Girişİclas protokolunun diaqramı. Nömrə, tarix, yer
Operativ iclasın qısa protokolunu tərtib edirik
V.F. Yankovaya, t.ü.f.d. ist. Elmlər üzrə müavini VNIIDAD-ın direktoru
Demək olar ki, bütün təşkilatlarda əməliyyat məsələlərinin müzakirə olunduğu iclaslar keçirilir. Çox vaxt belə görüşlər operativ adlanır. Onlar müxtəlif səviyyələrdə menecerlər tərəfindən aparılır: təşkilatın rəhbərindən tutmuş struktur bölmələrinin rəhbərlərinə qədər. Əməliyyat görüşləri müntəzəm olaraq (adətən həftədə bir dəfə) keçirilir və adətən qeyd olunur. Struktur bölmənin və ya iclası aparan rəhbərin katibi olmadıqda, əməliyyat iclasının protokolunun aparılması bölmənin işçilərindən birinə həvalə edilə bilər.
Bizim lüğət
Protokol kollegial orqanların iclaslarında, iclaslarında, konfranslarında və iclaslarında məsələlərin müzakirəsi və qərarların qəbul edilməsinin gedişatının ardıcıl qeydini özündə əks etdirən sənəddir*.
Problemlər və həll yolları
Əməliyyat görüşlərinin protokollarını tərtib etmək çox vaxt çətindir. Ən ümumi olanlara baxaq.
Problem: Protokolu aparan katib və ya kiçik işçilərdən biri müzakirə olunan məsələnin mahiyyətini anlamaya bilər və buna görə də məsələnin müzakirəsinin gedişatını qeyd etməkdə çətinlik çəkir.
Nə etməli? Belə vəziyyətlərdə katib iclasda çıxış edən işçi ilə və ya aydınlıq gətirə biləcək hər hansı digər işçi ilə əlaqə saxlamalıdır.
Problem: Əməliyyat görüşləri çox vaxt ciddi qaydalar olmadan keçirildiyindən, katibin görüş zamanı baş verən hər şeyi qeyd etməyə vaxtı olmaya bilər.
Nə etməli? Bu halda iclas zamanı səsin yazılması və onun stenoqramı əsasında protokolların tərtib edilməsi kömək edə bilər.
Problem: məsələnin müzakirəsi zamanı həm əhəmiyyətli, həm də əhəmiyyətsiz, hətta əhəmiyyətsiz məlumatlar ifadə oluna bilər və katib üçün protokolda qeyd edilməli olan əsas (vacib) məlumatları müəyyən etmək çətin ola bilər.
Nə etməli? Bu halda, protokolu tərtib etməzdən əvvəl katib bütün məlumatları təhlil etməli, əsası əhəmiyyətsizdən ayırmalı və protokola yalnız ən vacib məlumatları daxil etməlidir.
Ümumi qaydalar protokolun tərtib edilməsi
Protokol iclas zamanı səs yazısı və ya katib və ya digər işçi tərəfindən saxlanılan kobud əlyazma qeydləri, habelə iclas üçün hazırlanmış materiallar (məruzələrin mətnləri, çıxışlar, arayışlar, qərar layihələri, gündəliyi, siyahıları) əsasında tərtib edilir. iştirakçılar və s.).
İclasda səs yazısı aparılıbsa, iclasdan sonra yenidən çap olunur, sonra yazılı mətn redaktə edilir və işlənmiş formada protokola daxil edilir. İclasın protokolunun tərtib edilməsi üçün ayrılan müddət iclasın keçirildiyi tarixdən üç gündən beş gündən çox olmamalıdır. Operativ iclasların protokolları iclasın keçirildiyi gün və ya iclasdan sonra bir-iki gün müddətində tərtib edilir və icra edilir.
Protokollar tam və ya qısa ola bilər. Tam protokolda iclasdakı bütün çıxışların qeydləri, məruzəçiyə verilən suallar, müzakirədə iştirak edən şəxslərin çıxışları və qəbul edilən qərarlar. Qısa protokolda yalnız çıxış edənlərin adları, çıxışın mövzusu, çıxışın xülasəsi və qəbul edilmiş qərarlar göstərilir.
Əməliyyat görüşlərinin gedişi, bir qayda olaraq, qısa protokollarda qeyd olunur.
İclasın protokolu ümumi blankda, standart A4 vərəqində və ya xüsusi hazırlanmış protokol blankında tərtib edilir.
Protokolun tələb olunan təfərrüatları bunlardır:
· təşkilatın adı
· Ad sənəd növü(DƏQİQƏ) görüşün növünü göstərir
görüşün tarixi
· qeydiyyat nömrəsi protokol
görüşün yeri
· imzalar.
Qısa protokolun mətni
Protokolun mətni iki hissədən ibarətdir: giriş və əsas.
Qısa protokolun giriş hissəsində sədr və katibin adları, iştirakçıların (iştirak edənlərin) və dəvət olunmuş şəxslərin vəzifələri və adları, gündəliyi göstərilir. İclasda 15-dən çox iştirakçı varsa, bu barədə protokolda qeyd olunmasına icazə verilir ümumi miqdar iştirakçılar, vəzifə və adları göstərilməklə iştirak edənlərin siyahısı protokolun əlavəsində verilir, məsələn:
Hazırda: 16 nəfərdən ibarət idarə heyətinin üzvləri. (siyahı əlavə olunur).
İclasa dəvət olunmuş şəxslərin adları “Dəvət olunur” sözündən sonra şəxsin vəzifəsi və təşkilatın adı göstərilməklə göstərilir.
Gündəlikdə baxılan məsələlər göstərilir; məruzəçinin (çıxışçının) vəzifəsi və soyadı əlavə olaraq göstərilə bilər; Bir neçə sual varsa, onlar nömrələnir Ərəb rəqəmləri və müzakirə ardıcıllığı ilə düzülür. Gündəlik məsələləri “haqqında” (“haqqında”) ön sözü ilə tərtib edilir, məsələn:
İclasın protokolu, müzakirənin stenoqramı. Nümunə, şablon, nümunə. Struktur. Kompilyasiya. Bəstələmək, yazmaq. Təlimatlar
Struktur, iclas protokolu şablonu
Birinci natiqin çıxışının stenoqramı
İkinci natiqin çıxışının stenoqramı
Qərarlar verildi
Görüş üçün materiallar
İclasdan əvvəl iştirakçılara iclası hazırlamaq və qərarlar qəbul etmək üçün zəruri olan materiallar, məsələn, iclasda təsdiq edilməli olan məlumat qeydləri, sənədlərin ilkin variantları (planlar, müqavilələr, büdcələr və s.) göndərilir. Bütün iclas iştirakçılarına görüşün tarixi, vaxtı və yeri, görüşün təşəbbüskarı və tədbiri təşkil edən əlaqə adamı haqqında məlumat göndərilir. Əlaqədar şəxsə təşkilati xarakterli suallar verə bilərsiniz (oraya necə çatmaq, bileti necə sifariş etmək, maşını harada saxlamaq lazımdır). Materiallarda qeyd edilməli olan şəxslərə mahiyyəti üzrə suallar verilir. Müxtəlif materiallar üçün müxtəlif əlaqə adamları göstərilə bilər.
Məsələn, protokol nümunəsi
İclasın tarixi, vaxtı və yeri: 10/01/2010 12:30 - 13:30 Mərkəzi ofis. N34 iclas zalı.
Təşəbbüskar: Baş direktor Svistunova Olga Vasilievna
İştirakçıların siyahısı
İclasın katibi: Assistent baş direktor Erofeev Qriqori Anatolieviç
İclasa aşağıdakılar göndərilib:
Təhlükəsizlik rəisinin hesabatı
Şirkət işçilərin elektron poçt ünvanlarının (soyadın baş hərfləri və ilk iki hərfi) kodlaşdırılması qaydaları qəbul edib ki, bu da üçüncü tərəflərə istənilən işçinin e-poçt ünvanını asanlıqla öyrənməyə imkan verir. Bu, heterojen olan icazəsiz e-poçtların axınlarına gətirib çıxarır kommersiya təklifləri və digər lazımsız məlumatlar.
Təqdimatla bağlı sual verilməyib.
