Documenti minimi del personale. Affida le questioni relative alle risorse umane a un contabile o a una brava segretaria

Affinché tutta la documentazione primaria sia mantenuta al livello appropriato, è necessario il lavoro coordinato del dipartimento Risorse umane, da cui dipendono molti processi lavorativi dell’impresa.

Si tratta della gestione di tutto ciò che riguarda la contabilità dei fondi e la movimentazione del personale.

L'efficacia della sua costruzione dipende da pagamenti puntuali, la correttezza della formazione della documentazione e il flusso di altri processi produttivi.

Importante: la chiave per il funzionamento regolare e tempestivo del dipartimento Risorse umane sono specialisti ben formati che, oltre alle capacità di gestione dell'ufficio, conoscono bene la legislazione sul lavoro.

Un processo di contabilità del personale è necessario per raggiungere i seguenti obiettivi:

• Distribuire correttamente i lavoratori tra i processi;
• Identificare le risorse inutilizzate;
• Risolvere tempestivamente tutti i problemi problematici con il personale.

Imparerai come organizzare correttamente i registri del personale in un'impresa in questo video:

Quali problemi risolve il dipartimento Risorse umane?

In generale, tutte le domande relative al lavoro del personale vengono risolte dal dipartimento del personale:

• Assunzione e licenziamento;
• Registrazione delle ferie e dei pagamenti ad esse relativi;
• È di loro competenza anche la maturazione di incentivi e premi;
• Formazione del personale. imparerai come redigere un ordine che approva la tabella del personale;
• Apportare modifiche al programma di lavoro;
• Altri problemi legati al lavoro del personale.

Caratteristiche dei registri del personale

Nell'azienda, ogni fase del lavoro del dipartimento Risorse umane viene svolta in conformità con le normative, tutti i tipi di lavoro possono essere suddivisi in quanto segue:

• La procedura per la redazione e la conservazione della documentazione del personale;
• Registrazione dell'incapacità lavorativa;
• Preparazione dei documenti per l'archiviazione;
• Conservazione dei registri militari nell'organizzazione;
• Memorizzazione dei dati personali di ciascun membro del team;
• Calcolo dei premi assicurativi.

Tutto il flusso dei documenti relativi al personale può essere suddiviso in due rami:

• Per il personale: carte personali e tutti gli ordini associati individualmente a ciascun dipendente;
• Gestione del personale - regole regolamenti interni, regolamenti sui dipartimenti, relazioni sul numero dei dipendenti.

Inoltre, il dipartimento del personale archivia tutti i documenti che costituiscono la base per l'emissione degli ordini, nonché estratti conto e buste paga, che non sono di base, ma creano la base necessaria di documentazione aggiuntiva.

Ne consegue che i principali documenti sono:

• Contratto collettivo per risolvere le situazioni in esso specificate;
• Descrizione del lavoro, se alcune responsabilità non sono specificate nel contratto;
• Disposizioni salariali e bonus per la risoluzione delle controversie relative ai pagamenti;
• Altre disposizioni relative alla regolamentazione della vita dell'impresa.

Come organizzare correttamente i registri del personale?

Organizzazione della documentazione del personale in azienda

Per iniziare l'intero processo di contabilità del lavoro d'ufficio, è necessario prima delineare il piano di lavoro:

1. Prima di compilarlo, dovresti studiare tutta la documentazione normativa.
2. Dopodiché i documenti costitutivi vengono presi dal manager e studiati, devono tutti corrispondere ai documenti reali.
3. Successivamente, il flusso di documenti viene preparato tenendo conto del desiderio del manager di creare una cartella per documenti facoltativi.
4. Dopodiché viene generata la documentazione stessa:

• Inizialmente vengono redatti tutti i documenti riguardanti il ​​gestore;

Importante: questo funzionario viene determinato attraverso un concorso o durante l'assemblea generale dei cofondatori.

• Dopodiché tocca al tavolo del personale e alla normativa interna del lavoro;

Importante: la tabella del personale può essere formata secondo un modulo unificato e dovresti assolutamente fare un elenco delle posizioni richieste in produzione, a cominciare dal manager.

• È in fase di sviluppo una forma di contratto di lavoro, che deve essere firmato da ogni dipendente dell'organizzazione;
• I restanti documenti e carte necessari sono in fase di preparazione;
• Viene determinata la persona responsabile dei libri di lavoro: nelle prime fasi della formazione dei registri del personale e dell'impresa, il manager è responsabile dell'accoglienza e della registrazione dei dipendenti in modo indipendente, sulla base di ciò è necessario redigere un ordine sul responsabilità del direttore per la ricezione e la sicurezza dei documenti;

Importante: solo dopo la determinazione ufficiale persona responsabile Inizia la registrazione dei lavoratori.

• È necessario garantire la conservazione e l'utilizzo dei documenti del personale.

Dopo aver assunto un dipendente, è responsabile di tutte le pratiche burocratiche di routine: tenuta dei fogli presenze, programmi delle ferie, documentazione del movimento delle persone nell'azienda, ecc.

Quali documenti riguardano il personale?

