Scarica il modulo di fattura regolare word. Modulo polizza di carico e regole per compilarlo

La fattura commerciale-12 si riferisce ai documenti che consentono di controllare la fornitura e il consumo beni materiali. Il modulo in formato excel è scaricabile gratuitamente.

I documenti contabili primari sono di enorme importanza in un'organizzazione. Tenuta corretta dei registri eliminerà molti problemi. Contrattazione delle fatture-12 si riferisce alla categoria di documenti che consentono di controllare il rilascio e il consumo di beni materiali in un'istituzione. La redazione dell'atto in questione non causa difficoltà agli specialisti. Con un database gratuito di moduli, modelli ed esempi a portata di mano, è facile creare il contratto di cui hai bisogno. Ad un apposito link diretto è presente il modulo di fatturazione contrattazione-12 in formato excel. Può essere scaricato gratuitamente senza restrizioni.

La registrazione della fattura contrattazione-12 è possibile nelle versioni scritta ed elettronica. Quest'ultimo è oggi più comune e viene utilizzato ovunque. Convenienza gestione elettronica dei documenti ovviamente. Gli atti vengono inviati istantaneamente in qualsiasi parte del mondo e visualizzati su un computer. La registrazione primaria avviene in uno specifico unità strutturale da un determinato specialista quando è necessario rilasciare articoli di inventario. Dopo aver creato una fattura commerciale-12, il dipendente la firma e la coordina con la direzione e la contabilità.

Elementi obbligatori della fattura dell'offerta-12

:

• Il nome dell'istituzione è scritto nella parte superiore della fattura di gara-12;
• Di seguito il dettaglio delle divisioni strutturali che vendono la merce;
• Dati del destinatario;
• Di seguito una tabella con fissazione e specificazione di beni, materiali e caratteristiche;
• Alla fine della tabella ci sono i visti delle parti del contratto;
• È necessario sigillare le carte con sigilli o una nota indicante l'autorità della persona (procura);

Oltre alle note del venditore che vende i prodotti, l'acquirente deve inserire anche le registrazioni nella fattura di vendita-12. Dopo aver ricevuto i prodotti appropriati, il rappresentante del cliente li firma e li decodifica. Quando riceve gli articoli dell'inventario dal venditore, l'acquirente deve presentare una procura. Vantaggio riempimento elettronico punti della fattura è la possibilità di correggere gli errori in qualsiasi momento e stampare nuove copie.

Esiste uno standard unificato comune per tutte le tipologie?

Quando si utilizzano moduli di documentazione unificati la fattura viene redatta utilizzando il modulo TORG-12. Le istruzioni per la compilazione sono state approvate dal decreto del Comitato statistico statale della Federazione Russa del 25 dicembre 1998.

Secondo la Risoluzione del Comitato Statale di Statistica della Federazione Russa del 24 marzo 1999 n. 20, se necessario, lo specialista ha il diritto di aggiungere ulteriori colonne alla fattura. Inoltre gli è consentito utilizzare un modulo di bolla di consegna auto-sviluppato e approvato dall'organizzazione in cui lavora.

Qual è la struttura generale?

La struttura generale delle fatture è la seguente:

• Informazioni sui partecipanti alla consegna dei prodotti (venditore, mittente, destinatario, pagatore), compresi i loro nomi completi, indirizzi legali, numeri di telefono, dettagli, nonché Codici OKVED e OKPO).
• Informazioni sull'accordo in base al quale viene effettuata la transazione.
• Informazioni sulla fattura del passaporto: data e numero.
• Informazioni sul prodotto (nome completo, quantità, costo totale, unità di misura di massa e IVA a carico dell'acquirente).
• Allegati (integrazioni) alla fattura (passaporti, certificati, ecc.).
• Firme delle parti coinvolte nella transazione. Quindi, da parte del venditore, il documento viene firmato dal dipendente che ha autorizzato la spedizione dei prodotti; capo contabile; il dipendente che ha svincolato la merce. Sul secondo lato - direttamente l'acquirente stesso o il destinatario. Inoltre, questa colonna contiene informazioni sulla procura e sulla data di firma dell'accordo da entrambe le parti.

Fai attenzione! Il modulo fattura prevede anche l'apposizione di timbri da parte di chi cede la merce. Tuttavia il sigillo, ai sensi dell'articolo 9 della legge n. 402, non è un requisito obbligatorio di questo documento. A questo proposito l'organizzazione ha il diritto di rifiutare la certificazione con sigillo di fattura.

Quali dati obbligatori devono essere compilati?

I dettagli che qualsiasi fattura (unificata o sviluppata in modo indipendente) deve contenere, ai sensi dell'articolo 9 della legge n. 402, sono i seguenti:

• Titolo del documento principale (“ Lettera di vettura", "Fattura merci" e così via).
• Data di creazione del documento.
• Codice prodotto.
• Numero della fattura.
• Il nome dell'azienda che ha compilato questo documento.
• Contenuto del fatto di una transazione commerciale (ad esempio, cancellazione di merci difettose).
• Il valore del contenuto del fatto di una transazione commerciale in termini monetari, indicando le unità di misura (quantità in pezzi, costo in rubli, ecc.).
• La posizione della persona che ha effettuato la transazione, nonché la persona responsabile dell'elaborazione della transazione.
• Firme delle persone con trascrizioni.

Fai attenzione! La compilazione dei dettagli richiesti è una condizione importante per accettarlo per la registrazione. Tuttavia, i dettagli richiesti possono includere un sigillo se la documentazione contiene il campo “M.P.”

Come scrivere correttamente: al computer o a mano?

La fattura può essere emessa sia in formato cartaceo che cartaceo forma elettronica , in un programma di contabilità, nonché in formato Word (Word) ed Excel (Excel).

Devo mettere un timbro?

Secondo la parte quarta dell'articolo 9 della legge n. 402, dal 1° gennaio 2013 i moduli dei documenti primari (comprese le fatture) non richiedono la timbratura obbligatoria.

