EntrataAssistente alla descrizione del lavoro. Professione assistente personale di un dirigente: cosa c'è di interessante e promettente in questo lavoro
Il vicedirettore è una posizione presente nella struttura del personale di quasi tutte le imprese russe di grandi e medie dimensioni. Spesso gli specialisti che occupano questa posizione sono visti come segretari con una gamma molto limitata di funzioni e responsabilità. Ma questo è un approccio completamente errato per comprendere le specificità della posizione in questione. Il vicedirettore può essere investito dei più ampi poteri. I requisiti per le sue qualifiche e competenze possono essere molto elevati. Quali sono le specificità della posizione in questione? Quali sono i diritti e le responsabilità tipici di un assistente esecutivo in un'azienda russa?
Specifiche della posizione
Che tipo di posizione è questa: "assistente manager"? Quali sono le responsabilità di un dipendente del genere? Nella maggior parte dei casi, la posizione di “assistente manager” si riferisce a una segretaria. In rari casi, questa frase denota la posizione di vicedirettore, ma questo è tipico, di regola, per le piccole imprese. Più o meno grandi imprese Le responsabilità dell'assistente personale del dirigente si riducono principalmente alle funzioni di segreteria. Quale esattamente? Si tratta innanzitutto di lavoro d'ufficio, di lavoro con la corrispondenza, di risoluzione di problemi legati all'organizzazione di vari incontri e altri eventi in cui è direttamente coinvolto il capo dell'azienda. Tra i compiti della segretaria (assistente) del direttore c'è quasi sempre anche la risposta alle telefonate in ufficio.
In alcuni casi, la posizione corrispondente è differenziata in diversi tipi. Quindi, segretarie che svolgono principalmente lavoro tecnico- la ricezione di telefonate, il trattamento della corrispondenza, ecc., sono detti referenti. A loro volta, gli specialisti responsabili dell'organizzazione di eventi e del lavoro d'ufficio sono chiamati responsabili d'ufficio. C'è un punto di vista secondo cui per una posizione come quella di vicedirettore, si presume che le responsabilità e i poteri siano più ampi rispetto a quelli tipici di segreteria. In particolare, questi possono esprimersi nella necessità di presenza personale agli eventi a cui partecipa il manager: feste aziendali, trattative d'affari, vacanze. In questo caso l’assistente può essere responsabile delle presentazioni preparate dal manager, oppure della componente di immagine della partecipazione del suo capo all’evento. Si può notare che in libri di lavoro La posizione di vicedirettore è spesso designata come “segretario”.
Requisiti per un vicedirettore
Consideriamo un aspetto come i requisiti tipici dei candidati alla posizione di “assistente manager”. I compiti che dovrebbero essere svolti da un dipendente nella posizione pertinente richiedono determinate competenze e qualifiche. Il loro elenco specifico è in gran parte determinato dalle specificità lavorative delle attività del segretario. Quindi, se le attività di un assistente manager corrisponderanno principalmente alla posizione di supervisore, i requisiti in questo caso non saranno così rigorosi: istruzione secondaria, esperienza lavorativa minima, competenze di base nel lavorare con un PC e attrezzature per ufficio. A sua volta, se la competenza del vicedirettore comprende alcune funzioni manageriali, l'elenco dei requisiti in questo caso sarà più ampio e le responsabilità lavorative comporteranno più alto livello requisiti del candidato alla carica di segretario.
Un insieme tipico di competenze che un assistente esecutivo dovrebbe avere nella maggior parte dei casi è: conoscenza delle lingue straniere comuni, competenza nei programmi informatici più diffusi per lavorare con documenti, immagini e presentazioni. Aspetto importante Requisiti per la qualifica di assistente esecutivo - qualità personali. Questi includono gentilezza, attenzione, buona volontà, responsabilità e disponibilità a risolvere nuovi problemi. La fascia di età preferita per un candidato alla posizione di assistente manager in molte organizzazioni è compresa tra 18 e 35 anni. Ma, naturalmente, ci sono aziende che apprezzano particolarmente l'esperienza di un dipendente e quindi assumono volentieri persone molto più anziane.
Molte aziende, allo stesso tempo, preferiscono assumere specialisti senza molta esperienza per lavori che comportano lo svolgimento di funzioni tipiche di un assistente manager. Ciò potrebbe essere dovuto alle specificità del settore di attività in cui opera l'azienda. In alcuni casi, è meglio formare un dipendente a lavorare in un'azienda che, relativamente parlando, ha aperto da zero la prima produzione russa di microprocessori per smartphone e tablet, con l'immersione in tutte le sfumature necessarie di un segmento di business così high-tech , piuttosto che cercare di spiegare a una persona esperta che i vecchi metodi di risoluzione dei compiti in alcuni casi non funzionano.
Principali responsabilità
Consideriamo più in dettaglio le responsabilità che caratterizzano una posizione come vicedirettore. Abbiamo notato sopra che queste si riducono in gran parte alle funzioni di segreteria. Ma non è sempre così. Accade spesso che il vicedirettore di un'azienda, soprattutto se si tratta di una grande organizzazione, sia coinvolto nelle decisioni chiave di gestione. Può accompagnare le trattative a cui partecipa il capo - e non solo nell'aspetto tecnico, ma anche partecipare ai dialoghi pertinenti, esprimere opinioni e consigli.
