Menu
Secara percuma
Pendaftaran
Rumah  /  Suhu basal/ Minit mesyuarat, contoh reka bentuk. Laporan ketua perkhidmatan teknologi maklumat

Minit mesyuarat contoh reka bentuk. Laporan ketua perkhidmatan teknologi maklumat

Dalam artikel ini kita akan meneruskan topik popular pengendalian mesyuarat yang berkesan yang diterangkan.

Mari kita periksa secara terperinci apakah minit mesyuarat, mengapa ia diperlukan, dan bagaimana untuk beralih daripada birokrasi kepada memperoleh keputusan secara bertenaga.

Pembalakan biasa

Pembalakan yang sempurna

Setiap orang sedang bersemangat menulis pelbagai nota dalam perancang mereka semasa mesyuarat.

Semua orang tertumpu pada skrin atau papan tempat pengelogan dalam talian sedang dilakukan.

Setiap orang memahami keputusan mesyuarat secara berbeza

Semua orang sama-sama memahami keputusan mesyuarat, siapa yang harus melakukan apa yang hendak dicapai hasil yang diingini

Peserta meninggalkan kurang bertenaga berbanding ketika mereka datang ke mesyuarat.

Peserta meninggalkan mesyuarat dengan lebih bertenaga dan memberi tumpuan kepada tugas-tugas tertentu.

Pelaksanaan tidak mengikat keputusan yang dibuat pada mesyuarat

Kewajipan untuk menyelesaikan tugas yang diterima untuk disiapkan - lagipun, semua orang melihat dan mendengar bahawa anda berjanji untuk menyelesaikan tugas itu tepat pada masanya

Kegagalan untuk mematuhi atau kekurangan agenda mesyuarat

Mengikuti agenda visual mesyuarat

Minit mesyuarat yang dipersetujui dan ditandatangani dipaparkan pada keesokan harinya, dan lebih kerap - walaupun kemudian

Minit dipersetujui, dicetak dan ditandatangani serta-merta pada akhir mesyuarat!

Ia mengambil banyak masa untuk mengawal keputusan yang dibuat

Ia mengambil masa minimum untuk mengawal keputusan yang dibuat, kerana ia dijejaki dalam sistem kawalan tugas korporat

Rakaman yang ideal boleh diatur dengan bantuan helaian dan penanda carta selak biasa, atau dengan bantuan yang lebih kompleks dan instrumen moden. Perkara utama adalah mengikuti metodologi yang betul dan mengikuti peraturan permainan.

Dalam artikel ini, kami akan menganalisis tujuh komponen minit mesyuarat yang ideal menggunakan templat minit mesyuarat khas kami yang dibangunkan berdasarkan hasil lebih daripada seratus projek yang disiapkan menggunakan Pengurus Minda MindJet.

2. Tujuh komponen protokol mesyuarat yang ideal

Rakaman ideal mesyuarat kelihatan seperti ini: minit mesyuarat dipersetujui, dicetak dan ditandatangani serta-merta pada mesyuarat itu sendiri. Semasa peserta berjalan dari bilik mesyuarat ke tempat kerja mereka, mereka diberikan tugas, dan apabila tiba di tempat kerja, mereka harus meneruskan emel versi terakhir protokol, serta tugas yang diberikan kepadanya untuk dilaksanakan dalam sistem pengurusan tugas korporat. Dan ia mungkin! Jom ketahui caranya.

Untuk mendapatkan protokol yang konsisten dan penyelesaian yang ditetapkan, kami akan menggunakan templat Pengurus Minda MindJet khas. Inilah rupa keseluruhannya.

Rajah.1. Pandangan umum Templat MindJet untuk pengelogan dalam talian

Kami mengesyorkan untuk mengisinya secara beransur-ansur sepanjang mesyuarat. Kami telah mencipta templat ini selama bertahun-tahun berdasarkan projek kami untuk melaksanakan budaya mesyuarat yang kukuh dalam pelbagai syarikat. Biar kami memperkenalkan anda kepada templat ini dengan lebih terperinci.

2.1. Jejaki masa mula dan tamat mesyuarat Banyak mesyuarat bermula dan berakhir pada masa yang salah. Satu cara untuk memerangi ini adalah dengan menjejak dan merekodkan masa mula dan tamat mesyuarat. Mengikuti prinsip mudah "Jika anda mengukur, anda menguruskan":



Rajah.2. Masukkan butiran organisasi

Kami juga mengesyorkan agar anda memastikan mereka merekodkan mereka yang lewat untuk mesyuarat dalam urutan yang berasingan supaya semua orang dapat melihatnya. Kesannya adalah ajaib: tiada siapa yang mahu disenaraikan sebagai lewat. Anda juga boleh meringkaskan statistik dan memaparkan penilaian mereka yang paling kerap lewat.

2.2. Nyatakan dan agihkan peranan peserta mesyuarat

Alat yang paling berkesan dan cekap selalunya yang paling mudah. Anehnya, tetapi benar: peserta dalam kebanyakan mesyuarat tidak memahami sepenuhnya peranan peserta, siapa dan apa yang perlu dilakukan untuk mengendalikan mesyuarat dengan berkesan dan mencapai keputusan.


Rajah.3. Agihkan peranan peserta

  • Pengerusi mesyuarat bertanggungjawab melaksanakan peraturan yang ditetapkan untuk menyediakan dan mengadakan mesyuarat. Terpulang pada dia sama ada pertemuan itu berkesan dan bertenaga
  • Wartawan mesyuarat – bertanggungjawab untuk penyediaan dan penyampaian maklumat yang berkualiti tinggi dan awal yang berkaitan dengan peserta mesyuarat.
  • Peserta mesyuarat – bertanggungjawab untuk latihan diri Dan penyertaan aktif dalam mesyuarat tersebut
  • Setiausaha mesyuarat – bertanggungjawab mengambil minit mesyuarat.
  • Penjaga Tenaga – bertanggungjawab ke atas tenaga mesyuarat. Jika pejabat sesak, sudah lama tidak berehat, dan dinamik keseluruhannya rendah, maka penyimpan tenaga harus menghentikan mesyuarat dan mengadakan acara meningkatkan tenaga.
  • Penyimpan Pengetahuan - bertanggungjawab merekod maklumat supaya tiada satu pun pemikiran yang berharga hilang. Sebagai peraturan, orang ini yang menunjukkan kepada setiausaha bahawa pemikiran ini atau itu perlu direkodkan
  • Penjaga Konteks – Bertanggungjawab untuk mengekalkan agenda mesyuarat. Memberi isyarat kepada semua orang jika agenda mesyuarat dilanggar.
  • Penjaga masa – bertanggungjawab untuk mengekalkan had masa mesyuarat. 2 minit sebelum tamat perbincangan isu, ia menandakan sudah tiba masanya untuk membuat keputusan dan merekodkan keputusannya.

