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Anagrafe personale dei dipendenti. Il CD è condotto nelle filiali

Organizzazione e gestione gestione anagrafiche del personale- responsabilità diretta degli addetti ai servizi del personale. In situazioni di creazione di una nuova organizzazione, trasformazione di quella vecchia o altre opzioni di riorganizzazione, la direzione e il dipartimento del personale devono conoscere gli aspetti principali del lavoro: formazione e ricerca di dipendenti, assunzione, trasferimento e licenziamento del personale, nonché il norme per la conservazione sia archivistica che operativa dei documenti.

Organizzazione competente della gestione dei documenti del personale come base per la stabilità dell'azienda

Qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalla sua forma di proprietà, ha personale. Si differenzia per dimensioni e composizione, funzioni svolte e livello di qualificazione. Il compito del dipartimento Risorse umane è garantire che tutte le questioni e i problemi relativi ai dipendenti dell'azienda vengano risolti nel modo più rapido e competente possibile.

Il funzionamento stabile di un'organizzazione dipende direttamente dai suoi dipendenti. Il compito principale del servizio del personale è la selezione competente e tempestiva dei dipendenti, il mantenimento dei registri del personale in conformità con la legge e la tempestiva presentazione dei documenti all'archivio. Questa è la base funzionamento stabile qualsiasi impresa.

Formazione del personale per operare con le risorse umane

Le istruzioni per i registri del personale indicano chiaramente la necessità di avere formazione professionale Specialisti delle risorse umane. Tuttavia, in pratica, c'è spesso un problema nel formare i lavoratori con il profilo richiesto.

Specializzazione superiore e secondaria istituzioni educative non producono specialisti con una qualifica così ristretta come "gestione dei documenti del personale". La formazione avviene solitamente in sede o presso corsi specializzati. È anche possibile formare un dipendente direttamente sul posto di lavoro attraverso il mentoring.

La gestione delle anagrafiche del personale prevede la formazione degli specialisti nelle seguenti modalità:

riqualificazione basata sul secondo istruzione superiore;
ottenere un'istruzione superiore in un campo correlato, ad esempio "gestione dei documenti", "diritto", "gestione del personale", "sicurezza delle informazioni";
formazione in corsi specialistici di lunga durata (almeno tre mesi), seguita dal superamento di un esame;
lavoro pratico seguito da un regolare sviluppo professionale.

Documenti normativi che regolano il lavoro dei servizi del personale

Attività del dipartimento del personale e organizzazione generale La gestione dei registri delle risorse umane dipende molto dalla legislazione vigente e dai documenti normativi interni. Questa caratteristica è associata alle sfumature del lavoro con un gran numero di documenti personali, che spesso sono riservati.

La tenuta dei registri nel servizio del personale è regolata dai seguenti atti:

Costituzione, codici civili e del lavoro, nonché parzialmente codici penali e della famiglia;
atti legislativi sul profilo dell'organizzazione in questioni relative al lavoro con il personale;
normative locali;
vari classificatori, regole e istruzioni a livello federale;
interno documenti normativi, ad esempio, istruzioni sulla gestione delle anagrafiche del personale;
ordini e istruzioni da parte della direzione.

I dipendenti del servizio del personale sono tenuti a rispettare rigorosamente i requisiti delle normative e, soprattutto, del Codice del lavoro.

Ricerca e documentazione dei dipendenti

La conduzione dei registri del personale inizia con la ricerca e la registrazione del personale. Prima di tutto, devi decidere le opzioni per trovare nuovi dipendenti. Tra questi spiccano i seguenti:

agenzie e uffici per l'impiego;
occupazione;
fiere del lavoro;
istituzioni educative;
bacheche di lavoro e curriculum su varie risorse;
altre organizzazioni;
conoscenti e amici.

Tutte le opzioni di ricerca dei dipendenti hanno i loro vantaggi e svantaggi; un dipendente delle risorse umane deve sfruttare al massimo tutte le opportunità per coprire un posto vacante.

Quando viene trovato un richiedente, viene intervistato. È consigliabile che i suoi progressi siano documentati: questo rende più semplice prendere una decisione informata sull'assunzione o sul rifiuto. In quest'ultimo caso, il motivo viene comunicato per iscritto all'interessato entro cinque giorni lavorativi. Se il candidato è idoneo alla posizione vacante, dovrà essere iscritto. Qui inizia la registrazione per un dipendente specifico.

conclusione di un contratto di lavoro;
emissione di un ordine di ammissione;
un nuovo dipendente o il suo stabilimento;
registrazione di una carta personale;
se è accettato nell'organizzazione - apertura di un file personale;
conoscenza e firma da parte del dipendente di documenti e istruzioni normativi interni.

Anagrafica del personale (schede personali, tabella del personale)

La conduzione dei registri del personale richiede la preparazione obbligatoria della documentazione contabile, in particolare degli orari del personale e delle carte personali. Questi documenti sono obbligatori per le organizzazioni di tutte le forme di proprietà.

Il personale e i numeri devono essere aggiornati e soddisfare le esigenze dell’organizzazione. Contiene i nomi di tutte le posizioni, il numero di tariffe che indicano i posti vacanti per un determinato periodo.

