Ricevuta di cassa: forma e compilazione. Esempio di compilazione di una ricevuta di cassa e di un ordine di addebito, ricevuta, materiale di consumo

Uno di documenti importanti documentazione contabile primaria tra transazioni in contantiè un ordine di ricevuta di cassa o, come viene anche chiamato, modulo KO-1. Con il suo aiuto vengono accettati i fondi ricevuti dalla cassa dell'impresa. Il compito principale del contabile è compilare correttamente il registratore di cassa. ordine di ricevuta.

Caratteristiche di un ordine di ricevuta di cassa

Innanzitutto notiamo che il documento può essere firmato sia dal capo contabile che da una persona autorizzata. L'ordine può essere compilato solo da uno staff o da un capo contabile. Se l'organizzazione non dispone di un contabile, il manager dovrà compilare l'ordine. Il documento assomiglia come segue:

Vediamo le caratteristiche principali di questo documento:

1. Un ordine di ricevuta è composto da due elementi. La prima parte è l'ordine stesso e la seconda è la ricevuta a strappo.
2. non possono essere svolte da singoli imprenditori. A tal fine, la conservazione di questo documento è obbligatoria.
3. L'ordine di ricevuta può essere creato manualmente o in formato stampato; questo non è di fondamentale importanza.
4. Per certificarlo, è necessario utilizzare un sigillo o un timbro speciale contenente informazioni sui dettagli dell'impresa.
5. Per verificare le firme indicate nel documento, il cassiere deve avere libero accesso ai campioni delle firme di tutte le persone che hanno firmato il documento.
6. Durante la compilazione di un ordine di ricevuta non sono consentite macchie o correzioni. Se ciò fosse vero, l’intero documento dovrà essere riscritto.
7. Dopo che l'ordine è stato compilato correttamente e completamente, il fatto della sua registrazione viene inserito nel registro dei documenti in contanti in entrata e in uscita, corrispondente al modulo N KO-3.

Di norma, il modulo d'ordine per ricevuta di cassa viene preparato in un'unica copia dal contabile dell'organizzazione. L'organizzazione conserva l'ordine compilato e registrato e consegna la ricevuta allegata al pagamento a chi ha depositato la somma.

La sequenza di compilazione di un ordine di ricevuta di cassa

Per compilare accuratamente un ordine di scontrino, è necessario compilarlo in sequenza, iniziando dalle righe superiori e terminando con i campi inferiori. Innanzitutto, viene compilato l'ordine di cassa stesso, dopodiché tutte le informazioni necessarie vengono inserite nella ricevuta. Ecco un esempio di compilazione di un ordine di ricevuta di cassa:

Diamo uno sguardo più da vicino alla sequenza di compilazione dell'ordine:

1. Il riempimento inizia con una riga introduttiva. Qui è necessario indicare il nome completo dell'organizzazione, nonché il nome della sua unità strutturale. Se non è presente alcuna unità strutturale, non è necessario indicare nulla nella colonna. Devi anche scrivere il codice.
2. La colonna "Codici" è compilata secondo i dati Goskomstat. La colonna "Numero del documento" viene compilata in base al numero successivo nel registro di registrazione. Si prega di notare che tutti i documenti di cassa registrati sono numerati in ordine dall'inizio dell'anno.
3. Data di compilazione. La sequenza qui è importante: prima scriviamo il giorno, poi il mese e l'anno. Tutti i dati sono compilati Numeri arabi. Se è necessario inserire un numero a una cifra, viene scritto insieme a uno zero, ad esempio 01/03/2016. La data indicata deve corrispondere alla ricezione del denaro.
4. Addebito. Qui dovrai indicare il numero di conto su cui vengono ricevuti i fondi.
5. Credito. Le colonne con informazioni sui prestiti sono compilate solo dalle LLC in conformità con la loro contabilità. Queste colonne potrebbero non essere compilate perché contabilità non guidano.
6. Codice scopo previsto compilato solo se l'organizzazione utilizza tale sistema di codifica.
7. Successivamente passiamo alla ricevuta. Qui, compila prima la colonna "Accettato da". Include il nome completo della persona che ha contribuito con il denaro o il nome completo dell'organizzazione, se il denaro proviene da essa.
8. Base. La colonna base viene compilata indicando la fonte dei fondi, riflettendo il contenuto della transazione finanziaria.
9. Somma. Qui devi scrivere l'importo accettato in numeri e parole. Di norma, sono indicati sia i rubli che i centesimi.
10. La riga "compreso" è compilata con i dati IVA. Se l'IVA è inclusa, è necessario indicare l'importo; in caso contrario, indicare che l'IVA non è inclusa.

L'ultima informazione indicata nell'ordine è l'“Allegato”. Qui dovrai elencare in ordine tutti i documenti allegati all'ordine, compresa la ricevuta.

Video: Perché hai bisogno di un ordine di ricevuta di cassa?

È possibile gestire con successo il flusso documentale del registratore di cassa di un'impresa senza utilizzare un ordine di incasso? Perché è necessario il PKO? Proviamo a comprendere queste problematiche con uno specialista finanziario:

Pertanto, un singolo imprenditore non può mantenere un documento, ma una LLC è tenuta a farlo. Vale la pena ricordare che prima di presentarlo alla cassa, l'ordine viene ricontrollato per garantire che tutti i campi siano compilati correttamente.

Dal 1 giugno 2014, secondo la Direttiva della Banca Centrale della Federazione Russa n. 3210-U, è istituito. La nuova procedura per l'esecuzione di transazioni in contanti prevede il precedente ordine di cassa in entrata e in uscita 2019 (PKO - modulo di ricevuta KO-1 secondo OKUD 0310001 e modulo RKO-consumabile KO-2 secondo OKUD 0310002). Ecco un esempio di progettazione, compilazione e campione, nonché un modulo per una ricevuta di cassa e un ordine di addebito. Inoltre, lo scontrino ed i materiali di consumo possono essere scaricati gratuitamente.