Documentazione di base e sua progettazione

Un dipendente del personale utilizza una serie di documenti necessari per una gestione competente del personale:

• Vari tipi di ordini sulla circolazione dei dipendenti: assunzione, licenziamento, ferie, viaggi d'affari e altri;
• La tabella del personale, che deve necessariamente coincidere con le clausole dell'orario di lavoro nel contratto principale di lavoro, altrimenti ciò costituirà una violazione del contratto e comporterà sanzioni;
• Foglio presenze;
• A questi documenti appartengono i libri di lavoro conservati presso l'impresa durante l'intero periodo di validità dell'accordo firmato; reporting rigoroso, in modo che ciascuno sia registrato su apposito giornale e la conservazione sia effettuata in apposita cassaforte;
• Regolamento interno;
• I contratti di lavoro sono la prova della conclusione rapporti di lavoro, sono redatti individualmente con ciascun dipendente, sulla base del quale il dipendente lavora ufficialmente secondo i punti elencati nel documento;
• Per ogni caso di modifica delle clausole principali vengono redatte appendici ai contratti contratti di lavoro;
• viene formato ogni anno 2 settimane prima della fine dell'anno, ogni dipendente deve familiarizzarsi con esso, questo documento deve essere formato con competenza con la conoscenza delle complessità della produzione, in modo che il resto simultaneo di 2 - 3 persone non interrompa l'intero processo delle attività dell'impresa;
• Fascicolo personale: è necessario aprire una cartella per ciascun dipendente; qui vengono inseriti una carta personale, un account personale, tutti gli ordini del manager firmati dal dipendente, le sue dichiarazioni e altri documenti che costituiscono la cronologia delle azioni del dipendente. Questo documento è relativo alla documentazione contabile, è formato sotto forma di cartelle e diari, che vengono cuciti, su di essi viene incollato un quadrato bianco per indicare i dettagli principali;
• Descrizioni del lavoro che dettagliano i diritti e le responsabilità dei dipendenti;
• Le norme su salari e bonus costituiscono la base per il calcolo dei pagamenti ai dipendenti. Quali sono le regole per la stesura dei regolamenti sui bonus e incentivi finanziari I dipendenti LLC leggono.

Inoltre vengono generati molti più documenti, che vengono gestiti da un dipendente del reparto Risorse umane.

Chi si occupa della conservazione dei documenti?

In genere, le grandi aziende dispongono di un dipartimento del personale che conserva tutta la documentazione e la organizza.

Ma nelle piccole imprese risparmiano sul personale, quindi questo viene fatto part-time, ad esempio, capo contabile o un segretario, e il manager stesso è responsabile dell'assunzione e del licenziamento dei dipendenti.

Automazione dei registri del personale

L'uso di vari programmi informatici per la contabilità semplifica notevolmente il processo, in al momento ce ne sono parecchi.

Naturalmente, quello attuale è "1C: Enterprise", che consente di stampare automaticamente documenti e automatizzare l'intero processo, ma esistono numerosi altri programmi molto più giovani e progressisti.

Amministrazione del personale e registri del personale.

Sfumature per singoli imprenditori e LLC

Quando si assume un dipendente in un'impresa e si inseriscono i registri del personale, ogni forma di attività ha le sue caratteristiche, ad esempio, quando si assume un dipendente per la prima volta, i singoli imprenditori devono essere registrati come datore di lavoro:

• Nel Fondo delle assicurazioni sociali – 10 giorni dalla data di assunzione del primo dipendente;
• Nella Cassa pensione della Russia - entro un mese dalla data di assunzione del dipendente.

Se si supera questo numero di giorni per la registrazione, l'azienda dovrà affrontare delle sanzioni.

Allo stesso tempo, il manager è tenuto a ottenere una firma dai dipendenti per la conoscenza dei documenti normativi, per questo è consigliabile tenere un diario.

Sanzioni per mancanza di schedatura del personale

Importante: un imprenditore che lavora per se stesso ha il diritto di non tenere registri del personale.

Se non sono presenti documenti relativi al personale presso un'impresa o un'organizzazione, viene prevista un'ammenda:

• Per un funzionario da 1.000 a 5.000 rubli;
• Per una persona giuridica da 30.000 a 50.000 rubli.

Inoltre, le imprese possono essere sospese per 90 giorni. Se è prevista la verifica, allora:

• Non può essere inaspettato; lo avvisano con 3 giorni di anticipo;
• Viene effettuato anche per un tempo limitato: 20 giorni;
• La commissione di visita dovrebbe essere effettuata solo con la partecipazione del manager.

Conclusione

I registri del personale, secondo la normativa vigente, sono parte integrante di qualsiasi processo aziendale; è inaccettabile che un'impresa che impiega dipendenti a tempo pieno operi senza tali registri, poiché ogni collaborazione deve essere formalizzata mediante norme che registrino eventuali modifiche della stessa.

Regole per l'organizzazione e il mantenimento dei registri del personale - vedere qui:

La contabilità del personale in un'organizzazione lo è documentazione circolazione del personale e organizzazione del lavoro dei dipendenti nell'impresa. La contabilità del personale lo è prerequisito esistenza di alcuna organizzazione.

La procedura per la tenuta dei registri del personale presso l'impresa

Il Codice del lavoro obbliga il datore di lavoro a stipulare un contratto di lavoro con ciascun dipendente, a emettere un ordine di assunzione e a rilasciare certificati in caso di licenziamento.

Inoltre, il datore di lavoro ha l'obbligo di compilare un libretto di lavoro per le persone che hanno lavorato per lui per più di 5 giorni. Il mancato rispetto di queste (e non solo) regole comporta sanzioni pecuniarie durante le ispezioni governative ispezione del lavoro . Si scopre che corretta gestione

I registri delle risorse umane in un'azienda sono necessari per non infrangere la legge, evitare multe e non violare i diritti dei dipendenti. Per non parlare del fatto che la gestione dei dipendenti è molto più semplice quando i registri delle risorse umane sono in ordine.

