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Fondamenti di management e gestione dei progetti. Introduzione alla gestione dei progetti

Project management (Project management, dall'inglese - Project Management) - è un'applicazione della conoscenza (personale - esperienza acquisita, globale - “best practices” e aziendale), abilità e competenze (innate - soft skills e acquisite - hard skills), strumenti e metodi (standard, metodologie, metodi, notazioni, sistemi informativi, ecc.) per il lavoro di progetto con ordine per soddisfare i requisiti per questo progetto con un equilibrio di quattro componenti integrali - contenuto, tempo, costi (tripla limitazione) e qualità (vedi Figura 1), recentemente è stata aggiunta un'altra quinta componente - i rischi. La gestione del progetto implica avere un piano di progetto chiaro e ponderato, ridurre al minimo le deviazioni dal piano, ridurre al minimo i rischi del progetto e un'efficace gestione delle modifiche sul progetto.

Figura 1. Tripli vincoli del progetto.

Per molte aziende governative e commerciali, programmi e progetti sono di grande importanza. Attraverso programmi e progetti, nonché un portafoglio di progetti, molte organizzazioni hanno l'opportunità di aumentare significativamente i propri profitti implementando in modo efficace il proprio piano strategico utilizzando vari approcci e migliori pratiche nella gestione dei progetti. I progetti stanno giocando ruolo principale nel processo di formazione di un concetto di prodotto, sviluppo di un prodotto e immissione sul mercato e aumento ulteriore delle vendite del prodotto. Durante l'attuazione dei progetti, vengono creati mezzi di produzione nuovi o modernizzati, nuovi sistemi informativi, vengono fatte scoperte utili e scoperte tecnologiche. Progetti di ristrutturazione o riorganizzazione gestionale portano ad una riduzione complessiva dei costi e del costo di produzione di un prodotto. La gestione del progetto è vitale per continuare attività di successo e lo sviluppo di qualsiasi piccola, media, grande affare e aziende statali, nonché per l’attuazione di programmi sociali e tecnologici globali all’interno del paese e a livello internazionale.

L’obiettivo di introdurre e migliorare continuamente processi e approcci alla gestione dei progetti, basati su standard e pratiche globali, nelle organizzazioni governative e commerciali,è aumentare l'efficienza dell'attuazione di programmi, progetti e portafogli, entro i tempi, le risorse (manodopera), il budget e la qualità del prodotto o servizio finale pianificati.

La moderna gestione dei progetti pone i seguenti compiti:

garanzia per ogni progetto ideato ed approvato per l'esecuzione del rispetto delle norme stabilite obiettivi strategici il livello più alto, mentre il raggiungimento degli obiettivi del progetto è realizzato con un livello accettabile di rischi (componenti competitive, economiche, politiche, tecniche, di costo e di tempo);
consentire che ogni singolo progetto sia pianificato, controllato e gestito contemporaneamente a tutti gli altri in modo che tutti i progetti siano realizzati in modo efficiente e raggiungano lo scopo previsto. L'obiettivo del progetto è raggiungere obiettivo strategico organizzazione nei tempi previsti e nel budget approvato.

Storia dello sviluppo della gestione del progetto

Gli approcci e gli standard moderni di gestione dei progetti si basano sull'esperienza dell'umanità, accumulata in diverse migliaia di anni. Non importa quanto banale possa sembrare, ma come esempio possiamo citare le famose sette meraviglie del mondo: la costruzione delle piramidi egiziane, il Faro di Alessandria o la costruzione del Collos di Rodi, ecc. Tutti questi oggetti si basano sul lavoro titanico delle persone, non solo fisico, ma anche sul lavoro di progettazione di questi progetti di costruzione. Nell'ambito dell'attuazione di tali progetti, è stato realizzato gran numero scoperte, furono utilizzate le tecnologie più innovative dell’epoca e furono coinvolte un’enorme quantità di risorse (manodopera, materiali e immateriali). Le strutture e le organizzazioni statali si sono assunte la piena responsabilità dell'attuazione di tali progetti e hanno gradualmente accumulato esperienza nell'organizzazione del lavoro, nella pianificazione del lavoro, ecc.

Dal punto di vista della gestione dei progetti, i principali contributi alla disciplina sono stati apportati da scienziati, industriali e professionisti dell'inizio del XX secolo come:

Frederick Taylor - formò i principi dell'organizzazione scientifica del lavoro e della gestione.
Henry Ford, il fondatore della “gestione autoritaria del progetto/della produzione”, fu il primo a mettere in pratica la catena di montaggio industriale.
Henri Fayol, il fondatore della scuola amministrativa di management, ha descritto le basi di una teoria unificata del management.
Henry Gantt - ha creato un approccio strutturato alla gestione dei contenuti, del tempo e risorse lavorative, ha sviluppato e utilizzato un diagramma come mezzo per rappresentare la durata e la sequenza delle attività in un progetto.
Garrington Emerson è il fondatore della teoria dell'attività economica effettiva e un sostenitore della gestione razionale della produzione.

I primi passi qualitativi nello sviluppo del project management furono compiuti nel XX secolo, negli anni prebellici. Possiamo dire che in questo momento il project management cominciò ad emergere come disciplina indipendente. La Figura 2 presenta eventi significativi e tappe fondamentali nello sviluppo della gestione del progetto.

Figura 2. Tappe fondamentali nello sviluppo del project management.

A 30-50 anni si fanno le prime scoperte e si formano le tecniche fondamentali utilizzate ancora oggi. La gestione del progetto inizia ad acquisire caratteristiche strutturate:

1937 - lo scienziato americano Gulick realizza il primo sviluppo di un'organizzazione a matrice per la gestione e l'attuazione di progetti complessi;
1956 - Du Pont de Nemours Co. forma un gruppo per sviluppare metodi e strumenti di gestione dei progetti;
1957 - il team Remington Rand, guidato da Kelly e Walker, sviluppa il metodo del percorso critico (CPM) con implementazione software sul computer UNIVAC;
1957-58 - per il programma Polaris (US Navy), viene sviluppato e testato il sistema di pianificazione della rete PERT;
1959 – Il Comitato Anderson (NASA) propone un approccio sistematico alla gestione del progetto nelle sue fasi ciclo vitale, in cui particolare attenzione è stata posta all'analisi pre-progettuale;
I metodi e le tecniche di pianificazione della rete sviluppati nel 1956-58 diedero un forte impulso allo sviluppo della gestione dei progetti;
Lo sviluppo del PM negli anni ’50 culminò con la pubblicazione di Gaddis sulla Harvard Business Review, il primo articolo di generalizzazione sul project management.

Anni '60 - sviluppo di metodi di pianificazione della rete:

Nell'ambito dello sviluppo della gestione dei progetti, l'attenzione principale è rivolta ai metodi PERT e CPM;
Divulgazione dei metodi di pianificazione della rete e tentativi di applicare questi metodi in vari campi di attività;
L'emergere di una forma di organizzazione a matrice e il successivo sviluppo di forme organizzative;
I ricercatori americani P. Lawrence e J. Lorsch, J. Galbraith e altri hanno descritto i tipi di meccanismi di integrazione e il loro termini di utilizzo;
1966 - Vengono sviluppati un sistema logistico integrato e un metodo probabilistico alternativo di pianificazione della rete, GERT.

