Главная / Фазы менструального цикла / Служебная записка учителя. Объяснительная записка — образец и правила заполнения

Служебная записка учителя. Объяснительная записка — образец и правила заполнения

Докладная записка является информационно-справочным документом, который может составляться как по инициативе сотрудника организации, так и по указанию руководства. Обычно в таких записках отражается результат выполнения распоряжений начальства, информация о ходе каких-либо работ или жалобы на невыполнение определенным лицом своих обязанностей.

Докладная записка может быть одного из трех возможных видов:

отчетная;
инициативная;
информационная.

В первом случае записка в большинстве случаев носит формальный характер и содержит отчет о завершении определенного этапа работ или о выполнении поручений, приказов или предписаний руководства.

Записка информационного характера также содержит информацию о состоянии и ходе работ, и в отличие от отчетной записки такой документ описывает текущее положение дел.

В инициативной записке может содержаться побуждение адресата к выполнению определенных действий и принятию решений. Это может происходить не в прямой форме, а в виде констатации каких-то фактов или выражения пожеланий, которые могут привести к ответным действиям адресата. Кстати, докладные записки, в которых сообщается о нарушениях со стороны сотрудников, относятся именно к этому виду.

Для составления такого документа нужны основания, так как писать докладную записку целесообразно по определенным поводам. К ним относится ухудшение или улучшение рабочих процессов в связи с действиями одного или нескольких лиц, необходимость разрешения различных конфликтных ситуаций, выражение несогласия с принятыми вышестоящими лицами решениями.

Для осуществления переписки между сотрудниками одной организации применяется , которая применяется для освещения возникающих в ходе работы вопросов. Например, ее можно составить на имя руководителя с объяснением необходимости приобретения деталей для станка, в случае его поломки, или при необходимости замены картриджа на принтер и т.д.

Как написать докладную записку

Докладная записка составляется в официальном стиле, при этом для использования внутри подразделения для этого подойдет обычный лист бумаги А4, а для отправки за пределы этой структуры записку необходимо оформлять на . В любом случае – написание докладной записки на бланке или на чистом листе допускается, гораздо важнее придерживаться структуры документа.

Образец докладной записки предполагает следующий вид документа:

реквизиты организации или структурного подразделения;
«шапка» с указанием составителя и адресата;
название и заглавие;
текст записки;
дата и подпись составителя с расшифровкой.

Сам текст состоит из двух условных частей, в первой из которых составитель указывает суть обращения, а во второй просит принять соответствующие меры или дает адресату рекомендации по поводу того, какими путями обрисованную ситуацию можно исправить.

Нюансы

В некоторых случаях вопрос о том, как написать докладную записку , касается правильного оформления. Иногда такой документ может быть достаточно большого объема и на одной странице текст не умещается. В этом случае достаточно лишь пронумеровать все листы, проставив номера страниц арабскими цифрами в верхней правой части листов.

Яркий пример докладной записки, которая занимает несколько листов – отчетная записка, в которой содержится полный отчет о деятельности большого предприятия за определенный период. В этом случае в документе может содержаться различная информация о функционировании всех подразделений. Часто в таких отчетах требуется перечисление сотрудников, руководителей и ответственных лиц по фамилиям, что и увеличивает объем записки.

Вне зависимости от того, составляется ли докладная записка о невыполнении должностных обязанностей конкретного сотрудника или это лишь формальный отчет, на таком документе обязательно должна быть проставлена дата составления и отправки.

Для больших предприятий, где такого рода документы составляются регулярно, рекомендуется составить и утвердить образец докладной, чтобы сотрудники не тратили время на составление такого документа и не допускали при этом ошибок.

На малых предприятиях и в частных организациях такой документ практически не используется, но в больших компаниях докладные записки составляют неотъемлемую часть внутреннего документооборота и даже могут проверяться внешними контролирующими организациями.

Например, начисление больших премий или безосновательная задержка выплат на государственных предприятиях не могут производиться без соответствующих подтверждающих документов, которые в большинстве случаев являются либо приказами руководства, либо докладными записками. В случае их отсутствия предприятие может быть оштрафовано.

Любая докладная, даже если она предназначена для внутреннего использования, может использоваться в судебных разбирательствах, но только в том случае, если она завизирована соответствующим образом, а адресат ее получил и ознакомился с ее содержанием.

– это документы, которые составляют в адрес руководителя, чтобы он решил какой-либо вопрос. Отправитель должен изложить свои выводы, а потом внести свои предложения в связи с рассматриваемой проблемой. Такие документы не обязательно связаны именно с проступками. Иногда они носят информационно-справочный характер, и могут затрагивать любые вопросы, связанные с производством.

