Menyu
Pulsuz
Qeydiyyat
Ev  /  Menstruasiya dövrünün mərhələləri/ E-poçt vasitəsilə işgüzar yazışmaların aparılması qaydaları. İş məktubu: nümunə

E-poçt vasitəsilə işgüzar yazışmaların aparılması qaydaları. İş məktubu: nümunə

İşgüzar yazışmalar şirkətin və iş adamının imicinin tərkib hissəsidir. Əlaqə yaratmaq, əlaqələri saxlamaq, işgüzar məsələlərin yazılı şəkildə müzakirəsi bəzən üstünlük təşkil edir və çox vaxt sadəcə zəruridir, ona görə də işgüzar yazışmalarda yaradılan görüntü canlı ünsiyyət nəticəsində formalaşan xarici imiclə tam uyğun olmalıdır. Eyni zamanda, işgüzar yazışmalarda qaydalara və tələblərə riayət etmək təkcə ümumi prinsiplərdə deyil, həm də kiçik detallarda və detallarda məcburidir.

İşgüzar yazışmaların prinsipləri və etiketi

İşgüzar yazışmaların etiketi ümumiyyətlə işgüzar ünsiyyətin ümumi tələblərindən fərqlənmir. Onun əsas prinsipləri bunlardır:

  • nəzakət, hörmət,
  • məqsəd qoymanın aydınlığı,
  • nəticəyönümlü və təmas yönümlü,
  • digər insanların vaxtına və öhdəliklərinə məsuliyyətli münasibət,
  • məntiqi ardıcıllıq və dəqiqlik,
  • faktiki spesifiklik,
  • savadlılıq,
  • tonun neytrallığı, nitqin sərtliyi və formallığı;
  • tabeçilik və ənənələrə riayət etmək.

Bu tələblər orijinal deyil, lakin onların həyata keçirilməsi tərəfdaşlar və müştərilərlə konstruktiv qarşılıqlı əlaqəyə zəmanət verir.

Hərf forması və dil formulları

Antetli blank şirkətin simasıdır, buna görə də onun məcburi atributları savadlılıq, detalların dəqiqliyi, xarici səliqə və dizaynın təvazökar orijinallığıdır.

Formanın künc və ya uzununa variantı olmasından asılı olmayaraq, təşkilatın tam adı, poçt, faktiki və rəsmi ünvanı, telefon, faks, e-poçt ünvanları və rəsmi elektron səhifənin ünvanı asan oxunmalıdır. Detalların siyahısı ciddi şəkildə tənzimlənmir, lakin məlumatların tamlığı həmişə daha sərfəli görünür.

Arayış üçün: Yazışmaların qeydiyyatı haqqında məlumat da arzuolunandır - siyahıdakı tarix, nömrə, göndərilmək üçün sənədi hazırlayan konkret icraçı haqqında. Əgər bu cavab məktubudursa, sorğu məktubuna istinad lazımdır.

İşgüzar məktubda yazışmaların formatlanmasını asanlaşdıran janrı da göstərmək olar: məlumat məktubu, təklif, xahiş, ərizə, üzrxahlıq, başsağlığı, minnətdarlıq.

Təşkilatın rəsmi blankında məktub

Məktubun birinci hissəsi düsturunda ünvan sahibinin adı və atasının adı və ya daha rəsmi versiya - “Cənab” sözü olan ünvandır:

  • Hörmətli Fedor Fedoroviç!
  • Hörmətli cənab Smirnov!
  • Hörmətli cənab direktor!

Məktubun əsas hissəsi - məlumatlandırıcı - qısa, başa düşülən və yığcam mesaj və aydın tapşırıqlardan ibarətdir: məlumat vermək, məlumatı aydınlaşdırmaq, təchizat problemini həll etmək və s. Məktubda imtina varsa, onda birinci yarıya aydın və dəlil əsaslandırma ilə başlamaq düzgündür. Dil formulları seçilmiş tondan asılı olaraq fərqli ola bilər:

  • Şirkət məsələyə baxılmasını xahiş edir...
  • Sədr və İdarə Heyətinin məlumatlandırılmasını xahiş edir...
  • Zəhmət olmasa fürsəti nəzərə alın...
  • Zəhmət olmasa tez bir zamanda cavablandırın...

Məktubun yekun hissəsində minnətdarlıq, üzrxahlıq, problemin ən qısa zamanda həll olunacağına dair təminat və gələcək əməkdaşlığa ümid ifadə olunur.

İş məktubları rəsmi prosedurlara riayət etməyi tələb edir: əgər məktub menecerin imzasını tələb edirsə, o zaman menecer (ən azı onun müavini) tərəfindən imzalanmalıdır.

Onlayn Biznes Etiketi və Biznes E-poçtları

E-poçt məktubları, kağız məktublar kimi, bir neçədən ibarətdir mühüm elementlər, heç də spekulyativ qaydalara görə deyil, məhz bu elementlərin faydalı və praktiki baxımdan informativ və çox rahat ola biləcəyi üçün səlahiyyətli doldurma tələb olunur. Düzgün məktub düzgün və operativ cavab, eləcə də məsələnin konstruktiv həllinə zəmanət verir.

İstinad üçün: Şirkətlərin tez-tez öz e-poçt serverləri və proqramları var, həmçinin e-poçt və e-poçtların dizaynı üçün korporativ üslub hazırlayırlar. daxili qaydalar adətən standart olanlara zidd olmayan, lakin onları tamamlayan yazışmalar.

  1. Ünvan: Ünvan sətirində bir ünvanı göstərmək adətdir.

Bu, həmsöhbətə yalnız hörmətli münasibət göstərmir, həm də onu qoruyacaqdıre— poçtspamdan, lazımsız göndərişlərdən və maraqlı gözlərdən.

  1. Ünvan sahibinin məktubunun bir nüsxəsi müəyyən bir məqsəd üçün doldurulur.

Əsas ünvana məktub göndərməklə və “kopya” bölməsində digərini göstərməklə, ünvançı ikinci həmsöhbətə baş verənlər barədə məlumat verir, lakin ondan cavab verməsini və ya yazışmada birbaşa iştirakını tələb etmir.

  1. Mövzu xətti: spesifiklik və unikallıq.

Mövzunun həddindən artıq spesifikliyi həm ünvana, həm də müraciət edənə müzakirə mövzusunu idarə etməyə və bir çox problem və tapşırıqları ayırmağa kömək etməlidir: təkcə “Katyadan reportaj” deyil, “2015-ci ilin may ayı üçün hesabat. Layihə”. Xahiş edirik unutmayın: bu halda ad faydasızdır, çünki ünvançı artıq e-poçt qutusunun adından ünvançıya aydındır.


E-poçtları masaüstü monitorda və ya planşetdə oxumaq eyni dərəcədə asandır.
  1. E-poçtun mətnində 3 əsas element olmalıdır.

Birincisi, bir salam (məsələn, bu günün ilk məktubudursa) və bir ünvan (hər məktubda). İkincisi, sualın ifadəsi: özünüzün təqdimatı (əgər məktub birincidirsə), həll olunan vəzifələrin xatırladılması, problemin təsviri və ya onun həlli. Üçüncüsü, bir istək və ya hərəkətə təşviq.