Anni ’70 – sviluppo di un approccio sistematico alla gestione dei progetti:

Sviluppo e implementazione su vasta scala di metodi di pianificazione e gestione della rete;
A livello legislativo negli Stati Uniti il CPM sta ricevendo sostegno;
Nell'ambito dell'attuazione del progetto, iniziano a prendere in considerazione non solo l'ambiente interno, ma anche quello esterno (fattori economici, ambientali, sociali, ecc.);
1971 - Primi tentativi di approccio formale alla risoluzione dei conflitti;
1977 - Appaiono metodi di gestione dei conflitti;
1977 - 1979 - Formazione strutture organizzative gestione del progetto;

In tutto il mondo si stanno formando organizzazioni professionali di project management:

IPMA (International Project Management Association, Europa) - Associazione internazionale di gestione dei progetti;
PMI (Project Management Institute, USA) - Istituto di gestione dei progetti.

Separatamente, vale la pena notare il rilascio nel 1987 della prima edizione di PMBoK (Project Management Body of Knowledge). Questa metodologia diventerà successivamente norma internazionale nella gestione dei progetti, assorbirà le migliori pratiche e l'esperienza globale. Ad oggi, PMBoK è la metodologia più utilizzata in tutto il mondo. Molti standard si basano sulla metodologia PMBoK.

Non sottovalutare l'esperienza della Russia e Unione Sovietica nello sviluppo della gestione del progetto. Le prime tendenze e approcci apparvero sotto Nicola II.

1825 - le prime opere fondamentali di M.M. Speransky.
1900 - applicazione e sviluppo di metodi pratici di gestione della P.A. Stolypin.
Anni '20 - opere di A.K. Gastev sull'organizzazione scientifica del lavoro e della gestione; creazione del CIT della Federazione Russa. Successivamente, il lavoro di Gastev divenne la base per produzione snella(Lean Production) secondo il metodo Toyota.
1930 - esperienza pratica acquisita nei progetti dei primi piani quinquennali. Nell'ambito del quale sono stati applicati e sviluppati un gran numero di approcci e metodi di gestione, con particolare attenzione alla gestione delle risorse lavorative.
1946 - 1961 - realizzazione di progetti da creare armi atomiche e tecnologia missilistica e spaziale nell'URSS. Esperienza inestimabile di generazioni, l'età d'oro dello sviluppo industriale nell'URSS.
Anni '70 - Applicazione e sviluppo di software e un approccio sistematico per la gestione dei progetti in URSS, creazione in diversi settori dell’economia nazionale sistemi di gestione automatizzata per organizzazioni e imprese (ACS).
Anni '90 - applicazione di processi e metodi internazionali di gestione dei progetti, formazione e accumulo di esperienze. Apertura dell'Associazione sovietica per la gestione dei progetti SOVNET, formazione del mercato dei servizi professionali e prodotti software sulla gestione del progetto. Formazione e attuazione di un programma nazionale per la formazione e la certificazione dei project manager basato su requisiti e standard internazionali.

Diversità di approcci alla gestione del progetto

Vari approcci alla gestione dei progetti si sono diffusi in tutto il mondo e hanno interessato tutte le aree dell'attività umana. Questi approcci si riflettono nelle metodologie sviluppate da varie associazioni e organizzazioni. SU al momento Molte associazioni professionali sono emerse e si stanno espandendo a una velocità enorme:

L'Associazione PMI - Project Management Institute - ha filiali in 39 paesi, e i membri di questo istituto vivono in 80 paesi.
L'Associazione IPMA - International Project Management Association - è un network internazionale che comprende 28 comunità nazionali di project management.
L'Associazione APM - Associazione di Project Management - fa parte dell'IPMA.
Associazione PDMA - Associazione per la gestione dello sviluppo del prodotto - la cui idea principale è la gestione dello sviluppo del prodotto.
Associazione AACE - Associazione per l'Avanzamento del Cost Engineering - finalizzata allo sviluppo del cost engineering.

Nonostante il fatto che i risultati finali siano una varietà di prodotti creati in diversi settori, l’approccio alla gestione dei progetti in essi è abbastanza simile. Il progetto in sé non è il risultato finale; è più corretto dire che il progetto è il processo di creazione di un risultato finale nuovo e unico. Gli stessi principi di gestione dei progetti si applicano a progetti e programmi in tutte le aree dell'attività umana, sebbene esistano differenze significative negli approcci e nei processi che dipendono dall'area tematica specifica.

Organizzazioni e gestione dei progetti

Tutte le organizzazioni possono essere divise in due tipologie globali. La prima comprende le organizzazioni orientate al progetto in cui i progetti rappresentano l'attività principale. Questo tipo include società di architettura, design e ingegneria, sviluppatori software, società di telecomunicazioni, organizzazioni di consulenza e società che forniscono servizi in vari settori dell'attività professionale, comprese le aziende che realizzano profitti attraverso la realizzazione di progetti. Le strategie di crescita di tali aziende si riflettono nelle dimensioni, nella natura, nel metodo di consegna e nel tipo di progetti offerti dall'azienda e nel modo in cui tali progetti vengono finanziati (approvvigionamento interno) al momento dell'aggiudicazione del contratto.

Il secondo tipo di organizzazione è project-dependent, la cui crescita e sviluppo dipendono dai progetti. Si tratta di organizzazioni che offrono beni e servizi. Progetti e programmi in tali organizzazioni sono finanziati e sponsorizzati principalmente dall'interno. Queste sono aziende in termini di produzione beni di consumo, prodotti farmaceutici, ecc.

Ruoli e partecipanti nella gestione del progetto

Comitato di gestione del progetto - Un organo collegiale che accetta decisioni strategiche in termini di alcuni progetti in corso in una particolare organizzazione. In genere, tali organi decisionali vengono creati in grandi organizzazioni.
Ufficio di progetto - Un'unità strutturale i cui compiti includono l'implementazione, lo sviluppo e il supporto di un approccio alla gestione del progetto. A volte un Project Office (Project Management Office) è inteso come un'unità strutturale temporanea organizzata per un progetto specifico. I compiti di tale unità includono la gestione diretta di un grande progetto.
Project Manager: ruolo primario di gestione del progetto. Il compito principale è organizzare il lavoro sul progetto e raggiungere gli obiettivi pianificati, tenendo conto di alcune restrizioni e presupposti. Il project manager è responsabile della qualità e della tempestiva esecuzione del progetto.
Team di Project Management: riferire al Project Manager e assisterlo nell'organizzazione del lavoro. Il project manager delega alcune delle sue responsabilità ai membri del team di gestione del progetto. Tra gli altri, si possono distinguere i seguenti ruoli: Amministratore del progetto (flusso dei documenti del progetto, comunicazioni), Responsabile della gestione del rischio (pianificazione, controllo del rischio), Architetto del progetto (responsabile dell'integrità della soluzione), ecc.
Il team di progetto è composto dai restanti partecipanti (esecutori) coinvolti nei compiti del progetto.

Sistema di gestione dei progetti aziendali

Un sistema di gestione dei progetti aziendali (di seguito denominato CPMS) è un pacchetto di componenti necessari e integrali attraverso i quali viene effettuata una gestione dei progetti formalizzata ed efficace in un'organizzazione. L'implementazione di questi componenti garantisce l'integrità del sistema e la sua efficienza. Nella versione classica si distinguono le seguenti componenti: Ufficio progetti, PMIS, Metodologia.

Sistemi informativi per la gestione dei progetti

Al momento, esistono diversi tipi di sistemi (ISMS), attraverso i quali viene effettuata l'automazione dei processi di gestione di progetti e portfolio in un'organizzazione. Il primo tipo sono le soluzioni server ( Gestione dei progetti aziendali Microsoft,Oracle Primavera, ecc.); La seconda tipologia sono le tecnologie cloud (soluzioni SaaS, PaaS); Il terzo tipo è misto.