Докладные записки относятся к разновидностям деловой документации. Они носят одновременно информационный характер и рекомендательный, и адресованы руководителям всего предприятия либо конкретного структурного подразделения. Документ имеет право составить любой сотрудник, если есть хотя бы одна из двух причин:

Личная инициатива.
Задание .

Главное – предоставить как можно более подробную информацию по интересующему вопросу. Можно сказать, что это просто мнение сотрудника, которое выражено в виде письменного сообщения. Часто бывает так, что самому руководителю необходимо ознакомиться с мнением подчиненных, чтобы принять правильное решение в сфере управления и производства. Тогда он и задает написать докладные. Работники приводят аргументированные ответы, и добавляют конкретные предложения, рекомендации.

Правильное оформление

Любая подобная записка имеет три основные части:

Описание причин, событий и фактов, которые привели к необходимости оформить документ
сложившейся ситуации, и варианты, с помощью которых проблема решается
Выводы вместе с наиболее подходящими действиями для дальнейшего продвижения

Составление начинается с указания адресата, которому написано сообщение. Чуть ниже свои данные пишет тот, кто составил саму записку. Исходящий номер вместе с датой ставятся сверху слева. Это обязательный компонент для так называемых внешних записок. На внутренних данные указывают, если этого требуют особенности делопроизводства.

В некоторых видах документов отсутствует так называемая аналитическая часть. Совершение факта уже само по себе становится предметом разбирательства. Неважно, какие наступили последствия. Например, если описывается прогул – значит, записку в любом случае написали после нарушения. Нет необходимости собирать аргументы для подтверждения.

О докладных записках на сотрудников

В организациях чаще всего сталкиваются с записками по факту На основании данных документов к работникам можно применить какую-либо разновидность взысканий. Потому при составлении аналитической части рекомендуется строго придерживаться действующих законодательных норм, и ссылаться только на них.

К примеру, если человека не было несколько часов на месте, то автоматически прогул не ставится. Если проходит менее 4 часов, то факт называется отлучкой. Значит, и взыскание применяется более мягкое. Перед составлением записки лучше попросить работника объяснить ситуацию.

Причину отлучки.
Наказания, которые накладывались раньше.
Общую характеристику и важность работника.
Последствия, возникшие после отсутствия на месте.

Вся эта информация подробно излагается в сути записки. После этого делаются выводы о том, какие формы наказания подходят больше всего, и какие решения будут рациональными.

Докладчик не должен опираться на свои эмоции. Необходимо излагать только факты, и давать им объективную правовую оценку. Докладчик должен четко сказать о том, какой пункт или внутреннего распорядка был нарушен. Из объяснений виновного уже можно будет сделать вывод из причин.

Вероятно, что сам директор не усмотрит сильного проступка со стороны виновного, или подумает, что объяснения удовлетворительны. В законе отсутствуют такие понятия, как уважительные либо неуважительные причины. Потому остается при трактовке полагаться только на личное мнение руководителя, его понимание ситуации.

Другая ситуация складывается, когда отчитываться по своему нарушению отказываются. Тогда рекомендуется отдельно составить акт о том, что виновный отказался от дачи показаний. Этот документ можно использовать в качестве приложения к докладной записке. После чего оформляется приказ, в котором описывается взыскание в связи с дисциплинарным проступком. После прогула и алкогольного опьянения разрешается увольнять сотрудников без дополнительных объяснений. В других случаях сначала выносятся выговоры.

Я таких записок всегда должен быть у секретаря предприятия. Главное правило – ясное изложение сути происходящего. Руководитель должен сразу четко понимать, о чем говорит составитель. Лучше описывать факты, следуя хронологической последовательности. Тогда будет вырисовываться целая и ясная картина.

Если докладная нужна для использования внутри компании, то применяются обычные листы формата А4 и А5. Печать на фирменном бланке допускается при предоставлении информации в вышестоящие инстанции, другие предприятия. Подпись руководителя на документе становится обязательным требованием. Можно использовать дополнительные сведения, чтобы подтвердить свою информацию. Они представляются в то же время, что и основной документ.

Обычно докладные записки оформляются машинописным способом. От руки могут быть написаны документы, которые используются только для внутреннего оборота.

Если текст не помещается на одной странице, то последующие надо нумеровать. В верхней правой части страницы для этого ставятся арабские цифры. Если есть приложения, то их тоже нумеруют, в зависимости от общих правил делового оборота, принятых на том или ином предприятии.

