EntrataFirma digitale elettronica non qualificata. Cos’è una firma elettronica avanzata non qualificata?
I pagamenti via Internet sono diventati ormai da tempo una prassi comune, ma lo scambio di documenti, soprattutto tra privati, avviene ancora in forma cartacea. Una firma elettronica qualificata è progettata per risolvere questo problema e facilitare lo scambio di documenti. Le persone giuridiche lavorano con la firma digitale da molto tempo, singoli imprenditori viene utilizzato per trasferire alcuni dati (ad esempio, l'IVA quando si affittano locali governativi), mentre i privati possono utilizzare la firma per accedere al sito web dei Servizi statali. Come si ottiene la firma elettronica qualificata avanzata e quali vantaggi comporta?
Che cos'è?
Una firma elettronica qualificata sono dettagli che confermano la veridicità di un documento informatico e l'assenza di distorsioni in esso dal momento in cui la firma viene effettivamente apposta. Consente inoltre di determinare la proprietà del documento. Tali dettagli possono essere ottenuti solo come risultato della trasformazione crittografica del codice e delle informazioni.
Un certificato di firma elettronica è un documento che conferma il diritto di possedere la chiave pubblica di una firma elettronica. Il certificato può essere ottenuto solo da una CA (centro di certificazione) o presso l'ufficio dei suoi rappresentanti autorizzati.
Il titolare del certificato è un individuo che ha ricevuto un certificato di firma elettronica a suo nome. Ad ogni proprietario del certificato vengono fornite due chiavi: pubblica e privata. La verifica della firma elettronica viene eseguita utilizzando chiave pubblica. A sua volta, è associata ad una chiave privata, attraverso la quale viene generata una firma elettronica e firmato il documento. 
Classificazione
Una firma elettronica semplice, come suggerisce il nome, è la versione più semplice di una firma elettronica. Utilizza inoltre password, codici o altri mezzi che confermino la formazione della firma da parte del titolare.
Una firma elettronica rafforzata e non qualificata può essere ottenuta solo mediante la trasformazione crittografica delle informazioni. Qui non puoi fare a meno di una chiave di firma privata. Attraverso tale firma elettronica è possibile non solo determinare la persona che ha firmato il documento, ma anche rilevare le modifiche apportate dopo la firma.
Una firma elettronica qualificata rafforzata ha tutte le caratteristiche di una firma non qualificata. L'unica differenza è che per verificarlo e crearlo vengono utilizzati mezzi di protezione crittografica più seri che devono essere certificati dall'FSB russo; Inoltre c’è una differenza: un certificato di firma elettronica qualificata può essere rilasciato solo da un centro di certificazione accreditato. L'elenco delle CA accreditate è consultabile sul sito dei Servizi dello Stato.
Equivalenza
Legge federale n. 63 riconosce il documento firmato con qualsiasi firma elettronica, sia semplice che rafforzata, alla pari del documento cartaceo firmato manualmente. Tuttavia, c'è una caratteristica: è necessario firmare preventivamente un accordo tra le persone che effettuano lo scambio elettronico di documenti.
Una firma qualificata è anche un analogo di una firma autografa, ma può anche sostituire il sigillo dell'organizzazione. La forza giuridica dei documenti firmati con firma digitale qualificata è riconosciuta dalle autorità di regolamentazione. Possono essere utilizzati in tribunale.
Ambito di applicazione
Prima di tutto, questa è, ovviamente, la gestione elettronica dei documenti. Le firme elettroniche aiuteranno a stabilire lo scambio esterno e interno di documenti in tutti i casi in cui è richiesta una firma autografa.
Il flusso di documenti interni utilizza firme elettroniche non qualificate e qualificate per l'approvazione e l'approvazione di contratti e altri documenti che regolano i processi interni dell'organizzazione. Ad esempio, se un amministratore firma un accordo utilizzando una firma elettronica e viene sottoposto per l'esecuzione.
Fattore principale
Per il flusso di documenti esterni, la presenza di una firma elettronica qualificata è una condizione molto importante, poiché è garante della forza legale. In altri casi, il documento elettronico non è riconosciuto come originale dalle autorità di regolamentazione, il che significa che non ha valore legale e non può essere utilizzato in procedimenti legali. Inoltre, un documento firmato con firma digitale qualificata avanzata potrà essere conservato in un archivio digitale, preservandone la legittimità.
L'EDS può essere utilizzato per segnalare alle autorità di regolamentazione. Molti hanno già apprezzato la rapidità e la comodità dell'invio dei report forma elettronica. Inoltre, ciascuna organizzazione può scegliere il metodo più conveniente per sé, che si tratti di prodotti 1C, software separato o siti Web del Fondo delle assicurazioni sociali e del Servizio fiscale federale. Alla base di tali azioni c'è un certificato di chiave di firma elettronica qualificata che deve essere rilasciato da un'autorità di certificazione autorizzata o accreditata. Ma il metodo di invio non è decisivo.