Chi è responsabile dell’accuratezza e della completezza dei registri del personale nell’organizzazione?

Chi dovrebbe essere responsabile dei registri del personale dell’impresa? La risposta a questa domanda è molto, molto ambigua, poiché dipende da quanto una persona lavora nell'organizzazione, da quali problemi vengono risolti dalla contabilità, dagli avvocati e così via.

In effetti, qualsiasi impresa più o meno grande ha uno specialista del personale o addirittura un intero dipartimento. Nelle imprese più piccole, i registri del personale vengono gestiti da un segretario, un contabile e un avvocato (se presente). Ma molto spesso - un contabile. C'è sempre un contabile in azienda. In generale, ci sono diverse aree di lavoro nei registri del personale. Ed è abbastanza logico se le responsabilità dei responsabili del mantenimento

gestione anagrafiche del personale, sono divisi in base a queste aree.

Quindi, ad esempio, esiste una persona responsabile della documentazione del processo di assunzione. Questa persona redige gli ordini di ammissione, redige un contratto di lavoro (di solito inserisce semplicemente i dati della persona appena assunta, compilando il modello stabilito), ed effettua un'iscrizione nel libretto di lavoro. C'è anche una persona responsabile della tenuta dei fogli presenze. Annota presenze, ritardi, raccoglie note esplicative e così via. I problemi di contabilità del personale possono essere risolti anche da specialisti in contabilità. Questi specialisti si occupano della maturazione e del pagamento salari dipendente, fornendo detrazioni fiscali, presentando relazioni alla Cassa pensione, al Fondo di assicurazione sanitaria e al Fondo di previdenza sociale.

Di norma, i dipendenti forniscono questi dati al dipendente. Inoltre, questi specialisti

Gli avvocati possono redigere per i dipendenti.

L'azienda può avere una posizione di reclutatore. Questo è uno specialista del reclutamento, il primo anello della catena di ricerca di dipendenti per posti vacanti. decisioni gestionali: documentano solo eventi della vita lavorativa del dipendente – accoglienza, ritardi, assenteismo, licenziamento.

Responsabilità della tenuta dei registri del personale

In ogni caso, indipendentemente da chi è coinvolto nella tenuta dei registri del personale presso l'impresa, è importante che questa persona (o più) conservi tali registri correttamente.

In caso contrario, l'organizzazione si trova ad affrontare rischi legali (un dipendente principale andrà in tribunale), rischi finanziari (le autorità di controllo, durante un'ispezione, identificheranno le violazioni ed effettueranno valutazioni aggiuntive insieme a sanzioni o semplicemente emetteranno una multa). Inoltre, qualsiasi imprenditore deve essere consapevole responsabilità sociale delle imprese.

Questa è una responsabilità nei confronti delle persone a cui viene assegnato un lavoro. Ad esempio, l'articolo 62 del Codice del lavoro Federazione Russa garantisce al dipendente la ricezione gratuita dei documenti relativi al lavoro e delle loro copie. Oppure, ad esempio, l'articolo 94 del Codice del lavoro garantisce a diverse categorie di lavoratori durate di lavoro diverse (turni). Inoltre, l'articolo 173 del Codice del lavoro fornisce garanzie ai dipendenti che ricevono istruzione superiore . L'articolo 114 del Codice del lavoro garantisce al lavoratore la concessione di ferie annuali retribuite. Questi diritti sono garantiti e diritti inalienabili

lavoratori. Tuttavia, il datore di lavoro sarà in grado di rispettare questi diritti solo se i registri del personale sono adeguatamente conservati nell'organizzazione. Senza registri del personale ben organizzati in un'impresa, il rispetto dei diritti dei lavoratori diventa estremamente difficile, il che porta non solo alla potenziale violazione dei diritti dei lavoratori, ma anche a possibili rischi legali durante le ispezioni da parte delle autorità di regolamentazione. 2019

Amministrazione delle risorse umane da zero:

guida passo passo

LAVORO HR DA ZERO: una breve guida approssimativa passo passo per impostare i registri delle risorse umane in un'azienda di nuova apertura

(se vuoi mettere le cose in ordine in una campagna già in corso, un'altra guida passo passo sarà più adatta a te - ripristino dei registri del personale >>) Se ti è stato assegnato il compito di consegnare a un'azienda di nuova apertura

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• i nostri migliori libri sull'amministrazione delle risorse umane.

Quindi ti è stato assegnato del personale. Da dove cominciamo?

1. Facciamo scorta delle leggi necessarie, della letteratura speciale e dei programmi. Avrai bisogno di tutto questo nel tuo lavoro.

• Necessario Potrebbe verificarsi una violazione delle leggi sul lavoro grossa multa. Pertanto, la conoscenza e il rispetto delle leggi sul lavoro devono essere affrontati in modo responsabile.
• Dalla letteratura specializzata, siamo lieti di offrirvi manuali (potete scaricarli gratuitamente) e i nostri migliori libri sull'amministrazione delle risorse umane. Saranno utili anche gli archivi dei database di riferimento del sito.
• Decidere con la direzione la questione dell'acquisto di un programma in cui conservare i registri del personale. Esistono molti programmi di questo tipo e molti sono specializzati e molto, molto convenienti. Alcuni aggirano in qualche modo la funzionalità di 1C. Ma la maggior parte delle aziende tradizionalmente conserva i registri del personale in 1C. Il fatto è che ci sono molti specialisti del supporto 1C in ogni città, ma non troverai specialisti a supporto di altri programmi ovunque.

