Esempio di compilazione di una ricevuta di cassa e di un ordine di spesa, ricevuta, materiale di consumo. Ordine di spesa in contanti: compilazione del modulo e del campione

Sacrificabile ordine in contanti- uno dei documenti di disciplina di cassa utilizzati per elaborare ciascuna emissione di contante contanti dal registratore di cassa di un singolo imprenditore o organizzazione.

RKO è formato in una copia e firmato:

Capo dell'organizzazione

Cassiere, capo contabile o contabile (in loro assenza - la persona che li sostituisce)

Destinatario dei fondi

Decorato ordine di spesa rimane al botteghino. Ma prima è necessario registrarlo nel registro delle entrate e delle spese. documenti in contanti ().

Correzioni e macchie non sono severamente consentite in RKO!

ATTENZIONE: installato dal 1 giugno 2014 nuovo ordine conduzione transazioni in contanti, secondo il quale i singoli imprenditori non possono redigere un ordine di cassa in entrata e in uscita, né tenere un libro cassa (Istruzioni della Banca Centrale della Federazione Russa n. 3210-U).

ISTRUZIONI PER COMPLETARE UN ORDINE DI SPESA IN CONTANTI
(clicca su questo campo per informazioni dettagliate)

Riga "Organizzazione". Viene indicato il nome dell'organizzazione (ad esempio, LLC "Carrot"). Se RKO è compilato da un singolo imprenditore, lo indichiamo (ad esempio, l'imprenditore individuale Sergeev P.P.)

La riga sottostante indica il nome e il codice unità strutturale nell'organizzazione. Se non ci sono divisioni strutturali, viene aggiunto un trattino.

Riga "Codice secondo OKPO". Il codice OKPO è indicato in base ai dati nella notifica di Rosstat.

Campo "Numero documento". Indicato numero di serie RKO in conformità con il giornale di registrazione dei documenti di cassa in entrata e in uscita. Secondo le regole, i documenti in contanti sono numerati in ordine dall'inizio di ogni anno solare.

Campo "Data di compilazione". Indichiamo la data di emissione dei fondi dal registratore di cassa! E nient'altro. La data è indicata nel formato: GG.MM.AAAA. Ad esempio, 02/06/2018.

BLOCCO TABELLA “DEBITO”(Gli IP non compilarlo):

Scriviamo Codice dell'unità strutturale organizzazione (se presente) per la quale viene effettuato il regolamento in contanti.

Contare"Conto corrispondente, sottoconto." Viene indicato il numero di conto, il cui addebito riflette l'emissione di fondi dal registratore di cassa secondo il piano dei conti, ad esempio:

51 – consegna dei fondi alla banca per l'accredito sul conto

60 – accordi con fornitori e appaltatori

70 – transazioni con il personale per le retribuzioni

71 – transazioni con soggetti responsabili

73 – transazioni con personale per altre operazioni

75-2 – accordi con i fondatori per il pagamento dei redditi

Colonna “Codice Contabilità Analitica”. Si riflette il codice corrispondente per l'account specificato nella colonna precedente (a condizione che l'organizzazione preveda la presenza di tali codici).

Colonna “Credito. Viene indicato il numero di conto, il cui credito riflette l'erogazione di fondi dalla cassa dell'organizzazione. Di solito si tratta del conto 50.1 - "contanti". I singoli imprenditori non compilano questa colonna.

Colonna "Importo". L'importo di denaro erogato dal registratore di cassa viene registrato in numeri.

Colonna "Codice scopo previsto» . È indicato il codice ai fini dell'utilizzo dei fondi disposti. Questa colonna è compilata solo se l'organizzazione utilizza il sistema di codifica appropriato.

La linea "Problema". Indicato al caso dativo (a chi?) Nome completo individuale o il nome dell'organizzazione a cui viene donato il denaro.

Linea "Base". Viene specificata la base per l'emissione di fondi (il contenuto della transazione finanziaria). Ad esempio, “Depositare contanti in banca”; "Emissione di contanti per le spese aziendali."