Caratteristiche procedurali e progettuali

Ricevuta e spesa

La formazione di una fattura viene effettuata se c'è un movimento di inventario. Di norma, è diffuso nelle fabbriche, nelle aziende con propri magazzini di spedizione e nelle aziende che operano nel settore commerciale.

Per elaborare la spedizione dei prodotti è necessaria una fattura., per il quale non vengono compilati rapporti sulle materie prime. Funziona principalmente in piccolo commercio al dettaglio. Si riferisce all'acquisto e alla vendita di prodotti a prezzi al dettaglio.

Questa fattura viene redatta in 2 copie dalla persona responsabile che distribuisce il prodotto. In questo caso, un campione viene trasferito a un potenziale venditore e il secondo rimane nel magazzino dell’azienda.

La fattura unificata è stata adottata con la Risoluzione del Comitato statale di statistica della Federazione Russa del 25 dicembre 1998. Durante la compilazione occorre prestare particolare attenzione a:

• Iniziali (nome completo) della persona che riceve (ad esempio, "venditore del negozio di alimentari n. 5 in via Sovetskaya"). Se la merce viene consegnata tramite corriere, le informazioni su questo dipendente vengono inserite nella riga corrispondente "via ___".
• La tabella contiene informazioni sul prodotto: nome, costo e così via.
• Nelle colonne vuote della tabella è opportuno indicare informazioni aggiuntive sul prodotto.

L'addetto alla distribuzione dei prodotti dovrà indicare la propria posizione e firmare e dargli una trascrizione. Inoltre, alla fine della giornata lavorativa, nella colonna n. 15 viene inserito l'importo totale dei ricavi per i prodotti venduti. Successivamente, il documento viene presentato al reparto contabilità dell’azienda. Alla fine della fattura insieme al numero e alla data ordine in contantiè indicato anche l'importo del reddito.

Sacrificabile

La fattura viene compilata se c'è un movimento di inventario. Dal 2013 sono stati aboliti i moduli unificati di fatturazione. A causa di ciò forma standard non c'è fattura.

I dipendenti autorizzati delle aziende hanno il diritto di crearlo in modo indipendente. Condizione richiesta redazione di questa fattura - conformità con i documenti campione obbligatori (ad esempio TORG 12) o un modello approvato dalla società.

Il documento viene stampato in 2 copie. Uno di questi rimane al dipendente che spedisce la merce; il secondo è il destinatario. La fattura deve contenere le firme dei dipendenti materialmente responsabili. Il modulo può essere redatto su un foglio A4. E compila - come in modulo stampato, e per iscritto. La fattura è composta da 3 parti. Il primo comprende:

• numero del documento e data della sua preparazione;
• il nome completo dell'azienda che spedisce la merce, nonché il nome dell'azienda che riceve il prodotto;
• numero e data di conclusione del contratto.

Fai attenzione! Nel caso in cui una persona agisca sotto procura, le informazioni su questo fatto devono essere inserite nel modulo - inserire di conseguenza la data di emissione e il numero.

La seconda parte della fattura è una tabella che contiene le informazioni sulla merce spedita:

• Nome;
• numero;
• costo di 1 pezzo;
• prezzo finale.

Nella parte finale della fattura, in base ai dati della tabella, sono indicati il ​​nome del prodotto e l'importo totale del prodotto.

Merce

Poiché non esiste un'unica forma unificata della lettera di vettura, è necessario tenere conto di alcune sfumature durante la compilazione. Pertanto, l'impresa crea una fattura di esempio. Quindi, in linea con i dettagli è necessario inserire il numero OKPO. Nel campo “Tipo di transazione” non viene inserita alcuna informazione.

Il modulo della bolla di consegna contiene le seguenti informazioni:

• nome del documento;
• data di formazione;
• nome del soggetto economico responsabile della generazione del modulo;
• registrare il fatto della pratica commerciale;
• determinazione dei risultati attività economica;
• indicazione della posizione del dipendente che ha posto in essere l'operazione;
• iniziali, nomi completi e sigilli delle società che hanno effettuato l'operazione.

Fai attenzione! Nella bolla di consegna è richiesta la presenza dei sigilli delle società che hanno effettuato la transazione.

La bolla di consegna non è valida se manca almeno uno degli articoli elencati. UN un compilatore che fornisce informazioni false sarà condannato a responsabilità penale.

TTN

La lettera di vettura è un documento emesso durante il trasporto di prodotti tramite mezzo di trasporto. Compilato in 4 copie. La necessità di registrazione sorge se la merce viene trasportata da società di trasporto terze. Quando si spediscono prodotti tramite il trasporto di proprietà dell'organizzazione mittente, non è necessario confermare le fatture.

La fattura è un modulo fronte-retro. Sul lato anteriore sono presenti le informazioni sul cliente e sui prodotti trasportati. Sul retro vengono visualizzate le informazioni relative al veicolo e alla merce trasportata.

Durante la compilazione del modulo prestare attenzione ai seguenti dettagli:

• mittente del prodotto– nome della società, indirizzo, dettagli di contatto e OKPO;
• destinatario del prodotto– nome dell'azienda, ubicazione, dettagli di contatto e OKPO;
• pagatore– nome della società, indirizzo legale, informazioni sul pagatore e OKPO.

Inoltre, durante la compilazione della tabella, è necessario inserire le seguenti informazioni:

• numero dell'articolo;
• quantità di merci trasportate;
• costo unitario;
• designazione di tutte le posizioni;
• unità di misura del prodotto;
• peso delle merci trasportate;
• il prezzo finale dell'intero carico trasportato.

Fai attenzione! Al momento della compilazione del modulo dovrà essere indicato il prezzo finale esclusa l'imposta sul valore aggiunto.

Requisiti

Una fattura di domanda è un documento utilizzato per registrare il movimento di beni commerciali e materiali direttamente all'interno dell'azienda. La società ha il diritto di creare la forma di tale documento in modo indipendente. Tuttavia, assicurati di includere i dettagli richiesti.