2. Prendiamo copie dei documenti costitutivi dell'organizzazione dalla direzione e li studiamo attentamente.

I documenti del personale dovranno essere conformi documenti costitutivi aziende e non contraddirle in alcun modo. Leggi nella Carta la procedura per l'assunzione di un direttore (lo assumerai) e la procedura per fissarne lo stipendio, il periodo per il quale può essere concluso un contratto di lavoro con lui - alcune caratteristiche possono essere prescritte nella Carta. A volte la Carta prescrive la procedura per l'assunzione di dirigenti con responsabilità strategiche e la definizione di sistemi di remunerazione per loro (ad esempio, previa approvazione assemblea generale fondatori), e anche la procedura di approvazione della tabella del personale.

3. Determiniamo l'elenco dei documenti che devono essere presenti sul sito lavoro del personale, e che comporremo.

È chiaro che redigerai in ogni caso i documenti richiesti dalla legge. Verifica con la direzione quale dei documenti facoltativi redigerai per l'azienda. Puoi anche chiarire in anticipo con il direttore quali condizioni speciali vuole vedere nelle norme interne sul lavoro, in altre normative locali e nei moduli contratti di lavoro.

Se la tua azienda è una microimpresa, secondo l'articolo 309.2 del Codice del lavoro della Federazione Russa, potrebbe non essere necessario redigere alcuni documenti:

"Il datore di lavoro è una piccola impresa classificata come microimpresa, ha il diritto di rifiutare, in tutto o in parte, l'adozione delle normative locali , contenente norme diritto del lavoro(normativa interna del lavoro, normativa sulla retribuzione, normativa sui premi, turnazione e altre). Allo stesso tempo, al fine di regolare i rapporti di lavoro e altri rapporti direttamente correlati ad essi, il datore di lavoro - una piccola impresa classificata come microimpresa - deve includere nei contratti di lavoro con i dipendenti condizioni che regolino questioni che, in conformità con la legislazione sul lavoro e altre normative atti giuridici, contenente norme in materia di diritto del lavoro, deve essere regolato dalle normative locali..."

4. Registriamo il regista

Controlla se il regista è registrato ( direttore generale) correttamente. In caso contrario, prima di tutto registriamo un regista. Lui è il primo dipendente! I documenti devono mostrare da quale data il direttore ha lavorato. Una procedura passo passo per candidarsi al posto di direttore è disponibile in un ampio database di riferimento e nel “Pacchetto HR”, ci sono anche i documenti campione necessari e le consultazioni tematiche.

5. Elaboriamo una tabella del personale, norme interne sul lavoro e altre normative locali (vedere tabella dal paragrafo 3).

Sicuramente l’azienda non ha ancora una tabella del personale, norme interne sul lavoro o altre normative locali. Inventiamoli. Coordiniamo tutti questi documenti con il direttore. Prendiamo in considerazione i commenti e i desideri del direttore e controlliamo se contraddicono la legge. Opzioni pronte Questi documenti vengono concordati secondo la procedura stabilita dalla legge (se necessario, tenendo conto del parere dell'organo di rappresentanza dei dipendenti), quindi il capo dell'azienda li approva. Abbiamo molti esempi di tali documenti disponibili gratuitamente sul nostro sito web. Ci sono molti altri esempi e commenti tematici su di essi, procedure passo dopo passo le loro dichiarazioni si trovano in un ampio database di riferimento e nel “Pacchetto HR”. Sul nostro sito potete leggere liberamente un nuovo articolo utile" Il personale: forma e contenuto"Raccomandiamo agli abbonati della rivista HR Practitioner di leggere l'articolo: " Elaboriamo regolamenti interni sul lavoro: legali, ponderati e vantaggiosi per il datore di lavoro." e visualizzare i modelli delle normative locali.

6. Stiamo sviluppando una forma standard di contratto di lavoro che sarà concluso con i dipendenti.

Per gli abbonati alla rivista HR Practitioner consigliamo il seguente manuale: "Assumiamo un dipendente: questioni relative al personale". Da esso imparerai, tra le altre cose, quali condizioni è vantaggioso per il datore di lavoro includere in un contratto di lavoro e quali, al contrario, sono indesiderabili e pericolose.

7. Stiamo preparando altri documenti di cui avremo bisogno per svolgere il lavoro del personale in futuro:

Prepariamo libri contabili, registri di registrazione, fogli presenze, moduli di ordini, contratti per responsabilità finanziaria ecc.

8. Decidiamo con la direzione la questione di chi conserverà i registri di lavoro .

Se i dipendenti non sono ancora stati assunti, il capo dell'organizzazione (direttore) dovrà prima conservare i registri di lavoro. Viene emessa un'ordinanza in merito. Sul nostro sito web è presente un ordine di esempio affinché il capo dell'organizzazione si assuma la responsabilità della conservazione, archiviazione, registrazione ed emissione dei libri di lavoro. Tale ordine è obbligatorio; è un requisito del decreto del governo della Federazione Russa. In caso contrario, il datore di lavoro rischia una multa. Successivamente, il direttore può trasferire tali poteri al dipendente del personale accettato, anche mediante provvedimento. Sul nostro sito è presente il modulo d'ordine per la nomina dei responsabili della tenuta, archiviazione, registrazione ed emissione dei libri di lavoro >>

9. Registriamo i dipendenti per lavoro.

Quindi i dipendenti inizieranno a lavorare lavoratore del personale arriverà la fase del lavoro quotidiano, bisognerà tenere un foglio presenze, stilare un programma ferie, organizzare ferie, applicare incentivi e penalità, trasferte, lavori part-time, licenziamenti e molto altro... Le risorse del nostro site ti aiuterà in tutto questo.