İnformasiya texnologiyaları xidmətinin rəhbərinin hesabatı
Mövcud ünvanlardan imtina etmək imkanı yoxdur, çünki onlar əsas qarşı tərəflərə və tənzimləyici orqanlara məlumdur. Bütün işçilər üçün başqa bir qutunun olmasını təklif edirəm e-poçt- aktiv yazışmalar üçün. Kodlaşdırmanı elə hazırlayın ki, işçinin ünvanını onun tam adı ilə müəyyən etmək mümkün olmasın. Poçt filtrlərini elə konfiqurasiya edin ki, köhnə ünvanlara göndərilən məktublar ciddi filtrasiyaya məruz qalsın. Yeni ünvanlara məktubların süzülməsi daha yumşaq aparılmalıdır. Mümkünsə, ünvanlardakı dəyişikliklər barədə qarşı tərəfləri xəbərdar edin. İşlər İnformasiya Texnologiyaları Departamenti tərəfindən həyata keçiriləcək.
Natiqə sualı maliyyə şöbəsinin müdiri verdi: Təklif olunan sistemin təşkili xərcləri informasiya texnologiyaları şöbəsi tərəfindən işlənibmi? Bəlkə bu işi kənardan götürmək daha səmərəli olar?
Cavab verin. Xeyr, məsələ öyrənilməyib.
Maliyyə departamentinin rəhbərinin şərhi: Qərarın aşağıdakı redaksiyada təsdiq edilməsini təklif edirəm: İnformasiya Texnologiyaları Departamenti e-poçt ünvanları ilə bağlı vəziyyəti düzəltmək üçün tədbirlər hazırlamalı və onların həyata keçirilməsinə çəkilən xərclər məsələsini təkbaşına və autsorserlər. Ən ucuz variantı götürün.
Cavab verin. Etiraz yoxdur.
Qərarlar verildi
E-poçt ünvanlarının kodlaşdırılma sırasını dəyişdirin. E-poçt ünvanlarını köhnə kodlaşdırmada saxlayın, lakin onlara göndərilən e-poçtları ciddi şəkildə süzün.
Tapşırığı yerinə yetirmək üçün informasiya texnologiyaları şöbəsi beş iş günü ərzində iş tapşırığı hazırlayacaq. Başqa beş iş günü ərzində işi özünüz yerinə yetirmək xərclərini və autsorsinq xərclərini müəyyənləşdirin. Xərc hesablamalarına əsasən işin necə yerinə yetiriləcəyinə qərar verin. 15 iş günü ərzində işi özünüz və ya autsorserlər tərəfindən yerinə yetirin. Qərarın icrasına nəzarət mühafizə xidmətinin rəisinə həvalə edilsin.
Komissiya iclasının protokolunun nümunəsi
Komissiya iclasının tam protokolunun nümunəsinə baxaq. Protokolun tərtib edilməsi qaydaları eynidir və iclasın növündən asılı deyildir (sertifikasiya komissiyası, ekspert komissiyası, bir şeyin və ya şuranın, işçi qrupunun, komitənin və s. iclasının keçirilməsi üçün komissiya), əgər bu, müvafiq normativ aktda xüsusi olaraq tənzimlənməyibsə.
Hesabat, bir qayda olaraq, iclas zamanı aparılan qeydlərə əsasən və ya iclasın katibinə təqdim edilən materiallar əsasında tərtib edilir. Ofis işləri üçün təlimatlarla təmin edilmiş ümumi formada və ya standart A4 vərəqində tərtib edilir. Lazımi təfərrüatlar və onların yeri aşağıda komissiya iclasının nümunə protokolunda verilmişdir.
2. DİNLƏNDİ:
Zaliqvatski R.Yu - işə başlaması barədə məlumat verdi...
2.1. Qeyd edin və işinizdə istifadə edin...
2.2. Hüquq şöbəsi(Kukuşkin A.P.) əsasnamə layihəsini yekunlaşdırsın. Son tarix: 21 noyabr 2014-cü il.
2.3. Tamam... 30/11/2014 tarixinə qədər. Məsul - iqtisadiyyat şöbəsinin müdiri Balalaika S.R.
Sədr İ.M. Zagorulko
Katib M.P. Yaqodkina
Başqa necə protokol tərtib etmək olar, baxın konkret misal ekspert komissiyasının iclasının protokolu. Bu məqalədə verilmiş nümunə protokol formatı doc formatında yükləmək üçün mövcuddur.
İndi bir neçə dəqiqləşdirmə. Protokolun tarixi (şifahi və rəqəmsal olaraq göstərilir) həmişə iclasın tarixidir, hətta sənəd daha sonra tərtib olunsa belə. Hər bir növ üzrə protokollar ayrıca qeydiyyata alınır və nömrələrin verilməsinə hər ilin əvvəlindən başlanır. Protokol nömrəsinə hərf şəkilçiləri əlavə edilə bilər. Birgə görüşlər üçün kompozit nömrələr göstərilir (kəsr vasitəsilə).
Əgər 15-dən çox şəxs iştirak edirsə, onlar protokol formasında qeyd edilmir. Protokolun tərkib hissəsi olacaq siyahıya keçid verilir. İclasda müxtəlif təşkilatların nümayəndələri iştirak edibsə, onların vəzifəsi və iş yeri göstərilməlidir.
Gündəlik maddələri nömrələnir və həmişə “Haqqında...” və ya “Haqqında...” ön sözü ilə başlayır.
Baxılan hər bir məsələnin sxemi standart şəkildə qurulub: “DİNLƏDİ” – “DANİŞDİ” (əgər müzakirə və ya sual verilməyibsə, bu hissə keçilə bilər) – “QƏRAR EDİLDİ” və ya “QƏRAR EDİLDİ”.
Soyaddan sonra (işə diqqət yetirin - kimə “qulaq asdı” və kimin “danışdı”?), çıxışların əsas məzmunu protokolun mətninə daxil edilir (üçüncü tək şəxsdən keçmiş zamanda ifadə edilir - “təqdim edilir”, “qeyd edilir”, “təklif olunur” və s.) və ya protokola ayrıca əlavələr şəklində verilir.
Qəbul edilmiş qərar inzibati sənədlərdə qəbul edilmiş formada tərtib edilir (“vəzifənin təsdiq edilməsi”, “proqramın hazırlanması” və s.). Əgər göstərişlər verilirsə, o zaman məsul icraçı və müddət göstərilməlidir. Səsvermənin nəticələri zəruri hallarda dispozitiv hissədə verilir: “lehinə” – 5 səs, “əleyhinə” – xeyr, “bitərəf” – 2 səs, qərar 5 səslə qəbul edilib.
Protokol yalnız sədr və katib tərəfindən imzalanır (komissiyanın digər üzvləri tərəfindən tələb olunmur). Bəzi protokol növləri təşkilatın rəhbəri tərəfindən təsdiq edilməlidir, məsələn, ekspert komissiyasının iclasının protokolu. Bu halda biz təsdiq möhürü əlavə edirik.
Ümid edirəm ki, bu nümunələrin köməyi ilə siz indi asanlıqla iclasın istənilən protokolunu tərtib edə biləcəksiniz.
Evgeniya Polosa
**HÜQUQİ YARDIMA ehtiyacınız varsa, indi onlayn məsləhət alın.
Bu məqaləni əlavə etdiyiniz üçün təşəkkür edirik:
Nümunə. Qısa protokol forması
QISA PROTOKOL FORMASI
ad
müəssisələr
PROTOKOL
"__"______ 20__
№ ______________
_________________
İstehsal
Sədr - ________________________________________________________________
Katib - ______________________________________________________
Təqdimatçı: ______________________________________________________
(adlar, soyadlar, baş hərflər)
Əhatə olunan məsələlər:
2. _____________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Qəbul edilən qərarlar:
1. _____________________________________________________________
İclasların hazırlanması və protokolların hazırlanması
Hansı protokoldan danışırıq?
İdarəetmə təcrübəsində niyyət protokolu, təsdiq protokolları və maddi sübutların (sənədlərin) götürülməsi protokolları kimi protokol növlərindən istifadə olunur. Qanunda səhmdarların ümumi yığıncağının əsas sənədləri arasında yığıncağın protokolları və hesablama komissiyasının protokolları adlanır.
Bundan əlavə, inzibati funksiyaların həyata keçirilməsi zamanı bir vəzifəli şəxs tərəfindən protokol tərtib edilə bilər - yol-nəqliyyat hadisəsi haqqında protokol, həbs haqqında protokol və s. Bu protokol növlərinin hər biri müvafiq standart formaya malikdir.
