Vacanza senza salvare la designazione. Designazioni nel foglio presenze

In conformità con la parte 3 dell'articolo 91 del Codice del lavoro della Federazione Russa, un'organizzazione di bilancio è obbligata a tenere un registro del tempo di lavoro in una scheda attività. Questo documento obbligatorio, in base al quale avviene la maturazione salari.

I codici presenti nel documento per la registrazione della durata del lavoro dei dipendenti sono necessari per compilare correttamente il documento. A tale scopo, nel foglio dell'orario di lavoro vengono utilizzate le designazioni delle lettere in cui sono indicate raccomandazioni metodologiche all'Ordine del Ministero delle Finanze russo del 30 marzo 2015 n. 52n. Ad esempio, per una vacanza pianificata, la designazione nel foglio presenze è "O".

Studiamo quindi il foglio delle ore di lavoro: le designazioni delle lettere utilizzate per compilare, così come la loro decodificazione, sono riportate nella tabella per comodità.

Assenze previa autorizzazione dell'amministrazione

Invalidità temporanea, invalidità dovuta alla gravidanza e al parto

Fine settimana e giorni non lavorativi vacanze

Svolgimento di compiti governativi

Lavoro notturno

Ferie regolari e aggiuntive

Congedo parentale

Ore straordinarie

Fine settimana di studio

Formazione congedo aggiuntivo

Sostituzione nei gradi 1-3

Sostituzione nei gruppi doposcuola

Sostituzione nelle classi 4-11

Lavoro nei fine settimana e nei giorni festivi non lavorativi

Ore effettive lavorate

Per comodità suggeriamo di scaricare un file con la trascrizione del time sheet 2017.

Posso usare le mie abbreviazioni?

L'impresa ha il diritto di integrare autonomamente le designazioni delle lettere, se necessario (secondo l'Ordine del Ministero delle Finanze russo del 30 marzo 2015 n. 52n).

Ad esempio, per indicare una vacanza, il foglio dell'orario di lavoro deve contenere il codice “O” - ferie regolari e aggiuntive o “OR” - congedo parentale. Per comodità e differenziazione delle tipologie di congedo, è possibile inserire nel foglio presenze il codice “DO”, che rifletterà il congedo non retribuito. O "KR" - una pausa per nutrire il bambino. Quando si introducono codici aggiuntivi, è necessario garantire un elenco di nuove designazioni di lettere in un documento locale.

Compilazione del documento utilizzando i codici

IN organizzazioni di bilancio Viene utilizzato solo il modulo unificato approvato dall'Ordine del Ministero delle Finanze russo del 30 marzo 2015 n. 52N. Il riempimento avviene in due modi:

1. Utilizzando il metodo della registrazione continua delle presenze e delle assenze, viene annotato ogni giorno lavorativo e giorno libero del mese di rendicontazione. Viene inserito il codice e il numero di ore lavorate.
2. Metodo di registrazione delle deviazioni: vengono registrate solo le deviazioni dalla modalità stabilita. Nel modulo 0504424 vengono rilevate le mancate presentazioni, gli straordinari, i ritardi, le ferie, ecc.;

La scelta del metodo è determinata dal personale e politica contabile organizzazioni. Le designazioni del foglio presenze, la decodifica dei codici e il metodo di compilazione del documento devono essere fissati nel documento normativo locale dell'organizzazione.

Nel modulo 0504421 del foglio dell'orario di lavoro, i simboli sono indicati solo con simboli alfabetici (Ordine del Ministero delle Finanze della Russia del 30 marzo 2015 n. 52n).

È necessario ricordare le regole di base per la compilazione del documento:

1. Il modulo 0504424 si apre mensilmente, 2-3 giorni prima dell'inizio del periodo di fatturazione.
2. Le modifiche alla busta paga (cognome, posizione, orario di lavoro) vengono inserite nel modulo sulla base degli ordini per il personale.
3. Nel modulo 0504424 le deviazioni dal normale utilizzo dell'orario di lavoro sono registrate nella metà superiore della riga. Vengono registrate le ore di deviazione e nella metà inferiore della cella sono presenti i simboli di deviazione.
4. Se un dipendente ha due tipi di scostamenti in un giorno lavorativo, l'inserimento viene effettuato utilizzando una frazione, dove il numeratore della frazione è il codice di scostamento e il denominatore sono le ore di lavoro. Ad esempio, N/2 significa che il dipendente ha lavorato 2 ore di notte. In caso di più di due deviazioni, è necessario inserire una riga aggiuntiva per questo dipendente e riflettere la deviazione nel documento.
5. Qualora nel modulo 0504424 vengano inseriti dati errati viene redatto un documento correttivo. Viene creato tenendo conto di tutte le modifiche, scadenze e procedure approvate dall'istituzione.
6. Nella riga “Tipo biglietto” è indicato: durante la compilazione iniziale, la designazione digitale è “0” durante la regolazione, a partire da uno, viene inserito il numero corrispondente: “1”, “2”, ecc.

Esempio di compilazione modulo 0504421

Chi dovrebbe guidare

Il documento viene compilato dal responsabile nominato con ordinanza o per l'intera organizzazione o per singole divisioni (dipartimenti, dipartimenti, facoltà, ecc.), a seconda della struttura e della politica del personale.

Quanto tempo conservare

Il modulo 0504421 viene conservato per 5 anni e se le condizioni di lavoro dei lavoratori sono difficili, dannose e pericolose - 75 anni (articolo 586 dell'elenco approvato con ordinanza del Ministero della Cultura russo del 25 agosto 2010 n. 558).

Designazioni e codici nel foglio presenze

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Simboli nel foglio presenze nel 2017

La pagella può utilizzare codici alfabetici o numerici per indicare un particolare evento, ad esempio, la presenza al lavoro ha la lettera I o 01 nell'espressione digitale, l'assenteismo - PR o 24, giorni di riposo aggiuntivi senza retribuzione - NV o 28.

Codici delle schede attività (2017) - elenco completo caratteri alfabetici e numerici - contenuti nella prima pagina del modulo T-12.

Durata del lavoro durante il giorno

Durata del lavoro notturno

Formazione avanzata senza lavoro

Formazione avanzata con pausa dal lavoro in altro ambito

Ferie annuali retribuite di base

Congedo aggiuntivo in relazione alla formazione con mantenimento della retribuzione media per i dipendenti che conciliano lavoro e formazione

Orario di lavoro ridotto per i tirocinanti sul posto di lavoro con trattenuta parziale della retribuzione

Congedo aggiuntivo in relazione alla formazione senza retribuzione

Congedo di maternità (congedo in relazione all'adozione di un neonato)

Congedo parentale fino al compimento dei tre anni del bambino

Congedo non retribuito concesso a un dipendente con il permesso del datore di lavoro

Permesso senza retribuzione alle condizioni previste dalla normativa vigente Federazione Russa

Ferie annuali aggiuntive senza retribuzione

Invalidità temporanea (salvi i casi previsti dal codice “T”) con assegnazione di prestazioni ai sensi di legge

Inabilità temporanea al lavoro senza assegnazione di prestazioni nei casi previsti dalla legge

Orario di lavoro ridotto rispetto al normale orario di lavoro nei casi previsti dalla legge

Tempo di assenza forzata in caso di licenziamento, trasferimento ad altro lavoro o sospensione dal lavoro per dichiarazione di irregolarità, con reintegrazione nel posto di lavoro precedente

Assenteismo (assenza dal lavoro senza buone ragioni entro i tempi stabiliti dalla legge)

Durata del lavoro a tempo parziale su iniziativa del datore di lavoro nei casi previsti dalla legge

Fine settimana (ferie settimanali) e festivi non lavorativi

Giorni liberi aggiuntivi (a pagamento)

Giorni liberi aggiuntivi (senza retribuzione)

Sciopero (nelle condizioni e nei modi previsti dalla legge)

Assenze per motivi sconosciuti (fino a quando le circostanze non saranno chiarite)

Tempi di inattività causati dal datore di lavoro

Tempi di inattività dovuti a motivi indipendenti dalla volontà del datore di lavoro e del dipendente

Tempi di inattività dovuti a colpa del dipendente

Sospensione dal lavoro (preclusione dal lavoro) con retribuzione (benefici) a norma di legge

Sospensione dal lavoro (preclusione dal lavoro) per motivi previsti dalla legge, senza maturazione della retribuzione

Tempo di sospensione del lavoro in caso di ritardo nel pagamento della retribuzione

Uniforme unificata T-12

Va notato che il modulo unificato T-12 può essere utilizzato in qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalla forma di proprietà, ad eccezione delle istituzioni di bilancio.