Ricevere servizi governativi
Tutti i cittadini Federazione Russa può ottenere una firma elettronica per utilizzarla per ricevere servizi pubblici, tuttavia, in questo caso non è richiesto un certificato di verifica della firma elettronica qualificata: sarà sufficiente la firma digitale più semplice e non qualificata, abbastanza adatta alle esigenze di un individuo; Con il suo aiuto, qualsiasi cittadino può firmare applicazione elettronica, che può essere inviato all'autorità esecutiva se tale flusso di documenti è possibile.
Come ottenere una firma elettronica qualificata per un individuo? Il modo più semplice è ottenere un universale scheda elettronica, che è stato prodotto dal 1° gennaio 2013 e dispone di una firma elettronica qualificata avanzata incorporata. Tale carta è un mezzo di identificazione unico per un cittadino; può essere utilizzata per pagare, ordinare e ricevere vari servizi governativi tramite Internet. Secondo la sua concezione, la mappa dovrebbe, ad esempio, sostituire molti documenti certificato di pensione e polizza medica, abbinateli al portafoglio elettronico, al biglietto di viaggio e alla firma elettronica.
Utilizzo della firma elettronica
Una firma elettronica qualificata rafforzata è adatta sia al flusso di documenti interni che interaziendali. Può essere ottenuto presso un Centro di Certificazione accreditato dal Ministero delle Telecomunicazioni e delle Comunicazioni di Massa della Federazione Russa. Protegge il documento da modifiche e ne conferma l'integrità e la paternità.
Un ED potenziato e qualificato può aiutare a risolvere un'ampia gamma di problemi. Viene utilizzato, ad esempio, per la presentazione di dichiarazioni alle autorità fiscali e per lo scambio di documenti elettronici. Questa opzione di certificato ha il numero più grande possibili funzioni, ma ciò non significa che sia più conveniente per ogni organizzazione utilizzarlo. Innanzitutto, il prezzo del certificato dipende direttamente dal numero di funzioni. In secondo luogo, quando si sceglie un certificato con meno funzionalità, è necessario assicurarsi che le funzionalità disponibili soddisfino pienamente le esigenze dell'organizzazione.
Ci sono anche situazioni in cui il tipo di certificato utilizzato è determinato dalla parte che riceve il documento. Ad esempio, ci sono operatori del flusso di documenti che accettano certificati solo dalla propria autorità di certificazione, quindi quando si sceglie un certificato è necessario anche assicurarsi che non vi siano restrizioni al suo utilizzo nel modo desiderato sistema informativo.
Vantaggi dello scambio elettronico di documenti
Poiché tutte le organizzazioni e le aziende hanno ora l'opportunità di organizzare lo scambio di documenti elettronici con valore legale, vale la pena discutere i vantaggi di questo processo.
Prima di tutto, questa è la velocità di consegna dei documenti. Indipendentemente dall'indirizzo della controparte, i tempi di consegna dei documenti saranno decine di volte inferiori rispetto ai normali documenti cartacei. L'utilizzo di documenti elettronici riduce anche i costi legati alla preparazione e alla trasmissione delle copie cartacee.
Ci sono anche vantaggi economici più seri, perché la gestione elettronica dei documenti implica una significativa accelerazione dei processi aziendali. L'esempio più semplice di ciò è la rapida conclusione e attivazione delle transazioni, ottenendo così un maggiore fatturato contanti. Cioè, stabilendo la gestione elettronica dei documenti, l'azienda sarà in grado di aumentare i profitti per unità di tempo.
Automazione
Inoltre, l'utilizzo di una chiave di firma elettronica qualificata consente di ridurre i tempi di elaborazione e invio dei documenti e di automatizzare praticamente questo processo. In conformità con la legge, lo scambio interaziendale può comportare lettere, contratti, fatture, fatture, atti di lavoro svolto, atti di fornitura di servizi, fatture, atti di riconciliazione di accordi reciproci e fatture che richiedono valore legale.
Grazie alla velocità e all'affidabilità dello scambio elettronico di documenti, le aziende non devono preoccuparsi di presentare in modo semplice e tempestivo le dichiarazioni alle autorità fiscali. Questo ti permette anche di risparmiare un po’ di soldi.
Fattori importanti
Il flusso di documenti interaziendali in formato elettronico ha senso solo se ciascun documento ha valore legale e può essere utilizzato in tribunale o altre autorità. Dare significato giuridico documento elettronico, alcuni problemi devono essere risolti. In primo luogo, il processo di firma e invio di un documento elettronico alle controparti e, in secondo luogo, l'accettazione e la verifica della firma elettronica qualificata sui documenti ricevuti dalle controparti. In terzo luogo, è necessario organizzare l'archiviazione e l'elaborazione dei documenti già firmati, l'archiviazione e la navigazione al suo interno. In quarto luogo, è importante garantire la preservazione della legittimità dei documenti conservati negli archivi.
Soluzione semplice
Per risolvere i primi due problemi è possibile utilizzare i servizi di scambio interaziendale, gestiti da operatori di gestione elettronica dei documenti. Quando si sceglie un servizio di questo tipo, è necessario tenere conto di alcuni fattori, ad esempio se l'operatore dispone delle licenze adeguate, della capacità di integrare il servizio di scambio nel sistema informativo aziendale e delle tariffe per il trasferimento dei documenti.
