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Accordo aggiuntivo sulla compensazione per le comunicazioni mobili. Quando viene pagato il risarcimento

Sulla contabilità dei costi per Elena Pshenichnaya, consulente leader in materia contabilità e fiscalità di IK U-Soft LLC, consigliere del servizio civile statale della Federazione Russa, 3° grado, sulle questioni principali.

Molte organizzazioni pagano comunicazioni mobili i loro dipendenti. Allo stesso tempo, le aziende hanno molte domande sulla contabilizzazione dei costi per il calcolo delle imposte sul reddito.

Secondo le norme della legislazione fiscale, le altre spese di produzione e vendita comprendono le spese per il pagamento di servizi di comunicazione, centri informatici e (clausola 25, paragrafo 1, articolo 264 del Codice Fiscale della Federazione Russa).

Pertanto, secondo questa norma, le spese per i servizi di comunicazione telefonica possono essere prese in considerazione tra le altre spese, a condizione che soddisfino i criteri dell'articolo 252, paragrafo 1, del Codice Fiscale. In altre parole, tali spese devono essere sostenute per svolgere attività finalizzate a generare reddito ed essere economicamente giustificate e, ovviamente, documentate.

Nella sua lettera del 23 giugno 2011 n. 03-03-06/1/378, il Ministero delle Finanze ha indicato che affinché un'organizzazione possa includere i costi del pagamento dei servizi di comunicazione cellulare come spese senza rischi, deve deve avere un elenco approvato delle posizioni dei dipendenti che obbligano all'uso dei telefoni cellulari; conti dei contratti e degli operatori di telecomunicazioni.

Al fine

Potrebbe sorgere la seguente domanda: in quale ordine l'importo delle spese per le comunicazioni mobili deve essere attribuito alle spese? Cominciamo con i modi in cui un'organizzazione può contabilizzare queste spese.

La normativa non contiene prescrizioni relative all'obbligo di trascrivere le conversazioni, ricevere fatture dettagliate e redigere un verbale della chiamata. La trascrizione non rivela il contenuto delle conversazioni, il che significa che non può confermarne o negarne la validità economica.

Ovviamente, se i dipendenti trascorrono molto tempo a parlare al cellulare, e questa è la natura specifica del loro lavoro, allora acquistano per loro una tariffa illimitata. Tuttavia, sorge la domanda: “La legge ci consente di tenere conto dei costi in questo caso?" Non esiste una risposta chiara. Il Ministero delle Finanze ritiene che i costi delle comunicazioni mobili possano essere presi in considerazione a condizione che siano conformi ai requisiti dell'articolo 252 del Codice fiscale della Federazione Russa (Lettera del 23 giugno 2011 n. 03-03-06/1/378) . La pratica giudiziaria poco su questo tema. Nella risoluzione del 27 ottobre 2009 nel caso n. A32-246/2008-12/27, la FAS del distretto del Caucaso settentrionale ha accettato, come giustificato, i costi delle comunicazioni cellulari illimitate, poiché la società ha presentato un accordo per la fornitura di servizi, fatture e stampe alle pagine riepilogative delle fatture con indicazione di data, ora, durata delle chiamate, numero di telefono e costo.

Di conseguenza, la situazione con la contabilità dei costi in questo caso è simile alla contabilità di quasi tutte le spese. La cosa principale è che l'organizzazione dimostra che le spese sostenute sono conformi ai requisiti dell'articolo 252 del Codice Fiscale.

Trattative personali

Ma cosa succederebbe se un dipendente conducesse trattative personali a spese dell'organizzazione? Dopo aver concluso un accordo con l'operatore, l'azienda deve pagare tutte le fatture emesse per i servizi di comunicazione. Se si viene a sapere che un dipendente sta conducendo conversazioni personali, non ha più importanza il modo in cui vengono presi in considerazione i costi di comunicazione. È importante se il dipendente compensa o meno il costo delle trattative personali. Se sì, dopo aver depositato il denaro, la società ha il diritto di includerne il costo tra le altre spese (clausola 25, comma 1, articolo 264 del Codice Fiscale della Federazione Russa). In questo caso, l'organizzazione è tenuta a riflettere l'importo rimborsato dal dipendente come parte del reddito non operativo.

Se lo specialista non restituisce il denaro, la società non ha il diritto di tenere conto del costo delle sue chiamate nel calcolo della base imponibile per l'imposta sul reddito, poiché tali spese, sebbene documentate, non sono tuttavia correlate alle attività di l'organizzazione.

Al nome del dipendente

Un'altra situazione: il contratto con l'operatore è stato concluso per conto del dipendente. Come contabilizzare il risarcimento delle spese di comunicazione mobile? L'articolo 188 del Codice del lavoro stabilisce che quando un dipendente utilizza beni personali con il consenso o la conoscenza del datore di lavoro e nel suo interesse, al dipendente viene corrisposto un compenso per l'uso, l'usura di strumenti, veicoli, attrezzature e altri mezzi tecnici e materiali di sua proprietà, nonché il rimborso delle spese connesse al loro utilizzo. L'importo del compenso è determinato dall'accordo delle parti del contratto di lavoro. Il contratto può essere solo scritto.