In molti casi, un manager può delegare alcune delle sue funzioni al suo assistente, ad esempio informare il team aziendale su eventuali eventi significativi decisioni gestionali. Naturalmente, un dipendente nella posizione in questione svolge spesso lavori legati al comfort delle attività del suo capo - in termini di garantire che il suo ufficio abbia un microclima ottimale, c'è sempre, per così dire, tè fresco, in modo che il principale l'attrezzatura utilizzata dal gestore è stabile e funzionante.
Modalità operativa
Quindi, ora sappiamo quali sono le responsabilità lavorative che caratterizzano una posizione come assistente manager. Il nostro prossimo compito è studiare le specificità del regime lavorativo del dipendente nella posizione corrispondente. Naturalmente, nel caso generale, l'assistente svolge le sue funzioni secondo il programma stabilito dal Codice del lavoro, ovvero nell'ambito di una giornata lavorativa di 8 ore, 5 giorni alla settimana. Ma in pratica sono possibili deviazioni significative dal regime corrispondente. Scenari simili possono essere tipici per una posizione come quella di assistente esecutivo con responsabilità aggiuntive.
Il fatto è che uno specialista che lavora in questa posizione può essere coinvolto non solo negli affari della sua azienda, ma anche nella risoluzione di problemi non direttamente correlati alle attività aziendali interne. Pertanto, un assistente con i poteri appropriati può essere inviato in viaggio d'affari, seminari e conferenze. Il dipendente può anche svolgere determinati compiti di mediazione tra il tuo manager e i manager che lavorano in altre organizzazioni, ad esempio in termini di flusso di documenti o implementazione di progetti comuni. Il programma di lavoro per risolvere tali problemi, ovviamente, potrebbe essere lontano da quanto previsto dal Codice del lavoro. Diventa infatti irregolare, spesso superiore alle 8 ore standard.
Diamo un'occhiata a come potrebbe essere la descrizione del lavoro per un assistente manager. La struttura del documento pertinente, di regola, inizia con disposizioni generali. Possono indicare che il vicedirettore appartiene alla categoria degli specialisti. Pertanto, già a livello di fonte giuridica locale, una società può registrare il fatto che la persona nella posizione in questione non è un dirigente (non un vicedirettore). CON alta probabilità- segretario o, ad esempio, assistente personale del manager con responsabilità aggiuntive.
Descrizione del lavoro di assistente: disposizioni generali
Le “Disposizioni generali” della descrizione del lavoro possono anche contenere un linguaggio che riflette requisiti di qualificazione ad uno specialista. Ad esempio, quello che dovrebbe avere un vicedirettore istruzione professionale e qualche esperienza lavorativa. A volte la stessa parte della descrizione del lavoro specifica l'area di attività in cui è auspicabile che una persona abbia esperienza nello svolgimento delle attività.
Le “Disposizioni generali” stabiliscono le competenze chiave del dipendente. Possono essere espressi in requisiti di conoscenza della struttura di gestione aziendale, interna e politica estera l'azienda datrice di lavoro, i principi della comunicazione aziendale con le autorità e altre organizzazioni, gli standard che caratterizzano il lavoro d'ufficio, le regole della comunicazione aziendale, nonché le norme interne normativa sul lavoro in azienda.
Responsabilità lavorative di un assistente
La successiva sezione chiave delle istruzioni è “Responsabilità lavorative”. Quali sono le sue specificità? Questa sezione registra principalmente le responsabilità funzionali del vicedirettore. Potrebbero essere: pianificare la giornata lavorativa del capo (in termini di riunioni, chiamate, colloqui), organizzare supporto tecnico lavoro del manager (in termini di ordinazione di trasporti, organizzazione di riunioni di lavoro), partecipazione a viaggi di lavoro, trattative commerciali, tenuta di verbali e altri documenti, garanzia dell'interazione dei manager aziendali con altre strutture dell'azienda, mantenimento delle comunicazioni con le agenzie governative.
Diritti dell'assistente
La descrizione del lavoro include sempre i diritti di cui dispone l'assistente manager. Le responsabilità previste dalle specificità della posizione sono sempre integrate dalle preferenze corrispondenti. Quindi, quali diritti ha un dipendente nella posizione in questione? È interessante notare che le responsabilità di un assistente del capo di un'impresa sono abbastanza correlate con esse. Ad esempio, il diritto di firmare e approvare determinati documenti nasce in relazione alla necessità di collaborare periodicamente con tali fonti. Un esempio di un altro diritto di un dipendente in una posizione corrispondente è quello di richiedere alla direzione immediata, nonché ad altri specialisti dell'azienda, le informazioni necessarie per l'inclusione nei documenti. Il vicedirettore ha anche il diritto di esigere dal capo condizioni di lavoro confortevoli. Le responsabilità lavorative di una persona possono comportare l'invio e la ricezione periodica di documenti e queste procedure devono coinvolgere una serie di procedure mezzi tecnici. Il Segretario ha il diritto di aspettarsi pieno accesso a tali informazioni.