IN istituzioni di bilancio viene utilizzato il modulo contabile, approvato con ordinanza del Ministero delle finanze russo del 30 marzo 2015 n. 52n, che utilizza altre designazioni digitali e letterali nel foglio dell'orario di lavoro.

1. In quali casi viene utilizzato il codice NN?

Il codice NN, ovvero l'assenza del dipendente per motivi sconosciuti, viene inserito ogni volta e fino a quando il dipendente non è al lavoro, e persona responsabile non ci sono documenti sui motivi della sua assenza. Anche se il responsabile dell'assente giura che il dipendente è assente (codice PR), non abbiate fretta di inserire questo codice nei documenti contabili primari, aspettate che la persona porti un documento che spieghi la sua assenza, altrimenti può succedere che il tempo un foglio con il codice sbagliato verrà fornito all'ufficio contabilità, e in seguito si scoprirà che il dipendente era assente per una buona ragione, e quindi sarà necessario apportare modifiche ai documenti contabili primari.

2. Come vengono designati i giorni liberi durante i viaggi d'affari?

Esistono due punti di vista sulla questione della designazione del codice dei giorni liberi quando si viaggia per lavoro: alcuni ritengono che sia necessario inserire il codice K (viaggio d'affari), altri sostengono che sia necessario inserire il codice B (giorno libero). Entrambi hanno le proprie argomentazioni ragionevoli e giuridicamente giustificate, ma non esiste un approccio unico, quindi procedi secondo la tua pratica consolidata.

3. I giorni liberi vengono segnati sulla scheda attività quando un dipendente è malato?

Quando un dipendente è in congedo per malattia, gli viene assegnato il codice B (invalidità temporanea) per l'intero periodo di inabilità temporanea, compresi i fine settimana e i giorni festivi.

Analoga registrazione completa viene effettuata quando i dipendenti sono in congedo di maternità (P), in congedo parentale al compimento dei tre anni (OZ) e in congedo non retribuito (UP).

4. Come vengono designati i giorni liberi in vacanza?

Se, quando un dipendente è in ferie annuali base retribuite (PA) o in ferie annuali aggiuntive retribuite (AP), un giorno libero cade durante il suo periodo di riposo, nella pagella il codice OT o OD deve essere sostituito con B (fine settimana e ferie non lavorative), perché, ai sensi dell'articolo 120 del Codice del lavoro della Federazione Russa, le ferie non lavorative che cadono durante il periodo di ferie retribuite sono incluse nel numero giorni di calendario le vacanze non sono incluse.

5. Quali designazioni dovrebbero essere inserite nella pagella: digitale o alfabetica?

Non ci sono istruzioni chiare su questo argomento, pertanto, in ciascuna organizzazione, le informazioni vengono inserite nella scheda attività in base alla pratica consolidata e alla facilità d'uso. Se ti piace la designazione della lettera sulla scheda attività, usala. In caso contrario, metti i numeri.

6. Quale forma di pagella è più comoda da utilizzare per la compilazione?

La forma della pagella non ha importanza, puoi scegliere il modulo approvato con decreto del Comitato statistico statale della Russia del 5 gennaio 2004 n. 1 (modulo T-12, modulo T-13), puoi utilizzare il modulo approvato con ordinanza del Ministero delle Finanze della Russia del 30 marzo 2015 n. 52n.

Modulo n. 52n

In generale, se lavori in organizzazione commerciale, puoi sviluppare e approvare autonomamente il tuo modulo con le tue designazioni alfabetiche o numeriche, nessuno lo vieta, l'importante è che lo sia in effetti.

7. Chi dovrebbe tenere traccia dell'orario di lavoro e chi dovrebbe esserne responsabile?

Se l'organizzazione è piccola, una persona può tenere i registri degli orari.

Se la struttura dell'impresa è significativa, è consigliabile nominare un responsabile in ciascuna divisione.

Tutti i responsabili, qualunque sia il loro numero, sono nominati con ordinanze per le principali attività al fine di evitare malintesi di varia natura.

La responsabilità della completezza e correttezza della compilazione della scheda attività spetta alla persona autorizzata dall'ordine.

Il capo del dipartimento è responsabile della tempestiva presentazione delle schede attività al reparto contabilità.

Il datore di lavoro è responsabile per tutti.

8. Come registrare correttamente l'orario di lavoro se l'impresa è piccola e opera su base di cinque giorni?

Non esiste un unico approccio alla tenuta dei registri; è possibile tenere un registro continuo (registrare tutti i fatti), oppure registrare solo le deviazioni (invalidità temporanea, assenze per motivi sconosciuti, ecc.). Il criterio principale è la correttezza della registrazione su carta del tempo effettivo lavorato, poiché questo documento è il principale per il calcolo della retribuzione.

Nel lavoro quotidiano, la prima opzione è più conveniente quando si tiene conto dei periodi di lavoro complessivi, la seconda opzione è preferibile quando la durata dell'orario di lavoro è costante, come nel caso di un periodo di cinque giorni;

In ogni caso, le ore di lavoro vengono registrate quotidianamente e trasmesse mensilmente alla contabilità.

Si avvicina la Festa dell’Unità Nazionale. Nel nostro paese, questa festa viene celebrata ogni anno il 4 novembre. Quest'anno la data cade di sabato. A questo proposito, i lavoratori sono interessati alla domanda: la giornata lavorativa sarà ridotta o no il 3 novembre? Abbiamo dato la risposta a questo nel nostro articolo.

Questo mese, i cittadini del nostro Paese celebreranno una festa nazionale: la Giornata dell'Unità Nazionale. A tal proposito, a tutti i lavoratori sarà concesso un ulteriore giorno di riposo. Ti diremo ulteriormente quali giorni liberi a novembre.

Il governo ha approvato lo spostamento dei giorni l'anno prossimo. La maggior parte dei cittadini che lavorano nel 2018 avrà una vacanza di Capodanno della durata di 10 giorni, quasi 10 giorni in più di riposo aggiuntivo, ma allo stesso tempo 2 sabati lavorativi.

L'organizzazione della contabilità e il controllo dell'orario di lavoro è responsabilità di qualsiasi datore di lavoro, sancito dall'articolo 91 del Codice del lavoro della Federazione Russa. Di seguito sono riportate le istruzioni per la compilazione di un foglio presenze (T-12).

Nella pratica sorgono spesso problemi legati all’orario di lavoro irregolare. Inoltre, la posizione sbagliata può essere assunta sia dal datore di lavoro, ritenendo che il dipendente debba lavorare per lui 24 ore su 24, 7 giorni su 7, sia dal dipendente che, essendo rimasto fino a tardi dopo il lavoro, chiede ferie retribuite o si presenta al lavoro Dopo. Come preparare correttamente i documenti per evitare situazioni controverse?

È vietata la copia totale o parziale dei materiali,

Designazioni nel foglio presenze nel 2017-2018

Foglio presenze - designazioni 2017-2018 Da anni la maggior parte delle aziende continua a seguire la forma unificata, anche se ormai ha solo carattere di raccomandazione. Il principio in base al quale l'orario di lavoro viene registrato nel foglio presenze e quali designazioni vengono utilizzate per questo verranno discussi più avanti nell'articolo.

Perché hai bisogno di una pagella, quale modulo viene utilizzato più spesso?

La necessità di una scheda attività (di seguito denominata scheda attività) è dovuta a:

1. I requisiti dell'art. 13 della legge "Contabilità" n. 402-FZ del 6 dicembre 2011, secondo la quale tutte le entità aziendali sono tenute a registrare ogni fatto della loro vita economica.
2. Facilità d'uso per il calcolo delle buste paga.

Poiché la scheda attività si riferisce a documenti primari, con l'entrata in vigore di alcune disposizioni della legge “Sulla contabilità” il 1° gennaio 2013, non è necessario utilizzare i moduli unificati T-12 e T-13, approvati con Risoluzione del Comitato statale di statistica n. 1 del 5 gennaio 2004, per mantenerlo. Cioè, le organizzazioni hanno il diritto di sviluppare e utilizzare i propri moduli.

Tuttavia, i moduli T-12 (da compilare manualmente) e T-13 (da compilare automaticamente) sono riusciti a dimostrarsi efficaci lato positivo come il più comodo da usare. A questo proposito, la maggior parte delle aziende continua a utilizzarli, talvolta apportando adeguamenti individuali.