Allo stesso tempo, indicano che l'importo del risarcimento in questo caso dovrebbe corrispondere a costi economicamente giustificati (Lettera del Servizio fiscale federale russo per l'anno del 20 settembre 2006 n. 20-12/83834.2). Se la natura produttiva delle conversazioni è documentata, l'importo del compenso corrisposto al dipendente può essere preso in considerazione ai fini dell'imposta sugli utili. Per confermarlo, l'organizzazione deve disporre dei seguenti documenti (copie autenticate): accordo con l'operatore e documenti di conferma delle spese (un rapporto dettagliato rilasciato a nome del dipendente).

Il risarcimento è completamente esente dall'imposta sul reddito personale e dai premi assicurativi (clausola 3 dell'articolo 217 del Codice fiscale della Federazione Russa, sottoparagrafi "e" sottoclausola 2 della clausola 1 dell'articolo 9 della legge n. 212-FZ). L'organizzazione, per calcolare l'imposta sul reddito, ne terrà conto come servizi di comunicazione sulla base del comma 25 del paragrafo 1 dell'articolo 264 del Codice fiscale della Federazione Russa.

Tuttavia, se l'azienda è un contribuente IVA, non potrà accettare la detrazione fiscale dal costo dei servizi di comunicazione compensati al dipendente, poiché non esiste alcuna fattura a nome dell'azienda.

Si conferma la giustificazione economica delle spese per il pagamento di tale compenso (Lettere del Ministero delle Finanze del 13 ottobre 2010 n. 03-03-06/2/178, Ministero della Sanità e dello Sviluppo Sociale del 6 agosto 2010 n. 2538-19): descrizione del lavoro, contratto di lavoro, una copia dell'accordo tra il dipendente e l'operatore di telecomunicazioni, una copia della fattura dell'operatore.

Elena Pshenichnaya, per la rivista “Calcolo”

Spesso un processo organizzativo efficace dipende dall'efficienza nel risolvere determinati problemi. Questo è spesso il motivo per cui vengono utilizzate le comunicazioni mobili. Questa sezione spiega in quali casi a un dipendente verrà corrisposto un compenso per le comunicazioni mobili, come dimostrare la validità del compenso e come redigere correttamente un ordine di risarcimento per le comunicazioni mobili.

Da questo articolo imparerai:

tipi di compenso ai dipendenti dell'impresa;
come compensare un dipendente per le comunicazioni mobili;
quali informazioni devono essere riportate nell'ordine di risarcimento.

È possibile risarcire un dipendente per le comunicazioni mobili e come emettere un ordine a tal fine?

La tempestiva risoluzione di eventuali problematiche interne all’azienda è sempre considerata una priorità. In questi casi, non solo tecnologie moderne e Internet, ma anche le normali comunicazioni mobili. Ciò è particolarmente utile se il lavoro prevede spostamenti costanti a distanza dal posto di lavoro o frequenti viaggi di lavoro.

Da non perdere: il materiale principale del mese dai principali specialisti del Ministero del Lavoro e di Rostrud

Enciclopedia degli ordini del personale dal sistema del personale.

Tipologie di compensi e quadro normativo

Concordo sul fatto che non è del tutto corretto se un dipendente risolve problemi di lavoro utilizzando il suo dispositivo di comunicazione e i mezzi su di esso. È in questi casi che il datore di lavoro dovrebbe fornire un compenso per l'uso delle comunicazioni mobili a fini lavorativi.

In alcuni casi, l'organizzazione paga non solo i fondi per coprire le chiamate su un telefono cellulare, ma anche l'eventuale usura del dispositivo di comunicazione dovuta al lavoro.

Di norma, l'importo del compenso viene fissato dal dirigente stesso sulla base di un accordo tra le parti, riportato nel contratto di lavoro. Inoltre, tali questioni devono riflettersi nei regolamenti dell’organizzazione, indicando un importo fisso di pagamento per tali spese. D'accordo, a volte un dipendente può utilizzare il telefono per scopi personali, ecco perché ha un telefono, più spesso che per lavoro. È proprio per tali possibili situazioni che è necessaria una giustificazione economica per la copertura di tali costi.

Come già accennato, è l'impresa stessa a decidere quale importo esatto dei pagamenti deve essere maturato per coprire i costi della comunicazione mobile, entro quali tempi e a quali condizioni, nonché quali documenti regolano l'intero processo. Vale la pena notare che tale compensazione si applica inizialmente solo ai dipendenti che lavorano con un contratto di lavoro. Tali condizioni non sono previste per un contratto civile.

Compensazione per le comunicazioni mobili a un dipendente

In alcuni casi, oltre a pagare per le comunicazioni mobili, il datore di lavoro si impegna anche ad acquistare dispositivi mobili per i dipendenti. Tutto ciò deve essere adeguatamente documentato ed effettuato attraverso la contabilità. Come abbiamo già detto, affinché un manager risarcisca un dipendente per le spese di comunicazione mobile, il datore di lavoro deve intraprendere una serie di azioni. Tra questi, identificare i dipendenti che necessitano semplicemente di comunicazioni mobili per risolvere problemi di produzione. E sviluppare regole per l'utilizzo del telefono dell'ufficio. Tutto ciò dovrebbe riflettersi accordo collettivo.

A volte è il datore di lavoro stesso a stipulare un accordo con un operatore di telefonia mobile per scegliere tariffe vantaggiose per uso generale, oppure tariffe illimitate con tariffa fissa e pagare in anticipo la comunicazione. Nel caso in cui venga effettuato il pagamento posticipato per le comunicazioni mobili, è necessario effettuarlo in base alle fatture fornite e ai dettagli della chiamata. Ma tutto ciò deve essere regolato da un accordo scritto concluso tra il dipendente e il datore di lavoro.