Responsabilità dell'assistente
Quindi, abbiamo studiato quali sono le responsabilità di un vicedirettore e quale può essere la portata dei suoi diritti. Ma nella maggior parte delle descrizioni dei lavori per specialisti nel profilo in questione è presente un'altra sezione: "Responsabilità". Quale dicitura può essere presente in esso? Un vicedirettore è molto spesso responsabile di: adempimento improprio dei compiti previsti dalle istruzioni in questione, ma entro i limiti stabiliti dal Codice del lavoro della Federazione Russa; reati commessi nell'ambito delle sue attività - ancora una volta, entro i limiti Legislazione russa; per aver causato danni all'azienda - entro i limiti specificati nell'Ordine del Lavoro, Codici civili Federazione Russa e altre fonti del diritto.
Riprendere
Pertanto, abbiamo studiato le specificità di una posizione come vicedirettore, le responsabilità e i requisiti che caratterizzano questa posizione nella struttura del personale dell'impresa. Lo specialista che svolge il lavoro in questione svolge molto spesso funzioni di segreteria, ma può avere poteri significativamente più ampi. In rari casi, il concetto di “vicedirettore” corrisponde alla posizione di vicedirettore, ma questo è tipico soprattutto per le piccole imprese.
Nell'interpretazione "classica" della frase "assistente manager", il lavoro di una persona nella posizione corrispondente può essere vicino alle funzioni di un assistente, di un impiegato o, ad esempio, di un direttore d'ufficio. Nel libro di lavoro dell'assistente manager, molto probabilmente ci sarà la voce "segretario" o "assistente", anche se molto, ovviamente, dipende dagli standard aziendali adottati in una particolare organizzazione.
La necessità di invitare a lavorare specialisti del profilo in questione caratterizza le attività dei manager della maggior parte delle imprese russe. Il lavoro efficace di un top manager dipende dalla capacità del suo assistente di risolvere i suoi problemi, apparentemente secondari dal punto di vista della gestione pratica dell'impresa, ma in realtà estremamente significativi per l'organizzazione. Il lavoro del segretario è il più importante nella struttura comunicativa del team, guidato dal capo dell'azienda.
Si noti che molte aziende praticano la nomina di più assistenti alla direzione contemporaneamente. Tuttavia, lo status e i poteri di ciascuno possono variare. Uno specialista può essere responsabile delle funzioni di segreteria, un altro può essere un responsabile dell'ufficio e un terzo può accompagnare il manager durante gli eventi. Allo stesso tempo, i responsabili delle risorse umane possono praticare l'intercambiabilità dei dipendenti all'interno delle aree di attività pertinenti.
Forse nessun singolo direttore, manager o capo moderno può immaginare la sua vita lavorativa senza una segretaria personale. Innanzitutto, avere un assistente è molto prestigioso. In secondo luogo, una segretaria veramente competente e responsabile diventa “ destra"il capo, una persona insostituibile nell'azienda e, soprattutto, una garanzia che sarai sempre puntuale, non dimenticherai nulla e avrai sempre il dito sul polso. D'accordo, questo è molto importante in un ritmo frenetico vita moderna. E, infine, puoi sempre reindirizzare una telefonata indesiderata alla segretaria, incaricare l'assistente di comunicare con un cliente sgradevole o chiedere all'assistente di organizzare una festa personale. Molto conveniente, non è vero?
Segretaria, assistente, capoufficio, assistente personale: caratteristiche comuni e differenze
Come hai notato, lo stesso impiegato può essere chiamato diversamente. L'essenza dei compiti svolti cambia a seconda di come suona la posizione? Scopriamolo.In una parola" segretario" denota la posizione di una persona assunta da un individuo o da una società per svolgere lavori d'ufficio, assistere con la corrispondenza, organizzare riunioni ed eventi, eseguire istruzioni personali da un dirigente, rispondere a telefonate, ecc. In generale, segretario è un termine molto sfaccettato e generale che include molte possibili responsabilità lavorative. Pertanto dentro ultimamente L'uso di concetti come segretario-assistente e direttore d'ufficio è diventato generalmente accettato.
In carica referente di solito includono: conduzione di conversazioni telefoniche, corrispondenza commerciale, organizzazione di viaggi d'affari di dirigenti, controllo di documenti, accoglienza di visitatori, archiviazione di casi, lavoro con apparecchiature per ufficio. In generale, l'assistente segretario è un artista tecnico. Questo è il motivo per cui per questa posizione vengono spesso assunti candidati senza istruzione superiore, competenze speciali o addirittura esperienza lavorativa.
Ma per lavoro direttore d'ufficio Sono richieste conoscenze specifiche, ad esempio nel campo della gestione dell'ufficio e della gestione dei documenti. Le responsabilità di tale segretario sono molto più ampie di quelle di un assistente.
Assistente personale deve avere competenze ancora più profonde, personali e qualità professionali, dopotutto, gli assistenti sono quelle persone che ricordano tutto e sempre, da cui dipende il successo di un incontro di lavoro di un manager o di una celebrazione di un anniversario, e che accompagnano il proprio capo quasi sempre e ovunque.
A proposito, vale la pena notare che nei libri di lavoro (soggetti a incarico ufficiale, ovviamente) vengono raramente inserite le voci "assistente manager" o "assistente". Molto spesso, tale posizione è scritta come “segretaria del manager”.