Nota: secondo la Direttiva della Banca Centrale della Federazione Russa n. 3210-U, dal 1 giugno 2014 i singoli imprenditori non possono tenere un libro cassa e redigere PKO e RKO.

Le transazioni in contanti vengono eseguite sotto forma di ordine in contanti in entrata (PKO - prikhodnik) e ordine in contanti in uscita (RKO - consumabile).

Se, in conformità con le tasse e le tasse, i singoli imprenditori tengono registri di entrate o entrate e spese e (o) altri oggetti di tassazione o indicatori fisici che caratterizzano un certo tipo attività imprenditoriale, documenti in contanti(ordine di cassa in entrata 0310001 - PKO e ordine di cassa in uscita - RKO 0310002) potrebbero non essere formalizzati da loro.

Nota: i singoli imprenditori in tutti i sistemi fiscali tengono registri delle entrate e delle spese o indicatori fisici.

I documenti di cassa possono essere preparati da:

• capo contabile;
• un contabile o altro funzionario (incluso un cassiere) specificato nel documento amministrativo o un funzionario persona giuridica, una persona fisica con la quale sono stati conclusi contratti per la fornitura di servizi contabili (di seguito denominato commercialista);
• personalmente dal capo dell'organizzazione

  Nota: in assenza di un capo contabile e contabile

I documenti in contanti sono firmati dal capo contabile o contabile (in loro assenza, dal manager), nonché dal cassiere.

In caso di esecuzione di transazioni in contanti e di redazione di documenti in contanti da parte del gestore, i documenti in contanti vengono firmati dal gestore.

Per effettuare transazioni in contanti, il cassiere deve disporre di un sigillo (timbro), che contiene i dettagli che confermano il fatto della transazione in contanti. Inoltre, il cassiere deve avere le firme campione delle persone che firmano i documenti in contanti.

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RICEZIONE ORDINE IN CONTANTI KO-1 secondo OKUD 0310001
Campione ed esempio di riempimento

A cosa serve? Ricevuta di contanti (o PKO, Prihodnik)? Questo è il documento contabile principale utilizzato per elaborare le ricevute contanti alla cassa di un'organizzazione o di un singolo imprenditore.

Il modulo di ricevuta ha un modulo unificato n. KO-1, approvato con decreto del Comitato statistico statale della Russia del 18 agosto 1998 n. 88). PKO rilasciato in una copia. Un ordine di ricevuta di cassa è composto da due parti: l'ordine di ricevuta stesso e una relativa ricevuta a strappo. Quest'ultimo viene rilasciato alla persona che deposita denaro nel registratore di cassa come conferma dell'accettazione di questo denaro da parte sua. I warrant possono essere emessi manualmente o tramite personal computer. Durante la compilazione di questi documenti non sono consentite macchie o correzioni. Pertanto, se viene commesso un errore nel modulo ricevuta di cassa, è necessario stampare la ricevuta e compilarla nuovamente.

Nella riga “Inclusa” viene indicato l'importo dell'IVA, che viene registrato in cifre, oppure viene inserita la voce “Imposta esclusa (IVA)”.

La riga "Appendice" elenca i documenti primari e altri allegati.

La ricevuta dell'ordine di incasso viene compilata allo stesso modo dell'ordine stesso.

Prima che un ordine di contanti in entrata raggiunga la cassa, deve essere registrato nel registro dei documenti di contante in entrata e in uscita (modulo n. KO-3).

Dopo aver completato e registrato il PQS, ma prima di ricevere il denaro, il PQS e la ricevuta vengono firmati dal capo contabile o da una persona autorizzata a farlo tramite ordine scritto del gestore. È indicata anche la trascrizione della firma: cognome e iniziali.

Al ricevimento del PKO, il cassiere è tenuto a verificare: a) la presenza e l'autenticità della firma del capo contabile sui documenti; b) la correttezza dei documenti; c) la presenza delle domande elencate negli atti. Se uno qualsiasi dei requisiti di cui sopra non viene soddisfatto, il cassiere deve restituire i documenti per la revisione e la corretta esecuzione. In caso contrario, il cassiere accetta il denaro e, dopo averlo ricevuto, appone la propria firma, cognome e iniziali sull'ordine di scontrino e sulla ricevuta. Sulla ricevuta, il cassiere indica anche la data di ricevimento del denaro e certifica la sua firma con un sigillo.

Lo scontrino viene timbrato in modo che il bordo si sovrapponga al scontrino stesso (vedi esempio di compilazione). I documenti allegati al PQS vengono annullati con timbro o con la scritta “Ricevuto” indicante la data (giorno, mese, anno). Dopo che il denaro è arrivato alla cassa, il cassiere strappa la ricevuta del PKO lungo la linea di taglio e la consegna alla persona che ha consegnato il denaro e lascia l'ordine di cassa alla cassa.

Quindi, riassumiamo brevemente l'applicazione di questo documento primario. Tutti i contanti dell'organizzazione o imprenditore individuale- Gli imprenditori individuali sono registrati e gestiti da un "prikhodnik" - un ordine di ricevuta di cassa - PKO.

Il cassiere deve verificare attentamente la correttezza dell'ordine di scontrino, ovvero:

• la presenza della firma del capo contabile o del contabile (se assenti, la presenza della firma del manager) e la sua conformità al campione;
• presenza della firma del depositante del contante,
• corrispondenza tra l'importo di contante inserito in cifre e l'importo di contante inserito in lettere,
• disponibilità dei documenti giustificativi elencati nell'ordine di ricevuta di cassa.

Il cassiere accetta contanti per foglio, pezzo per pezzo. Inoltre, il contante viene accettato dal cassiere in modo tale che il depositante possa osservare le azioni del cassiere.