Allo stadio attuale di sviluppo, il project management è riconosciuto come lo strumento di gestione aziendale più efficace. Il numero di problemi (energetici, ambientali, legati alle risorse, sociali) è in costante crescita e può essere risolto solo con l'uso di tecnologie e soluzioni gestionali innovative. L'organizzazione del lavoro secondo piani specifici è caratteristica della maggior parte delle aziende straniere e viene sempre più implementata in Russia, e non solo negli affari, ma anche nelle agenzie governative.

Per rispondere alla domanda su cosa sia la gestione del progetto, è necessario comprendere le caratteristiche distintive dell'implementazione del progetto rispetto ad altri metodi di attività. È caratterizzato dalle seguenti caratteristiche:

Concentrarsi su risultati specifici. Tutte le azioni eseguite durante l'implementazione di un'idea sono interconnesse e mirate al raggiungimento di un obiettivo predeterminato. Ciò che conta è la completezza; se alcuni processi vengono eseguiti senza un risultato tangibile, allora questo non è un progetto.
Risorse disponibili limitate. Di norma, qualsiasi iniziativa viene implementata tenendo conto delle risorse disponibili, principalmente finanziarie, umane e di tempo. Viene sempre stabilita una scadenza esatta o approssimativa per il completamento di tutti i lavori, nonché viene redatto un preventivo e un programma di realizzazione.
Unicità. Ciò significa che si intende rilasciare un prodotto per la prima volta o introdurre un nuovo servizio.

Il design è il processo di elaborazione e sviluppo di un'impresa dall'emergere di un concetto alla sua implementazione nella realtà. Per dare vita a un'idea viene redatto un piano che rappresenta lo scenario di tutte le azioni successive, suddivise per periodi temporali e processi svolti. I processi possono essere eseguiti in parallelo, indipendentemente l'uno dall'altro, o in stretta interconnessione. Sviluppi innovativi richiedono una conoscenza approfondita in aree diverse attività umana: economia, edilizia, finanza, lavoro con le persone. L'implementazione di un'idea comporta sempre alcuni cambiamenti e, per gestirli in modo efficiente, viene nominata una persona con conoscenze specifiche: un project manager.

Possiamo dire che la gestione del progetto è un'attività umana professionale, la cui essenza è utilizzare le conoscenze, i metodi, gli strumenti, le tecnologie più moderni per l'allocazione ottimale delle risorse e l'influenza sulle persone al fine di ottenere il risultato richiesto. La gestione operativa tradizionale non è in grado di cambiare rapidamente e integrarsi in condizioni ambientali in rapido sviluppo e cambiamento.

La gestione del progetto viene effettuata in base alle fasi del ciclo di vita di un'impresa:

Iniziazione(valutazione preliminare delle scadenze, delle risorse necessarie, definizione dei compiti e analisi dei rischi).
Pianificazione(ricerca di un investitore, calcolo del budget, obiettivi, rischi e programma di azioni).
Attuazione(monitoraggio dell'attuazione del piano e raggiungimento dei risultati intermedi, finanziamento graduale, apportando le modifiche necessarie al piano).
Chiusura(valutare il grado di completamento dei compiti assegnati, il tempo impiegato, la redditività del piano, lavorare sugli errori).

L'uso del project management nella pratica internazionale è uno strumento per implementare idee innovative e una tecnologia di gestione altamente efficace in sistemi instabili e incerti che si stanno rapidamente sviluppando e cambiando. Ciò vale principalmente per i sistemi fiscali, legislativi e delle risorse. Utilizzando un tale sistema di gestione è possibile risolvere problemi complessi di natura produttiva, scientifica e sociale.

Alcuni manager aziendali utilizzano la gestione dei progetti in determinate aree delle loro attività che richiedono la promozione di nuove tecnologie e prodotti o con il loro aiuto risolvono problemi applicati individuali con una componente creativa. Si crea una sorta di “impresa nell'impresa”, che non fornisce influenza negativa per le principali attività produttive. Inoltre, un classico esempio di questo approccio è la produzione di prodotti complessi di grandi dimensioni (aerospaziale, cantieristica navale, complesso militare-industriale).

Tuttavia, ci sono anche le cosiddette aziende orientate al progetto, il cui modo di esistere è proprio l'attività unica durante certo periodo tempo finalizzato al risultato finale. Loro caratteristiche distintive Sono:

approccio strategico;
lavoro di squadra;
auto-organizzazione;
apertura nelle comunicazioni;
orientamento verso l'esterno.

La gestione dei progetti è nata e si è inizialmente sviluppata in settori altamente specializzati. Tuttavia, dopo alcuni decenni, sviluppandosi costantemente e dimostrando la sua efficacia, coprì varie aree Attività commerciale. La sua influenza è particolarmente evidente in aree come:

Settore IT e sviluppo di nuovi software;
sviluppo di nuove specie prodotti industriali e la loro attuazione;
ricostruzione e costruzione;
svolgere attività di progettazione, ricerca e ricerca scientifica.

Sia nel settore aziendale che in quello governativo, i piani sono spesso organizzati in portafogli o programmi. Diverse iniziative correlate volte a raggiungere un risultato comune possono essere combinate in un programma. Ad esempio, un programma per migliorare la prestazione dei cittadini cure mediche possono includere progetti per migliorare la formazione del personale medico, modernizzare e acquistare attrezzature, sviluppare nuovi standard di trattamento e produrre farmaci moderni ed efficaci per alcune malattie. Se parliamo di portafoglio, allora si presuppone che ci siano iniziative di direzioni diverse accomunate da un'unica fonte di finanziamento;

Nella letteratura specializzata, a volte si possono notare differenze nella comprensione dei termini “gestione del progetto” e “gestione del progetto”. Ciò è dovuto a un approccio diverso concetti di base, tipo di progettazione e altri fattori. Secondo la norma ISO 9000 un progetto è un processo, mentre secondo ICB IMPA è un’azione o uno sforzo. Di conseguenza, in questa materia, la gestione è spesso intesa come una certa cultura e attività professionale in sistemi sociali e sotto controllo – influenza sull’implementazione di determinati processi. Tuttavia, nella maggior parte delle fonti, questi concetti sono riconosciuti come identici, adattati alle specificità delle relazioni di mercato.

Principali funzioni del project management

Il project management è una disciplina sintetica che unisce conoscenze sia professionali che specialistiche. Questi ultimi illustrano le caratteristiche del territorio di appartenenza dell'impresa (edilizia, ecologia, ricerca, istruzione). Tuttavia grande valore ha lo studio e l'analisi dei modelli inerenti alle idee realizzate da diverse aree dell'attività umana.

Le funzioni tradizionali di gestione del progetto includono:

definizione degli obiettivi (formazione di un piano, suo avvio e sviluppo di un concetto);
pianificazione (creazione di una struttura chiara e sequenza di processi, relazioni tra loro, pianificazione del lavoro, contratti, fornitura di risorse);
organizzazione (attuazione del piano approvato, creazione di un ufficio e formazione di una squadra, scambio di informazioni, conclusione e mantenimento di contratti, ordinazione di beni e servizi);
motivazione (sviluppo e implementazione di un sistema di incentivi per tutti i partecipanti al lavoro);
controllo (preparazione e presentazione di relazioni sullo stato di avanzamento dei lavori, monitoraggio dei costi e delle scadenze, controllo della qualità, studio delle misure per ridurre i rischi, attuazione dei contratti).

Esistono grandi differenze tra la gestione funzionale e quella del progetto. Ogni sistema ha i suoi punti di forza e di debolezza, ma il lavoro su piani specifici specifici è riconosciuto come più flessibile, progressivo e capace di trasformarsi sotto l'influenza di nuove condizioni.