Quali sono i requisiti per i potenziali segretari?
Se stai cercando un lavoro da segretaria, dovresti conoscere almeno i requisiti di base che i datori di lavoro impongono ai candidati. Naturalmente ogni singolo caso presenta molte sfumature e ogni manager vede la sua segretaria sotto una luce speciale. Per alcuni non è affatto importante avere un'istruzione superiore, altri capi mettono la conoscenza in primo piano, per alcuni è importante solo che tipo di caffè prepara la segretaria o che aspetto ha. A proposito, ecco cosa è importante sapere. Un datore di lavoro può dirti a lungo e diligentemente di cosa ha bisogno dalla segretaria e cosa farai, ma i lettori di MirSovetov non dovrebbero prestare attenzione a questi discorsi. Credimi, sulle tue spalle verranno poste molte responsabilità, molte di più di quanto descritto nella descrizione del lavoro e di quanto ti è stato detto. Questo viene fatto per non spaventare un potenziale dipendente. Si calcola che nel processo di lavoro sarà più facile per te “lanciare” una nuova responsabilità o assegnarti incarichi speciali (nessun solo capo ti dirà durante un colloquio che dovrai ricordargli la nascita date di sua moglie e delle sue amanti, ma in pratica sarà così). Quindi, i requisiti di base. Ho fatto domanda per una posizione di segretaria due volte, ed entrambe le volte sono state molto simili:
- finito istruzione superiore(beh, che tipo di manager vorrebbe che il suo assistente fosse assente dalla sessione nel momento più inopportuno?);
- esperienza lavorativa (facoltativa, ma altamente auspicabile);
- buon aspetto;
- capacità di lavorare con apparecchiature per ufficio, conoscenza di programmi informatici, competenze Internet;
- capacità di comunicazione, linguaggio competente, capacità di esprimere i propri pensieri oralmente e per iscritto;
- proprietà di uno o più lingue straniere;
- età dai 18 ai 35 anni;
- , approccio responsabile nel portare a termine i compiti assegnati, desiderio di apprendere;
- l’opportunità di lavorare senza standard prestabiliti (quindi, i datori di lavoro raramente sono interessati a donne “di famiglia” che si candidano per la posizione di segretaria).
La storia della mia carriera
Quando mi sono laureato all'università, non avevo né esperienza lavorativa né fiducia di poter trovare rapidamente un lavoro in qualsiasi azienda. Pertanto, quando ho chiamato il primo annuncio che mi è arrivato con il testo "Richiesta segretaria di direzione in uno stabilimento di birra e analcolici" e sono stato immediatamente invitato per un colloquio, sono rimasto estremamente sorpreso. Sono rimasto ancora più sorpreso quando, dopo il colloquio, mi è stato offerto di andare a lavorare quello stesso giorno. Naturalmente ho accettato. Lo stipendio mi andava bene, studente di ieri, mi piaceva il regista e il lavoro sembrava privo di polvere. Molte cose erano nuove per me, non sapevo molto e dovevo imparare dai miei errori, perché non c’era nessuno che potesse aiutarmi o consigliarmi. Sono stato molto grato alla squadra e al direttore per il fatto che hanno trattato i miei errori con comprensione e non mi hanno giudicato severamente per errori e mancanze. In linea di principio, ho affrontato "eccellente" tutte le principali responsabilità: trattative, corrispondenza commerciale, emissione di certificati di viaggio, accoglienza ospiti, lavoro con attrezzature per ufficio, tè e caffè per il direttore e i suoi ospiti. In generale non ho svolto incarichi estremi, non mi sono occupato di questioni relative al personale, ho rispettato i tempi previsti e ho avuto un'ora legale per il pranzo. A poco a poco ho cominciato a scoprire da solo il “dietro le quinte” della vita dei più alti funzionari imprese. Ho ottenuto il rispetto solo con le mie azioni, anche se non nascondo che c'erano anche colleghi che erano semplicemente imbarazzati a dirmi qualcosa di superfluo o offensivo, perché ero il più vicino al capo e tutti avevano paura di lui. Ho lavorato come segretaria del direttore per quasi un anno, dopodiché sono stata promossa e trasferita in un altro dipartimento. Quando ho lasciato l'incarico di segretario, sapevo molto ed ero sicuro che se avessi dovuto ricominciare tutto da capo, avrei avuto esperienza e un patrimonio di conoscenze. Un curriculum con l'indicazione della posizione di segretario del direttore, inviato diversi anni dopo su Internet, ha fatto il suo lavoro e sono stato invitato a lavorare come assistente personale del direttore in una grande struttura commerciale. La mia esperienza lavorativa e la conoscenza delle lingue straniere sono diventate il criterio principale per la mia vittoria al concorso per un posto vacante.