  1. E-poçt oxunması bildiriş funksiyası həssaslıq tələb edir.

Məktub həqiqətən vacibdirsə, istifadə edilməlidir, lakin məsələn, telefonla onun alınması barədə soruşmaq üçün bir yol yoxdur. Bu funksiya adətən alıcının üzərinə qeyri-müəyyən, qeyri-müəyyən şəkildə formalaşmış psixoloji öhdəliklər qoyur, ona görə də ondan sui-istifadə edilməməlidir. Düzgün və o qədər də kateqoriyalı olmayan bir seçim məktubun sonunda oxunduğunu bildirmək üçün nəzakətli bir xahişdir.

  1. İmza yığcamlıq və eyni zamanda tutum tələb edir.

Sözlər "Hörmətlə" standart düsturunu ehtiva edə bilər və ya soyad və adla məhdudlaşa bilər. Adı, vəzifəsi, təşkilatın adı və əlaqə məlumatları daxil olmaqla imza 7 sətirdən çox olmamalıdır. Poçt qutusuna əlavə olaraq alternativ əlaqə məlumatlarını göstərmək məsləhətdir: telefon,Skype, ICQ, digər məşhur messencerlər.

  1. Əlavələr: əsas odur ki, faylları xəbərdar etmək və düzgün adlandırmaqdır.

Netiqet məktuba əlavə edilmiş faylda sənəd haqqında məlumat tələb edir: format, onun həcmi və məzmunu haqqında. İnvestisiya 3-5-dən çox olmamalıdırMb. Onun adı, məktubun mövzusu kimi, son dərəcə qısa, konkret və unikal olmalıdır.


Normal e-poçt növü

Netiqetdəki məktubun reaksiya müddəti in vaxtdan fərqlidiroff— xətt. Təcili məktuba cavab gözləmək üçün iki-üç saat rahat vaxtdır. Təcili və ya vacib mesajlara cavab olaraq bəzən bunu xəbərdar etmək kifayətdire— poçtalınmış və məlumat nəzərə alınmışdır. Əgər problem uzun müddət baxılmasını tələb edirsə, o zaman ünvançı həmsöhbətinə suala cavab vermək üçün lazım olan vaxt barədə məlumat verməlidir.

Arayış üçün: Bir gün e-poçtlara cavab vermək üçün rahat vaxtdır. 3 gün ərzində cavab yoxdursa, etiket qaydaları sizə ikinci məktub göndərməyə və ya alternativ rabitə mənbəyindən - telefondan istifadə edərək ünvan sahibi ilə əlaqə saxlamağa imkan verir.Skype, ICQ. 5-7 gün susmaq və ya təkrar sorğuya cavab vermək, davam etmək istəməmək kimi qiymətləndirilə bilər. işgüzar yazışmalar.

Bir iş adamının və şirkətin reputasiyası təkcə biznesin səmərəliliyindən və effektivliyindən deyil, həm də biznesin istənilən mərhələsinin xırda şeylərindən və nüanslarından ibarətdir. işgüzar danışıqlar. İşgüzar yazışma prinsiplərinə riayət etmək şirkətin hər bir nümayəndəsindən tələb olunur: kiçik məmurdan ictimaiyyətlə əlaqələr üzrə mütəxəssisə və şirkət rəhbərinə qədər.

Video: İş məktublarını necə aydın, aydın və başa düşülən şəkildə yazmaq olar

İşgüzar yazışmalar e-poçt - rahat yol təsərrüfat subyektləri arasında yazılı ünsiyyət. Çoxlu məktublar yazmaq və qəbul etmək lazımdır və ünsiyyətin sürəti və düzgünlüyü komponentlərdən biridir uğurlu işşirkətlər. İşgüzar yazışmaların bəzi qaydaları.

Elektron poçt işgüzar yazışmalarda öz üstünlüklərinə - gecə-gündüz əlçatanlığına, səmərəliliyinə və istifadəsinin asanlığına görə öz yerini möhkəm tutub. Bu yazıda biz onlayn işgüzar yazışmaların bəzi nüanslarına baxacağıq.

Məktubların qəbulu

  1. İş günü ərzində poçt qutunuzu bir neçə dəfə yoxlamaq lazımdır. Əks halda, vacib məsələlərdə təxirə sala və başqalarının işini dayandıra bilərsiniz.
  2. Əgər məktub alırsansa, o zaman oxumalısan, çünki kimsə göndərib. Təbii ki, burada spamdan söhbət getmir.
  3. Əgər menecer vəzifəsini tutursunuzsa, iş gününüz e-poçtunuzu yoxlamaqla başlamalıdır. Rahatlıq üçün e-poçt müştərinizi hər 10-20 dəqiqədən bir poçtu avtomatik çatdırmaq və ya göndərmək üçün konfiqurasiya edin.
  4. Məşğul olduğunuzda və e-poçt aldığınız zaman onun kimdən olduğuna, mövzu xəttinin nə olduğuna baxın və e-poçtun əhəmiyyətini ölçmək üçün başlığa tez bir zamanda nəzər salın.
  5. E-poçtlara dərhal cavab verməyə çalışın - bu, gələnlər qutularından qaçmağa kömək edəcək.

Kimə, Cc və Gizli sahələrindən düzgün istifadə etməlisiniz.

  1. "Kimə". Sual göndərsəniz və ya bir şeyə aydınlıq gətirmək istəsəniz, məlumatı “to” sahəsində göstərilən ünvandan cavab gözləyirsiniz. Siz alıcı olduğunuz zaman suala cavab verməlisiniz. Yəni bu sahə alıcının məlumatlarını göstərir.
  2. "Kopyala". Məlumatları bu sahədə göstərilən alıcı, sanki, “dəvət olunmuş şahidlərdir”. Bu halda, alıcı məktuba cavab verməməlidir. Bundan əlavə, əgər belə bir məktubu göndərmək lazımdırsa, nəzakətdən ötrü, "sözünü kəsdiyim üçün üzr istəyirəm" sətirləri ilə başlamalıdır.
  3. "Kor karbon surəti" Əsas alıcı məktubun məlumatı “kor karbon nüsxəsi” sahəsində göstərilən ünvançıya göndərildiyindən xəbərsizdir. Bundan əlavə, bu sahə nə zaman istifadə olunur kütləvi poçt göndərişi poçt.

Cavab verərkən "hamısına cavab ver" düyməsini unutmamalısınız, bu, bir alıcını qaçırmamağa kömək edəcəkdir. İstənilən vaxt arzuolunmaz alıcıları silə və yenilərini əlavə edə bilərsiniz.

Mövzu sahəsi. Bu sahə həmişə doldurulmalıdır. Məktubun ünvanlandığı şəxs gündə böyük miqdarda poçt ala bilər və bu sahədən istifadə edərək məktubun əhəmiyyət dərəcəsini qiymətləndirə biləcək. Məktubun mövzu hissəsində onun məzmunu qısa və informativ şəkildə əks olunmalıdır.