Riga "Importo". Indichiamo la quantità di denaro emessa dal registratore di cassa. In questo caso, i rubli sono indicati in parole con la lettera maiuscola e i kopecks in numeri. Se dopo aver scritto l'importo in rubli è rimasta una riga vuota, al suo interno viene inserito un trattino.

Riga "Applicazione". Sono indicati gli allegati primari e gli altri documenti sulla base dei quali viene emesso il denaro (ordini, estratti conto, ricevute).

Le righe seguenti sono firmate capo dell'organizzazione E capo contabile(o altra persona autorizzata). Non è richiesta la firma del responsabile nell'RKO, a condizione che abbia dato il permesso di eseguire l'operazione nei documenti allegati ai materiali di consumo.

La riga "Ricevuto". Compilato dalla persona a cui vengono emessi i fondi dal registratore di cassa. In questo caso, i rubli sono indicati in parole con la lettera maiuscola e i kopecks in numeri. Se dopo aver scritto l'importo in rubli è rimasta una riga vuota, al suo interno viene inserito un trattino. Di seguito è riportata la firma del destinatario e la data di ricezione del denaro.

Quando si emette denaro secondo un ordine di addebito, il cassiere richiede la presentazione di un documento (passaporto, carta d'identità militare, patente di guida, ecc.) Che identifichi il destinatario. Nella riga successiva, il cassiere annota il nome, il numero, la data e il luogo di emissione di questo documento.

La riga "Emesso dal cassiere". Il cassiere appone la sua firma sulla trascrizione, MA solo dopo l'emissione del contante secondo la liquidazione in contanti.

- Esempi di compilazione RKO -

Emissione di contanti in conto (le immagini ingrandiscono)

Trasferimento di fondi alla banca

Emissione degli stipendi al personale

Emissione di denaro per l'assistenza finanziaria a un dipendente

Le questioni relative all'organizzazione e alla conduzione delle transazioni in contanti sono rilevanti per gli imprenditori che effettuano pagamenti in contanti. I cambiamenti nell'uso dei sistemi di cassa, in particolare l'introduzione dei registratori di cassa online, hanno comportato una serie di adeguamenti nella procedura di registrazione delle transazioni in contanti (Istruzione del 19 giugno 2017 N 4416-U, entrata in vigore il 19 agosto , 2017). Scopri i principali cambiamenti nell'organizzazione delle transazioni in contanti, ripeti i punti principali della registrazione di un ordine di pagamento in contanti e scaricalo gratuitamente ordine in contanti(dal 2019).

La procedura per effettuare transazioni in contanti sul territorio della Federazione Russa è stabilita dalla Banca di Russia. La procedura è uniforme e obbligatoria per le persone giuridiche.

Requisiti di base della Banca della Federazione Russa

È necessario stabilire un limite al saldo di cassa nel registratore di cassa mediante documento amministrativo (Ordine), calcolato utilizzando una formula conforme alla Direttiva della Banca di Russia.

Importante: piccole imprese e imprenditori individuali in conformità con la lettera del servizio fiscale federale russo del 09/07/2014 N ED-4-2/13338 non può fissare un limite al saldo di cassa.

Tutte le transazioni in contanti sono documentate utilizzando documenti di cassa e riflesse nel libro cassa. Pertanto, le transazioni per l'incasso e l'uscita di contanti vengono formalizzate con ordini di cassa in entrata o in uscita (è possibile redigere un PKO e un registratore di cassa dopo la fine del turno).

La ricezione e il prelievo di contanti si riflettono nel libro cassa (CC), le registrazioni in esso vengono effettuate per ciascun PKO e RKO. Alla fine della giornata lavorativa, il cassiere controlla il contante del registratore di cassa con il saldo del registratore di cassa e certifica le registrazioni in esso contenute con una firma. Se durante il giorno non avviene alcun movimento di denaro attraverso la cassa, non viene effettuata alcuna registrazione nella cassa.

PKO, RKO e QC possono essere redatti su supporto cartaceo o in formato forma elettronica. Non è consentita la correzione dei documenti redatti elettronicamente dopo la firma. È possibile apportare correzioni ai documenti cartacei indicando: la data di correzione, le firme delle persone che hanno compilato il documento oggetto della correzione con i relativi cognomi e iniziali. Il capo contabile esercita il controllo sulla gestione del sistema contabile.

