mm.aaaa”.
Nella colonna “tipologia di ordine” è indicata l'azione prevista dal documento nei confronti del dipendente: assunzione, trasferimento, licenziamento, promozione, penalità, cambio di nome, congedo parentale, ecc.
Il documento che è diventato motivo dell'emissione dell'ordine è indicato come base: dichiarazione del dipendente, contratto di lavoro (TD), accordo aggiuntivo A contratto di lavoro(aggiuntivo) ecc.

Il personale può essere visualizzato sul nostro sito web.

Tenere un registro degli ordini del personale

Un giornale per la registrazione degli ordini del personale viene avviato fin dall'inizio delle attività dell'organizzazione e viene mantenuto per tutta l'esistenza dell'azienda. Il motivo per aprirne uno nuovo è la fine dello spazio per le voci nel registro precedente: è consigliabile avviare un diario su un quaderno con un numero elevato di fogli. Non è prevista la compilazione anticipata del modulo di registrazione.

Il libro chiuso viene trasferito nell'archivio. La durata di conservazione del registro per la registrazione degli ordini per il personale è di 75 anni, di cui è necessario tenere conto durante la redazione del documento. Un libro stampato per una rivista deve essere di alta qualità: con copertina rigida e resistente all'usura, carta spessa, fogli ben incollati e cuciti. L'adesivo con il nome della rivista dovrebbe aderire bene ed eliminare la possibilità di staccarsi: per evitare ciò, puoi laminare la copertina.

La correzione di registrazioni errate è consentita in conformità con le regole del lavoro d'ufficio. Non è possibile eliminare, correggere errori o utilizzare strumenti correttivi. Per apportare correzioni, la voce errata viene accuratamente barrata con una riga e accanto ad essa vengono inseriti i dati corretti. Se il modulo ha una colonna per le note, in essa possono essere registrati i fatti delle correzioni.

Il registro ordini può essere conservato sia in versione cartacea tradizionale che elettronica. Nel secondo caso, il file informatico contenente la tabella di registrazione deve essere protetto da accessi e modifiche non autorizzate. Le regole di tenuta previste per un libro cartaceo valgono anche per un modulo elettronico.

Se necessario, la rivista elettronica può essere stampata rispettando tutti i requisiti progettuali: copertina, frontespizio, numerazione, cucitura, certificazione e piombatura. Quando si trasferisce la rivista nell'archivio, è necessario garantire la leggibilità e la sicurezza dei dati: buona carta, stampa chiara e di alta qualità.

Disposizioni sul personale relative a documenti di movimento esterno forza lavoro, si raccomanda di separarli dagli ordini di movimento interni. Questi dati vengono utilizzati nell'analisi del turnover del personale: il numero e la frequenza di assunzioni, licenziamenti, trasferimenti, che a fini statistici sono considerati come licenziamento da una posizione e assunzione ad un'altra. Domestico documenti del personale– viaggi di lavoro, ordini di ferie, registrazione di assenze per malattia – vengono presi in considerazione in altri giornali.

Ogni manager aziendale prima o poi pensa alla questione della corretta e conveniente sistematizzazione e archiviazione della documentazione esistente. Secondo la legge sugli affari archivistici Federazione Russa, sono definiti diversi periodi di conservazione dei documenti.

Ad esempio, alcuni ordini per attività amministrative ed economiche hanno una validità di 5 anni, gli ordini per il personale sono progettati per essere conservati per 75 anni. Questo è motivo principale, perché è così importante separare tutta la documentazione in diverse edizioni di registrazione.

Che cos'è

Edizione nominata destinato alla registrazione di informazioni su tutti gli ordini dell'organizzazione. In altre parole, il giornale registra gli ordini che stabiliscono gli standard della funzione lavorativa sia per i dipendenti ordinari dell'azienda che per la sua direzione.

Per ora non esiste un'unica forma di documento generalmente accettata, ogni organizzazione ha il diritto di strutturarlo a propria discrezione. Di norma, i componenti principali di tale pubblicazione Sono:

Prima pagina. Contiene:

nome dell'organizzazione;
titolo del documento;
data di inizio manutenzione;
data di completamento.

Sezione indicante l'elenco dei dipendenti responsabili della collaborazione con la rivista. Qui sono registrati:

Nome completo, posizioni delle persone responsabili;
collegamenti a documenti che specificano le responsabilità dei dipendenti addetti alla pubblicazione;
le loro firme attestanti la tenuta del giornale certo periodo tempo.

Sezione principale. È destinato alla registrazione degli ordini e comprende:

numero di serie dell'ordine;
numero, nome e data del documento registrato;
numero di fogli nel documento;
Nome e cognome e le posizioni delle persone le cui attività sono soggette all'ordine.

A cosa serve?

Mantenere questo diario per ciascuna organizzazione è obbligatorio ed è obbligatorio una serie di fattori positivi nell'organizzazione e nell'archiviazione della documentazione:

massima ottimizzazione del lavoro con i documenti amministrativi;
possibilità di valutazione numero totale ordini emessi;
effettuare una ricerca rapida dell'ordine richiesto;
registrando il fatto di emettere un'ordinanza e l'ulteriore possibilità di confermarne la forza giuridica.

Quali atti locali vengono registrati

Come notato in precedenza, il giornale contiene informazioni sugli ordini relativi alle funzioni lavorative di tutti i dipendenti dell'organizzazione o della direzione (ad esempio direttore generale, vicedirettore, capo contabile). In questo differiscono dagli ordini più personalizzati per il personale.