“Yazmağın əhəmiyyəti”. Məktubda təcili diqqət tələb edən vacib və ya təcili məlumat varsa, əhəmiyyəti "yüksək" olaraq qeyd edin. Bu, e-poçtunuzu gələnlər qutunuzda fərqləndirəcək. Ancaq bu xüsusiyyətdən lazımsız sui-istifadə etməyin.

E-poçta necə cavab vermək olar

Aşağıda məktuba cavab yazmaq üçün qısa təlimata baxacağıq.

  1. Həmişə bir salamla başlamalısınız - nəzakətə hörmət, heç nə etmək olmaz.
  2. Bir insanla onun dilində ünsiyyət qurmaq lazımdır. Və bu, təkcə dilçiliyə deyil, həm də ünsiyyət formalarına aiddir. Qeyri-rəsmi ünsiyyət hörmətsizlik və hətta həmsöhbəti incitmək cəhdi kimi qiymətləndirilə bilər.
  3. Məktub göndərmək istisna olmaqla, transliterasiyadan istifadə etməməlisiniz mobil telefon. halda sizin poçt müştərisi Rus dili yoxdur, ərizədə məktubun mətnini göndərin.
  4. İş məktubu ardıcıl, dəqiq və yığcam olmalıdır. Dəqiqlik istinad etdiyiniz məlumatların (tarix, yer, vaxt və s.) aydın şəkildə ifadə edilməsi deməkdir. Spesifiklik – məktubunuzu alan şəxs ondan dəqiq nə tələb olunduğunu ilk sətirlərdən başa düşməlidir. Qısalıq. Əgər aydın düşünürsənsə, o zaman fikirlərini aydın ifadə edə bilirsən. Həmsöhbətiniz bunu dərhal görəcək və qiymətləndirəcək. Buna görə də, bir neçə cümlə ilə məsələnin mahiyyətini ifadə edə bilsəniz, bir neçə səhifə üçün “sudan” qaçmağa dəyər.
  5. Məktubda bir neçə sual, tapşırıq və ya mövzu olduqda, onları strukturlaşdırmaq və bir-birindən ayırmaq lazımdır. Davamlı fikir axınını oxumaq çətindir və ondan vacib məqamları çıxarmaq daha çətindir.
  6. Məktublarla edilən müraciətlərə mümkün qədər ətraflı cavab verilməlidir. “Olacaq” kimi cavablar qəbuledilməzdir.
  7. Məktubun mətnində heç bir səhv olmamalıdır. Bir və ya iki xırda yazı xətası daxil olsa, eybi yoxdur. Ancaq hərfdən hərfə xroniki savadsızlıqdan əziyyət çəkirsinizsə, o zaman həmsöhbət sizin haqqınızda ən yaxşı təəssürat yaratmayacaq.
  8. Həmişə məktublarınızı yoxlayın! Məktubu bir neçə dəfə oxuyun və heç nəyi qaçırmadığınızdan əmin olun, səhvləri yoxlayın, alıcının məlumatlarının düzgün olub-olmadığını və s.

İşgüzar etiket təkcə insanlar arasında şəxsi ünsiyyət zamanı cəmiyyətdə insan davranışına şamil edilmir, həm də yazılı ünsiyyətdə riayət edilməli olan qaydaları müəyyən edir. İşgüzar yazışmaların necə düzgün və tələblərə uyğun aparılması bu işdə iştirak edən hər kəsi maraqlandırır peşəkar fəaliyyət və ya müxtəlif orqanlarla fəal şəkildə qarşılıqlı əlaqədə olur, onların problemlərini həll edir, məsələn, xidmətin istehlakçısı kimi.

İşgüzar yazışmaların digər məlumat ötürülməsi növləri ilə müqayisədə üstünlükləri

İşgüzar məktubların hazırlanmasının yazılması vaxt tələb etməsinə baxmayaraq, məlumat ötürmənin bu formasının danılmaz üstünlükləri var.

  • Onlardan şifahi şəkildə ötürülə bilməyən mühüm rəsmi və məxfi məlumatları ötürmək üçün istifadə oluna bilər.
  • Yaradılmış mesajlar uzun müddət saxlanıla bilər, onlara qayıdıb məzmunu yenidən nəzərdən keçirə bilərsiniz.
  • Məktub eyni mətnlə bir neçə alıcıya eyni vaxtda göndərilə bilər ki, bu da eyni mövzuda məktubların hazırlanmasına və göndərilməsinə vaxta xeyli qənaət edə bilər.

İşgüzar yazışmalar rəsmi işgüzar xarakterli məlumat mübadiləsi üçün yazılı şəkildə həyata keçirilən işgüzar ünsiyyət növüdür.

Yazışmaların rəsmiliyi anlayışının özü, nədənsə ünvana şifahi və ya qeyri-rəsmi şəkildə ötürülə bilməyən rəsmi və ya digər işgüzar məlumatların olması deməkdir. Rəsmi mesaj göndərərkən onun müəllifi özünün olduğunu vurğulayır işgüzar münasibət mövzuya. Eyni zamanda, o, ya bütün müvafiq rekvizitləri göstərməklə təşkilatı təmsil etməli, ya da öz adından fəaliyyət göstərməli, əsl soyadını, adını və atasının adını imzalamalı, sonrakı məlumat mübadiləsi üçün yerləşdiyi yer haqqında məlumatları və ya əlaqələri təqdim etməlidir.

İşgüzar yazışmaların təsnifatı

Biznes mesajları müxtəlif yollarla təsnif edilə bilər.

Məktubun bir təşkilatın hüdudlarından kənara çıxıb-çıxmamasından asılı olaraq, var onun iki növü:

  1. Xarici, üçüncü tərəfin ünvanına göndərilir.
  2. Daxili, bir təşkilat daxilində istifadə olunur.

Məqsədinə görə iş mesajı, yazışma aşağıdakı növlərə bölünür.

  1. Məlumat məktubu.
  2. Məktub mesajı.
  3. Ərizə məktubu.
  4. Ərizə məktubu.
  5. Təklif məktubu.
  6. Dəvət məktubu.
  7. Satış məktubu.
  8. Xatırlatma məktubu.
  9. Şikayət məktubu.
  10. Zəmanət məktubu.
  11. Tövsiyə məktubu.
  12. Etiket məktubları.

Təşəbbüslə bütün iş mesajları bölünür:

  • Təşəbbüs məktubları.
  • Məktublar cavabdır.

Və nəhayət ötürmə üsulu ilə məlumat:

  • Çap edilmiş, blank blankları kuryerlər tərəfindən çatdırılır və ya poçt və ya faksla göndərilir.
  • E-poçtlar.

Məlumat məktubu

Bu mesajın əsas məqsədi rəsmi məlumatı çatdırmaqdır, məsələn, təşkilatın fəaliyyətində, alıcı tərəfindən nəzərə alınmalı olan hər hansı dəyişiklik haqqında: yerin dəyişdirilməsi, təfərrüatlar, rəsmi hər hansı bir məsələnin həllinə nəzarət etmək. Məktubda qaydaların, qanuni tələblərin və təşkilati qaydaların tətbiqi izah edilə bilər. Məlumat hissəsinin özündən əlavə, ona sənədləri olan əlavələr əlavə edilə bilər.