2.3. Tentukan matlamat, buat agenda mesyuarat

Kebanyakan mesyuarat biasanya tidak mempunyai agenda bertulis. Ini bermakna kebanyakan peserta tidak benar-benar memahami mengapa mereka datang ke mesyuarat pada mulanya. Ini menyebabkan banyak masa terbuang pada permulaan mesyuarat untuk memasukkan semua peserta



Rajah.4. Kenapa kita nak pergi?

Oleh itu, nyatakan agenda dengan mengisi medan protokol MindJet Mind Manager yang disediakan khas untuk tujuan ini. Kami juga mengesyorkan, selaras dengan prinsip yang dinyatakan dalam fasal 2.1., untuk menjejaki masa, berapa banyak masa telah dirancang untuk item agenda dan berapa banyak masa yang sebenarnya dibelanjakan untuknya. Anda akan melihat bahawa selepas hanya 3-4 minggu pengukuran disasarkan, peratusan mesyuarat yang diselesaikan tepat pada masanya akan meningkat dengan ketara.

2.4. Catat keputusan anda

Tiga mata seterusnya berkait rapat antara satu sama lain. Ini mengenai keputusan mesyuarat. Secara umum, mengapa orang ramai berkumpul? Untuk bersetuju tentang apa yang perlu dilakukan seterusnya. Perjanjian ini boleh terdiri daripada tiga jenis:
  • Keputusan yang mempengaruhi semua orang
  • Tugasan yang diberikan kepada pelaksana tertentu
  • Isu-isu yang dibangkitkan pada mesyuarat, yang tidak mungkin untuk mendapatkan penyelesaian yang tepat atau tugas khusus pada mesyuarat itu. Ini biasanya berlaku apabila isu dibangkitkan di luar skop mesyuarat, atau apabila isu itu tidak cukup bersedia untuk keputusan dibuat mengenainya.

Jadi, penyelesaian.


Rajah.5. Masukkan teks keputusan.

Peraturan baharu, proses perniagaan, insentif, hukuman, maklumat dan banyak lagi dibincangkan dalam mesyuarat dan mesti direkodkan dalam bentuk keputusan yang terpakai kepada semua orang yang hadir pada mesyuarat itu. Kami mengesyorkan merekodkan semua ini dalam blok "Keputusan yang dibuat".

2.5. Agihkan tugas Seperti kata Bismarck yang bijak, jika anda ingin sesuatu tugasan dilakukan, seorang dan hanya seorang sahaja mesti bertanggungjawab untuk melaksanakannya.

Untuk melakukan ini, gunakan bahagian untuk merakam tugasan, serta tab Maklumat Tugas di sebelah kanan dalam Pengurus Minda MindJet


Rajah.6. Masukkan tugasan.

Adalah penting bahawa tugas itu mesti mempunyai teks, tarikh akhir dan orang yang bertanggungjawab. Semasa anda mengisi medan ini, data dipaparkan pada skrin dan semua peserta mesyuarat melihat siapa yang bertanggungjawab untuk apa dan apa.

2.6. Catat soalan untuk perbincangan kemudian

Oleh kerana kita berfikir secara berpersatuan, di mana-mana mesyuarat pasti akan timbul isu-isu yang tidak dirancang dalam agenda mesyuarat. Jika isu ini tidak dapat diselesaikan dengan cepat (contohnya, menggunakan peraturan "tiga kenyataan"), maka kami mengesyorkan agar isu tersebut direkodkan dalam bahagian "Soalan untuk perbincangan kemudian".


Rajah.7. Tulis soalan untuk perbincangan kemudian.

Adalah sangat penting untuk merekodkan soalan-soalan ini. Pertama, peserta akan melihat bahawa isu itu tidak hilang dan ia pasti akan dibangkitkan kemudian. Kedua, ini akan membolehkan anda beralih kepada isu dalam agenda. Ketiga, ritual membetulkan soalan itu sendiri membolehkan anda beralih daripada topik yang dibincangkan kepada yang lain. Jika anda tidak merakamnya, maka semua orang akan berfikir secara mental tentang isu yang tidak dapat diselesaikan.

2.7. Bersetuju dengan keputusan mesyuarat, cetak dan tandatangani minit! Berikan tugas dalam kawalan tugas (Microsoft Outlook)

Dan yang paling penting. Pada akhir mesyuarat, apabila agenda telah dibincangkan, keputusan telah dibuat, tugas telah diberikan, dan isu untuk perbincangan kemudian direkodkan, adalah perlu untuk merumuskan keputusan. Iaitu, ulangi keputusan yang diambil dari protokol. Selepas itu, menggunakan alat tambah main Peraturan khas kami untuk program MindJet Mind Manager, klik pada butang "Jana protokol"


nasi. 8. Eksport penyelesaian kepada protokol Microsoft Word dan tetapkan tugas dalam Microsoft Outlook

Dan anda akan menerima minit mesyuarat, yang boleh dicetak serta-merta pada mesyuarat dan ditandatangani oleh peserta!


nasi. 9. Contoh protokol Microsoft Word yang diperoleh secara automatik.