La contabilità dei salari presso un'impresa e molti altri punti importanti si basa su documenti primari. Se i registri delle risorse umane vengono mantenuti in modo inadeguato, ciò influisce sul lavoro di tutti i reparti dell’azienda.

Su tutte le sfumature della sua condotta e documenti necessari e sarà discusso in questo articolo.

Perché è necessario?

In qualsiasi organizzazione, indipendentemente dal numero di persone, esiste l'obbligo di conservare tali registri. Aiuta a documentare gli spostamenti di tutto il personale. Per fare questo devi sapere documenti normativi legati al lavoro. Inoltre, è necessario possedere capacità di gestione.

Questo tipo di contabilità è destinata alla necessità:

• distribuire correttamente le persone nei processi lavorativi;
• cercare le riserve inutilizzate;
• identificare ed eliminare tempestivamente i problemi del personale.

È possibile ottenere informazioni dettagliate su questo processo dal seguente video:

Come organizzarlo da zero: istruzioni passo passo

Un dipendente delle risorse umane deve sempre affrontare il difficile compito di organizzare questo tipo di lavoro d'ufficio. Per facilitare questo processo, è importante elaborare innanzitutto un piano di lavoro approssimativo e determinare la sequenza in cui agire:

• La decisione giusta sarebbe quella di studiare prima la documentazione normativa.
• Dopo averlo studiato nel dettaglio, si procede all'immediata preparazione del flusso documentale. Tutti i documenti costitutivi sono presi dal manager e studiati nei dettagli. Tutta la documentazione deve corrispondere ai documenti costitutivi. È importante chiedere al capo dell'azienda cosa condizioni aggiuntive vuole aggiungere al programma di lavoro. In base ai suoi desideri vengono redatti ulteriori documenti facoltativi.
• Creazione della documentazione:
  • Innanzitutto, il regista è documentato;
  • quindi ed è compilato;
  • È in fase di elaborazione un modulo da firmare con tutti i dipendenti. Include tutti gli elementi di cui l'organizzazione ha bisogno;
  • altri importanti documenti e riviste sono in preparazione;
  • è necessario decidere chi sarà responsabile dei registri di lavoro. Fino a quando le persone non verranno assunte ufficialmente, il manager sarà costretto ad assumerle. Di conseguenza, viene emesso un ordine di assumersi la responsabilità della sicurezza, del completamento e della gestione;
  • dopodiché inizia l'accoglienza ufficiale dei lavoratori.
• È importante garantire che tutti i registri del personale siano archiviati e utilizzati.

Dopo la registrazione dell'impiego per l'ufficiale del personale, il solito giorni lavorativi. La presenza di ogni persona al lavoro viene monitorata quotidianamente. Rilasciato una volta all'anno.

L'ufficiale del personale è tenuto a documentare gli spostamenti delle persone nell'impresa, predisponendo apposita documentazione. Inoltre, deve preparare molti altri documenti.

Documenti richiesti

Una serie di documenti di base utilizzati dai dipendenti delle risorse umane:

• Vari ordini di spostamento dei dipendenti: , traduzione e molti altri.
• Tavolo del personale. Il suo contenuto deve coincidere con i dati specificati nei contratti dei dipendenti. Se qualcosa non corrisponde, ciò indica violazioni del Codice del lavoro della Federazione Russa. E questo, di regola, porta all'imposizione di multe.
• Foglio presenze.
• Documenti di lavoro. L'ufficiale del personale li prende al momento dell'assunzione, vi vengono inserite le opportune registrazioni e al momento del licenziamento vengono restituiti.
• Normativa sul lavoro all'interno dell'organizzazione.
• Contratti di lavoro. Tale contratto viene concluso con ciascuna persona; serve come inizio di un rapporto di lavoro. La cosa principale qui è verificare la correttezza della redazione, la presenza di tutte le firme e le date. Se vengono apportate modifiche alle condizioni di lavoro, ad esempio il trasferimento di un lavoratore o una modifica dello stipendio, assicurati di prepararti. Sono compilati separatamente per ciascun caso.
• Programma delle vacanze. Al più tardi due settimane prima della fine dell'anno, tutte le organizzazioni devono disporre di orari pronti per le ferie dei dipendenti. È importante comporli in modo tale che il riposo simultaneo delle persone non influenzi il processo di lavoro del dipartimento o dell'azienda nel suo insieme.
• Libri di registro. Esistono molti diari necessari per tenere traccia dei documenti.
• Decisamente in corso. Comprende: per lavoro, fogli di conoscenza degli ordini del datore di lavoro, copia di una carta d'identità, certificato di visita medica, copie di diplomi e carta d'identità militare.
• Descrizioni del lavoro. Contengono descrizione dettagliata diritti e doveri dei dipendenti.
• Regolamento in materia di remunerazioni e premi. Regolazione, sulla base della quale vengono calcolati tutti i salari.

Esistono molti altri documenti diversi presenti anche nelle imprese. Ma questo vale già per documenti specifici.

Chi lo fa di solito?