Succede che un datore di lavoro può fissare un limite al numero di dipendenti fino a un anno. Se è possibile documentare le spese limitate, la società può essere esentata dal pagamento dell'imposta sul reddito delle persone fisiche sul costo delle spese. Se necessario, su decisione del gestore, il limite potrà essere aumentato. In caso di superamento illegittimo del limite, il pagamento dell'eccedenza ricade interamente a carico del lavoratore.

Come abbiamo già accennato, per pagare alcune spese dei dipendenti, in particolare le comunicazioni mobili, è necessario emettere un'apposita autorizzazione ordine .

Poiché non esiste una forma esatta per redigere un'ordinanza di risarcimento per le comunicazioni mobili e, se non è prevista in documenti normativi, allora l'ordine può essere redatto nel seguente modo in qualsiasi forma:

nome del documento, in questo caso - ordine;
tipo di ordine - sul pagamento per i servizi di comunicazione cellulare;
la base dell'ordine - ad esempio, in relazione alla necessità di produzione per garantire i processi di produzione;
emettere un'ordinanza indicante il nome del funzionario responsabile del pagamento dell'indennità;
elenco delle posizioni a cui è assegnato il diritto di utilizzare le comunicazioni mobili a spese dell'organizzazione;
assegnare la responsabilità funzionari controllare l'elenco dei numeri nel bilancio dell'organizzazione ad uso dei dipendenti;
firma, trascrizione e titolo professionale.

Poiché tutte le spese nell'organizzazione sono soggette a tasse, è importante preparare correttamente la documentazione in caso di audit autorità di vigilanza, non avevano dubbi sulla vostra impeccabile condotta degli affari.

1. Come confermare la validità delle spese per le comunicazioni cellulari.

2. Come registrare l'utilizzo da parte dei dipendenti telefoni personali e carte SIM per scopi aziendali.

3. In quale ordine le spese per le comunicazioni cellulari si riflettono nella contabilità e nella contabilità fiscale?

Le spese per i servizi di comunicazione sono uno di quei tipi di spese che quasi tutte le organizzazioni e i singoli imprenditori devono sostenere. Inoltre, una quota sempre maggiore di questi costi è occupata dai servizi di comunicazione cellulare. E questo non sorprende, perché le comunicazioni cellulari, o mobili, permettono di risolvere i problemi lavorativi molto più rapidamente, e per alcuni lavoratori l’utilizzo telefono fissoÈ semplicemente impossibile. Quindi, ad esempio, senza cellulari Nello svolgimento delle attività lavorative, è indispensabile per i dipendenti con natura itinerante del lavoro, nonché il cui lavoro comporta frequenti viaggi d'affari. Pertanto, i datori di lavoro si trovano di fronte alla necessità di fornire ai propri dipendenti la comunicazione cellulare e di farlo in modo da tenere conto degli interessi dei dipendenti e dei propri, evitando allo stesso tempo rivendicazioni da parte delle autorità fiscali. Leggi l'articolo su come farlo.

Fornire ai dipendenti le comunicazioni cellulari è possibile in due opzioni:

Comunicazione cellulare aziendale: il datore di lavoro stipula un contratto con l'operatore di telefonia mobile e i dipendenti ricevono le carte SIM del datore di lavoro da utilizzare.

Rimborso spese dipendenti per comunicazioni cellulari: ogni dipendente stipula per proprio conto un contratto con un operatore di telefonia mobile e utilizza una SIM card personale per le chiamate di lavoro.

Il metodo selezionato (o la sua combinazione), così come tutti condizioni essenziali l'uso delle comunicazioni cellulari da parte dei dipendenti per scopi lavorativi deve essere sancito dalle normative locali. Un documento del genere potrebbe essere, ad esempio, Norme sulla fornitura ai dipendenti di comunicazioni cellulari.

Nella contabilità fiscale, le spese per i servizi di comunicazione cellulare, compreso il pagamento del compenso ai dipendenti per le spese di comunicazione cellulare, accettato sia per il calcolo dell'imposta sul reddito (clausola 25, clausola 1, articolo 264), sia nell'ambito del sistema fiscale semplificato (clausola 18, clausola 1, articolo 346.16 del Codice fiscale della Federazione Russa). Di regola generale le spese per le comunicazioni cellulari devono essere economicamente giustificate e documentate. Inoltre, la procedura per documentare tali spese dipende direttamente dal metodo di fornitura delle comunicazioni cellulari ai dipendenti.

Comunicazione cellulare aziendale

Per confermare le spese per le comunicazioni cellulari aziendali, avrai bisogno di quanto segue: documentazione(Lettera del Ministero delle Finanze del 23 giugno 2011 n. 03-03-06/1/378):

convenzione con operatore cellulare;
fattura per i servizi resi;
elenco delle posizioni dei dipendenti che utilizzano le comunicazioni cellulari per svolgere il lavoro, approvato dal capo dell'organizzazione responsabilità lavorative. L'elenco specificato delle posizioni può essere sancito in un ordine separato o specificato nel Regolamento sulla fornitura ai dipendenti di comunicazioni cellulari.

In alcuni casi è inoltre necessario quanto segue:

fattura – per i contribuenti IVA ai fini della detrazione dell'IVA “a monte” (clausola 1 dell'articolo 172 del Codice tributario della Federazione Russa);
un documento che conferma il pagamento per i servizi di un operatore cellulare - per le organizzazioni che utilizzano il sistema fiscale semplificato (clausola 2 dell'articolo 346.17 del Codice fiscale della Federazione Russa).