Məktub mesajı

Bu tip məktubun məzmunu ümumi bir iş çərçivəsində hər hansı bir vəzifə və ya funksiyanı yerinə yetirmək üçün ünvan sahibinə lazım olan hər hansı bir məlumatdır. Göndərilən informasiyanın özəlliyi ondan ibarətdir ki, ona həm göndərən, həm də qəbul edən tərəf eyni dərəcədə tələb olunur. Belə bir mesaj işgüzar ünsiyyət tərəfdaşının sorğusuna cavab olaraq da göndərilə bilər. Fərqli xəbər bülleteni, həcmi həmişə daha qısadır.

Ərizə məktubu

Hər hansı bir xidmət və ya məlumat almaq üçün sorğunun göndərilməsini əhatə edən işgüzar yazışma növü, məsələn, işgüzar tədbirdə iştirak etmək imkanı haqqında: sərgi, konfrans, seminar. Bir qayda olaraq, məktub alıcıya tələb olunan məlumatları təqdim etmək üçün hərəkətə keçməyə başlayır, məsələn: sifariş və ya rəsmi ərizə yerləşdirmək, xidmətlər üçün hesab-fakturanın verilməsi üçün təfərrüatları təqdim etmək.

Ərizə məktubu

Qəbul etmək niyyəti ilə göndərilən mesaj əlavə məlumat və ya tələb olunan məlumata ehtiyacın məcburi əsaslandırılması ilə sənədlər.

Təklif

Ünvan sahibinin əməkdaşlıq imkanlarını nəzərdən keçirməyə, xidmət və ya məhsulla tanış olmağa dəvət olunduğu məktub növü. Kommersiya təklifi göndərmək üçün tez-tez istifadə olunan forma. O, fəal şəkildə və ya sorğu məktubuna cavab şəklində göndərilə bilər. Belə mesajların özəlliyi ondan ibarətdir ki, onlar eyni anda bir neçə alıcıya göndərilə bilər. Əgər məktub göndərilirsə potensial müştəri ilk dəfə, adətən ehtiva edir ümumi məlumatşirkət haqqında.

Bu mesaj alıcını görüşə və ya tədbirə dəvət edir. Məktubun özəlliyi ondan ibarətdir ki, onu formatlayarkən mesajı bəzəyən əlavə elementləri olan daha az formal formalardan istifadə etməyə icazə verilir. Həmçinin, görüşün keçiriləcəyi ünvanın, tarixin, vaxtın və marşrutun təfərrüatlı şəkildə göstərilməsinə xüsusi diqqət yetirilir.

Xatırlatma məktubu

Bu mesajın məqsədi hər hansı bir iş məsələsinin həlli çərçivəsində alıcının verdiyi öhdəlikləri sizə xatırlatmaqdır: borcunu ödəmək, hesabat təqdim etmək, görüş təyin etmək.

İddia və ya şikayət

Şikayətlər, ünsiyyətdə iştirak edən tərəflərdən biri öhdəliklərini yerinə yetirmədikdə və ya onların yerinə yetirilməsi zamanı səhvlərə yol verdikdə verilir. Fərqli xüsusiyyət iddialar - mövcudluq ətraflı təsviri pozulmuş şərtlər, zərərin qiymətləndirilməsi haqqında məlumat və müəyyən edilmiş pozuntunun ödənilməsi və ya düzəldilməsi tələbləri. Çox vaxt bu tip məktubda əlavələr var, məsələn, zədələnmiş malların fotoşəkilləri, sənədlərin surətləri: müqavilələr, qəbul aktları.

Zəmanət

Belə bir məktubu göndərən şəxs müqavilə bağlayarkən verdiyi şərtlərin yerinə yetirilməsinə zəmanət verir: malları qaytarmaq, vaxtında çatdırmaq, hesabı ödəmək və ya razılaşdırılmış müddət ərzində işi başa çatdırmaq vəd. Zəmanət məktubu şikayətə cavab olaraq istifadə edilə bilər.

Müəllifinin üçüncü şəxsə və ya təşkilata tövsiyə etdiyi və bununla da onun xüsusiyyətlərini təqdim etdiyi işgüzar mesajın xüsusi forması. Tövsiyə məktubları xüsusilə işə müraciət edərkən və ya bir şirkəti digər müştərilərə tövsiyə edərkən, təqdim etdiyi xidmətlərin keyfiyyətinin təsvirini və əməkdaşlığın xüsusiyyətlərini özündə əks etdirən çox yayılmışdır.

Etiket

Alıcı üçün vacib olan konkret hadisələr baş verdikdə göndərilən işgüzar mesajların xüsusi növü. Məktubların bu kateqoriyasına bayramlarda təbrik məktubları və əlamətdar hadisələr, təşəkkür məktubları işi başa çatdırmaq və ya layihədə iştirak etmək, başsağlığı məktubları. Mesaj yazmaq üçün səbəb nə olursa olsun, bu, həmişə alıcıya diqqətin əlamətidir.

İşgüzar məktub etiketi mesajların məzmunu üçün bir neçə əsas tələbləri müəyyən edir.

  1. Ünvanlılıq.
  2. Mesajın əvvəlindən aydın olmalı olan müraciətin məqsədinin aydın ifadəsi.
  3. Qısalıq və yığcamlıq. Məktub uzun olmamalıdır, əks halda axıra qədər oxunmayacaq, diqqətsiz öyrənilməyəcək və ya heç oxunmayacaq.
  4. Məlumatın strukturlaşdırılmış və məntiqi təqdimatı. Təsadüfilik, mövzudan-mövzuya atlamalar olmamalıdır, məktubun bütün hissələri bir-birinə bağlanmalıdır.
  5. Göndərilən məlumatın spesifikliyi, bunun sayəsində alıcının heç bir şey haqqında düşünməsinə ehtiyac olmayacaq və düşünmək məcburiyyətində qalmamalıdır. əlavə suallar, yazılı mətnin aydınlaşdırılması.
  • Ünvan sahibinə hörmətli müraciət.
  • Xalq dilini ehtiva etməyən rəsmi nitq.
  • Verilən məlumatın neytrallığı və emosional məzmununun olmaması.
  • Asan başa düşülən və alıcı üçün anlaşılmaz olan terminləri ehtiva etməyən mətn.
  • Emosiyaların istifadəsinə qadağa.
  • Səhv və ya yazı xətası yoxdur.

İşgüzar yazışmaların nüansları

1. İş məktubları hazırlayarkən yazılı işgüzar ünsiyyətin bəzi xüsusiyyətlərini nəzərə almaq vacibdir.

İşgüzar yazışma qaydaları standart ifadələrdən istifadə etməyə imkan verir.

Məsələn, qəbul edəni salamlaya bilərsiniz aşağıdakı kimi:

  • Salam, əziz Pyotr Semenoviç!
  • Axşamınız xeyir, Elena Petrovna!

Yekun olaraq, kimi formulalardan istifadə edə bilərsiniz

  • Hörmətlə…
  • Minnətdarlıqla...
  • Ən xoş arzularla...

Məktuba cavab verərkən ona belə başlaya bilərsiniz:

  • Alınan mesaja cavab olaraq...
  • İstəyinizə uyğun olaraq...
  • Təşkilatımıza göstərdiyiniz marağa görə təşəkkür edirik.