Иногда составители допускают целый ряд ошибок, которые связаны с основным содержанием. Например, важно определить, какая именно структура отвечает за рассмотрение обращения. Но вне зависимости от содержания, наличие эмоций и домыслов недопустимо.

При внутренних расследованиях именно докладные записки часто служат отправными точками. Надо учитывать, что вину часто возлагают не только на самих сотрудников, но и на непосредственных начальников. Рекомендуется составлять документы сразу после обнаружения проступка. Иначе потом невозможно будет обнаружить ни одного следа. Сами по себе записки не могут служить доказательством наличия вины.

На каждом предприятии хранится стандартный образец, по которому заполняют записки. Это позволяет избегать при указании информации по составителю и адресату. Руководитель может составить ответ на записку, а может отклонить ее, если сочтет, что оснований для дальнейших действий не хватает. Любой подобный вопрос решается только внутренним руководством на предприятии. Получатель должен визировать документы, если планируется, что они выйдут за рамки той или иной организации. Подпись помогает подтвердить, что вторая сторона внимательно изучила записку вместе с ее содержанием.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Обсуждение: есть 1 комментарий

На мой взгляд, докладная записка — это немного устаревший инструмент организации работы с кадрами, иногда в ней существует необходимость, в частности при увольнении сотрудника. Но в целом, сейчас трудовые процессы более динамичны, ив преуспевающих фирмах у работников нет времени писать друг на друга должностные записки.

Ответить

Скачать:

Предварительный просмотр:

Директору

от учителя

Докладная записка

Сообщаю Вам, что учащийся 9 кл. ….класса на уроки постоянно приходит не подготовленным. Никакие воспитательные приёмы не работают. Регулярно не выполняет домашние задания. Не выполняет задания и по подготовке к экзаменам. Кроме того, указанный ученик неоднократно забывает учебники, тетради(забыть учебник и тетрадь в порядке вещей). Ученик со слабой познавательной активностью, успеваемостью, встречаю полное бездействие со стороны матери. Все промежуточные результаты по математике и физике контрольных работ и результаты административных контрольных работ за 1 полугодие 2015-2016 г.в форме ОГЭ неудовлетворительные(подросток и мать с ними ознакомлены под роспись). 21 декабря 2016 г. ученик вместе с матерью ….приглашался на Совет профилактики. Изменений в лучшую сторону не произошло. Мать считает, что она как-то окончила школу и просто не представляет что такое ГИА в реальности. Были даны разъяснения по поводу того, что если подросток плохо сдаст ОГЭ, то в большинство учебных заведений после 9 класса, его примут только на коммерческой основе, а смогут ли платить.
Подготовку к экзаменам начали в 8-ом классе и она не заладилась с самого начала.

Проводились беседы с матерью, но они ни к чему не привели. Матери было рекомендовано еженедельно посещать школу, но она в силу своей занятости (социальный работник) этого не делает.

Работа через дневник положительного результата не даёт, дневник часто матерью не проверяется. Работа с дневником уч-ся 9 кл. ….

Октябрь с 26-30. На каникулах заниматься самообразованием!

Ноябрь с 9-14. Записывай и делай домашнее задание ежедневно!

Ноябрь с 16-21: Уважаемая Н.В.! Найдите время дл просмотра дневника!

Ноябрь с 23-28: Заполни дневник! Родители! Приобретите сборники по подготовке к ОГЭ!

Декабрь с 1-5: Не выполнил домашнее по сборникам ОГЭ

Декабрь с 7-12: Уважаемые родители! Вы проигнорировали посещение школы 11 декабря! Спасибо за понимание!

28 декабря был не подготовлен к урокам по всем предметам, по немецкому языку не было учебника.

11 января не был на консультации по обществознанию(пришёл на урок физики не без учебника и тетради, про выполнение заданий по физике по сб. ОГЭ не идёт и речи).

18 января по сборникам ОГЭ ни по математике, ни по физике ни чего ни сделано. Молодец!

(12 января выполнение заданий по математике и физике по подготовке к ОГЭ не было.

А можно ли научить того. кто не хочет, не может, не сделает!?

Полагаю что, Вы как руководитель учебного заведения не должны оставлять подобные факты без внимания, тем более что ранее мной в устной форме неоднократно сообщалась информация об отношении ….. к выполнению дом. заданий, посещению консультаций, подавалась докладная в отношении этого ученика в прошлом уч. году.

Докладная часто составляется в случае, если начальнику отдела нужно доложить вышестоящему руководству о прогуле работника. В этой статье мы расскажем вам, как составляется докладная записка о прогуле работника. Образец смотрите ниже.

Для чего она необходима?