Dopo aver accettato il contante, il cassiere verifica l'importo indicato nell'ordine di scontrino con l'importo di contante effettivamente accettato. Se l'importo depositato in contanti corrisponde all'importo indicato nell'ordine di scontrino, solo in questo caso il cassiere firma l'ordine di scontrino, mette un sigillo (timbro) sulla copia dell'ordine di scontrino emessa al depositante e gli consegna la copia specificata dell'ordine di ricevuta di cassa.

Se l'importo depositato in contanti non corrisponde all'importo specificato nell'ordine di ricevuta di cassa, il cassiere invita il depositante in contanti ad aggiungere l'importo in contanti mancante o restituisce l'importo in contanti depositato in eccesso. Se il depositante rifiuta di aggiungere l'importo mancante, il cassiere gli restituisce l'importo depositato. Il cassiere cancella l'ordine di ricevuta di cassa e lo trasferisce al capo contabile o al contabile (in loro assenza, al gestore) per riemettere l'ordine di ricevuta di cassa per l'importo effettivo del denaro depositato.

Un ordine di ricevuta di cassa può essere emesso al termine delle transazioni in contanti sulla base di un nastro di controllo rimosso apparecchiature per registratori di cassa, moduli di segnalazione rigorosi equivalenti a una ricevuta di cassa, altri documenti previsti Legge federale del 26 maggio 2003 n. 54-FZ “e (o) pagamenti tramite carte di pagamento”, per l'importo totale dei contanti accettati.

La ricezione del contante alla cassa di una persona giuridica viene effettuata secondo le modalità stabilite dalla persona giuridica, secondo un ordine di ricevuta di cassa.

Come redigere un ordine di ricevuta di cassa per il trasferimento di denaro da un registratore di cassa alla cassa dell'azienda

Nota: Lettera del Servizio fiscale federale della Russia del 07/09/2014 n. ED-4-2/13338

Nella lettera, le autorità fiscali hanno prestato particolare attenzione all'esecuzione di un ordine di ricevuta di cassa, che viene redatto a fine giornata per l'importo di denaro accettato tramite registratore di cassa o utilizzando rigorosi moduli di rendicontazione. Hanno spiegato che è necessario redigere una “ricevuta” dopo che tutte le transazioni in contanti sono state completate. Viene emesso un documento per l'importo totale del denaro accettato. In questo caso, la base per la stesura di un ordine di ricevuta può essere un nastro di controllo rimosso o il dorso di rigorosi moduli di segnalazione, se apparecchiature per registratori di cassa non si applica. Così come altri documenti previsti dalla legge federale del 22 maggio 2003. Per esempio, ricevute di vendita o ricevute. Possono essere emessi in sostituzione dello scontrino fiscale ai contribuenti dell'imposta unica sui redditi figurativi - UTII. Di conseguenza, sulla base di questi documenti, possono emettere un “prikhodnik”.

ORDINE DI SPESA IN CONTANTI KO-2 secondo OKUD 0310002
Campione ed esempio di riempimento

Prelievo di contanti effettuato utilizzando incassi - "materiali di consumo" - RKO.

Al ricevimento di un bollettino di spesa, il cassiere verifica la presenza della firma del capo contabile o del contabile (in caso assente, la firma del dirigente) e la sua conformità al campione, la corrispondenza degli importi in contanti inseriti in cifre con gli importi inseriti in lettere. Quando si emette denaro contante in base a un ordine di cassa spese, il cassiere verifica anche la presenza dei documenti giustificativi elencati nell'ordine di cassa spese.

Il cassiere emette contanti solo dopo aver identificato il destinatario del denaro mediante il passaporto o altro documento di identificazione da lui presentato, oppure secondo la procura e il documento di identificazione presentati dal destinatario del denaro. L'emissione del contante viene effettuata dal cassiere direttamente al destinatario del contante indicato nell'ordine di scontrino (regolamento libro paga, buste paga) o in una procura.

All'atto dell'emissione di contanti tramite procura, il cassiere verifica la conformità del cognome, nome, patronimico (se presente) del destinatario del denaro indicato nell'ordine di cassa con il cognome, nome, patronimico (se presente) del mandante specificato nella procura; corrispondenza del cognome, nome, patronimico (se presente) della persona autorizzata indicata nella procura e nell'ordine di ricevuta di cassa, i dati del documento di identità, i dati della persona presentata confidente documento di identificazione.

In caso di emissione di contanti secondo un documento emesso per più pagamenti o per la ricezione di contanti da diverse persone giuridiche o singoli imprenditori, le copie dello stesso vengono realizzate e certificate secondo le modalità stabilite dalla persona giuridica o dal singolo imprenditore. Una copia autenticata della procura è allegata all'ordine di ricevuta di cassa (cedolino paga, busta paga).

Il cassiere non accetta pretese da parte del destinatario del contante per l'importo del contante se il destinatario del contante non ha verificato la corrispondenza degli importi in contante iscritti in cifre con gli importi inseriti in lettere nell'ordine di scontrino, e non ha ha ricalcolato pezzo per pezzo il contante da lui ricevuto sotto la supervisione del cassiere.

Dopo aver emesso contanti secondo l'ordine di ricevuta, il cassiere lo firma.

Per emettere contanti a un dipendente per spese relative alle attività di una persona giuridica o di un singolo imprenditore, viene redatto un ordine di cassa spese in conformità con un documento scritto redatto in forma libera e contenente un'iscrizione sull'importo del contante e il periodo per il quale viene emesso il contante, la firma del gestore e la data.

L'emissione di contanti in acconto viene effettuata subordinatamente al rimborso completo da parte della persona responsabile del debito sull'importo del contante precedentemente ricevuto in acconto.

Emissione dal registratore di cassa di una persona giuridica divisione separata il contante richiesto per le transazioni in contanti viene effettuato secondo le modalità stabilite dalla persona giuridica, secondo un ordine di cassa spendibile - "materiali di consumo".