Bu yazıda biz danışacağıq kollegial idarəetmə tədbirinin nəticələrinə əsasən tərtib edilən protokol- görüşlər, konfranslar və ya sessiyalar. Bu sənəd üçün nəzərdə tutulub sənədlər məsələlərin kollegial müzakirəsi və qərarların qəbulu.
Rus ofis işində protokol 18-ci əsrin əvvəllərindən, qərar qəbul etməzdən əvvəl bir məsələni müzakirə etmək üçün idarəetmə praktikasında tətbiq olunmağa başladığı dövrdən istifadə olunur. Tarixən protokol belədir:
Müasir idarəetmə təcrübəsində müxtəlif rütbəli menecerlərin keçirdiyi iclasların fəaliyyətini sənədləşdirmək üçün protokollar tərtib edilir. Protokollar həmçinin konfransların, iclasların, seminarların və s. işlərini əks etdirmək üçün istifadə olunur.
Əməliyyat görüşləri zamanı protokolların tərtib edilməsi zərurəti barədə qərarı onları təyin edən və aparan rəhbər qəbul edir. Yığıncaq hansısa problem barədə tabeliyində olanlara məlumat vermək, əvvəllər qəbul edilmiş qərarın izahı və s. haqqındadırsa, o zaman protokola ehtiyac olmaya bilər. Ancaq belə bir əməliyyat iclasının protokollarının tərtib edilməsi zərurəti də mümkündür. Bu halda protokolda iştirak edənlərin tərkibi, söylənilən rəy və ya təkliflər qeyd olunur.
Görüşə hazırlıq
Daimi kollegial orqanların işinin sənədləşdirilməsinin xüsusiyyətləri
Daimi kollegial orqanlar (şuralar, kollegiyalar, komissiyalar) fərqlənirlər yüksək dərəcə işinizi təşkil etmək.
Bu, mövcudluqda ifadə edilir:
Reallıqda üç bənddən ibarət bu siyahı (maksimum proqram) kollegial orqanın bir katibinə (minimum proqram) endirilə bilər. İndi bu üç məqamı daha ətraflı şərh edək.
IN qaydalar Kollegial orqan iclasların tezliyini, qəbul edilən qərarların növünü, fəaliyyətin sənədləşdirilməsi qaydasını, iclasın gününü və vaxtını müəyyən edir. Bəzən müəssisələrdə yalnız bir kollegial orqanın deyil, hər hansı bir kollegial fəaliyyətin işinə aid olan iclasların keçirilməsi qaydaları var.
Protokol arasındadır zəruri sənədlər, ilk növbədə ona görə ki, iclasın faktını, orada qəbul edilən qərarları və onların icra müddətini qeyd edir. Bu sənəd sonradan qərar və ya qərarın verilməsi üçün əsas ola bilər (yəni. inzibati sənəd) bu kollegial orqanın.
Daimi kollegial orqanlar olmalıdır il üçün iş planı. müzakirə ediləcək əsas məsələləri ehtiva edir.
Daimi kollegial orqanlar adətən olur aparat. bu orqanın fəaliyyətini təmin edir. Bu bölməyə mütəxəssis və ya menecer kateqoriyasına aid olan katib (elmi şuranın katibi, şuranın katibi və s.) rəhbərlik edir. Bu vəzifəli şəxs iclasların təşkilinə, daimi kollegial orqanların fəaliyyətinin sənədləşdirilməsinə və sənədlərin mühafizəsinə cavabdehdir.
Görüşlərə hazırlıq
Lakin kollegial qərarların qəbulu forması kimi iclaslar təkcə kollegial orqanın üzvləri ilə deyil, hər hansı bir iştirakçı tərkibi ilə keçirilə bilər. Bunlar şöbə müdirlərinin iclasları və ya konkret məsələ ilə bağlı müəyyən struktur bölmələrinin mütəxəssislərinin iclasları ola bilər. Hər halda, 3 nəfərdən artıq toplantının təşkilinə gəlincə, bunu şansa buraxmaq olmaz. İclasın hazırlanması nə qədər yaxşı olarsa, iclasın özündə müzakirələrə bir o qədər az vaxt sərf olunacaq və daha səmərəli qərarlar qəbul ediləcək.
İclasın hazırlanması zamanı sənədlər ardıcıl olaraq ortaya çıxır, daha sonra protokola əlavələr olur və ya onlardan məlumatlar ona daxil olur.
Bu seriyanın ilk sənədidir gündəm I. O, sədrin (kollegial orqanın və ya bu xüsusi iclasın) göstərişi və əsasnamənin (əgər varsa) müddəaları əsasında katib tərəfindən tərtib edilir. Gündəliyi formalaşdırarkən müzakirə olunan məsələlərin mürəkkəbliyini nəzərə almaq lazımdır ki, müzakirə iclas üçün ayrılmış vaxta uyğun olsun.
Gündəlik iclas iştirakçılarına və dəvət olunanlara göndərilir. Çağırış vərəqəsinin bir neçə nüsxəsi katibdə qalır. Onlar gələcək protokolları tərtib etmək və iclası keçirmək üçün istifadə olunur.
Gündəlikdə müzakirə olunan məsələlərin sayı və ardıcıllığı, çıxış edənlərin adları, iclasın tarixi və vaxtı, habelə onun yeri göstərilir. Beləliklə, gündəm həm qarşıdan gələn iclasla bağlı bildiriş sənədi, həm də iştirakçılara dəvətdir.
Gündəlik istənilən formada ola bilər. Biz iki variant təqdim edirik: birincisi daha rəsmidir (1-ci nümunəyə bax) və ikincisi edəcək və əməliyyat görüşlərinin keçirilməsi üçün (bax. Nümunə 2). Baxmayaraq ki, operativ iclasları hazırlayarkən katib çox vaxt gündəliyin yazılı şəkildə göndərilməsinə məhəl qoymur, yalnız iştirakçılara şifahi məlumat verməklə məhdudlaşır.
Protokol– kollegial orqanların iclaslarında, iclaslarında, konfranslarında və iclaslarında məsələlərin müzakirəsi və qərarların qəbulu prosesinin ardıcıl qeydini özündə əks etdirən sənəd.
Protokol kollegial orqan və ya işçilər qrupunun birgə qərar qəbul etmə fəaliyyətini əks etdirir. Yaradılan görüş protokollarından idarəetmə fəaliyyəti təşkilatlarda təhqiqat, bəzi inzibati orqanlar və təhlükəsizlik orqanlarının protokollarını fərqləndirmək lazımdır. ictimai asayiş(məsələn, sanitar müfəttişin protokolu, yol-nəqliyyat hadisəsi protokolu və s.), habelə müqavilə tipli protokollar (razılaşmaların protokolları, fikir ayrılıqlarının uzlaşdırılması protokolları, qiymətlərin razılaşdırılması protokolları və s.).
Daimi və müvəqqəti kollegial orqanların iclasları (federal icra hakimiyyəti orqanlarının kollegiyaları, əmək kollektivlərinin yığıncaqları, səhmdarların yığıncaqları, direktorlar şuralarının iclasları və s.) məcburi protokollarla tərtib edilir.
İclas (müşavirə) zamanı aparılan qeydlər, təqdim olunan məruzə və çıxışların tezisləri, sertifikatlar, qərar layihələri və digər materiallar əsasında protokol tərtib edilir.
Protokollar katib və ya başqa təyin edilmiş şəxs tərəfindən aparılır. Protokolda qeydlərin düzgünlüyünə görə iclasa rəhbərlik edən sədr və katib məsuliyyət daşıyır.
Protokollar verilə bilər dolu və ya qısa məsələnin müzakirəsinin buraxıldığı və yalnız bu barədə qəbul edilmiş qərarın qeyd edildiyi forma.
İclasda protokolun hansı formada aparılması barədə qərarı kollegial orqanın rəhbəri və ya təşkilatın rəhbəri qəbul edir.
Protokolun başlığında kollegial fəaliyyət növünün (iclas, iclas və s.) adı və fəaliyyəti qeydə alınan orqanın adı (attestasiya komissiyasının iclasının protokolu...; ümumi iclasın protokolu) göstərilir. səhmdarların yığıncağı...).