Le carte personali sono documenti unificati contenenti brevi informazioni sull'attività lavorativa del dipendente e informazioni personali. Sono soggetti a rigorose contabilità e particolari condizioni di conservazione, in luoghi che ne impediscano danneggiamenti e furti.

Ordini per personale, differenze e caratteristiche di progettazione

Lavoro d'ufficio generale in lavoro del personale espresso principalmente in ordini e istruzioni da parte della direzione. Questi documenti possono riguardare entrambi singoli dipendenti e l'intero staff in generale. Differiscono nelle caratteristiche di progettazione e implementazione.

La maggior parte degli ordini e delle istruzioni relativi ad azioni specifiche con un dipendente hanno un modulo unificato. Sono soggetti all'accordo obbligatorio con tutte le parti interessate e alla conoscenza da parte del dipendente dietro firma. Le copie degli ordini del personale sono archiviate nel fascicolo personale e gli originali in cartelle separate.

Registri del personale, regole per la registrazione e l'archiviazione

Per registrare i movimenti nel servizio del personale, è necessario tenere riviste specializzate. Si tratta di documenti di fogli di calcolo in formato multipagina, molto spesso unificati. Di solito vengono conservati in grandi quaderni o acquistati già pronti in negozi specializzati.

Tipi di giornali del personale:

registrazione della documentazione in entrata e in uscita, comprese le lettere;
registrazione degli ordini;
registrazione degli arrivi e delle partenze dei dipendenti in viaggio d'affari;
registrazione di dichiarazioni, memorie, notifiche, note ufficiali e di servizio;
registrazione dei moduli del libro di lavoro e dei loro inserti;
libri per la registrazione dei movimenti di vari documenti del personale, ecc.

Tutti i registri devono essere presenti obbligatorio cuciti e sigillati e i fogli sono numerati. Dovrebbero essere archiviati separatamente da tutti i documenti. Preferibilmente in una cassaforte o in un armadio speciale.

Funzionalità di mantenimento e archiviazione di file personali

Il mantenimento dei file personali non è obbligatorio. Tuttavia, la maggior parte delle organizzazioni raccoglie i record dei dipendenti in un modo o nell'altro. Naturalmente, è più conveniente farlo in una cartella.

Un file personale è un insieme di informazioni personali documentate su un dipendente, raccolte e compilate in un determinato ordine. Può includere una varietà di documenti e copie:

copie degli ordini dei dipendenti;
copie di dichiarazioni;
copie dei documenti di identità attestanti titoli di studio, studi, benefici e stato civile;
questionario;
caratteristiche e recensioni;
certificati, ecc.

I file personali includono informazioni personali e devono essere tenuti lontani da altri documenti. L'accesso ad essi è consentito solo ad una cerchia strettamente limitata funzionari. Quando il personale viene licenziato, i file personali vengono consegnati per l'archiviazione.

Regole per la registrazione, l'archiviazione e l'emissione di libri di lavoro, nonché inserti

Tutte le organizzazioni sono tenute a conservare i libri di lavoro per il proprio personale, ad eccezione dei dipendenti a tempo parziale. Durante la prima nomina, il datore di lavoro acquista autonomamente moduli vuoti e vi inserisce la prima registrazione. Le informazioni rilevanti sul dipendente sono inserite nel frontespizio. Successivamente, è necessario monitorare la loro pertinenza e apportare modifiche in modo tempestivo.

Sulla diffusione della parte principale, voci sul lavoro e attività sociali dipendente, il suo incarico a tempo indeterminato Tutte le voci sono numerate in ordine generale e vengono inserite sulla base di un ordine. L'avviso di licenziamento è accompagnato dall'impronta del sigillo dell'organizzazione e dalla firma del dirigente.

Fatto a mano, con una penna a sfera blu, con una grafia chiara e comprensibile. Monitorare attentamente la pertinenza e l'accuratezza dei dati inseriti. Se è necessario correggere le informazioni, è necessario cancellarle attentamente con una riga e inserire le informazioni pertinenti. Questa azione deve essere confermata dalla firma e dal sigillo del gestore.

I registri di lavoro sono conservati separatamente dagli altri documenti, in una cassaforte. È vietato cederli a dipendenti o a terzi senza apposita delibera delle autorità preposte.

Caratteristiche di archiviazione operativa e archivistica dei documenti del personale

La conservazione dei documenti personali è determinata dal loro significato speciale. Contengono informazioni personali e sono confidenziali. Tali dati non sono soggetti a diffusione non autorizzata. In caso contrario, verrà inflitta una multa ai dipendenti del servizio del personale e al capo dell'organizzazione.

Per organizzare la corretta archiviazione dei documenti del personale nel servizio del personale, è consigliabile avere stanza separata. Deve esserci un ingresso e deve essere dotato di una porta metallica con allarme.

I documenti stessi devono essere conservati in armadi metallici o casseforti. Evitare l'esposizione alla luce solare e alla polvere, nonché agli sbalzi di temperatura e all'umidità eccessiva. Questi semplici passaggi ti aiuteranno a salvare i tuoi dati personali.