La legalità delle autorità fiscali che effettuano controlli sul rispetto da parte delle organizzazioni e dei singoli imprenditori della procedura per lavorare con contanti e della procedura per effettuare transazioni in contanti, regolamenti in contanti con altre organizzazioni.

Qualsiasi attività di un singolo imprenditore è associata a transazioni in contanti. La conoscenza delle regole per la registrazione, redazione e compilazione di un ordine di ricevuta di cassa è parte integrante della contabilità.

Caratteristiche del progetto

Tali persone nell'impresa possono essere:

• capo contabile o impiegato contabile.
• cassiere o cassiere senior. Questa opzione è possibile se non è prevista alcuna posizione nello staff. contabile.
• il singolo imprenditore stesso - in assenza del cap. contabile e cassiere del personale.

I rappresentanti delle piccole imprese (IP) sono esentati dall'obbligo di preparazione dei documenti di cassa, compreso l'ordine di ricevuta di cassa (di seguito PKO) e possono compilarli secondo a volontà. Se un imprenditore ha scelto l'opzione di registrare un PKO, deve essere guidato dal seguente atto legislativo: Istruzione della Banca Centrale della Federazione Russa n. 3210-U dell'11 marzo 2014. Questa istruzione regola la procedura per l'elaborazione del contante transazioni, redigendo un ordine di ricevuta e stabilendo i tempi della sua conservazione Ha inoltre assegnato al PKO il numero di rapporto rigoroso 0310001.

Per compilare ed eseguire correttamente un documento (PKO), è necessario conoscere e seguire una serie di regole stabilite.

Di seguito consideriamo i principali:

1. Un ordine di ricevuta di cassa ha valore legale solo se è firmato da un funzionario come un contabile, un cassiere o un capo dell'impresa. Pertanto, il PKO deve essere firmato da un funzionario che svolge i compiti di mantenimento e mantenimento della disciplina di cassa. È possibile firmare il PKO utilizzando firma elettronica. Un esempio di quando questa opzione si verifica nella pratica: il registratore di cassa si trova in una posizione remota rispetto alla sede del reparto contabilità o dell'ufficio del direttore e l'ordine di ricevuta di cassa può essere firmato con una firma elettronica.
2. Il gestore è tenuto a fornire al cassiere un timbro o un sigillo, carte di firme campione funzionari e affidargli la responsabilità della loro conservazione. Questo strumento viene utilizzato per confermare il fatto di una transazione in contanti, ovvero viene apposto dal cassiere sul registratore di cassa dopo che il denaro è arrivato alla cassa.
3. Esistono due opzioni per mantenere e registrare il PQS: su supporto cartaceo o elettronico. Un'opzione conveniente per la tenuta dei documenti contabili primari, compresi i registratori di cassa, viene scelta in modo indipendente dalla direzione dell'impresa. La differenza principale: se eseguito su carta, il modulo viene compilato manualmente, mentre se eseguito elettronicamente vengono utilizzati tecnologia e software speciali. Così speciale. L'attrezzatura comprende computer e stampanti.
4. Quando PKO arriva alla cassa dell’azienda, il cassiere è tenuto a eseguire una serie di azioni prima di accettare contanti, secondo la procedura stabilita.

A quali punti del PQS dovrebbe prestare attenzione:

• la presenza di tutte le firme necessarie sull'ordine e la loro conformità ai campioni specificati nelle carte. Le carte campione sono sempre conservate in cassa;
• l'importo indicato in cifre deve corrispondere integralmente all'importo indicato in lettere;
• Dopo aver accettato il contante, il cassiere deve firmare l'ordine, apporre un timbro o un sigillo e consegnare la ricevuta alla persona che deposita i fondi nel registratore di cassa.
• effettuare una registrazione per PKO nel libretto di cassa. Per ogni ordine viene effettuata una registrazione.

Quando si emette un PKO, il timbro non viene apposto sul modulo stesso, ma sulla ricevuta, che non è destinata ad essere conservata insieme all'ordine stesso, ma a essere consegnata al cliente o all'acquirente. Allo stesso tempo, è necessario certificare la ricevuta con un sigillo solo se l'imprenditore ne è dotato.

In pratica, un singolo imprenditore si trova ad affrontare non solo la registrazione del PKO, che riflette la ricezione di contanti alla cassa dell’impresa, ma anche il PKO durante i servizi di cassa presso la banca. La procedura per l'emissione di tale ordine di ricevuta è stabilita nel Regolamento della Banca Centrale della Federazione Russa n. 318-P del 24 aprile 2008. Il suddetto Regolamento ha assegnato un numero di modulo al documento (relazione rigorosa) - 0402008.

Un esempio di operazioni in cui viene utilizzato un ordine di incasso (modulo di reporting rigoroso 0402008):

• accettazione da parte della banca del contante dei singoli imprenditori ai fini dell'accredito sui conti correnti;
• pagamento delle imposte individuali;
• accettazione da parte della banca di fondi per l'accredito su conti di deposito, ecc.

La preparazione e la formazione del presente documento (modulo di segnalazione rigorosa 0402008) è effettuata da un impiegato della banca.

A cosa dovrebbe prestare attenzione un singolo imprenditore quando esegue le operazioni di cui sopra:

• lo sportello bancario deve rilasciare ricevuta;
• I singoli imprenditori sono tenuti a verificare la correttezza dei dati del destinatario e del mittente (numero di conto corrente, nome) nel PKO;
• la ricevuta emessa dovrà riportare la firma del cassiere e dovrà essere munita di sigillo o timbro.