Registro degli ordini registrati

I principali atti locali, le cui informazioni sono inserite nel giornale, sono i seguenti ordini su (circa):

nomina di un direttore generale;
nomina di un capo contabile;
approvazione del logo;
approvazione o modifica della struttura dell'organizzazione;
garantire la sicurezza dei segreti commerciali;
approvazione della tabella del personale;
stabilire orari di lavoro e regolamenti interni sul lavoro;
approvazione di regolamenti, norme, istruzioni e altri documenti normativi;
pianificazione delle principali attività dell'azienda e controllo adeguato su di essa, ecc.

Vale la pena sottolinearlo un gruppo di ordini con un periodo di conservazione inferiore a 5 anni:

sanzioni disciplinari;
vacanze;
ferie annuali retribuite;
viaggi d'affari di breve durata, ecc.

Modulo standard

Documento di registrazione può essere rilasciato non solo come carta. È consentito anche l'uso di un modulo elettronico.

Quando si compila una versione cartacea Vale la pena ricordare alcune regole:

tutti i fogli devono essere numerati, il documento deve essere completamente cucito e sigillato con il sigillo dell’azienda;
sul firmware dovrà essere applicato un adesivo indicante: il numero di fogli disponibili, nome completo. e la posizione del testimone (il responsabile dell'azienda o un dipendente responsabile nominato con ordinanza separata), la firma del testimone.

Oltretutto, Sull'adesivo viene applicato il sigillo aziendale, sigillando la scritta.

Anche rivista può anche essere mantenuto elettronicamente utilizzando programmi speciali . In questo caso i dipendenti addetti devono ricordarsi di rispettare i termini di conservazione dei documenti stabiliti dalla legge (comma 2.30 del Regolamento di Organizzazione, Conservazione, Acquisizione<…>, approvato con ordinanza del Ministero della Cultura russo del 31 marzo 2015 n. 526). La forma elettronica del documento può accelerare il processo di ricerca dell'ordine richiesto, opzione simile efficace in caso di turnover del personale e flusso documentale significativo.

Modello di rivista

La forma standard della pubblicazione non è regolata dalla legge; sono accettabili qualsiasi numero di colonne e requisiti per le informazioni necessarie dell'ordine registrato. Un piano approssimativo del diario compilato si presenta così::

Puoi anche acquistare una pubblicazione simile in una libreria. La copia finita contiene già un formato conveniente sviluppato, che farà risparmiare tempo nella sua preparazione.

Regolamento regolamentare

La maggior parte dei manager considera facoltativa la tenuta di un documento di registrazione, il che è fondamentalmente sbagliato. La presenza del giornale di un'organizzazione è regolata dalla legge (Ordinanza del Ministero della Cultura della Russia del 25 agosto 2010 n. 558 "Sull'approvazione dell'"Elenco dei documenti di archivio di gestione standard generati nel corso delle attività degli enti statali, amministrazioni e organizzazioni locali, indicando i periodi di conservazione”).

Un video che parla dei periodi di conservazione e della registrazione degli ordini del personale.

Persona responsabile della conservazione del documento

È importante la nomina di una persona responsabile della conservazione e della conservazione del libro di registrazione. Di regola, diviene responsabile un dipendente nominato con separato ordine. Tuttavia, spesso questa responsabilità ricade sulle spalle di uno specialista delle risorse umane.

Simile funzione lavorativa registrato a descrizione del lavoro, con il quale può familiarizzare quando fa domanda per un lavoro. In caso di congedo lungo di uno specialista delle risorse umane, un altro dipendente viene assegnato a lavorare con la rivista e gli viene emesso un ordine corrispondente.

Regole di base

Si è già accennato in precedenza alla mancanza di una forma di pubblicazione generalmente accettata, tuttavia, è necessario aderire a determinate regole durante la conduzione:

il frontespizio deve indicare i dettagli dell'azienda, le date di inizio e fine della compilazione del documento, il numero corrispondente, le informazioni sul dipendente responsabile del giornale, il periodo di conservazione del documento (5 o 75 anni).
Non dobbiamo dimenticare le lettere assegnate a ciascun ordine: LS - per i documenti che devono essere conservati per 75 anni, K - per tutti gli altri ordini che devono essere registrati;
la numerazione dei fogli deve essere ordinata; è vietato strappare fogli dal caricatore;
Non è consigliabile inserire le informazioni sugli ordini “retrospettivamente”. Questo è possibile solo con un file compilato nota esplicativa indirizzato al capo dell'organizzazione, che spiega le ragioni delle circostanze attuali.
eventuali correzioni sono apportate mediante numerazione progressiva con l'indicazione obbligatoria del motivo della sua introduzione;
la compilazione del libretto di registrazione deve essere effettuata con una penna dello stesso colore: nera o blu;
Si sconsigliano cancellazioni, aggiustamenti o ombreggiature;
La presente pubblicazione di registrazione si riferisce alla documentazione destinata esclusivamente ad uso interno all'organizzazione. È possibile familiarizzare con i suoi contenuti solo in presenza del dipendente ad esso assegnato.

Una corretta tenuta del libro matricola consente di organizzare il registro della documentazione disponibile con diversi periodi di conservazione, nonché di tenere sotto controllo gli indicatori quantitativi degli ordini emessi.