La costruzione da zero di un sistema di gestione dei registri del personale deve essere effettuata nel rigoroso rispetto della legislazione sul lavoro. Leggi da dove iniziare come responsabile delle risorse umane e come ripristinare i record delle risorse umane

Leggi il nostro articolo:

Perché sono necessari i registri delle risorse umane?

Da dove iniziare a costruire un sistema di gestione dei documenti HR - questione attuale per le imprese di nuova costituzione. Nonostante il fatto che le organizzazioni non abbiano sostanzialmente scelta se conservare o meno i registri, rimane uno strumento molto conveniente per monitorare il personale in tutte le fasi del proprio lavoro. La legislazione unifica solo la forma del suo funzionamento e determina gli standard che devono essere seguiti non solo dal dipendente, ma anche dal datore di lavoro.

I registri del personale aiutano innanzitutto a capire chi lavora in azienda, a determinare il numero del personale e le spese salariali dell'azienda.

Inoltre, il sistema consente di documentare tutti i movimenti della squadra, siano essi:

reception;
licenziamento;
vacanze;
spostamenti del personale, ecc.

La contabilità dell'anzianità di servizio aiuta il datore di lavoro a determinare il numero di giorni di ferie a cui ha diritto ciascun dipendente. Tenere un foglio presenze consente di controllare chiaramente la presenza del personale al lavoro e di calcolare con precisione i salari.

Amministrazione delle risorse umane da zero, passo dopo passo

La gestione pratica dei registri delle risorse umane da zero solleva molte domande non solo tra i nuovi arrivati nelle risorse umane, ma anche tra gli specialisti esperti. Innanzitutto, l'ordine di rilascio dei documenti solleva dubbi.

Documenti del personale per LLC

La gestione dei registri HR per le LLC non ha subito cambiamenti significativi nel 2018. È importante notare che i record delle risorse umane non differiscono molto a seconda forma giuridica imprese. Le regole sono le stesse nella maggior parte dei casi.

Tuttavia, la maggior parte delle aziende sono LLC. Le attività di una LLC prevedono una maggiore libertà d'azione rispetto a quella comunale o istituzioni di bilancio. Le organizzazioni governative sono più formalizzate e la maggior parte delle decisioni spetta ai ministeri (ad esempio, il personale delle amministrazioni distrettuali).

Mentre le LLC hanno maggiore libertà di azione e sono meno limitate nella scelta di uno scenario comportamentale.

Documenti delle risorse umane

La base dei registri del personale in un'organizzazione sono i documenti dei registri del personale. Tutti i documenti possono essere suddivisi in 3 categorie:

documenti primari sui registri del personale;
documenti primari per la registrazione del tempo lavorato e dei salari;
giornali per la registrazione dei movimenti della documentazione del personale.

Concetti e definizioni

Prima di capire come impostare questo processo, è necessario definire i concetti di base. Pertanto, la contabilità del personale è il processo di organizzazione dei registri dei dipendenti, che è associato alla registrazione ufficiale delle assunzioni, al passaggio da una posizione all'altra e al rilascio del personale, nonché alla contabilità rapporti di lavoro impresa e il suo personale.

La gestione dei registri del personale è un'attività che garantisce il mantenimento della documentazione e l'organizzazione del lavoro con i documenti del personale.

Pertanto, diventa chiaro che la gestione dei documenti del personale e i documenti del personale sono due fenomeni correlati che mirano ad attuare la politica del personale dell'impresa.

Scopi e obiettivi

Lo scopo dei registri del personale è quello di stabilire un sistema efficace e funzionante di gestione dei registri del personale e di formalizzare adeguatamente i rapporti di lavoro tra il datore di lavoro (impresa) e il dipendente (personale) stesso.

Ma i compiti che i registri del personale sono progettati per risolvere sono i seguenti: la regolamentazione del rapporto tra il datore di lavoro e i dipendenti dell'impresa e la creazione di una base organizzativa e giuridica per i rapporti di lavoro.

Avendo capito cosa sono i documenti del personale, puoi iniziare a considerare la questione di come organizzare correttamente i documenti del personale da zero passo dopo passo.

Fasi di organizzazione dei registri del personale

Pertanto, prima di iniziare a organizzare da zero i registri delle risorse umane passo dopo passo, avrai bisogno di un piano d'azione chiaro, suddiviso in fasi. Questo ti aiuterà a non perderlo punti importanti in questo processo.

Pertanto, l’organizzazione dei registri del personale in generale implica il passaggio attraverso le seguenti fasi:

Creazione di un servizio del personale (dipartimento) se l'azienda intende assumere gran numero dipendenti o assegnare responsabilità contabili a uno specialista specifico se l’azienda prevede di avere un numero limitato di dipendenti.
Sviluppo della documentazione normativa di base (nel campo della gestione del personale aziendale).
Organizzazione del lavoro d'ufficio (determinazione di chi e come redigerà la documentazione, sviluppo di moduli di ordini su questioni relative al personale, mantenimento dei registri di reporting, ecc.).
Automazione dei registri del personale (se necessario).
Determinazione delle modalità di controllo della correttezza contabile (regolamentazione e attribuzione di poteri ai funzionari preposti alla corretta contabilità).