Quali sono le regole per inserire le designazioni delle lettere in una scheda attività?

Oltre ai moduli unificati approvati, la risoluzione Goskomstat n. 1 contiene anche spiegazioni per la loro compilazione, che possono essere utilizzate in caso di problemi con l'esecuzione di un particolare modulo. Secondo questi chiarimenti, la scheda attività indica il tempo effettivamente lavorato/non lavorato da ciascun dipendente dell'organizzazione. Per fare ciò, di fronte al cognome di ciascun dipendente, per ogni giorno del mese (compresi i fine settimana e i giorni festivi) vengono posizionate alcune lettere designate, sotto le quali è indicato il numero di ore (se è possibile o necessario contare il tempo trascorso dal lavoratore sul posto di lavoro).

In questo caso, il datore di lavoro, a sua discrezione, può scegliere uno qualsiasi dei metodi per contrassegnare la scheda attività:

• oppure con la modalità di registrazione completa, rilevando le presenze/assenze e ogni altra deviazione;
• oppure registrando solo le difformità (mancate presentazioni, ritardi, straordinari, trasferte, ecc.).

I voti apposti in pagella non sono sufficienti per calcolare la retribuzione se ci sono scostamenti dalle presenze. Ad esempio, un dipendente che va in ferie viene effettuato sulla base di un ordine corrispondente e, in questo caso, il foglio presenze indica esattamente i giorni indicati nell'ordine. Lo stesso vale per i viaggi d'affari, le assenze per malattia e l'assenteismo. Il reparto contabilità esamina i documenti aggiuntivi che comprovano le voci nel foglio presenze e solo se i dati in essi contenuti corrispondono al calcolo dello stipendio corrispondente.

Spiegazione dei simboli usati frequentemente

Il modulo unificato della pagella T-12 contiene i simboli utilizzati sia in esso che nel modulo T-13. Eccone alcuni:

• “I”: il dipendente va a lavorare durante il giorno secondo l'orario di lavoro stabilito nell'organizzazione;
• “N” - il dipendente va a lavorare di notte (secondo le norme dell'articolo 96 del Codice del lavoro della Federazione Russa, si considera andare a lavorare dalle 22:00 alle 6:00);
• "RW" - lavoro nei fine settimana e nei giorni festivi (ufficialmente, i fine settimana e i giorni festivi sono stabiliti dalle norme dell'articolo 111-112 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
• “C” - lavoro straordinario, per il quale, ai sensi dell'art. 99 del Codice del lavoro della Federazione Russa, un dipendente è assunto su iniziativa del datore di lavoro e con il consenso del dipendente (la base per apporre questo marchio è un documento aggiuntivo, da cui consegue che il dipendente ha dato il suo consenso );
• "DA" e "OD" - rispettivamente ferie annuali principali e aggiuntive retribuite (la base per apporre tale segno è l'ordine di concessione delle ferie);
• "K" - un viaggio d'affari a cui il dipendente viene inviato sulla base del relativo ordine;
• “B” - invalidità temporanea, per confermare la quale il dipendente deve presentare un certificato di assenza per malattia rilasciato secondo tutte le norme;
• “PR” - assenteismo, considerato secondo le norme dell'art. 81 del Codice del lavoro della Federazione Russa come assenza dal posto di lavoro senza giustificato motivo;
• “B” - fine settimana - ecco come vengono contrassegnati i giorni in cui il dipendente non è andato (e non sarebbe dovuto andare) al lavoro (poiché tutti i numeri sono indicati sulla scheda attività, vengono contrassegnati anche i fine settimana per non confondersi in futuro durante i calcoli).

Decodificare il significato delle lettere associate a situazioni di emergenza (NN, OZ, NV, OV, OZH)

Le designazioni utilizzate di frequente elencate nel paragrafo precedente sono ben note ai funzionari del personale e agli addetti alla contabilità. Tuttavia, ci sono anche situazioni di emergenza in un'organizzazione legate all'andata al lavoro/all'assenteismo dei dipendenti, e devono anche essere contrassegnate sulla pagella per evitare confusione.

Ecco alcuni casi:

1. “NN” - mancata comparizione per ragioni sconosciute. È indicato nella pagella se il datore di lavoro non conosce i motivi per cui il dipendente non si è presentato al lavoro. Questa designazione presuppone che possa essere corretta una volta determinata la causa. Ad esempio, un dipendente non è venuto a lavorare per una settimana, non ha risposto alle telefonate e non è stato possibile contattarlo in altri modi. In questo momento, sulla pagella viene inserito "NN". Se una settimana dopo il dipendente si è presentato e ha portato un congedo per malattia, allora "NN" può essere corretto in "B" (invalidità temporanea con benefici).
2. “OZ” è il congedo senza retribuzione, previsto dalla legge. Ad esempio, secondo quanto previsto dall'art. 128 del Codice del lavoro della Federazione Russa, su loro richiesta, i cittadini sono tenuti a fornire fino a 5 giorni lavorativi in ​​relazione alla registrazione del matrimonio o alla morte di parenti stretti. Se si parla di ferie non retribuite, previste dalla decisione del datore di lavoro, viene indicato “OD” (ferie aggiuntive retribuite).
3. “NV” - giorni liberi aggiuntivi senza retribuzione. Resta inteso che in questo caso al dipendente viene concesso un giorno libero su decisione del datore di lavoro oltre ai giorni liberi previsti dalla normativa legislazione del lavoro(in altre parole, è tempo libero). Se per tale giorno di riposo aggiuntivo viene trattenuto anche il salario, viene inserito "OV" (giorno di riposo aggiuntivo retribuito).
4. “OZH” – permesso per prendersi cura di un bambino fino a 3 anni. Per tutto il periodo del congedo di maternità la lavoratrice conserva posto di lavoro- ciò significa che il suo cognome è inserito nella pagella e il segno corrispondente è posto di fronte.

Pertanto, nella scheda attività vengono utilizzate varie designazioni di lettere, con l'aiuto delle quali vengono visualizzati i casi di presenza/mancata presenza dei dipendenti sul posto di lavoro e le loro caratteristiche, per comodità di registrazione dell'orario di lavoro. Per annotare una serie di designazioni, la persona che tiene il foglio presenze ha bisogno di un documento che confermi le parole del dipendente. L'elenco delle designazioni utilizzate nella maggior parte delle aziende, nonché la forma della pagella stessa, sono tratti dalla Risoluzione n. 1 del Goskomstat.

Come creare un foglio presenze nel 2017

Non tutti sanno come creare un foglio presenze. Ciò significa che le informazioni su questo argomento saranno rilevanti. Diamo un'occhiata alle regole di base che dovrebbero essere seguite nel 2017.

Un dipendente delle risorse umane o un contabile deve compilare un foglio presenze ogni giorno.

Se una persona ha esperienza, questo processo non sarà difficile. Ma è difficile per i principianti capire dove e cosa scrivere.

La legislazione della Federazione Russa contiene tutte le norme necessarie da seguire durante la compilazione di tale documento.

Punti salienti

Per prima cosa spieghiamo cosa si intende per foglio presenze e quali moduli devono essere utilizzati.

Che cos'è

La legge obbliga ogni datore di lavoro a tenere un registro di chi ha lavorato e per quanto tempo. Viene preso in considerazione l'orario di lavoro dell'azienda, indipendentemente dal fatto che lo sia persona giuridica o imprenditore individuale.

Soprattutto per questi scopi, Goskomstat ha sviluppato i moduli T-12, T-13 - fogli presenze.

Scopo del documento

I fogli presenze sono necessari per un dipendente del reparto Risorse umane o contabilità per:

Il foglio presenze aiuta il contabile a confermare se lo stipendio o il compenso per ciascun dipendente è stato maturato correttamente.

Con il suo aiuto, uno specialista delle risorse umane monitora la presenza e, se necessario, giustifica le sanzioni inflitte al dipendente.

Questo documento viene rilasciato insieme a libro di lavoro dipendente in caso di dimissioni. Ma per questo, una persona deve presentare una richiesta corrispondente (articolo 84.1 del Codice Fiscale).

La forma della pagella, approvata a livello legislativo, deve essere obbligatorio usato:

• V organizzazione governativa;
• SU impresa unitaria;
• appaltatori che eseguono ordini governativi;
• alcune aziende governative.

Base giuridica

L'obbligo di tenere un registro dell'orario di lavoro è stabilito nella parte 4 dell'art. 91 Codice del lavoro Russia.