Gli altri due problemi possono essere risolti utilizzando un sistema di gestione elettronica dei documenti, che dispone già di tutte le funzionalità necessarie. Se la prima generazione dei documenti avviene nel sistema contabile, è possibile integrarvi un sistema di gestione elettronica dei documenti.
In assenza di tale sistema, questi compiti possono essere parzialmente affidati all'operatore del servizio di cambio.
Esistono due tipi di firma elettronica (ES): semplice e avanzata. Ultima vistaè diviso in due sottocategorie: EP non qualificato e qualificato. Per capire dove e quale firma utilizzare è necessario conoscerne le differenze e i principi di funzionamento.
Firma elettronica semplice
Capita che un utente utilizzi più volte durante la giornata un semplice dispositivo elettronico senza rendersene conto. Una firma semplice è intesa come una combinazione di login e password, che viene utilizzata per accedere al sito, ottenere l'accesso e-mail, pagamento di beni o servizi online. È necessario identificare l'utente che ha eseguito determinate azioni. A seconda della gravità dell'operazione, vengono proposti i requisiti per il codice inserito. Spesso, al momento della registrazione, viene visualizzata la finestra "Questo login è già in uso". Ciò suggerisce che ogni firma elettronica semplice su questa risorsa è unica e assegnata una certa persona. Quando esegui transazioni finanziarie, ricevi una notifica che indica il login e la password dell'utente informazioni classificate, che non è consigliabile mantenere di pubblico dominio e trasferire a terzi.
La legge federale n. 63-FZ riconosce il diritto di firmare un documento elettronico con una firma elettronica semplice nel caso in cui le parti abbiano concordato la possibilità di riconoscere questa firma allo stesso modo di quella scritta a mano. Le restrizioni si applicano ai documenti contenenti segreti di stato, nonché nei casi in cui ciò contraddice la legislazione vigente.
Firma elettronica avanzata
Le firme elettroniche rafforzate non qualificate e qualificate vengono create mediante la trasformazione crittografica di un documento elettronico. Una firma rafforzata non qualificata consente di autenticare l'utente che ha firmato il documento elettronico. Si conferma inoltre che non ci sono stati cambiamenti da quando il documento è stato firmato. Per utilizzarlo non è necessario acquistare una chiave di verifica della firma elettronica certificata. L'ambito principale di azione è il flusso documentale tra le controparti e la partecipazione alle negoziazioni elettroniche, qualora ciò sia previsto dalle regole del sito stesso.
Una firma elettronica qualificata avanzata ha le stesse funzionalità di una firma elettronica non qualificata. Per acquistarlo è necessario rivolgersi ad un centro di certificazione accreditato. Il titolare della firma riceve chiavi pubbliche e private e un certificato di verifica della firma elettronica qualificata, le cui informazioni vengono inserite nell'apposito registro statale. Una firma elettronica qualificata rafforzata ha valore giuridico pari a un documento cartaceo firmato dall'utente.
La legislazione attuale spesso impone requisiti per l'uso di un tipo di firma elettronica rigorosamente definito casi diversi. Pertanto, al momento di decidere sulla scelta di un tipo o di un altro, è necessario determinare in anticipo l'ambito di utilizzo della firma elettronica.
Desideriamo attirare la vostra attenzione sul fatto che una firma elettronica universale, consentita per l'uso in tutti gli ambiti della gestione elettronica dei documenti e nei rapporti con tutti agenzie governative, non esiste ancora.
Come notato direttore generale società "GARANT Electronic Express" Alessio Paukov, ciò è dovuto alla necessità che i sistemi informativi confermino l'autorità del firmatario del documento elettronico specificato nel certificato di firma elettronica. A tal fine richiedono che i loro identificatori siano inclusi in un certificato qualificato. Secondo lui, l'idea di un registro unificato dei certificati di firma elettronica, attraverso il quale si potrebbe facilmente verificare l'autenticità della firma e l'autorità di chi la utilizza, è stata sviluppata, ma non può ancora essere implementata. Ciò è dovuto al fatto che sarà tecnicamente molto difficile mantenere la completezza e la pertinenza di un tale registro, poiché ciò dipende dall'integrità di assolutamente tutti i centri di certificazione sia nella tempestività dell'aggiornamento delle informazioni che nel suo contenuto. Tuttavia, è possibile creare un certificato di firma elettronica contenente gli identificatori di tutti i sistemi informativi e utilizzarlo laddove non è richiesta la presenza di identificatori (ad esempio, quando si inviano segnalazioni ad enti governativi).
Consideriamo i principali ambiti di utilizzo della firma elettronica ai sensi della normativa vigente.
Richiesta di servizi statali e comunali. Vista specifica la firma elettronica utilizzata per richiedere un particolare servizio è stabilita dal decreto del governo della Federazione Russa del 25 giugno 2012 n. 634. Quindi, se il contenuto dello stato o servizi comunali non prevede il rilascio di documenti e consiste nel fornire informazioni di riferimento, nella maggior parte dei casi è possibile utilizzare una semplice firma elettronica.
Viene utilizzato, ad esempio, quando si inviano documenti che confermano i fatti giuridici sulla base dei quali viene fornito il servizio (ad esempio, un contratto per il trasporto merci in formato elettronico per ottenere il permesso di entrare nel trasporto merci nelle zone a traffico limitato di Mosca).
