Girişİşgüzar yazışmalar - işgüzar yazışmaların aparılmasının əsasları, növləri, xüsusiyyətləri, qaydaları. Biznes e-poçt yazışmalarının sirləri
Rabitə e-poçt- hər hansı bir müasirin işinin tərkib hissəsidir ofis işçisi. Və mühasiblər də istisna deyil. Bu şəkildə necə ünsiyyət qurmaq olar işgüzar ünsiyyət məhsuldar, emosional cəhətdən rahat və son dərəcə etik idi? Oxuculara bəzi praktik məsləhətlər verirəm.
Məsləhət 1. Məktublarınızda ünvan sahibinə şəxsi müraciəti laqeyd yanaşmayın
Bunu etməklə, insanın şəxsiyyətinə diqqətinizi nümayiş etdirəcəksiniz. Bir məktub müəyyən bir alıcıya yazılıbsa, onda şəxsi ünvanın olmaması səhv və tərbiyəsiz görünür.
Ünvan sahibinə ilk məktublarınızdan birini yazanda tez-tez belə bir sual yaranır: ona müraciət etməyin ən yaxşı yolu nədir - sadəcə adı ilə, yoxsa adı və atasının adı ilə? Bu vəziyyətdə, şəxsin sizə məktubunu bitirən imzada yazılanlara baxmaq lazımdır. Ad orada göstərilibsə (atasının adı olmadan), məsələn "Svetlana Kotova", sonra mənimlə adı ilə əlaqə saxlayın. Və əgər imza deyirsə "Svetlana Vasilievna Kotova, baş mühasib MMC "Trenzor", onda siz müvafiq olaraq alıcıya müraciət etməlisiniz. Hər halda, ikinci seçim son dərəcə düzgündür və buna görə də qələbə qazanır.
“Kimdən” sahəsindəki məlumatlara etibar etməyi məsləhət görmürəm. Axı, o, tez-tez e-poçt ünvanının sahibi tərəfindən deyil, e-poçt qurarkən şirkətin İT mütəxəssisi tərəfindən doldurulur.
Yeri gəlmişkən, istifadə etməməyi şiddətlə məsləhət görürəm qısa forma ad (“Saşa” əvəzinə “Şaş”, “Anya” əvəzinə “An”), yazı üslubunun nə qədər demokratik olmasından və yazışmalarınız nə qədər köhnə olursa olsun. Danışıq nitqində tanış səslənən şey yazılı nitqdə çox sadə görünür.
İPUCU 2. Salamlama formasına xüsusi diqqət yetirin
ifadəsini işlətməməlisiniz “Gününüz xeyir!”. Siz hidayət olunsanız belə xoş niyyət alıcının saat qurşağına uyğun gəlir, bu ifadə zövqsüz səslənir, hətta vulqar deyərdim. Neytral variantlardan istifadə etmək daha yaxşıdır: "Salam...", "Axşamınız xeyir...". Və təbii ki, əgər bilirsinizsə, alıcının adını salamlamaya əlavə edin. Şəxsən mən, məsələn, simasız yerinə bunu daha xoş hesab edirəm "Salam!"şəxsi alın "Salam, Tamara!".
Unutmayın ki, bu yolla siz alıcının vaxtına qənaət edirsiniz. Axı o, alınan məktubun məzmununu dərhal qiymətləndirə və onun prioriteti və əhəmiyyəti barədə tez qərar verə biləcək.
Mövzu qısa olmalıdır, lakin eyni zamanda yazışmaların mövzusunu dəqiq əks etdirməlidir. Məsələn, “Alfa MMC-dən müqavilə, faktura, akt”"Sənədlər" əvəzinə. Müzakirə olunan məsələnin aspektləri dəyişdikcə mövzunu aydınlaşdırın. Məsələn, “Perm ilə əməkdaşlıq” → “Perm ilə əməkdaşlıq. Danışıqların tarixi" → "Perm ilə əməkdaşlıq. Müqavilə layihəsi”.
Əgər yazışma zamanı “Mövzu” sahəsinin ünvan sahibiniz tərəfindən təsadüfi doldurulduğunu və ya ümumiyyətlə doldurulmadığını görsəniz, təşəbbüs göstərin və iki ssenaridən birini sınayın.
Ssenari 1. Cavab verərkən “Mövzu” sahəsini özünüz doldurun. Qəbul edən diqqətlidirsə, bəlkə də bu, yazışmanızı adekvat bir forma gətirmək üçün kifayət edəcəkdir.
Ssenari 2.Əgər alıcı “Mövzu” sahəsini doldurmağa məhəl qoymursa, ona aşağıdakı kimi bir məktub yazın: “Alla, mən təklif edirəm ki, dərhal məktubun mövzusunu “Mövzu” sahəsində göstərəsiniz. Düşünürəm ki, bu yolla biz ünsiyyətimizin effektivliyini əhəmiyyətli dərəcədə artıracağıq”..
İPUCU 4. “To” və “Cc” sahələrinə diqqət yetirin
Ümumi qəbul edilənləri aydın başa düşmək lazımdır biznes mühiti bu sahələrin məqsədi:
- <если>"Kimə" sahəsində yalnız siz qeyd olunursunuz - bu o deməkdir ki, məktubu göndərən şəxs sizdən onun sualına və ya sorğusuna reaksiya gözləyir;
- <если>sahədə bir neçə alıcı var - göndərən hər bir alıcıdan və ya hər hansı birindən cavab gözləyir. Bu halda, cavab verərkən, "Hamısına cavab ver" funksiyasından istifadə edərək göndərən tərəfindən təyin edilmiş alıcıların siyahısını qeyd edin (əlbəttə ki, cavabınızın mahiyyətini gizlətməklə, qəsdən yalnız məktubun müəllifinə cavab vermək istəməmək şərti ilə) yazışmaların qalan iştirakçılarından);
- <если>adınız "Kopyala" sahəsində görünür - göndərən sualdan xəbərdar olmanızı istəyir, lakin sizdən cavab gözləmir. Bu, vasitəsilə yazışmalara daxil olmaq deməkdir bu məsələ etməməlidir. Əgər hələ də bunu etmək qərarına gəlsəniz, yaxşı forma əlaməti məktubu aşağıdakı ifadələrdən biri ilə başlamaq olardı: “Mümkünsə, mən də bu məsələnin müzakirəsinə qoşulmaq istərdim...”, “İcazə verin öz fikrimi bildirim...”.
O ki qaldı “Bcc” sahəsinə, nöqteyi-nəzərdən iş etikasıən mübahisəli e-poçt vasitəsidir. Bəzən o, az qala gizli müşahidə və məlumat vasitəsi kimi qəbul edilir. Axı, BCC-də yerləşdirilmiş alıcılar digər alıcılara görünmür. Etika məsələlərində xüsusilə diqqətli olan bəzi, adətən böyük şirkətlərdə, kütləvi poçt göndərişləri istisna olmaqla, bu sahədən korporativ yazışmalarda istifadə etmək qəti qadağandır. Ancaq əksər şirkətlərdə aşağıdakı qaydalara riayət etməklə istifadə edirlər:
- “Gizlətmə” sahəsinin doldurulması ilə məktubun göndərilməsi məktubun müəllifinin bu mesaj formasının səbəbi və məqsədi barədə gizli alıcıları xəbərdar etdiyini (və ya bunu etmək niyyətində olduğunu) nəzərdə tutur;
- gizli alıcının yazışmalara girməsinə ehtiyac yoxdur.