Se tale requisito non viene soddisfatto, l'azienda dovrà pagare una multa e detrarre i costi del lavoro. E l'azienda si vedrà rifiutare se vorrà rimborsare la somma pagata in caso di malattia.

La forma del documento stesso, che dovrebbe essere utilizzato nelle imprese, è stata approvata con la risoluzione del Comitato statistico statale del 5 gennaio 2004 n. 1.

Esempio di compilazione di un foglio presenze di lavoro

L'azienda può utilizzare moduli standardizzati o sviluppare il modulo in modo indipendente.

Nel secondo caso, dovrai comunque utilizzare i dettagli della documentazione contabile primaria e i dati su come i dipendenti hanno utilizzato il fondo orario di lavoro.

Molto spesso, la forma unificata della pagella viene modificata. Vengono aggiunti numerosi grafici e codici aggiuntivi.

Quali dati vengono inseriti?

Nel documento, ciascuna posizione si riflette su due righe. Quello in alto conterrà simbolo sotto forma di codice, quello in basso mostra quante ore ha lavorato il dipendente.

Se la mancata presentazione si riflette in vacanza, malattia o viaggio d'affari, verrà inserito solo un codice. La riga di fondo viene saltata.

Ogni tipo di lavoro o tempo di riposo ha la propria designazione (alfabetica o numerica). I codici di presenza/non presenza sono scritti sul frontespizio del T-12.

Vengono utilizzati anche se il T-13 è pieno. Si consiglia di utilizzare codici letterali (sono più facili da ricordare).

Eventuali note sui motivi della mancata comparizione del dipendente e sull'orario straordinario di lavoro devono essere affisse se esiste un documento giustificativo (certificato di inabilità al lavoro, mandato di ferie, ecc.)

Ad esempio, un dipendente non si è recato sul posto di lavoro e non si conosce il motivo. Fino all'invio della scheda attività, la colonna mancata presentazione viene lasciata vuota.

Se una persona porta un documento giustificativo, sulla base viene inserito un codice. Se tale documento non viene ricevuto, viene inserito il codice “NN” (mancata presentazione per motivo sconosciuto).

La pagella è compilata in un'unica copia, firmata da una persona autorizzata, dal capo dell'unità e da un dipendente del dipartimento delle risorse umane.

Il documento deve essere conservato per 5 anni. Se le condizioni di lavoro sono dannose e pericolose, il periodo sarà di 75 anni. I documenti creati dopo il 2003 sono conservati per 50 anni (Ordinanza n. 558 del 25 agosto 2010).

Presentiamo un esempio di compilazione di un foglio riepilogativo dell'orario di lavoro. Scopriamo come compilare il modulo T-13 se utilizzi il metodo continuo.

Innanzitutto indicare la ragione sociale e la divisione strutturale:

In alto riportano il nome dell'azienda, il nome completo dell'imprenditore e l'unità strutturale. Potrebbero essere reparti come vendite, marketing, produzione.

Specificare numero di serie scheda attività e la data in cui viene compilata (solitamente l'ultimo giorno del mese corrispondente al mese di rendicontazione):

Il documento viene redatto entro un mese (dall'inizio alla fine). Quando si riflettono i dati sui dipendenti, viene compilata una riga separata per ciascuno di essi.

Indicare un numero di serie che viene assegnato a tutti i dipendenti e che viene utilizzato in tutti i certificati contabili.

Questo numero rimarrà al cittadino anche per un certo tempo dopo la cessazione contratto di lavoro. Scrivi il nome completo e la posizione della persona.

La tabella indica le presenze e il numero di ore lavorate. In questo caso è necessario utilizzare un simbolo.

È necessario indicare il numero di giorni e ore durante il periodo di riferimento.

La quinta colonna conterrà il numero di giorni e ore in cui il dipendente ha lavorato per metà mese.

La colonna 6 riflette i giorni e le ore del mese. Inserisci i dati per il calcolo del guadagno nel seguente modo:

I codici del tipo di salario determinano quali trasferimenti avverranno. La cifra viene utilizzata digitalmente. Il nostro esempio riflette i salari e le ferie pagate.

Leggi qui la ristrutturazione del prestito.

Le spese verranno addebitate dal conto contabile al tipo di pagamento riflesso. Qui il conteggio è uno.

La colonna 9 rifletterà quanti giorni ha lavorato specie specifiche pagamento.

Nel modulo della scheda attività, la cella superiore contiene i dati sulle presenze e sui viaggi di lavoro, la cella inferiore i giorni in cui la persona era in ferie.

Se a tutti i dipendenti viene addebitato un tipo di pagamento, il suo codice viene scritto in alto. Si saltano le colonne 7, 8, inserendo solo il numero di giorni e di ore lavorate nella colonna 9.

Inserisci le informazioni sulla mancata presentazione. I codici sono impostati per riflettere il motivo dell'assenza della persona.

Chi lo guida nell'organizzazione

Questo documento deve essere compilato da un dipendente autorizzato. Se un'azienda ha più di una divisione e per ciascuno di questi reparti viene preso in considerazione l'orario di lavoro, vengono nominate diverse persone responsabili.

La legislazione non indica quale posizione dovrebbe avere la persona responsabile della manutenzione della scheda attività.

Il manager può nominare qualsiasi specialista aziendale che desidera. Anche i guardiani possono essere nominati responsabili.

Il dipendente incaricato della redazione della contabilità dovrà essere nominato con ordinanza.

In caso contrario, la direzione non ha il diritto di richiedere al dipendente di compilare un documento sull'orario di lavoro.

Poiché le grandi aziende nominano più persone responsabili, devono compilare il documento entro un mese e quindi sottoporlo al capo del dipartimento per la firma.

Tale capo ricontrollerà le informazioni e trasferirà la pagella al dipartimento Risorse umane. I funzionari delle risorse umane verificheranno le informazioni, compileranno la documentazione in base ad esse e consegneranno i moduli al contabile.

Se l’azienda non è grande, tale catena non viene seguita. Il foglio presenze è conservato dall'ufficiale del personale. Successivamente viene trasmesso al reparto contabilità.

Tipi di moduli (T-12, T-13)

Il modulo T-12 approvato contiene le seguenti sezioni:

Il modulo T-13 ha una sola sezione, in cui la presenza dei lavoratori viene registrata automaticamente. Il tempo di funzionamento si riflette in 2 modi, ad esempio:

L'azienda stessa sceglie quale metodo è più adatto. Se l'azienda ha una giornata lavorativa costante, è preferibile la seconda opzione.

Se la registrazione dell'orario di lavoro viene riepilogata, è necessaria la registrazione continua. Il modulo T-13 viene utilizzato nelle aziende in cui sono presenti tornelli speciali - sistemi automatizzati che monitorerà le presenze del personale.

Il modulo T-12 è universale. La scheda contabile può essere:

• in forma cartacea;
• V formato elettronico;
• compilato in programmi contabili specializzati come 1C.

Sempre più persone scelgono il modulo elettronico perché è più facile da correggere.

Appunti di vacanze e viaggi d'affari

Il codice che viene impostato se una persona va in viaggio d'affari è K o 06. Per tutto il tempo di assenza dall'impresa per questo motivo, il dipendente riceverà uno stipendio medio (articolo 167 del Codice del lavoro).

Secondo documento normativo N. 749 del 13 ottobre 2008, il giorno della partenza e quello dell'arrivo l'assistenza viene effettuata secondo accordi tra il dirigente e il dipendente.

Di solito tali sfumature sono prescritte nell'ordine. Ciò significa che sulla pagella può essere scritto un codice che indica la presenza della persona al lavoro o il codice per la sua assenza. Riflettono anche quante ore ha lavorato una persona.

Ad esempio, un dipendente è tornato da un viaggio d'affari e ha lavorato 3 ore. Nel modulo sono scritti il ​​codice “K”, “I” e l'ora – “3”.

La persona distaccata non è tenuta a rispettare l'orario di lavoro dell'impresa in cui è arrivato, nonché l'orario stabilito nel luogo del suo lavoro principale.

Se una persona è assente e non sono note le ragioni della sua mancata presenza, viene assegnato un NN. Dopo aver stabilito il motivo del lavoro mancante, viene indicato il PR.

Alle schede attività sono allegati fogli aggiuntivi certificati dalla firma del dipendente responsabile. Se non viene persa l'intera giornata, viene indicato quante ore la persona ha lavorato al giorno.