Inoltre, ci sono dei requisiti a una procura per richiedere servizi pubblici- deve essere firmato con firma elettronica qualificata rafforzata da un funzionario autorizzato dell'organizzazione che ha rilasciato la procura o da un notaio se la procura è stata rilasciata da una persona fisica.
Le regole per l'ottenimento e l'utilizzo delle firme elettroniche qualificate semplici e avanzate sono approvate con risoluzioni del Governo della Federazione Russa (Risoluzione del Governo della Federazione Russa del 25 gennaio 2013 n. 33, Decreto del Governo della Federazione Russa di 25 agosto 2012 n. 852).
Tabella 1. Criteri per la scelta del tipo di firma elettronica in base al servizio statale o municipale (secondo l'appendice al Decreto del Governo della Federazione Russa del 25 giugno 2012 n. 634).
Tipi di documenti elettronici presentati dai richiedenti quando presentano domanda per la fornitura di servizi statali o comunali | Tipi di firma elettronica |
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In caso di fornitura di informazioni di riferimento (senza emissione di documenti) | Se è necessario per la presenza personale obbligatoria del richiedente (il suo rappresentante) e la sua presentazione del documento principale comprovante la sua identità (documento che conferma la sua idoneità) | In altri casi |
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La richiesta del richiedente | Firma elettronica semplice | Firma Elettronica Qualificata Avanzata |
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Il consenso del richiedente al trattamento dei dati personali dati personali | Firma elettronica semplice | Firma Elettronica Qualificata Avanzata |
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Consenso al trattamento dei dati personali di una persona diversa dal richiedente (non si applica alle persone riconosciute scomparse e alle persone ricercate la cui ubicazione non è stata stabilita) | Firma Elettronica Qualificata Avanzata |
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Documenti in formato elettronico che attestano determinati fatti giuridici, le cui informazioni sono necessarie per la fornitura di servizi statali o comunali | Firma Elettronica Qualificata Avanzata |
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Copie elettroniche di documenti, conferma del consenso al trattamento dei dati personali di una persona diversa dal richiedente, o documenti attestanti determinati fatti giuridici, le cui informazioni sono necessarie (o fornite) nel caso: | ||||
UN) se fornito obbligo di fornire originali o copie autenticate dei documenti | Firma Elettronica Qualificata Avanzata |
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B) se non è richiesto di fornire originali o copie autenticate dei documenti | Firma elettronica semplice |
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Puoi ottenere una semplice firma elettronica per richiedere servizi governativi direttamente dall'ente statale o comunale o da organizzazioni ad essi subordinate, a cui un cittadino si rivolge per ricevere servizi - di persona o inviando una domanda in formato elettronico. La chiave di firma elettronica semplice è composta da un identificativo (numero SNILS) e da una password (la password iniziale può essere modificata in conto personale sul portale dei servizi pubblici). Viene emessa una semplice firma elettronica allo scopo di ricevere servizi governativi gratuiti e speciali software non richiesto per l'uso. Per ottenere una semplice firma elettronica è sufficiente presentare un passaporto (e per un rappresentante di un'organizzazione, oltre al passaporto, è necessario presentare un documento che confermi la sua autorità) a qualsiasi organismo potere statale o enti locali o organizzazioni ad essi subordinate che forniscono servizi pubblici. Se richiedete personalmente la firma elettronica, questa verrà rilasciata lo stesso giorno.
Per ottenere una firma elettronica qualificata avanzata è necessario rivolgersi a qualsiasi centro di certificazione accreditato dal Ministero delle Telecomunicazioni e delle Comunicazioni di massa. Questo servizio a pagamento(il suo costo varia da 1 mila rubli a 5-6 mila rubli), tuttavia, il vantaggio di tale firma è che può essere utilizzato per richiedere qualsiasi servizio governativo, la cui fornitura in formato elettronico non è vietata dalla legge. Inoltre, con il suo aiuto puoi non solo inviare richieste di servizi, ma anche registrarti rapidamente sul portale dei servizi governativi senza attendere una lettera con un codice di attivazione inviata da Russian Post. L'acquisizione di tale firma elettronica avviene insieme al programma del cryptoprovider; non è necessario installare alcun software aggiuntivo sul computer.
Scambio di documenti con istituti di credito in caso di utilizzo del sistema Banca-Cliente. L’uso della firma elettronica consente di organizzare servizi bancari a distanza, consentendo di effettuare transazioni sul proprio conto e scambiare documenti con la banca senza recarsi presso l’ufficio della banca. Quando si inviano documenti alla Banca di Russia, è obbligatorio utilizzare una firma elettronica avanzata qualificata (Regolamento della Banca Centrale del 12 marzo 1998 n. 20-P). Banche commerciali all'atto della registrazione del sistema Banca-Cliente viene concesso il diritto di determinare il tipo di firma elettronica utilizzata nel contratto con il cliente (Regolamento Temporaneo della Banca Centrale del 10 febbraio 1998 n. 17-P). La maggior parte delle banche stabilisce inoltre requisiti per l'utilizzo di una firma elettronica qualificata avanzata.