Quando si sposta la merce tra i reparti aziendali viene compilata una fattura unificata. Con il suo ausilio viene registrata per iscritto la restituzione dei materiali in magazzino che sono stati trasferiti per l'uso, ma non completamente utilizzati. Nell'intestazione della richiesta di fattura è necessario indicare il numero del documento, il nome dell'organizzazione e il codice OKPO.

La particolarità di questa fattura è che include informazioni su:

• data di compilazione;
• dipartimento del mittente;
• attività del mittente;
• conto corrispondente;
• unità contabile di produzione.

Sotto di essi nella richiesta di fattura sono presenti i campi per la compilazione dei seguenti dati:

1. la persona tramite la quale è stata spedita la merce;
2. la persona che ha richiesto il valore;
3. la persona che ha autorizzato la spedizione della merce.

Per il movimento interno

Fattura di movimento interno – prova del movimento dei prodotti tra le strutture aziendali o persone. Le informazioni sul trasferimento di oggetti di valore vengono inserite in una serie di documenti di produzione, con l'aiuto dei quali vengono controllati lo smaltimento e l'arrivo delle merci.

Il documento viene redatto durante il trasferimento di valori da una mano all'altra. Tutti i partecipanti alla procedura devono firmare la fattura.

Nel compilare la fattura per la movimentazione interna è necessario prestare attenzione a quanto segue:

1. ragione sociale e matricola dell'unità strutturale;
2. dettagli dell'organizzazione;
3. data di preparazione del documento;
4. luogo di preparazione dei documenti;
5. basi di compilazione;
6. dati del carico;
7. firme di tutte le persone coinvolte nell'operazione.

Per il rilascio delle merci

Una fattura per il rilascio delle merci, di norma, viene emessa presso le imprese che operano nel campo della ristorazione pubblica.

La base per l'emissione di una fattura per lo svincolo della merce è la necessità di inviare il prodotto quando è separato dall'officina di produzione principale. La documentazione viene redatta in 2 copie, una delle quali viene trasferita al reparto contabilità dell'organizzazione, e l'altro rimane al dipendente che ha ricevuto la merce.

Questo documento contiene le seguenti informazioni:

1. nome dell'organizzazione;
2. dipartimento che emette la fattura;
3. prodotti necessari per cucinare;
4. quantità e prezzo totale dei prodotti;
5. firme dei dipendenti responsabili.

Trasporto internazionale di merci

La polizza di carico del trasporto internazionale è un documento che conferma il trasporto su strada dei prodotti. Il modulo fattura ha un modulo unificato. La base per la registrazione è la necessità di trasferire la merce utilizzando veicoli. Questo documento viene utilizzato quando si trasportano prodotti all'estero.

La lettera di vettura di trasporto internazionale contiene le seguenti informazioni:

• quantità di prodotti trasportati;
• percorso di trasporto;
• la persona che trasporta i prodotti;
• informazioni sul mittente e sul destinatario;
• tempo impiegato nel trasporto;
• condizione del carico;
• data di carico e scarico.

Il modulo della polizza di carico del trasporto internazionale è scritto su più pagine. I nomi dei grafici sono scritti sia in russo che in russo lingua straniera. Ad ogni destinatario viene consegnata una copia separata della lettera di vettura.

Restituibile

La fattura di reso viene redatta in un modulo sviluppato dall'organizzazione in modo indipendente, in conformità con i requisiti del documento primario stabilito nell'articolo 9 della legge "Sulla contabilità". Tuttavia, la restituzione degli oggetti di valore viene effettuata utilizzando il modulo unificato TORG-12.

L'acquirente ai sensi del contratto è sia il fornitore che lo spedizioniere. Nome dell'azienda, indirizzo legale e le coordinate bancarie vengono inserite nelle righe appropriate. Non è necessario inserire informazioni sullo spedizioniere. La fattura di reso riceve un numero univoco assegnato dall'organizzazione stessa.

Errori più comuni

Errori comuni commessi dai compilatori di documenti primari (fatture):

• Specificazione di dettagli incompleti- un grave errore che può portare a disaccordi con le autorità fiscali. È importante che tutti i dettagli della bolla di consegna siano compilati in modo completo e corretto.
• Firma di persona non identificata. I riempitivi spesso non scrivono le posizioni degli individui, il che causa molti problemi all'organizzazione.

Secondo il Regolamento sui documenti e il flusso dei documenti nella contabilità n. 105, il riempitore ha il diritto di correggere gli errori solo con una penna a sfera nera. In questo caso è necessario apporre sul testo la data e la firma di chi ha apportato la modifica, nonché un sigillo attestante le modifiche.

Pertanto, una bolla di consegna è la documentazione necessaria per l'invio e la ricezione dei prodotti. Pertanto, in base ai dati della fattura, l'acquirente può tenere il proprio registro delle spese e il venditore può tenere traccia dei suoi profitti di conseguenza.

La lettera di vettura è il documento contabile primario in base al quale viene emesso il rilascio delle merci di magazzino a terzi e viene tenuta la registrazione delle relative transazioni. Secondo le leggi n. 402-FZ "Sulla contabilità" e n. 63-FZ "Sulla firma elettronica", una bolla di consegna può essere generata e archiviata sia in formato cartaceo che elettronico. Inoltre, è stato approvato il formato consigliato per il file elettronico TORG-12 XML. I contribuenti potranno inviare le fatture redatte in questo formato all'ufficio delle imposte tramite Internet (TKS).

Come redigere e firmare una bolla di consegna

Carta

I documenti primari sono firmati dal direttore e dal capo contabile o dalle persone autorizzate. L'elenco delle persone autorizzate a firmare i documenti primari è approvato dal dirigente d'intesa con il capo contabile. Pertanto, il gestore può trasferire il diritto di firmare la bolla di consegna e formalizzare tale diritto con una procura o un ordine.