Прогул считается серьезным нарушением трудовой дисциплины, являющимся основанием для увольнения. Согласно , отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня, а также отсутствие на рабочем месте более четырех часов подряд в течение рабочего дня - является причиной, по которой работодатель имеет полное право .

Этот поступок работника нельзя оставить без внимания. Недобросовестный сотрудник, не явившийся на рабочее место без уважительной причины, должен понести ответственность за такое поведение. Сообщить работодателю о прогуле работника может непосредственный руководитель с помощью официального документа.

Докладная о прогуле работника (образец смотрите ниже) может составляться как по указанию работодателя, так и по собственному желанию сотрудников. С ее помощью можно сообщить о нарушении трудовой дисциплины работником, выразить недовольство тем, как он относится к выполнению своих трудовых обязанностей а также изложить свою точку зрения на ситуацию. Поэтому составителю документа важно правильно сформулировать свою позицию и привести доводы в ее пользу.

Готовый документ передается работодателю.

Правила составления докладной о прогуле

В случае невыхода на работу составляется записка, а также акт об отсутствии на рабочем месте. Эти документы направляются на рассмотрение руководителю. После их рассмотрения он будет принимать решение о дальнейших действиях. Если будет принято решение об увольнении, оно будет оформлено соответствующим .

После возвращения сотрудника на работу, он будет изложить причину своего отсутствия в объяснительной и передать ее руководителю.

Докладная за прогул (образец смотрите здесь) состоит из следующих пунктов:

в шапке указывается наименование организации, в которой работает сотрудник;

ФИО работодателя;

указывается название документа - докладная.

далее пишется формулировка, содержащая в себе описание ситуации. Обязательно нужно указать должность и ФИО сотрудника, не явившегося на рабочее место, а также период его отсутствия на работе. В документе следует обратиться к руководителю с просьбой рассмотреть инцидент и принять меры;

ниже указывается ФИО человека, написавшего докладную, его должность и дата.

Практически у каждого работника должен быть под рукой образец докладной записки. Это очень важный документ внутренней коммуникации, без которого невозможно нормальное функционирование большинства крупных учреждений.

Определение докладной записки

Докладной запиской называется документ, который предназначен для передачи информации по служебной вертикали снизу вверх. Он призван информировать непосредственного начальника о фактах и происшествиях, которые случаются в процессе выполнения работы.

Кроме информирования в докладной работник, ее составивший, предлагает меры, которые необходимо применить, проанализировав ситуацию.

Практически каждый руководитель отдела знает, как пишется служебная записка. Образец ее всегда находится на рабочем столе. Докладная имеет практически такую же структуру, но немного другую направленность.

Служебные записки направляются по горизонтали, от руководителя руководителю одного уровня. Докладные же пишутся от подчиненного к непосредственному руководителю по вертикали.

Тематика записок

Поводом для написания докладной записки может стать любое происшествие на предприятии. В наши дни, к примеру, образец докладной записки о хамстве сотрудника встречается не так часто, но еще лет 30-35 назад это было повсеместное явление.

Сегодня чаще встречаются докладные о невыполнении должностных обязанностей, об опоздании. Могут они составляться и для озвучивания просьбы конкретного работника или всего коллектива подразделения.

Также работники пишут докладные, информирующие о выполнении поручений, полученных от вышестоящего начальства, особенно если таковые были даны в письменной форме.

Производственные происшествия, непредвиденные ситуации или запланированные акции тоже регулярно становятся информационным поводом для того, чтобы написать докладную. Поэтому тематика этого документа довольно обширна и может охватывать абсолютно все моменты производственного процесса, о которых стоит доложить вышестоящему начальству.

Направленность докладной

На каждом предприятии знают, что докладные записки бывают двух видов: внутренние и внешние. Чаще используются внутренние. Они не выходят за пределы одного структурного подразделения и направляются от работника к непосредственному начальнику. Написать ее может каждый, у кого есть такая необходимость. Примером этому может служить докладная записка о невыполнении должностных обязанностей, образец которой есть в каждом отделе кадров.

Внешняя докладная выходит за пределы структурного подразделения и направляется от имени его начальника к своему вышестоящему руководителю. Если внутреннюю можно составить на обычном листе формата А4, то внешняя направляется только на фирменном бланке и заверяется печатью, если таковая имеется в подразделении. Но оба этих вида должны составляться строго по ГОСТу, иначе их нельзя приложить к общей документации предприятия.

Реквизиты

Согласно ГОСТу каждый образец докладной записки должен содержать определенные реквизиты, без которых документ перестает быть таковым.