Va tenuto presente che le informazioni inviate alla banca ordine di pagamento può essere firmato con una firma elettronica vera e corretta, formalmente proveniente da una persona autorizzata, ma di fatto è stato firmato da un truffatore che ha avuto accesso alla firma elettronica. I proprietari di un certificato di chiave di firma in una situazione del genere spesso vanno in tribunale, ritenendo che la banca non abbia adempiuto alla propria responsabilità di garantire la sicurezza del proprio denaro e la sicurezza dell'accesso ad esso. In questi casi, i tribunali prendono sempre la posizione della banca, ordinando al cliente di garantire la riservatezza delle chiavi per la firma elettronica e di non utilizzare la chiave di firma elettronica se c'è motivo di ritenere che la riservatezza di tale chiave sia stata violata, nonché di avvisare il centro di certificazione della violazione di la riservatezza della chiave (determinazione della Corte suprema arbitrale della Federazione Russa del 20 febbraio 2013 n. VAS-1303/13, Risoluzione della Corte arbitrale federale PO del 13 agosto 2012 n. F06-6539/12 nel caso N. A55-14225/2011, Risoluzione del Tribunale arbitrale federale ZSO del 26 aprile 2012 N. F04-1145/12 nel caso n. A67-3768/201, risoluzione del Servizio federale antimonopoli della Regione di Mosca del 9 giugno , 2010 n. KG-A40/5369-10 nella causa n. A40-37664/09-97-423)
Organizzazione del flusso di documenti elettronici giuridicamente rilevanti. Il flusso di documenti che utilizza una firma elettronica può essere effettuato sia all'interno di un'organizzazione che tra diverse organizzazioni. In questo caso è necessario tenere conto degli ambiti di utilizzo consentiti per ciascun tipo di firma. stabilito due presunzioni.
Il primo è che i documenti firmati con firma elettronica qualificata avanzata sono riconosciuti equivalenti a un documento cartaceo firmato manualmente. Sono previste eccezioni solo per quei casi in cui la legge stabilisce l'obbligo di rispettare la forma scritta dell'atto (articolo 6, parte 1). Pertanto, per le cambiali () è richiesta la necessità di rispettare la forma scritta. Inoltre, alcune eccezioni per l'uso delle firme elettroniche sono stabilite dalla legislazione procedurale sull'arbitrato su base. Ad esempio, le domande per garantire un credito, le domande per garantire interessi patrimoniali, nonché una petizione per sospendere l'esecuzione di un atto giudiziario vengono presentate esclusivamente per iscritto (clausola 2 della Risoluzione del Plenum della Corte Suprema Arbitrale della Russia Federazione del 17 febbraio 2011 n. 12).
IN ultimamente in pratica spesso sorge la domanda: è possibile rilasciare una procura in formato elettronico, firmandola con firma elettronica qualificata avanzata? Purtroppo l’analisi delle disposizioni legislative e della prassi giudiziaria non consente di rispondere positivamente. Da un lato stabilisce la forma scritta obbligatoria della procura e non formula alcuna riserva. D'altra parte, teoricamente, alle parti viene data la possibilità di risolvere in un accordo la questione della forza giuridica della firma elettronica nei rapporti tra loro (). Tuttavia, la procura è un'operazione unilaterale, che preclude l'utilizzo di questa opportunità. Ciò è confermato anche dalla pratica(vedi ad esempio la risoluzione della FAS PO del 27 novembre 2001 n. A65-5421/01-SG2-20, la risoluzione della FAS VVO del 29 aprile 2005 n. A11-1742/2003-K1-10/ 164), anche se in alcuni casi i tribunali confermano indirettamente il diritto delle parti di avvalersi di tale opportunità (Risoluzione della FAS UO del 2 settembre 2009 n. F09-6520/09-S3). Normativa atti giuridici, che consentono direttamente la firma di qualsiasi procura con firma elettronica non sono ancora stati adottati, pratica giudiziaria anche su questo tema non è stata ancora costituita. Allo stesso tempo, per un caso (l'esecuzione di una procura per richiedere servizi governativi), è richiesto documento normativo, come abbiamo scritto sopra, è stato adottato (Risoluzione del Governo della Federazione Russa del 25 giugno 2012 n. 634).
È stata stabilita una presunzione inversa riguardo all'equivalenza dei documenti cartacei firmati manualmente con le firme semplici e arricchite non qualificate. Il riconoscimento di tale equivalenza deve essere garantito in una legge federale, in uno statuto adottato in conformità con esso o in un accordo tra le parti. Se le parti concordano l'uso di una firma elettronica non qualificata, l'accordo tra le stesse deve necessariamente stabilire una procedura per la verifica della firma. Se i partecipanti all'interazione elettronica hanno concordato di utilizzare una firma elettronica semplice, tale accordo dovrebbe prevedere anche le regole per identificare la persona che ha firmato il documento mediante la sua firma elettronica semplice e l'obbligo delle parti di mantenere la riservatezza dei dati chiave della firma ().
Allo stesso tempo, la legge federale "Sulla firma elettronica" ha introdotto un'utile innovazione: ora con la firma elettronica è possibile firmare non solo singoli documenti, ma anche diversi documenti elettronici interconnessi (pacchetto di documenti elettronici) (Parte 4, articolo 6) .