Təlimlər zamanı mənə tez-tez sual verilir: müştərinin və ya həmkarın məktubuna cavab vermək lazım olan vaxtla bağlı ümumi qəbul edilmiş standartlar varmı? Ancaq buna universal cavab verə bilməzsiniz.
Daxili yazışmalardan danışırıqsa, burada hər şey şirkətin özünün həyat sürəti və ritmi ilə müəyyən edilir. Elə şirkətlər var ki, bir saat yarımdan çox cavab gecikməsi pis davranış sayılır. Və haradasa gün ərzində cavab şeylərin qaydasındadır.
By ümumi qayda Məktubun ən məqbul cavab müddəti 2-3 saat ərzində hesab olunur. Bu, göndəricinin cavab gözlədiyi və ünvan sahibinin səssizliyindən daxili narahatlıq yaşamadığı zaman rahat gözləmə vaxtıdır.
Bəs məktubu qəbul edib oxuyandan sonra 24 saat ərzində ona tam cavab verə bilməyəcəyinizi başa düşsəniz? Sonra, ədəb qaydalarına uyğun olaraq, məktubu aldığınızı və ona cavab vermək üçün təxmini vaxt çərçivəsini göndərənə bildirin. Məsələn: "Salam, Sergey Vasilieviç! Məktubunuzu aldım. Yaxın bir neçə gündə cavab verəcəm” və ya “Andrey, məktubu aldım. Təşəkkür edirəm! Cavab üçün mənə lazımdır əlavə məlumat. Daha sonra cavab verməyə çalışacağam...”.
İPUCU 6. Məktubda məlumat təqdim etmək üçün əsas qaydalara əməl edin
Onların çoxu yoxdur:
- məktubu oxuyarkən ən rahat həcm "bir ekranda", maksimum - A4 səhifəsinə uyğun gəlir;
- Göndərilən əlavələrin həcmi 3 MB-dan çox olmamalıdır. Daha böyük fayllar poçtun alıcıda donmasına səbəb ola bilər;
- Qoşmaları "qablaşdırarkən" universal zip və ya rar kodlaşdırmasından istifadə edin. Digər uzantılar ötürmə zamanı bloklana və ya kəsilə bilər və alıcı üçün problemlər yarada bilər;
- heç vaxt cavaba yeni məktub kimi başlama (yazışma tarixçəsini saxlamadan). Əks halda, alıcı orijinal mesajı axtarmağa vaxt itirməyə məcbur olacaq;
- alıcıya mümkün qədər başa düşülən dildə yazın. Bir çox insanlar peşəkar və ya daxili korporativ lüğətdən, jarqonlardan, abbreviaturalardan və anglisizmlərdən istifadə etməyin məqsədəuyğun olub-olmaması ilə maraqlanır.
Bu, hər bir konkret halda ayrıca qərar verilməlidir.
Beləliklə, bir şirkətdə daxili korporativ yazışmalar demək olar ki, həmişə jarqon və abreviatura ilə doludur: onlar bütün iştirakçılar üçün tanış və başa düşüləndir və vaxta qənaət etməyə imkan verir. Ancaq qarşı tərəflərlə yazışmalarda onlardan diqqətlə istifadə etməlisiniz.
Mənim praktikamda belə bir hal olub. Bir həmkarı nəşriyyat üçün materiallar hazırladı və son məktub ona yazdılar: "Maşa, zəhmət olmasa bütün materiallarını tez göndər". Maşa qərara gəldi ki, bu, ona məlum olmayan, mətnin tərcümə edilməli olduğu formatın təyinatıdır. O, naşirin tələbini necə təmin edəcəyini düşünərək, qarmaqla və ya əyriliklə çox vaxt öldürdü. Təsəvvür edin ki, Maşının 2 gündən sonra sirli “asap” sözünün geniş istifadə olunan ingilis dilli “mümkün qədər tez” sözünün abbreviaturası olduğunu öyrənəndə nə qıcıqlanır. Ancaq Maşa tələbi aldığı andan yarım saat ərzində material göndərə bilərdi!
İPUCU 7. Hər məktubu imza bloku və kontaktlarınızla bitirin
Qəbul edəni nə qədər yaxından tanımağınızdan və yazışmalarınızın nə qədər davam etməsindən asılı olmayaraq, məktublarınızın hər birində imza və əlaqə məlumatlarından ibarət blok olmalıdır. Bu, işgüzar ünsiyyət mədəniyyətinin ayrılmaz elementidir.
Blokda aşağıdakılar olmalıdır:
- adınız və soyadınız. İxtisarlardan istifadə etməyə ehtiyac yoxdur. Əvəzində “T.L. Vorotıntsev" imzamda qeyd edirəm "Tamara Leonidovna Vorotyntseva" və ya "Tamara Vorotıntseva" cavab məktubunda ünvançı mənimlə necə əlaqə quracağını başa düşsün;
- sənin mövqeyin. Bu, alıcıya səlahiyyətinizin sərhədlərini anlamaq imkanı verir və peşəkar səriştə məsələləri həll edərkən;
- əlaqə məlumatları (telefon, e-poçt, şirkət adı, veb sayt). Bu yolla siz zərurət yaranarsa, alıcıya əlavə əməliyyat əlaqəsi imkanı verəcəksiniz.
Bütün deyilənlərə əlavə etmək istəyirəm: e-poçtlarınız sizi qarşılayan geyimdir. Başqa sözlə, etiketə riayət etmək işgüzar yazışmalar, siz alıcınızda ən xoş təəssürat yaradacaqsınız.
Mesaj yazmazdan əvvəl işgüzar məktubla şəxsi məktub etiketi arasındakı fərqi xatırlamaq lazımdır. Ən əsası, seçilmiş mövzunu təqdim edərkən özünə inam səviyyəsini qorumaqdır. Ünvan bu və ya digər problemlə daha çox məşğul olur və məktubun sətirlərində hiss edərsə, qoyulan sualların həllində iştirak etməyə çalışacaqdır. canlı ünsiyyət. Məhz buna görə də müasir işgüzar məktub etiketini bilənlər mətnə “fakta əsaslanaraq”, “məcbursunuz” və ya daha da unudulmuş “məlumat verirəm” kimi anaxronizmləri daxil etmirlər.
Xüsusiyyətlər
İşgüzar məktublarda məqsədin diqqət mərkəzində olması və dəqiq müəyyən edilməsi, faktların təqdim edilməsində ardıcıllıq, təklif və sorğuların konkretliyi, hərəkət və əməllər haqqında mesajların məlumatlılığı qorunub saxlanılmışdır. İş məktubları daha rahat şəkildə tərtib olunmağa başladılar, lakin şəxsi yazışmaların xüsusiyyətlərindən açıq emosional ifadələr, epitetlər və müqayisələr əldə etmədilər, işgüzar məktubun qədim etiketi burada hələ də qalib gəlir. Və yalnız belə bir mesajın məqsədi, əvvəllər olduğu kimi, mütləq konkret cavabın verilməli olduğu bir təklif təqdim etmək olduğuna görə, işgüzar məktub müəllifinin təsiri çox böyük olmalıdır, çünki bu, ünvanı alan şəxsə qarşı tədbirlər görməyə təşviq edir. spesifik təbiət. Üstəlik, mətn elə tərtib olunub ki, müəllifin nöqteyi-nəzəri problemə öz münasibətini deyil, onun həllində qarşılıqlı faydalı maraqları ifadə edir.