Oltre ai documenti elencati, gli ispettori fiscali spesso richiedono documenti aggiuntivi che confermino la giustificazione economica delle spese per i servizi di comunicazione cellulare:

descrizioni del lavoro dei dipendenti che utilizzano le comunicazioni cellulari, come conferma che l'uso delle comunicazioni cellulari è necessario per svolgere le proprie mansioni lavorative;
contratti di lavoro (contratto collettivo) con i dipendenti, che stabiliscono le condizioni per la fornitura di comunicazioni cellulari o forniscono un collegamento alla legge locale pertinente (Regolamento sulla fornitura di comunicazioni cellulari ai dipendenti);
dettaglio delle fatture per i servizi di comunicazione, che indicano i numeri di telefono di tutti gli abbonati con i quali sono state condotte trattative, a conferma che le trattative erano di carattere lavorativo e non personale.

Per quanto riguarda il dettaglio delle fatture per i servizi di comunicazione cellulare, il carattere obbligatorio di tale documento è ambiguo. Il Ministero delle Finanze in alcune lettere indica che sono richiesti i dettagli (Lettere del Ministero delle Finanze della Russia del 19 gennaio 2009 n. 03-03-07/2, del 5 giugno 2008 n. 03-03-06/1 /350, del 27 luglio 2006 n. 03-03- 03/04/15). Tuttavia, nella maggior parte dei casi, i tribunali non considerano la mancanza di dettagli come base per non accettare le spese per le comunicazioni cellulari ai fini della contabilità fiscale (Risoluzioni del Servizio federale antimonopolio della Regione di Mosca del 22 giugno 2010 n. KA-A40/6056 -10, del 29 gennaio 2010 n. KA-A40/14759-09-2, FAS PO del 23 maggio 2008 nel caso n. A55-10554/07). Fondamentalmente, i tribunali si riferiscono al fatto che il Codice Fiscale della Federazione Russa non prevede l'obbligo di confermare obbligatoriamente le spese di comunicazione con una fattura dettagliata. Inoltre, il dettaglio contiene solo i numeri di telefono, ma non rivela la natura e il contenuto della conversazione (di lavoro o personale).

! Nota: Se decidete di “coprirvi” e di confermare la validità delle spese per i servizi di comunicazione cellulare dettagliando le fatture, dovete tenere presente che se ci sono dettagli, diventeranno sicuramente oggetto di verifica da parte del fisco. Ecco perché i dettagli non devono essere solo allegati alla fattura, ma effettivamente controllati

e interrompere tutte le conversazioni personali (ovvero, i relativi compensi non possono essere inclusi nelle spese fiscali). È consigliabile evidenziare il fatto che i dettagli sono stati verificati, ad esempio, apponendo un segno sul documento stesso, indicando la data e la firma della persona responsabile.

Con l'opzione “aziendale” di fornire ai dipendenti la comunicazione cellulare, le carte SIM con i numeri di telefono ad essi “collegati” appartengono al datore di lavoro e vengono rilasciate ai dipendenti per l'uso. Tuttavia, le carte SIM da sole, come sai, non funzionano: hai bisogno di telefoni (o altri dispositivi). E qui, di regola, viene utilizzata una delle due opzioni:

i telefoni vengono acquistati dal datore di lavoro e ceduti ai dipendenti per l'uso;
i lavoratori utilizzano telefoni personali. In questo caso, i dipendenti possono essere pagati, o.

Spesso si incontra una terza opzione: l'organizzazione non ne ha una propria telefono cellulare, e l’utilizzo dei telefoni personali dei dipendenti non è formalizzato in alcun modo. Allo stesso tempo, i costi delle comunicazioni cellulari vengono regolarmente presi in considerazione sulla base delle fatture emesse dall'operatore. In questo caso, la legalità dell'accettazione delle spese per le comunicazioni cellulari sarà molto probabilmente messa in dubbio dagli ispettori fiscali. Tuttavia, i contribuenti hanno la possibilità di dimostrare la loro tesi. In primo luogo, il Codice Fiscale della Federazione Russa non contiene l'obbligo di disponibilità obbligatoria dei telefoni per il riconoscimento delle spese di comunicazione (25 comma 1 dell'articolo 264 del Codice Fiscale della Federazione Russa). In secondo luogo, i tribunali si sono più volte schierati dalla parte dei contribuenti, confermando la legalità dell'accettazione delle spese per le comunicazioni cellulari ai fini della contabilità fiscale anche in assenza di telefoni (Risoluzione del Servizio federale antimonopoli del Distretto Nord-Ovest del 24 aprile 2007 nel caso N. A56-33529/2006; Risoluzione del Servizio federale antimonopolio della Regione di Mosca del 21 luglio 2005 N. KA-A41/6715-05). Eppure, per non dare al fisco un motivo in più per le denunce, è opportuno occuparsi di documentare l'uso dei cellulari da parte dei dipendenti.

Per quanto riguarda le carte SIM, il costo della loro acquisizione può riflettersi:

come parte delle spese materiali (clausola 3, clausola 1, clausola 2, articolo 254, clausola 5, clausola 1, articolo 346.16 del Codice fiscale della Federazione Russa). Se lo scatto alla risposta è superiore all'importo accreditato sul conto a titolo di anticipo, la differenza sarà pari al costo della SIM;
se sul conto viene accreditato l'intero importo pagato al momento della connessione, il costo della carta SIM è pari a zero e l'importo pagato viene preso in considerazione come anticipo per i servizi di comunicazione.