La lettera di vettura viene emessa in due copie. La prima copia rimane al venditore (l'organizzazione che consegna gli articoli di inventario) e costituisce la base per la loro cancellazione. La seconda copia viene trasferita all'acquirente e costituisce la base per la registrazione di questi oggetti di valore. TORG-12 può avere 5 firme:

• tre dal lato del venditore: (manager, contabile, responsabile della spedizione). In alcune grandi organizzazioni, una persona firma la bolla di consegna al momento della spedizione. Di solito si tratta di una sorta di “operatore” che, sulla base delle informazioni ricevute dalla contabilità e dal magazzino, genera un documento e lo firma con la sua firma. Questa procedura è legalmente sancita o in un ordine, o in una procura, o in descrizioni del lavoro"operatore";
• uno dal lato dell'acquirente (responsabile della ricezione della merce) - nella riga "Il carico è stato ricevuto dal destinatario". Questa riga deve contenere la firma di un rappresentante ufficialmente autorizzato dell'acquirente: può essere una persona con procura o ai sensi della Carta. Pertanto, deve firmare il capo dell'organizzazione destinataria (acquirente) o una persona autorizzata con procura per il diritto di firmare i documenti primari.
• un'altra firma - nella riga "Carico accettato" - viene apposta da qualsiasi persona finanziariamente responsabile che accetta effettivamente il carico (nella stessa riga vengono inseriti i dati sulla procura per il trasporto di merci e materiali). Può trattarsi del vettore di un'organizzazione di trasporti di terze parti o di un rappresentante dell'organizzazione acquirente. Il capo dell'impresa può accettare la merce senza procura - in questo caso firma la riga "Carico accettato" e non compila le righe indicando i dettagli della procura.

Naturalmente, in entrambe le righe “Il carico è stato ricevuto dal destinatario” e “Il carico è stato accettato” può firmare la stessa persona (se ha sia procura per merci e materiali sia il diritto di firmare documenti primari). E in questo caso, più spesso la firma viene inserita solo nella riga "Carico ricevuto", in base alla pratica commerciale, nonché all'arbitrato pratica giudiziaria(Risoluzione del Servizio federale antimonopolio NWZ del 1 marzo 2006 N A13-5001/2005-05).

Elettronico

La forma e la procedura per redigere una lettera di vettura elettronica non sono diverse dalla forma e dalla procedura per redigere la sua controparte cartacea, tranne che documento elettronico compilato in una copia, che consiste di due file. Uno di questi si forma dal lato del venditore e il secondo, quando si invia un documento, dal lato dell’acquirente. Per firmare le fatture elettroniche, invece della firma autografa, utilizzare la firma elettronica (ES) e in conformità con il formato consigliato TORG-12 (approvato dall'Ordine del Servizio fiscale federale russo del 21 marzo 2012 n. ММВ-7 -6/172@), nonché materiale giudiziario (in particolare, Risoluzione della Corte Suprema Arbitrale del Distretto Militare Superiore dell'11 agosto 2010 nel caso n. A43-5226/2010) la lettera di vettura elettronica è firmata da uno firma elettronica dal lato del venditore e uno dal lato dell'acquirente. Due firme in totale.

Allo stesso tempo, nelle righe “Vacanze autorizzate”, “Capo contabile”, “Carico rilasciato”, “Carico accettato” e “Carico ricevuto dal destinatario” sono indicati i nomi completi e le posizioni delle persone interessate, e nella riga "Per procura n." - informazioni sulla procura della persona autorizzata.

In parte, la possibilità di firmare TORG-12 con un ES è dovuta al fatto che apporre un ES su un documento non significa compilare la riga del firmatario, ma significa proteggere le informazioni e identificare il firmatario (n. 63-FZ “On ES”). E per soddisfare queste condizioni è sufficiente una firma elettronica.

TORG-12 è necessario durante il trasporto di merci?

Carta

La lettera di vettura viene consegnata all'autista insieme agli altri documenti e l'autista è obbligato a consegnare i documenti al destinatario.

Secondo una serie di documenti normativi, come ad esempio:

• Regole per il trasporto delle merci tramite trasporto stradale, approvato dal Ministero dei trasporti automobilistici della RSFSR il 30 luglio 1971;
• Legge federale dell'8 novembre 2007 N 259-FZ “Carta del trasporto automobilistico e del trasporto elettrico terrestre urbano”;
• Decreto del governo della Federazione Russa del 15 aprile 2011 N 272 "Approvazione delle norme per il trasporto di merci su strada";
• Regole Traffico stradale dal 01/07/94;

Durante il viaggio, l'autista non è obbligato a portare con sé una polizza di carico.

Elettronico

Se la lettera di vettura viene trasmessa via Internet non è necessario consegnarla all'autista: il documento può essere inviato direttamente al destinatario. Lungo il percorso, l'autista non ha bisogno di una lettera di vettura, ha un TTN e in esso, anche se dentro forma generale, ma sono elencate le posizioni del carico trasportato.

La difficoltà risiede solo nel caso di trasporto di merci da parte di un vettore intermediario. La legge richiede la compilazione delle righe "Per procura n." e "Carico accettato", in cui si indicano le informazioni sulla procura per il trasporto di merci e materiali, nonché il nome completo e la posizione dello spedizioniere. . In questo caso ci sono due opzioni:

1. Durante la creazione del TORG-12 elettronico, il venditore indica il numero e le date della lettera di vettura nelle colonne appropriate: la lettera di vettura stessa contiene già la posizione e il nome completo dello spedizioniere, nonché le informazioni sulla procura.
2. Al ricevimento del TORG-12 elettronico, l'acquirente stesso compila le righe "Per procura n." e "Accettato il carico" e firma il TORG-12 con una firma elettronica.

Come correggere una bolla di consegna in caso di restituzione della merce

Carta

Secondo la legge, se vengono rilevati errori, la polizza di carico deve essere corretta come segue: Le cancellature vengono effettuate su entrambe le copie del documento, che sono certificate da firme su entrambi i lati. Accanto alle firme è riportata la data delle modifiche (comma 5, articolo 10 della Legge di contabilità).