Esempio di compilazione del PKO secondo modulo 0402008 (esempio)

Dovresti anche considerare le imprese che utilizzano attrezzature speciali (registratore di cassa) con rilascio di ricevuta fiscale. Ad esempio, un negozio di alimentari emette una ricevuta di cassa ai propri clienti. Al termine della giornata lavorativa, sulla base del nastro di controllo contenente le informazioni per ciascun assegno, viene redatto un ordine di incasso in formato rigorosamente verbale 0310001 per un importo totale. Tieni presente che se un singolo imprenditore lavora con apparecchiature per registratori di cassa ed è obbligato a rilasciare ricevute di cassa, quindi anche se si rompe, non ha il diritto di emettere un altro documento attestante il pagamento invece della ricevuta fiscale. In questo caso, è necessario sospendere il lavoro finché il problema non viene risolto. Questo requisito è regolato dalla legge e non può essere violato.

Il PKO come documento di reporting rigoroso non può sempre essere equiparato a una ricevuta di cassa. Può sostituire un assegno se il singolo imprenditore fornisce servizi o è pagatore UTII. In altri casi, emettere una ricevuta PKO a un cliente invece di un assegno è illegale.

Come compilare correttamente il PKO

Il modello PQS è stato approvato con Delibera del Comitato di Statistica del 18 agosto 1998 n. 88 con modifiche ed integrazioni. Nella Risoluzione, al modulo viene assegnato il numero KO - 1. Va notato che il PKO è composto da 2 parti: una ricevuta e l'ordine stesso. La ricevuta è la parte staccabile dell'ordine che viene rilasciata a chi deposita contanti.

Il requisito principale: non sono ammesse correzioni, cancellature e cancellature.

Consideriamo più in dettaglio nella tabella quali dettagli contiene il modulo e a cosa è necessario prestare attenzione quando si prepara un ordine di ricevuta di cassa.

Nome della riga, cella del modulo	Quali dettagli devono essere forniti?	Errori comuni
Organizzazione	Indicare la denominazione completa dell'impresa, ditta, società	Abbreviazione del nome
Unità strutturale	Adatto solo se esiste una divisione o un ramo dell'impresa	Non viene inserito alcun trattino (se non è presente alcun ramo)
Numero e data del documento	La data e il numero devono corrispondere a quelli del registro	Il documento non è registrato
Addebito
Credito	Indicare il numero di conto
Somma	Immettere un valore digitale	Il separatore dell'intera parte da kopecks non è inserito
Codice di destinazione	Codice target, secondo quello utilizzato in azienda. Potrebbe non essere specificato
Accettato da	Nome completo del depositante	Viene utilizzata l'abbreviazione del nome e del secondo nome
Base	Contenuto dell'operazione. Ad esempio, effettuare un anticipo non utilizzato per un viaggio d'affari	Non specificato
Importo (in lettere)	Inserisci l'importo in lettere	Non c'è trattino nello spazio vuoto rimanente sulla linea.
incl.	è indicato l'importo dell'IVA; se manca, viene apposta la dicitura “imposta esclusa (IVA)”;	Al posto della scritta “no tax” c’è un trattino
Applicazione	Da completare se sono disponibili documenti primari	Le date e i numeri dei documenti non sono indicati
Sezione firme	Luogo per le firme: cap. commercialista, cassiere, in caso di assenza, firmato dal singolo imprenditore	Non è indicata la decriptazione dei dati del firmatario, ovvero il nome completo
MP (timbro)	Posto per il timbro del cassiere
Linea di taglio	Luogo in cui l'ordine viene strappato dalla ricevuta	La ricevuta non viene strappata e conservata nel registratore di cassa, ma deve essere rilasciata alla persona che ha depositato i fondi.

Campione corretto riempimento PKO (esempio)

Il sigillo (timbro) viene apposto dal cassiere solo sullo scontrino. Il PKO stesso non prevede l'apposizione dell'impronta del sigillo.

L'organizzazione del processo di archiviazione del PKO, come un rigoroso modulo di reporting all'interno dell'azienda, è responsabilità del manager diretto. Anche il periodo di conservazione sarà determinato dal gestore, ma non potrà essere inferiore a 5 anni.

Gli ordini di ricevute e spese sono moduli unificati approvati dal Comitato statistico statale per l'utilizzo da parte di organizzazioni o singoli imprenditori che utilizzano contanti. A seconda della funzione che svolgono presso la cassa dell'organizzazione - entrate o uscite - esiste un ordine di ricevuta di cassa e un ordine di spesa in contanti. Diamo uno sguardo più da vicino a ciascuno di essi, a cosa serve, quale funzione svolge e quando deve essere rilasciato.

Quando viene compilato il Ricevuta Cash Order (PKO)?

Quando si riceve denaro alla cassa di un'organizzazione o di un singolo imprenditore, è necessario riflettere il fatto di questa transazione commerciale nei conti contabili. E per l'invio di contanti esiste un ordine di ricevuta di cassa.

È redatto secondo un'unica copia unificata e firmato dal capo contabile, contabile, contabile-cassiere, cassiere dell'organizzazione o altra persona autorizzata.

Un ordine di ricevuta di cassa è composto da due blocchi:

1. PKO stesso;
2. Una ricevuta che, una volta compilata, viene strappata e consegnata a chi ha depositato i soldi nella cassa.

Puoi emettere una ricevuta manualmente o utilizzando un computer. Non sono consentite correzioni nell'ordine di ricevimento. In caso di errore l'ordine dovrà essere riscritto. In caso contrario, tale documento non è valido e viola la disciplina del contante.

Una volta compilato, il secondo blocco della “Ricevuta” del PKO viene timbrato da una persona giuridica o da un imprenditore. Ora non è più necessario apporre il timbro, quindi metà va sull'ordine dello scontrino e l'altra metà sullo scontrino.

In quali casi viene compilato l'Ordine di Ricevuta di Contanti?