Poiché le carte SIM sono di proprietà del datore di lavoro e vengono trasferite ai dipendenti per uso temporaneo, è consigliabile tenere una contabilità fuori bilancio delle carte SIM con analisi sui numeri di telefono e sui dipendenti.

! Il trasferimento della carta SIM (e del telefono) al dipendente deve essere documentato. A tale scopo, è possibile utilizzare la procedura stabilita nell'organizzazione per documentare la circolazione delle merci o sviluppare e approvare moduli speciali di documenti primari, ad esempio un registro di emissione di telefoni e carte SIM ai dipendenti. Documentare il trasferimento delle carte SIM ai dipendenti serve come prova che un determinato dipendente utilizza un determinato numero di telefono e, se vengono fissati limiti alle spese di comunicazione cellulare, ciò costituirà la base per riscuotere dal dipendente l'importo eccedente il limite.

Fissare limiti alla spesa per il cellulare

Se ai dipendenti vengono fornite le comunicazioni cellulari aziendali, l'organizzazione non ha la possibilità di pagare selettivamente all'operatore il costo dei servizi: dovranno pagare l'intero importo indicato in fattura, di cui “hanno parlato” i dipendenti. Pertanto, al fine di non pagare più del dovuto per le conversazioni personali dei dipendenti, molto spesso vengono fissati limiti alle spese per le comunicazioni cellulari o viene utilizzata una tariffa illimitata.

Tariffa illimitata

La tariffa illimitata ha vantaggio significativo: non è necessario controllare l'importo delle spese dei dipendenti, poiché il compenso per i servizi di comunicazione è fisso e non dipende dal numero e dalla durata delle chiamate (canone di abbonamento). Inoltre, come ha spiegato il Ministero delle Finanze, il pagamento dei servizi di comunicazione cellulare a tariffa illimitata non impedisce che vengano presi in considerazione a fini fiscali (Lettera del Ministero delle Finanze della Federazione Russa del 23 giugno 2011 n. 03 -03-06/1/378).

Tuttavia, in alcuni casi è più vantaggioso per le organizzazioni utilizzare una tariffa pagamento basato sul tempo, e questo, a sua volta, comporta la fissazione di limiti alle spese di comunicazione cellulare per i dipendenti. Se tali limiti non vengono fissati, tutti i vantaggi derivanti dall'utilizzo della tariffa a tempo potrebbero essere annullati da un gran numero di chiamate “extra” e, di conseguenza, di spese “extra”.

Impostazione dei limiti

Il fatto di stabilire limiti alle spese per le comunicazioni cellulari per i dipendenti, nonché l'importo di tali limiti, deve essere fissato in un ordine separato del dirigente o nel Regolamento sulla fornitura di comunicazioni cellulari ai dipendenti e reso noto ai dipendenti che utilizzano il cellulare aziendale comunicazioni.

Nonostante il fatto che la fissazione dei limiti sia principalmente una misura interna volta a disciplinare i dipendenti, va tenuto presente che per gli ispettori la presenza di limiti significa solo una cosa: i costi per le comunicazioni cellulari che superano questi limiti sono economicamente ingiustificati per l'organizzazione e, pertanto, non sono accettati ai fini della contabilità fiscale.

Naturalmente, i limiti di spesa per le comunicazioni stabiliti per i dipendenti dovrebbero essere il più vicino possibile ai costi effettivi. Ma anche questo non garantisce che i limiti non vengano superati. Quando dipendente eccedente il limite stabilito per lui costi per la comunicazione cellulare, sono possibili le seguenti opzioni:

Il superamento del limite è causato da esigenze aziendali (ad esempio, utilizzo della comunicazione cellulare durante un viaggio d'affari all'estero, ecc.).

In questo caso, ha senso aumentare una tantum il limite delle spese di comunicazione cellulare per un dipendente specifico. L'incremento del limite deve essere documentato emettendo apposito ordine da parte del gestore (la base può essere una dichiarazione o promemoria dipendente indicando i motivi del superamento, nonché gli estremi della fattura per i servizi di comunicazione, confermando la natura commerciale delle chiamate).

Il superamento del limite non è correlato allo svolgimento di mansioni lavorative (effettuare chiamate personali da un numero di lavoro, ecc.).

Il fatto che le spese di telefonia mobile sopra il limite siano effettivamente di natura personale e non aziendali può essere confermato dalla dettagliata fattura. In questo caso, l’importo eccedente il limite:

può essere versato volontariamente dal dipendente o riscosso dal dipendente al fine di compensare il danno materiale causato al datore di lavoro (capitolo 39 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Con questa opzione, l'importo eccedente il limite:
- il reddito del dipendente non è soggetto all’imposta sul reddito delle persone fisiche;
- non soggetto a premi assicurativi;
- considerati come altre spese ai fini fiscali solo dopo il rimborso da parte del dipendente. In questo caso, l'importo del compenso pagato dal dipendente (o riscosso da lui) verrà preso in considerazione ai fini fiscali nel reddito (Lettera del Ministero delle Finanze della Federazione Russa del 13 ottobre 2010 n. 03-03- 2/06/178).