Mətn tam protokol iki hissədən ibarətdir: giriş və əsas.
IN giriş hissəsi iclasda sədrlik edənin (sədrlik edənin), katibin, iclasda iştirak edənlərin və zəruri hallarda iclasa (müşavirəyə) dəvət olunmuş şəxslərin inisialları və soyadları göstərilir. İclasda (iclasda) müxtəlif dövlət orqanlarının və təşkilatlarının nümayəndələri iştirak etdikdə hər bir şəxsin iş yeri və vəzifəsi göstərilir.
İştirak edənlərin sayı 15 nəfərdən çox olarsa, protokolun giriş hissəsində protokolun tərkib hissəsi olan siyahıya istinad edilir, məsələn:
Hazırda: 25 nəfər. (siyahı əlavə olunur).
“Sədr”, “Katib”, “Hazırkı” sözləri başlıqdan və bir-birindən iki intervalla ayrılaraq, tabulatorun sıfır mövqeyinin solunda (sahədən) çap olunur.
Protokolun giriş hissəsi baxılacaq məsələlərin siyahısını ehtiva edən, əhəmiyyət sırası ilə sadalanan, baxılacaq hər bir məsələ üzrə məruzəçinin göstərildiyi gündəliklə başa çatır. Gündəlik məsələləri sol kənardan çap edilmiş və ərəb rəqəmləri ilə nömrələnmiş “O”, “Haqqında” ön sözü ilə tərtib edilmişdir.
Əsas hissə Protokolun mətni gündəlikdəki məsələlərə uyğun olan bölmələrdən ibarətdir. Hər bölmənin mətni aşağıdakı sxemə uyğun qurulur:
DİNLƏDİ:...
DANIŞAN:...
QƏRAR EDİLDİ (QƏRAR EDİLDİ):...
“DİNLƏDİ” bölməsində məruzəçinin soyadı və baş hərfləri, məruzəsinin məzmunu (mesaj, məlumat, məruzə) verilir. Məruzənin mətni məruzəçi tərəfindən yazılı formada təqdim edildikdə, çıxışın mövzusu göstərildikdən sonra “məruzənin mətni əlavə olunur” qeydinin aparılmasına icazə verilir.
“NATİCƏLƏR” bölməsində müzakirədə çıxış edən şəxslərin adları və baş hərfləri, habelə onların çıxışları, o cümlədən məruzəçiyə verilən suallar göstərilir. Lazım gələrsə, natiqin adından sonra onun vəzifəsi göstərilir.
“QƏRAR EDİLDİ (QƏRAR EDİLDİ)” bölməsində ikili şərhə yol verməmək üçün qısa, dəqiq və lakonik şəkildə tərtib edilmiş qərar qeydə alınır. Qərarla yanaşı, “lehinə”, “əleyhinə”, “bitərəf” verilmiş səslərin sayı, habelə səsvermədə iştirak etməyən şəxslərin siyahısı göstərilir. Qərarda bir və ya bir neçə bənd ola bilər, onlar əhəmiyyətinə görə düzülür, hər biri nömrələnir.
Gündəliyə uyğun olaraq “DİNLƏDİ” sözündən əvvəl nömrə qoyulur. “DİNLƏDİM”, “DANIŞDI”, “QƏRAR EDİLDİ (QƏRAR EDİLDİ)” sözləri sol kənardan böyük hərflərlə çap olunur və iki nöqtə ilə bitir. “DİNLƏDİ”, “DANIŞILDI”, “QƏRAR EDİLDİ (QƏRAR EDİLDİ)” bölmələrinin mətni yeni sətirdə 1,5 sətir intervalı ilə çap olunur. Natiqlərin hər bir soyadı və inisialları nominativ halda yeni sətirdə çap olunur, nitqin qeydi soyaddan defislə ayrılır.
Mətn qısa protokol də iki hissədən ibarətdir. Giriş hissəsində sədrlik edənin (sədr), katibin baş hərfləri və soyadları, habelə iştirak edənlərin baş hərfləri və soyadları göstərilir. “Hazırkı” sözü sol kənardan çap olunur, altından xətt çəkilir və sözdən sonra iki nöqtə qoyulur. İştirak edənlərin vəzifələrinin adları aşağıda çap edilmiş və vəzifələrin adlarının sağında onların baş hərfləri və soyadları verilmişdir. Vəzifə adları ümumi şəkildə göstərilə bilər. İştirak edənlərin çoxsətirli vəzifə adları 1 sətir intervalı ilə çap olunur.
Siyahı protokolun əsas hissəsindən bərk xətt ilə ayrılır.
Protokolun əsas hissəsində gündəliyə uyğun məsələnin nömrəsi, məsələnin məzmunu və qəbul edilmiş qərarlar göstərilir. Sualın adı rum rəqəmi ilə nömrələnir və “O” (“Haqqında”) ön sözü ilə başlayır, 15 nömrəli şrift ölçüsü ilə ortalanır və birdən çox olmayan məsafədə sonuncu sətirdən bir sətir aşağıda altı çizilir. boşluq. Sətirin altında soyadlar göstərilir məmurlar müzakirə zamanı çıxış edənlər bu məsələ. Soyadlar 1 sətir intervalı ilə çap olunur. Sonra məsələ ilə bağlı qəbul edilmiş qərar göstərilir.
Tam və qısa protokolun tərtibinə dair nümunələr 16 saylı Əlavədə verilmişdir Metodoloji tövsiyələr Federal Arxiv Agentliyinin 23 dekabr 2009-cu il tarixli 76 nömrəli əmri ilə təsdiq edilmiş federal icra hakimiyyəti orqanlarında işgüzar iş üçün təlimatların hazırlanması haqqında.
İclasın protokolu sədr və katib tərəfindən imzalanır. Xüsusilə vacib hallarda, protokol məruzəçilər tərəfindən imzalanmalı, nitqin yazılması səviyyəsində vizalar sənədin sol kənarına yapışdırılır;
Protokolun tarixi tədbirin keçirildiyi tarixdir (görüş, görüş və s.). Bir neçə gün davam etdisə, iclasın başlama və bitmə tarixləri tire ilə göstərilir. Məsələn: 06/16-17/2010 və ya 16/06/2010-06/17/2010.
Protokollara təqvim ili ərzində hər bir protokol qrupu üzrə ayrıca seriya nömrələri verilir: kollegiya iclaslarının protokolları, əlaqələndirmə, ekspert şuralarının və digər orqanların protokolları. Birgə iclasların protokolları yığıncaqda iştirak etmiş təşkilatların protokollarının seriya nömrələri daxil olmaqla, mürəkkəb nömrələrə malikdir.
Protokolların surətləri zəruri hallarda paylanma indeksinə uyğun olaraq maraqlı təşkilatlara və vəzifəli şəxslərə göndərilir; göstərici məsələyə baxılmasını hazırlamış bölmənin məsul işçisi tərəfindən tərtib edilir və imzalanır. Protokolların surətləri Qeydlərin İdarə Olunması Xidmətinin möhürü ilə təsdiq edilir.
Qəbul edilmiş qərarlar müvafiq blankda tərtib edilən və Uçotların aparılması xidmətinin möhürü ilə təsdiq edilən protokollardan çıxarışlar şəklində icraçılara çatdırılır.
Protokoldan çıxarış təmsil edir dəqiq surətiçıxarışın hazırlandığı gündəliyin məsələsinə aid orijinal protokolun mətninin hissələri.
Protokoldan çıxarış formanın bütün təfərrüatlarını, mətnin giriş hissəsini, çıxarışın hazırlandığı gündəliyin məsələsini, məsələnin müzakirəsini və qəbul edilmiş qərarı əks etdirən mətni əks etdirir. Protokoldan çıxarış yalnız katib tərəfindən imzalanır, o da onu təsdiq edir.
Normativ hüquqi aktlarda ayrı-ayrı protokol növlərinə dair əlavə tələblər müəyyən edilə bilər ki, onlar tərtib edilərkən və emal edilərkən nəzərə alınmalıdır.