Importante: i singoli imprenditori non possono redigere documenti di contante e non tenere un registratore di cassa (clausola 4.1 Istruzioni della Banca di Russia 3210-U).

Le transazioni in contanti possono essere effettuate da un cassiere nominato tra i dipendenti di una persona giuridica o di un imprenditore individuale, oppure dal manager stesso. La conoscenza dei doveri e dei diritti avviene dietro firma. Il cassiere deve avere un sigillo con i dettagli per confermare la transazione e un campione delle firme delle persone autorizzate a firmare i documenti in contanti.

Consideriamo più in dettaglio la procedura per la registrazione delle operazioni di emissione di contanti dal registratore di cassa: deposito dei proventi in contanti su un conto corrente, emissione salari e altri pagamenti ai dipendenti, emissione di importi contabili, ecc. Ordine di cassa spese ( forma di parola) che puoi scaricare gratuitamente a fine articolo.

Procedura per l'elaborazione delle transazioni

Tutte le operazioni per l'emissione di contanti dal registratore di cassa possono essere emesse dai servizi di registratore di cassa secondo un sistema unificato (non obbligatorio per l'uso dal 01/01/2013 in conformità con Legge federale N 402-ФЗ"Sulla contabilità") modulo n. KO-2. Un esempio di ordine di ricevuta di cassa può essere scaricato gratuitamente alla fine dell'articolo.

L'RKO viene emesso registrandolo nel libro il giorno dell'emissione effettiva del denaro.

Ordine di spesa in contanti (esempio di compilazione)

Compilando RKO

Nella riga "organizzazione" è indicato il nome della persona giuridica in conformità con i dati del Registro delle persone giuridiche dello Stato unificato.

Se l'organizzazione ha filiali, uffici di rappresentanza o altro divisioni separate, è possibile assegnargli dei codici. In questo caso, nella riga “unità strutturale” è indicato il nome di tale unità ai sensi di documenti costitutivi, e nella colonna “Codice unità strutturale” è indicato il codice di tale unità.

La numerazione obbligatoria di RKO non è stabilita dalla legge. Quando si decide la numerazione, l'ordine dovrebbe essere stabilito da una legge locale.

La data di compilazione del regolamento del contante è la data di erogazione del contante dal registratore di cassa.

Nella colonna “Dare” sono indicati i conti contabili sui quali devono essere riportate le operazioni di prelievo di contante. Esempi di operazioni sono mostrati nella tabella seguente.

Nella colonna "Credito", il conto del flusso di cassa alla cassa è indicato nel conto contabile 50.01 "Cassa dell'organizzazione".

L'importo dei fondi ricevuti è indicato in numeri nella colonna "Importo, strofinare". e in parole nelle corrispondenti righe dell'ordine. L'immissione avviene dall'inizio della riga con la lettera maiuscola.

La colonna “Codice Finalità Mirata” viene compilata solo se in cassa sono pervenuti finanziamenti mirati.

Nella riga "Emissione", inserisci il nome completo del destinatario del denaro.

Nella riga "Base" - il contenuto della transazione commerciale (ad esempio, per l'accredito sul conto di VID LLC presso la Banca di PJSC Svet)

Nella riga "Appendice" - il nome e i dettagli dei documenti primari (bolla di consegna, certificato di consegna e accettazione, decisione sul pagamento dei dividendi, ordine sul pagamento degli aiuti finanziari, ecc.).

Nella riga "Per" - i dettagli del passaporto del destinatario e i dettagli della procura (se presente).

Dopo aver emesso il denaro, il cassiere firma il saldo del contante e lo conserva insieme all'originale o a una copia della procura (se il destinatario agisce su questa base).

Un elenco approssimativo di voci che riflettono l'emissione di fondi

Le organizzazioni che utilizzano programmi speciali per la contabilità compilano i dati obbligatori del registratore di cassa, tenendo conto delle capacità tecniche incluse in questi programmi.

È possibile compilare un ordine di flusso di cassa online utilizzando alcune risorse online o scaricare un ordine di flusso di cassa (campione di compilazione 2019) nell'appendice all'articolo.