İşgüzar məktub etiketi, şəxsi yazışmalarda adət olduğu kimi, "mən" əvəzliyindən istifadə etməməyi tövsiyə edir, burada başqa bir əvəzliyə vurğu uyğun gəlir - "sən". Əgər işgüzar mesaj səhvsiz yazılırsa, diqqətlə çap olunursa, mətn bütün qaydalara və mövcud tələblərə uyğun yerləşdirilirsə və buna görə də nəinki asanlıqla, həm də məmnuniyyətlə oxunursa, yazışmalar mütləq davam edəcək. Baxmayaraq ki, bu gün də çox vaxt mürəkkəb bükülmüş ifadələri deşifrə etmək, onlara daxil olan mənanın altına düşmək üçün mövzu və predikat axtarmaq lazımdır. Bu günlərdə biznes yazılarının qaydaları çox sürətlə dəyişir. Əllə yazmaq nə gözəl forma idi. Onda mesajın karbon surəti olmadığına əmin ola bilərsiniz. Bu mesajda nə qədər şəxsiyyət görmək olurdu, ünvançı ilə müəllif münasibətlərinə həmişə hörmət əlavə olunurdu. Təəssüf ki, bu adət tamamilə köhnəlmiş və demək olar ki, bütün məktublar indi elektronlaşmışdır.
Müasir qaydalar
Nümunəsi aşağıda təqdim ediləcək işgüzar məktub müasir sivil akt kimi yazışmaları təmsil edir. Bu gün riayət edilməli olan daha az müxtəlif qaydalar yoxdur. Baxmayaraq ki, ilə müqayisədə rəsmi dil, təxminən əlli il əvvəl ölkədə mövcud olan bu qaydalar daha çox nüanslar və ya xüsusi incəliklər kimi görünür. Əvvəla, işgüzar məktubun qaydaları ilə diktə olunduğu kimi, ünvan sahibinə şəxsi ünvanda mətnin əvvəlindən əvvəl təbrikdən istifadə etməlisiniz. Baxmayaraq ki, indi korporasiyalarda və çox kiçik olmayan hər hansı bir təşkilat var interkom ISQ formatı, burada cavab sualdan sonra sual, cavabdan sonra sual və bu sürətli yazışmada hər dəfə adla zəng etmək lazım deyil. Lakin düzgün dizaynİş məktubu fərdi diqqət tələb edir və buna görə də şəxsi müraciət lazımdır.
Müasir yazışmalarda məktubun mövzusu adətən ayrıca sahəyə yerləşdirilir və o, adekvat, yəni məzmuna uyğun doldurulmalıdır. Məktubun mövzu xəttini düzgün tərtib etmək uğurun yarısıdır, çünki alıcının görəcəyi ilk şey budur. Dəqiq ifadə ona düzgün şəkildə uyğunlaşmağa və alınan məlumatı tez və tam şəkildə qəbul etməyə kömək edəcəkdir. Və mütləq ünvana cavabını aldığınızı bildirməlisiniz - bu yaxşı formadır, həmkarlarına və tərəfdaşlarına hörmət nümayişidir, bu yüz iki yüz il əvvəl edilib və o zaman da yaşamağa tələsmirdilər. və iş məktubu yazmağı dəqiq bilirdi. Bu gün siz mesaja tez cavab verməlisiniz, burada e-poçt kömək edir - ünsiyyət çox tez baş verir. Dərhal cavab vermək mümkün deyilsə, yenə də növbəti ünsiyyət seansının vaxtını göstərən cavabın alındığını göstərən bir mesaj göndərməlisiniz.
Zaman və yer
Yadda saxlamaq lazımdır ki, psixoloji cəhətdən cavab müddəti onun kritik dəyərində qırx səkkiz saatdır. Avtomatik cavablandırıcı funksiyası olmadıqda belədir. İki gün keçdikdən sonra, ünvan sahibi məktubuna məhəl qoyulmadığına və ya ən yaxşı halda itirildiyinə əminliklə doludur. İş məktubunun qaydaları da bu məqamı ehtiva edir: cavabı heç vaxt gecikdirməyin, çünki bu, qaçılmaz olaraq müştərini itirəcək və tərəfdaş narahat olmağa və hər cür münasibətləri kəsmək barədə düşünməyə başlayacaq. Hər halda bu kobud pozuntu işgüzar yazışmaların etikası. Eyni məlumatı göndərmək lazımdırsa, sadəcə olaraq alıcıların siyahısını genişləndirə bilərsiniz. Bütün ünvanların bir “to” sahəsinə yerləşdirilməsi çatdırılma müddətini xeyli azaldır və tərəfdaşlıqlarda şəffaflıq təmin edilir: məktubu alan hər kəs yaradılan siyahını görür.
Davamlı tərəfdaşlıq üçün əla mesaj “əvvəlcədən təşəkkür edirəm” nəzakətli ifadəsidir. İş məktubunda necə yazılır və hansı hissəyə yerləşdirilir - hər kəs özü üçün qərar verir. Təbii ki, informasiya artıq mənimsənildikdən və hərəkətə həvəsləndirildikdən sonra alıcı onu görməlidir. Məktubun sonunda, əlaqə blokundan əvvəl - ən çox ən yaxşı yer bu ifadə üçün. Yeri gəlmişkən, əlaqə məlumatları haqqında: bu, yalnız birinci deyil, hər bir məktubda olmalıdır. Müəllifin telefon nömrələrini, mövqeyini və başqa hər şeyi axtarmağa məcbur etmək olmaz. İş məktubunun formatı heç bir şəkildə yazışma müddətindən asılı deyil. Qaydalara həmişə əməl edilməlidir. Ünvan sahibinin məktubu alıb-almadığını təxmin etməmək üçün sorğu funksiyası var. Yalnız bu halda onun oxunduğuna əmin ola bilərsiniz. Yazışma tarixçəsi yadda saxlanılmalıdır, siz yeni mesajla cavab verə bilməzsiniz. Bununla belə, müəyyən bir problemi həll etmək üçün bütün rabitə lentini yönləndirərkən, yalnız tabeçiliyi deyil, həm də məxfiliyi yadda saxlamaq lazımdır. Yazışmalarda şəxsi məlumatlar varsa, üçüncü şəxslər onu oxumazdan əvvəl silinməlidir.
İstənilən müəssisənin fəaliyyəti, ilk növbədə, sənəd dövriyyəsi, işgüzar yazışmalar. İdarəetmə işçiləri iş vaxtının təxminən 50%-ni sənədlərlə işləməyə sərf edirlər. Nəhayət, hər bir sənəd insan münasibətlərinin əksidir, buna görə də əməkdaşlıqda əsassız fəsadların qarşısını almaq üçün sənəd dövriyyəsi ciddi şəkildə tənzimlənir və işgüzar yazışmaların qaydaları ciddi şəkildə rəsmiləşdirilir.
Buna görə bəzi insanlar kifayət qədərdir yüksək səviyyədə natiqlik bacarıqları, səmərəli danışıqlar aparmaq bacarığı, onlar işgüzar yazışmaların aparılmasında aydınlıq, qısalıq tələb edən, çox sözlü və yersiz nitq nümunələrini istisna edən çox orta səviyyəli mütəxəssislərə çevrilirlər. İşgüzar yazışmaların qaydalarına riayət edilməsi sənədlərin tərtib edilməsi vaxtını azaltmağa, problemin mahiyyətini daha dəqiq təqdim etməyə imkan verir və işgüzar yazışmaların rəsmiliyi işgüzar etiket əlamətlərindən biridir.