Dan selepas minit ditandatangani, mesyuarat tamat dan semua peserta telah pergi ke tempat kerja mereka, manfaatkan ciri lain program kami - tetapkan semua tugas dalam 5 saat menggunakan sistem pengurusan tugas Outlook korporat! Untuk melakukan ini, klik pada butang program kami "Tetapkan pesanan".


Rajah 10. Tugas Outlook diambil secara automatik daripada perisian pengelogan dalam talian.

Apa yang anda perlukan ialah menyemak semula ketepatan perkataan dan klik pada butang "Serah" dalam setiap tugas! Dan kini setiap peserta mesyuarat, apabila tiba di tempat kerja mereka, akan menerima protokol yang dipersetujui dan tugasan yang diberikan dalam Microsoft Outlook!

3. Anda boleh menjalankan mesyuarat yang sempurna sendiri dengan templat Pengurus Minda MindJet kami!

Kami menjemput anda untuk memuat turun templat yang diterangkan di atas sepenuhnya secara percuma, serta metodologi untuk menyediakan dan menggunakannya! Untuk melakukan ini, hanya isi borang di bawah dan kami akan menghantar semuanya kepada anda!

Templat ini dikonfigurasikan sedemikian rupa sehingga anda boleh mengalih keluar blok yang tidak perlu daripadanya (contohnya, jika tiada soalan dalam mesyuarat daripada kategori "Soalan untuk dibincangkan kemudian") - anda hanya perlu memadamkan blok ini, dan dalam versi akhir minit blok ini Ia tidak akan berlaku.

Ulasan:

Dengan bantuan Pengurus Minda, mesyuarat kami telah menjadi lebih cekap dari segi kualiti dan masa yang dihabiskan untuk mengadakannya. Struktur yang jelas yang disediakan oleh peraturan Standard dan pelaksanaan teknikal dalam bentuk templat Pengurus Minda membawa mesyuarat kami ke tahap yang lain. Minit yang dipersetujui kini muncul serta-merta pada akhir mesyuarat. Mengikut anggaran kami, pada akhir projek, keuntungan dalam masa kerana pengenalan pengurusan minda dalam mengadakan mesyuarat badan kolegial berjumlah kira-kira 2 jam seminggu.

Maxim Vladimirovich Baromensky, Timbalan Pengerusi Lembaga,

Moscow Bank of Sberbank of Russia

Kini mesyuarat membuat keputusan khusus dengan keputusan dan tarikh akhir yang boleh diukur, dan tugasan diberikan kepada pelaksana dalam Outlook sejurus selepas mesyuarat. Minit mesyuarat diselaraskan secara automatik pada akhir mesyuarat. Peta gambaran keseluruhan perbincangan isu dalam Pengurus Minda membolehkan anda tidak menyimpang daripada agenda dan bergerak ke arah membuat keputusan khusus mengenai isu tertentu. Terima kasih kepada peraturan perancangan awal dalam Kalendar dan penyediaan, kami sentiasa memulakan mesyuarat tepat pada masanya, dan berakhir sebelum masa yang dijadualkan!

V.V.SALMIN

PENGERUSI BANK BAIKAL

Kami juga menarik perhatian anda kepada fakta bahawa buat masa ini alat tambah ini sah untuk MindJet MindManager versi 14.1. Alat tambah ini belum lagi tersedia untuk versi kemudian, tetapi kami boleh menyesuaikannya untuk Syarikat anda jika anda menghantar permintaan kepada kami menggunakan borang di bawah!

Minit mesyuarat anda dengan berkesan!

Setiap mesyuarat, mesyuarat dan mesyuarat perniagaan memerlukan prosedur protokol. Dalam bahan ini kita akan melihat secara terperinci pada protokol sampel dan juga bercakap tentang peraturan untuk pelaksanaannya.

Dari artikel anda akan belajar:

Dalam kes apakah pembalakan diperlukan?

Ramai pekerja sekretariat mengetahui secara langsung bahawa memproses dan merangka protokol adalah tugas yang panjang dan membosankan. Ini disebabkan oleh fakta bahawa dokumen ini mengandungi sejumlah besar maklumat, yang jumlahnya tidak terhad kepada satu atau dua halaman. Di samping itu, agar penyediaan protokol sampel menjadi sebetul mungkin, dan dokumen itu sendiri menjadi lebih bermaklumat, proses ini perlu dimulakan seawal mungkin. Walau bagaimanapun, untuk melakukan ini, pertama sekali, adalah perlu untuk memahami dalam hal ini penyediaan dokumentasi ini akan diperlukan. Atas sebab ini, kami akan mempertimbangkan acara utama yang memerlukan untuk menyimpan protokol (sampel tersedia untuk dimuat turun).

Mesyuarat

Adalah diketahui bahawa pertemuan itu adalah salah satu daripada peristiwa besar dalam kehidupan mana-mana organisasi. Ia boleh sama ada dirancang, dianjurkan pada selang masa tertentu, atau segera. Walau apa pun, perjalanan acara ini hendaklah direkodkan dalam minit mesyuarat.

Kemudahan mengadakan mesyuarat berjadual (sebulan sekali, suku tahunan, separuh tahunan) terletak pada hakikat bahawa setiausaha mempunyai peluang untuk merangka program mesyuarat terlebih dahulu, menentukan perjalanan acara, penceramah dan bilangan soalan. Kehadiran maklumat sedemikian membolehkan anda mula membuat borang protokol terlebih dahulu.

Dalam kes ini, adalah penting untuk memahami bahawa semasa mesyuarat, isu semasa dan tugas yang memerlukan penyelesaian sentiasa dipertimbangkan. Ini adalah asas protokol, atau lebih tepat lagi, isu yang dipertimbangkan, keputusan yang dibuat, orang yang bertanggungjawab dll.