Compiliamo un ordine di ricevuta di cassa quando:

• conferimento da parte dei fondatori della loro quota nel capitale autorizzato;
• ricevimento dell'incasso alla cassa. Se utilizzi un registratore di cassa nel tuo lavoro e fori ricevute di cassa per i clienti durante il giorno, non è necessario emettere un ordine di ricevuta di cassa per ogni assegno forato, l'importo totale viene ricevuto da un solo PKO alla fine del lavoro spostare;
• restituzione dei fondi presi in prestito. Se la tua organizzazione o un singolo imprenditore ha concesso un prestito a una persona giuridica o a un individuo e il prestito viene restituito alla cassa dell'organizzazione;
• restituzione da parte della persona responsabile. La tua organizzazione ha dato al dipendente i soldi in acconto, il dipendente ha acquistato ciò di cui aveva bisogno e porta il resto dell'anticipo alla cassa dell'organizzazione o dell'imprenditore;
• prelievo di fondi dal conto corrente di una persona giuridica. Se prelevi fondi dal conto corrente dell'organizzazione per salari, bisogni familiari, ecc., questi fondi devono prima andare alla cassa dell'organizzazione.

La procedura per compilare la ricevuta dell'ordine di cassa

Ora esamineremo la procedura passo passo per compilare ciascun campo della ricevuta dell'ordine di cassa.

Sito web del Rosstat.

Nel campo “Data di Compilazione” viene inserita la data attuale, perché Un ordine di ricevuta di cassa viene redatto al momento di una transazione commerciale.

Le colonne "Debito" e "Credito" sono compilate conformemente a scritture contabili e preparato da un contabile. Ma, per impostazione predefinita, la colonna "Debito" è compilata con 50.1, poiché questo è il conto contabile della cassa dell'organizzazione. La colonna “Credito” può contenere uno dei seguenti conti contabili:

75 “accordi con i fondatori” - quando i fondatori contribuiscono con una quota del capitale autorizzato;

51 “conti correnti” - quando si prelevano fondi da un conto corrente;

71 "accordi con persone responsabili" - quando si restituisce un anticipo non utilizzato da un dipendente;

62 "accordi con acquirenti e clienti" - al ricevimento del pagamento da parte dell'acquirente alla cassa dell'organizzazione;

90.1 "ricavi delle vendite" - quando si registrano i ricavi per un turno utilizzando l'attrezzatura del registratore di cassa.

Il campo "Importo" riflette l'importo depositato nel registratore di cassa. In questo caso, l'indicazione di centesimi e rubli è separata dal simbolo “-”.

Nel campo "Accettato da", è scritto il nome completo del contributore nel caso genitivo (risponde alla domanda - da chi?), oppure il nome completo della persona giuridica o dell'imprenditore individuale e il nome completo del contributore individuale anche al caso genitivo.

Nel campo “Base”, inserisci la base per il deposito dei fondi: contributo a capitale autorizzato, ricavi delle vendite, ricezione di contanti dalla banca, pagamento di beni/servizi in base al numero della fattura (numero del contratto), ecc.

Nel campo "Importo", l'importo dei fondi depositati è scritto in parole con la lettera maiuscola, i centesimi sono indicati in numeri. Vale la pena notare che se nella parte tabellare del PQS hai indicato l'intero importo senza kopecks, nel campo "Importo" devi indicare solo l'intero importo in parole senza indicare kopecks. Non è consentita la riduzione di rubli e centesimi. Se l'importo è comprensivo di IVA, allora viene scritto "IVA inclusa, tasso di interesse IVA e importo IVA".

I documenti primari sulla base dei quali viene depositato il denaro vengono inseriti nel campo “Appendice”.

Le due righe inferiori contengono le firme del cassiere e del capo contabile.

Il blocco “Ricevuta” viene compilato in modo simile al blocco “Ordine di ricevuta di cassa”. Viene apposto un timbro, strappato lungo la linea e consegnato al depositante.

Esempio di compilazione della Ricevuta Ordine in Contanti (PKO)

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Quando viene compilato l'Ordine di Pagamento in Contanti (RKO)?

Per analogia con un ordine di cassa in entrata, un ordine di cassa in uscita viene compilato quando è necessario ricevere denaro presso la cassa dell'organizzazione.

RKO viene compilato secondo un'unica copia unificata e archiviato nel libro cassa dell'organizzazione.

L'ordine di cassa spese sarà costituito da un solo blocco: l'ordine di cassa spese stesso. Firmato dal capo contabile, contabile, contabile-cassiere, cassiere dell'organizzazione o altra persona autorizzata.

È possibile distribuire i materiali di consumo manualmente o utilizzando un computer. Correzioni dentro ordine di spesa non sono ammessi. Se hai commesso un errore, l'ordine dovrà essere riscritto. In caso contrario, tale documento non è valido e viola la disciplina del contante.

In quali casi viene compilato il Ordine Spese Cash?

Compiliamo un ordine di cassa spese quando:

• la necessità di emettere persone responsabili per l'acquisto di beni o materiali necessari per l'organizzazione;
• rilascio a persone responsabili per spese personali e di viaggio;
• depositare contanti in banca sul conto corrente dell'organizzazione;
• pagamento della retribuzione (anticipo) ai dipendenti in contanti alla cassa;
• pagamento dei dividendi ai fondatori.

La procedura per compilare l'ordine di spesa in contanti

Vediamo ora passo dopo passo come compilare correttamente un ordine di ricevuta di cassa.

Nel campo "Organizzazione" inseriamo il nome completo della persona giuridica o dell'imprenditore individuale in conformità con i documenti statutari.

Nel campo “Unità strutturale” è indicata l'unità che ha emesso l'ordine. Se l'organizzazione o il singolo imprenditore non ha una divisione, viene aggiunto un trattino.

Nel campo “secondo OKPO”, inserire il codice OKPO rilasciato dall'Autorità di statistica. Se non conosci il tuo codice, puoi trovarlo sul sito ufficiale di Rosstat.