Riso. Un esempio di regolamento in contanti durante l'emissione di denaro assistenza finanziaria

Riso. Un esempio di regolamento in contanti per depositare denaro in una banca

Riso. Un esempio di liquidazione in contanti per l'emissione di un anticipo per le spese di viaggio

Istruzioni

Il titolo dell'RKO indica i nomi dell'organizzazione e dell'unità strutturale (se presente). Se non è presente alcuna unità strutturale, viene aggiunto un trattino.

I "codici" sono selezionati dal certificato del Comitato statistico statale. Codice documento OKUD 0310002.

Il "numero del documento" è indicato in conformità con il giornale di registrazione dei documenti in contanti in entrata e in uscita (modulo n. KO-3).

I documenti di cassa sono numerati in ordine dall'inizio dell'anno solare.

Un ordine di cassa di spesa viene redatto il giorno in cui il denaro viene emesso dal registratore di cassa, pertanto la data in esso indicata è la data di emissione del denaro. Nel documento la data dovrà essere indicata nell'apposita colonna, Numeri arabi nel seguente formato: GG.MM.AAAA.

Le colonne "Debito" e "Credito" vengono compilate dal contabile che elaborerà questo documento primario.

La colonna "Debito, codice unità strutturale" viene compilata se il denaro viene emesso in un'unità strutturale dell'organizzazione, ad esempio un reparto di un negozio, uno specifico presa. Altrimenti la colonna viene barrata. Altrimenti la colonna viene barrata.

La colonna "Addebito, conto corrispondente, sottoconto" deve contenere il numero del conto e, se necessario, il sottoconto, il cui addebito riflette il deflusso di fondi dalla cassa dell'organizzazione.

La colonna “Debito, codice contabilità analitica” viene compilata se nell'organizzazione è previsto l'utilizzo di tali codici. In questo caso nella colonna è indicato il codice della contabilità analitica del conto indicato nella colonna precedente, altrimenti viene inserito un trattino.

La colonna "Credito" mostra il numero di conto per il prestito di cui vengono emessi i fondi.

Debito e credito vengono compilati dalle organizzazioni in conformità con il piano dei conti utilizzato. Imprenditori individuali Queste colonne potrebbero non essere compilate perché non tengono registrazioni contabili.

Nella colonna "Importo, strofinare. kopecks." Il contabile indica in numeri la quantità di denaro emessa dalla cassa dell'organizzazione.

La colonna “Codice scopo” è compilata se l'organizzazione utilizza l'apposito sistema di codifica nelle proprie attività. In questo caso viene indicato il codice ai fini dell'utilizzo dei fondi pensione.

Nella riga “Emissione” sono indicati nel caso dativo il cognome, il nome e il patronimico della persona a cui verrà emesso il denaro dal registratore di cassa.

La riga “Base” indica il contenuto dell'operazione finanziaria.

La riga "Importo" viene compilata secondo lo stesso principio dell'ordine di ricevimento.

Nella riga "Appendice" indicare i documenti primari e altri allegati sulla base dei quali viene emesso il denaro dal registratore di cassa. Se viene dato del denaro a un dipendente di un'organizzazione terza, per ricevere il denaro è necessario presentargli una procura della propria organizzazione. La procura resta agli atti della giornata in allegato all'ordine o al rendiconto di spesa.

L'RKO eseguito deve essere registrato nel giornale (modulo n. KO-3) e firmato dal capo e capo contabile dell'organizzazione (o da una persona autorizzata a farlo mediante ordine scritto del capo). Giova ricordare che non è necessaria la firma del dirigente sull'ordine di spesa se la sua delibera di autorizzazione all'operazione è già presente sui documenti allegati all'ordine di spesa.

La riga “Ricevuto” viene compilata dalla persona a cui viene consegnato il denaro dal registratore di cassa. In esso indica la quantità di denaro ricevuta (rubli - in parole, con la lettera maiuscola, dall'inizio della riga; kopecks - in numeri). Sotto questa riga, il destinatario firma e inserisce la data di ricezione del denaro.