Video: procedura per la gestione dei fogli presenze

• che tipo di vacanza?
• quando iniziano e finiscono le ferie del dipendente;
• quale metodo viene utilizzato: continuo, registrazione delle deviazioni.

Ogni tipo di vacanza ha la sua designazione:

Il codice richiesto viene inserito in contabilità da un dipendente autorizzato per ogni giorno di assenza della persona.

Se viene utilizzato un metodo continuo, gli altri giorni rifletteranno la designazione I (affluenza alle urne). Se viene utilizzato il metodo di contabilizzazione delle deviazioni, le colonne vengono saltate.

Perché hai bisogno di un'opzione correttiva?

Una pagella correttiva è un documento aggiuntivo che contiene informazioni per ciascun dipendente. Deve essere incluso promemoria persona autorizzata.

Ad esempio, una persona non è venuta a lavorare. In pagella è stato registrato l'assenteismo. Per tale cattiva condotta, il dipendente può essere licenziato.

Successivamente ha portato un certificato di inabilità al lavoro. In questo caso è necessario compilare un foglio di contabilità correttiva.

Per correggere le informazioni:

1. Determinare se è necessario apportare modifiche.
2. La persona responsabile scrive note esplicative.
3. È necessario un rapporto correttivo. Questo è lo stesso modulo della pagella principale. Ma la colonna "Tipo" avrà la scritta "Correttivo". Tutte le schede attività con modifiche sono numerate. La scheda attività principale non viene presa in considerazione nella numerazione.

Il modulo può essere compilato in 2 modi:

Le aziende spesso scelgono la prima opzione. Le norme legislative della Federazione Russa non contengono requisiti relativi alla forma e agli standard per la presentazione dei fogli di correzione.

Ciò significa che la persona responsabile ha il diritto di scegliere autonomamente come fornire le informazioni. Il documento correttivo deve contenere un riferimento al numero e non a un dipendente specifico. Dopotutto, i subordinati possono avere più di una carta e un numero personali.

Sfumature durante la stesura in un'organizzazione di bilancio

Molte persone sono interessate a sapere se l'uso del modulo T-13 è consentito nelle istituzioni di bilancio e se è necessario tenere conto degli straordinari (se la giornata è irregolare).

Come redigere un ordine di esempio per richiamare un dipendente dalle ferie, leggi qui.

Per un esempio di domanda di congedo amministrativo a tue spese, vedi qui.

Le organizzazioni di bilancio dovrebbero utilizzare nuovo campione compilando il modulo orario di lavoro 0504421.

Questo modulo viene utilizzato anche per controllare la modalità operativa. Durante la compilazione viene utilizzato il metodo di registrazione continua e viene fatta una nota sulle deviazioni.

Se stai compilando un foglio presenze per la prima volta, sarà difficile senza un campione. Dopotutto, devi capire non solo come utilizzare i codici.

Affidarsi all'esempio presentato e tenere conto delle norme approvate a livello legislativo.

E ti aiuteranno a ridurre al minimo il numero di fogli correttivi quando correggi le imprecisioni.

Foglio presenze

La tenuta dei registri del tempo lavorato da ciascun dipendente è responsabilità del datore di lavoro (articolo 91 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Dopotutto, solo tenendo i registri un datore di lavoro può verificare se un dipendente ha lavorato o meno durante il normale orario di lavoro.

Il tempo effettivamente lavorato dal dipendente si riflette nel foglio presenze. Esistono due forme unificate di pagella (approvate con Risoluzione del Comitato statale di statistica della Federazione Russa del 5 gennaio 2004 n. 1):

• Modulo n. T-12 "Foglio orario di lavoro e calcolo dei salari". In esso, gli “indicatori temporanei” si riflettono nella sezione 1;
• modulo n. T-13 “Foglio orario di lavoro”.

Il datore di lavoro può utilizzarne uno qualsiasi oppure può sviluppare e approvare il proprio modulo di scheda attività più semplice. Il datore di lavoro ha inoltre il diritto di approvare regolamenti sui fogli presenze dell'orario di lavoro, regolando la procedura di tenuta dei registri, le responsabilità delle persone responsabili della contabilità, la procedura e i tempi per la presentazione dei fogli presenze alla contabilità e altre questioni.

In precedenza, i cronometristi erano responsabili della gestione dei fogli presenze dei dipendenti. E ancora oggi, nel 2017, tali posti vacanti si trovano ancora sui siti di reclutamento. Tuttavia, di norma, le loro responsabilità includono non solo la compilazione dei fogli presenze, ma anche l'esecuzione di altri lavori del dipartimento Risorse umane.

Come compilare un foglio presenze

Il principio di compilazione dei moduli del foglio orario di lavoro specificato è il seguente: è possibile inserire ogni giorno informazioni su presenze e assenze, nonché il tempo lavorato dai dipendenti, oppure indicare solo le deviazioni dal programma di lavoro stabilito. L'ultima opzione è conveniente per quei datori di lavoro che hanno la maggior parte del personale che lavora nello stesso orario di lavoro. E se un'organizzazione, a causa delle specificità del processo produttivo, ad esempio, utilizza la registrazione riepilogativa dell'orario di lavoro, allora, ovviamente, ha senso registrare il lavoro dei dipendenti ogni giorno.

Le informazioni sulle assenze dei dipendenti vengono inserite nella scheda attività sulla base di documenti debitamente redatti, ad esempio un certificato di incapacità al lavoro se il dipendente era assente dal lavoro per malattia (Istruzioni per la registrazione dell'orario di lavoro e accordi con il personale per i salari, approvati con Risoluzione del Comitato statistico statale della Federazione Russa del 05.01 2004 n. 1).

Per le note sul lavoro nelle tabelle del modulo, vengono assegnate 2 righe per ciascuna data del mese. In alto c'è un codice che determina la presenza o l'assenza del dipendente per un motivo specifico, in basso c'è la durata del lavoro. Se il dipendente non ha lavorato quel giorno, la riga di fondo non viene compilata.

Designazioni in pagella

Secondo le regole per la compilazione del foglio orario di lavoro 2017, le informazioni sulle presenze e assenze dei dipendenti sono indicate tramite codici. Il frontespizio del modulo n. T-12 mostra le designazioni alfabetiche e numeriche utilizzate nel foglio presenze:

• "I" o "01" indica il lavoro diurno;
• “P” o “14” - congedo di maternità (o congedo in relazione all'adozione di un neonato);
• “GU” o “15” in pagella indica il congedo parentale fino al compimento dei 3 anni del bambino;
• "DA" o "09" indica le ferie annuali base retribuite;
• "OD" o "10" nella pagella indica che al dipendente sono state concesse ferie annuali retribuite aggiuntive.

Il foglio presenze è destinato all'inserimento di informazioni sul tempo effettivamente lavorato dai dipendenti delle organizzazioni. Va detto che il modulo del foglio presenze non è strettamente obbligatorio: in linea di principio può essere arbitrario, ovvero ogni impresa è libera di utilizzare il proprio modulo del foglio presenze se si presenta tale necessità. Tuttavia, il modulo è stato sviluppato e raccomandato per l'uso dal Comitato statistico statale della Federazione Russa ed è preferibile.

FILE 4 file

Chi compila il foglio presenze?

Il modulo viene compilato da un dipendente delle risorse umane o da un manager. unità strutturale, o un cronometrista assunto appositamente per questa funzione. Sulla base delle informazioni inserite, gli specialisti del reparto contabilità calcolano gli stipendi e altri pagamenti ai dipendenti dell'organizzazione. In effetti, il foglio presenze è uno dei documenti contabili più importanti. E mentre le piccole imprese possono facilmente farne a meno, le grandi imprese sono tenute a conservare tali schede attività.

A seconda del sistema adottato in azienda registri del personale, è possibile generare un foglio presenze per tutti i dipendenti dell'organizzazione o mantenerlo separatamente in ciascun reparto.

Il foglio presenze è un documento normale, ovvero è necessario compilarne una nuova copia ogni mese, quindi il numero di serie del foglio presenze sarà uguale al numero di serie del mese in cui è stato creato. Il periodo di preparazione della scheda attività copre tutti i giorni del mese.

È possibile compilare la scheda attività sia elettronicamente che per iscritto. Tuttavia, dopo aver inserito tutte le informazioni necessarie, dovrà comunque essere stampato per le firme delle persone responsabili.

Modulo T-13. Caratteristiche della forma

Cominciamo con il modulo T-13, che ora viene utilizzato molto più spesso per la gestione dei fogli presenze.