Il campo “numero documento” è assegnato a partire dalla prima cifra, a partire dal 1° gennaio del nuovo anno ed ha numerazione continua durante tutto l'anno fino al 31 dicembre. L'organizzazione ha il diritto di utilizzare prefissi ai numeri.

Nel campo “Data di Compilazione” viene inserita la data attuale, perché al momento di una transazione commerciale viene redatto un ordine di cassa di spesa.

Le colonne “Dare” e “Credito” sono compilate conformemente alle scritture contabili e sono preparate dal contabile. Ma, per impostazione predefinita, la colonna "Credito" è compilata con 50.1, poiché questo è il conto contabile della cassa dell'organizzazione. La colonna “Dare” può contenere uno dei seguenti conti contabili:

70 "calcoli secondo salari» - quando si effettuano pagamenti in contanti ai dipendenti dell'organizzazione;

51 “conti correnti” - quando si depositano fondi su un conto corrente dalla cassa dell'organizzazione;

71 "accordi con persone responsabili" - quando si rilascia un anticipo a un dipendente per le esigenze dell'impresa o per le spese di viaggio;

60 “accordi con fornitori e appaltatori” - in caso di pagamento dei fornitori in contanti.

Il campo "Importo" riflette l'importo depositato nel registratore di cassa. In questo caso, l'indicazione di centesimi e rubli è separata dal simbolo “-”. Oppure, se i rubli sono pieni, i centesimi potrebbero non essere indicati.

Il campo “Codice Scopo” viene compilato solo se l'organizzazione utilizza un sistema di codifica.

Nel campo "Emissione", è scritto nel caso genitivo il nome completo della persona a cui viene emesso il denaro (risponde alla domanda - da chi?), oppure il nome completo della persona giuridica o dell'imprenditore individuale e il nome completo nome del destinatario dell'individuo, anche al genitivo.

Nel campo "Base", inserire la base per l'emissione dei fondi: pagamento dei dividendi, pagamento al fornitore, incasso, pagamento di beni/servizi secondo il numero della fattura (numero del contratto), ecc.

Nel campo "Importo", l'importo dei fondi emessi è scritto in parole con la lettera maiuscola, i centesimi sono indicati in numeri. Vale la pena notare che se nella parte tabellare del sistema di regolamento in contanti hai indicato l'intero importo senza kopecks, nel campo "Importo" devi indicare solo l'intero importo in parole senza indicare kopecks. Non è consentita la riduzione di rubli e centesimi.

I documenti di cassa includono: ordine di cassa in uscita (RKO), ordine di cassa in entrata (PKO), libretto di cassa. Diamo un'occhiata agli esempi di compilazione di un ordine di ricevuta di cassa (materiali di consumo).

Compilazione di un ordine di spesa in contanti (RKO).

Un ordine di cassa di spesa viene utilizzato per prelevare contanti dal registratore di cassa. Questo è un documento unificato (modulo KO-2). È scritto dal cassiere o da un'altra persona autorizzata in una copia.

Come compilare correttamente un ordine di cassa spese?

Nella parte superiore del materiale di consumo è scritto il nome dell'organizzazione, its unità strutturale(se presente). Se non è presente alcuna unità strutturale, metti un trattino. In alto a destra, i codici dell'organizzazione sono scritti sulla base di un certificato del Comitato statale di statistica.

Il “Numero del documento” viene assegnato in ordine man mano che il denaro viene emesso dal registratore di cassa. La numerazione inizia dall'inizio dell'anno.

Data del documento: la data in cui il denaro è stato emesso dal registratore di cassa. Coincide con la data nel giornale per la registrazione degli ordini di cassa in entrata e in uscita (KO-3). La data è indicata nel formato: GG.MM.AAAA.

Nelle colonne “Dare” e “Avere” sono indicati i conti contabili dell'operazione di contante. Sono compilati da un contabile. La colonna "Debito, codice unità strutturale" viene compilata se l'impresa dispone di tale unità e al suo interno viene emesso denaro.

Nella colonna “Debito, codice contabilità analitica” è indicato il codice se utilizzato nell'organizzazione, oppure è inserito un trattino.

“Credito” è il conto del registratore di cassa da cui viene emesso il denaro. Nella contabilità sintetica, questo è il conto 50 "Contanti".

"Importo, rub. kopecks." - l'importo erogato dal registratore di cassa è indicato in numeri.

Nella colonna “Codice scopo” sono indicati i codici se accettati dall'impresa.

Nella riga "Problema", inserisci il tuo nome completo. dipendente dell'organizzazione a cui viene donato il denaro, al caso genitivo.

Il contenuto della transazione finanziaria è scritto nella riga “Base”.

La riga “Importo” ripropone l'importo sopra indicato per l'ordine di incasso. È scritto con lettere maiuscole prima le righe in parole. I centesimi sono indicati in numeri.

Nell '"Appendice" sono indicati i documenti sulla base dei quali viene emesso il denaro dal registratore di cassa. Se un dipendente di un'organizzazione terza riceve denaro, è necessario indicare nella procura i dati secondo i quali il denaro viene emesso dal registratore di cassa. La procura è allegata all'ordine di ricevuta di cassa.

RKO è registrato nel registro dei documenti di cassa KO-3 e certificato dalle firme del capo dell'organizzazione e del capo contabile.

La riga "Ricevuto" viene compilata dal destinatario del denaro. Comprende l'importo ricevuto in parole e i centesimi in cifre. Il destinatario dei fondi quindi lo firma e lo data. Di seguito è riportato il nome del documento in base al quale il denaro viene emesso al destinatario. Molto spesso si tratta di un passaporto o di un documento d'identità. Perché hai bisogno dei dati del passaporto in un materiale di consumo? Questo è necessario se c'è situazione di conflitto sulla ricezione di denaro. Supponiamo che un dipendente ti dichiari che non è stato lui a ricevere il denaro, quindi puoi dimostrarlo con i dettagli del suo passaporto e la sua firma. Ciò è particolarmente importante quando si distribuiscono denaro con procura, poiché la procura può essere falsa, ad esempio, quando un dipendente si licenzia, ma ha ancora il modulo di procura (sì, questo accade nella pratica).