2. Mətnə xüsusi diqqəti cəlb etmək üçün qalın və ya altından xətt çəkməkdən aktiv istifadə etməməli və ya bu texnikanı dozalarda istifadə etməməlisiniz.

3. Etibarlı münasibət qurulmayan və ya tanışlıq müddəti qısa olan alıcılara məktublarda ifadələrdən istifadə edilmir. Məktub sırf rəsmi xarakter daşıyırsa, onlar istisna olunur.

İş məktubunun strukturu

İş məktublarının yazılması etikası işgüzar mesajın müəyyən strukturunun istifadəsini nəzərdə tutur.

Məktubun əsas hissələrinə aşağıdakılar daxildir:

  1. Müraciətin məqsədini bildirən giriş.
  2. Ünvan sahibinə çatdırılmalı olan məlumatların olduğu əsas hissə.
  3. Məktubun mətninin yekunu və ya xülasəsi və mesajın müəllifinin hansı nəticə əldə etməyi gözlədiyi barədə məlumat olan yekun hissə.
  4. Son söz və imza.

Dizayn qaydaları

Rəsmi yazışmalar iş məktublarına olan tələblərə uyğun formatlaşdırılmalıdır. Bu gün əl ilə yazılmış rəsmi mesajlara çox nadir hallarda rast gəlinir, əksər hallarda onlar kompüter vasitəsilə yaradılır.

Məktublar müəssisələrdə hazır şablon kimi mövcud olan təşkilatın rəsmi blankında çap edilməlidir.

Məktubun yuxarı hissəsində təşkilat haqqında məlumat göstərilir: adı, yerləşdiyi yerin poçt ünvanı, telefon, e-poçt ünvanı, bank hesabı rekvizitləri, internet saytının internet ünvanı, loqosu və əgər varsa, şirkətin şüarı. Bu məlumat formanın sol küncündə və ya uzununa vərəqin ən yuxarı hissəsində yerləşdirilə bilər.

Formanın sol tərəfində, əsas mətnin əvvəlindən əvvəl, göstərilir qeydiyyat nömrəsi və mesajın qeydiyyata alınma tarixi, sağda isə təşkilatın adı və mesajın göndərildiyi şəxsin soyadı, inisial hərfləri və vəzifəsi göstərilir.

Misal künc yerləşdirilməsi:

Bu belə ola bilər:

Əsas mətn hissəsindən sonra məktuba əlavələr haqqında məlumat, əgər varsa, daxil edilir. Bütün mətn blokunun sonunda məlumatın göndərildiyi şəxsin imzası qoyulur.

Məktub bir neçə vərəqdə yazılıbsa, onlar nömrələnməlidir.

Nəticədə doldurulmuş forma bu kimi görünə bilər:

İş məktubları nümunələri

İş məktubları hazırlayarkən istifadə edə bilərsiniz hazır nümunələr onların necə yaradıldığı barədə fikir əldə etmək müxtəlif növlər mesajları göndərin və onların hazırlanması üçün vaxtı minimuma endirin.

Hazır nümunələr həm dizayn, həm də onları yazarkən istifadə olunan sözlər haqqında məlumat əldə etməyə imkan verir.

Mesaja cavab verin

Etiketin tələblərinə görə, daxil olan hər bir işgüzar məktuba cavab verilməlidir. Bununla belə, yalnız cavab vermək tələbini deyil, həm də onu tez bir zamanda almaq ehtiyacını nəzərə almaq lazımdır. Buna görə də mesaj göndərmək üçün düzgün yolu seçmək vacibdir. Cavab məlumatının dərhal alınması tələb olunarsa, ən yaxşı seçim e-poçt və ya faks vasitəsilə məktub göndərmək olardı.

İşgüzar yazışma qaydalarına uyğun olaraq iş məktubu üçün standart cavab müddəti bir gündən üç günə qədərdir. Bu müddət ərzində cavab alınmazsa, göndərəndə ya onun mesajının alıcı tərəfindən oxunmadığı, ya da yazışmağa hazır olmadığı təəssüratı yarana bilər. Cavabın gecikməsi halında, etiket məktubun çatdırılmasını təmin etmək üçün əlavə zəng etmək imkanı verir.

Təşkilat daxilində işgüzar yazışmalar

Təşkilatda daxili yazışmalar öz xüsusiyyətlərinə malikdir və şirkətdə müəyyən edilmiş sənəd axını tələblərindən asılıdır.

Bəzi müəssisələr bütün məktubları xüsusi jurnallarda qeyd edərək rəsmi daxili yazışmalar aparırlar. Digər təşkilatlarda yalnız daxili sifarişlər nəzərə alınır və digər mesajlar qeydiyyat olmadan elektron poçtla göndərilir.

Daxili yazışmalara gəldikdə, xarici alıcılarla mesaj mübadiləsini tənzimləyən bütün qaydalar eyni qalır.

Daxili rabitənin xüsusiyyətlərinə aşağıdakılar daxildir:

  • Mesajlarda qaydaların daha az ciddi tətbiqi.
  • Xarici rabitələrdə istifadə edilməyən xüsusi məktub formalarının olması, məsələn: elektron hesabatlar və ya izahat qeydləri.

E-poçt yazışmaları: nələrə diqqət yetirmək lazımdır

Müasir reallıqda işgüzar məktubların əksəriyyəti elektron poçtla göndərilir və buna görə də işgüzar etiket qaydaları elektron işgüzar ünsiyyətin aparılması üçün tələbləri formalaşdırır.

  1. Mesajlar korporativ serverlərdən göndərilmirsə, e-poçt ünvanınızı yazarkən diqqətli olmalısınız. E-poçt ünvanının adı rəsmi olmalıdır və bütün qeyri-ciddi seçimlərdən istifadə etməmək daha yaxşıdır, məsələn: “krasotka_mary”, “supercar” və s.
  2. Həmişə məktubun mövzusu ilə sahəni doldurmaq, onu mümkün qədər qısa və lakonik şəkildə tərtib etmək lazımdır.
  3. Cavab yazarkən, orijinal mesajdan sitat gətirə bilərsiniz ki, alıcı hansı suallara cavab vermək istədiklərini görə bilsin. Bu qayda ciddi deyil, müəssisədə qəbul edilmiş işgüzar yazışma standartlarından və ya müəyyən bir alıcı ilə müəyyən edilmiş ünsiyyət qaydalarından asılı olaraq tətbiq edilir.
  4. Oxunma qəbzini tələb etmək üçün e-poçt proqramlarının imkanlarından istifadə etmək məqbuldur. Bu seçimdən istifadə etmək həmişə lazım deyil, xüsusən məktub təşkilatdan kənarda ünvanlanmaq üçün yazılırsa, çünki bu halda alıcıdan onu qıcıqlandıra biləcək belə bir bildiriş göndərmək tələb olunur. Məktubun alınması barədə bildiriş tələb edən mesajın mətnində belə bir ifadə işlətmək daha yaxşıdır: “Zəhmət olmasa, qəbzi təsdiq edin”.
  5. E-poçtdakı imzanın öz xüsusiyyətləri var. Təşkilatın blankında verildiyindən daha ətraflı olmalıdır. İşgüzar yazışmalarda yalnız məktubu imzalamaq deyil, həm də imzanın yanında təşkilatın adını, vəzifəsini, əlaqə telefon nömrəsini və təşkilatın veb saytını göstərmək adətdir. Əslində, bu imza formatı çap formasının başlığını əvəz edir. E-poçt proqramlarının imkanları sizə imza şablonu yaratmağa və göndərdiyiniz hər mesajda onu avtomatik əvəz etməklə istifadə etməyə imkan verir.
  6. Proqramlar e-poçt mesajına əlavələr kimi göndərilir və əlavə edilmiş faylların adları mətndə qeyd edilə bilər.