Il modulo unificato T-13 o foglio presenze elettronico è ben noto ai dipendenti del dipartimento Risorse umane. Non è l'unico, ma sicuramente il più modo standard tenere conto delle ore lavorate. Se conservi i registri manualmente, dovresti utilizzare il modulo T-12.

Le schede attività sono uno strumento comune per monitorare la presenza dei dipendenti. Il modulo T-13 consente di registrare in dettaglio i motivi dell'assenza dal lavoro, compresi i congedi per studenti durante la sessione, la formazione avanzata e diversi tipi di congedi per disabilità. Il periodo per il quale il documento è completato può essere inferiore a 31 giorni.

Un T-13 completato è la base per il calcolo dei salari.

Formato per la compilazione di un foglio orario di lavoro in T-13

A differenza delle tabelle arbitrarie di contenuto simile, T-13 contiene dati sull'impresa, inclusa la forma di proprietà e OKPO. Il numero del documento viene inserito in conformità con requisiti interni a tenere le schede attività.

In alto è riportato anche il nome del dipartimento. Va ricordato che il responsabile di questo dipartimento (anche se la compilazione del foglio presenze non è sua responsabilità) deve firmare il modulo compilato.

L'ordine dei dipendenti è determinato dalla decisione del responsabile. Molto spesso si trova l'ordinamento alfabetico, come nel nostro esempio, ma è possibile l'ordinamento in base al numero del personale (colonna 3).

Nella colonna 4 inseriamo i voti per giorno:

IO— (presenza) giorno lavorativo,
IN- giorno libero,
DA- vacanza,
RP— presenza in un giorno libero (working off),
A- viaggio d'affari,
computer- formazione avanzata,
U- congedo di studio con chiamata da parte di un istituto scolastico,
B- congedo per malattia con congedo per malattia,
T- congedo per malattia non retribuito senza congedo per malattia.

Sotto il segno I mettiamo il numero di ore lavorate quel giorno. Nella colonna 5 riassumiamo il numero di I nella riga e il numero di ore. Otteniamo 4 valori per 2 metà del mese. Nella colonna 6 riassumiamo i valori e otteniamo la cifra finale del lavoro del mese.

Nella quarta colonna non è indicato il numero di ore per i casi B, OT, K, B e gli altri casi. A questo scopo ci sono le colonne 10-13.

Contabilità di assenze per malattia, ferie o assenze per altri motivi

I codici di designazione possono essere diversi (ad esempio, numerici). Non esiste un formato specifico richiesto dalla legge.

La notazione X indica che non stiamo tenendo conto di questo giorno: per comodità il mese è diviso in due righe con valori disuguali. Per i mesi con 30 giorni (ad esempio novembre, la colonna sarà simile a questa (per comodità, il 31° numero “inesistente” è evidenziato in rosso):

T-13 per novembre

Per analogia, T-13 viene compilato per le visite di febbraio.

Le colonne 7-9 indicano il codice del pagamento, il numero di giorni e la tipologia degli addebiti. Il nostro esempio utilizza i seguenti codici:

• 2000 - normale giornata lavorativa,
• 2300 – congedo per malattia (indennità di invalidità),
• 2012 - vacanza.

Soluzione alternativa

Alcune imprese approvano una versione leggermente semplificata del foglio presenze senza dettagliare le ragioni delle omissioni. La colonna 4 indica solo 2 codici:

• IO- giorno lavorativo,
• N- giornata non lavorata.

Questo metodo può essere scomodo perché non registra il congedo per malattia.

Casi speciali

1. Come compilare il T-13 per i dipendenti che partecipano a conferenze e altri eventi di formazione?

Dipende dalla posizione dell'impresa. Questi giorni possono essere conteggiati come giorni lavorativi (I), o come formazione avanzata (PC). Anche le tariffe salariali possono variare.

2. Il codice I può avere un valore superiore a 8 ore?

SÌ. Forse se c'è un ordine speciale sull'orario di lavoro prolungato. Le ore di straordinario possono essere contrassegnate con il simbolo C.

3. Qual è la differenza tra le pagelle T-12 e T-13?

Il primo è un modulo di presenza manuale. Il secondo è elettronico. Molti dipartimenti contabili oggi sono passati a T-13, poiché può essere riscosso automaticamente utilizzando un programma speciale.

Modulo T-12

Innanzitutto, come in qualsiasi altro documento anagrafico, è necessario inserire nella scheda attività i dettagli dell'organizzazione: il nome completo che indica il codice OKPO (deve essere preso dai documenti di registrazione), lo stato organizzativo e giuridico (IP, LLC, CJSC, JSC), nonché l'unità strutturale (dipartimento) per la quale viene mantenuta questa scheda attività (se necessario).

Quindi è necessario inserire il numero del documento per il flusso di documenti interno nella colonna appropriata e indicare anche il periodo di riferimento di cui tiene conto questa scheda attività.

Codici numerici e alfabetici nel foglio presenze

Questa parte della scheda attività comprende i codici alfabetici e numerici utilizzati per compilare le informazioni necessarie sui dipendenti, nonché la loro decodifica. Devono essere inseriti nella parte principale della scheda attività in modo da riflettere in modo breve e chiaro la quantità di tempo effettivamente trascorso dall'uno o dall'altro dipendente sul posto di lavoro, nonché i motivi della sua assenza dal lavoro. Se gli specialisti del reparto Risorse umane necessitano di inserire alcuni codici aggiuntivi in ​​questo modulo della scheda attività, è possibile svilupparli in modo indipendente e inserirli in questa tabella.

Registrazione dell'orario di lavoro in T-12

Questa sezione della scheda attività è quella principale: è dove viene tenuto traccia dell'orario di lavoro. Innanzitutto, nella prima colonna di questa sezione è necessario inserire il numero di serie del dipendente, quindi il suo nome completo nella seconda (preferibilmente il nome completo e il patronimico per evitare confusione ed errori). Nella terza colonna va inserita la matricola del dipendente assegnatagli durante il rapporto di lavoro (è individuale e mai ripetibile).

Per ciascun dipendente, la scheda attività ha due righe: contengono informazioni crittografate sulla presenza o assenza sul posto di lavoro in ogni giorno di calendario del mese. Inoltre, è necessario indicare immediatamente il motivo dell'assenza dal lavoro, se accertato.

Il motivo è indicato nella riga superiore accanto al nome completo del dipendente e nella riga inferiore il numero di ore effettivamente lavorate e, se il dipendente non si è presentato sul posto di lavoro, la cella inferiore può essere lasciata vuota.

Il prossimo passo è contare numero totale ore e giorni effettivi lavorati per periodi di due settimane e, alla fine della tabella, il risultato dei calcoli per il mese.

In questo caso, è necessario monitorare attentamente che il numero totale di giorni di calendario in un mese coincida con il numero di giorni lavorativi, fine settimana e festivi indicati per ciascun dipendente.

Va detto che a volte chi si occupa della compilazione del foglio presenze inserisce solo le informazioni relative ai giorni in cui il dipendente è stato assente dal posto di lavoro. Tuttavia, questa opzione può comportare errori personali e contabili, quindi non è consigliabile utilizzarla.

Data e firme delle persone responsabili

Una volta completato il foglio presenze, il dipendente responsabile deve indicare la sua posizione, nonché apporre una firma nelle celle appropriate con la decrittazione richiesta. La pagella deve essere approvata anche dal responsabile dell'unità strutturale o dal direttore dell'impresa - indicandone anche la carica e la firma con trascrizione. L'ultima cosa che devi inserire è la data per la compilazione della scheda attività.

I codici nel foglio dell'orario di lavoro T-13 sono designazioni di lettere dei motivi della presenza o dell'assenza del dipendente sul posto di lavoro ogni giorno del mese. Continua a leggere per imparare come usarli correttamente.

Se i guadagni dei dipendenti di un'organizzazione dipendono dalla durata del periodo lavorato, è necessario registrarlo. Inoltre, l'articolo 91 del Codice del lavoro impone al datore di lavoro di tenere registri per ciascun lavoratore. C'è una tabella speciale per questo: decifreremo le designazioni del 2019 in questo articolo.

Che aspetto ha il documento?

E ora ci interessa decifrare il foglio orario di lavoro 2019. Come puoi vedere, nella cella corrispondente a ciascun giorno del mese sono scritte alcune lettere. Scopriamo cosa significano.

Designazioni in lettere per la registrazione dell'orario di lavoro

Passiamo alla citata Risoluzione. Fornisce non solo il modulo stesso, ma anche consigli per compilarlo, compresi i codici per il foglio dell'orario di lavoro 2019. Vediamoli per colonna.