Le funzioni della gestione generale (tradizionale) includono:

stabilizzazione della condizione esistente;
una gamma chiaramente limitata di compiti da svolgere;
i poteri sono approvati dalla struttura gestionale;
il lavoro è svolto in strutture organizzative stabili;
la responsabilità è determinata da funzioni prescritte
definizione di successo: raggiungimento di determinati risultati intermedi;
basso livello di variabilità delle condizioni di lavoro.

Sulla base dei fattori di cui sopra, possiamo concludere che le caratteristiche principali della gestione funzionale sono stabilità e prevedibilità.

I principi della gestione del progetto differiscono dalla gestione funzionale:

le attività sono caratterizzate dall'incertezza, c'è lavoro permanente con cambiamenti;
i poteri potrebbero non essere chiaramente distribuiti;
la gamma dei compiti può variare a seconda di vari fattori d'influenza;
i compiti possono essere interfunzionali, ma all’interno del ciclo del progetto;
le attività sono finalizzate all'innovazione;
la risoluzione dei conflitti è uno dei compiti più importanti;
l’efficacia è determinata dal raggiungimento dell’obiettivo finale.

Di conseguenza, una gestione di questo tipo mira a raggiungere il risultato richiesto in un certo periodo di tempo con una risorsa limitata in condizioni instabili. Per fare ciò è necessario selezionare e organizzare il lavoro di personale altamente qualificato, nonché introdurre nuove tecnologie e soluzioni gestionali.

Allo stesso tempo, questi due sistemi di gestione non possono essere completamente opposti tra loro. Possono intersecarsi e completarsi a vicenda. Ad esempio, nella gestione generale ci sono una serie di concetti fondamentali che ogni project manager competente dovrebbe conoscere.

Project manager e requisiti per lui

Una caratteristica distintiva della gestione del progetto è che i diritti fondamentali, così come la responsabilità per il risultato raggiunto, sono concentrati nelle mani di un piccolo gruppo di persone o anche di una sola persona: il project manager. Ciò non implica che il project manager sia in grado di conoscere tutte le caratteristiche specifiche di ciascun processo; il suo compito è quello di utilizzare le sue competenze per selezionare e distribuire nel modo più efficace gli specialisti, nonché la divisione del lavoro tra loro;

La funzione principale del manager è monitorare l'attuazione di tre parametri principali:

Qualità del lavoro. Esistono metodi comprovati per la gestione del materiale e risorse umane, quali diagrammi di carico delle risorse impiegate, matrici di responsabilità degli esecutori. Il problema qui potrebbe essere che non è facile formulare compiti e poi controllarli da soli. In questi casi vengono utilizzate tecniche di controllo della qualità sviluppate.
Tempo. Per aiutare il manager sono stati sviluppati vari programmi per la formazione e il monitoraggio degli orari di lavoro.
Bilancio. Le forme specialistiche piano finanziario e garantisce che non vi siano superamenti dei costi.

La competenza del manager nell'attuazione di una nuova idea è valutata in base alle seguenti componenti: esperienza, conoscenza, abilità, professionalità, etica, mentalità (pensiero professionale). I requisiti per la competenza degli specialisti sono specificati nel Corpo delle conoscenze, che è supportato da associazioni professionali nazionali o internazionali. Più di 125 paesi hanno approvato tali Codici (PM BoK) ed i propri sistemi di certificazione.

La più grande organizzazione di certificazione di gestione è IPMA, che conta 55 membri. I loro standard sono sviluppati, approvati e adeguati in base ai principali documento normativo Organizzazione ICB IPMA. In Russia, sulla base, l'Associazione SOVNET ha sviluppato i Requisiti nazionali per la competenza degli specialisti (NTC) e la certificazione dei manager viene effettuata in base ad essi. I paesi che non sono membri di questa organizzazione hanno i propri sistemi di certificazione. Ad esempio, il PMI negli USA, l’ENAA in Giappone, l’AIPM in Australia.

Spesso, il giusto project manager determina il successo dell'intera impresa. Questo specialista deve gestire accuratamente i fattori esterni ed interni che influenzano l'iniziativa in corso di attuazione:

Per quanto riguarda i fattori esterni, il management è tenuto a:
- tempestivo adattamento di tutti i processi alle mutevoli condizioni esterne;
- gestione dell'interazione sostenibile con altre entità legate al lavoro svolto.
Influenza del controllo su fattori interni consiste nelle seguenti azioni:
- distribuzione razionale e ridistribuzione tempestiva delle risorse stanziate per la realizzazione dell'iniziativa;
- coordinamento costante dell’interazione tra i partecipanti al progetto.

Oltre ai parametri interni controllati e gestibili, come costi di sviluppo, produzione del prodotto, marketing, volumi di produzione, investimenti di capitale, prezzo, esistono una serie di parametri esterni incontrollabili. Questi includono le condizioni economiche, le condizioni ambientali, la concorrenza, i gusti dei consumatori, il quadro giuridico, l’ambiente sociale, l’accesso alle risorse. È molto difficile influenzarli, quindi la struttura deve stabilire e modificare tempestivamente le proprie attività tenendo conto di questi fattori.

Vantaggi del metodo di gestione del progetto e suoi svantaggi

Un numero crescente di strutture imprenditoriali, organizzazioni statali e municipali si stanno introducendo nel loro attività quotidiane elementi della gestione del progetto. Anche il Presidente e il governo russo hanno promosso questo approccio negli ultimi anni. Quali vantaggi offre questo metodo di lavoro?

Ricerca autorevole organizzazioni internazionali dimostrare che l'introduzione di metodologie di progetto nella gestione può migliorare significativamente gli indicatori di efficienza nei primi anni. Un risparmio sui costi del 20% è del tutto possibile, così come una riduzione dei tempi di implementazione del 20-25%. I costi diretti per l'integrazione delle nuove tecniche nel lavoro ammontano a diversi percento dell'importo totale dell'intero piano e di solito vengono ripagati entro 1-2 anni.

Un nuovo approccio gestionale apre le porte al business e organizzazioni governative tali prospettive:

chiara definizione delle priorità delle attività;
formulazione univoca dei risultati e degli obiettivi attesi;
la pratica di tradurre le iniziative in forme chiare e strutturate di progetti o programmi;
considerazione competente dei possibili rischi e ricerca di modi per mitigarli;
raggiungimento di criteri chiari per un lavoro di successo;
ottimizzazione dei costi delle risorse aziendali;
aumentare la motivazione del personale.

Gli svantaggi del passaggio a una nuova tecnica includono i seguenti fattori:

Periodo di transizione. Potrebbe subire ritardi a causa dell'ignoranza da parte del management delle basi del Project Management o a causa del sabotaggio da parte dei manager di medio livello che potrebbero perdere la loro influenza.
Mancanza di risorse. La ripartizione dei fondi tra diversi piani può influire negativamente sulle attività operative principali dell'azienda, soprattutto se ha capacità finanziarie limitate.
Personale. Senza un project manager qualificato, il processo potrebbe bloccarsi. Spesso devi coinvolgere un manager e la tua squadra dall'esterno.

Tuttavia, nonostante tutte le difficoltà, la gestione dei progetti sta guadagnando slancio in tutto il mondo. Non si ferma, si sviluppa rapidamente e corrisponde costantemente alla situazione che si è sviluppata in un dato momento.

Come è iniziato tutto? Cos'è un progetto? Cos'è la gestione del progetto? Chi è un project manager? Quali conoscenze, competenze e abilità dovrebbe avere? Chi sta lavorando al progetto? Dove posso ottenere le conoscenze necessarie sulla gestione dei progetti?

La disciplina del project management si basa su tecniche di pianificazione della rete sviluppate alla fine degli anni '50 negli USA. Nel 1956, M. Walker di DuPont, esplorando le possibilità di più utilizzo efficace il computer Univac dell'azienda, ha unito le forze con D. Kelly del gruppo di pianificazione del capitale di Remington Rand. Inizialmente, il metodo era chiamato metodo Walker-Kelly e in seguito ricevette il nome Critical Path Method (o CPM).