Qaydaları bilmək və onların işgüzar məktubda tətbiqi göndərənə işgüzar şəxs və ünvanına göndərilən məlumatlara diqqətlə yanaşan etibarlı tərəfdaş kimi reputasiya yaratmağa imkan verir.

İstənilən müəssisənin fəaliyyəti, ilk növbədə, sənəd dövriyyəsi, işgüzar yazışmalar. İdarəetmə işçiləri iş vaxtının təxminən 50%-ni sənədlərlə işləməyə sərf edirlər. Nəhayət, hər bir sənəd insan münasibətlərinin əksidir, buna görə də əməkdaşlıqda əsassız fəsadların qarşısını almaq üçün sənəd dövriyyəsi ciddi şəkildə tənzimlənir və işgüzar yazışmaların qaydaları ciddi şəkildə rəsmiləşdirilir.

Buna görə bəzi insanlar kifayət qədərdir yüksək səviyyə natiqlik bacarıqları, səmərəli danışıqlar aparmaq bacarığı, onlar işgüzar yazışmaların aparılmasında aydınlıq, qısalıq tələb edən, çox sözlü və yersiz nitq nümunələrini istisna edən çox orta səviyyəli mütəxəssislərə çevrilirlər. İşgüzar yazışmaların qaydalarına riayət edilməsi sənədlərin tərtib edilməsi vaxtını azaltmağa, problemin mahiyyətini daha dəqiq təqdim etməyə imkan verir və işgüzar yazışmaların rəsmiliyi işgüzar etiket əlamətlərindən biridir.

İşgüzar yazışmaları aşağıdakılara bölmək olar:

Rəsmi, qeyri-rəsmi;
xarici, daxili.

Xarici rəsmi işgüzar yazışmalar– bunlar kommersiya təklifləri, məlumat və zəmanət məktubları və s.

Daxili rəsmi işgüzar yazışmalar onun bölmələri, filialları ilə əlaqə yaratmaq üçün müəssisə daxilində həyata keçirilir (sərəncam, göstəriş, iş öhdəlikləri və s.)

Xarici və daxili qeyri-rəsmi yazışmalara təbriklər, dəvətlər, başsağlığı və təşəkkürlər daxildir.

Rəsmi sənədlərin əhəmiyyətli bir həcmi biznesin bütün aspektləri ilə bağlı göndərilən işgüzar məktublardan ibarətdir - maliyyə fəaliyyəti müəssisələr və əsasən biznes uğurunu müəyyən edir.

İşgüzar yazışma qaydaları məktub tərtib edərkən aşağıdakı tələbləri müəyyən edir:

İfaçı problemin mahiyyətini, eləcə də hərtərəfli cavab almaq istədiyi sualı aydın ifadə etməli, birmənalı şərhə malik ola biləcək ifadə və terminlərdən qaçaraq bunu aydın və yığcam şəkildə ifadə etməyi bacarmalıdır;

Yazı üslubu mümkün qədər düzgün, emosional dil olmadan, lakin inandırıcı arqumentasiya ilə olmalıdır;

Məktubun müsbət qavranılması yalnız təqdimat və arqumentasiya tərzindən deyil, həm də şirkətin blankından və zərfdən asılıdır. İş məktubları üçün, tərtibi də ciddi şəkildə tənzimlənən məcburi təfərrüatlar dəstinə malik standartlaşdırılmış formalar verilir.

İşgüzar yazışma qaydaları rəsmi məktub üçün aşağıdakı məlumatları müəyyən edir:

Müəssisənin aid olduğu şöbə, müəssisənin adı (tam və qısaldılmış), ünvanları - poçt, teleqraf, elektron, telefon nömrələri, bank hesabı, tarix, sənəd nömrəsi;

İşgüzar yazışmalarda məktub vahid struktura uyğun tərtib edilir. O, vəzifəsi, soyadı, adı və atasının adını göstərən ünvana ünvanla başlayır. Aşağıda (vərəqin mərkəzində) ünvanın özü yazılıb: “Hörmətli (cənab Petrov və ya Sergey İvanoviç - münasibətlərin dərəcəsindən asılı olaraq). Schultz. Təqdimat, sərgi və ya işgüzar görüşə dəvətdə “əziz cənablar” sosial tədbirə dəvətdə “əziz xanımlar və cənablar” ifadəsi işlədilməlidir;

Bunun ardınca məktubun məqsədini açıqlayan, onun sonrakı məzmununu göstərən preambula gəlir. Məsələn, layihə təşkilatı qrafikə uyğun gəlmir dizayn işi, Sizi avadanlıqların çatdırılmasında və obyektin istismara verilməsində gecikmələr və maliyyə itkiləri ilə hədələyir. Preambulada siz bu vəziyyəti elə təqdim edirsiniz ki, qarşı tərəfiniz aşağıdakıları başa düşməlidir:

İşinizdən razı deyilsiniz dizayn təşkilatı;
layihə cədvəlinə nail olacaqsınız;
dizayn işlərinin həyata keçirilməsi ilə bağlı vəziyyətin yaxşılaşdırılmasını gözləyirsiniz.

Əsas mətndə layihənin iş qrafikinin yerinə yetirilməməsi ilə bağlı vəziyyəti qeyd edir, müqavilə öhdəliklərinin yerinə yetirilməsini tələb edir və problemin həlli yollarını təklif edirsiniz. Məktubun sonunda qarşı tərəfin mövcud vəziyyəti uğurla həll edəcəyinə və əməkdaşlığın qarşılıqlı faydalı olacağına əminlik ifadə edilir. İşgüzar yazışmalarda nəzərə alınır pis dadda rəsmi rütbəyə əməl edilməməsi, yəni. direktora məktub şöbə və ya şöbə müdiri deyil, direktor tərəfindən imzalanmalıdır.