Mesyuarat

ada pelbagai jenis acara ini: mesyuarat badan kolegial, pemegang saham, suruhanjaya pakar dll. Lebih-lebih lagi, dalam kes ini sama sekali tidak perlu ada sebarang isu semasa yang perlu diselesaikan. Sebaliknya, sebagai peraturan, pertemuan itu lebih luas dan bersifat jangka panjang. Sebagai contoh, semasa acara ini, hala tuju aktiviti organisasi untuk tahun-tahun akan datang, merumuskan keberkesanan perusahaan, dan lain-lain boleh ditentukan. Ringkasnya, mesyuarat menyelesaikan isu semasa, dan mesyuarat mempertimbangkan soalan umum berkaitan dengan dasar dan aktiviti organisasi.

Adalah penting untuk memahami bahawa minit mesyuarat juga harus merekodkan perkembangan acara tersebut. Pada masa yang sama, mungkin tiada keputusan dalam rangka acara itu, tetapi kemajuan perbincangan pelbagai isu harus ditunjukkan dalam dokumen yang sesuai.

Sila ambil perhatian bahawa mesyuarat suruhanjaya pakar perlu diadakan secara berkala (setahun sekali) untuk mempertimbangkan isu-isu yang timbul setiap tahun. Contohnya, mesyuarat untuk mempertimbangkan tatanama baharu kes, inventori fail peribadi, dokumen yang diperuntukkan untuk pemusnahan, dsb. Dalam kes ini, setiap keputusan yang diambil oleh SPR mesti direkodkan dalam protokol, jika tidak, prosedur yang sama untuk memusnahkan dokumen mungkin menjadi haram jika tiada dokumen asas (dalam kes ini, protokol). Pada masa yang sama, bentuk minit mesyuarat suruhanjaya mungkin kekal hampir tidak berubah dari tahun ke tahun.

Contoh minit mesyuarat

Mesyuarat

Borang minit mesyuarat sangat serupa dengan mendokumentasikan mesyuarat. Perbezaan utama antara dokumen terletak pada acara itu sendiri: jika orang yang bertanggungjawab mengambil bahagian dalam mesyuarat, maka mesyuarat itu boleh berlaku di kalangan semua pekerja organisasi. Atas sebab ini, bilangan peserta acara boleh beberapa kali lebih besar daripada penonton mesyuarat, serta tempoh acara. Dalam hal ini, adalah dinasihatkan untuk merakam semua yang berlaku menggunakan peranti rakaman. Selepas itu, berdasarkan mereka, satu bentuk minit mesyuarat yang telah disusun sebelumnya diisi.

Sila ambil perhatian bahawa minit mesyuarat (sampel dibentangkan di bawah) tidak sepatutnya mengandungi kenyataan terperinci daripada semua yang hadir. Sebagai peraturan, keputusan pada acara skala ini dibuat melalui pengundian. Dalam kes itu pembalakan terdiri daripada soalan yang disuarakan dan keputusan pengundian dengan keputusan yang dibuat.

Contoh minit mesyuarat

Baca juga:

Sebagai tambahan kepada fakta bahawa protokol, sampel yang akan kami pertimbangkan, berbeza mengikut jenis acara, mereka juga boleh mempunyai lengkap dan bentuk pendek. Kami mencadangkan untuk mempertimbangkan apakah perbezaan mereka.

bentuk pendek

jenis ini pembalakan mengandungi maklumat tentang isu yang dipertimbangkan dan keputusan yang dibuat. Protokol ringkas juga menunjukkan nama mereka yang bercakap dan mereka yang bertanggungjawab untuk keputusan yang diambil. Borang pendek tidak merekodkan perjalanan penuh acara, tetapi hanya menyediakan maklumat tentang membuat keputusan mengenai isu tertentu.

Contoh protokol ringkas

Borang penuh

Borang ini protokol mengandungi lebih banyak lagi maklumat terperinci tentang perkembangan acara tersebut. Kita boleh mengatakan bahawa dalam kes ini dokumen memaparkan keseluruhan acara dalam susunan kronologi. Di samping itu, rakaman penuh juga membayangkan pembentangan terperinci laporan dan ucapan para peserta, pendirian, pendapat dan soalan yang dikemukakan.

Sampel protokol penuh


Borang ringkas

Protokol sampel yang dibentangkan dilengkapkan berdasarkan transkrip acara atau rakaman suara. Skop dokumen ini dengan ketara melebihi bentuk di atas, kerana ia menerangkan secara verbatim peristiwa. Ringkasnya, semua kenyataan, laporan dan soalan yang disuarakan semasa acara direkodkan dalam borang ini.

Merangka dokumen

Protokol sampel melibatkan membahagikan teks kepada dua bahagian: pengenalan dan utama. Dokumen itu bermula dengan perkataan "pengerusi". Ia dicetak dengan jarak dua kali selepas tajuk, betul-betul dari jidar dari kedudukan sifar hentian tab dengan huruf besar. Selepas tanda sempang nama keluarga pengerusi dan inisial ditunjukkan. Perkataan "setiausaha" dieja dengan cara yang sama. Sebagai contoh,

Pengerusi - Matveev V.I. Setiausaha - Ivanova SB.

Berikut adalah senarai mereka yang hadir. Selepas itu adalah perlu untuk menyenaraikan nama orang yang dijemput yang menunjukkan jawatan mereka. Kami juga ambil perhatian bahawa pada mesyuarat dan sesi lanjutan dengan sejumlah besar orang yang hadir, komposisi mereka ditunjukkan hanya secara kuantitatif, dan senarai nama kemudiannya dilampirkan pada minit itu.

Contoh pengisian protokol terdiri daripada bahagian yang sepadan dengan item agenda. Setiap perenggan mungkin mengandungi bahagian berikut: MENDENGAR, BERKATA, MEMUTUSKAN (PUTUS). Kata-kata ini ditulis dalam huruf besar, setiap satu pada baris baharu, diikuti dengan titik bertindih, dan dengan itu mereka memecahkan teks secara visual.

Protokol (contoh lukisan)

Pendaftaran dan rakaman

Hanya betul prosedur pendaftaran protokol (sampel dibentangkan di bawah) boleh memastikan sepenuhnya kuasa undang-undang keputusan yang asas untuk diterima pakai adalah mesyuarat, perundingan atau mesyuarat. Dalam kes ini, asas pendaftaran dan rakaman akan membantu anda memahami prosedur ini.