Spesso, nella pratica, un nuovo documento viene generato retroattivamente per sostituire un documento errato. Tuttavia, le norme contabili non implicano la necessità o la capacità di preparare o correggere i documenti primari in questo modo.

Elettronico

Per i documenti, anche parzialmente realizzati in modo automatizzato (mediante computer), non sono previste regole di correzione. Ciò conferisce alle organizzazioni il diritto di definire tali regole da sole. Questo diritto deriva dalla clausola 8 della PBU 1/98: “se su una questione specifica in documenti normativi non sono stati stabiliti metodi contabili, quindi quando si forma una politica contabile, l'organizzazione sviluppa un metodo appropriato basato su questa e altre disposizioni in materia contabilità" Pertanto dentro politica contabileè possibile indicare come correggere il documento primario redigendo un altro documento. In questo caso si consiglia di indicare nel documento di rettifica che esso costituisce parte integrante di quello originale.

Poiché la fattura elettronica non può essere corretta secondo le modalità previste dalla legge, una soluzione a questa situazione può essere la redazione e la sottoscrizione da parte delle parti di un documento separato, sulla base del quale verranno effettuate registrazioni contabili correttive (questo formato di correzione dovrà essere specificato nel principio contabile e nell’accordo con la controparte). L'organizzazione redige un atto sulla discrepanza accertata o sviluppa autonomamente tale documento, previa inclusione di dettagli obbligatori (clausola 2 dell'articolo 9 della legge federale del 21 novembre 1996 n. 402-FZ "Sulla contabilità"), e lo coordina con le sue controparti.

Ad esempio, esiste una pratica in cui le parti, dopo l'accettazione delle merci e il rilevamento di errori, redigono atti (nel formato TORG-2 e 3), che vengono utilizzati per formalizzare l'accettazione di merci e materiali con caratteristiche quantitative e qualitative discrepanze rispetto ai dati documenti accompagnatori fornitore. Gli atti sono redatti nel luogo di ricevimento della merce e sono base giuridica presentare un reclamo al fornitore.

Ricevimento della merce e bolla di consegna

Al momento dell'accettazione della merce, la persona responsabile controlla la merce scaricata con i documenti.

Carta

Con una fattura cartacea tutto è semplice: l'autista consegna i documenti persona responsabile per sopralluogo in loco. La persona responsabile del ricevimento della merce firma i documenti e li trasferisce al reparto contabilità.

Elettronico

Se il fornitore ha inviato una lettera di vettura elettronica, la persona responsabile della ricezione della merce dovrebbe essere in grado di ricevere tali documenti ed elaborarli tempestivamente (firmarli, stamparli o inoltrarli), ovvero deve essere organizzato posto di lavoro e accesso a Internet.

Contabilità fatture e archiviazione

Carta

Non esistono norme statutarie per la registrazione delle fatture. Pertanto, l'organizzazione ha il diritto di approvare autonomamente le regole per il trasferimento e l'archiviazione dei documenti.

In pratica, in un magazzino viene solitamente redatto un rapporto sulle merci (il documento primario sulla base del quale si riflettono nella contabilità i dati sulla vendita dei beni e il loro costo), al quale ordine cronologico Le fatture sono allegate.

I singoli imprenditori e le organizzazioni che utilizzano il sistema fiscale semplificato tengono i registri delle spese e delle entrate, che vengono compilati sulla base dei documenti primari. I libri possono essere conservati elettronicamente, ma al termine periodo d'imposta sono stampati. I documenti cartacei sono conservati in locali di archivio.

Elettronico

Fattura elettronica delle merci e resoconto delle merci - originali dei documenti primari. Possono essere archiviati esclusivamente in formato elettronico, sia su un computer locale, sia su un server dell'organizzazione appositamente dedicato.

Come convertire il flusso di documenti TORG-12 in formato elettronico

Oggi, gli operatori dei sistemi di gestione elettronica dei documenti (EDF) hanno implementato la capacità di trasmettere TORG-12 sia in formato libero che in quello raccomandato dal Servizio fiscale federale (vedi Ordine del Servizio fiscale federale della Russia del 21 marzo, 2012 n. ММВ-7-6/172@). Per iniziare a scambiare bolle di consegna elettroniche, tutto ciò che devi fare è:

• sviluppare e concordare con le controparti la procedura per l'elaborazione della restituzione del carico consegnato (per quei casi in cui sono state effettuate cancellazioni nel documento TORG-12 durante lo scarico);
• acquistare certificati di firma elettronica e rilasciare il diritto di firma alle persone autorizzate;

Il modulo universale della lettera di vettura TORG-12, che può essere scaricato gratuitamente in Excel e Word in questa pagina, è appositamente progettato per organizzare in modo competente la contabilità delle transazioni commerciali in qualsiasi azienda. Riempimento corretto Il campione proposto in due copie costituirà la base per la parte venditrice per ammortizzare i beni materiali rilasciati e per la parte acquirente per capitalizzare i prodotti acquistati. In pratica la polizza di carico (BW), fungendo da documento primario, consente di formalizzare legalmente il trasferimento di proprietà del prodotto specificato da un proprietario ad un altro.

Scopo di TORG-12

La fattura TORG-12 è un modulo specifico destinato a documentare operazioni specifiche relative allo spostamento di articoli di inventario (beni materiali) tra singole organizzazioni, da un lato, comprese le persone giuridiche o singoli imprenditori e, dall'altro, sia imprese che acquirenti privati. La compilazione della versione cartacea del documento primario viene effettuata in due copie. Uno rimane presso l'azienda (IP) che vende beni o prodotti, mentre il secondo viene trasferito all'impresa (IP o individuo) che acquista beni e materiali.