Quando si emette denaro tramite regolamento in contanti a un privato, il cassiere richiede la presentazione di un documento (passaporto o altro documento) che identifichi il destinatario. Nella riga successiva dell'ordine di spesa, il cassiere annota il nome e il numero, la data e il luogo di emissione del documento. Può trattarsi di qualsiasi documento ufficiale contenente una fotografia e la firma del proprietario.

Va notato che il documento viene indicato indipendentemente da chi sia il destinatario del denaro: un rappresentante di un'organizzazione terza o un dipendente. Non ci sono eccezioni qui.

La riga “Emesso dal cassiere” viene compilata dal cassiere solo dopo che il denaro è stato emesso secondo l'ordine di ricevimento cassa. Il cassiere dovrà firmarlo e indicare il suo cognome e le iniziali.

I documenti allegati ai materiali di consumo vengono annullati dal cassiere con la scritta “Pagato” o un timbro indicante la data sugli stessi.

A cosa serve?

L'ordine di cassa delle spese (RKO, Raskhodnik) è un documento contabile primario per l'elaborazione dell'emissione di denaro dal registratore di cassa di un singolo imprenditore o di un'azienda (registratore di cassa e registratore di cassa non sono la stessa cosa). Il modulo consumabile ha un modulo unificato n. KO-2 (approvato con decreto del Comitato statistico statale della Russia del 18 agosto 1998 n. 88). Rilasciato in una copia. Va ricordato che l'ordine di ricevuta di cassa rimane nel registratore di cassa e non viene consegnato alle persone che hanno ricevuto il denaro!

Gli RKO possono essere scritti a mano o utilizzando un PC. Durante la compilazione di questi documenti non sono consentite macchie o correzioni. Pertanto, se viene commesso un errore, è necessario rifare il documento.

L'entrata del denaro alla cassa viene registrata tramite gli ordini di incasso (PKO).

Nell'ottobre 2013 abbiamo sviluppato un documento di trasferimento universale (UTD), che combina in un unico modulo una fattura, una lettera di vettura TORG-12 (TN), una fattura per il rilascio di materiali sul lato M-15, un certificato di accettazione e trasferimento di immobilizzazioni OS-1, lettera di vettura (lettera di vettura).

Un ordine di cassa di spesa viene creato quando il contante viene rilasciato dal registratore di cassa della persona giuridica. Ciò è obbligatorio per una corretta contabilità.

Che aspetto ha un esempio di questo documento nel 2019? Un ordine di spesa deve essere creato ogni volta che viene emesso contante dalla cassa di una persona giuridica.

È possibile compilare il modulo manualmente o utilizzando speciali programmi automatizzati. Come redigere correttamente un ordine di spesa per il 2019?

Aspetti importanti

In conformità con le norme del Regolamento della Banca di Russia n. 373-P, l'utilizzo di un ordine di pagamento in contanti nel modulo KO-2 è consentito nelle seguenti circostanze:

• trasferimento dei proventi in contanti dell'organizzazione su un conto bancario;
• quando si emette contanti a un dipendente se è tenuto ad agire nell'interesse dell'organizzazione. Il documento specifica l'importo dei fondi emessi e il periodo per il quale il denaro viene emesso. Indicato anche obiettivo specifico emissioni che non contraddicono;
• quando si emette contanti a un dipendente per le sue spese personali;
• quando si preleva denaro da un imprenditore per necessità propria impresa, in cui è l'unico dipendente.

Indipendentemente da come vengono preparati i documenti, manualmente o al computer, i buoni spesa vengono utilizzati esclusivamente in formato cartaceo.

Ciò è dovuto alla necessità di firmare sul registratore di cassa dell'entità responsabile, nonché della persona che accetta il denaro. Certificazione dell'ordine di spesa tramite firma digitale non consentito dalla legge.

Un ordine di addebito è necessario per la corretta registrazione del processo di emissione di contanti dal registratore di cassa. Sul documento è riportato non solo l'importo, ma anche la persona che lo ha accettato. Dovranno essere indicate le motivazioni del rilascio.

Chi firma il documento

Dopo che la RKO è stata registrata nel giornale contabile, è richiesta la sua firma. È firmato dal capo della persona giuridica e dal capo contabile.