Contoh reka bentuk protokol adalah asas dokumen pentadbiran pengurusan kolegial dan hampir selalu disediakan sebagai dokumen berbilang halaman. Oleh itu, apabila membuat helaian pertama, adalah perlu untuk menggunakan bentuk umum organisasi atau perusahaan, dan jika tiada sampel untuk protokol, maka dokumen itu disediakan pada helaian kertas A4 dengan butiran disusun mengikut sampel bentuk am.

Perlu diambil kira bahawa protokol contoh tarikh dari tarikh acara, dan bukan dari tarikh penyediaan dan pelaksanaan dokumen. Jika mesyuarat berlangsung selama beberapa hari, tarikh hendaklah ditunjukkan dengan tanda sempang, contohnya, 06/12-15/2016. Setiap dokumen diberikan nombornya sendiri, sepadan nombor siri acara bermula dari tahun kalendar baharu. Dalam kes ini, bilangan mesyuarat, persidangan dan mesyuarat ditentukan secara berasingan antara satu sama lain. Tempat mesyuarat merujuk kepada bandar di mana peristiwa itu berlaku.

Di bawah ialah protokol, sampel yang boleh anda muat turun di

Minit mesyuarat– dokumen yang merekodkan semua peristiwa yang berlaku pada mesyuarat pekerja perusahaan. Dia tidak mengambilnya dengan ketat dokumen wajib, tetapi dalam beberapa kes ia benar-benar perlu.

FAIL Buka fail ini dalam talian 2 fail

Peranan protokol

Mesyuarat dalam organisasi, tanpa mengira status, hala tuju perniagaan dan saiz mereka, diadakan dengan kekerapan tertentu. Ia membolehkan kami menyelesaikan banyak masalah semasa dan mengambil langkah yang perlu tepat pada masanya untuk diselesaikan isu yang kompleks, tentukan strategi pembangunan syarikat, dsb.

Walau bagaimanapun, tidak semua mesyuarat direkodkan menggunakan minit dan ini bukan melanggar undang-undang. Pada dasarnya, pengurusan syarikat mempunyai hak untuk menentukan mesyuarat yang perlu direkodkan dan yang boleh diadakan tanpa merangka dokumen ini.

Fungsi utama protokol adalah untuk merekodkan secara bertulis semua tugas, soalan, pendapat yang disuarakan pada mesyuarat dan, yang paling penting, keputusan yang dibuat secara kolektif.

Lebih teliti dan terperinci protokol disimpan, lebih baik.

Biasanya, minit diperlukan untuk mesyuarat yang mempunyai kesan langsung pada masa depan syarikat. Ia juga disyorkan untuk mengambil minit mesyuarat dengan penyertaan wakil perusahaan lain dan kakitangan agensi kerajaan.

Prosedur untuk mesyuarat

Pertemuan bukanlah acara yang diadakan, seperti yang mereka katakan, dengan cepat. Ia memerlukan persiapan awal yang teliti, yang biasanya dilakukan oleh pekerja yang bertanggungjawab yang dilantik untuk ini dengan perintah khas pengarah. Dia mengumpul dokumen yang diperlukan, menulis senarai isu semasa dan isu-isu yang mendesak untuk diselesaikan, memberitahu semua bakal peserta mesyuarat yang akan datang, dan membuat persediaan lain.

Perlu diingatkan bahawa pekerja perusahaan yang telah menerima maklumat tentang mesyuarat yang akan datang dan jemputan untuk menyertainya boleh menolak, tetapi hanya jika terdapat alasan yang sah dan cukup kuat, kerana mesyuarat itu adalah sebahagian daripada tanggungjawab kerja mereka.

Mesyuarat biasanya mempunyai pengerusi sendiri, yang memantau kemajuannya, mengumumkan agenda, dan menjalankan pengundian. Selalunya ini adalah ketua syarikat, tetapi ia juga mungkin pekerja lain. Dalam kes ini, maklumat tentang pengerusi mesti dimasukkan dalam minit.

Dari awal mesyuarat, semua peristiwa yang berlaku padanya direkodkan dengan teliti. Dan ini dilakukan dengan cara yang berbeza: Mengekalkan protokol tidak mengecualikan penggunaan rakaman foto dan video.

Minit selepas tamat mesyuarat mesti ditandatangani oleh setiausaha dan pengerusi mesyuarat, serta, jika perlu, oleh pesertanya, yang dengan itu mengesahkan bahawa semua maklumat yang dimasukkan ke dalamnya adalah betul.

Siapa yang harus melengkapkan protokol?

Fungsi merangka minit biasanya adalah tanggungjawab setiausaha perusahaan atau pekerja lain yang dilantik untuk melaksanakan misi ini secara langsung di mesyuarat. Pada masa yang sama, orang yang dipilih untuk mengekalkan protokol mesti mempunyai pemahaman yang jelas tentang bagaimana dan mengapa ini dilakukan dan mempunyai sekurang-kurangnya kemahiran minimum dalam menulis dokumen protokol.

Merangka protokol

Hari ini, undang-undang tidak memperuntukkan satu bentuk minit mesyuarat yang bersatu, jadi organisasi boleh merangkanya dalam sebarang bentuk atau mengikut model yang diluluskan dalam dasar perakaunan syarikat. Walau bagaimanapun, adalah perlu untuk menunjukkan maklumat tertentu di dalamnya:

  • nombor dokumen;
  • tarikh penciptaan;
  • nama organisasi;
  • lokaliti di mana perusahaan itu didaftarkan;
  • senarai orang yang hadir pada mesyuarat (termasuk jawatan mereka, nama penuh);
  • maklumat pengerusi dan setiausaha mesyuarat;
  • agenda (iaitu isu-isu yang perlu diselesaikan);
  • hakikat pengundian (jika diadakan) dan keputusannya;
  • hasil mesyuarat.

Kadang-kadang ia termasuk dalam protokol masa yang tepat(sehingga minit) permulaan dan akhir mesyuarat - ini membolehkan anda mendisiplinkan pekerja dan mengoptimumkan masa yang dihabiskan untuk mesyuarat tersebut pada masa hadapan.