İşgüzar yazışmaları aşağıdakılara bölmək olar:
Rəsmi, qeyri-rəsmi;
xarici, daxili.
Xarici rəsmi işgüzar yazışmalar– bunlar kommersiya təklifləri, məlumat və zəmanət məktubları və s.
Daxili rəsmi işgüzar yazışmalar onun bölmələri, filialları ilə əlaqə yaratmaq üçün müəssisə daxilində həyata keçirilir (sərəncam, göstəriş, iş öhdəlikləri və s.)
Xarici və daxili qeyri-rəsmi yazışmalara təbriklər, dəvətlər, başsağlığı və minnətdarlıq daxildir.
Rəsmi sənədlərin əhəmiyyətli həcmi biznesin bütün aspektləri ilə bağlı göndərilən işgüzar məktublardan ibarətdir - maliyyə fəaliyyəti müəssisələr və əsasən biznes uğurunu müəyyən edir.
İşgüzar yazışma qaydaları məktub tərtib edərkən aşağıdakı tələbləri müəyyən edir:
İfaçı problemin mahiyyətini, eləcə də hərtərəfli cavab almaq istədiyi sualı aydın ifadə etməli, birmənalı şərhə malik ola biləcək ifadə və terminlərdən qaçaraq bunu aydın və yığcam şəkildə ifadə etməyi bacarmalıdır;
Yazı üslubu mümkün qədər düzgün, emosional dil olmadan, lakin inandırıcı arqumentasiya ilə olmalıdır;
Məktubun müsbət qavranılması yalnız təqdimat və arqumentasiya tərzindən deyil, həm də şirkətin blankından və zərfdən asılıdır. İş məktubları üçün, tərtibi də ciddi şəkildə tənzimlənən məcburi təfərrüatlar dəstinə malik standartlaşdırılmış formalar verilir.
İşgüzar yazışma qaydaları rəsmi məktub üçün aşağıdakı məlumatları müəyyən edir:
Müəssisənin aid olduğu şöbə, müəssisənin adı (tam və qısaldılmış), ünvanları - poçt, teleqraf, elektron, telefon nömrələri, bank hesabı, tarix, sənəd nömrəsi;
İşgüzar yazışmalarda məktub vahid struktura uyğun tərtib edilir. O, vəzifəsi, soyadı, adı və atasının adını göstərən ünvana müraciətlə başlayır. Aşağıda (vərəqin mərkəzində) ünvanın özü yazılıb: “Hörmətli (cənab Petrov və ya Sergey İvanoviç - münasibətlərin dərəcəsindən asılı olaraq). Schultz. Təqdimata, sərgiyə və ya işgüzar görüşə dəvətdə “əziz cənablar” sosial tədbirə dəvətdə “əziz xanımlar və cənablar” ifadəsi işlədilməlidir;
Bunun ardınca məktubun məqsədini açıqlayan, sonrakı məzmununu göstərən preambula gəlir. Məsələn, layihə təşkilatı qrafikə uyğun gəlmir dizayn işi, Sizi avadanlıqların çatdırılmasında və obyektin istismara verilməsində gecikmələr və maliyyə itkiləri ilə hədələyir. Preambulada siz bu vəziyyəti elə təqdim edirsiniz ki, qarşı tərəfiniz aşağıdakıları başa düşməlidir:
İşinizdən razı deyilsiniz dizayn təşkilatı;
layihə cədvəlinə nail olacaqsınız;
dizayn işlərinin həyata keçirilməsi ilə bağlı vəziyyətin yaxşılaşdırılmasını gözləyirsiniz.
Əsas mətndə layihənin iş qrafikinin yerinə yetirilməməsi ilə bağlı vəziyyəti qeyd edir, müqavilə öhdəliklərinin yerinə yetirilməsini tələb edir və problemin həlli yollarını təklif edirsiniz. Məktubun sonunda qarşı tərəfin mövcud vəziyyəti uğurla həll edəcəyinə və əməkdaşlığın qarşılıqlı faydalı olacağına əminlik ifadə edilir. İşgüzar yazışmalarda nəzərə alınır pis dadda rəsmi rütbəyə əməl edilməməsi, yəni. direktora məktub şöbə və ya şöbə müdiri deyil, direktor tərəfindən imzalanmalıdır.
Bəzi hallarda məktuba əlavələr adlanan bəzi sənədlər əlavə edilməlidir. İşgüzar yazışma qaydaları onların icrası üçün tələblər müəyyən etmir. Ərizə ayrıca vərəqdə tərtib edilir və nömrələnir. Əlavələrin mövcudluğu haqqında məlumat imzadan əvvəl göstərilir, məsələn: “Məktəbə dörd vərəqdə iki sənəd əlavə olunur:
1. Göndərmə sertifikatları
2. İnvoys - fakturalar
Məqsədindən asılı olaraq iş məktublarının bir neçə növü var:
şəxsi əlaqə və ya telefon danışıqları vasitəsilə lazımi məlumatları əldə etmək mümkün olmayan hallarda göndərilən yazılı xatırlatmalar şəklində işgüzar yazışmalar;
Məktublar şəklində işgüzar yazışmalar - sənədlərin və ya məlumatların alınmasını təsdiq edən təsdiqlər;
Formada işgüzar yazışma əhatə məktubu, ona əlavə edilmiş sənədləri əlavə izah edir;
Məktub şəklində işgüzar yazışma - bir şeyin bildirildiyi bildiriş, onun növlərindən biri məlumat məktubudur;
Dövriyyə məktubu şəklində işgüzar yazışmalar. Bir qayda olaraq, belə məktublar tabeliyində olan müəssisələrə məlumat vermək və ya göstəriş vermək üçün yuxarı təşkilat tərəfindən göndərilir;
Formada işgüzar yazışma zəmanət məktubu müəyyən razılaşmaları və ya əməkdaşlıq şərtlərini təsdiqləyən . Bir qayda olaraq, təchizat üçün ödəniş, yerinə yetirilən iş üçün ödəniş, işin tamamlanma müddətləri və yaşayış sahəsi ilə təminat təmin edilir;
Şikayət formasında işgüzar yazışmalar keyfiyyətsiz malların və avadanlıqların tədarükü (əvəz edilməsi və ya qiymətlərin azaldılması), malların və ya avadanlıqların çatışmazlığı, geri qaytarılması tələblərini ehtiva edir. nağd pulçatışmayan mallar və avadanlıqlar və ya müqavilə həcmlərinə görə onların təchizatı üçün.
E-poçt nədir? Müasir iş dünyasında bu:
- Sənin üzünü. Məhz e-poçtun köməyi ilə qarşı tərəfin gözündə müsbət imic yarada və ya ilk təəssüratı korlaya bilərsiniz.
- İş alətiniz. Xarici dünya ilə çoxlu ünsiyyət e-poçt vasitəsilə baş verir. Buna görə də, bu alətdə bacarıqlı olsanız, həyatınızı çox asanlaşdıra bilərsiniz.
- Güclü yayındırma. Xarici dünya e-poçt vasitəsilə sizi narahat etməyə, diqqətinizi yayındırmağa və sizi yoldan çıxarmağa çalışır.
Bu baxımdan e-poçtla işləməyə baxaq. Sadə bir şeylə başlayaq.
Məktubun formatlanması
Mən Mozilla Thunderbird e-poçt müştərisindən istifadə edirəm, buna görə də onu nümunə kimi istifadə edəcəyəm. Gəlin yeni məktub yaradaq və sahələrin siyahısı ilə yuxarıdan aşağıya gedək.
kimə. Kopyalayın. Bcc
Bəziləri bilməyə bilər, lakin Mozilla-da "Kimə" "Cc" və ya "Bcc" olaraq dəyişdirilə bilər.