Məsələn, səhmdar cəmiyyətinin direktorlar şurasının (müşahidə şurasının) iclaslarının protokolları tərtib edilərkən aşağıdakı normativ hüquqi aktlarla müəyyən edilmiş tələblər nəzərə alınmalıdır:
- Federal qanun 26 dekabr 1995-ci il tarixli, 208-FZ nömrəli "Haqqında səhmdar cəmiyyətləri";
- Hökumətin iclasında Korporativ Davranış Kodeksi təsdiq edilib Rusiya Federasiyası 28 noyabr 2001-ci il tarixli (protokol No 49), Federal Bazar Komissiyasının əmri ilə istifadə üçün tövsiyə edilmişdir. qiymətli kağızlar 4 aprel 2002-ci il tarixli, № 421/r.
Giriş.
İdarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi idarəetmə tədbirlərinin həyata keçirilməsi üçün zəruri olan məlumatların müəyyən edilmiş qaydalara uyğun olaraq müxtəlif daşıyıcılarda qeyd edilməsi (qeyd edilməsi) və emalı ilə bağlı bütün prosesləri əhatə edir. Sənədləşmə təbii dildə (əl yazısı və makinada yazılmış sənədlər, o cümlədən teleqramlar, telefon mesajları, maşın mesajları), habelə yeni daşıyıcılardan (perfokartlar, perfos lentlər, maqnit lentlər, kartlar, disketlər və s.) istifadə etməklə süni dillərdə aparılır. .)"
İdarəetmə sənədlərinin tərkibi təşkilatın səlahiyyətləri və funksiyaları, məsələlərin həlli qaydası, digər təşkilatlarla əlaqələrin həcmi və xarakteri ilə müəyyən edilir və sənədlər cədvəlində qeyd olunur. İdarəetmənin bütün səviyyələrində idarəetmə hərəkətlərinin sənədləşdirilməsi qaydalarının birliyi istifadə etməklə təmin edilir Dövlət sistemi idarəetmə (GSDOU) və vahid sənədləşdirmə sistemləri (UDS) üçün sənədləşdirmə dəstəyi.
Vahid sənədləşmə sistemləri müəyyən bir fəaliyyət sahəsində idarəetmə üçün zəruri olan məlumatları ehtiva edən vahid qaydalara və tələblərə uyğun olaraq yaradılan bir-biri ilə əlaqəli sənədlər toplusudur. ABŞ dolları həm kompüter texnologiyasının köməyi ilə, həm də istifadə üçün nəzərdə tutulub ənənəvi üsullar informasiya emalı.
Adı, forması və rekvizitlərinin tərkibinə görə idarəetmə sənədləri ABŞ dollarına, dövlət büdcəli təhsil müəssisəsinin tələblərinə, təşkilatın əsasnaməsinə (nizamnaməsinə) və s. normativ sənədlər, sənədləşdirmə qaydalarını ehtiva edir.
Bunun məqsədi sınaq işi protokol anlayışını vermək, onun tərtibi qaydalarını əks etdirmək, həmçinin protokolların hansı formalarının olduğunu göstərməkdir.
1. Protokol anlayışı və onun məqsədi.
İdarəetmə sənədləri arasında protokollar xüsusi yer tutur. Onlar vahid təşkilati və inzibati sənədlər sisteminin bir hissəsidir.
Protokol - iclaslarda, iclaslarda, iclaslarda, konfranslarda məsələlərin müzakirəsi və qərarların qəbul edilməsinin gedişini qeyd edən sənəd
Nəzərə almaq lazımdır ki, təşkilat və müəssisələrin fəaliyyətində tez-tez “Protokol” adlanan sənədlər tərtib olunur, lakin onlar yuxarıda göstərilən tərifə aid edilmir. Bəli, ərazidə müqavilə münasibətləri niyyət protokolları, fikir ayrılıqları protokolları, təsdiq protokolları tərtib edilir; Səhmdarların ümumi yığıncağının əsas sənədləri arasında qanunvericilikdə hesablama komissiyasının protokolları və s. Bu tip protokollar məqsədlərinə görə aktlara bənzəyir: onlar faktları və ya hadisələri qeyd edir və təsdiqləyirlər.
Müvəqqəti və ya daimi kollegial orqanlar, komissiyalar və s. olan istənilən təşkilatda protokollar tərtib edilir. Onların fəaliyyət forması iclaslarda və ya iclaslarda cari məsələlərin müzakirəsi və çox vaxt səsvermə yolu ilə birgə qərarların qəbul edilməsidir.
Ölkəmizdə səhmdar cəmiyyətlərin yaranması ilə bu tip sənədə diqqət daha da artmışdır. Ali orqanlar Səhmdar cəmiyyətinin idarə edilməsi kollegial xarakter daşıyır və onların fəaliyyətini əks etdirən protokollar ən mühüm idarəetmə sənədlərindən birinə çevrilir. Söhbət protokollardan gedir ümumi yığıncaqlar səhmdarlar, direktorlar şurası və rəhbərliyin iclasları. Təsadüfi deyil ki, “Səhmdar cəmiyyətlər haqqında” Federal Qanun və s hüquqi aktlar bu sənədlərin məzmununa xüsusi diqqət yetirin.
2. Protokolların tərtibi qaydaları
Protokol - kollegial orqanların iclaslarında, iclaslarında, konfranslarında və iclaslarında məsələlərin müzakirəsi və qərarların qəbulu prosesinin ardıcıl qeydini özündə əks etdirən sənəd.
Protokol kollegial orqan və ya işçilər qrupunun birgə qərar qəbul etmə fəaliyyətini əks etdirir. Təşkilatların idarəetmə fəaliyyətində yaradılmış iclas protokollarından təhqiqat, bəzi inzibati orqanların və ictimai asayişi mühafizə orqanlarının protokollarını (məsələn, sanitar müfəttişin protokolu, yol-nəqliyyat hadisəsi protokolu və s.) ayırmaq lazımdır. .), habelə müqavilə tipli protokollar (razılaşmaların protokolları, fikir ayrılıqlarının uzlaşdırılması protokolları, qiymət razılaşması protokolları və s.).
Daimi və müvəqqəti kollegial orqanların iclasları (federal icra hakimiyyəti orqanlarının kollegiyaları, əmək kollektivlərinin yığıncaqları, səhmdarların yığıncaqları, direktorlar şuralarının iclasları və s.) məcburi protokollarla tərtib edilir. İclasların gedişi, stenoqramlar, səs yazıları və iclas üçün hazırlanmış materiallar (məruzələrin mətnləri, çıxışlar, şəhadətnamələr, qərar layihələri, gündəliyi, dəvət olunmuş şəxslərin siyahıları və s.) qeydə alınması əsasında protokol tərtib edilir.
Protokolda baxılan məsələlərə dair bütün rəylər və qəbul edilmiş bütün qərarlar öz əksini tapır. Protokollar katib və ya başqa təyin edilmiş şəxs tərəfindən aparılır. İclaslara rəhbərlik edən sədr və katib protokoldakı qeydlərin düzgünlüyünə cavabdehdirlər. Protokolun tələb olunan təfərrüatları bunlardır:
· təşkilatın adı;
· sənəd növünün adı;
· tarix və qeydiyyat nömrəsi;
· tərtib və ya nəşr yeri;
· mətnin başlığı;
· imzalar.
3.Protokolların növləri
İki növ protokol var: tam və qısa.
Tam protokol iclaslardakı bütün çıxışların qeydini ehtiva edir.
Qısa protokol - yalnız məruzəçilərin adları və çıxışın mövzusu haqqında qısa qeyd.
İclasda protokolun hansı formada aparılması barədə qərarı kollegial orqanın rəhbəri və ya təşkilatın rəhbəri qəbul edir.
Protokolun adı kollegial orqanın və ya iclasın adıdır (Attestasiya komissiyasının iclasının protokolu...; iclasın protokolu...).
Tam protokolun mətni iki hissədən ibarətdir: giriş və əsas.
Giriş hissəsi protokolun tam və qısa formalarında eyni şəkildə formatlanır. Burada sədr və katibin adları, iclas iştirakçılarının və dəvət olunmuş şəxslərin adları və ya ümumi sayı göstərilir (iştirakçılar çox olarsa, onların sayının yanında “İştirakçıların siyahısı əlavə olunur” qeydi aparılır), və gündəm.
İştirak edənlərin adları, 15 nəfərdən çox olmadıqda, iş yeri və vəzifəsi göstərilməklə əlifba sırası ilə protokolda qeyd edilir; daha çox olduqda, ayrıca siyahı tərtib edilir. Daimi iclasların və komissiyaların protokollarında iştirak edənlərin mövqeyi göstərilmir. İştirak edənlərin siyahısı bir sətir aralığı ilə tam sətir genişliyində tərtib edilir.