Jika perlu, beberapa dokumen tambahan, gambar dan bukti video boleh dilampirkan pada minit mesyuarat. Jika ada, kehadiran mereka mesti dicerminkan dalam minit mesyuarat sebagai perenggan yang berasingan.

Perlu diingatkan bahawa protokol mesti disimpan dengan sangat berhati-hati, kesilapan dan pembetulan mesti dielakkan, dan adalah tidak boleh diterima sama sekali untuk memasukkan maklumat yang tidak boleh dipercayai atau sengaja palsu ke dalamnya. Jika detik-detik sedemikian dikenal pasti sekiranya berlaku pemeriksaan dokumentasi dalaman syarikat oleh pihak berkuasa kawal selia, syarikat mungkin akan menerima hukuman yang serius.

Peraturan asas untuk merangka protokol

Protokol, sebagai peraturan, disediakan dalam satu salinan, tetapi jika perlu, salinannya boleh dibuat, bilangannya tidak terhad.

Dokumen tersebut mesti ditandatangani oleh pemula serta-merta, setiausaha, serta semua ahli mesyuarat.

Protokol boleh disediakan pada helaian A4 ringkas atau pada kepala surat organisasi - tidak kira, sama ada ia disimpan dalam bentuk tulisan tangan atau diisi pada komputer. Ia tidak perlu mengesahkannya dengan meterai syarikat, sejak 2016 entiti undang-undang Mengikut undang-undang, mereka mempunyai hak untuk tidak menggunakan meterai dan setem untuk mengesahkan dokumentasi mereka.

Setelah selesai dan disahkan dengan betul, minit itu hendaklah disimpan bersama dengan dokumen firma lain yang merekodkan mesyuarat dalaman, rundingan dan mesyuarat. Selepas kehilangan kaitannya, ia harus dihantar untuk disimpan ke arkib perusahaan, di mana ia mesti disimpan untuk tempoh yang ditetapkan oleh undang-undang atau tindakan tempatan dalaman syarikat (sekurang-kurangnya 3 tahun), selepas itu ia boleh dilupuskan (prosedur ini juga mesti dijalankan dengan ketat mengikut cara yang ditetapkan oleh undang-undang) .

Mesyuarat dan mesyuarat perniagaan boleh diadakan dalam suasana formal atau tidak formal, bergantung pada syarikat dan keadaan. Tetapi dalam apa jua keadaan, keupayaan untuk mengambil minit semasa mesyuarat/mesyuarat selalunya kritikal dan menyelamatkan anda daripada sakit kepala, dan kemahiran sedemikian amat dialu-alukan oleh majikan. Cadangan berikut adalah berdasarkan buku “Rules of Order” oleh Henry M. Robert. Ramai daripada mereka akan membantu anda menganalisis, bertindak balas dan meramalkan perjalanan peristiwa selanjutnya, sudah pasti, rekod akan berguna kepada bos anda lebih daripada sekali.

Secara keseluruhan, ia tidak begitu sukar.

Anda akan memerlukan:
- Perakam filem mudah alih, tetapi agak berkuasa (ingat bahawa rakaman filem adalah bukti, jika ini tidak perlu, gunakan yang digital moden);


- Pita kosong untuk rakaman;
- Buku nota yang agak besar untuk nota;
- Komputer.

Jadi, berikut adalah minit mesyuarat:

1. Cuba dapatkan senarai isu untuk mesyuarat/mesyuarat akan datang yang akan dibincangkan dalam agenda lebih awal. Mengimbas kembali/mencari keputusan mesyuarat yang lepas. Buat gambar rajah soalan baru yang timbul ketika itu, mungkin dan yang sedia ada. Sediakan sebarang dokumen sokongan yang mungkin diperlukan. Pertimbangkan untuk menggunakan perakam suara pada mesyuarat akan datang untuk memastikan maklumat yang diterima dan persetujuan yang dicapai direkodkan dengan tepat dan tepat.

2. Duduk di sebelah orang yang mengetuai mesyuarat supaya anda boleh mendapatkan penjelasan dengan mudah tentang perbincangan atau bertanya soalan.

3. Buat dan tuliskan, jika boleh, rancangan yang tepat atau anggaran untuk mesyuarat itu. Ia akan membantu anda menavigasi pada masa hadapan, terutamanya semasa keghairahan yang sengit.

4. Catatkan tarikh, masa dan lokasi mesyuarat.

5. Semasa mesyuarat perniagaan, tulis pada sekeping kertas tempat semua orang duduk, termasuk nama dan jawatan. Jika anda tidak tahu lebih awal, sebarkan kertas itu meminta mereka menulis nama mereka. Semasa mesyuarat, anda akan dapat memahami dengan cepat siapa yang bercakap terima kasih kepada helaian ini. Jika mesyuarat terbuka, catatkan nama mereka yang berhak mengundi sahaja dalam isu yang dibangkitkan.

6. Tandai mereka yang datang lewat atau keluar awal untuk mendidik mereka dan bos secara ringkas tentang mata yang terlepas. Tulis juga nama mereka yang dijemput tetapi tidak datang.

7. Catatkan perkara-perkara dalam agenda mengikut urutan di mana ia dibincangkan. Jika mata lapan dibincangkan sebelum mata dua, kekalkan penomboran lama, tetapi perhatikan susunan baharu.

8. Tuliskan anjakan, perubahan dan inovasi yang dibuat dan orang yang membuat dan mendorongnya.

9. Tuliskan cadangan yang mana yang diterima dan yang mana yang ditolak, perhatikan bagaimana undi diedarkan (dengan mengangkat tangan, melalui undian, atau kaedah lain), dan di mana keputusan itu dibuat secara sebulat suara. Jika mesyuarat itu kecil, senaraikan nama mereka yang mengundi - yang meluluskan, yang mengundi menentang, dan yang berkecuali untuk setiap cadangan.