In assenza di tali soggetti, l'ordine di spesa può essere certificato da soggetti dotati di apposita autorità. Si precisa che la firma del responsabile non è ritenuta obbligatoria qualora sia presente nei documenti allegati.

Il modulo compilato viene consegnato al cassiere. Esamina l'accuratezza del documento e richiede un documento che confermi l'identità del destinatario.

Il cassiere ha il diritto di emettere denaro esclusivamente alla persona indicata nel registratore di cassa. Se c'è un errore nell'ordine, il cassiere lo restituisce al reparto contabilità. Quando si eroga denaro, il cassiere richiede alla persona che riceve il denaro di firmare nella colonna "Ricevuto".

Viene indicato anche l'importo da emettere, che potrà essere emesso in qualsiasi valuta. Una volta completato il processo di trasferimento dei fondi, il cassiere registra i dati del destinatario.

Poi firma, decifra la firma e mette la data dell'operazione. Il cassiere timbra sui documenti allegati la dicitura “Pagato” oppure un timbro indicante la data della transazione.

Standard attuali

È stata approvata la forma unificata dell'ordine KO-2.

Secondo l'articolo 14-21 della "Procedura per l'esecuzione di transazioni in contanti nella Federazione Russa", ratificato, è necessario rispettare le norme per la creazione del modulo KO-2 e le regole per il rilascio di contanti dalla cassa dell'organizzazione.

L'essenza degli attuali requisiti legislativi è la seguente: “L'ordine di ricevuta di cassa è redatto in formato A5. È redatto in un'unica copia da un contabile, certificato dal capo contabile o dal direttore o dai loro sostituti.

Quindi il documento viene registrato nel giornale di registrazione del modulo KO-3. I materiali di consumo indicano come base l'essenza della transazione commerciale. Viene inoltre redatto l'elenco dei documenti allegati, con l'indicazione del loro numero e del tempo di preparazione."

Quando si emette contanti dal registratore di cassa a una persona responsabile per le spese relative all'attuazione delle attività della persona giuridica, i pagamenti in contanti vengono preparati secondo la forma scritta.

La domanda è scritta forma libera, contiene dati sull'importo dei fondi, il periodo per il quale viene emesso denaro, la data e la firma del gestore.

La responsabilità della persona che ha ricevuto il denaro contabile è quella di restituire i fondi emessi entro tre giorni lavorativi dalla scadenza del periodo per il quale i fondi sono stati emessi o dal giorno della ripresa del lavoro.

La spesa dei fondi deve essere confermata da documenti appropriati e.

Presentazione rapporto anticipato richiede la verifica da parte del reparto contabilità, l'approvazione da parte della direzione e il pagamento finale per questo documento.

Il denaro può essere emesso su acconto solo se la persona responsabile ha completamente rimborsato qualsiasi debito sull'importo in contanti contabile precedentemente accettato.

Per il pagamento degli stipendi

Secondo la "Procedura per l'esecuzione di operazioni in contanti", quando si emettono salari, è obbligatorio redigere un ordine di cassa spese.

Puoi anche compilare RKO per ciascuno singolo dipendente, indicando come base “l’emissione dei salari”. Quando si emette la retribuzione secondo un estratto conto, al cassiere viene emesso un ordine di spesa come per la persona ricevente.

Nella colonna "Ricevuti", scrivi il tuo nome completo. cassiere, la base è il pagamento degli stipendi ai dipendenti. L'applicazione è il libro paga.

Il cassiere firma per ricevuta dell'importo, il quale diventa responsabile della somma ricevuta.

L'esempio di compilazione di un ordine di cassa per uno stipendio secondo un estratto conto differisce dalla consueta compilazione solo nella causale e in quanto il destinatario è il cassiere stesso.

In conformità con questo documento, il cassiere deve emettere lo stipendio. Per l'intero importo emesso come stipendio secondo la dichiarazione, viene redatto un ordine di pagamento in contanti.

In generale, compilare un ordine di ricevuta di cassa non è particolarmente difficile. Ma devi tenere conto delle specificità della compilazione di questo documento.