Questa domanda si pone soprattutto nelle piccole organizzazioni. Di solito questo viene fatto da un ufficiale del personale, poiché mantenere questo registro è un compito piuttosto complesso. Sfortunatamente, non tutti i manager possono essere persuasi a introdurre una posizione così separata nello staff. A questo proposito, la gestione del personale viene spesso svolta dal capo contabile o dallo stesso manager a tempo parziale.

Di norma, ciò accade nelle piccole aziende per risparmiare denaro. E non ha senso introdurre nello staff un'unità aggiuntiva per due o tre persone. In questo caso, lo schema risulta così: il manager registra i dipendenti e il capo contabile paga i loro stipendi. La legge principale che regola il rapporto tra dipendente e datore di lavoro è il Codice del lavoro della Federazione Russa. È lui che determina i diritti e gli obblighi di entrambe le parti.

Automazione dei processi

Per comodità della contabilità aziendale, il manager deve occuparsi dell'implementazione programma speciale. Al giorno d'oggi tali sistemi gran numero e sono tutti facili da usare.

Un programma ampiamente utilizzato è "1C: Impresa". Aiuta a organizzare i dati. Quasi tutti i documenti vengono stampati automaticamente da esso. L'uso di tecnologie automatizzate semplifica il processo contabile stesso.

Sfumature per singoli imprenditori e LLC

La documentazione dovrebbe essere sempre in ordine. È importante mantenerlo e conservarlo correttamente. Ci sono diverse sfumature che è importante tenere in considerazione in quest'area:

• Se un singolo imprenditore registra per la prima volta un dipendente, dovrà sottoporsi al processo di registrazione presso alcune autorità territoriali nello status di datore di lavoro. E più specificamente - in Fondo pensione e il Fondo delle assicurazioni sociali. Ci sono alcune scadenze per questa procedura:
  • 10 giorni al momento della registrazione al Fondo delle assicurazioni sociali;
  • 30 giorni per l'iscrizione alla Cassa pensione.

  Il numero di giorni viene conteggiato a partire dal primo giorno in cui viene assunta la prima persona. Se ciò non viene fatto, l’organizzazione dovrà affrontare multe salate.

• Il manager deve familiarizzare i suoi dipendenti con tutti i documenti normativi contro la firma. A questo scopo vengono creati appositi giornali in cui i dipendenti firmano dopo aver letto i documenti. Ad esempio, l'organizzazione deve fornire personalmente una busta paga ogni mese. A questo proposito, è saggio avviare un libro per registrarne l'emissione. Ciò è conveniente perché in caso di conflitto è la firma che dimostrerà che il documento è stato rilasciato.

Possibili sanzioni per ignoranza

In assenza di documenti personali, i funzionari saranno ritenuti responsabili ai sensi della legge “Sugli illeciti amministrativi”. Sono soggetti a multa:

• per funzionario - nell'importo da 1 a 5mila rubli;
• SU persone giuridiche — da 30 a 50mila rubli

Inoltre, le attività dell’organizzazione potrebbero essere sospese fino a 90 giorni. Se l'infrazione si ripete, il dirigente può essere squalificato.

Se un'organizzazione deve affrontare un'ispezione da parte delle autorità di regolamentazione, è importante prepararsi. Per fare questo devi sapere:

• le autorità di vigilanza devono informare le autorità della prossima procedura con almeno tre giorni di anticipo;
• la verifica non dovrà superare i venti giorni;
• Non hanno il diritto di condurre un'ispezione in loco senza un supervisore.

Questo tipo di contabilità è la componente principale di qualsiasi impresa. Pertanto, la sua gestione affidabile consente di evitare un gran numero di problemi.

Organizzare i registri del personale in un'impresa non è un compito difficile, ma scrupoloso. Si risolve avviando in modo coerente i processi relativi al personale, che sono regolati dalla legislazione vigente.

In generale, la corretta tenuta della documentazione del personale non solo protegge l'impresa dalle ispezioni delle autorità di regolamentazione, ma consente anche ai dipendenti di evitare problemi, ad esempio, con la registrazione delle pensioni o con la possibilità di richiedere altre garanzie sociali. Accade spesso che, a causa della tenuta impropria dei registri sul posto di lavoro, le persone debbano dedicare un'enorme quantità di tempo, denaro e nervi per dimostrare a qualsiasi autorità il proprio diritto a ricevere benefici, indennità e altri pagamenti. Pertanto, ogni manager deve ricordare che mantenere i registri del personale e organizzazione adeguata la gestione dell'ufficio è uno dei compiti principali di cui è responsabile nei confronti del suo personale e dello Stato.

Questo articolo ti parlerà della correttezza dell'impostazione di questo processo, nonché di tutte le sue sfumature. Successivamente, sarai in grado di ottenere una risposta alla domanda su come organizzare correttamente i registri del personale da zero passo dopo passo ed evitare errori.

Concetti e definizioni

Prima di capire come impostare questo processo, è necessario definire i concetti di base. Pertanto, i registri del personale sono il processo di organizzazione dei registri dei dipendenti, che è associato alla registrazione ufficiale delle assunzioni, al passaggio da una posizione all'altra e al rilascio del personale, nonché alla registrazione dei rapporti di lavoro dell'impresa e del suo personale.

La gestione dei registri del personale è un'attività che garantisce il mantenimento della documentazione e l'organizzazione del lavoro con i documenti del personale.