! il datore di lavoro non ha il diritto di produrre di propria iniziativa.

può essere “perdonato” al dipendente. L'importo del superamento del limite, che non viene rimborsato dal dipendente e non viene riscosso da lui, ovvero pagato a spese del datore di lavoro:
- è riconosciuto come reddito in natura del dipendente ed è soggetto all'imposta sul reddito delle persone fisiche (clausola 1 dell'articolo 2010, clausola 1 della clausola 2 dell'articolo 211 del Codice fiscale della Federazione Russa);
- è soggetto a premi assicurativi (clausola 1, articolo 7 della legge n. 212-FZ);
- non viene preso in considerazione nelle spese a fini fiscali (Lettera del Ministero delle Finanze della Federazione Russa del 13 ottobre 2010 n. 03-03-06/2/178).

Come accennato all'inizio dell'articolo, la fornitura di servizi di comunicazione cellulare ai lavoratori può essere organizzata sotto forma di pagamento di un compenso per le spese di comunicazione cellulare. Di norma, con questa opzione, la compensazione comprende sia il pagamento per l’utilizzo dei cellulari personali dei dipendenti per scopi lavorativi, sia il rimborso delle spese per i servizi di comunicazione.

Il trattamento e la tassazione del compenso per l'uso dei telefoni cellulari personali è generalmente simile alla procedura che si applica a qualsiasi altro bene personale dei dipendenti, come le automobili. Puoi leggere di più a riguardo negli articoli: e.

Per confermare la validità del risarcimento dei costi di comunicazione cellulare sarà necessario quanto segue: documentazione(Lettere del Ministero delle Finanze del 13 ottobre 2010 n. 03-03-06/2/178, Ministero della Sanità e dello Sviluppo Sociale del 6 agosto 2010 n. 2538-19 (clausola 3)):

un elenco delle posizioni dei dipendenti che utilizzano le comunicazioni cellulari per svolgere mansioni lavorative approvate dal manager;
descrizione del lavoro del dipendente;
contratto di lavoro o altro accordo scritto tra datore di lavoro e lavoratore, che stabilisca l'importo e la modalità di pagamento dell'indennità;
una copia del contratto del dipendente con l'operatore cellulare;
copia della fattura per i servizi di comunicazione, nonché gli estremi della fattura, a conferma della natura “funzionante” delle chiamate.

Il risarcimento per i costi delle comunicazioni cellulari è solitamente stabilito:

in un importo fisso - in termini di compenso per l'utilizzo di un telefono cellulare personale;
nell'importo delle spese effettive o entro limite stabilito– in materia di rimborso spese per servizi di comunicazione cellulare.

Importo documentato del compenso per le spese dei dipendenti per le comunicazioni cellulari:

non soggetto all'imposta sul reddito delle persone fisiche e ai contributi assicurativi (clausola 3 dell'articolo 217 del Codice fiscale della Federazione Russa, comma “e” clausola 2 della parte 1 dell'articolo 9 della legge n. 212-FZ, Lettera del Ministero delle Finanze del 20/04/2015 n. 03-04-06/22274);
accettato ai fini dell'imposta sugli utili e nell'ambito del sistema fiscale semplificato, come spese per il pagamento dei servizi di comunicazione (clausola 25, comma 1, articolo 264, comma 18, comma 1, articolo 346.16 del Codice Fiscale della Federazione Russa).

Contabilità delle spese del cellulare

	Credito
Comunicazioni aziendali
20 (26, 44)	60	Si riflette il costo dei servizi dell'operatore cellulare (nella misura in cui non supera il limite stabilito)
73	60	Viene riflesso il costo dei servizi dell'operatore cellulare (nella misura in cui supera il limite di spesa stabilito per un dipendente specifico)
50 (50, 70)	73	Al dipendente è stata rimborsata l'eccedenza delle spese per le comunicazioni cellulari
91-2	73	L'importo in eccesso delle spese per le comunicazioni cellulari viene cancellato come altre spese (in caso di mancato rimborso da parte del dipendente)
Rimborso spese telefoniche
20 (26, 44)	73	Retribuzione spettante al dipendente
73	50 (51)	Retribuzione pagata al dipendente

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Base normativa

Codice Fiscale della Federazione Russa
Legge federale n. 212-FZ del 24 luglio 2009 “Sui premi assicurativi in Fondi pensione Federazione Russa, Fondo di previdenza sociale della Federazione Russa, Fondo federale di assicurazione medica obbligatoria"
Lettera del Ministero della Salute e dello Sviluppo Sociale del 06.08.2010 N. 2538-19

Nel corso delle sue attività, ogni impresa (organizzazione) utilizza le comunicazioni telefoniche. Questo servizio però, come altri, richiede contanti. Le comunicazioni cellulari, che oggi vengono utilizzate direttamente per scopi di produzione, consentono di fissare chiaramente obiettivi, risolvere tempestivamente problemi di lavoro e completare le attività. E lo è ancora di più nei casi in cui il lavoro ha natura itinerante. Nessuna connessione a imprese moderne non c'è modo di cavarsela, soprattutto dove sono frequenti e, per di più, lunghi viaggi e trasferte di lavoro.

Cosa dice la legge a riguardo?

A livello legislativo, è prevista la nomina di pagamenti in denaro, che dovrebbero compensare le spese del dipendente nel processo di svolgimento delle mansioni lavorative, come affermato nell'articolo n. 164 del Codice del lavoro della Federazione Russa.

Quando viene pagato il risarcimento:

quando un dipendente utilizza la propria proprietà per lavoro;
sotto forma di quote di ammortamento.

Questo diritto a ricevere un compenso è sancito dall'articolo n. 188 del Codice del lavoro. A sua volta, il datore di lavoro è tenuto a rimborsare le spese sostenute durante il funzionamento dei beni personali del dipendente in assenza di proprietà statale.