Bəzi hallarda məktuba əlavələr adlanan bəzi sənədlər əlavə edilməlidir. İşgüzar yazışma qaydaları onların icrası üçün tələblər müəyyən etmir. Ərizə ayrıca vərəqdə tərtib edilir və nömrələnir. Əlavələrin mövcudluğu haqqında məlumat imzadan əvvəl göstərilir, məsələn: “Məktəbə dörd vərəqdə iki sənəd əlavə olunur:

1. Göndərmə sertifikatları

2. İnvoys - fakturalar

Məqsədindən asılı olaraq iş məktublarının bir neçə növü var:

şəxsi əlaqə və ya telefon danışıqları vasitəsilə lazımi məlumatları əldə etmək mümkün olmayan hallarda göndərilən yazılı xatırlatmalar şəklində işgüzar yazışmalar;

Məktublar şəklində işgüzar yazışmalar - sənədlərin və ya məlumatların alınmasını təsdiq edən təsdiqlər;

Formada işgüzar yazışma əhatə məktubu, ona əlavə edilmiş sənədləri daha ətraflı izah edən;

Məktub şəklində işgüzar yazışma - bir şeyin bildirildiyi bildiriş, onun növlərindən biri məlumat məktubudur;

Dövriyyə məktubu şəklində işgüzar yazışmalar. Bir qayda olaraq, belə məktublar tabeliyində olan müəssisələrə məlumat vermək və ya göstəriş vermək üçün yuxarı təşkilat tərəfindən göndərilir;

Müəyyən razılaşmaları və ya əməkdaşlıq şərtlərini təsdiq edən zəmanət məktubu şəklində işgüzar yazışmalar. Bir qayda olaraq, təchizat üçün ödəniş, yerinə yetirilən iş üçün ödəniş, işin tamamlanma müddətləri və yaşayış sahəsi ilə təminat təmin edilir;

Şikayət formasında işgüzar yazışmalar keyfiyyətsiz mal və avadanlıqların tədarükü (əvəz edilməsi və ya endirimi), malların və ya avadanlıqların tədarükü, geri qaytarılması tələblərini ehtiva edir. nağd pulçatışmayan mallar və avadanlıqlar və ya müqavilə həcmləri üzrə onların təchizatı üçün.

İstənilən təşkilatın, kommersiya firmasının və ya müəssisənin fəaliyyətində uğur davranış mədəniyyəti və etiketlə ayrılmaz şəkildə bağlıdır. Rəhbərin və işçilərin bütün hərəkətləri, şübhəsiz ki, ədəb qaydalarını nəzərə almalı və vəziyyətə uyğun olmalıdır.

Etiketin ən vacib hissələrindən biri işgüzar yazışmalardır.

Hesablamalara görə, işdə vaxtın demək olar ki, 50%-i sənədlər və poçtla məşğul olmaq üçün sərf olunur. Ancaq bu lazımdır, çünki səlahiyyətli işgüzar yazışmalar şirkətin dövriyyəsini əhəmiyyətli dərəcədə artıra və müxtəlif xidmət və şöbələrin qarşılıqlı əlaqəsini sürətləndirə bilər.

Əlbəttə ki, burada müəyyən nümunələr var və biz bu məqalədə onlar haqqında mütləq danışacağıq. İşgüzar yazışma qaydaları çoxdan standartlaşdırılıb. Mövcud GOST R.6.30-2003 mətni vərəqdə düzgün yerləşdirməyə kömək edəcək, hansı girintiləri, kənarları və şriftləri düzəltməyi sizə xəbər verəcəkdir. İşgüzar yazışmalar nitq nümunələrinin vahidliyi və təkrarlanması ilə xarakterizə olunur.

Ancaq hər hansı bir məktub fərdi. Göndərənin şəxsiyyəti, onun mövqeyi, vəziyyəti və alıcının üzərində böyük bir iz qalır. Müəyyən dərəcədə işgüzar yazışmalar yaradıcılıq və zəhmətin birləşməsidir.

İşgüzar yazışmaların növləri

Sənəd dövriyyəsi kağız üzərində və elektron poçt vasitəsilə həyata keçirilir.

Müəssisədəki bütün yazışmaları aşağıdakı qruplara bölmək olar:

Rəsmi/qeyri-rəsmi yazışmalar;

Daxili və xarici.

Rəsmi yazışmalara kommersiya təklifləri, təşəkkür məktubları və zəmanətlər, ticarət müqavilələri, müəssisə üzrə sifarişlər, vəzifə öhdəlikləri, tələblər, tələblər, iddialar daxildir.

Qeyri-rəsmi yazışmalara biznes tərəfdaşları, müştərilər və işçilərin müxtəlif təbrikləri daxildir; başsağlığı, üzr, dəvət və təşəkkürlər.

Daxili sənədlər yalnız bir müəssisənin şöbələri arasında dövr edir, xarici sənədlər isə onun hüdudlarından kənara çıxır.

İşgüzar yazışma qaydaları: daxili məzmun

Əsas tələb məktubun qısalığı və aydınlığıdır. Mətni bir neçə səhifəyə uzatmayın. Ən yaxşı variant- birinə uyğun.

İşgüzar yazışma qaydaları mətndən mürəkkəb, anlaşılmaz, əcnəbi və yüksək ixtisaslaşdırılmış söz və ifadələrin xaric edilməsini nəzərdə tutur. Bütün cümlələr qısa, müəllifin əsas fikirləri ilə və “su”suz olmalıdır.

Məktubunuzda ikiqat şərhlərdən çəkinin, əks halda mübahisələr yaranarsa, öz nöqteyi-nəzərinizi müdafiə etmək və müəyyən bir ifadə ilə nəyi nəzərdə tutduğunuzu sübut etmək daha çətin olacaq.

İşgüzar yazışmaların yazılması qaydaları yazıçını ünvan sahibini adı və atasının adı ilə çağırmağı, "Hörmətli..." başlığını qoymağı öhdəsinə götürür. Məktubun alıcısı ilə yaxşı dostluq münasibətiniz olsa belə, “siz” sözündən istifadə etməyinizə əmin olun.

Girişdə soyad və ad göstərilməklə yanaşı, mesajın əsas məqsədi də bildirilir. İşgüzar yazışmaların nümunələri belə hallar üçün kifayət qədər şablon və klişe bilir: “Əvvəlki məktubla əlaqədar...”, “Xatırladıq...”, “Məlumat verək...” və s.

Resipient üçün əlverişsiz olan cavabı (təklifdən imtina, əməkdaşlıqdan imtina) ifadələrlə yumşaldın: “Təəssüf ki, biz təklif olunan şərtlərdən yararlana bilməyəcəyik...” və ya oxşar ifadələrlə.

Xarici kağız sənədləri

İstənilən iş məktubu şirkət məlumatları və bütün əlaqə məlumatları ilə şirkətin blankında yazılmalıdır.

Göstərdiyinizə əmin olun dəqiq tarix sənəd.

Vərəqin yuxarı sağ küncünü ünvan sahibinin baş hərfləri və alıcı şirkətin ünvanı tutur.

Oxucunun onu başa düşməsini və qavramasını asanlaşdırmaq üçün mətni mənalı abzaslara bölün. 4-5 sətirdən çox deyil.

Bütün sözləri böyük hərflə yazmaq pis formadır.

Sənədlər məktuba əlavə edilə bilər. Bu halda, onlar vərəqin aşağı sol hissəsində ayrıca sətirdə qeyd olunur. By iş etiketi Məktubun cavabı 10 gün ərzində alınmalıdır. Problemin həlli üçün daha çox vaxt lazımdırsa, ünvan sahibi bu barədə məlumat verməlidir.