Come mi aspettavo, la posizione di un assistente personale era radicalmente diversa dalla posizione di una normale segretaria. Non dovevo rispondere a chiamate generali, preparare il tè al capo, fotocopiare documenti o firmare buste per inviare corrispondenza, come ero abituato a fare in fabbrica. Mi sono subito “immerso” nella vita personale del mio capo, organizzando tutte le sue riunioni ed eventi, svolgendo incarichi speciali (ad esempio, ritirare un regalo per l'anniversario di un suo amico o informare un collega cattive notizie). Il mio programma di vita misurato è cambiato radicalmente. Dovevo lavorare 10 ore al giorno senza pranzo o pause caffè. Nei giorni festivi era considerato normale stare in ufficio fino a tardi a firmare le carte, mentre lavorare nei fine settimana era un processo naturale. Ho accompagnato il regista agli eventi, organizzato i suoi viaggi all'estero, con partner, comprato e venduto, e mi sono occupato di centinaia di stupide segnalazioni. La cosa più importante è che mi sono adattato all’umore in costante cambiamento del capo e, per evitare la sua rabbia, ho cercato di svolgere il mio lavoro nel modo più rapido, efficiente e perfetto possibile. Ero bravissimo nell'organizzare e mi veniva costantemente chiesto di organizzare le cose. Facevo il traduttore quando i partner stranieri arrivarono al capo. In generale, cosa non ho fatto come assistente personale? Ora ricordo questo luogo di lavoro con gratitudine, nonostante tutti i nervi, piccoli problemi e rimproveri. È stata una vera scuola di vita, che mi ha completamente liberato, mi ha insegnato a comunicare con persone di diversi livelli e gradi e mi ha dato un inestimabile bagaglio di conoscenze e abilità.
Confrontando due luoghi di lavoro, due posizioni, posso dire con sicurezza: essere una normale segretaria è noiosa e routine (anche se a ciascuno il suo, ovviamente), essere un vicedirettore è interessante, educativo, utile. Dopo la scuola in cui mi sono “diplomato”, sono stato promosso facilmente, hanno cominciato a offrirmi posizioni interessanti e mi hanno invitato a progetti meravigliosi. Lavorando come segretaria ordinaria non ho mai ricevuto le emozioni positive che mi hanno accompagnato durante tutto il mio lavoro da assistente alla regia. Credo che non sia stato vano aver percorso questo percorso dall'inizio alla fine, affinando tutte le mie conoscenze iniziali e rafforzando nuove competenze. Mi sono ritrovato, sono diventato una persona insostituibile, mi sono guadagnato il rispetto della squadra e del mio capo. Ne è valsa la pena, davvero. Raccolta di descrizioni di lavoro
Forma approssimativa
Approvo
___________________________________ (Cognome, iniziali)
(nome dell'organizzazione, pre-_______________________
accettazione, ecc., la sua organizzazione (direttore o altro funzionario)
forma giuridica) persona ufficiale, autorizzata
cosa bisogna affermare
istruzioni finali)
" " ____________ 20__
Descrizione del lavoro
vicedirettore
sulle principali questioni di attività
______________________________________________
(nome dell'organizzazione, dell'impresa, ecc.)
" " ____________ 20__ N__________
Questa descrizione del lavoro è stata sviluppata e approvata da
base contratto di lavoro Con __________________________________________
(nome della posizione della persona per la quale
________________________________________________________________ e in conformità con
questa descrizione del lavoro è stata compilata)
disposizioni Codice del lavoro Federazione Russa e altre normative
atti regolatori rapporti di lavoro nella Federazione Russa.
IO. Disposizioni generali
1.1. Il vicedirettore appartiene alla categoria tecnica
artisti, viene assunto e licenziato per ordine
direttore dell'impresa.
1.2. Una persona che ha
istruzione professionale superiore, senza requisiti di esperienza
lavoro o istruzione professionale secondaria ed esperienza lavorativa
specialità da almeno _________ anni.
1.3. Il vicedirettore riporta direttamente al direttore
________________________________________________________________________.
(aziende, organizzazioni, unità strutturale)
1.4. Durante l'assenza del vicedirettore (ferie, malattia, ecc.)
le sue funzioni sono svolte da un sostituto nominato secondo quanto stabilito
ordine e si assume la piena responsabilità della corretta esecuzione
compiti a lui assegnati.
1.5. Nelle sue attività, l'assistente alla regia è guidato da:
- documenti normativi sul lavoro svolto;
- materiali didattici relativi a questioni rilevanti;
- lo statuto dell'impresa;
- normativa sul lavoro;
- ordini e istruzioni del direttore dell'impresa
(responsabile diretto);
- vero descrizione del lavoro.
1.6. L'assistente alla regia deve sapere:
- delibere, istruzioni, ordinanze ed altre disposizioni
materiali e documenti normativi relativi alle attività dell'impresa e
tenuta dei registri;
- struttura e gestione dell'impresa e delle sue divisioni;
- organizzazione del lavoro d'ufficio;
- modalità di registrazione e trattamento dei documenti;
- lavoro d'archivio;
- dattilografia;
- regole per l'uso dei citofoni;
- standard di un sistema organizzativo e amministrativo unitario
documentazione;
- regole di digitazione lettere commerciali utilizzando forme standard;
- fondamenti di etica ed estetica;
- regole comunicazione aziendale;
- nozioni di base di organizzazione e gestione del lavoro;
- regole per il funzionamento delle apparecchiature informatiche;
- disposizioni fondamentali del diritto e della legislazione amministrativa
sul lavoro;
- normativa interna del lavoro;
- norme e regolamenti a tutela del lavoro.