La riga "Emesso dal cassiere" viene compilata dal cassiere o da una persona autorizzata dopo aver emesso denaro sotto il registratore di cassa. Secondo esso, il cassiere certifica il materiale di consumo con la sua firma e la sua trascrizione.

La RKO non viene consegnata ai destinatari del denaro. Resta al cassiere.

È possibile utilizzare il modulo di ricevuta di cassa.

Compilazione di un ordine di ricevuta di cassa (RKO).

Un ordine di ricevuta di cassa viene utilizzato per elaborare il contante quando arriva alla cassa dell'organizzazione. Questo è un documento unificato (modulo KO-1). È scritto dal cassiere o da un'altra persona autorizzata in una copia.

Come compilare correttamente un ordine di ricevuta di cassa?

Un ordine di ricevuta di cassa (PKO) è composto da due parti: l'ordine di ricevuta stessa e una ricevuta che, dopo la compilazione, viene rilasciata alla persona che ha depositato il denaro nel registratore di cassa. Il materiale di consumo può essere rilasciato manualmente o elettronicamente. Non sono ammessi contrassegni e correzioni nelle ricevute. In questo caso, devono essere riscritti.

Nella parte superiore dell'RKO, inserisci il nome dell'organizzazione e la sua unità strutturale (se presente). Se non ce n'è, viene aggiunto un trattino.

I “codici” vengono compilati sulla base di un certificato del Comitato statistico statale.

Il numero della ricevuta è indicato in base all'ordine delle transazioni in contanti. La numerazione inizia dall'inizio dell'anno. Gli RKO sono registrati nel registro di registrazione KO-3.

Per “Data di compilazione” si intende la data di ricevimento del denaro (ricevimento del denaro in cassa). Il formato data utilizzabile è GG.MM.AAAA (ad esempio, 25/05/2012).

Le colonne “Debito” e “Credito”, come nell'ordine di ricevuta di cassa, sono compilate dal contabile. Il Conto Addebito prevede sempre un conto per le operazioni in contanti (conto sintetico 50 “Cash”).

Nella colonna "Importo, strofinare. kopecks." Viene scritta la somma di denaro depositata nel registratore di cassa. È indicato in numeri. La colonna "Codice scopo" viene compilata se l'organizzazione utilizza un sistema di codifica.

Nella colonna "Accettato da___" il nome completo della persona che ha depositato il denaro nel registratore di cassa è scritto nel caso genitivo e, se il pagamento è stato effettuato da un rappresentante di un'organizzazione terza, "Nome dell'organizzazione " e il nome completo della persona autorizzata.

Nella colonna “Base” – viene mostrato il contenuto della transazione finanziaria o il documento in base al quale viene accettato il pagamento.

La riga “Importo” indica l'importo del pagamento accettato in cassa. L'importo è scritto dall'inizio della riga con la lettera maiuscola in parole e i centesimi in numeri. Se la riga “Importo” non è completamente compilata, gli spazi vuoti verranno barrati.

Nella riga "Incluso", inserisci l'importo dell'IVA in cifre oppure inserisci "imposta esclusa (IVA)".

L'“Appendice” indica i principali documenti che dovranno essere allegati all'ordine.

Nella ricevuta del PKO vengono effettuate le stesse registrazioni come nel PKO. Sulla ricevuta e sul PKO viene apposto il timbro “PAGATO”. La ricevuta viene strappata e consegnata alla persona che ha depositato il denaro.

L'ordine di ricevuta di cassa è firmato dal cassiere e vistato dal capo contabile o da altra persona autorizzata.

È disponibile il modulo per l'ordine di ricevuta di cassa.

Compilazione del Libro Cassa.

Un libro cassa è un documento consolidato che registra tutte le transazioni in contanti: sia la ricezione del contante che la sua emissione. La forma unificata del libro è la forma KO-4.

Il libro può essere compilato sia manualmente che elettronicamente.

La procedura per la tenuta elettronica del libro cassa.

La mattina di ogni giorno lavorativo successivo, il cassiere deve preparare due stampe: “Rapporto di cassa” e “Foglio sciolto libretto cassa”. Contengono gli stessi dettagli da compilare. Sono numerati in ordine dall'inizio dell'anno.

La stampa dell'ultimo foglio sciolto del mese e dell'anno indica il numero totale di fogli per ciascun mese (anno). Il cassiere deve verificare l'accuratezza delle stampe, quindi firmarle. I fogli sciolti del libretto di cassa rimangono nel registratore di cassa e vengono conservati per un anno, e il rendiconto con allegati incassi e ordini di spesa viene trasferito alla contabilità.

Tutti i fogli sciolti del libretto di cassa, se necessario o alla fine dell'anno, vengono cuciti e sigillati, certificati dalle firme del capo contabile e del direttore, indicanti numero totale fogli.

La procedura per mantenere manualmente un libro cassa.

Quando si mantiene manualmente un libro cassa, questo viene avviato certo periodo, in base al numero di operazioni. Anche prima dell'uso, i fogli del libro vengono cuciti, numerati, sigillati e certificati dalle firme del direttore e del capo contabile sull'ultima pagina. Il libretto di cassa è sigillato con ceralacca o normale sigillo.

Se i fogli del libretto cassa non sono completamente compilati vengono barrati.

Alla fine di ogni giornata, il libro cassa visualizza l'importo totale degli incassi e l'importo totale dei documenti di spesa registrati durante la giornata e calcola anche il saldo alla fine della giornata. La tenuta del libro cassa è controllata dal capo contabile.

Per ricevere libro gratuito, inserisci le informazioni nel modulo sottostante e fai clic sul pulsante "Ottieni libro".