Nella colonna 4 è necessario spiegare se il dipendente era presente in sede in un determinato giorno.

Qui sono possibili le seguenti opzioni:

• I (01) - apparivo e lavoravo durante il giorno;
• N (02) - lavorava di notte;
• RV (03) - è uscito in vacanza o in un giorno libero;
• S (04) - lavoro straordinario.

Se il dipendente non era presente, i codici ti diranno il motivo. Considereremo quelli più comuni.

• K (06) - era in viaggio d'affari;
• PC (07) o PM (08) - qualifiche migliorate;
• OT (09) o OD (10) - era in vacanza (principale o aggiuntiva);
• U (11) o UV (12) - era inserito congedo di studio;
• B (19) o T (20) - era malato.

Ce ne sono altri nel documento citato:

Come designare il congedo di maternità

Spesso sorgono interrogativi riguardo alla codificazione delle assenze per maternità. La sua prima parte è contrassegnata nella pagella con la lettera P: interpretazione - per gravidanza e parto. Ma è raro che una donna vada a lavorare non appena viene dimessa dall’ospedale. Ma la sua ulteriore assenza ha una base leggermente diversa. Ecco perché usano l'abbreviazione OZH: la decodificazione serve per prendersi cura di un bambino fino a un anno e mezzo.

Il modulo ha validità 31 giorni. Per un mese di 30 o 28 giorni, i giorni mancanti devono essere contrassegnati con una croce.

Altri codici per il foglio presenze 2019

Nelle colonne 5 e 6 viene calcolata la quantità di ore lavorate: qui non ci sono simboli. Ma la colonna 7 contiene i codici di pagamento.

Sono simili a quelli utilizzati nel certificato 2-NDFL. Li potete trovare nell'Ordine del Ministero delle Finanze del 10 settembre 2015 n. ММВ-7-11/.

La designazione in T-13 copre i seguenti tipi di reddito:

• 2000 - periodo lavorativo principale;
• 2012 - ferie pagate;
• 2300 - indennità di congedo per malattia.

Vale la pena fare chiarezza qui. Spesso sorge la domanda: come vengono indicate le ferie senza retribuzione nella pagella? Ovviamente la colonna 7 sarà vuota. Se lo stipendio non viene pagato, non c'è nulla che si rifletta in esso.

E la designazione della lettera nel foglio dell'orario di lavoro è DO (16) o OZ (17), a seconda della base per la concessione delle ferie.

I codici di mancata presentazione vengono inseriti nelle colonne 10 e 12, mentre le ore o i giorni persi vengono riepilogati nelle colonne 11 e 13.

- Questa è la componente principale del lavoro di qualsiasi impresa. Ciò consente di monitorare il lavoro dei dipendenti.

Per rendere la procedura più semplice da gestire si è resa necessaria la creazione di un apposito documento, il cosiddetto foglio presenze. Può essere inserito sia su supporto cartaceo che elettronico, ma la decodifica dei simboli presenti nel foglio presenze deve essere logica e comprensibile.

Scopo della conservazione dei fogli presenze

È necessario monitorare la disciplina dei lavoratori e con il suo aiuto è facile registrare l'orario di lavoro, annotando anche i motivi dell'assenza dal posto di lavoro e di altre deviazioni dalla giornata lavorativa.

La conservazione di un documento consente di risolvere i seguenti problemi:

1. Monitorare la presenza di tutti i dipendenti sul posto di lavoro, in base al livello di organico.
2. Attuare la disciplina del lavoro. Questo può essere facilmente monitorato, poiché sono possibili ritardi o lunghe pause sul lavoro.
3. Per calcolare l'importo dei guadagni per il periodo specificato nella pagella.
4. Quando si preparano i rapporti, queste dichiarazioni servono come fonte delle informazioni necessarie.
5. Quando si impongono sanzioni amministrative a un dipendente se non si presenta in orario al lavoro.

In precedenza venivano istituiti moduli di documenti uniformi, ma dal 2013. il loro utilizzo non è diventato obbligatorio, anche se molte aziende preferiscono utilizzarli.

Come lavorare con la scheda attività

Ogni azienda ha una persona appositamente incaricata di compilare il foglio presenze. documento amministrativo viso. Se un'organizzazione è composta da più dipendenti, di norma queste funzioni vengono eseguite da un segretario o da un rappresentante del dipartimento delle risorse umane.

Se l'impresa dispone di più strutture, in ciascuna divisione viene nominato un cronometrista e i risultati della registrazione mensile dell'orario di lavoro vengono riepilogati nel centro di liquidazione.

È importante che ogni organizzazione disponga di un foglio presenze; ​​questa è una procedura obbligatoria. Il modulo stesso può essere stampato oppure ordinato centralmente presso una tipografia. Esistono i moduli T-12 e T-13.

Il primo tiene conto non solo orario di lavoro, ma anche calcoli mensili. Il riempimento viene eseguito allo stesso modo, ma all'inizio del mese successivo si apre nuova forma, che riflette le seguenti informazioni:

• il nome dell'organizzazione è scritto in conformità con i documenti statutari;
• sono indicate le date di completamento e il numero di serie;
• per quale periodo viene aperta la scheda attività;
• numero del personale operante, secondo le iscrizioni nelle rispettive carte personali.

Il resto delle informazioni viene inserito durante il mese in cui viene conservata la scheda attività.

Leggenda

Per garantire chiarezza nella compilazione del documento, devono essere predisposti simboli appositamente predisposti a tale scopo. Riflettono molti criteri, tra cui lavoro e riposo. Ci sono 36 simboli in totale, anche se a volte non sono sufficienti perché le informazioni sono molte di più.

Designazioni in pagella

La tabella presentata sopra mostra le designazioni utilizzate più frequentemente. Di solito, il primo foglio della scheda attività contiene tutte le possibili designazioni. Questo è stato creato appositamente per l'orientamento e la corretta determinazione di quale lettera inserire in un caso particolare.

Regole per la compilazione della scheda attività

Regole di base per la gestione dei fogli presenze

Compilare un foglio presenze non è un compito facile, anche se sembrerebbe che qui non ci sia nulla di complicato. Richiede particolare attenzione e scrupolosità. Anche il minimo errore può influenzare il calcolo della retribuzione di un dipendente e inizieranno questioni controverse. Puoi inserire per data di presenza o assenza dal lavoro, questo è l'approccio più semplice.

Allo stesso tempo, in ogni cella vengono inseriti i dati sulla presenza dei dipendenti sul posto di lavoro, o sull'assenza, ma con l'indicazione obbligatoria del motivo. Viene inoltre indicato il numero di ore lavorative effettivamente lavorate in quel giorno.

Nella pagella è indicato dalla lettera “B” e sotto è scritto “0”. Se è un giorno lavorativo, dovresti indicare “I” – questo significa presentarsi al lavoro. Se il dipendente è in viaggio d'affari, devi inserire la lettera K.

Nel calcolare l'orario di lavoro non è necessario ricorrere a formule complesse, è sufficiente seguire quelle semplici; operazioni aritmetiche. In base al numero di ore lavorate viene calcolata la retribuzione.

1. Il documento viene compilato ogni giorno e, in base ai risultati del mese, viene calcolato lo stipendio.
2. Se ci sono modifiche nella busta paga, questi dati vengono inseriti nella scheda attività.
3. Le deviazioni dal normale tempo di funzionamento sono scritte nella metà superiore della riga e i simboli nella metà inferiore.
4. Se è necessario impostare due deviazioni contemporaneamente in una cella, ciò avviene tramite una frazione.
5. Se viene inserito un errore nella scheda attività, è necessario preparare un documento aggiuntivo con tutte le possibili correzioni.
6. Se la scheda attività viene compilata per la prima volta, viene inserito "0" e se è necessario apportare modifiche, allora 1 o 2 e così via.

Sfumature importanti durante la compilazione della scheda attività

È altrettanto importante considerare la metodologia per la registrazione delle deviazioni. Di solito viene utilizzato quando l'orario di lavoro è lo stesso per tutto il periodo.

Per casi particolari si applicano deroghe come straordinari o assenze per motivi sconosciuti. Questo metodo ti consente di risparmiare notevolmente tempo sui calcoli e il risultato è esattamente lo stesso.

Sulla carta appare così:

1. Sulla riga superiore sono scritti i simboli che indicano l'assenza del dipendente.
2. La riga sottostante rimane vuota.