Ciascuna di queste fasi ha compiti e sottoattività specifici. Tutti devono essere considerati.

Chi dovrebbe conservare i registri?

Come notato in precedenza, esistono due modi per determinare chi sarà responsabile della tenuta dei registri del personale in un'impresa. In generale, dipende da quante persone si prevede di impiegare per raggiungere gli obiettivi (di norma, l'obiettivo dell'impresa è organizzare attività commerciali realizzare un profitto).

Per le grandi aziende, si consiglia di creare un servizio del personale o un dipartimento del personale a tutti gli effetti. Per le piccole imprese è consentito delegare i compiti delle risorse umane a un contabile o a un segretario. Tuttavia, esiste una terza opzione: esternalizzare le questioni contabili a organizzazioni specializzate.

Quando crei un servizio o un dipartimento, dovrai creare alcuni documenti normativi, vale a dire i regolamenti sul servizio (dipartimento) e le descrizioni delle mansioni dei dipendenti. Se le responsabilità vengono assegnate a un contabile o a un segretario, dovrai includere le funzioni di funzionario del personale nella descrizione del lavoro del dipendente selezionato. Se esiste una tale necessità, si consiglia di inviare un contabile o un segretario ai corsi sulle risorse umane. Ciò contribuirà a migliorare le competenze dei dipendenti a cui verranno assegnate responsabilità in materia di personale. Ma se si è deciso di collaborare con organizzazioni terze per trasferire loro le responsabilità contabili, la conclusione di un accordo è obbligatoria.

Sviluppo della documentazione obbligatoria del personale

Esistono numerosi documenti obbligatori per coloro che mantengono i registri del personale e del lavoro d'ufficio. Prima di tutto, un documento del genere lo è tavolo del personale. È un documento che mostra la composizione, il numero del personale e le retribuzioni dei dipendenti, nonché i nomi delle posizioni. Nella tabella del personale, le posizioni dei dipendenti sono distribuite tra i dipartimenti, il che rende possibile l'analisi quantitativa e qualitativa dell'intera impresa.

Il prossimo passo è sviluppare forma standard ordini del personale, che visualizzeranno informazioni sull'ammissione, il trasferimento in un'altra posizione, l'invio in congedo e il licenziamento dei dipendenti dell'impresa.

Il prossimo documento obbligatorio sono le regole interne normativa sul lavoro. Visualizzano i principali punti normativi attività lavorativa tutti i dipendenti dell'impresa. Secondo questo documento, se un dipendente viola le regole descritte nel documento, può essere punito portandolo ad un provvedimento disciplinare.

Lo è anche un altro documento relativo ai registri del personale contratto tipo sulla conclusione dei rapporti di lavoro tra un'impresa e un dipendente. I contratti di lavoro possono essere dello stesso tipo o sviluppati separatamente per ciascuna posizione. Inoltre, l'impresa deve sviluppare un foglio presenze che indichi le ore effettive per le quali il dipendente riceverà la retribuzione.

Dovresti anche ricordare il programma delle ferie presso l'azienda. Questo documento viene sviluppato entro e non oltre due settimane prima della fine dell'anno. Il programma ferie mostra il piano di calendario per l'invio di persone in ferie obbligatorie. Nell'elaborare un tale piano, è necessario ricordare che il personale deve essere mandato in ferie in modo tale che l'assenza simultanea di alcuni dipendenti non comporti un'interruzione del lavoro. processo lavorativo imprese.

Non dovremmo dimenticare lo sviluppo di regolamenti sulla remunerazione. Questo documento mostra il processo di maturazione salari al personale dell’organizzazione e regola anche la maturazione di pagamenti aggiuntivi, ad esempio indennità, incentivi o bonus. La fase finaleè lo sviluppo di norme sulle divisioni dell'impresa e descrizioni del lavoro specialisti e lavoratori. Inoltre, si raccomanda di sviluppare una dichiarazione sui dati personali. Una volta preparati i documenti normativi, puoi iniziare a organizzare il lavoro d'ufficio.

Lavoro d'ufficio

Il lavoro d'ufficio comprende la corretta conservazione della documentazione relativa all'accoglienza, allo spostamento e al rilascio del personale.

È obbligatorio conservare i file personali creati per ciascun dipendente dell'impresa. Include una tessera personale, una domanda di ammissione, una copia del passaporto, copie di documenti educativi, un certificato di visita medica, una copia di un documento d'identità militare (se presente) e altri documenti generati durante il lavoro del dipendente attività. E anche uno in più e molto compito importante sta compilando i libri di lavoro.

Oltre a tutto quanto sopra, è possibile sviluppare altri documenti direttamente correlati alle specificità dell'impresa, garantendo la correttezza del lavoro nel campo della contabilità del personale.

Quali diari dovrebbero essere presenti nei registri delle risorse umane?