Bu zaman sahənin solunda “Sədr”, “Katib”, “Hazırda” sözləri (dırnaq işarəsi olmadan) başlıqdan və bir-birindən iki boşluq qoyularaq çap olunur.
Giriş hissəsi gündəmlə başa çatır. Gündəlikdəki məsələlər onların mürəkkəblik dərəcəsinə, əhəmiyyətinə və müzakirə üçün gözlənilən vaxta görə sıralanır. Suallar nominativ halda tərtib edilir, ərəb rəqəmləri ilə nömrələnir və “O”, “Ob” ön sözləri ilə başlayır. Sual və ya suallar qrupunu “Müxtəlif” sözü ilə tərtib etmək tövsiyə edilmir. Sualla yanaşı, məruzəçinin adı və vəzifəsi göstərilir.
“Gündəm” sözləri iştirakçılar siyahısından iki-üç aralığın ortasında yerləşdirilir.
Gündəliyin hər bir məsələsi üzrə protokol mətninin əsas hissəsi aşağıdakı sxem üzrə qurulub: DİNLƏDİK... DANIŞDIQ... QƏRAR ETDİ (QƏRAR ETDİ)...
“DİNLƏNİLƏN” bölməsində qısa protokollarda natiqin (natiqin) adı və çıxışının mövzusu göstərilir. IN tam forma Protokolda məruzəçinin soyadı və inisialları, onun məruzəsinin məzmunu (ismarıc, məlumat, hesabat) əks etdirilir. Məruzənin mətni məruzəçi tərəfindən yazılı formada təqdim edildikdə, çıxışın mövzusu göstərildikdən sonra “məruzənin mətni əlavə olunur” qeydinin aparılmasına icazə verilir. “DANIŞAN” bölməsində qısa protokollarda yalnız müzakirədə çıxış edən şəxslərin adları göstərilir; Lazım gələrsə, natiqin adından sonra onun vəzifəsi göstərilir. “QƏRAR EDİLDİ (QƏRAR EDİLDİ)” bölməsində ikili şərhə yol verməmək üçün qısa, dəqiq və lakonik şəkildə tərtib edilmiş qərar qeydə alınır. Qərarla yanaşı, “lehinə”, “əleyhinə”, “bitərəf” verilmiş səslərin sayı, habelə səsvermədə iştirak etməyən şəxslərin siyahısı göstərilir. Qərarda bir və ya bir neçə bənd ola bilər, onlar əhəmiyyətinə görə düzülür, hər biri nömrələnir.
Gündəliyə uyğun olaraq “DİNLƏDİ” sözündən əvvəl nömrə qoyulur. “DİNLƏDİ”, “DANIŞDI”, “QƏRAR EDİLDİ (QƏRAR EDİLDİ)” sözləri sol kənardan böyük hərflərlə çap olunur və iki nöqtə ilə bitir. “DİNLƏDİ”, “DANIŞILDI”, “QƏRAR EDİLDİ (QƏRAR EDİLDİ)” bölmələrinin mətni qırmızı xəttdən 1,5 sətir intervalı ilə çap olunur. Natiqlərin hər bir soyadı və inisialları nominativ halda yeni sətirdə çap olunur, nitqin qeydi soyaddan defislə ayrılır.
İclasın və ya iclasın iştirakçısı qəbul edilmiş qərara dair ayrıca vərəqdə qeyd edilən və protokola əlavə edilən xüsusi rəy bildirə bilər. Fərqli rəyin olması qərar qeydə alındıqdan sonra protokolda qeyd olunur.
Qısa protokolun mətni də iki hissədən ibarətdir. Giriş hissəsində sədrlik edənin (sədrin) baş hərfləri və soyadları, habelə iclasda iştirak edən şəxslərin vəzifələri, baş hərfləri və soyadları göstərilir.
“Hazırkı” sözü sol kənardan başlayaraq çap olunur, altından xətt çəkilir və sözün sonunda iki nöqtə qoyulur. Aşağıda iştirak edənlərin vəzifə adları, baş hərfləri və soyadları verilmişdir. Vəzifə adları ümumi şəkildə göstərilə bilər. İştirak edənlərin çoxsətirli vəzifə adları 1 sətir intervalı ilə göstərilir. Siyahı protokolun əsas hissəsindən bərk xətt ilə ayrılır.
Protokolun əsas hissəsinə baxılan məsələlər və onlar üzrə qəbul edilmiş qərarlar daxildir. Sualın adı rum rəqəmi ilə nömrələnir və “O” (“Haqqında”) ön sözü ilə başlayır, mərkəzdə 15 nömrəli şrift ölçüsü ilə çap olunur və sonuncu sətirdən bir sətir aşağıda vurğulanır. Sətirin altında bu məsələnin müzakirəsi zamanı çıxış edən məmurların adları göstərilir. Soyadlar 1 sətir intervalı ilə çap olunur. Sonra məsələ ilə bağlı qəbul edilmiş qərar göstərilir.
İclasın/iclasın protokollarının hazırlanması ilə bağlı iki suala cavab verməyinizi xahiş edirik:Jurnal eksperti K.M.Brızqalova sualı cavablandırırGündəliyə məlumat xarakterli məsələ, məsələn, “Tikinti işlərinin gedişi haqqında...” daxildirsə, onda:
- “Nəzərə alın” kimi hər hansı bir qərar qəbul etmək lazımdırmı? Yoxsa sual operativ hissəsiz qala bilərmi?
- Ümumiyyətlə, belə məsələlər gündəliyə salınmalıdırmı?
Protokolda qərar tələb edən məsələnin müzakirəsi zamanı çıxışların məzmununu heç olmasa qısaca qeyd etmək həmişə lazımdırmı, yoxsa sadəcə olaraq qeyd etmək olar: “Müzakirə keçirildi...” və sonra “Həll olundu (qərar verildi)” ?
Birinci suala cavab Oxucu protokolun bir sənəd növü kimi tərifinin özündə də var: protokol kollegial orqanların iclaslarında, müşavirələrində, konfranslarında və iclaslarında məsələlərin müzakirəsi və qərarların qəbul edilməsinin gedişatını qeyd edən sənəddir, yəni. qəbul prosesi idarəetmə qərarları və qərarların özləri.
Belə ki, protokolda məsələlərin müzakirəsinin gedişi və onlara dair qərarların qəbulu qeyd olunur. Müzakirə olunmayan, informasiya xarakterli müntəzəm məruzə hazırlanırsa və bu barədə qərar qəbul edilmirsə, onun ayrıca gündəliyə daxil edilməsinin mənası yoxdur. O zaman “Qeyd edin” kimi bir qərarın protokola yazılmasına ehtiyac qalmayacaq.
Oxucunun sualını qəbul edilmiş qərar kimi “Qeyd edin” ifadəsinin yazılmasının prinsipcə icazəli olub-olmaması ilə bağlı sual kimi başa düşmək lazımdırsa, ona cavab müsbət olacaq. Bəli, məqbuldur. Həqiqətən, hətta 10 nömrəli əlavədə verilmiş qısa protokol nümunəsində belə. Standart təlimatlar federal icra hakimiyyəti orqanlarında ofis işi üçün qərarın belə mətni mövcuddur (2-ci nümunəyə bax).
Amma in real təcrübəİdarəetmə fəaliyyətində "çılpaq məlumat" olduqca nadirdir. Və tikintinin gedişi daimi monitorinq tələb edir. Ən azı, belə bir hesabatın nəticələrinə əsasən, tikintinin gedişi barədə məlumat vermək üçün növbəti tarixin, məsələn, bir ay ərzində növbəti iclasda və ya təqdim edilmiş yazılı hesabat şəklində təyin edilməsi barədə qərar qəbul edilə bilər. konkret vəzifəli şəxslərə.
Deməli, “Tikintinin gedişi haqqında...” sualı təkcə informativ xarakter daşıya bilməz. Tikintinin gedişindən asılı olaraq, iclasda/iclasda iştirak edənlər:
- və ya təsdiqləyin (əgər hər şey əvvəlcədən planlaşdırılan plana uyğun gedirsə),
- və ya vəziyyəti düzəltmək, son tarixləri dəyişdirmək, iş planını dəyişdirmək və s. üçün təcili tədbirlərin görülməsi zərurəti barədə qərar qəbul etmək;
- və həmçinin növbəti “yoxlama məntəqəsinin” tarixini və formasını təyin edin.