Esempio. Utilizzo personale veicolo Il datore di lavoro deve compensare il dipendente in termini monetari, ad esempio, per l'acquisto di carburante. Se il veicolo viene utilizzato per scopi di produzione, tali pagamenti e il loro importo sono stabiliti mediante accordo tra le parti, fissati nel contratto di lavoro o in un accordo speciale, che costituisce un'aggiunta al contratto.

Secondo gli articoli del Codice del lavoro della Federazione Russa n. 41, n. 45, i punti che in un modo o nell'altro influiscono sui pagamenti di compensazione devono essere inclusi nei regolamenti dell'impresa (organizzazione) e devono riflettersi anche nel collettivo accordo. È possibile stabilire pagamenti fissi che il datore di lavoro effettuerà. In questo caso si tratta dei pagamenti per l'utilizzo del telefono cellulare, nonché della copertura dei costi di manutenzione del dispositivo.

Tutte le questioni relative all’utilizzo dei beni dei dipendenti a fini produttivi sono spiegate in dettaglio nei seguenti documenti:

lettera del Ministero delle Finanze n. 03-04-07-02/387 del 23/12/2009 e n. 03-04-06-01/138 del 17/06/2009;
lettera del Servizio fiscale federale n. 28-11/4115 del 21 gennaio 2008. e n. 18-11/3/088759 del 18/09/2007.

Questi documenti affermano che qualsiasi compensazione deve essere economicamente giustificata. Ciò è necessario per evitare l'insorgere di contraddizioni con le norme contenute negli atti legislativi. Se persistono contraddizioni, il datore di lavoro può essere ritenuto responsabile. Questo è ciò che dice il Codice degli illeciti amministrativi.

L’impresa ha tutto il diritto di decidere in autonomia:

quanto compensare per l'utilizzo del telefono da parte dei dipendenti, in quale ordine ed entro quali tempi verranno effettuati i pagamenti per le comunicazioni mobili;
a quali condizioni verranno rimborsate le spese di comunicazione cellulare;
stabilire quali documenti registreranno le giustificazioni in base alle quali l'impresa risarcisce i dipendenti per i costi delle comunicazioni cellulari.

Il regolamento è stato approvato il 24 giugno 2011 n. A35-8471-2009. Ma se tra il dipendente e l'amministrazione viene concluso un accordo di diritto civile, le norme legislative in materia di risarcimento non si applicano.

Comunicazioni mobili nelle imprese e relativi costi

Datore di lavoro dentro obbligatorio deve tenere un registro dei costi associati all'acquisto di dispositivi di comunicazione cellulare allo scopo di utilizzarli nel corso del lavoro presso un'impresa (organizzazione). Registrazione dei costi in contabilità, nonché documenti fiscali dipende dalla diminuzione del valore della cosa, in questo caso del dispositivo, durante il processo di usura.

Esempio. I telefoni che costano più di 40mila rubli dovranno essere classificati come immobilizzazioni. Quindi saranno soggetti ad ammortamento che, a sua volta, coprirà i costi della sua manutenzione. Ciò è necessario per garantire che il dispositivo venga sempre utilizzato per lo scopo previsto.

Le spese devono essere documentate come richiesto nei documenti dell'impresa (organizzazione). Per quanto riguarda la contabilità, le spese sostenute per l'acquisto degli apparecchi stessi, nonché delle carte SIM, sono incluse nell'articolo PBU 6/01. Sono inclusi nelle voci di spesa (nel bilancio ordinario o altro) al prezzo di acquisto meno IVA. Se il costo iniziale dei telefoni non supera i 40 mila rubli, secondo l'articolo n. 254 del codice fiscale, sono classificati come spese materiali.

Includono anche connessione dell'abbonato e pagamento delle chiamate.

Le spese per l'acquisto dei cellulari devono essere documentate, supportate da documenti, nonché dalle ricevute di pagamento. Ciò è affermato negli articoli n. 252, n. 346.16 del Codice fiscale della Federazione Russa. A sua volta, il datore di lavoro deve sviluppare documenti per la tenuta dei registri delle proprie immobilizzazioni, nonché delle riserve materiali e tecniche. In questo caso vengono utilizzate come linee guida le risoluzioni n. 71a e n. 7 del 30 ottobre 1997. e 21/01/2003 rispettivamente.

Per confermare i motivi su cui viene pagato il compenso ai dipendenti per le comunicazioni mobili, sarà necessario eseguire determinate azioni (secondo le lettere del Ministero delle Finanze n. 03-03-06/2/178 e del Ministero della Sanità e dello Sviluppo Sociale N. 2538-19 del 2010):

approvare l'elenco dei dipendenti che necessitano di comunicazioni per risolvere problemi produttivi durante la propria attività lavorativa;
sviluppare e approvare le regole per l'uso dei telefoni d'ufficio.

I documenti elencati sono allegati al contratto collettivo.

Fornitura di comunicazioni per i dipendenti di un'impresa (organizzazione)

Un datore di lavoro può fornire ai propri dipendenti comunicazioni cellulari utilizzando diverse opzioni:

viene concluso un accordo con un operatore di telefonia mobile;
si acquistano cellulari per uso lavorativo;
vengono corrisposti pagamenti ai dipendenti per l'utilizzo dei telefoni cellulari personali per motivi di lavoro;
spese dei dipendenti per trattative relative attività lavorativa(secondo l'articolo n. 188 del Codice del lavoro, taglia pagamenti di compensazione indicato nel contratto collettivo per accordo.