Начинается докладная с реквизитов, указывающих на наименование предприятия или его структурного подразделения. Далее, так же как и в заявлении, идет шапка с указанием адресата и автора записки. При этом очень важно указывать полное название их должностей. С новой строки пишется название документа и сразу же под ним - его заглавие, которое начинается со слов «Касательно…» или «О…». Это сразу готовит читателя к тому, какого рода информация представлена в теле документа. Основная часть состоит из двух условных разделов. В первом излагается вся суть происшествия, а во втором даются рекомендации или составляется прошение о принятии мер по изложенному поводу. Закрывается докладная датой и подписью составителя с ее расшифровкой.

Лица, имеющие право составлять докладные

Каждый на предприятии должен знать, как правильно написать докладную на работника или по факту инцидента. От этого зависит, будет ли она правомерной и не выйдут ли все последующие действия за рамки закона.

Составить документ такого рода может каждый, кому выпадет подобная необходимость. Сотрудники самого низкого звена чаще подают информативные записки о ходе выполнения поручений, командировок и проверок. Реже они составляют докладные на своих коллег о невыполнении ими работы.

А вот руководители подразделений чаще следят за трудовой дисциплиной. Ее нарушение становится поводом для финансовых взысканий. Но для их назначения необходимо предоставить веские аргументы.

Как правило, вместе с докладной запиской руководителю подается и объяснительная, в которой указываются уважительные или не очень причины случившегося инцидента. На основании этих двух документов составляется соответствующий приказ по предприятию.

Доказательства обоснованности штрафных санкций

В каждом отделе кадров, в любой бухгалтерии есть образец докладной записки. Этот документ служит весомым подтверждением тому, что те или иные действия были произведены обоснованно.

На государственных предприятиях часто случаются проверки службами разных инстанций. Все они призваны подтвердить правомерность денежного оборота бюджетных средств. Безосновательное начисление премии или удержание из заработной платы – это серьезное нарушение, влекущее за собой штрафные санкции.

Но наличие докладной записки, по факту которой были предприняты законные действия, служит серьезным обоснованием тому или иному факту. Докладная записка может быть аргументом даже в судебном разбирательстве, если она составлена по форме и завизирована адресатом, получившим и ознакомившимся с ее содержанием.

Распространенность докладных записок

Так сложилось исторически, что форма докладной записки, образец которой приведен в данной статье, совершенно не прижилась в частном бизнесе. На фирмах и предприятиях, владельцами которых выступают частные лица, решать производственные вопросы больше принято в устной форме или через составление приказов. Это связано с тем, что в бизнесе значительно меньше контролирующих его внешних органов, перед которыми не нужно отчитываться в правомерности тех или иных поступков. Но и здесь есть место докладным, которые касаются финансового оборота, поскольку контроль со стороны налоговых органов все равно присутствует.

В государственных же учреждениях докладные записки – это распространенное явление. Они позволяют перестраховаться каждому подчиненному, передающему вместе с документом и ответственность за решение проблемы своему непосредственному начальнику.

Пример докладной записки на сотрудника

Самая простая докладная составляется по факту невыполнения должностных обязанностей или нарушения трудовой дисциплины работником.

Начинаем документ с наименования подразделения: «Информационный отдел Института аграрных исследований». Далее пишем шапку: «Начальнику информационного отдела Иванову И. И. от программиста третьего разряда Петрова П. П.».

В теле докладной излагаем суть записки: «Довожу до вашего сведения, что младший программист Сидоров Иван Иванович 02.06.2011 пришел на работу с опозданием в 2 часа и в состоянии сильного алкогольного опьянения. Уважительных причин и их доказательства нарушитель не предоставил, а на просьбу среагировал открытым хамством в мой адрес. Ввиду регулярности подобных нарушений трудовой дисциплины предлагаю принять соответствующие меры наказания с вынесением выговора и удержанием из заработной платы штрафа, равного оплате его труда за 2 часа, во время которых Сидорова И. И. не было на работе».

Закрывается докладная датой и подписью с расшифровкой.

Если внимательно изучить каждый образец докладной, станет заметно, что все они выдержаны в строгом официально-деловом стиле. Нет смысла отступать от него и вдаваться в подробности с их описанием разговорным стилем. Чем четче и лаконичнее текст, тем он ближе к настоящей докладной.

Обязательно стоит проанализировать описанный инцидент и дать свои рекомендации по этому поводу. Это не означает, что так и будет. Руководитель вправе сам решать, какие санкции предпринять, но чаще он соглашается с предложениями составителя докладной, поскольку у него нет времени вникать во все подробности.

Помните, докладная записка – это полноценный юридический документ, за достоверность которого вы ручаетесь собственной подписью.