Prima di tutto è necessario creare i seguenti log:

familiarità con le normative interne sul lavoro;
registrazione degli ordini del personale;
registrazione degli ordini di lavoro;
registrazione degli ordini per prossima vacanza;
contabilità congedo per malattia;
registrazione dei contratti di lavoro;
contabilità dei lavoratori distaccati;
registrazione dell'orario di lavoro;
contabilità per lo spostamento dei libri di lavoro;
contabilità delle carte personali;
contabilità delle ispezioni.

Oltre ai registri stessi, è possibile sviluppare istruzioni per la loro compilazione come supplemento agli stessi. Ed anche tutta la documentazione registrata in queste riviste è conservata in cartelle separate secondo la nomenclatura approvata.

Automazione della contabilità

Come è già emerso dalle informazioni sopra presentate, i registri del personale sono un processo molto scrupoloso che richiede un'attenzione particolare da parte dei dipendenti responsabili della gestione di questo problema. Pertanto, oggi può essere semplificato attraverso l’automazione.

Esistono molti programmi che semplificano il lavoro dei responsabili delle risorse umane e riducono la probabilità di commettere errori. Di norma, un'azienda deve installarne versioni con licenza software. Tuttavia, vale la pena notare che l'acquisto di un programma del genere si ripagherà in breve tempo e ti impedirà di commettere gravi errori nel tuo lavoro. In generale, tali programmi risolvono i seguenti problemi:

mantenere i registri del personale in conformità con legislazione del lavoro;
preparazione e generazione di report su questioni relative al personale;
effettuare il coordinamento tempestivo di tutti i processi del personale con il reparto fatturazione o contabilità.

Uno dei programmi più popolari e richiesti oggi è 1C con la configurazione "Gestione delle risorse umane".

Cosa fare se è impossibile organizzare autonomamente i registri del personale passo dopo passo da zero?

Se un'impresa dovesse affrontare un problema del genere quando non è possibile stabilire autonomamente processi del personale, risolvere una situazione del genere non è difficile. Per questi scopi esistono aziende in grado di fornire tale servizio.

Specialisti società di consulenza effettuerà un audit e svilupperà il pacchetto di documenti necessario. In generale, tali organizzazioni sono progettate per risolvere i seguenti problemi:

Seleziona il sistema HR ottimale per l'azienda.
Sviluppare documenti normativi interni.
Sviluppare istruzioni necessarie e disposizioni.

Inoltre, tali specialisti possono, se necessario, guidare la creazione di un servizio di gestione del personale e di un dipartimento di gestione dei documenti. In generale, il coinvolgimento di specialisti di terze parti aiuta la direzione a organizzare il lavoro in questa direzione. Ciò è molto utile per l'impresa nel suo complesso, soprattutto durante la sua creazione.

Conclusione

Per riassumere questo articolo, vale la pena notare che i registri del personale e la gestione del personale sono processi interconnessi, da cui dipenderà completamente la qualità dell'organizzazione del primo politica del personale imprese.

In nessun caso dovresti perdere di vista le questioni relative al personale, perché da esse dipendono non solo le attività dell'organizzazione, ma molto spesso il destino dei dipendenti. Basta immaginare quanto siano indignate quelle persone che non possono ricevere la loro meritata pensione o qualsiasi altro pagamento a causa dello scarso adempimento dei loro doveri da parte di un ufficiale del personale.

Dopo aver considerato passo dopo passo la questione di come organizzare correttamente i documenti del personale da zero, è possibile iniziare a implementare un programma per stabilire questo processo nell'azienda. La cosa più importante è non trascurare le raccomandazioni del Codice del lavoro, le risoluzioni del Ministero del Lavoro, del Comitato statistico statale, di Rosarkhiv e di altri dipartimenti governativi.

Dopo aver stabilito tutti i processi interni del personale, non dovresti perderli di vista. È importante ricordare che i dipendenti coinvolti nella contabilità del personale dovrebbero, almeno occasionalmente, essere inviati a corsi sulle risorse umane per migliorare le proprie competenze. Dovrebbe essere inoltre effettuato un audit programmato dei processi contabili delle risorse umane. Ciò contribuirà a mantenere il lavoro in questa direzione al livello adeguato.

Ogni impresa, anche la più piccola, ha dipendenti, il che significa che è necessario conservare varia documentazione del personale.

Nelle aziende presenti sul mercato da molto tempo, i registri delle risorse umane sono generalmente ben consolidati, ma nelle organizzazioni di nuova creazione è necessario creare tutto da zero.

Chi è responsabile del lavoro d’ufficio nell’azienda?

Di norma, i dipendenti del dipartimento Risorse umane sono impegnati nella tenuta dei registri del personale e nell'elaborazione di tutti i documenti, ma se l'impresa è piccola, questo lavoro può essere affidato a uno dei dipendenti come... Di solito questo è un contabile o.

Se l'azienda ha un numero elevato di dipendenti, viene creato un dipartimento del personale, che può avere diversi specialisti. La necessità di personale è determinata non solo in base al numero di dipendenti (sebbene questo sia il fattore principale), ma anche alle specificità dell'impresa stessa. Pertanto, in un'organizzazione con una produzione dannosa e pericolosa, i responsabili delle risorse umane avranno più lavoro.