II. Funzioni
Al vicedirettore sono attribuite le seguenti funzioni:
2.1. Svolgere attività di supporto organizzativo e tecnico
2.2. Svolgimento di lavori d'ufficio, registrazione di ordini che richiedono controllo
per la loro attuazione.
2.3. Partecipazione allo sviluppo di misure di razionalizzazione
flusso di documenti.
2.4. Organizzazione dell'accoglienza dei visitatori.
III. Responsabilità lavorative
Per svolgere le funzioni a lui assegnate, il vicedirettore
le imprese sono obbligate:
3.1. Svolgere attività di supporto organizzativo e tecnico
attività amministrative e amministrative del capo dell'impresa.
3.2. Accettare la proposta affinché venga esaminata dal manager
corrispondenza, trasmetterla in conformità con per decisione V
unità strutturali o esecutori specifici per l'uso in
processo di lavoro o preparazione delle risposte.
3.3. Svolgere lavori d'ufficio, eseguire varie operazioni con
l'uso della tecnologia informatica progettata per la raccolta, l'elaborazione e
presentazione delle informazioni durante la preparazione e l’assunzione di decisioni.
3.4. Accettare documenti e dichiarazioni personali per la firma da parte del manager
imprese.
3.5. Preparare documenti e materiali necessari per il lavoro
leader.
3.6. Garantire una revisione e un invio tempestivi
divisioni strutturali e specifici esecutori di documenti,
ricevuto per l'esecuzione, verificare la correttezza dell'esecuzione
progetti di documenti preparati presentati al manager per la firma,
garantire un editing di alta qualità.
3.7. Organizzare conversazioni telefoniche con il gestore,
registrare le informazioni ricevute in sua assenza e portarle alla sua attenzione
informazioni sui suoi contenuti, trasmettere e ricevere informazioni tramite
apparecchi riceventi e intercomunicanti (telefax, telex, ecc.), nonché
messaggi telefonici, portare tempestivamente informazioni alla sua attenzione,
ricevuto tramite i canali di comunicazione.
3.8. Per conto del gestore, redigere lettere, richieste, ecc.
documenti, preparare risposte agli autori delle lettere.
3.9. Svolgere attività di preparazione di riunioni e conferenze,
condotta dal gestore (raccolta materiali necessari, avviso
partecipanti circa l'ora e il luogo della riunione, l'ordine del giorno, la loro registrazione),
tenuta e redazione di verbali di riunioni e convegni.
3.10. Monitorare l'esecuzione da parte dei dipendenti dell'impresa
ordini e istruzioni impartiti, nonché il rispetto delle scadenze
adempiere alle istruzioni e alle istruzioni del capo dell'impresa assunta
controllare.
3.11. Mantenere un file di controllo e registrazione.
3.12. Fornire posto di lavoro manager necessario
attrezzature organizzative, forniture per ufficio,
creare le condizioni favorevoli al suo efficace funzionamento.
3.13. Stampare materiali ufficiali come indicato dal manager,
necessarie al suo funzionamento, oppure inserire informazioni aggiornate nella banca dati.
3.14. Organizzare l'accoglienza dei visitatori, promuovere l'efficienza
considerazione delle richieste e dei suggerimenti dei dipendenti.
3.15. Formare i casi secondo la nomenclatura approvata,
garantirne l'incolumità e depositarli negli archivi nei termini stabiliti.
3.16. Copiare i documenti su una fotocopiatrice personale.
3.17. _____________________________________________________________.
IV. Diritti
Il vicedirettore ha il diritto:
4.1. Conoscere i progetti di decisione della direzione aziendale,
relativi alle sue attività.
4.2. Presentare proposte da sottoporre all'esame della direzione
miglioramento del lavoro correlato alle responsabilità previste
questa istruzione.
4.3. Ricevere dai capi delle divisioni strutturali,
specialisti informazioni e documenti necessari per svolgere il loro
responsabilità lavorative.
4.4. Richiedere alla direzione dell'impresa di fornire assistenza
adempimento dei loro doveri e diritti ufficiali.
V. Responsabilità
Il vicedirettore ha il compito di:
5.1. Per mancato adempimento (esecuzione impropria) dei propri compiti
mansioni previste nella presente descrizione del lavoro, in
limiti definiti legislazione del lavoro Federazione Russa.
5.2. Per coloro impegnati nel corso dello svolgimento della propria attività
reati – nei limiti determinati dalle norme amministrative, penali e
legislazione civile della Federazione Russa.
5.3. Per aver causato danni materiali - entro i limiti specificati
legislazione del lavoro, penale e civile della Federazione Russa.
La descrizione del lavoro è stata sviluppata in conformità con ________________
(Nome,
_____________________________.
numero e data del documento)
Responsabile unità strutturale (iniziali, cognome)
Servizio risorse umane _________________________
(firma)
" " _____________ 20__
CONCORDATO:
Capo dipartimento legale
(iniziali, cognome)
_____________________________
(firma)
" " ________________ 20__
Ho letto le istruzioni: (iniziali, cognome)
_________________________
(firma)
IO.Disposizioni generali.