Se si effettua il calcolo finale in base al tempo lavorato, gli zeri in questo caso non hanno alcun significato. Se la durata del turno di lavoro è la stessa, non resta che calcolare il numero di celle vuote nella riga sopra e moltiplicarle per le ore lavorate.

Questo metodo viene utilizzato da lavoratori esperti delle risorse umane ed è ideale per le piccole imprese. Anche se il datore di lavoro non ne è a conoscenza modo unico, allora potrai sempre offrirglielo.

È importante notare che la scheda attività deve essere compilata ogni giorno. Se hai dubbi su quale simbolo mettere, puoi inizialmente fare una annotazione a matita.

Come mantenere una scheda attività elettronica

Oggi esiste un'altra versione più moderna del monitoraggio dell'orario di lavoro. Questa è una pagella elettronica. Se vengono mantenute contemporaneamente sia la versione cartacea che quella elettronica, devono contenere le stesse informazioni. Questo deve essere fatto in modo che le informazioni sul dipendente vengano salvate in tutti i modi disponibili.

Creazione dentro software Excel di questa scheda attività è migliore soluzione. Le tabelle consentono di determinare il tipo e la dimensione del formato. E specificare i calcoli in questo programma ti aiuterà a far fronte ai calcoli.

In pratica, ci sono anche situazioni in cui il cronometrista non ha abbastanza competenze quando lavora in Excel, ma puoi sceglierne un altro. Puoi preparare una versione informatica della pagella che duplica quella cartacea. Ciò ridurrà il tempo impiegato a lavorare con il documento.

Ogni programma concesso in licenza costa molto contanti, non tutte le imprese dispongono dei fondi per queste acquisizioni. Sono comunque comodi e pratici da utilizzare.

Come archiviare un documento

Come e per quanto tempo vengono conservate le schede attività?

La scheda attività è necessaria per il calcolo della retribuzione mensile, inclusa la prova del fatto che il dipendente era sul posto di lavoro. Il suo mantenimento è importante in ogni struttura organizzativa.

Molti datori di lavoro si chiedono per quanto tempo dovrebbero essere conservati i fogli presenze e quando dovrebbero essere distrutti. In base ai requisiti della documentazione normativa, il documento deve essere completato entro un anno, quindi questa scadenza non può essere violata.

Per conservare la forma di un documento presso un'impresa, viene solitamente previsto un periodo di 5 anni e, se il lavoro è correlato a condizioni dannose, allora deve essere conservato per 75 anni.

In caso di smarrimento della pagella è possibile recuperarla utilizzando altri documenti. Per questi scopi vengono utilizzati congedo per malattia, richieste di ferie, informazioni su una persona in viaggio d'affari o in vacanza. Quindi tutto si fa abbastanza facilmente, ma puoi anche utilizzare la versione elettronica del documento.

Il foglio presenze deve essere distrutto in conformità con le attuali istruzioni di gestione dell'ufficio, sviluppate appositamente per questa impresa.

Di norma viene creata una commissione di distruzione e viene preparato un atto in cui firmano tutti i membri della commissione. Successivamente le lastre vengono distrutte mediante apposite attrezzature oppure mediante combustione.

Chi ha bisogno di una pagella

Il documento è necessario non solo al datore di lavoro che registra l'orario di lavoro, ma è necessario anche per la presentazione durante le ispezioni ufficio delle imposte. È necessario verificare la correttezza della voce con le sfumature necessarie per compilarla. Se il foglio presenze non viene rispettato affatto, tale violazione può essere punibile e portata davanti all'organizzazione.

Se ci sono errori nella pagella, seguirà la punizione. Le designazioni eseguite o inserite in modo errato, nonché i calcoli delle buste paga, possono essere una conseguenza di tale fallimento nel lavoro.

Pertanto, è imperativo tenere registri degli orari; ciò è necessario per mantenere la disciplina tra i dipendenti e anche come parafulmine per le autorità di controllo. È importante inserire i simboli correttamente e in modo tempestivo.

Scopri come compilare una scheda attività in Excel in questo video:

Modulo per ricevere una domanda, scrivi la tua

L'assenteismo deve riflettersi correttamente nel foglio presenze standard per la liquidazione con il dipendente. Può essere richiesto come prova della mancata comparizione, di cui il tribunale tiene conto. Esistono determinati standard per la scrittura delle pagelle. Un dipendente non ha il diritto di contestare la risoluzione del contratto per assenteismo in 2 casi:

• Il boss ha comminato le sanzioni entro 30 giorni dalla data di accertamento dell'assenteismo;
• Il datore di lavoro ha argomenti convincenti.

Ecco perché è così importante rispettare tutto.

L'assenteismo può essere uno dei motivi di una rottura contratto di lavoro su richiesta del datore di lavoro.

L'assenteismo è l'assenza di un dipendente dal posto assegnatogli senza un motivo soddisfacente per 4 o più ore consecutive durante una giornata (turno).

• Niente dipende dalla durata del turno (il dipendente ha saltato l'orario di lavoro). Il capo può definire assenteismo i seguenti punti: Quando il dipendente che ha firmato contratto di lavoro
• (termine non specificato), lascia il posto di lavoro senza motivo soddisfacente, senza avvisare il datore di lavoro della risoluzione del contratto, prima della scadenza del termine di preavviso di 2 settimane;
• Quando un dipendente che ha firmato un contratto (a tempo determinato) lascia il posto senza valida ragione prima della scadenza del contratto o prima della scadenza del periodo di preavviso per la risoluzione anticipata;

Queste norme possono sembrare chiaramente definite ed estremamente trasparenti. Tuttavia, i datori di lavoro, e spesso i tribunali, anche oggi si trovano in un vicolo cieco quando studiano questi casi e determinano se si tratta di una situazione particolare. Di conseguenza, i verdetti dei giudici spesso si rivelano errati e affrettati.

Codice TIN

Impostiamo il codice TIN finché non viene chiarito il motivo per cui il dipendente non si trova nel posto assegnato. La prova diretta dell'assenteismo nel foglio presenze è contrassegnata con “NN” o “30”. Essi sono in grado di garantire al datore di lavoro l'esito positivo della sperimentazione.

Vale la pena ricordare che la corte non si concentra sul tipo di pagella. Non le interessa sapere se il datore di lavoro utilizza un modulo individuale, modulo n. T-12 o n. T-13. È importante che annoti regolarmente l'orario di lavoro e controlli la contabilità. In effetti, la forma stessa della pagella non pregiudica i diritti del lavoro (determinati dal tribunale regionale di Mosca).

Errori comuni

Il tribunale non è interessato alla forma del documento, ma tiene conto di alcuni punti:

Leggi anche Procedura per la compilazione nota esplicativa per assenteismo

In pagella non c'è alcuna nota relativa all'assenteismo

Un errore simile, quando il capo non ha lasciato una nota sull'assenteismo, è un evento abbastanza comune. Un documento senza il codice richiesto (NN o PR) richiederà materiale aggiuntivo in tribunale (deve essere annotato). Dovranno essere presentate altre prove. Ad esempio, può invitare testimoni disposti a testimoniare a suo nome. Non necessariamente dimostrano il suo punto.

Se non ci sono voti, il datore di lavoro ha ancora la possibilità di vincere la causa. Il dipendente deve dichiarare lui stesso il fatto di assenteismo.

Contraddizione nei documenti

Un altro errore comune commesso da molti datori di lavoro è la diversità dei dati negli atti. Le azioni del dipendente sono annotate nei documenti e indicano il codice assenza corretto nella scheda contabile, ma non controllano la coincidenza dei dati.

Ad esempio, in uno dei procedimenti, il tribunale ha modificato le ragioni della risoluzione del contratto a causa di una contraddizione nelle note sul tempo di assenteismo in due documenti e nella pagella. In un'altra situazione, l'assenteismo del dipendente è stato annotato contemporaneamente nel rapporto e nel modulo di rapporto, ma l'intero turno di lavoro è stato registrato nei registri. Questi punti e la testimonianza di numerosi testimoni hanno permesso al dipendente di vincere la causa.

La scheda attività non contiene la firma del datore di lavoro

Durante il procedimento, i dipendenti spesso approfittano delle carenze nella predisposizione dei timesheet. Uno degli argomenti più comuni è che la scheda attività non è certificata dalla firma del cronometrista o del manager (la firma è stata firmata in modo errato). Tuttavia, il dipendente non potrà vincere la causa se confermerà i dati del documento verbalmente o per iscritto.