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Raccolta del quadro legislativo e dei documenti normativi necessari

La prima cosa che devi fare quando crei un flusso di documenti HR da zero è decidere quali documenti dovrebbero essere presenti. Ci sono documenti che ogni impresa deve avere e ci sono quelli che servono solo per svolgere un certo tipo di lavoro o attività aziendale.

Sarebbe d'altronde opportuno conservare in una cartella separata anche i documenti normativi che regolano la disponibilità dei componenti della documentazione del personale, in modo che, se necessario, siano sempre a portata di mano.

Ordini in termini di personale e personale. Gli ordini del personale includono ordini relativi alla circolazione dei lavoratori: licenziamento, ecc. Tali ordini riguardano esperienze lavorative e pertanto vengono conservati per 75 anni.

A ordini del personale tutti gli altri includono:

vacanze;
bonus;
viaggi d'affari;
sanzioni disciplinari, ecc.

Durata di conservazione Questi ordini vanno da 3 a 5 anni.

È più consigliabile creare due cartelle separate per queste due tipologie.

Il prossimo documento obbligatorio è quello che riflette tutte le informazioni di base sul dipendente. Queste carte possono essere archiviate separatamente o come parte della cartella personale del dipendente.

Il terzo documento obbligatorio è. Attualmente, secondo la legge, i libri di lavoro devono essere preparati anche da un singolo imprenditore, per non parlare delle imprese con altre forme di proprietà. Il datore di lavoro deve rilasciare un libretto di lavoro entro tre giorni dalla data di assunzione del dipendente.

Poiché i libri di lavoro lo sono, è necessario conservarli. Anche questo libro è conservato per 75 anni.

Il prossimo documento richiesto è. Deve essere concluso con ciascun dipendente assunto, indipendentemente dalla durata.

Dopo che sono stati creati nuovi posti di lavoro, è necessario condurre uno studio speciale su ciascuno di essi. I documenti relativi al SOUT vengono conservati fino alla loro sostituzione con nuovi, di norma, una volta ogni 5 anni.

A altri documenti obbligatori si applica:

Ci sono anche documenti che la legge non obbliga a conservare, ma, tuttavia, quasi tutti i datori di lavoro li hanno, questo è un libro di motivi per gli ordini.

Raccolta e studio dei documenti costitutivi

Dopo aver deciso i documenti generali obbligatori, devi decidere i documenti rimanenti. Per fare questo è necessario studiare tutto documenti statutari che regolano le attività e il processo produttivo dell’impresa.

Qui i documenti possono essere molto diversi. Ad esempio, se ai dipendenti è richiesto di indossare DPI, allora questi dovranno essere approvati tramite ordinanza o altro documento amministrativo elenco e termini per fornirli a categorie di dipendenti.

Se l'impresa ha persone che hanno orari di lavoro irregolari, lavorano di notte, lavorano in ambienti pericolosi e condizioni pericolose, allora è necessario documentare i benefici e i compensi a cui hanno diritto.

Preparazione dell'elenco dei documenti

Quando l'intera lista documenti necessari determinato, puoi iniziare a redigere il Regolamento sulla condotta dei registri del personale.

Questa disposizione elenca tutti i documenti necessari, la procedura per la loro manutenzione e i periodi di conservazione. Questa disposizione non è obbligatoria, ma facilita notevolmente il lavoro del dipartimento Risorse umane.

Registrazione per il lavoro di un regista

Se un'impresa viene creata da zero, la prima persona a registrarsi è il capo dell'impresa.

È lui che poi stipula contratti di lavoro con il resto dei dipendenti. Se l'incarico di amministratore è elettivo, per concorso lo conclude il presidente dell'organo eletto; se l'impresa ha soci fondatori, questi firmano l'accordo; Se il manager è allo stesso tempo unico fondatore O imprenditore individuale, quindi firma un contratto di lavoro sia per il dipendente che per il datore di lavoro.

Comunque sia, la conclusione contratto di lavoro e l'emissione di un ordine di ammissione sono procedure obbligatorie.

Elaborazione delle normative locali

Per determinare quali e quante posizioni sono necessarie per il funzionamento dell'impresa, a tavolo del personale. Esiste un modulo unificato per questo e, sebbene non sia necessario utilizzarlo, è molto conveniente.

Se lo desideri, puoi aggiungervi ulteriori colonne. La tabella del personale indica il nome della posizione, quantità richiesta unità di personale, stipendio o forma di remunerazione e indennità richieste. Sono indicate tutte le posizioni nella tabella del personale, iniziando dalla più importante e finendo con il personale di supporto.

IN normativa sul lavoro Innanzitutto viene indicato l'eventuale programma di lavoro dell'impresa orari dei turni, quindi vengono descritti in dettaglio. Questo documento può anche indicare i requisiti per aspetto e il comportamento dei dipendenti, etica aziendale e così via.

Sviluppo di un modello di contratto di lavoro standard

Il contratto di lavoro deve includere tutte le disposizioni di base elencate nel codice del lavoro.