- kimə: əsas alıcını və ya bir neçə alıcını nöqtəli vergüllə ayırırıq.
- Kopyalayın: məktubu oxumalı olan, amma ondan reaksiya gözləmədiyimiz birinə yazırıq.
- Bcc: məktubu oxumalı olan, lakin məktubun digər alıcıları üçün naməlum qalmalı olan birinə yazırıq. İşgüzar məktubların, məsələn, bildirişlərin kütləvi göndərilməsi üçün istifadə etmək xüsusilə məqsədəuyğundur.
Səhv V kütləvi poçt“Kopyala” və ya “Kimə” sahələrindən istifadə edərək alıcıları təyin edin. İldə bir neçə dəfə “Cc” sahəsində 50-90 alıcının qeyd edildiyi məktublar alıram. Şəxsi həyatın toxunulmazlığının pozulması var. Bənzər bir mövzuda başqa kiminlə işlədiyinizi bütün alıcılarınız bilməli deyil. Bunlar bir-birini tanıyan insanlar olsa yaxşı olar. Bəs siyahıda bir-birindən xəbəri olmayan rəqabət aparan şirkətlər varsa? Ən azı, lazımsız izahatlara, maksimum isə onlardan biri ilə əməkdaşlığı dayandırmağa hazır olmalısınız. Bunu etmə.
Məktubun mövzusu
Peşəkar poçt xidmətləri tez-tez (bəzən ağıllı şəkildə) korporativ bloqlarında e-poçtun mövzu xəttinin əhəmiyyəti haqqında yazırlar. Ancaq çox vaxt məktubun mövzu hissəsində "e-poçt açılmalıdır" problemini həll etdiyi satış məktublarından danışırıq.
Gündəlik işgüzar yazışmaları müzakirə edirik. Burada mövzu “məktub və onun müəllifi asanlıqla müəyyən edilməli və sonra tapılmalıdır” problemini həll edir. Üstəlik, çalışqanlığınız yalnız prefikslərlə çoxsaylı cavab məktublarının karması şəklində sizə qayıdacaqdır. Re: və ya FWD, bunların arasında mövzu ilə bağlı istədiyiniz məktubu axtarmalı olacaqsınız.
İyirmi məktub orta səviyyəli menecer üçün bir günlük yazışmaların həcmidir. Mən ümumiyyətlə sahibkarlar və biznes sahibləri haqqında danışmıram, onların məktublarının sayı bəzən gündə 200 və ya daha çox olur. Buna görə bir daha: boş mövzu ilə e-poçt göndərməyin.
Beləliklə, e-poçtun mövzu xəttini necə düzgün formalaşdırmaq olar?
Səhv №1 : Mövzuda yalnız şirkət adı. Məsələn, "Göy" və budur. Birincisi, yəqin ki, şirkətinizdən bu qarşı tərəflə əlaqə saxlayan yeganə siz deyilsiniz. İkincisi, belə bir mövzu heç bir məna gətirmir, çünki şirkətinizin adı ünvandan artıq görünür. Üçüncüsü, yazışmalara bu yanaşma ilə öz poçt qutunuzun necə görünəcəyini təxmin edin? Bu kimi bir şey.
Belə mövzularda axtarış aparmaq rahatdırmı?
Səhv №2 : parlaq, satış başlığı. Bu cür başlıqları necə yazmağı bilirsinizsə, əla olar. Bəs bu bacarıqlardan işgüzar yazışmalarda istifadə etmək məqsədəuyğundurmu? Biznes e-poçtunun mövzu xəttinin məqsədini xatırlayın: satmaq deyil, şəxsiyyət və axtarış təmin etmək.
Məktub mətni
Mətn yazmaq üçün bir çox bələdçi var müxtəlif hallar həyat. Məsələn, Maksim İlyaxov, Aleksandr Amzin və başqa söz ustalarının çoxlu faydalı məlumatları var. Məsləhət görürəm ki, onların məqalələrini oxuyasınız, heç olmasa ümumi savadınızı yüksəltmək və yazılı nitqin ümumi üslubunu təkmilləşdirmək üçün.
Məktub yazma prosesində ardıcıl olaraq bir neçə qərar qəbul etməliyik.
Nəzakət məsələsi . Məktubun əvvəlində “Əziz Rodya, iki aydan artıqdır ki, sizinlə yazılı danışıram, bundan əziyyət çəkmişəm və hətta bir az yatmamışam. gecələr düşünmək.” Həm belə bir giriş yazmaq üçün vaxt baxımından, həm də həmsöhbətin onu oxumaq vaxtı baxımından çox nəzakətli və çox baha başa gəlir. Yazışma işdir, xatırlayırsınız? Müsabiqə üçün epistolyar janrda esse və ya Raskolnikovun anasına məktub deyil, işgüzar yazışmalar.
Biz vaxtımıza və alıcının vaxtına hörmət edirik!
Sərgidə keçici görüşdən sonra göndərilən ilk məktubda özünüzü təqdim etmək və tanışlığınızın vəziyyətini xatırlamaq yalnız məna kəsb edir. Bu, əməkdaşlığın və ya davam edən yazışmaların davamıdırsa, günün ilk məktubunda: "Salam, İvan", ikinci və sonrakılarda: "İvan, ..." yazırıq.
Apellyasiya . Məni həmişə məktubda bir neçə qəbul edən varsa kimə müraciət etmək sualı narahat edirdi. Bu yaxınlarda Anna adlı üç qıza məktub yazdım. Şübhəsiz ki, “Salam, Anna” yazdım və narahat olmadım. Ancaq belə şans həmişə belə olmur.
Bəs üç, hətta yeddi alıcı varsa və onların eyni adı yoxdursa? Onları adları ilə sadalaya bilərsiniz: "Axşamınız xeyir, Rodion, Pulçeriya, Avdotya və Pyotr Petroviç." Ancaq uzun və vaxt tələb edir. Yaza bilərsiniz: "Salam, həmkarlar!"
Mən özüm üçün “Kimə” sahəsində şəxsin adı ilə müraciət qaydasından istifadə edirəm. Və nüsxədə olanlarla ümumiyyətlə əlaqə saxlamayın. Bu qayda həm də məktubun ünvanını və bu məktubun məqsədini (bir!) daha dəqiq müəyyən etməyə imkan verir.
Sitat . Tez-tez yazışmalar sual-cavablı məktublar silsiləsi - bir sözlə, dialoqdur. Yazışma tarixçəsini silməmək və cavabınızı sitat gətirilən mətnin yuxarı hissəsinə yazmaq yaxşı təcrübə hesab olunur ki, bir həftə sonra bu yazışmalara qayıtdığınız zaman dialoqu tarixə görə aşağıdan yuxarıya doğru asanlıqla oxuya biləsiniz.
Nədənsə, Mozilla-da defolt parametr “Kursoru sitat gətirilən mətndən sonra yerləşdirin”dir. Mən onu “Alətlər” → “Seçimlər” menyusunda dəyişməyi məsləhət görürəm hesab» → “Qaralaşdırma və ünvanlama”. Bu belə olmalıdır.
Məktubun məqsədi . İş məktublarının iki növü var:
- biz sadəcə olaraq həmsöhbətə məlumat verdikdə (məsələn, ay ərzində görülən işlər haqqında hesabat);
- həmsöhbətdən bir şey istədikdə. Məsələn, əlavə edilmiş hesab-fakturanı ödəniş üçün təsdiq etməsi üçün.