10. Fokus pada merekod aktiviti kumpulan tertentu. Elakkan butiran setiap perbincangan.

Beberapa petua dari pakar:
- Semasa mesyuarat, jangan hilang tumpuan, sebarang detik yang terlepas boleh menjadi penentu;
- Kembangkan akronim dan singkatan anda sendiri untuk frasa, nama, tindakan, tempat, organisasi dan idea biasa. Lebih sedikit masa yang anda habiskan untuk menulis atau menaip, lebih banyak perhatian yang boleh anda berikan kepada mesyuarat;
- Jangan lupa untuk mencatat pindaan kepada idea, perubahan dan cadangan yang dikemukakan pada asalnya.

Masa untuk membuat bancian dan menyusun keputusan.

1. Adalah lebih baik untuk mengatur dan menulis semula semua nota sejurus selepas mesyuarat, apabila ingatan masih mengekalkan butiran setiap peristiwa.

2. Ikuti format nota yang sama yang anda ikuti untuk minit mesyuarat sebelumnya. Adalah lebih baik untuk bertanya kepada bos anda terlebih dahulu tentang format rakaman yang dia minati. Sebagai contoh, adakah dia mahu nota itu mengulang perkataan demi perkataan apa yang dikatakan, atau adakah ia sudah mencukupi ringkasan idea utama.

3. Tandai keputusan yang dibuat dengan frasa standard: "Telah diputuskan melalui undian bahawa..."

4. Pertimbangkan untuk menambah protokol dengan pendapat panjang lebar, laporan atau bahan sokongan lain.

5. Tamatkan dokumen dengan tandatangan "Diserahkan untuk Semakan" diikuti dengan nama dan tarikh anda.

6. Tandakan kronologi dalam buku nota mengikut minit.

Artikel berdasarkan bahan:

Sila jawab dua soalan mengenai penyediaan minit mesyuarat/mesyuarat:
  • Jika agenda termasuk isu maklumat, sebagai contoh, "Mengenai kemajuan pembinaan...", maka:
    • Adakah perlu untuk membuat sebarang keputusan seperti: "Ambil kira." Atau bolehkah soalan itu dibiarkan tanpa bahagian operatif?
    • Patutkah isu sebegini dimasukkan dalam agenda sama sekali?
  • Adakah sentiasa perlu dalam protokol untuk sekurang-kurangnya secara ringkas menunjukkan kandungan ucapan semasa perbincangan isu yang memerlukan keputusan, atau bolehkah seseorang hanya menunjukkan: "Perbincangan telah diadakan ..." dan kemudian - "Diselesaikan (diputuskan)" ?
    • K.M. Bryzgalova, pakar majalah, menjawab soalan itu

    Jawapan kepada soalan pertama Pembaca terkandung dalam definisi protokol sebagai jenis dokumen: protokol ialah dokumen yang merekodkan kemajuan perbincangan isu dan membuat keputusan pada mesyuarat, mesyuarat, persidangan dan sesi badan kolegial, i.e. proses pengambilan anak angkat keputusan pengurusan dan keputusan itu sendiri.

    Jadi, protokol itu mengandungi rekod kemajuan perbincangan isu dan penerimaan keputusan mengenainya. Jika laporan tetap yang bersifat maklumat sedang dibuat, yang tidak tertakluk kepada perbincangan dan tiada keputusan dibuat mengenainya, maka tidak ada gunanya memasukkannya sebagai item berasingan dalam agenda. Kemudian keputusan seperti "Ambil perhatian" tidak perlu ditulis dalam protokol.

    Sekiranya soalan pembaca harus difahami sebagai soalan tentang sama ada pada dasarnya dibenarkan untuk menulis perkataan "Ambil perhatian" sebagai keputusan yang diambil, maka jawapannya adalah afirmatif. Ya, ia boleh diterima. Malah, walaupun dalam sampel protokol pendek, yang diberikan dalam Lampiran No. 10 hingga Arahan standard mengenai kerja pejabat di badan persekutuan cabang eksekutif, rumusan keputusan sedemikian ada (lihat Contoh 2).

    Tetapi dalam amalan sebenar aktiviti pengurusan"maklumat kosong" sangat jarang berlaku. Dan kemajuan pembinaan memerlukan pemantauan berterusan. Sekurang-kurangnya, berdasarkan keputusan laporan sedemikian, keputusan boleh dibuat untuk menetapkan tarikh seterusnya untuk memaklumkan tentang kemajuan pembinaan, contohnya, dalam sebulan pada mesyuarat seterusnya atau dalam bentuk laporan bertulis yang disediakan. kepada pegawai tertentu.

    Jadi, soalan "Mengenai kemajuan pembinaan ..." bukan sahaja bermaklumat. Bergantung kepada kemajuan pembinaan, mereka yang hadir pada mesyuarat/mesyuarat boleh:

    • atau meluluskannya (jika semuanya berjalan mengikut rancangan yang telah dirancang),
    • atau memutuskan keperluan langkah kecemasan untuk membetulkan keadaan, mengalih tarikh akhir, mengubah rancangan kerja, dsb.,
    • dan juga tetapkan tarikh dan bentuk “checkpoint” seterusnya.

    Ternyata berdasarkan hasil laporan kemajuan pembinaan, keputusan kolegial masih dibuat. Kemudian kata-katanya perlu direkodkan dalam protokol di bahagian "DIRESOLVED (DIPUTUSKAN)".

    Jawab soalan kedua Pembaca akan dibantu oleh peraturan untuk membuat protokol, yang terkandung dalam Arahan Standard untuk Kerja Pejabat di Badan Eksekutif Persekutuan (diluluskan oleh Perintah Kementerian Kebudayaan Rusia bertarikh 8 November 2005 No. 536).

    Teks protokol terdiri daripada dua bahagian:

    • pengenalan dan
    • asas.

    Contoh protokol lengkap. dalam Contoh 1.