Origini e caratteristiche dell'UFTN TORG-12

La forma unificata della lettera di vettura (UFTN) - TORG-12 in formato Word, nonché le regole di compilazione, sono state approvate nel dicembre 1998 con una delibera speciale del Comitato statale di statistica. E poiché, ai sensi dell'art. 9 della legge federale "Sulla contabilità" prescrive la registrazione obbligatoria dei fatti di attività economica con documenti primari; deve essere scritta per ogni spedizione (rilascio) o vendita di vari articoli di inventario;

Da gennaio 2013 l'utilizzo del modulo unificato è divenuto facoltativo, salvo alcune riserve. Da questo periodo, su iniziativa del capo contabile, il direttore della società (IP) ha potuto determinare autonomamente un campione di documenti primari che avrebbero dovuto essere utilizzati per l'ulteriore registrazione delle attività economiche della sua organizzazione.
Ogni impresa (IE) può utilizzare la versione dell'UFTN proposta da Goskomstat o quelle sviluppate in modo indipendente, compresi i moduli aziendali per ricevute di vendita (TC) e lettere di vettura (TN). In questo caso sono consentiti aggiustamenti (apportare modifiche) aggiungendo dettagli, campi, colonne, righe, ecc. Inoltre, non ci sono requisiti “rigorosi” né in termini di numero di punti né riguardo al formato di questo documento. A seconda delle specificità dell’attività aziendale e/o delle caratteristiche dei prodotti venduti, è possibile scaricare e stampare la versione libro o orizzontale dei moduli fattura.

Allo stesso tempo, esistono requisiti obbligatori per lo sviluppo indipendente dei documenti primari. La polizza di carico di qualsiasi azienda (IP) deve contenere i seguenti punti:

• nome e numero di questo documento;
• modello per la compilazione della data di registrazione;
• nome completo delle società partecipanti alla transazione, indicando tutti i dettagli: TIN, contatti, indirizzo in TORG-12, conto bancario, ecc.;
• descrizione dei fatti di attività economica per i quali viene emessa la fattura corrente;
• documenti sulla base dei quali viene effettuata l'operazione;
• l'elenco degli articoli venduti con indicazione della quantità, del prezzo unitario, dell'IVA, del peso e del prezzo totale di acquisto;
• posizioni dei soggetti che eseguono direttamente l'operazione e ne sono responsabili documentazione;
• firme in TORG-12 e sigillo.

Da gennaio 2016, oltre al formato cartaceo delle fatture in Word, tradizionalmente compilate in copia carbone, è consentito l'utilizzo delle versioni elettroniche su un unico foglio, generate Programma Excel, seguita dalla stampa e certificazione con firma elettronica. In questo caso, un foglio (file) deve essere inviato all'acquirente e la fonte originale rimane in custodia al venditore.

Qual è la differenza tra una bolla di consegna e una ricevuta di vendita?

TN (lettera di vettura) è considerato un documento primario obbligatorio che conferma una transazione effettuata sulla base di un accordo di cooperazione preconcluso persona giuridica con un'organizzazione o un individuo di terze parti (ad esempio, in merito alle forniture). Viene rilasciato al momento del trasferimento (vendita) di prodotti a un'altra organizzazione.

PM ( ricevuta di vendita) viene rilasciato come conferma di una vendita-acquisto al dettaglio senza la previa conclusione di alcun documento. In certi momenti, TN potrebbe benissimo sostituire PM.

Periodo di validità di TORG-12

Secondo i requisiti degli atti attuali del Ministero delle Finanze della Federazione Russa, il periodo di conservazione delle lettere di vettura e delle fatture TORG-12 è di 4 anni dopo la fine del periodo fiscale di riferimento in cui questo documento primario è stato utilizzato per l'ultima volta. Ad esempio, se TN e S-F erano“chiusi” (presi in considerazione per il calcolo dell’IVA) nel primo trimestre del 2017, pertanto la loro durata scade nell’aprile 2021. Tuttavia, nell'interesse della contabilità, il periodo per il salvataggio dei documenti contabili è di 5 anni, quindi TORG-12 dovrà essere salvato fino al 1 aprile 2022.

Novità dal 1 luglio 2017

In conformità con l'Ordine n. ММВ-7-15/329 del Servizio fiscale federale della Federazione Russa, dal 1 luglio 2017, tutte le società e i singoli imprenditori possono redigere documenti primari relativi alla circolazione di merci e materiali in due modi (formati):

• carta : compilazione TORG-12 in formato Word, entrata in vigore il 9 gennaio 2016 con ordinanza n. 551 del Servizio fiscale federale della Federazione Russa del 31 novembre 2015;
• elettronico : disposizione su 1 foglio della versione elettronica del documento primario insieme a una fattura in formato Excel, entrata in vigore il 1 luglio 2017 con l'ordinanza n. 555 del Servizio fiscale federale della Federazione Russa del 24 marzo 2016.

Allo stesso tempo, fino alla fine del 2020, l'uso dei moduli TORG-12 "marchiati" sviluppati personalmente, applicati dall'ordinanza n. 172 del Servizio fiscale federale della Federazione Russa del 21 marzo 2102, è formalmente consentito. Copie cartacee autenticate di tali fatture, su richiesta, dovranno essere inviate all'ufficio di controllo delle imposte.

Caratteristiche di riempimento TORG-12

Utilizzo forme stabilite Le fatture richiedono il rispetto di determinate regole di compilazione. La preparazione di una bolla di consegna può essere effettuata sia da specialisti contabili che da magazzinieri, venditori e altre persone autorizzate all'emissione di prodotti. La versione cartacea del documento primario deve essere redatta in 2 copie, una delle quali viene trasferita al destinatario della merce.

Il numero e la data della transazione sono inseriti nell'intestazione dell'UFTN. Qui inserisci anche i dettagli della società (IP) che vende la merce: nome completo, indirizzo in TORG-12, contatti, conto corrente e altre informazioni approvate dal direttore (IP). I campi "Pagante" e "Destinatario in TORG-12" sono formattati in modo simile. Successivamente vengono registrati i dettagli del contratto di fornitura o altri documenti sulla base dei quali viene effettuata la transazione corrente.