Bir qayda olaraq, hesabat məktublarından qat-qat çox həvəsləndirici məktublar var. Həmsöhbətdən nəyəsə nail olmaq istəyiriksə, bunu düz mətnlə məktubla söyləmək çox vacibdir. Fəaliyyətə çağırış bir adla müşayiət olunmalı və məktubda son cümlə olmalıdır.
Səhv : "Porfiriy Petroviç, mən bilirəm ki, yaşlı qadını kim döyüb öldürdü."
Sağ : "Porfiriy Petroviç, yaşlı qadını öldürən mən idim, lütfən, məni həbs etmək üçün tədbir gör, əziyyətdən yorulmuşam!"
Niyə müxbir sizin yerinizə bu məktubla nə edəcəyini düşünməlidir? Axı o, səhv qərar verə bilər.
Mətndə imza . O olmalıdır. Bundan əlavə, bütün e-poçt müştəriləri avtomatik imza əvəzetməsini konfiqurasiya etməyə imkan verir, məsələn, klassik "Hörmətlə, ...". Mozilla-da bu, "Alətlər" → "Hesab Seçimləri" menyusunda edilir.
İmzada əlaqə yazıb-yazmamaq hər kəsin şəxsi işidir. Ancaq satışla hər hansı bir əlaqəniz varsa, yazmağınızdan əmin olun. Razılaşma ünsiyyət nəticəsində baş verməsə belə, gələcəkdə imzadan gələn kontaktlardan istifadə edərək asanlıqla tapılacaqsınız.
Nəhayət, məktublarınıza cavab verməyi sevməyən (bacarmayan, istəməyən, vaxtı olmayan) həmsöhbətlər üçün məktub gövdəsinin daha bir xüsusiyyəti. Zəhmət olmasa məktubun mətnində standartı göstərin. Məsələn, "Porfiriy Petroviç, cümə günü saat 12:00-a qədər məni həbs etməyə gəlməsən, özümü amnistiyaya məruz qoymuş hesab edirəm." Təbii ki, son tarix real olmalıdır (nümunədən mətni cümə günü saat 11:50-də göndərməməlisiniz). Qəbul edən şəxs fiziki olaraq məktubunuzu oxuyub hərəkət edə bilməlidir. Bu cür "sükut" sizi həmsöhbətin cavab verməməsinə görə məsuliyyətdən azad edir. Həmişə olduğu kimi, bu xüsusiyyətdən istifadəyə ağıllı yanaşmaq lazımdır. Bir şəxs məktublarınıza vaxtında və müntəzəm cavab verirsə, belə bir ultimatum, onu incitməsə, onu bir az vurğulaya bilər və ya bu anda məktuba cavab verməmək qərarına səbəb ola bilər, ancaq cümə gününə qədər gözləməyinizə səbəb ola bilər.
Qoşmalar
Məktublar tez-tez əlavələrlə gəlir: CV, kommersiya təklifləri, təxminlər, cədvəllər, sənədlərin skanları - çox rahat alət və eyni zamanda məşhur səhvlərin mənbəyidir.
Xəta : böyük investisiya ölçüsü. Mən tez-tez ölçüsü 20 MB-a qədər olan qoşmaları olan e-poçtlar alıram. Bir qayda olaraq, bunlar 600 dpi qətnamə ilə TIFF formatında bəzi sənədlərin skanlarıdır. Müxbirin e-poçt proqramı, demək olar ki, əlavənin ön görünüşünü yükləmək üçün boş bir cəhdlə bir neçə dəqiqə donacaq. Və Allah eləməsin ki, alan şəxs bu məktubu smartfonda oxumağa cəhd etsin...
Şəxsən mən belə məktubları dərhal silirəm. E-poçtunuzun oxunmamış zibil qutusuna atılmasını istəmirsiniz? İnvestisiya həcmini yoxlayın. 3 MB-dan çox olmaması tövsiyə olunur.
Həddindən artıq olduqda nə etməli?
- Skanerinizi fərqli format və ayırdetmə üçün yenidən konfiqurasiya etməyə cəhd edin. Məsələn, PDF və 300 dpi olduqca oxunaqlı skanlar yaradır.
- WinRar və ya 7zip arxivi kimi proqramları düşünün. Bəzi fayllar mükəmməl sıxılır.
- Qoşma böyükdürsə və onu sıxışdıra bilmirsinizsə nə etməli? Məsələn, demək olar ki, boş bir mühasibat bazası 900 MB ağırlığında. Bulud məlumat anbarı köməyə gələcək: Dropbox, Google Drive və s. Mail.ru kimi bəzi xidmətlər avtomatik olaraq nəhəng qoşmaları bulud yaddaşına keçidlərə çevirir. Ancaq mən buludda saxlanılan məlumatımı özüm idarə etməyi üstün tuturam, ona görə də Mail.ru-dan avtomatlaşdırmanı xoşlamıram.
Və investisiyalar haqqında tamamilə açıq olmayan daha bir tövsiyə - onların ad . Alıcı üçün başa düşülən və məqbul olmalıdır. Bir vaxtlar şirkətdə yemək bişirirdik kommersiya təklifi adına... qoy Fyodor Mixayloviç Dostoyevski olsun. Mən menecerdən təsdiq üçün CP layihəsi ilə məktub aldım və əlavəyə “ForFedi.docx” adlı fayl daxil idi. Mənə bunu göndərən menecer belə bir dialoq keçirdi:
Hörmətli menecer, şəxsən buna yanaşmağa hazırsınızmı? hörmətli insan və onun üzünə Fedya deyin?
Nə isə, yox, hörmətli adamdır, hamı onu adı və atasının adı ilə çağırır.
Qoşmanı niyə “Fedi üçün” adlandırdınız? Elə indi ona göndərsəm, sizcə, bu KP-dən istifadə edərək bizdən balta alacaq?
Daha sonra adını dəyişəcəkdim...
Niyə saatlı bomba hazırlayın - imtina potensial müştəri- və ya faylın adını dəyişdirərək özünüz üçün əlavə iş yaradın? Qoşmanı niyə dərhal düzgün adlandırmayaq: "Fyodor Mixayloviç.docx üçün" və ya daha yaxşısı - "KP_Sky_Axes.docx".
Beləliklə, biz "şəxs" olaraq daha çox və ya daha az çeşidlənmiş e-poçtumuz var. Gəlin e-poçta effektiv iş vasitəsi kimi baxmağa və onun diqqəti yayındıran komponenti haqqında danışaq.
Hərflərlə işləmək
E-poçt güclü diqqəti yayındırır. Hər hansı bir diqqəti yayındırmaqda olduğu kimi, e-poçt da qaydaları sərtləşdirmək və iş qrafiklərini tətbiq etməklə həll edilməlidir.
Ən azı poçtun gəlişi ilə bağlı BÜTÜN bildirişləri söndürməlisiniz. Əgər e-poçt müştərisi standart olaraq konfiqurasiya edilibsə, sizə səs siqnalı ilə bildiriş gələcək, saatın yanındakı işarə yanıb-sönəcək və məktubun önizləməsi göstəriləcək. Bir sözlə, əvvəlcə sizi əziyyətli işdən qoparmaq üçün hər şeyi edəcəklər, sonra isə sizi oxunmamış məktubların və baxılmamış göndərişlərin uçurumuna atacaqlar - həyatınızdan mənfi bir-iki saat.