Yazdıqdan sonra mətni həm orfoqrafiya, həm də qrammatik səhvlər üçün yenidən diqqətlə yoxladığınızdan əmin olun. Əgər vaxtınız varsa, məktubu bir kənara qoymalı və sonra yenidən ona qayıtmalısınız. Bir qayda olaraq, əvvəlcə fərq edilməyən qeyri-dəqiqliklər aşkar ediləcək. Bu məsləhət müştəri şikayətinə cavab verərkən ən vacibdir. Savadsız yazılmış bir məktubla insanı daha çox qıcıqlandırmamalısınız.

Sənədi bir neçə dəfə yazıb yoxladıqdan sonra onu A4 kağızına çap edin. Bu ölçü, mətnin özü yalnız yarım vərəq tutsa belə, istənilən yazışma üçün istifadə olunan standart ölçüdür.

Bulanıq və ya səliqəsiz çıxışın qarşısını almaq üçün çap etməzdən əvvəl printerdə mürəkkəbi yoxlayın.

Bəzi hallarda siz vizit kartınızı sənədə əlavə edə və çap edilmiş vərəqin özünü şəffaf fayla əlavə edə bilərsiniz.

Şirkət loqosu olan markalı zərf də yaxşı forma hesab olunur.

Qeyri-rəsmi işgüzar yazışmaların aparılması qaydaları işgüzar sənədlərdən daha çox emosionaldır və daha az klişedir. İxtisarlar və rəngli sifətlərin istifadəsi burada uyğundur, məsələn, təbriklərdə: heyrətamiz, həssas, mehriban.

Biznes e-poçtları

Poçt şəbəkəsi vasitəsilə zərfdə yazışma göndərməməyiniz rahatlıq yaratmamalıdır. Bu hallarda işgüzar yazışma qaydaları da tətbiq edilir.

Bacarıqlı və düzgün elektron biznes mesajları həm müəssisə, həm də konkret şəxs haqqında müsbət imici yaradır. Biznesdə reputasiya çox dəyərlidir!

Elektron poçtla yazışmaların əsas qaydaları

İş e-poçt ünvanınızı yalnız təyinatı üzrə istifadə edin.

Poçt qutusunun adına diqqət yetirin. İşləyərkən "körpə", "supermen" kimi səhv adlardan istifadə etməyin, hətta ingilis transkripsiyasında göstərilsə belə.

Həmişə "mövzu" sütununu doldurun, əks halda məktubunuz spama düşə bilər. "plan", "siyahı", " kimi təsvirlər kommersiya təklifi", "hesabat" işləməyəcək. Alıcınızın gələnlər qutusunda kifayət qədər oxşar məktublar ola bilər. Mesajınızın nə haqqında olduğunu mümkün qədər dəqiq göstərin. Beş sözdən çox istifadə etməyin. Mövzunu böyük hərflə yazın. Sonda nöqtə qoymağa ehtiyac yoxdur.

Əgər əvvəllər qəbul edilmiş e-məktuba cavab göndərirsinizsə, mövzu sətrindəki “Re” hərfini silməyi unutmayın.

Ünsiyyət tərzi

Məktubu işgüzar formatda saxlayın. Təhdid, yalvarış, əmr tonunu çıxarın.

Elektron işgüzar yazışmaların qaydaları ifadələrin istifadəsinə icazə vermir, böyük miqdar mətndə sual və ya nida işarələri.

Nəzakətli olun. Başlanğıcda məcburi salamlaşma və sonunda həmsöhbətlə vidalaşma yaxşı formadır. Məsələn, “Hörmətlə...” və ya bu kimi: “Hörmətlə...”.

Biznes e-poçt yazışmaları və onun “ qızıl qayda": bir mesajda bir neçə fərqli mövzunu qarışdırmayın. Bir sıra məktublar göndərmək daha yaxşıdır.

E-poçt bir kağız məktubun yarısı qədər uzun olmalıdır.

Qoşmalarla işləmək

Əgər çatdırmaq üçün çox məlumat varsa, hamısını məktubun mətninə qoymayın, onu əlavələr kimi ayrıca sənədlər kimi əlavə edin.

Qəbul edənin rahatlığı üçün hazırladığınız sənədlərin adını onun başa düşdüyü adlarla dəyişdirin. Bu sizin marağınızı göstərəcək və sizi qazanacaq. Alıcının kompüterində neçə iş qovluğu olduğunu və onların arasında məktubunu necə axtaracağını düşünün.

Göndərdiyiniz fayllar haqqında alıcıya məlumat verməyinizə əmin olun ki, o, onları təsadüfi virus hesab etməsin. Böyük sənədləri arxivləşdirin.

Və ən yaxşısı da böyük investisiya(200 kbaytdan) digər üsullarla, məsələn, ftp server vasitəsilə göndərin.

Bəzi poçt serverləri COM, EXE, CMD, PIF və bir sıra digərləri kimi formatların keçməsinə və onları bloklamasına icazə vermir.

Məktubunuzun bir neçə alıcısı varsa, hər dəfə kütləvi göndərmənin bütün sübutlarını silmək üçün vaxt ayırın. Ünvan sahibinin belə əlavə məlumatlara ümumiyyətlə ehtiyacı yoxdur. “bcc” əmri sizə kömək edəcək.

Elektron poçt vasitəsilə işgüzar yazışmaların aparılması qaydaları qarşı tərəfə yazışmaların alınması barədə məlumat verməyi tələb edir. Əgər varsa hal-hazırda cavab vermək imkanı yoxdur, bu barədə həmsöhbətinizi xəbərdar edin. Əlavə sualların və prosedurların qarşısını almaq üçün yazışma tarixçənizi yadda saxlayın.

Cavab vacib və təcili olarsa, ünvan sahibini telefon, Skype və ya ICQ vasitəsilə əlavə xəbərdar etməyə icazə verilir. Əgər bundan sonra müsbət nəticə nail ola bilmədik, özünə yenidən xatırlat.

Bir sənəd tələb etdiyiniz zaman cavab olaraq əlavə edilmiş fayl olan boş bir məktub almağınız qeyri-adi deyil. Bu qəbuledilməzdir. İşgüzar yazışmaların nümunələri müvafiq məlumatların sənədin mətnində məcburi yerləşdirilməsini tələb edir. Məsələn, bu: "Mən sizin sorğunuz üçün lazım olan məlumatları göndərirəm."

Məktubun sonunda koordinatları göstərməyi unutmayın: hamısı mövcud üsullarəlaqələr, mövqe, şirkət veb-saytı, sosial şəbəkələrə keçidlər.

Təşkilat kontaktlarını yazarkən, mümkün qədər çox məlumat verin - ərazi kodu ilə telefon nömrəsi, poçt kodu ilə ünvan. Axı sizin ünsiyyətiniz təkcə bölgənizin sakinləri ilə deyil. Bütün məlumatlarınız varsa, sizinlə əlaqə saxlamaq daha asan olacaq.

Və son qayda: yazışmaları kim başladısa, elektron dialoqu bitirməlidir.

Nəticə

İşgüzar yazışmalar incə məsələdir. Bəzən bir insan və təmsil etdiyi qurum haqqında qəti fikir formalaşdırmağa bir baxış kifayət edir. Biznes yazılarının qaydalarını bilmək karyeranıza çox kömək edə bilər.