Pertanto, diventa chiaro che la gestione dei documenti del personale e i documenti del personale sono due fenomeni correlati che mirano ad attuare la politica del personale dell'impresa.

Scopi e obiettivi

Lo scopo dei registri del personale è quello di stabilire un sistema efficace e funzionante di gestione dei registri del personale e di formalizzare adeguatamente i rapporti di lavoro tra il datore di lavoro (impresa) e il dipendente (personale) stesso.

Ma i compiti che i registri del personale sono progettati per risolvere sono i seguenti: la regolamentazione del rapporto tra il datore di lavoro e i dipendenti dell'impresa e la creazione di una base organizzativa e giuridica per i rapporti di lavoro.

Avendo capito cosa sono i documenti del personale, puoi iniziare a considerare la questione di come organizzare correttamente i documenti del personale da zero passo dopo passo.

Fasi di organizzazione dei registri del personale

Pertanto, prima di iniziare a organizzare da zero i registri delle risorse umane passo dopo passo, avrai bisogno di un piano d'azione chiaro, suddiviso in fasi. Questo ti aiuterà a non perderlo punti importanti in questo processo.

Pertanto, l’organizzazione dei registri del personale in generale implica il passaggio attraverso le seguenti fasi:

1. Creazione servizio del personale(dipartimento) se l'impresa prevede di impiegare un gran numero di dipendenti, o assegnare responsabilità contabili a un determinato specialista se l'impresa prevede di avere un numero limitato di dipendenti.
2. Sviluppo della documentazione normativa di base (nel campo della gestione del personale aziendale).
3. Organizzazione del lavoro d'ufficio (determinazione di chi e come redigerà la documentazione, sviluppo di moduli di ordini su questioni relative al personale, mantenimento dei registri di reporting, ecc.).
4. Automazione dei registri del personale (se necessario).
5. Determinazione delle modalità di controllo della correttezza contabile (regolamentazione e attribuzione di poteri). funzionari responsabile della corretta contabilità).

Ciascuna di queste fasi ha compiti e sottoattività specifici. Tutti devono essere considerati.

Chi dovrebbe conservare i registri?

Come notato in precedenza, esistono due modi per determinare chi sarà responsabile della tenuta dei registri del personale in un'impresa. In generale, dipende da quante persone si prevede di impiegare per raggiungere gli obiettivi (di norma, l'obiettivo dell'impresa è organizzare attività commerciali realizzare un profitto).

Per le grandi aziende, si consiglia di creare un servizio del personale o un dipartimento del personale a tutti gli effetti. Per le piccole imprese è consentito delegare i compiti delle risorse umane a un contabile o a un segretario. Tuttavia, esiste una terza opzione: esternalizzare le questioni contabili a organizzazioni specializzate.

Quando crei un servizio o un dipartimento, dovrai creare alcuni documenti normativi, vale a dire i regolamenti sul servizio (dipartimento) e le descrizioni delle mansioni dei dipendenti. Se i compiti vengono assegnati a un contabile o a un segretario, dovrai includere le funzioni di un funzionario del personale nella descrizione del lavoro del dipendente selezionato. Se esiste una tale necessità, si consiglia di inviare un contabile o un segretario ai corsi sulle risorse umane. Ciò contribuirà a migliorare le competenze dei dipendenti a cui verranno assegnate responsabilità in materia di personale. Ma se si è deciso di collaborare con organizzazioni terze per trasferire loro le responsabilità contabili, la conclusione di un accordo è obbligatoria.

Sviluppo della documentazione obbligatoria del personale

Esistono numerosi documenti obbligatori per coloro che mantengono i registri del personale e del lavoro d'ufficio. Prima di tutto, un documento del genere è la tabella del personale. È un documento che mostra la composizione, il numero in tavolo del personale e salari dei dipendenti, nonché titoli di lavoro. Nella tabella del personale, le posizioni dei dipendenti sono distribuite tra i dipartimenti, il che rende possibile l'analisi quantitativa e qualitativa dell'intera impresa.

Il prossimo passo è sviluppare forma standard ordini del personale, che visualizzeranno informazioni sull'ammissione, il trasferimento in un'altra posizione, l'invio in congedo e il licenziamento dei dipendenti dell'impresa.

Prossimo documento obbligatorio- Queste sono norme interne sul lavoro. Visualizzano i principali punti normativi attività lavorativa tutti i dipendenti dell'impresa. Secondo questo documento, se un dipendente viola le regole descritte nel documento, può essere punito portandolo ad un provvedimento disciplinare.

Lo è anche un altro documento relativo ai registri del personale contratto tipo sulla conclusione dei rapporti di lavoro tra un'impresa e un dipendente. I contratti di lavoro possono essere dello stesso tipo o sviluppati separatamente per ciascuna posizione. Inoltre, l'impresa deve sviluppare un foglio presenze che indichi le ore effettive per le quali il dipendente riceverà la retribuzione.

Dovresti anche ricordare il programma delle ferie presso l'azienda. Questo documento viene sviluppato entro e non oltre due settimane prima della fine dell'anno. Il programma ferie mostra il piano di calendario per l'invio di persone in ferie obbligatorie. Nell'elaborare un tale piano, è necessario ricordare che il personale deve essere mandato in ferie in modo tale che l'assenza simultanea di alcuni dipendenti non comporti un'interruzione del lavoro. processo lavorativo imprese.