Məlum olur ki, tikintinin gedişi ilə bağlı hesabatın nəticələrinə əsasən hələ də kollegial qərar verilir. Sonra onun mətni protokolun “QƏRAR EDİLDİ (QƏRAR EDİLDİ)” hissəsində qeyd edilməlidir.
İkinci suala cavab verin Oxucuya Federal icra hakimiyyəti orqanlarında ofis işinə dair Standart Təlimatlarda (Rusiya Mədəniyyət Nazirliyinin 8 noyabr 2005-ci il tarixli 536 nömrəli əmri ilə təsdiq edilmiş) əks olunan protokolun tərtib edilməsi qaydaları kömək edəcəkdir.
Protokolun mətni iki hissədən ibarətdir:
- giriş və
- əsas.
Tam protokol nümunəsi. 1-ci misalda.
Giriş hissəsində sədr, katib və iştirak edənlər (dəvət olunanlar) göstərilir. Protokolun giriş hissəsi gündəliklə - gündəlikdəki hər bir məsələ üzrə məruzəçi göstərilməklə, onların əhəmiyyətinə görə sıralanan məsələlərin siyahısı ilə başa çatır. Hər bir sual ərəb rəqəmi ilə nömrələnir və onun adı sol kənarın haşiyəsindən çap olunan “O” (“Haqqında”) ön sözü ilə başlayır.
Protokolun əsas hissəsi gündəlikdəki məsələlərə uyğun olaraq bölmələrə bölünür. Hər bölmənin mətni sxemə uyğun olaraq qurulur: "DİNLƏDİ - DANIŞDI - QƏRAR EDİLDİ (QƏRAR EDİLDİ)."
“DANIŞAN” hissəsində bu məsələ ilə bağlı çıxış edənlərin hamısının adları və baş hərfləri göstərilir və xülasə onların çıxışları. Çıxışın məzmunu ayrıca sənədləşdirilə bilər, sonra protokolda “nitqin mətni əlavə olunur” qeydi edilir (1-ci nümunədən protokolun 2-ci bölməsinə baxın).
Əgər çıxışlar və ya müzakirələr olmayıbsa, o zaman “DANIŞAN” hissəsi sadəcə daxil edilmir; onda protokolun bu bölməsi yalnız iki hissədən ibarət olacaq: “DİNİLDİ” və “QƏRAR EDİLDİ (QƏRAR EDİLDİ)” (1-ci Nümunədən protokolun 1-ci bölməsinə baxın).
Ofis işi praktikasında, məsələlərin müzakirəsinin gedişi haqqında ətraflı qeyd tələb olunmadıqda qısa protokoldan da istifadə olunur. Onun formasını 2-ci nümunədə verdik.
Belə bir protokol yalnız aşağıdakıları göstərir:
- iştirak edənlərin siyahısı,
- baxılan məsələlər və
- qəbul edilən qərarlar.
Birincisi, Federal İcra Hakimiyyəti orqanlarında ofis işi üçün Standart Təlimatların protokolun qısa formasının tərtib edilməsini necə təyin etdiyinə baxaq. Eyni zamanda, xatırlatmaq istərdik ki, bu sənədin müddəaları yalnız federal icra hakimiyyəti orqanları üçün məcburidir. Digər təşkilatlar ola bilər istəyi ilə Standart Təlimatlarda təsvir olunan sənədlərin formalarını və iş texnologiyalarını özünüz üçün götürün.
Sənəd fraqmenti
Rusiya Mədəniyyət Nazirliyinin 8 noyabr 2005-ci il tarixli, 536 nömrəli əmri ilə təsdiq edilmiş federal icra hakimiyyəti orqanlarında ofis işləri üçün standart təlimatlar. 2.7.3.4. Qısa protokolun mətni də iki hissədən ibarətdir. Giriş hissəsində sədrlik edənin (sədrin) baş hərfləri və soyadları, habelə iclasda iştirak edən şəxslərin vəzifələri, baş hərfləri və soyadları göstərilir. “Hazırkı” sözü sol kənardan çap olunur, altından xətt çəkilir və sözün sonunda iki nöqtə qoyulur. Aşağıda iştirak edənlərin vəzifə adları, baş hərfləri və soyadları verilmişdir. Vəzifə adları ümumi şəkildə göstərilə bilər, məsələn:
İştirak edənlərin çoxsətirli vəzifə adları 1 sətir intervalı ilə göstərilir. Siyahı protokolun əsas hissəsindən bərk xətt ilə ayrılır. Protokolun əsas hissəsinə baxılan məsələlər və onlar üzrə qəbul edilmiş qərarlar daxildir. Sualın adı rum rəqəmi ilə nömrələnir və “O” (“Haqqında”) ön sözü ilə başlayır, 15 nömrəli şrift ölçüsündə mərkəzləşdirilmiş və sonuncu sətirdən bir sətir aşağıda altı çizilmişdir. Sətirin altında bu məsələnin müzakirəsi zamanı çıxış edən məmurların adları göstərilir. Soyadlar 1 sətir intervalı ilə çap olunur. Sonra məsələ ilə bağlı qəbul edilmiş qərar göstərilir. |
Qeyd edək ki, Rusiya Arxivinin 27 noyabr 2000-ci il tarixli 68 nömrəli əmri ilə təsdiq edilmiş və hazırda qüvvədə olmayan federal icra hakimiyyəti orqanlarında iş aparılmasına dair əvvəlki Standart Təlimatlarda qısa protokola həsr olunmuş heç bir müddəa yox idi. Bunlar. Əvvəllər qısa protokolların hazırlanması federal səviyyədə tənzimlənməmişdir, buna görə də onlar müəyyən bir təşkilatın uçotunun aparılması üçün təlimatlara uyğun tərtib edilmişdir. Və təşkilatların ofis idarəçiliyinə dair təlimatlar, öz növbəsində, ofis idarəçiliyinə dair hər hansı bir dərslikdə təqdim olunan praktik təcrübə əsasında tərtib edilmişdir.
Hal-hazırda qüvvədə olan Federal icra hakimiyyəti orqanlarında ofis işinə dair Standart Təlimatlarda (Rusiya Mədəniyyət Nazirliyinin 8 noyabr 2005-ci il tarixli 536 nömrəli əmri ilə təsdiq edilmişdir) qısa protokola həsr olunmuş 2.7.3.4-cü bənd ortaya çıxdı. Buna görə də, federal icra hakimiyyəti orqanları tərəfindən hazırlanmış sənədləşmə təlimatlarında qısa protokolun hazırlanması üçün eyni tələblər olmalıdır. Eyni zamanda qeyd edirik ki, Nümunəvi Təlimatların 2.7.3.4-cü bəndində göstərilən tələblərdə qısa protokolların tərtib edilməsinin ümumi qəbul edilmiş təcrübəsi üçün xarakterik olmayan “dizaynda yeniliklər” mövcuddur. Bunlara ilk növbədə aşağıdakılar daxildir:
- gündəliyin giriş hissəsindən çıxarılma;
- sualın adının mərkəzləşdirilməsi və sonuncu sətirdən bir sətir altında altını çəkmək;
- iştirak edənlər haqqında məlumatların qeydiyyatı;
- əsas hissənin dizayn qaydaları.
Aydınlıq üçün biz qısa protokolun nümunəsini özündə əks etdirən Federal icra hakimiyyəti orqanlarında iş üçün hazırkı Standart Təlimatlara 10 nömrəli Əlavəni göstərəcəyik.
İdarəetmə üçün sənəd dəstəyi
Nəzarət
Seçim 4
1. Protokol, protokolların növləri, dizayn xüsusiyyətləri 4
2. Göndərilən yazışmaların emalı 9
3. Əmlakın silinməsi aktı 11 tərtib edin
4. Xatirə yazın 12
Biblioqrafiya 14
1. Protokol, protokolların növləri, dizayn xüsusiyyətləri
Protokol kollegial orqanların iclaslarında, konfranslarında və iclaslarında müzakirələrin və qərarların qəbulunun gedişatını qeyd edən sənəddir.