Parallelamente e in modo indipendente, durante l'attuazione dell'ordine della Marina degli Stati Uniti, è stato creato un metodo per analizzare e valutare i programmi PERT (Program Evaluation and Review Technique). Questo metodoè stato sviluppato da Lockheed Corporation e società di consulenza Booz, Allen & Hamilton per il progetto di sviluppo sistema missilistico"Polaris". L'utilizzo del metodo PERT ha consentito al management del programma di sapere esattamente cosa era necessario fare in un dato momento, chi avrebbe dovuto farlo e la probabilità di completare il lavoro in tempo. La gestione del programma ha avuto un tale successo che il progetto è stato completato due anni prima del previsto. La tecnica di pianificazione del lavoro basata su progetto è diventata ampiamente utilizzata nel settore edile. Ad esempio, per gestire un progetto per la costruzione di una centrale idroelettrica sul fiume Churchill a Terranova (penisola del Labrador).

Nel mondo in rapida evoluzione di oggi, le organizzazioni che praticano metodi di gestione dei progetti hanno vantaggio competitivo a chi lavora “su ispirazione”. Perché la concorrenza diventa basata sul tempo, sui costi o sulla qualità. E questi sono i principali parametri che esplorano metodi e strumenti per la gestione dei progetti. Pertanto, sulla base del contesto storico e stato attuale metodologia di gestione del progetto, possiamo fornire diverse definizioni di base di un progetto.

Progettoè un insieme di azioni mirate a raggiungimento dell'obiettivo, entro budget limitato, V termine e con corretto qualità.

Progetto – temporaneo impresa finalizzata alla creazione unico prodotto, servizio o risultato. (PMBOK 5).

Questi obiettivi sono la forza trainante del progetto e tutti gli sforzi di pianificazione e implementazione vengono compiuti per garantire che questi obiettivi vengano raggiunti. Un progetto di solito comporta tutta una serie di obiettivi correlati.

Il fatto che i progetti siano orientati agli obiettivi ha un grande senso interno per la loro gestione. Prima di tutto, lo dà per scontato caratteristica importante la gestione del progetto lo è definizione precisa e stabilire obiettivi, iniziando dal livello più alto per poi scendere gradualmente fino agli scopi e agli obiettivi più dettagliati. Ne consegue anche che un progetto può essere visto come il perseguimento di obiettivi scelti con cura, e che far avanzare il progetto implica il raggiungimento di obiettivi sempre maggiori alto livello fino a quando l’obiettivo finale non sarà finalmente raggiunto.

I progetti vengono realizzati in un periodo di tempo limitato e vengono completati entro una certa data. Cioè, sono temporanei. Hanno un inizio e una fine più o meno chiaramente definiti. Il progetto termina quando tutti i suoi obiettivi sono stati raggiunti. Gran parte dello sforzo in un progetto è concentrato nel garantire che il progetto venga completato in tempo. A questo scopo vengono elaborati dei palinsesti riportanti gli orari di inizio e di fine dei lavori che compongono il progetto.

Per definizione, ogni progetto è unico. Altrimenti, questa è una sorta di opzione di produzione, che ha i propri approcci gestionali. Il grado di unicità di un progetto può variare notevolmente. Se un'azienda è impegnata nella costruzione di edifici residenziali di un certo tipo e sta costruendo la sua ventesima casa, il grado di unicità di tale progetto è basso. Gli elementi base di questa casa sono identici a quelli delle precedenti diciannove. Tuttavia, le specifiche risiedono nell'ubicazione della casa, nel tipo di terreno, nella scelta dei fornitori, degli appaltatori, dei materiali e della tecnologia per eseguire il lavoro.

Se un’azienda sta sviluppando un nuovo farmaco, dispositivo tecnico o attrezzatura, si trova sicuramente ad affrontare una sfida unica. Ci sono molti più rischi e incertezze in un simile progetto e nella sua attuazione.

Indipendentemente dall'unicità del progetto, la pianificazione, il coordinamento, la contabilità e il controllo dei parametri del progetto sono necessari per la sua implementazione di successo e il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Il suo responsabile deve garantire che il lavoro venga completato in tempo, nei limiti dei fondi stanziati, in conformità con le specifiche tecniche. Sono questi tre parametri: scadenze, budget e qualità del lavoro che sono sotto costante attenzione. Possono anche essere definiti i principali vincoli entro i quali viene implementato il progetto. La gestione del progetto si riferisce alle attività volte a implementare il progetto con la massima efficienza possibile entro determinati limiti di tempo, contanti(e risorse), nonché la qualità dei risultati finali del progetto (documentati, ad esempio, nei termini di riferimento).

Per far fronte ai vincoli di tempo, vengono utilizzati metodi di pianificazione di rete. Per gestire i vincoli monetari, il budget, i costi e analisi finanziaria. Per svolgere il lavoro necessitano di supporto di risorse, e ce ne sono metodi speciali pianificazione del lavoro, delle risorse non lavorative e materiali, mezzi di motivazione. Per gestire i risultati del progetto c'è sistema speciale gestione della qualità.

Il project manager è quindi responsabile degli aspetti principali del progetto: tempistiche, costi e qualità del risultato. Tutti questi tre parametri sono interconnessi; cambiare la tempistica influirà sicuramente sul costo e sulla qualità del risultato. I vincoli temporali del progetto sono spesso i più critici. Laddove le scadenze del progetto sono gravemente ritardate, i costi superano e sono insufficienti alta qualità funziona La riduzione del budget può anche portare a una perdita di qualità del lavoro o a un cambiamento generale nella composizione del lavoro, che a sua volta influirà sulle scadenze.

Di quali conoscenze, esperienze, competenze e, infine, abitudini ha bisogno un manager per gestire con successo i progetti? Innanzitutto questo:

conoscenze, competenze e abilità nel settore e nella direzione a cui appartiene il progetto. Uno specialista, di norma, acquisisce questa competenza presso un'università, quindi l'esperienza necessaria viene acquisita lavorando in un'impresa, le competenze vengono trasferite attraverso tutoraggio e istituti di formazione industriale.
capacità di comunicazione per lavorare con il team di progetto, i partecipanti al progetto e le altre parti interessate, i cosiddetti stakeholder. Quando si lavora nella gestione dei progetti, è utile saperlo Lingua inglese, poiché molti termini non hanno analoghi russi, soprattutto nelle sezioni contrattuali ed economico-finanziarie.
competenze nel campo della gestione del progetto, conoscenza delle caratteristiche delle attività del progetto, principi della gestione del progetto, informazioni teoriche di base sulla gestione del progetto. È utile, e talvolta vitale, far parte di comunità professionali, per essere pronti a confermare e migliorare costantemente le proprie qualifiche.

Naturalmente sarebbe difficile per un project manager pianificare e controllare in dettaglio tutti i parametri del progetto, così come gli altri suoi elementi (acquisti, forniture, documenti, ecc.). Pertanto, il manager è assistito da un team di progetto composto da specialisti formati. Ciascuno dei processi di base della gestione del progetto ha il proprio specialista: pianificatore, tecnologo, specialista del supporto contrattuale, specialista degli appalti, specialista delle risorse, avvocato, contabile, stimatore, economista, pianificatore e altri. Il partecipante al progetto è soggetto a requisiti abbastanza ordinari, se non standard, che di solito vengono presentati ai decisori, cioè ai veri leader. Deve averlo fatto altamente qualificato nella professione principale e comprendere le specificità delle attività progettuali, avere una predisposizione al lavoro di squadra, essere resistente allo stress e pronto a situazioni non standard ed essere in grado di rispondere rapidamente ai cambiamenti.