L'esecuzione errata o impropria di un atto sarà motivo di dichiarazione di nullità dell'atto.

Il rigoroso rispetto della disciplina di cassa dovrebbe essere una responsabilità prioritaria del settore economico dell'impresa. In questa situazione, dovrai lavorare con documenti speciali che confermino il movimento delle finanze attraverso la cassa dell'impresa.

Uno di elementi importanti La documentazione principale è l'ordine di ricevuta di cassa, il cui modulo è presentato sul nostro sito web. Le regole con cui viene compilato e la sua forma sono regolate dalla legge. La conoscenza delle normative pertinenti eliminerà la presenza di errori durante la compilazione dei campi evidenziati e la conservazione dei registri in questo segmento delle attività contabili.

Riempimento corretto

L'utilizzo di un ordine di spesa in contanti è regolato dal regolamento BR 373-P. La legislazione sancisce anche il concetto di questo documento.

RKO è il documento principale utilizzato dalle persone giuridiche per riflettere le spese in contanti nella contabilità.

I soggetti autorizzati sono tenuti a formalizzarlo per ogni operazione di spesa relativa allo spostamento di contante dalla cassa dell'organizzazione. A questo scopo viene redatto l'apposito modulo RKO. Tutte le azioni che possono essere eseguite in una situazione del genere, ad esempio da un singolo imprenditore, sono regolate dalla Direttiva della Banca Centrale dell'11 marzo 2014 "Sulla procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti di singoli imprenditori".

Per le imprese vengono prescritte alcune regole di registrazione, in base alle quali vengono distribuite le responsabilità per la compilazione del modulo appropriato. IN situazioni diverse Hanno diritto a compiere questa operazione le seguenti persone:

• capo contabile (se questa posizione è disponibile);
• cassiere aziendale;
• il primo manager o imprenditore individuale in maniera indipendente.

Il periodo di validità dell'ordine è limitato. Oggi è 1 giorno lavorativo. Ciò significa che l'importo scritto sul documento deve essere ricevuto nella data in esso indicata. Se ciò non è possibile, dovrai compilare un nuovo modulo.

Per non commettere errori nella progettazione, vale la pena studiare attentamente l'esempio di compilazione di un ordine di ricevuta di cassa. Non sono ammesse correzioni della data (cancellazioni, correzione di bozze, altre modifiche) o altre informazioni. È sufficiente una copia.

Esempio di compilazione di un ordine di ricevuta di cassa

La parte inferiore deve contenere le firme delle persone autorizzate funzionari azienda o organizzazione. Il numero di queste persone è limitato. Le carte con le loro firme campione devono essere conservate dallo specialista che emette fondi ai sensi del presente documento.

I firmatari della RKO, di regola, sono:

• cassiere e contabile;
• il dirigente con diritto di prima firma e il cassiere (se non è presente un contabile nell'organico);
• primo manager o imprenditore individuale.

Le firme devono essere apposte accanto ai cognomi e alle iniziali indicati. La Banca Centrale consente la registrazione degli accordi di regolamento solo in forma cartacea. La compilazione può essere effettuata mediante input macchina (computer/stampante) o con penna a sfera (non sono accettati documenti redatti con penne gel a causa della loro breve durata). Il colore dell'inchiostro deve essere blu (viola) o nero. Altri colori come rosso o verde non sono accettati.

Leggi anche: È necessario aprire un conto corrente per un imprenditore individuale?

Funzioni di cassa

Il cassiere che emette fondi esegue le seguenti azioni:

• Innanzitutto viene effettuato un controllo per garantire che siano presenti tutte le firme necessarie. Controllano i campioni della carta, che è sempre nel registratore di cassa.
• L'importo indicato in parole deve corrispondere a quello indicato in numeri ed è scritto senza errori di ortografia.
• I documenti giustificativi specificati nel modulo RKO devono essere disponibili. Sono allegati all'ordine.
• I dati del destinatario (informazioni sul passaporto, nome completo) vengono verificati con quelli indicati nel modulo compilato.
• Se non ci sono commenti, il cassiere emetterà i fondi al destinatario.
• L'ordine viene inviato al destinatario per la firma.
• Successivamente il cassiere appone un timbro sul fronte e lo certifica con la propria firma.