Il datore di lavoro, a sua volta, stipula con i suoi dipendenti un contratto per il noleggio del suo telefono cellulare per le comunicazioni industriali. Questo è ciò che dice il codice, articoli n. 606-625. Il contratto specifica l'importo del pagamento, la sua procedura e fissa le scadenze.

Accade anche che il datore di lavoro, d'accordo con il dipendente, documenti informazioni sull'uso della sua proprietà per scopi lavorativi, in questo caso un telefono cellulare. Specifica l'importo del risarcimento, la sua procedura e i tempi.

Per quanto riguarda le tasse, la situazione è questa:

Secondo l'articolo n. 209 del Codice Fiscale della Federazione Russa, il reddito di un individuo percepito nel processo di lavoro deve essere tassato. In questo caso il datore di lavoro è l’agente fiscale che riscuote l’imposta. Secondo gli articoli n. 24, n. 226, l'imposta sul reddito personale viene trattenuta dalle persone ufficialmente impiegate, ma è pagata dal datore di lavoro. Quest’ultimo, a sua volta, calcola l’imposta in base agli importi effettivamente spesi.

Secondo l'articolo n. 252 del Codice Fiscale della Federazione Russa, le spese per le comunicazioni mobili presso un'impresa (organizzazione) devono essere documentate dalle ricevute di pagamento; accordi conclusi con le controparti; corrispondenza con l'operatore di telecomunicazioni.

L'articolo della legge federale n. 63 e della legge federale n. 126 stabilisce che le autorità fiscali non possono richiedere determinati documenti ufficiali al datore di lavoro. Nessuno ha abolito il diritto alla riservatezza della corrispondenza attraverso trattative tramite comunicazioni telefoniche.

I documenti sopra descritti includono quanto segue:

fattura contenente i dettagli;
trascrizione di conversazioni telefoniche.

I costi che un'impresa sostiene quando paga per i servizi degli operatori mobili ai sensi dell'articolo n. 264 del Codice Fiscale nel processo di calcolo dell'imposta sul reddito sono classificati come altre spese. I compensi (ai sensi dell'articolo n. 217 del Codice Fiscale della Federazione Russa) ai dipendenti per l'utilizzo del proprio dispositivo durante il lavoro, nonché le spese che sono in un modo o nell'altro legate ai servizi di un operatore di telefonia mobile, non sono soggetto a tassazione.

I pagamenti ai dipendenti di un'impresa (organizzazione) per l'utilizzo delle comunicazioni mobili durante il lavoro nell'interesse del datore di lavoro non sono soggetti all'imposta sul reddito delle persone fisiche. Questa informazione disponibile negli articoli n. 217 del Codice fiscale e n. 9 della legge federale, n. 212-FZ, lettere del Ministero delle finanze n. 03-04-06/22274 del 20/04/2015. L'imposta viene pagata sulle spese per i servizi di comunicazione (ai sensi dell'articolo n. 264, n. 346.16 del Codice Fiscale).

La retribuzione dei lavoratori è determinata come segue:

Il datore di lavoro paga un compenso ai propri dipendenti sulla base dei documenti giustificativi:

documenti che dimostrano la necessità per un dipendente di utilizzare un telefono cellulare per svolgere le sue funzioni e doveri (contratto di lavoro, descrizione del lavoro); i costi di comunicazione sono calcolati sulla base dei conti dell'operatore mobile;
un accordo scritto tra le parti, che specifica l'importo dei pagamenti a titolo di compenso per l'utilizzo del telefono per scopi lavorativi; può essere calcolato in percentuale e dipende dal prezzo del dispositivo.

Per effettuare i pagamenti, il datore di lavoro deve emettere un ordine. Un campione di questo documento è solitamente incluso nel contratto collettivo. Serve come giustificazione per l'uso della proprietà dei dipendenti per scopi lavorativi. In questo caso, è necessario fornire una copia del documento che confermi l'acquisto del telefono. Pertanto, conferma la proprietà del telefono cellulare da parte del dipendente.

Se viene utilizzata una tariffa senza restrizioni, cioè illimitata, il datore di lavoro può pagare l'intero costo all'operatore di telefonia mobile. Se l'importo dei pagamenti dipende dai costi temporali, il datore di lavoro potrà determinarne i costi in base alla ripartizione (dettagli) della fattura che il dipendente deve fornirgli. Questa è considerata una base valida necessaria per stabilire l'importo del pagamento a un dipendente che utilizza beni personali per scopi lavorativi nel corso del suo impiego.

Illimitato è, ovviamente, conveniente, ma un po’ costoso. E questo è il suo principale svantaggio, che causa disagi al datore di lavoro. Inoltre, la tariffa pagata si applica solo alle chiamate urbane. I viaggi interurbani dovranno essere pagati separatamente. Pertanto, il datore di lavoro ha tutto il diritto di fissare un limite a determinati numeri e fissare scadenze. Se le spese limitate sono confermate da documenti pertinenti, non verranno tassate. Quando esigenze produttive Il limite può sempre essere aumentato. Questa domandaè deciso a discrezione della direzione dell'impresa (organizzazione). Se l'importo pagato non viene utilizzato completamente durante il mese, non verrà riportato al mese successivo. Se il limite viene superato, il dipendente stesso rimborsa tali spese (una spiegazione di questa situazione è contenuta nella lettera del Ministero delle Finanze).