    Bahagian pengenalan menunjukkan pengerusi, setiausaha dan mereka yang hadir (dijemput). Bahagian pengenalan protokol berakhir dengan agenda - senarai isu yang sedang dipertimbangkan, disenaraikan mengikut kepentingannya, menunjukkan pelapor bagi setiap item agenda. Setiap soalan diberi nombor Angka Arab, dan namanya bermula dengan preposisi “O” (“Perihal”), yang dicetak dari sempadan jidar kiri.

    Bahagian utama minit dibahagikan kepada bahagian mengikut perkara agenda. Teks setiap bahagian disusun mengikut skema: "MENDENGAR - BERKATA - MEMUTUSKAN (DIPUTUSKAN)."

    Dalam bahagian "BERCAKAP", nama dan inisial semua mereka yang bercakap mengenai isu ini ditunjukkan dan ringkasan persembahan mereka. Kandungan ucapan boleh didokumenkan secara berasingan, kemudian protokol mengandungi nota kaki "teks ucapan dilampirkan" (lihat bahagian 2 protokol dari Contoh 1).

    Sekiranya tiada ucapan atau perbincangan, maka bahagian "BERCAKAP" tidak disertakan; maka bahagian protokol ini akan terdiri daripada dua bahagian sahaja: “HEARD” dan “DECIDED (DECIDED)” (lihat bahagian 1 protokol dari Contoh 1).

    Dalam amalan kerja pejabat, protokol pendek juga digunakan apabila rekod terperinci kemajuan perbincangan isu tidak diperlukan. Kami memberikan bentuknya dalam Contoh 2.

    Protokol sedemikian hanya menunjukkan:

    • senarai mereka yang hadir,
    • isu yang sedang dipertimbangkan dan
    • keputusan yang dibuat.

    Mula-mula, mari kita lihat bagaimana Arahan Standard untuk Kerja Pejabat dalam Badan Eksekutif Persekutuan menetapkan merangka bentuk pendek protokol. Pada masa yang sama, kami ingin mengingatkan anda bahawa peruntukan dokumen ini mengikat hanya untuk pihak berkuasa eksekutif persekutuan. Organisasi lain boleh sesuka hati meminjam sendiri bentuk dokumen dan teknologi kerja yang diterangkan dalam Arahan Standard.

    Serpihan dokumen

    Arahan standard untuk kerja pejabat di pihak berkuasa eksekutif persekutuan, yang diluluskan oleh perintah Kementerian Kebudayaan Rusia bertarikh 8 November 2005 No. 536

    2.7.3.4. Teks protokol pendek juga terdiri daripada dua bahagian. Bahagian pengenalan menunjukkan inisial dan nama keluarga pegawai pengerusi (pengerusi), serta jawatan, inisial, dan nama keluarga orang yang hadir pada mesyuarat itu.

    Perkataan "Hadir" dicetak dari jidar kiri, digariskan, dan titik bertindih diletakkan di hujung perkataan. Di bawah adalah tajuk pekerjaan, inisial dan nama keluarga mereka yang hadir. Tajuk kerja mungkin ditunjukkan secara umum, contohnya:

    • Timbalan Menteri Kebudayaan dan komunikasi massa Persekutuan Rusia
    • Timbalan Ketua Agensi Arkib Persekutuan Persekutuan Rusia.

    Tajuk kerja berbilang baris bagi mereka yang hadir ditunjukkan dengan jarak 1 baris.

    Senarai ini dipisahkan dari bahagian utama protokol oleh garis pepejal.

    Bahagian utama protokol termasuk isu yang sedang dipertimbangkan dan keputusan yang diambil ke atasnya. Nama soalan dinomborkan dengan angka Rom dan bermula dengan preposisi “O” (“Perihal”), dicetak berpusat dalam saiz fon No. 15 dan digariskan dengan satu baris di bawah baris terakhir. Nama akhir ditunjukkan di bawah baris pegawai yang bercakap semasa perbincangan isu ini. Nama akhir dicetak dengan jarak 1 baris.

    Kemudian keputusan yang diambil mengenai isu itu ditunjukkan.

    Mari kita ambil perhatian bahawa dalam Arahan Standard sebelumnya untuk kerja pejabat di pihak berkuasa eksekutif persekutuan, yang diluluskan oleh perintah Arkib Rusia pada 27 November 2000 No. 68 dan pada masa ini tidak lagi berkuat kuasa, tidak ada peruntukan yang dikhaskan untuk protokol pendek. Itu. Sebelum ini, penyediaan protokol pendek tidak dikawal di peringkat persekutuan, jadi ia disediakan mengikut arahan untuk penyimpanan rekod organisasi tertentu. Dan arahan untuk pengurusan pejabat organisasi, pada gilirannya, disusun berdasarkan pengalaman praktikal, yang dibentangkan dalam mana-mana buku teks mengenai pengurusan pejabat.

    Dalam Arahan Standard untuk Kerja Pejabat di Badan Eksekutif Persekutuan, yang sedang berkuat kuasa (diluluskan oleh Perintah Kementerian Kebudayaan Rusia bertarikh 8 November 2005 No. 536), perenggan 2.7.3.4 muncul, dikhaskan untuk protokol pendek. Oleh itu, arahan kertas kerja yang dibangunkan oleh pihak berkuasa eksekutif persekutuan mesti mengandungi keperluan yang sama untuk penyediaan protokol ringkas. Pada masa yang sama, kami perhatikan bahawa dalam keperluan yang ditetapkan dalam perenggan 2.7.3.4 Arahan Model, terdapat "inovasi dalam reka bentuk" yang tidak tipikal untuk amalan yang diterima umum dalam merangka protokol pendek. Ini terutamanya termasuk:

    • pengecualian daripada bahagian pengenalan agenda;
    • memusatkan nama soalan dan menggariskannya dengan satu baris di bawah baris terakhir;
    • pendaftaran maklumat tentang mereka yang hadir;
    • peraturan untuk reka bentuk bahagian utama.

    Untuk kejelasan, kami akan menunjukkan Lampiran No. 10 kepada Arahan Standard semasa untuk Kerja Pejabat di Badan Eksekutif Persekutuan, yang mengandungi sampel protokol pendek.