Protokolun özəlliyi ondan ibarətdir ki, ondan kollegial orqanların fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi üçün istifadə olunur: müvəqqəti (iclaslar, konfranslar, iclaslar, komissiyalar) və daimi (nazirlik və komitələrin kollegiyaları, elmi müəssisələrin elmi şuraları, rəyasət heyəti).
Protokolların hazırlanması və icrası müvafiq kollegial orqanların katiblərinin (müntəzəm və ya onların işi zamanı seçilən) səlahiyyətindədir. Katib kollegial orqanın sədri ilə birlikdə protokolda göstərilən məlumatların düzgünlüyünə cavabdehdir. Protokollar iclasın əlyazma, o cümlədən stenoqrafik və ya lent yazıları, habelə iclas üçün hazırlanmış sənədlər: gündəlik, məruzə və çıxışların mətnləri və ya tezisləri, qərar layihələri əsasında tərtib edilir.
Əsas protokol növləri:
Qısa protokol - iclasda müzakirə olunan məsələləri, çıxış edənlərin adlarını və qəbul edilmiş qərarları qeyd edir. İclasın operativ xarakter daşıdığı hallarda onun keçirilməsi tövsiyə olunur.
Tam protokolda təkcə müzakirə olunan məsələlər, qəbul edilmiş qərarlar və çıxış edənlərin adları deyil, həm də iclas iştirakçılarının məruzə və çıxışlarının məzmunu kifayət qədər ətraflı şəkildə qeyd olunur.
Stenoqrafik protokol iclasın stenoqrafik hesabatı (stenoqrafik) əsasında tərtib edilir və hər bir məsələnin müzakirəsi və ona dair qərarın hazırlanması prosesini sözün əsl mənasında çatdırır.
Protokol təşkilatın blankında tərtib edilir və aşağıdakı məlumatları ehtiva edir: təşkilatın adı, sənədin növünün adı, iclasın tarixi, protokolun nömrəsi, protokolun tərtib edildiyi yer (iclasın yeri), mətn, mətn, imzalar, tanışlıq vizaları. Protokolun mətninin başlığı qeydə alınan hadisənin (iclas, iclas, iclas) adı və işi qeydə alınan kollegial orqanın adıdır.
Protokolun mətni iki hissədən ibarətdir: giriş və əsas. Protokolun mətninin giriş hissəsində aşağıdakılar göstərilməlidir: qeydə alınan hadisəyə kimin rəhbərlik etdiyi; protokolu saxlayan; iclası aparan kollegial orqana daxil olan vəzifəli şəxslər sırasından iclasda (iclasda, iclasda və s.) iştirak edən; təşkilatın işçiləri arasından və ya digər təşkilatlardan iclasa dəvət edilmiş (zəruri hallarda); görüşdə hansı məsələlər müzakirə olunub.
İclasın rəhbəri, katibi və iclasda iştirak edənlər haqqında məlumatda müvafiq olaraq “Sədr”, “Katib”, “Hazırda” sözlərindən sonra göstərilən vəzifəli şəxslərin soyadları və baş hərfləri (dırnaq işarəsi olmadan) göstərilir. Təşkilatın işçiləri sırasından iclasa əlavə olaraq dəvət olunan şəxslər üçün soyad və inisiallardan əlavə, tutduğu vəzifə, digər təşkilatların mütəxəssisləri üçün isə təşkilatın vəzifəsi və adı göstərilir.
Görüşə dəvət olunmuş şəxslər haqqında məlumat “İştirak olunanlar” bölməsinə və ya xüsusi “Dəvət olunmuşlar” bölməsinə daxil edilə bilər.
Yığıncaqlar kimi kollektiv tədbirlərdə çox vaxt protokolun mətninin giriş hissəsində qeyd edilməsi yersiz olan çoxlu sayda iştirakçı olur. Bu halda iclasda iştirak edənlərin ayrıca siyahısı tərtib edilir və sonradan protokola əlavə edilir.
İclasda müzakirə olunan məsələlər GÜNDƏM bölməsində verilmişdir. GÜNDƏM sözləri çap cihazının sıfır mövqeyindən sonra iki nöqtə ilə çap olunur. Gündəlik məsələləri nömrələnir. Hər yeni sual tabulatorun 1-ci mövqeyindən çap olunur. Sualların düzülmə ardıcıllığı onların əhəmiyyət dərəcəsi ilə müəyyən edilir. Gündəlik məsələlərinin tərtibi haqqında (haqqında) ön sözlərlə başlamalıdır, vəzifənin adı və natiqin soyadı cinsi halda verilir. Protokolun mətninin əsas hissəsi gündəlikdəki məsələlərə uyğun olaraq strukturlaşdırılıb. Gündəliyin hər bir məsələsinin müzakirəsinin qeydə alınmasının strukturu aşağıdakı sxem üzrə həyata keçirilir: DİNLƏDİLƏR DANIŞDILAR QƏRAR ETDİ (QƏRAR). Bu sözlər böyük hərflərlə yazılır. DİNLƏDİLƏN sözündən əvvəl gündəmdəki məsələnin nömrəsi, ardınca isə iki nöqtə qoyulur. Natiqin soyadı çap qurğusunun 1-ci yerindən nominativ halda çap olunur; soyaddan sonra baş hərfləri, sonra tire və s qoyurlar
böyük hərf
Qəbul edilmiş qərarlar QƏRAR EDİLDİ (QƏRAR EDİLDİ) bölməsində yer alır. Bir neçə həll yolu varsa, onlar ərəb rəqəmləri ilə nöqtə ilə nömrələnir.
Bir qayda olaraq, hər bir qərar onun icrasına cavabdeh olan şəxsin vəzifəsi, soyadı və inisialları ilə müşayiət olunur və icra müddətini ehtiva edir. Kollektiv qəbul edilən qərarlar çox vaxt səsvermə tələb edir. Bu zaman HƏLL EDİLDİ bölməsindən sonra “Səs verdim” və ya “Səs verildi” (protokolda dırnaqsız) qeyd edilir və səsvermənin nəticələri verilir: yekdilliklə və ya lehinə..., əleyhinə..., bitərəf. .. Təcrübədə, məsələlərin müzakirəsinin gedişi haqqında ətraflı qeyd tələb olunmadıqda, protokolların qısaldılmış və qısa formalarından tez-tez istifadə olunur. Qısaldılmış protokollarda iştirak edənlərin və ya dəvət olunanların siyahısından sonra göstərilir seriya nömrəsi
Gündəlik məsələsi və hesabatın adı çap olunur. Məruzənin başlığının (gündəlik məsələsinin) axırıncı sətirinin altından xətt çəkilir, çıxış ardıcıllığı ilə çıxış edənlərin adları sətirin altında (mötərizədə) çap olunur.
Hər bir hesabatın adı protokol qərarı və ya qətnamə ilə bitir. Qısa formada protokolda yalnız baxılan məsələlər və qəbul edilmiş qərarlar göstərilir. Protokolun mətninin operativ hissəsində hər hansı sənədin təsdiqi haqqında bənd ola bilər. Bu halda təsdiq edilmiş sənəd protokola əlavə edilir və onun nömrəsinə və tarixinə keçid verilir. Praktikada çox vaxt protokollardan çıxarışlar etmək lazımdır. Protokoldan çıxarışda aşağıdakı təfərrüatlar var:
protokolun başlıq hissəsinin bütün təfərrüatları: təşkilatın adı, sənəd növünün adı (DƏQİQƏTDƏN ÇIXARIŞ), tarix (iclasın tarixi), protokolun nömrəsi (iclasın seriya nömrəsi), hazırlanma yeri ( görüş yeri);
mətnin başlığı;
protokol mətninin giriş hissəsinin bütün təfərrüatları: “Sədr”, “Katib”, “İndiki”, “Dəvət olunanlar”, “GÜNDƏLİK”;
Beləliklə, protokolun məzmunundan yalnız maraqlı məmurların diqqətinə çatdırılmalı olan elementlər götürülür. Müəyyən edilmiş faktları və hadisələri təsdiqləmək üçün bir neçə şəxs akt tərtib edir. Müəssisənin və ya onun fəaliyyətinin auditinin nəticələrinə əsasən aktlar tərtib edilir struktur vahidi ayrı-ayrı vəzifəli şəxslər isə işlərin qəbulu və təhvil verilməsi, məhv edilməsi üçün sənədlərin hazırlanması, obyektlərin istismara qəbulu zamanı.