Bəzi insanlar bildirişlərdən yayınmamağa imkan verən güclü iradəyə malikdirlər, lakin adi insanlar Taleyi aldatmamaq və onları söndürməmək daha yaxşıdır. Mozilla Thunderbird-də bu, "Alətlər" → "Parametrlər" → "Ümumi" → "Yeni mesajlar görünəndə" menyusu vasitəsilə həyata keçirilir.
Bildirişlər yoxdursa, məktubun gəldiyini necə başa düşmək olar?
Çox sadə. Siz özünüz şüurlu olaraq poçtunuzu çeşidləmək, e-poçt müştərinizi açmaq və bütün oxunmamış mesajları görmək üçün vaxt ayırırsınız. Bu, gündə iki dəfə, məsələn, nahar və axşam və ya məcburi fasilələr zamanı, məsələn, tıxaclarda edilə bilər.
İnsanlar tez-tez soruşurlar, bəs cavab vaxtları və təcili məktublar? Cavab verirəm: poçtunuzda təcili məktublar yoxdur. Müştəri dəstəyi şöbəsində işləmədiyiniz halda (bu şöbənin poçtla işləmək üçün öz qaydaları var).
Təcili məktublar olarsa, göndərən bu barədə sizə digər kanallar - telefon, SMS, Skype vasitəsilə məlumat verəcəkdir. Sonra şüurlu olaraq e-poçt müştərinizə daxil olacaq və təcili poçtu emal edəcəksiniz. Bütün vaxt idarəetmə gurusu (məsələn, Gleb Arkhangelsky "Time Drive" ilə) 24 saat ərzində e-poçta standart cavab elan edir. Bu, normal davranış qaydasıdır - həmsöhbətinizdən e-poçt vasitəsilə ani cavab gözləməyin. Təcili məktub olarsa, bu barədə daha sürətli rabitə kanalları vasitəsilə xəbərdar edin.
Beləliklə, bildirişləri söndürdük və indi cədvəlimizə uyğun olaraq e-poçt müştərisini yandırırıq.
Biz poçta gedəndə və “e-poçtun çeşidlənməsi” adlı fəaliyyətlə məşğul olanda nə etməliyik? Bu işin başlanğıcı və sonu haradadır?
Sıfır inbox sistemi haqqında çox eşitmişəm, amma təəssüf ki, ondan istifadə edən bir nəfərə də rast gəlməmişəm. Təkərimi yenidən kəşf etməli oldum. Lifehacker-da bu mövzuda məqalələr var. Məsələn, "". Aşağıda şərhimdə sıfır inbox sistemi haqqında danışacağam. GTD gurusu şərh versə və təsvir olunan sistemi əlavə etsə və ya təkmilləşdirsə, minnətdar olaram.
E-poçtun fəaliyyətləriniz üçün tapşırıq planlaşdırıcı və ya arxiv olmadığını başa düşmək və qəbul etmək vacibdir. Buna görə də, Gələnlər qutusu qovluğu həmişə boş olmalıdır. Gələnlər qutusunu çeşidləməyə başladıqdan sonra, bu qovluğu boşaltana qədər heç nəyə mane olmayın və ya diqqətinizi yayındırmayın.
Gələnlər qutunuzdakı e-poçtlarla nə etməli? Hər hərfi ardıcıl olaraq keçmək və silmək lazımdır. Bəli, sadəcə vurğulayın və klaviaturada Sil düyməsini basın. Məktubu silməyə cəsarət edə bilmirsinizsə, onunla nə edəcəyinizə qərar verməli olacaqsınız.
- Üç dəqiqəyə cavab verə bilərsən? Buna cavab verməliyəmmi? Bəli, lazımdır və cavab üç dəqiqədən çox olmayacaq, sonra dərhal cavab verin.
- Cavab verməlisiniz, lakin cavabın hazırlanması üç dəqiqədən çox vaxt aparacaq. E-poçtu tapşırığa çevirməyə imkan verən tapşırıq planlaşdırıcısından istifadə edirsinizsə, e-poçtu tapşırığa çevirin və bir müddət onu unudun. Məsələn, mən tamamilə gözəl Doit.im xidmətindən istifadə edirəm. Bu, sizə şəxsi e-poçt ünvanı yaratmağa imkan verir: məktubu ona yönləndirirsiniz və o, tapşırığa çevrilir. Ancaq tapşırıq planlaşdırıcınız yoxdursa, məktubu “0_Run” alt qovluğuna köçürün.
- Məktuba tez cavab verdikdən, onu tapşırığa çevirdikdən və ya sadəcə oxuduqdan sonra bu mesajla nə edəcəyinizi qərara almalısınız: onu silin və ya uzunmüddətli saxlama üçün qovluqlardan birinə göndərin.
Budur məndə uzunmüddətli saxlama qovluqları.
- 0_İcra et. Mənim belə bir qovluğum yoxdur, amma planlayıcınız yoxdursa, təkrar edirəm, burada ətraflı iş tələb edən məktubları qoya bilərsiniz. Bu qovluğu da müntəzəm olaraq təmizləmək lazımdır, lakin bunun üçün xüsusi olaraq ayrılmış bir zamanda düşünülmüş bir yanaşma ilə.
- 1_İst. Məktubları buradan qoyuram fon məlumatı: müxtəlif veb-xidmətlərdən girişləri olan salamlama məktubları, qarşıdan gələn uçuşlar üçün biletlər və s.
- 2_Layihələr. Burada cari əlaqələri olan tərəfdaşlar və layihələr üzrə yazışmaların arxivi saxlanılır. Təbii ki, hər bir layihə və ya tərəfdaş üçün ayrıca qovluq yaradılıb. Partnyorun qovluğuna təkcə onun işçilərinin deyil, həm də Neb işçilərinin bu partnyorla bağlı məktublarını yerləşdirirəm. Çox rahatdır: lazım gələrsə, layihə üzrə bütün yazışmalar bir neçə kliklə əlinizdədir.
- 3_Muzey. O məktubları bura qoyuram ki, silmək heyf olsun, xeyri də göz qabağında deyil. Həmçinin, “2_Projects”dən qapalı layihələri olan qovluqlar buraya köçür. Bir sözlə, “Muzey” çıxarılmaq üçün ilk namizədləri saxlayır.
- 4_Sənədlər. Buradan məktublar var elektron nümunələr mühasibat uçotu üçün gələcəkdə faydalı ola biləcək sənədlər, məsələn, müştərilərdən tutuşdurma hesabatları, götürülmüş səfərlər üçün biletlər. Qovluğun “2_Projects” və “1_Reference” qovluqları ilə bir çox oxşar cəhətləri var, orada yalnız mühasibat uçotu məlumatları, “2_Projects” qovluğunda isə idarəetmə məlumatları saxlanılır. “4_Sənəd”də ölü məlumat, “2_Projects”də isə canlı məlumat var.
- 5_Bilik. Burada yalnız ilham almaq və ya həll yolları tapmaq üçün bir müddət sonra qayıtmaq istədiyim həqiqətən faydalı xəbər bülletenlərini qoyuram.
Başqa parametrlər var poçt müştərisi, bu sistemin işləməsi üçün vacibdir. Birincisi, Thunderbird-də standart olaraq "Mesajları oxunmuş kimi qeyd et" qutusu var. Mən bunu şüurlu şəkildə etməyi üstün tuturam, bayraqla! Bunu etmək üçün "Alətlər" → "Parametrlər" → "Qabaqcıl" → "Oxu və Ekran" menyusuna keçin.