Secondo il direttore generale della società "GARANT Electronic Express" Alessio Paukov, di solito le controparti che utilizzano vari programmi di criptoprovider non incontrano difficoltà nello scambio di documenti elettronici firmati. Dipende dalla politica di un particolare sistema informativo. Ad esempio, gli utenti del sistema informativo Express Document con diversi fornitori di crittografia possono organizzare il flusso di documenti senza difficoltà, ma altri sistemi informativi possono contenere filtri chiave che limitano l'uso di fornitori di crittografia diversi da quelli specificati.
L'utilizzo delle firme elettroniche da parte delle controparti per firmare i documenti può apportare vantaggi all'organizzazione un sacco di risparmi su materiali di consumo, servizi postali e anche ridurre notevolmente i tempi per lo scambio di documenti elettronici giuridicamente rilevanti. Puoi calcolare i reali vantaggi derivanti dall'introduzione della gestione elettronica dei documenti utilizzando un apposito calcolatore. Il numero di utenti che aderiscono ai sistemi di gestione elettronica dei documenti aumenta ogni anno: ad esempio, il servizio Express Document è attualmente utilizzato attivamente da 80.808 clienti.
Uno dei principali vantaggi della firma elettronica è che il titolare di un certificato con chiave di firma non può rifiutare di apporre la propria firma elettronica su un documento elettronico, poiché solo lui conosce il codice di accesso necessario per generare una firma elettronica ed è obbligato a mantenerlo segreto. Ciò faciliterà il processo di prova dell'identità del firmatario in caso di controversia tra le parti.
Utilizzo di una firma elettronica per le offerte.
Ricordiamo che dal 1 gennaio 2011 le aste aperte si svolgono solo in formato elettronico. Tutti i documenti e le informazioni pubblicati sulla piattaforma elettronica devono essere firmati con una firma elettronica (articolo 41.2 della legge federale del 21 luglio 2005 n. 94-FZ). Ultima edizione Questa legge richiede l'esecuzione di una firma elettronica avanzata per questi scopi in conformità con le condizioni operative delle piattaforme elettroniche (legge federale del 2 luglio 2013 n. 171-FZ).
I termini rigorosi stabiliti per l'invio della bozza del contratto da parte del partecipante vincitore dell'asta elettronica, nonché del documento relativo alla garanzia dell'esecuzione del contratto all'operatore della piattaforma elettronica, richiedono un'attenzione particolare all'uso delle firme elettroniche. La firma di questi documenti da parte di una persona non autorizzata o l'impossibilità di firmarli a causa del fatto che la firma elettronica è scaduta porta al riconoscimento dell'organizzazione come sfuggita alla conclusione di un contratto e alla sua iscrizione nell'albo dei fornitori senza scrupoli.
Gli esempi includono situazioni in cui l'unico ufficiale, che ha il diritto di firmare documenti per la partecipazione alle aste con firma elettronica, è in congedo per malattia o in viaggio d'affari () o il nuovo direttore generale dell'organizzazione non ha avuto il tempo di emettere una firma elettronica per se stesso (Risoluzione del il Servizio federale antimonopolio della Commissione elettorale centrale del 5 marzo 2012 n. F10-359/12 sul caso n. A23-2637/2011). La firma di un progetto di contratto con una firma elettronica da parte di una persona non autorizzata è riconosciuta come elusione della conclusione di un contratto (Risoluzione del Servizio federale antimonopoli del Servizio federale antimonopoli del 23 gennaio 2013 n. F03-5806/12 nel caso n. A37 -1077/2011)
Tuttavia, se per motivi tecnici è impossibile firmare una bozza di contratto con firma elettronica e comunicarlo tempestivamente al gestore della piattaforma di scambio, i tribunali si schierano dalla parte del partecipante all'asta. In questo caso, i risultati vengono utilizzati come prova perizia tecnica, agisce sull'esecuzione dei lavori per ripristinare il software o i documenti che confermano la mancanza di connessione a Internet (risoluzione della FAS regione del Kazakistan settentrionale del 4 giugno 2012 n. F08-2755/12 nel caso n. A63-4152/2011, risoluzione della FAS ZSO del 30 marzo 2012 n. F04-1163/12 nel caso n. A75-6422/2011, risoluzione del Servizio federale antimonopolio del 6 marzo 2012 n. F03-322/12 nel caso n. A04- 4728/2011).
Allo stesso tempo, la notifica prematura di un guasto della firma elettronica può essere considerata dal tribunale come una mancanza di interesse alla conclusione di un contratto, anche se tale guasto è documentato ().
Rapporti con gli enti pubblici, inclusa la rendicontazione
Modulo elettronico per la presentazione di segnalazioni alle autorità di regolamentazione (Servizio fiscale federale della Russia, stato fondi fuori bilancio) presenta numerosi vantaggi ed è consigliato per l'utilizzo da parte degli enti governativi. Per alcuni contribuenti, questa forma di consegna rendicontazione fiscaleè obbligatorio:
- se contribuenti numero medio i dipendenti dell'anno solare precedente superano le 100 persone;
- organizzazioni di nuova creazione (anche durante la riorganizzazione) con più di 100 dipendenti;
- i maggiori contribuenti, indipendentemente dal numero medio di dipendenti (). I criteri per riconoscere i contribuenti come maggiori sono sanciti nel Servizio fiscale federale della Russia del 16 maggio 2007 n. MM-3-06/308@ "Sulle modifiche all'ordinanza del Ministero delle imposte della Russia del 16 aprile 2004 N. SAE-3-30/290@").