Successivamente vengono compilati i dati relativi alla merce venduta, indicando l'elenco, i codici (articoli), le unità di misura, le tipologie di imballaggio, i prezzi per articolo, l'IVA, ecc. Se i prodotti vengono spediti in imballaggi speciali (container), è consigliabile compilare i campi “Peso Lordo”. A volte gli allegati e i documenti giustificativi sono elencati alla fine del modulo.

Il TORG-12 si completa con le informazioni sulle persone che effettuano e controllano la transazione. Le loro firme sono solitamente certificate dal sigillo aziendale.

Chi opera nel settore commerciale si trova ad affrontare la necessità di emettere fatture ai clienti.

Cos'è una polizza di carico?

La fattura è un documento primario, secondo il quale il fornitore rilascia la merce all'acquirente. Allo stesso tempo, la fattura è importante per contabilizzare i beni materiali sia della prima che della seconda parte. Il fornitore, sulla base della fattura, cancella questi valori come spese nella sua contabilità, e l'acquirente li capitalizza già nella sua contabilità.

Quale modulo devo utilizzare per emettere fattura e come devo compilarlo?

Vorrei sottolineare due punti importanti:

1. Per ogni spedizione di merci e materiali verso l'esterno è necessario emettere una bolla di consegna.

Naturalmente, se un individuo semplice acquista beni da te, di solito non ha bisogno di alcun documento. Ma non dimenticare che dovrai ammortizzare i materiali come spese, quindi documentare la spedizione qui è importante dal punto di vista di possibili controversie con le autorità fiscali. Ad esempio, se disponi di un sistema fiscale semplificato (Entrate - Spese), le merci verranno cancellate come spese man mano che vengono vendute. È qui che torna utile una polizza di carico. In genere è inutile parlare di spedizione di merci ad altri singoli imprenditori o persone giuridiche, soprattutto se si trovano in regime di pagamento fiscale generale: la mancanza di fatture porterà loro problemi con il rimborso dell’IVA.

1. Puoi emettere una bolla di consegna in diversi modi.

È possibile utilizzare un modulo di fattura sviluppato autonomamente, tenendo conto dei dettagli richiesti, oppure è possibile utilizzare il modulo unificato n. TORG-12. Inoltre, nella stragrande maggioranza dei casi, viene utilizzato TORG-12: è standard e comprensibile a tutti: acquirenti, fornitori e autorità fiscali.

Ora parliamo di queste due opzioni in ordine.

Fattura regolare

Come lettera di vettura, puoi utilizzare non TORG-12, ma un modulo che tu stesso hai sviluppato e approvato.

Cosa deve essere incluso in tale fattura?

Deve avere i seguenti dettagli:

• N. e data di compilazione;
• Nomi del destinatario/speditore e loro generalità;
• Base per il rilascio della merce (contratto, fattura, ecc.);
• Un elenco di articoli rilasciati che indica la quantità (+ unità di misura) e l'importo, solitamente realizzato sotto forma di una parte tabellare;
• Nomi completi, posizioni e firme delle persone che hanno autorizzato lo svincolo della merce, l'hanno rilasciata dal magazzino e l'hanno ricevuta dall'acquirente;
• Sigilli delle parti (se le parti utilizzano sigilli).

Di regola generale la fattura dovrà essere redatta in duplice copia: uno rimane al fornitore, il secondo viene trasferito all'acquirente. Quindi ciascuna parte, in base al documento, rifletterà la transazione in contabilità.

In linea di principio la fattura può essere preparata elettronicamente, ma in due file. In questo caso firma.

Lettera di vettura TORG-12

Se la bolla di consegna è redatta secondo il modulo generalmente accettato TORG-12.

TORG-12 è stato approvato con la Risoluzione del Comitato statistico statale della Russia n. 132 del 25 dicembre 1998 e può essere trovato nell'Album dei moduli unificati della documentazione contabile primaria per la registrazione delle operazioni commerciali. Viene redatto all'esaurimento delle merci e dei materiali e può essere effettuato sia in formato cartaceo che in formato cartaceo formato elettronico(anche in questo caso sarà necessaria una firma elettronica).

TORG-12 può essere definito parte integrante di qualsiasi transazione per la vendita di qualsiasi bene materiale. Dopo il periodo di riferimento, tutte le fatture devono essere conservate per 5 anni.

Il documento viene inoltre compilato in due copie: un pezzo di carta per ciascuna delle parti coinvolte nella transazione. TORG-12 è firmato dal capo dell'azienda, dal capo contabile o da una persona autorizzata (per lui deve essere rilasciata una procura).

Ora un po 'sulle regole di riempimento. Notiamo quanto segue:

• TORG-12 deve essere compilato al momento della spedizione o dopo il suo completamento (l'ufficio delle imposte richiede che le date di spedizione indicate nella fattura corrispondano a quelle reali);
• Se emetti una fattura all'acquirente (rilevante per chi paga l'IVA), tieni presente che le informazioni sullo spedizioniere e l'elenco degli articoli rilasciati in questi due documenti devono essere identici;
• Nelle colonne “Organizzazione Mittente”, “Destinatario”, “Fornitore”, “Pagante” sono indicati il ​​nome e gli estremi dei soggetti;
• Nella colonna “Basi” vengono annotati gli estremi del documento in base al quale viene effettuata la spedizione (solitamente si tratta o di un contratto di fornitura precedentemente firmato oppure di una fattura);
• La parte tabellare è compilata con le informazioni relative ai valori in spedizione (nome, codice (se presente), unità di misura, quantità, tipo di imballo, peso, prezzo, importo IVA esclusa, IVA stessa, importo IVA inclusa). I totali vengono calcolati nella riga inferiore.
• Se non sei un contribuente IVA, nella colonna "IVA, aliquota,%" indica "IVA esclusa" e nella colonna "IVA, importo, sfregamento". metti gli zeri.
• Il modulo contiene le firme di tutte le persone autorizzate e i sigilli delle parti.
• Se alla fattura è presente della documentazione aggiuntiva (ad esempio passaporti per le merci), allora è considerata un'appendice: il numero dei suoi fogli deve essere indicato nella fattura.