İkincisi, istifadə edirik filtrlər . Əvvəllər mən göndərənin ünvanına əsasən məktubları avtomatik olaraq müvafiq qovluqlara yönləndirən filtrlərdən fəal şəkildə istifadə edirdim. Məsələn, vəkilin məktubları “Vəkil” qovluğuna köçürüldü. Bir neçə səbəbə görə bu yanaşmadan imtina etdim. Birincisi: 99% hallarda vəkildən gələn məktublar hansısa layihə və ya tərəfdaşa aiddir, yəni onlar bu tərəfdaşın və ya layihənin qovluğuna köçürülməlidir. İkinci: Mən maarifləndirmə əlavə etmək qərarına gəldim. Müəyyən bir məktubun harada saxlanacağına özünüz qərar verməlisiniz və işlənməmiş mesajları yalnız bir yerdə - gələnlər qutusunda axtarmaq daha rahatdır. İndi mən filtrlərdən yalnız müxtəlif sistemlərdən gələn avtomatik müntəzəm məktubları qovluqlara, yəni qərar qəbul etməyimi tələb etməyən məktubları təşkil etmək üçün istifadə edirəm. Mozilla Thunderbird-də filtrlər "Alətlər" → "Mesaj Filtrləri" menyusunda konfiqurasiya edilmişdir.
Beləliklə, nə vaxt düzgün yanaşma E-poçt yazışmaların həcmindən asılı olaraq gündə 10 dəqiqədən 60 dəqiqəyə qədər çəkməlidir.
Bəli və daha bir şey. Yeni məktubların gəlməsi ilə bağlı bildirişləri artıq söndürmüsünüz? ;)
Prinsipcə, necə və hansı vasitələrlə yaradılıb göndərilə biləcəyi ilə bağlı suallar yaranmamalıdır. Ancaq rəsmi məktublara gəldikdə, xüsusən də məktubun müəllifinin cavab alacağını gözlədikdə, hər kəs dərhal bu işə başlamağa hazır deyil. Sənin üçün açacağam kiçik sirr işgüzar yazışmalar, məktubun xarakteri və üslubu nə qədər sərt olsa, alıcıdan cavab alma şansı bir o qədər çox olar. Bu dərsdə mən istifadəçilərə öz üslubları barədə qərar verməyə və sonradan mesajları ən bacarıqlı şəkildə tərtib etməyə kömək edəcək bir neçə nümunə e-poçt göndərəcəyəm.
Birincisi, yaratdığımız hərfin hansı xarakter daşıyacağına qərar verməliyik. Bütün gedən e-poçtları üç əsas növə bölürəm:
- Biznes təklifi
- Biznes sorğusu
- Dost ünvanı
Müvafiq olaraq, hər üç növ üçün həm sadə formada şablon blanklarım var mətn faylları, və xüsusi e-poçt proqramları üçün hazırlanmış şablonlar şəklində. Onların hər birinə ardıcıllıqla keçək.
Biznes təklifi
Salam (Axşamınız xeyir), [müraciət edilən şəxsin adı]!
Ünsiyyət qurarkən hər hansı bir məktubda adı qeyd etmək məsləhətdir, çünki şəxsi ünvan insanı mehriban əhval-ruhiyyədə saxlayır. Ancaq hələ də adı tapa bilmirsinizsə, şablon salamlama kifayət edəcəkdir.
İcazə verin, şirkətimizdən [şirkətin adı] yeni bir xidməti (yeni məhsulu) diqqətinizə təqdim edim.
İcazə verin, [fəaliyyət sahəsinin adı] sahəsində əməkdaşlıq təklif edim.
Sonra, təklifinizin qiymət və ya bəziləri baxımından üstünlüklərini qısaca təsvir edin keyfiyyət xüsusiyyətləri. Əsas odur ki, həddini aşmayın. Meqabayt mətn və hətta parlaq, mənasız şəkillərlə tamamlanan insanlar yalnız qorxudur. Əgər məktubu alan şəxs sizin təklifinizlə ilk sətirlərdən maraqlanırsa, əlavə məlumat üçün mütləq sizinlə əlaqə saxlayacaq.
Əgər siz onlarla ilk dəfə əlaqə saxladığınız zaman doğru insanların sizinlə əlaqə saxlamasına ciddi yanaşırsınızsa, o zaman sadəcə e-poçtdan kənar əlaqə haqqında düşünməyiniz məntiqlidir. kimi xidmətlərdə hesab yaratmaq yaxşı olardı ICQ vəSkype. Bəzən bir insanın sizinlə adi telefonla əlaqə saxlaması daha asandır, əgər əlbəttə ki, ehtiyatla nömrəni imzanızda qoymusunuzsa.
Niyə imzada öz e-poçt ünvanınızı dublikat etmək lazımdır, soruşursunuz ki, poçt serveri tərəfindən avtomatik olaraq yönləndirilirmi? Burada qayda budur ki, işgüzar yazışmalarda həddindən artıq məlumat heç vaxt lazımsız deyil. Təsəvvür edək ki, məktubunuz potensial olaraq təkliflə maraqlanmayan və ya sadəcə ona düzgün cavab vermək iqtidarında olmayan bir şəxs tərəfindən qəbul edilir. O, qəbul edilən mesajı başqa istifadəçiyə yönləndirir, lakin nədənsə həqiqi göndərən haqqında məlumat avtomatik olaraq əlavə edilən məlumatlardan itir, bu da sizinlə əlaqə saxlamağı çətinləşdirir. Bununla belə, məktubun müəllifini və onun lazımi əlaqələrini müəyyən etmək üçün imzaya baxmaq həmişə kifayət edəcəkdir.
Biznes sorğusu
Salam (Axşamınız xeyir)!
Yaxud, əgər ünvanı alan şəxsin adı məlumdursa, o zaman (Hörmətli, [Ad, Ata adı])!
Zəhmət olmasa məhsul (xidmət) haqqında [məhsulun/xidmətin adı] təsviri ilə məlumat verin tam spesifikasiyalar və rəqabət keyfiyyətləri.
əsasında Federal Qanun RF [sənədin nömrəsi və tarixi], məlumat verin [əldə etmək üçün lazım olan məlumatları təsvir edin].
Hüquqlarınız pozulduğu təqdirdə İnternetdə müəyyən bir xidmətin rəhbərliyi ilə də əlaqə saxlaya bilərsiniz.
İstifadəçi müqaviləsinin [istifadəçi müqaviləsindəki bənd nömrəsi] bəndinin, yəni: “[qeyd olunan bəndin tam mətnini sitat gətirin]” bəndinin pozulması ilə əlaqədar araşdırma aparmağınızı və təqsirkar şəxslərə qarşı müvafiq tədbirlər görmənizi xahiş edirəm. məsul (əgər söhbət xidmət işçilərindən gedirsə)] şəxs [sayt (saytın adı)]. Yoxlamanın nəticələri və tətbiq edilən sanksiyalar barədə [öz e-poçt ünvanınıza] məlumat verin.
Dost ünvanı
Salamlar (Gününüz xeyir) (Salam), [şəxsin adı]!
Bizimlə ilk dəfə mehriban bir şəkildə əlaqə saxladığınız zaman, mətn mesajınızın tamlığı yaxşı göstərici olacaq. Düzgün yazılmış, həcmli mətn düzgün insanla əlaqə qurmağa olan yüksək marağınızı göstərəcək və cavab istəyini oyadacaq. Söhbəti bir neçə ilkin sualla açmağı unutmayın.