In caso di violazione della procedura stabilita per la presentazione di una dichiarazione dei redditi, all'organizzazione viene inflitta una multa di 200 rubli. ().
Per presentare relazioni a fondi fuori bilancio, tale obbligo è stabilito per le organizzazioni il cui numero medio di dipendenti supera le 50 persone (parte 10, articolo 15 della legge federale del 24 luglio 2009 n. 212-FZ).
Una condizione necessaria l'archiviazione delle segnalazioni in formato elettronico è la presenza di una firma elettronica qualificata rafforzata.
Quando si inviano report utilizzando una firma elettronica è necessario tenere presente le seguenti sfumature:
- Tieni sempre traccia della data di scadenza del certificato della chiave di firma elettronica (il suo periodo di validità standard è di 1 anno). Sono necessari diversi giorni per emettere un nuovo certificato, il che può creare difficoltà a fronte di scadenze rigorose per la rendicontazione. Si sconsiglia di emettere una firma elettronica durante il periodo coincidente con ultimi giorni presentare relazioni su tasse e premi assicurativi;
- inserire tempestivamente i dati sulle modifiche dei dati di registrazione dell'organizzazione nei moduli di dichiarazione elettronica. Questo deve essere fatto anche se hai precedentemente informato il Servizio fiscale federale russo delle modifiche avvenute.
Alcuni enti di certificazione, oltre a stabilire il sistema vero e proprio per l'invio segnalazione elettronica Offrono anche una serie di servizi correlati utili ai contribuenti. Ad esempio, "GARANT Electronic Express" fornisce servizi come l'accesso ai documenti attuali in materia contabile e fiscale, l'abbonamento alla rivista "Contabilità corrente" in formato elettronico, nonché la preparazione di estratti dal Registro delle persone giuridiche dello Stato unificato e il Registro statale unificato degli imprenditori individuali.
Oltre a presentare resoconti al Servizio fiscale federale russo e fondi fuori bilancio, utilizzando la firma elettronica è possibile interagire con altri enti governativi e accedere ai seguenti database ufficiali:
- Servizio federale per mercati finanziari(Ordinanza del Servizio federale dei mercati finanziari della Russia del 25 marzo 2010 n. 10-21/pz-n);
- Rosimushchestvo (Rosimushchestvo dell'8 settembre 2011 n. 293 “Sull'approvazione del Regolamento per il lavoro degli utenti del portale interdipartimentale per la gestione del demanio”);
- Rosreestr (Ordinanza di Rosreestr del 21 febbraio 2012 n. P/75 “Sull'organizzazione dei lavori relativi al trasferimento elettronico della fornitura di servizi pubblici (funzioni)”);
- Rosalkogolregulirovanie (Ordinanza di Rosalkogolregulirovanie del 30 luglio 2010 n. 49n “Approvazione della procedura per l'utilizzo delle firme digitali elettroniche, mantenimento di un registro dei certificati delle chiavi di firma elettronica digitale e archiviazione dei certificati delle chiavi di firma elettronica digitale annullati (compreso il contenuto delle informazioni in formato elettronico certificati con chiave di firma digitale e casi di perdita dei certificati specificati con valore legale) nel sistema informativo automatizzato statale unificato per la registrazione del volume di produzione e del fatturato alcool etilico, prodotti alcolici e contenenti alcol");
- Registro federale unificato delle informazioni sui fatti di attività persone giuridiche Direttamente su questo portale sono presenti regolamenti per l'uso delle firme elettroniche, requisiti per i centri di certificazione che forniscono servizi per la creazione e gestione di certificati chiave per la verifica delle firme elettroniche degli utenti, nonché un elenco aggiornato di tali centri di gestione ;
- Registro unificato dei nomi di dominio vietati (Risoluzione del governo della Federazione Russa del 26 ottobre 2012 n. 1101 "Su un sistema informativo automatizzato unificato" Registro unificato nomi di dominio, indici di pagine dei siti della rete Internet di informazione e telecomunicazioni e indirizzi di rete che consentono l'identificazione dei siti della rete Internet di informazione e telecomunicazioni contenenti informazioni la cui distribuzione è vietata nella Federazione Russa");
Utilizzo della firma elettronica in remoto rapporti di lavoro . Nell'aprile 2013 è stato integrato il Codice del lavoro della Federazione Russa. Lo scambio di documenti informatici tra datore di lavoro e lavoratore deve avvenire con utilizzando firme elettroniche qualificate avanzate(Articolo 312.1).
Informazioni dettagliate sull'acquisto di una firma elettronica e servizi aggiuntivi per ciascuno degli ambiti di applicazione considerati potete informarvi sul sito www.garantexpress.ru o chiamando il numero: 8 800 333 8888 (chiamata gratuita). La società Electronic Express (GARANT Certification Center) è uno dei maggiori operatori di gestione di documenti elettronici giuridicamente rilevanti e fornisce servizi per l'emissione e il mantenimento di certificati di firma elettronica come parte integrante del supporto informativo e legale di GARANT.