Se vuoi, puoi imparare tutto questo. È possibile ottenere una formazione specifica nel campo della gestione dei progetti attraverso corsi e corsi di formazione presso la Project Management University. Corsi sulla metodologia e sugli strumenti di gestione dei progetti ti aiuteranno ad acquisire conoscenze e programmi speciali autorizzati di varia durata ti aiuteranno a migliorare le tue capacità. Competenze basate su progetti propria esperienza e la pratica mondiale delle attività di progettazione può essere acquisita partecipando a masterclass e giochi d'affari Università. Se si sceglie un'università che potrebbe fornire questo tipo di formazione agli studenti, allora l'Università, insieme al Dipartimento di Economia e Organizzazione dell'Edilizia Urbana, forma gli studenti nella specializzazione “Project Management”.

Cioè, per non impantanarsi nel pantano delle incertezze e dei rischi della documentazione del progetto, per contrastare il caos delle forniture, per negoziare e agire nel quadro degli obblighi contrattuali e non secondo concetti... dobbiamo gestire progetti!

Corsi di metodologia

La forma progettuale di organizzazione delle attività diventa efficace se si basa su una metodologia che non contraddice le basi della tecnologia del progetto e corrisponde anche al livello di maturità, tipo di attività e strategia dell'impresa. Pertanto, ciascuna impresa sviluppa il proprio sistema di gestione dei progetti aziendali, tenendo conto delle competenze uniche dei propri dipendenti. Per lavorare in un sistema del genere, sono necessarie conoscenze, esperienze, capacità di progetto adeguate e la capacità di utilizzare gli standard che sono diventati la base di qualsiasi metodologia, vale a dire gli standard PMI (Project Management Institute, USA), IPMA (International Project Management Association), ISO 9000, 10006:2003, ANSI/PMI 99-001-2000, sviluppi metodologici fornitori leader di software come Primavera Systems. La padronanza degli standard necessari comporta: Formazione, Riqualificazione, Testing, regolare
Audit, partecipazione a conferenze specializzate, seminari e giochi aziendali sulla gestione dei progetti.

I nostri corsi di Metodologia e di Management ti insegneranno:

utilizzare standard generalmente accettati e terminologia professionale per un'interazione efficace nel team di progetto
adattare il software a specifici compiti di gestione del progetto (basato su Primavera)
applicare la metodologia di gestione dei progetti nei vostri sistemi

Corsi di strumentazione

Il software Primavera è sviluppato e applicato tenendo conto dei moderni requisiti della metodologia e della pratica di gestione dei progetti. I moduli software di base Primavera e le loro estensioni (PM.contract, PM.procurement, PM.cost engineering, PM.time management), adattati alle specificità russe, servono come base per la creazione di sistemi di gestione dei progetti aziendali tenendo conto di qualsiasi specializzazione di ruolo (manager ed EPCM, sviluppatori clienti, appaltatori generali, ecc.) e specifiche del settore (aziende dei settori leader in Russia, società di ingegneria, istituti di progettazione, ecc.)

Nei nostri corsi pratici:

padroneggiare gli strumenti e le tecnologie di gestione dei progetti
Svilupperai abilità pratiche nella creazione di un sistema informativo per progetti di medie e grandi dimensioni
rendi efficaci i tuoi progetti non solo nella teoria degli investimenti e della pianificazione aziendale, ma anche nella pratica della gestione dei progetti

Quale project manager non ha pensato che reinventare la ruota non è l'attività più interessante e produttiva? Probabilmente non ce ne sono. E molti si chiedono anche se valga la pena introdurre il Project Management (PM) in un’azienda.

Questo strumento, infatti, è stato adottato da tempo in molte aziende di successo, ed è opportuno pensare non se implementarlo, ma come farlo, in base alla missione e ai valori di una determinata azienda.

Cos'è la gestione del progetto?

Project management, project management, project management, PM sono i nomi del processo per raggiungere questo o quello scopo specifico entro determinati limiti (tempo, budget, ecc.). Allo stesso tempo, il concetto di PM comprende anche un insieme di strumenti, metodi, competenze e tecniche che vengono utilizzati per raggiungere l'obiettivo e che possono variare a seconda delle mutevoli condizioni in cui viene svolto il lavoro (l'emergere sia di rischi che di opportunità).

Una piccola storia dello sviluppo degli standard di gestione dei progetti

Quella gestione del progetto nella nostra consueta comprensione è apparsa negli anni '50 del XX secolo. Ma ci sono anche ricercatori che credono che già durante la costruzione delle piramidi di Giza abbiano utilizzato un approccio che ricorda RM (una persona separata era responsabile della costruzione di ciascuna faccia).

Specialisti coinvolti, in particolare, nella creazione di un moderno sistema di gestione dei progetti:

La gestione del progetto è strutturata secondo il buon senso...
Mikhail Dubovik, gruppo aziendale "Progetto PRACTICE"

Si può notare che lo spazio commerciale di oggi è completamente diverso anche da qualche decennio fa, quando le imprese venivano create quasi secoli fa, qualcosa di nuovo veniva percepito come una rivoluzione e il consumatore semplicemente non aveva così tante alternative al prodotto. E, sfortunatamente, per qualche motivo non tutti lo capiscono i vecchi metodi di gestione sono un vicolo cieco. Pertanto, molte aziende continuano a muoversi verso il nulla per inerzia.

Di conseguenza, il compito della parte progressista dell'umanità è quello di andare avanti, trascinando dietro di sé coloro che non hanno ancora compreso il corretto vettore del movimento.

La lingua del business moderno non è l’inglese, il tedesco o qualsiasi altra lingua, è la lingua del project management. Negli affari moderni è diventato il principale metodo di gestione: se un'azienda non ha la gestione dei progetti, allora è un'azienda morente. Tutto ciò che mira alla creazione di nuovi prodotti e servizi è in un modo o nell'altro collegato alla gestione del progetto...
Oleg Gerasimov, "La vita del XXI secolo"

Gestione del progetto e ruoli tipici dei partecipanti*

Nome del ruolo	Descrizione del ruolo
Iniziatore, Presidente	La persona che genera la strategia di movimento e l'obiettivo di lavoro della squadra
Cliente, progettista	Responsabile delle tattiche per raggiungere l'obiettivo e fornire "forniture" (contratti con subappaltatori, formalizzazione di istruzioni, brainstorming, ecc.)
Generatore di idee, provocatore	Qualcuno che stimola i processi di risoluzione di problemi specifici, a volte utilizzando metodi non standard
Critico, scettico	Una persona che funge da “filtro”: elimina anche idee e soluzioni molto creative, ma inappropriate in questo momento
ape operaia	Colui che attua quanto deciso nelle fasi precedenti
Supporto, diplomatico	Personalità che appiana i conflitti, motiva, ispira
Capofamiglia, appaltatore	Una sorta di “connettore” che unisce la squadra mondo esterno e, se necessario, cercando le risorse necessarie “per ieri” all’interno o all’esterno del team
Finalizzatore	Colui che è responsabile del risultato finale/accettazione del progetto (a volte identifica gli errori nelle fasi intermedie e indica modi per migliorare)

*classificazione di R. Meredith Belbin

Pertanto, è chiaro che la gestione di un progetto di successo è una struttura complessa che è impossibile senza la persona che la tiene insieme. Di norma, questo è un project manager.