Se nel documento sono presenti correzioni o cancellature visibili, tale modulo non dovrebbe essere accettato per l'esecuzione.

Devi sapere che la nota spese deve restare in cassa e non essere consegnata al destinatario dei fondi.

Finalità dell'emissione di fondi

Esiste un elenco regolamentato di circostanze in cui è consentita l'emissione di fondi. Questi includono:

• trasferimento dell’importo richiesto sul conto bancario della società;
• emettere un importo a un dipendente dell'azienda che eseguirà azioni mirate agli interessi dell'azienda; in tale situazione devono essere indicati gli obiettivi dell'evento (secondo la Direttiva della Banca Centrale della Federazione Russa n. 1843-U) e l'orario degli eventi organizzativi;
• rilascio a un dipendente di un'impresa per spese personali;
• Prelievo di contanti da un imprenditore individuale per le esigenze di una persona giuridica in cui è l'unico dipendente.

Esempio di compilazione della liquidazione per il pagamento dello stipendio

Flusso documentale per i servizi di cassa

Al termine della giornata lavorativa tutti i regolamenti del contante devono essere registrati sull'apposito Giornale nel quale viene conservata la relativa documentazione. Grazie a questa procedura, il lavoro del cassiere viene monitorato in modo che durante gli audit non si verifichino incomprensioni con i saldi di cassa. Il giornale di reporting viene mantenuto nel modulo KO-3. I singoli imprenditori inseriscono voci per ciascun RO nel libro cassa.

Il processo di archiviazione delle copie cartacee è organizzato dal responsabile dell'impresa o da una persona autorizzata mediante ordine scritto.

La forma dell'attuale documento approvato è presente nel regolamento. Il modulo finito viene redatto sulla base delle informazioni ivi specificate.

Regole per la compilazione del documento

Il modulo KO-2 può essere compilato manualmente o utilizzando programmi speciali, aiutando ad automatizzare l'inserimento delle informazioni nei campi designati del documento. Il titolo deve contenere il nome (completo o breve), a norma documenti statutari. Se non ci sono divisioni strutturali, nel campo corrispondente viene inserito un trattino.

Inseriamo nelle apposite colonne le seguenti informazioni:

• Numero del documento. La numerazione viene effettuata “end-to-end”, secondo i numeri progressivi del giornale contabile e viene mantenuta così fino alla fine dell'anno.
• Codice OKPO. È tratto dal documento rilasciato dalle autorità statistiche durante la registrazione dell'impresa.
• Data. La data attuale di emissione dei fondi in formato a otto cifre, dove le prime due cifre sono il numero, quindi il numero di serie del mese in due cifre, quindi le quattro cifre dell'anno.
• Debito/Credito. Le fatture vengono inserite secondo contabilità. Persone giuridiche non compilare il sistema fiscale semplificato.
• Importo rub., kopecks Scriviamo in modo leggibile i numeri, separando i centesimi con una virgola.
• Problema. La colonna è compilata al dativo (a chi?) indicando il nome completo del destinatario (Ivanov Ivan Ivanovich).
• Codice obiettivo. Obbligatorio da compilare se l'organizzazione utilizza la codifica delle transazioni di spesa/entrata.
• Base. È indicato il tipo di transazioni di spesa.
• Somma. Indichiamo il valore in parole (lettere) in rubli e kopecks in numeri.
• Applicazione. I dati vengono inseriti se esiste documentazione primaria che conferma la base dell'emissione. È necessario inserire i numeri dei documenti e le date della loro preparazione.
• Ricevuto. Questo campo nel documento deve essere compilato autonomamente dal destinatario dei fondi. Le informazioni sui fondi sono inserite in parole, i centesimi sono indicati in numeri. Sono indicate la firma del destinatario, la data attuale e il luogo. È consentita l'immissione dei dati da parte del cassiere.
• Rilasciato dalla cassa. Le informazioni vengono inserite dal cassiere stesso dopo l'emissione del contante. Deve esserci un cognome con le iniziali, nonché una firma di conferma.