Qui si applica:

Oltre a queste clausole, il datore di lavoro può aggiungere al contratto di lavoro eventuali altre clausole che non contrastino con la legge.

Preparazione dei documenti contabili

Tutti i registri prima di utilizzarli ha bisogno di essere preparato. Ciascuna rivista deve cioè essere numerata e sigillata. I fogli sono numerati consecutivamente, partendo dal primo fino all'ultimo. Quindi tutti i fogli, esclusa la copertina, vengono cuciti con filo e sull'ultimo risguardo vengono disegnate due code. Sono sigillati con un pezzo di carta, che però indica il numero di fogli e porta la firma del direttore o della persona responsabile della tenuta del giornale.

Ogni rivista indica la sua data di inizio ed è richiesto il nome dell'organizzazione.

Nomina di una persona responsabile della tenuta dei registri di lavoro

Documenti di lavoro sono uno dei documenti più importanti dei registri del personale e appartengono ai moduli reporting rigoroso, quindi l'atteggiamento nei loro confronti dovrebbe essere attento. Devono essere conservati in una cassaforte, chiusa con una chiave.

Incaricato di conservare i registri di lavoro persona responsabile, che li riempie ed è responsabile della loro conservazione. La responsabilità è assegnata al dipendente per ordine dell'organizzazione.

Registrazione dei dipendenti

Per ciascun dipendente è necessario eseguire una determinata sequenza di lavoro:

ricevimento da parte di un dipendente;
familiarità del dipendente con tutti i documenti normativi locali, i regolamenti sulla remunerazione, i regolamenti interni sul lavoro, contratto collettivo ecc.;
redigere un contratto di lavoro e firmarlo. Assicurati di annotare nel contratto di lavoro che il dipendente ha ricevuto la centoduesima copia;
emissione di un ordine di lavoro;
compilare una carta T-2 personale e creare un file personale. Comprende i seguenti documenti: domanda di ammissione, copie di documenti personali, una copia dell'ordine di ammissione, carta personale, documenti sull'istruzione e qualifiche, contratto di lavoro e altri documenti necessari.
trasferimento al reparto contabilità di tutti i documenti necessari per il dipendente per competenza.

La seguente playlist video fornisce istruzioni su come condurre i record delle risorse umane:

Il personale di qualsiasi impresa è suo valore principale e risorsa chiave. Pertanto, l'organizzazione di un processo di contabilità del personale competente è una componente importante del lavoro, che richiede competenza e conoscenza approfondita dell'attuale legislazione della Federazione Russa.

I dipendenti del dipartimento risorse umane opportunamente selezionati garantiranno che gli errori siano ridotti a zero e che i diritti dell'intero team siano tutelati. Continua a leggere per saperne di più sulle peculiarità della tenuta dei registri del personale e sui principali errori commessi dai datori di lavoro.

Il concetto di fascicolo personale

I registri del personale sono un insieme di processi e misure relativi alla regolamentazione dei rapporti di lavoro tra datore di lavoro e dipendente. Questo meccanismo è necessariamente presente in qualsiasi azienda, indipendentemente dalla dimensione del personale e dalla forma giuridica.

In generale, le anagrafiche del personale comprendono le seguenti attività:

formazione di fascicoli personali dei dipendenti;
calcolo di e altri pagamenti;
compilazione e registrazione dell'orario di lavoro;
registrazione dei congedi per malattia, domande e certificati nel luogo della richiesta;
presentazione delle relazioni periodiche alle autorità fiscali;
redazione e monitoraggio della conformità;
preparazione degli ordini del personale;
conservare la documentazione pertinente;
lavoro e valutazione dei dipendenti;
rispetto delle regole di non diffusione dei dati personali dei dipendenti dell'azienda.

Secondo Codice del lavoro Nella Federazione Russa ogni organizzazione deve essere munita della seguente documentazione:

Orario del personale.
Carte personali dei dipendenti.
Prigionieri e accordi aggiuntivi a loro.
Programma delle vacanze.
Regolamento sulla procedura di protezione e trattamento delle informazioni personali (personali) dei dipendenti.
Ordini e dichiarazioni dei dipendenti (in merito, fornitura, ecc.).
Normativa sul lavoro (all'interno dell'organizzazione).
Documenti di lavoro di tutti i dipendenti.

Organizzazione dei registri del personale

I modi più comuni per conservare i registri del personale in un'organizzazione sono:

Creazione di un dipartimento risorse umane o assunzione di uno specialista delle risorse umane (responsabile delle risorse umane)

Il vantaggio principale di questo metodo di gestione dei documenti del personale è la capacità di organizzarsi secondo i suoi principi e requisiti, in modo che il dipendente sia direttamente in azienda.

Assegnazione delle responsabilità per la tenuta dei registri del personale a un segretario o un contabile

In tempi di crisi e nella necessità di risparmiare denaro, spesso si verifica una situazione in cui un dipendente combina i compiti di segretario, contabile, specialista del personale e persino avvocato. Un tale dipendente, di regola, è specializzato in un'area e, di conseguenza, non è del tutto competente in altre.

E questo è irto di possibili errori e responsabilità della direzione dell’azienda, che comportano costi inutili: tempo e materiale.