A livello globale, un project manager è un integratore. Sa ascoltare e ascoltare gli altri, comprende il significato e il posto di ogni "ruolo del progetto" nel team, sviluppa la fiducia tra i suoi membri...
Lyudmila Nefedova, LEO Consulting

Vantaggi della gestione del progetto

Pertanto, la differenza principale tra la gestione del progetto e l'approccio tradizionale è che prima viene formulato un compito (viene fissato un obiettivo), quindi gli esecutori creano un calendario chiaro e un piano finanziario per raggiungere questo obiettivo.

Questo approccio consente:

aumentare il livello complessivo di efficienza di attuazione del progetto del 20-30%
aumentare il tasso di turnover risorse finanziarie(circa il 50%)
migliorare i tassi di soddisfazione dei clienti (circa il 30%)
rafforzare la fidelizzazione dei dipendenti dell'azienda e la loro soddisfazione per le proprie attività (circa 30%).

Sembra molto ottimista. Ma è chiaro che non possiamo fare a meno di un unico neo, quindi diamo un’occhiata ai vantaggi rispetto agli svantaggi:

Vantaggi della gestione del progetto

Svantaggi della gestione del progetto

integrità dell'orientamento orizzontale del bersaglio
ottimizzazione della catena di comunicazione e sincronizzazione delle attività di ciascun partecipante al processo
delimitazione delle responsabilità in funzione della specializzazione dei dipartimenti
la capacità di sfruttare l'esperienza (e il team) di uno progetto di successo in un altro simile
minimizzando il rischio di prendere decisioni globalmente errate
flessibilità e facilità di risoluzione dei problemi tipici.

duplicazione responsabilità funzionali o aumentare il carico di lavoro del project manager
situazioni stressanti (rivalutazione delle capacità dei dipendenti, delle attrezzature, ecc.)
burnout (soprattutto in progetti a lungo termine e ad alto carico)
competizione tra squadre se ci sono più progetti
preoccuparsi di cosa accadrà una volta completato il progetto.

In generale potrebbe assomigliare a questo:

Metodologie di gestione del progetto

Fortunatamente, oggi esistono molte metodologie. Per ogni progetto puoi scegliere esattamente ciò di cui hai bisogno.

Tutte le opzioni attualmente disponibili possono essere suddivise nei seguenti gruppi:

Strumenti per la gestione del progetto

Il completamento con successo di un progetto richiede non solo dipendenti qualificati e motivati, ma anche strumenti adeguati che consentano la registrazione risultati raggiunti e modificare le priorità in modo tempestivo.

La scelta degli strumenti avviene dopo aver determinato la metodologia più adatta al progetto. Ma esistono anche soluzioni universali adatte a gestire quasi tutti i progetti. Quando ne scegli uno, presta attenzione al fatto che il prodotto può creare diagrammi di Gantt e distribuire poteri e compiti ad artisti con ruoli diversi.

La gestione strategica dei progetti resa semplice: strumenti pratici per leader e team, Terry Schmidt

Che è da diversi anni uno dei più gettonati e permette di uscire da schemi improduttivi e costruire piani di sviluppo dei progetti aziendali basati su logiche, azioni dei concorrenti e indicatori di performance misurabili.

Attrae grazie al formato insolito di presentazione e ti consente di ripensare la tua visione delle cose familiari.

Principi di gestione del progetto, Paul Newton

Utile per chi lavora nel campo informatico. Ti permetterà di capire passo dopo passo come gestire i progetti diversi tipi. Ciò che è importante è che la pubblicazione si basi sull’esperienza di una persona che ha lavorato con Microsoft, IBM, il Ministero della Difesa del Regno Unito, ecc.

Come gestire le persone. Come influenzare gli altri, Joe Owen

Basato sull'esperienza pratica, che stabilisce coerentemente i principi di una gestione efficace del progetto, principalmente con il personale.

Transizione al project management: esempi

L'importanza del project management è già stata apprezzata da diverse aziende, e non solo da quelle occidentali.

L'80% dei progetti delle multinazionali mondiali sono falliti completamente o parzialmente proprio a causa della mancanza di una componente gestionale delle competenze dei loro manager ed esecutori...
Alexandra Rolya, master tutor per i programmi MBA presso International Management Academy

Di conseguenza, la necessità di passare a questa forma di gestione diventa sempre più evidente. E anche per le aziende ucraine.

Pertanto, tra le aziende che utilizzano questo approccio ci sono veri leader in diversi settori:

UKRSIBBANK BNP PARIBAS
BANCA RAIFFEISEN AVAL
GRUPPO CORUM
CABLERA'
COMMERCIO COMODO
CIBO DELLA TERRA
NOTIZIE MEDIAHOLDING

Verdetto

Come dimostra la pratica, le aziende che hanno scelto il metodo di gestione del progetto sono meritatamente considerate nell'ambiente aziendale:

utilizzando le proprie risorse nel modo più efficiente possibile
manovrabile, il che è particolarmente importante in condizioni di instabilità
calcolare gli obiettivi in base alle opportunità e ai rischi
attraente per gli investimenti (compresi quelli esteri).

La gestione del progetto è un elemento integrante sistema moderno gestione in Russia. Molte aziende nazionali ed estere utilizzano la gestione dei progetti per migliorare la qualità dei propri prodotti e servizi, ridurre i costi e aumentare i profitti. Cos’è il project management e quali sono i suoi principali vantaggi?

Cos'è un progetto?

Il concetto di “progetto” può essere interpretato in modi completamente diversi. La prima opzione prevede la definizione del progetto come un insieme di documentazione sulla quale è possibile la costruzione di un edificio o di una struttura. Questo articolo discuterà il secondo significato della parola “progetto”.

Se tutte e tre le condizioni sono soddisfatte, l'insieme di azioni può essere chiamato progetto.

Programmi e portafogli di progetti

I progetti sono spesso organizzati in programmi e portfolio. Allo stesso tempo, i programmi sono un insieme di progetti uniti da un obiettivo comune. Ad esempio, un programma per migliorare la qualità dell'istruzione della popolazione può includere progetti per aumentare gli stipendi degli insegnanti del 20%, la costruzione di 15 nuove scuole e la pubblicazione di 26 nuovi libri di testo nelle materie di base.

Il portafoglio progetti riunisce progetti finanziati da un'unica fonte, indipendentemente dai loro obiettivi. Pertanto, il portafoglio progetti della società N può comprendere progetti di beneficenza, la costruzione di una nuova sede aziendale, la celebrazione dell’anniversario del direttore e un aumento del fatturato annuo del 10%.

Anche i progetti nei portfolio e nei programmi devono avere le tre caratteristiche principali sopra descritte.

Principi di base della gestione del progetto

A causa dello sviluppo dinamico del mercato delle tecnologie progettate per facilitare il processo di gestione, è difficile nominare metodi specifici che descrivano completamente la gestione del progetto.

Comprende numerosi approcci e strumenti e si basa sui seguenti principi di base:

Metodi per stimolare i partecipanti al progetto

Agli incentivi per i partecipanti al progetto viene solitamente prestata particolare attenzione quando il project management viene scelto per svolgere compiti specifici. La gestione del progetto di solito include meccanismi motivazionali materiali e immateriali.

Gli incentivi materiali includono bonus, multe e pagamenti aggiuntivi per il completamento anticipato delle attività intermedie.

I metodi di motivazione non materiali includono certificati e doni disciplinari sotto forma di ferie, nonché lo svolgimento di competizioni tra i partecipanti al progetto nell'ambito di una competizione competitiva.

Principali fasi della gestione del progetto

La gestione del progetto avviene secondo fasi e fasi di complessità gestionale. La relazione tra le fasi e le fasi è riportata nella tabella seguente.