La presente descrizione del lavoro definisce i diritti, i doveri e le responsabilità di un assistente personale alla direzione, di seguito denominata "Società".
|
Titolo di lavoro |
Assistente personale dei dirigenti |
|
|
Requisiti di qualificazione |
Formazione ed esperienza professionale:
Conoscenze e competenze richieste:
|
|
|
Segnalazione diretta |
||
|
Disponibilità e composizione dei subordinati |
||
|
Procedura di sostituzione |
segretario aggiunto |
II.Diritti
Un assistente personale ha il diritto:
1. Rappresentare la Società nei rapporti con altre organizzazioni, rappresentare gli interessi della Società presso organizzazioni terze quando si organizzano riunioni e collegamenti telefonici con il management.
2. Richiedere e ricevere i materiali, i documenti e le informazioni necessari dai dipendenti di altri dipartimenti per eseguire gli ordini della direzione e del supervisore immediato della Società.
3. Nell'ambito delle proprie funzioni d'ufficio, firmano e vistano i documenti, vale a dire: lettere di accompagnamento per fax in uscita, richieste; richieste di abbonamenti una tantum per accedere all'edificio amministrativo.
4. Condurre in modo indipendente corrispondenza / trattative con organizzazioni esterne su questioni relative alla risoluzione di questioni attuali che non richiedono la decisione dell'alta dirigenza e il consenso di altri dipendenti, vale a dire di natura chiarificatrice - per risolvere questioni attuali relative al lavoro programma di gestione o di attuazione di ordini che non impongono alcun obbligo.
IV.Responsabilità
L'assistente personale alla direzione è responsabile di:
1. Per prestazioni inadeguate o inadempimento dei propri doveri ufficiali previsti nella presente Descrizione del lavoro - entro i limiti determinati dall'attuale legislazione sul lavoro della Federazione Russa.
2. Per i reati commessi nell'esercizio delle proprie attività - nei limiti determinati dall'attuale legislazione amministrativa, penale e civile della Federazione Russa.
3. Per aver causato danni materiali - entro i limiti determinati dall'attuale legislazione sul lavoro e civile della Federazione Russa.
Impiegato della società
________________/____________/
Responsabile del dipartimento risorse umane
___________________/_________/
Capo di stato maggiore
___________________/_________/
Informazioni dal sito Rete aziendale RB.RU
Campione tipico
Approvo
___________________________________ (Cognome, iniziali)
(nome dell'organizzazione, pre-_______________________
accettazione, ecc., la sua organizzazione (direttore o altro funzionario)
forma giuridica) persona ufficiale, autorizzata
cosa bisogna affermare
istruzioni finali)
" " ____________ 20__
Descrizione del lavoro
vicedirettore
sulle principali questioni di attività
______________________________________________
(nome dell'organizzazione, dell'impresa, ecc.)
" " ____________ 20__ N__________
Questa descrizione del lavoro è stata sviluppata e approvata da
in base a un contratto di lavoro con _______________________________________________________
(nome della posizione della persona per la quale
________________________________________________________________ e in conformità con
questa descrizione del lavoro è stata compilata)
disposizioni del Codice del lavoro della Federazione Russa e altre normative
atti che regolano i rapporti di lavoro nella Federazione Russa.
I. Disposizioni generali
1.1. Il vicedirettore appartiene alla categoria tecnica
artisti, viene assunto e licenziato per ordine
direttore dell'impresa.
1.2. Una persona che ha
istruzione professionale superiore, senza requisiti di esperienza
lavoro o istruzione professionale secondaria ed esperienza lavorativa
specialità da almeno _________ anni.
1.3. Il vicedirettore riporta direttamente al direttore
________________________________________________________________________.
(impresa, organizzazione, unità strutturale)
1.4. Durante l'assenza del vicedirettore (ferie, malattia, ecc.)
le sue funzioni sono svolte da un sostituto nominato secondo quanto stabilito
ordine e si assume la piena responsabilità della corretta esecuzione
compiti a lui assegnati.
1.5. Nelle sue attività, l'assistente alla regia è guidato da:
- documenti normativi sul lavoro svolto;
- materiali metodologici relativi a questioni rilevanti;
- lo statuto dell'impresa;
- normativa sul lavoro;
- ordini e istruzioni del direttore dell'impresa
(responsabile diretto);
- questa descrizione del lavoro.
1.6. L'assistente alla regia deve sapere:
- delibere, istruzioni, ordinanze ed altre disposizioni
materiali e documenti normativi relativi alle attività dell'impresa e
tenuta dei registri;
- struttura e gestione dell'impresa e delle sue divisioni;
- organizzazione del lavoro d'ufficio;
- modalità di registrazione e trattamento dei documenti;
- lavoro d'archivio;
- dattilografia;
- regole per l'uso dei citofoni;
- standard di un sistema organizzativo e amministrativo unitario
documentazione;
- regole per la stampa di lettere commerciali utilizzando moduli standard;
- fondamenti di etica ed estetica;
- regole della comunicazione d'impresa;
- nozioni di base di organizzazione e gestione del lavoro;
- regole per il funzionamento delle apparecchiature informatiche;
- disposizioni fondamentali del diritto e della legislazione amministrativa
sul lavoro;
- normativa interna del lavoro;
- norme e regolamenti a tutela del lavoro.