Trasferimento delle funzioni HR ad una società di outsourcing

Il lavoro organizzativo, la gestione, la formazione e la selezione del personale sono di competenza di una società terza di outsourcing, specializzata nel suo settore. Ce ne sono molti personale professionale e organizzazioni con le quali viene concluso accordo per la fornitura dei relativi servizi di contabilità del personale.

Ognuna delle opzioni di cui sopra ha i suoi pro e contro. Come verranno conservati i registri del personale e chi se ne occuperà direttamente viene deciso dalla direzione dell'organizzazione, tenendo conto del numero del personale, del suo turnover e politica interna.

Caratteristiche della gestione

A volte i dipendenti hanno bisogno di ottenere una copia del loro foglio presenze. In conformità con il Codice del lavoro, il datore di lavoro è obbligato a rilasciare tale documento. Ma in conformità con le leggi sulla protezione dei dati personali, una copia completa può essere rilasciata solo con il consenso di tutti i dipendenti ivi registrati. Pertanto, viene rilasciato un estratto della pagella, che fornisce solo informazioni sul richiedente

I principali errori commessi dai datori di lavoro e dai dipendenti delle risorse umane

Nel processo di conservazione dei registri del personale, potrebbero essere commessi errori che porteranno alle autorità di ispezione. Errori tipici i registri del personale sono:

Errori quando si lavora con file personali

Il fascicolo personale di ciascun dipendente si forma dal momento della sua assunzione fino al suo licenziamento. Gli errori più comuni nella gestione degli affari personali sono:

non ci sono documenti richiesti nel fascicolo personale;
l'ordine dei documenti è disturbato;
non sono presenti fascicoli personali (non documentati);
la riconciliazione non viene effettuata in modo tempestivo;
compilato al posto della scheda personale del personale;
il caso include documenti che non dovrebbero farne parte;
I dipendenti delle risorse umane non rispettano la procedura per il trasferimento di file personali a terzi e organizzazioni.

La corretta formazione dei fascicoli personali consente una maggiore sicurezza dei documenti e un tempestivo accesso agli stessi.

Errori nella stesura di un contratto di lavoro

Gli errori commessi dal datore di lavoro durante il processo spesso portano a gravi conseguenze nel processo di risoluzione. controversie di lavoro. Gli errori tipici in questo caso sono:

il contratto di lavoro è concluso in una copia;
il contratto di lavoro non è registrato, non esiste una data di registrazione;
non ci sono firme sui contratti di lavoro;
non registrato informazioni obbligatorie e/o condizioni;
non esistono contratti di lavoro scritti con i dipendenti;
una copia del contratto di lavoro non è stata ricevuta personalmente dal dipendente, oppure
non è presente alcun contrassegno di ricevuta;
i termini del contratto non sono definiti;
le eventuali condizioni di impiego non sono specificate;
non è indicato l’importo specifico della retribuzione del dipendente, non sono stabiliti i termini di pagamento e il luogo di percezione della retribuzione, l’orario di lavoro e la durata delle ferie.

Errori nella tenuta dei registri di lavoro

Qui la maggior parte degli errori sono legati alla procedura di compilazione del libretto di lavoro. Gli errori più comuni:

non è stata emessa alcuna ricevuta al ricevimento di un libro di lavoro da un dipendente dell'azienda;
l'ordinanza non nomina una persona responsabile della tenuta, registrazione, emissione e conservazione dei libri di lavoro;
la sezione delle informazioni sui dipendenti non viene integrata quando il dipendente riceve una maggiore istruzione alto livello;
la numerazione progressiva dei record non è corretta;
non sono contenute tutte le registrazioni del lavoro (comprese le traduzioni);
rifiuto di rilasciare documenti di lavoro agli studenti che conciliano lavoro e studio;
in caso di rilascio del duplicato non viene apposto il marchio “duplicato”;
sono state apportate correzioni errate nella sezione delle informazioni sul lavoro;
il registro che registra il movimento dei libri di lavoro e gli stessi non sono mantenuti correttamente o non esiste alcun registro;
non è stata compilata la sezione relativa alle informazioni sui dipendenti durante la compilazione del modulo;
la firma del dipendente manca nella sezione relativa alle informazioni sul dipendente;
la sezione delle informazioni sul lavoro non contiene il nome completo del datore di lavoro;
il dipendente licenziato viene inviato per posta libro di lavoro senza una dichiarazione scritta del dipendente in merito a tale richiesta.

Un libro di lavoro è il documento principale di qualsiasi dipendente, che riflette la sua esperienza lavorativa nel suo insieme attività professionale. Pertanto, è necessario ridurre al minimo il verificarsi di possibili errori e violazioni durante la predisposizione e il mantenimento del presente documento.

Ciascuno degli errori può avere un impatto estremamente negativo sulla gestione dell'organizzazione e portare a gravi conseguenze. Pertanto, si consiglia di affidare le funzioni di documentazione del personale a specialisti competenti e competenti che conoscano bene la legislazione attuale e i requisiti degli organismi di controllo, o di affidarsi a società di outsourcing professionale.