Le tecnologie di scambio dei dati sono in continua evoluzione e anche i mezzi per proteggerle devono essere migliorati. Quindi, recentemente esisteva un solo tipo di firma elettronica: semplice e il momento attuale Sono già utilizzati attivamente due tipi di firma digitale avanzata: qualificata e non qualificata. In che modo differiscono e quando è necessario utilizzarli: lo scopriremo in questo articolo.
Vantaggi di una firma elettronica forte
Come sapete, lo scopo principale di una semplice firma digitale è confermare il fatto stesso di firmare un documento. Pertanto, viene utilizzato per confermare qualsiasi transazione effettuata online. Ad esempio, qualsiasi azione nel sistema informativo della tua banca è confermata dall'autorizzazione utilizzando login e password. La combinazione di questi elementi può servire come esempio di firma semplice. Tuttavia, il file firmato è il meno protetto: se violato, sarà impossibile tracciare le modifiche. Un altro punto importante– una firma elettronica semplice non equivale ad una firma fisica e non conferisce valore legale al documento. Allo stesso tempo, una firma digitale rafforzata creata da speciali programmi di crittografia consente di tenere traccia delle modifiche apportate al documento dopo la firma.Firma elettronica non qualificata
I requisiti per questo tipo di firma digitale sono molto meno rigorosi rispetto a quelli previsti per firma qualificata. Molto spesso, il NEP viene utilizzato durante la firma dichiarazioni dei redditi e documenti primari (dal 2017 è possibile utilizzarne uno semplice), a volte viene utilizzato dai partecipanti agli appalti elettronici, a seconda delle regole di una particolare piattaforma commerciale. È generalmente accettato che la NEP serva da analogo al sigillo dell'organizzazione.Firma elettronica qualificata
Tutto ciò che è stato scritto su questo tipo di firma digitale si riduce al fatto che al momento questo è il modo più affidabile per proteggere un documento elettronico. Da firma non qualificata differisce in due parametri:- Può essere rilasciato esclusivamente da un centro di certificazione accreditato;
- Rilasciato insieme ad un certificato di verifica delle chiavi;
- Conferisce valore legale al documento firmato (pari a una firma fisica).
Secondo la legislazione attuale (Legge federale n. 63-FZ “Sulla firma elettronica”), per firma elettronica si intendono le informazioni in formato elettronico allegate a un documento elettronico o altro tipo di informazioni in formato elettronico che certifica. Una firma elettronica qualificata viene creata utilizzando strumenti di conversione crittografica. Lei ha grado massimo protezione ed è pienamente equivalente ad una firma autografa su carta.
Come e dove ottenere la firma elettronica qualificata avanzata
La gestione elettronica dei documenti sta diventando sempre più parte della nostra vita, quindi la presenza di una firma elettronica in alcuni casi accelera notevolmente il processo di interazione tra le controparti, mentre in altri diventa una necessità urgente. Ad esempio, dal 1° gennaio 2014, le autorità di regolamentazione accettano i report della maggior parte delle organizzazioni solo in formato elettronico; ciò richiede una firma elettronica;
Una firma elettronica per le persone giuridiche accelera e semplifica il processo di reporting, ottimizza il flusso di documenti all'interno dell'organizzazione e tra le controparti e garantisce il trasferimento sicuro dei dati. Per individui una firma elettronica apre l'accesso remoto alla maggior parte dei servizi governativi: consente di utilizzare il portale dei servizi statali, inviare documenti a un'università, concludere in remoto contratto di lavoro, e offre anche altre opportunità.
Per ottenere una firma elettronica qualificata è necessario rivolgersi ad un centro di certificazione accreditato e presentare documenti necessari. L'elenco dei documenti varia a seconda del tipo di firma elettronica, quindi controlla il loro elenco sul sito web del centro di certificazione o invia una richiesta per la firma elettronica. Il tempo di produzione di una chiave EDS è di un'ora. Per ottenere un certificato di chiave di verifica della firma elettronica qualificata, il titolare dovrà recarsi personalmente in sede o inviare un rappresentante autorizzato.
Vantaggi e ambito di applicazione della firma elettronica qualificata
Le informazioni elettroniche firmate con firma elettronica qualificata hanno lo stesso valore giuridico dei documenti cartacei sigillati con firma e sigillo autografi. Inoltre, la gestione elettronica dei documenti facilita e accelera notevolmente il processo di scambio di informazioni, pertanto l'ambito di applicazione delle firme elettroniche è in continua espansione. Oggi gli ambiti di applicazione della firma elettronica qualificata sono:
- interazione con agenzie governative;
- lavorare con i sistemi informativi governativi;
- presentare segnalazioni alle autorità di regolamentazione;
- costruire il flusso di documenti all'interno dell'impresa e tra le organizzazioni commerciali.
Una firma elettronica creata utilizzando metodi di crittografia crittografica non può essere falsificata. Identifica il firmatario e garantisce l'integrità e l'immutabilità del documento dopo la firma.
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