Non dovremmo dimenticare lo sviluppo di regolamenti sulla remunerazione. Questo documento riflette il processo di calcolo dei salari per il personale dell'organizzazione e regola anche il calcolo dei pagamenti aggiuntivi, ad esempio indennità, incentivi o bonus. La fase finaleè lo sviluppo di norme sulle divisioni dell'impresa e descrizioni del lavoro specialisti e lavoratori. Inoltre, si raccomanda di sviluppare una dichiarazione sui dati personali. Una volta preparati i documenti normativi, puoi iniziare a organizzare il lavoro d'ufficio.

Lavoro d'ufficio

La tenuta dei registri comprende la corretta conservazione della documentazione relativa all'accoglienza, al movimento e al rilascio del personale.

È obbligatorio conservare i file personali creati per ciascun dipendente dell'impresa. Include una tessera personale, una domanda di ammissione, una copia del passaporto, copie di documenti educativi, un certificato di visita medica, una copia di un documento d'identità militare (se presente) e altri documenti generati durante il lavoro del dipendente attività. E anche uno in più e molto compito importante si sta riempiendo registri di lavoro.

Oltre a tutto quanto sopra, è possibile sviluppare altri documenti direttamente correlati alle specificità dell'impresa, garantendo la correttezza del lavoro nel campo della contabilità del personale.

Quali diari dovrebbero essere presenti nei registri delle risorse umane?

Prima di tutto è necessario creare i seguenti log:

• familiarità con le normative interne sul lavoro;
• registrazione degli ordini del personale;
• registrazione degli ordini di lavoro;
• registrazione degli ordini per prossima vacanza;
• contabilità congedo per malattia;
• registrazione dei contratti di lavoro;
• contabilità dei lavoratori distaccati;
• registrazione dell'orario di lavoro;
• contabilità per lo spostamento dei libri di lavoro;
• contabilità delle carte personali;
• contabilità delle ispezioni.

Oltre ai registri stessi, è possibile sviluppare istruzioni per la loro compilazione come supplemento agli stessi. E anche tutta la documentazione registrata su queste riviste è conservata in cartelle separate secondo la nomenclatura approvata.

Automazione della contabilità

Come è già emerso dalle informazioni sopra presentate, i registri del personale sono un processo molto scrupoloso che richiede un'attenzione particolare da parte dei dipendenti responsabili della gestione di questo problema. Pertanto, oggi può essere semplificato attraverso l’automazione.

Esistono molti programmi che semplificano il lavoro dei responsabili delle risorse umane e riducono la probabilità di commettere errori. Di norma, un'azienda deve installarne versioni con licenza software. Tuttavia, vale la pena notare che l'acquisto di un programma del genere si ripagherà in breve tempo e ti impedirà di commettere gravi errori nel tuo lavoro. In generale, tali programmi risolvono i seguenti problemi:

• mantenere i registri del personale in conformità con legislazione del lavoro;
• preparazione e generazione di report su questioni relative al personale;
• effettuare il coordinamento tempestivo di tutti i processi del personale con il reparto fatturazione o contabilità.

Uno dei programmi più popolari e richiesti oggi è 1C con la configurazione "Gestione delle risorse umane".

Cosa fare se è impossibile organizzare autonomamente i registri del personale passo dopo passo da zero?

Se un'impresa dovesse affrontare un problema del genere quando non è possibile stabilire autonomamente processi del personale, risolvere una situazione del genere non è difficile. Per questi scopi esistono aziende in grado di fornire tale servizio.

Specialisti società di consulenza effettuerà un audit e svilupperà il pacchetto di documenti necessario. In generale, tali organizzazioni sono progettate per risolvere i seguenti problemi:

1. Seleziona il sistema HR ottimale per l'azienda.
2. Sviluppare documenti normativi interni.
3. Sviluppare istruzioni necessarie e disposizioni.

Inoltre, tali specialisti possono, se necessario, guidare la creazione di un servizio di gestione del personale e di un dipartimento di gestione dei documenti. In generale, il coinvolgimento di specialisti di terze parti aiuta la direzione a organizzare il lavoro in questa direzione. Ciò è molto utile per l'impresa nel suo complesso, soprattutto durante la sua creazione.

Conclusione

Per riassumere questo articolo, vale la pena notare che i registri del personale e la gestione del personale sono processi interconnessi, da cui dipenderà completamente la qualità dell'organizzazione del primo politica del personale imprese.

In nessun caso dovresti perdere di vista le questioni relative al personale, perché da esse dipendono non solo le attività dell'organizzazione, ma molto spesso il destino dei dipendenti. Basta immaginare quanto siano indignate quelle persone che non possono ricevere la loro meritata pensione o qualsiasi altro pagamento a causa dello scarso adempimento dei loro doveri da parte di un ufficiale del personale.

Dopo aver considerato passo dopo passo la questione di come organizzare correttamente i documenti del personale da zero, è possibile iniziare a implementare un programma per stabilire questo processo nell'azienda. La cosa più importante è non trascurare le raccomandazioni del Codice del lavoro, le risoluzioni del Ministero del Lavoro, del Comitato statistico statale, di Rosarkhiv e di altri dipartimenti governativi.

Dopo aver stabilito tutti i processi interni del personale, non dovresti perderli di vista. È importante ricordare che i dipendenti coinvolti nella contabilità del personale dovrebbero, almeno occasionalmente, essere inviati a corsi sulle risorse umane per migliorare le proprie competenze. Dovrebbe essere inoltre effettuato un audit programmato dei processi contabili delle risorse umane. Ciò contribuirà a mantenere il lavoro in questa direzione al livello adeguato.