II. Funzioni
Al vicedirettore sono attribuite le seguenti funzioni:
2.1. Svolgere attività di supporto organizzativo e tecnico
2.2. Svolgimento di lavori d'ufficio, registrazione di ordini che richiedono controllo
per la loro attuazione.
2.3. Partecipazione allo sviluppo di misure di razionalizzazione
flusso di documenti.
2.4. Organizzazione dell'accoglienza dei visitatori.
III. Responsabilità lavorative
Per svolgere le funzioni a lui assegnate, il vicedirettore
le imprese sono obbligate:
3.1. Svolgere attività di supporto organizzativo e tecnico
attività amministrative e amministrative del capo dell'impresa.
3.2. Accettare la proposta affinché venga esaminata dal manager
corrispondenza, trasmetterla in conformità con la decisione presa a
unità strutturali o esecutori specifici per l'uso in
processo di lavoro o preparazione delle risposte.
3.3. Svolgere lavori d'ufficio, eseguire varie operazioni con
l'uso della tecnologia informatica progettata per la raccolta, l'elaborazione e
presentazione delle informazioni durante la preparazione e l’assunzione di decisioni.
3.4. Accettare documenti e dichiarazioni personali per la firma da parte del manager
imprese.
3.5. Preparare documenti e materiali necessari per il lavoro
leader.
3.6. Garantire una revisione e un invio tempestivi
divisioni strutturali e specifici esecutori di documenti,
ricevuto per l'esecuzione, verificare la correttezza dell'esecuzione
progetti di documenti preparati presentati al manager per la firma,
garantire un editing di alta qualità.
3.7. Organizzare conversazioni telefoniche con il gestore,
registrare le informazioni ricevute in sua assenza e portarle alla sua attenzione
informazioni sui suoi contenuti, trasmettere e ricevere informazioni tramite
apparecchi riceventi e intercomunicanti (telefax, telex, ecc.), nonché
messaggi telefonici, portare tempestivamente informazioni alla sua attenzione,
ricevuto tramite i canali di comunicazione.
3.8. Per conto del gestore, redigere lettere, richieste, ecc.
documenti, preparare risposte agli autori delle lettere.
3.9. Svolgere attività di preparazione di riunioni e conferenze,
effettuato dal responsabile (raccolta del materiale necessario, notifica
partecipanti circa l'ora e il luogo della riunione, l'ordine del giorno, la loro registrazione),
tenuta e redazione di verbali di riunioni e convegni.
3.10. Monitorare l'esecuzione da parte dei dipendenti dell'impresa
ordini e istruzioni impartiti, nonché il rispetto delle scadenze
adempiere alle istruzioni e alle istruzioni del capo dell'impresa assunta
controllare.
3.11. Mantenere un file di controllo e registrazione.
3.12. Fornire il posto di lavoro del manager con il necessario
attrezzature organizzative, forniture per ufficio,
creare le condizioni favorevoli al suo efficace funzionamento.
3.13. Stampare materiali ufficiali come indicato dal manager,
necessarie al suo funzionamento, oppure inserire informazioni aggiornate nella banca dati.
3.14. Organizzare l'accoglienza dei visitatori, promuovere l'efficienza
considerazione delle richieste e dei suggerimenti dei dipendenti.
3.15. Formare i casi secondo la nomenclatura approvata,
garantirne l'incolumità e depositarli negli archivi nei termini stabiliti.
3.16. Copiare i documenti su una fotocopiatrice personale.
3.17. _____________________________________________________________.
IV. Diritti
Il vicedirettore ha il diritto:
4.1. Conoscere i progetti di decisione della direzione aziendale,
relativi alle sue attività.
4.2. Presentare proposte da sottoporre all'esame della direzione
miglioramento del lavoro correlato alle responsabilità previste
questa istruzione.
4.3. Ricevere dai capi delle divisioni strutturali,
specialisti informazioni e documenti necessari per svolgere il loro
responsabilità lavorative.
4.4. Richiedere alla direzione dell'impresa di fornire assistenza
adempimento dei loro doveri e diritti ufficiali.
V. Responsabilità
Il vicedirettore ha il compito di:
5.1. Per mancato adempimento (esecuzione impropria) dei propri compiti
mansioni previste nella presente descrizione del lavoro, in
entro i limiti determinati dalla legislazione sul lavoro della Federazione Russa.
5.2. Per coloro impegnati nel corso dello svolgimento della propria attività
reati – nei limiti determinati dalle norme amministrative, penali e
legislazione civile della Federazione Russa.
5.3. Per aver causato danni materiali - entro i limiti specificati
legislazione del lavoro, penale e civile della Federazione Russa.
La descrizione del lavoro è stata sviluppata in conformità con ________________
(Nome,
_____________________________.
numero e data del documento)
Responsabile unità strutturale (iniziali, cognome)
Servizio risorse umane _________________________
(firma)
" " _____________ 20__
CONCORDATO:
Responsabile del dipartimento legale
(iniziali, cognome)
_____________________________
(firma)
" " ________________ 20__
Ho letto le istruzioni: (iniziali, cognome)
_________________________
(firma)