In pratica spesso l’autista dell’acquirente viene a ritirare la merce e la ritira sulla base di una procura. Quindi nella colonna "Carico ricevuto" sono indicati i dati dell'autista, e i dettagli della procura sono scritti sopra, nella colonna "Carico ricevuto" firma il magazziniere dell'acquirente, dopo aver ricevuto la merce in magazzino.

Compilazione della lettera di vettura TORG-12

• Divano “Aurora” (codice articolo 1234) 1 pezzo, prezzo senza IVA 15.200 rub.
• Sedia da ufficio (codice articolo 1514) 10 pezzi, prezzo senza IVA 1.900 rubli.
• Tavolo da ufficio (codice articolo 1513) 6 pezzi, prezzo senza IVA 4.100 rubli.

La merce viene spedita dal magazzino produzione di mobili, situato a 100555, Voronezh, st. Zelenaya, 15 anni. È venuto a ritirare i mobili l'autista della Vtoroi LLC, al quale è stata rilasciata la procura n. 2 del 07/06/2018 e come documenti di trasporto è stata emessa la fattura di trasporto n. 10 del 08/06/18 Entrambe le parti sono in regime generale di pagamento delle imposte e sono contribuenti IVA.

Quindi, iniziamo a compilare dalle parti coinvolte nella spedizione.

1. Nella colonna "Organizzazione speditore" indichiamo LLC "Pervy", il suo indirizzo e dettagli, nonché la sua unità strutturale: un magazzino di produzione di mobili.
2. Nella colonna "Fornitore" inseriamo anche le informazioni su LLC "First".
3. Nelle colonne "Destinatario" e "Pagante" - informazioni su LLC "Secondo".
4. Nella colonna “Basi” indichiamo il numero e la data dell'accordo tra le parti.
5. Compiliamo i codici necessari sul lato destro del modulo, indichiamo il numero e la data della bolla di consegna.
6. Annotiamo il numero della fattura stessa e la sua data, ad esempio n° 12 del 06/08/2018.

Ora compiliamo la parte della tabella:

• Annotiamo il numero dell'articolo
• Indichiamo i nomi delle merci, i loro codici (se è accettata la codifica della nomenclatura);
• Indichiamo unità di misura, quantità, prezzi IVA esclusa per unità di merce;
• Calcoliamo gli importi e riassumiamo i risultati.

Successivamente, dopo la parte tabellare, indichiamo il numero di fogli nell'appendice (rilasciamo passaporti per merci su 6 fogli), inseriamo il numero di voci seriali nella parte tabellare. Calcoliamo il numero di pezzi e il peso del carico secondo necessità; per le merci nel nostro esempio ciò non è richiesto.

Successivamente indichiamo in parole l'importo totale, le posizioni, i nomi completi delle persone che firmano il documento da parte del fornitore e le loro firme. Nei campi destinati all'acquirente indichiamo i dettagli della procura dell'autista, la sua firma nella colonna "Accettato il carico". Quindi, dopo aver ricevuto la merce, il rappresentante del destinatario che ha ricevuto la merce appone la sua firma.

Di seguito è presentato un esempio di compilazione della lettera di vettura TORG-12 per il nostro esempio:

Scarica l'esempio completo in formato Excel(l'immagine sarà troppo grande per essere allegata direttamente)

Consideriamo ora un esempio di compilazione TORG-12 per il caso in cui il fornitore non è un contribuente IVA.

Modifichiamo un po' i dati iniziali.

Secondo l'accordo n. 111-A del 15 maggio 2018, First LLC (100555, Voronezh, Zelenaya St., 15) è obbligata a consegnare a Second LLC (120122, Belgorod, Krasnaya St., d. 10) i seguenti prodotti :

Biscotti “Caffè” (codice articolo 1234), spediti in scatole da 5 kg ciascuna, 10 scatole spedite, prezzo 110 rubli. al kg.

La merce viene spedita dal magazzino di produzione dolciaria situato a 100555, Voronezh, st. Zelenaya, 15 anni. È venuto a ritirare i prodotti l'autista di Vtoroy LLC, al quale è stata rilasciata la procura n. 2 del 07/06/2018 e la lettera di vettura n. 10 del 08/06/18 come documenti di trasporto .

La compilazione della bolla di consegna, o meglio la sua colonna situata nell'intestazione del documento, da noi non è cambiata: tutto rimane uguale. Solo nell'unità strutturale dello spedizioniere scriviamo “magazzino produzione dolciumi”.

Ora compiliamo la parte tabellare.
Anche qui è tutto uguale, ma con alcune peculiarità. In questo esempio dovremo inoltre compilare:

• Tipo di imballaggio – scatola;
• Quantità in un posto – 5 (5 kg in una scatola);
• Numero di posti – 10 (spediamo 10 scatole);
• Peso netto quantità – 50 (5 kg x 10 scatole = 50 kg);
• Peso lordo – 51 (assumiamo che il pacco pesi 1 kg).

Quindi inseriamo il prezzo, calcoliamo l'importo senza IVA e con IVA (li abbiamo uguali), nella colonna "IVA, aliquota,%" inseriamo "Senza IVA" e nella colonna adiacente con l'importo - zeri. Dopo aver compilato la parte tabellare, riassumiamo i risultati.

Successivamente, dopo la parte tabellare, indichiamo il numero di fogli nella domanda (rilasciamo certificati su 3 fogli) e inseriamo il numero di voci seriali nella parte tabellare. Quindi contiamo il numero di posti e il peso del carico.

Indichiamo l'importo totale in parole e altre informazioni sulle persone che firmano il documento come nel primo esempio con i mobili.

Scarica un esempio di compilazione della lettera di vettura TORG-12 per questo esempio.

Bene, questo è tutto! Se hai domande sulla compilazione della bolla di consegna, scrivile nei commenti.