	Gestione dei costi	Gestione delle scadenze	Gestione dei contenuti	Gestione del rischio

Iniziazione	Stima preliminare del volume del finanziamento	Stima preliminare dei tempi del progetto	Definizione dei compiti principali	Analisi preliminare di possibili fattori negativi
Pianificazione	Calcolo del budget e ricerca di fonti di finanziamento	Calcolo della pianificazione del progetto	Calcolo degli obiettivi del progetto	Calcolo dell'aggiustamento del rischio
Attuazione	Finanziamento graduale del progetto	Monitoraggio dell'attuazione del piano di calendario	Monitoraggio del raggiungimento degli indicatori intermedi	Monitoraggio dei cambiamenti nei fattori chiave
Chiusura	Valutazione profitti/perdite	Stima del ritardo/anticipo	Valutazione del completamento/non adempimento delle attività del progetto	Analisi degli errori commessi

Pertanto, le aree della gestione del progetto comprendono aree finanziarie, del personale e strutturali dell'organizzazione.

Aree di applicazione del project management

La struttura di project management prevede la suddivisione di tutto il lavoro dell’organizzazione in progetti limitati in termini di scadenze e obiettivi. Allo stesso tempo, viene formato un team per ogni progetto e un team di project manager, che riferiscono al manager sullo stato di avanzamento del loro progetto.

A questo proposito, la gestione del progetto viene solitamente utilizzata in organizzazioni di vari settori e dimensioni, con un'ampia gamma di ordini simultanei. Tuttavia, le piccole imprese utilizzano la gestione dei progetti anche per risolvere problemi specifici di modernizzazione della produzione o, ad esempio, per l'introduzione di un nuovo prodotto.

Gestione dei progetti nel settore edile

Nel settore delle costruzioni, l’uso della metodologia di gestione dei progetti è particolarmente rilevante. Nelle aziende che svolgono le funzioni di un cliente o di un appaltatore, la gestione del progetto utilizza una naturale divisione del lavoro in progetti (basata sul principio del prodotto, ovvero la costruzione di ciascun edificio è un progetto separato) e la struttura del top management praticamente lo fa non necessitano di una ristrutturazione seria.

Controllare organizzazione progettuale viene spesso svolto anche su base progettuale, utilizzando con successo team di designer già formati come team di progetto.

Gestione dei progetti negli enti pubblici

La gestione dei progetti nelle agenzie governative è una tendenza abbastanza nuova del nostro tempo. Il metodo di gestione degli obiettivi del programma, sviluppatosi sin dal periodo sovietico, ha ora assunto la forma di gestione del progetto in tutto il paese. Al giorno d'oggi, per risolvere problemi strategicamente importanti, vengono utilizzati programmi che includono singoli progetti con obiettivi e scadenze per l'attuazione. Tuttavia, la metodologia per la gestione di tali programmi è ancora lontana dall’essere ideale e richiede ammodernamento e aggiornamento.

Esperienza nell'implementazione della gestione di progetti nella regione di Belgorod

La gestione pubblica basata su progetti è ben consolidata in tutto il mondo. In Russia c'è esperienza nell'uso di questa tecnologia Regione di Belgorod.

Questo esperimento su larga scala ha interessato quasi tutti gli aspetti del servizio civile nella regione di Belgorod. Tra gli elementi principali ci sono la formazione sulla gestione del progetto, il supporto organizzativo e metodologico, le ispezioni in loco, la motivazione, la valutazione delle competenze dei dipendenti, commissioni di esperti per la revisione dei progetti.

La gestione del progetto della regione di Belgorod comprende ora organi collegiali di gestione del progetto:

Una commissione interdipartimentale che gestisce le attività del progetto.
Commissioni di esperti del settore che prendono decisioni sull'apertura/chiusura dei progetti.
Regionale ufficio progetti, monitorando il rispetto della metodologia di gestione del progetto.

Principio “una finestra”.

È stato nell'ambito del passaggio alla gestione dei progetti che la regione di Belgorod, nel 2010, è passata all'approvazione dei progetti di investimento attraverso il sistema “one window”, ormai ben noto a Mosca. Il ruolo di questa finestra è svolto da uno dei servizi recentemente introdotti: l'ufficio progetti regionale. Ora, esattamente un mese dopo aver contattato l'ufficio progetti, l'entità aziendale riceve un documento di approvazione.

Sistema informativo automatizzato “Project Management”

Informazioni e supporto tecnico la gestione del progetto nella regione di Belgorod viene effettuata in modo automatizzato sistema informativo(AIS) “Gestione del progetto”. Si tratta di un'applicazione web che non richiede l'installazione di software aggiuntivo e svolge le seguenti funzioni per progetti, portfolio e programmi:

Mantenere un registro (database).
Pianificazione.
Budgeting.
Monitoraggio dell'attuazione a livello regionale e comunale.
Distribuzione dei poteri e delle responsabilità del team.
Modifiche al contenuto.
Sistema di notifiche sugli eventi imminenti e imminenti sui progetti.
Flusso di documenti.
Reporting analitico automatizzato.
Integrazione con il governo elettronico della regione di Belgorod.

Vantaggi e svantaggi della gestione del progetto

L'esperienza descritta di implementazione della gestione del progetto nella regione di Belgorod si è rivelata vincente. L'effetto di questi cambiamenti si è espresso principalmente nell'aumento del tasso di crescita del prodotto regionale lordo dello 0,1% (più di 3 miliardi di rubli), nella diminuzione del tempo dedicato all'approvazione dei progetti (di 2 mesi per ciascun progetto) e nell'aumento nella velocità di sviluppo degli investimenti nella regione del 23%. Tuttavia, il risultato più importante è la formazione del pensiero progettuale tra i dipendenti che analizzano attivamente e cercano di risolvere il problema, a volte anche utilizzando metodi innovativi non standard.

La motivazione e la ristrutturazione della struttura gestionale hanno permesso di ottenere effetto positivo non solo per la pubblica amministrazione, ma anche per le imprese, creando un clima favorevole agli investimenti ed eliminando gli ostacoli all’imprenditorialità.

La popolazione della regione ora accetta partecipazione attiva nella selezione e nel controllo dell’attuazione di importanti progetti strategici. Per le persone, la gestione del progetto è un'opportunità per usufruire di servizi di maggiore qualità e elevata mobilità.

Tuttavia, nonostante tutti i vantaggi della struttura di gestione del progetto, ci sono anche degli svantaggi in questo approccio.

Innanzitutto il periodo di transizione. È necessario un certo tempo affinché il team di progetto lavori insieme e svolga le sue funzioni come un meccanismo ben coordinato.

In secondo luogo, quando si introduce il project management in un'impresa, la ricerca di un buon project manager può richiedere molto tempo. Le qualità personali e professionali di un project manager sono molto esigenti: qualifiche complete, completa immersione nel progetto, esperienza nella gestione di progetti con la specificità richiesta.

Il terzo svantaggio del project management può essere considerato la necessità di dividere le risorse dell'azienda tra progetti. Nelle aziende “povere” questo potrebbe non essere affatto possibile. I project manager dovranno “lottare” per finanziamenti e personale, il che è inaccettabile in condizioni di controllo totale di tutte le fasi del ciclo di vita del progetto.

Uno degli svantaggi più importanti del percorso di gestione del progetto in un'organizzazione è l'assunzione di membri del team di progetto e del project manager dopo il suo completamento. Il caricamento del collettivo è noto regola più importante affari di successo, e nel caso lavoro di progetto Gruppi di specialisti “sospesi in aria” nascono regolarmente e vengono improvvisamente privati del loro carico di lavoro costante.

Riassumendo quanto detto, possiamo concludere che la gestione dei progetti è parte integrante del moderno spazio aziendale e lo studio dei suoi fondamenti è semplicemente necessario per un processo decisionale gestionale competente sia a livello statale che all'interno di una singola azienda.