Contoh menulis surat perniagaan kepada organisasi. Etika surat perniagaan: keperluan dan peraturan untuk menulis

Dokumen perniagaan- cara utama pelaksanaan aktiviti pengurusan, rakaman dan penghantaran maklumat. Dengan bantuan dokumen, aktiviti perniagaan diselaraskan dan maklumat terkumpul. Dalam organisasi yang besar, arahan biasanya disediakan yang menunjukkan siapa yang secara rasmi menulis dokumen, siapa yang melaporkan kepada siapa dan dalam kes apa, siapa yang menghantar maklumat kepada siapa, dsb. Salah satu daripada cara yang paling penting pemformalan pemindahan maklumat adalah bentuk piawai (borang). Kelebihan borang tersebut ialah orang yang mengisinya tidak perlu memikirkan bila, bagaimana dan apakah maklumat yang perlu diberikan dalam kes ini; ini menjimatkan banyak masa.

Bahagian surat-menyurat dalam kehidupan perniagaan adalah sangat besar.

Disusun dengan betul, ia memenuhi keperluan berikut:

• kebolehpercayaan dan objektiviti pembentangan;
• kelengkapan maklumat;
• singkatnya pembentangan ( surat perniagaan hendaklah tidak lebih daripada satu halaman);
• kekurangan penaakulan dan penceritaan;
• nada penyampaian neutral, tetapi pada masa yang sama muhibah, ketiadaan kekasaran dan ironi, kesombongan, kesopanan palsu;
• penggunaan kaedah penilaian logik dan bukannya emosi-ekspresi situasi dan fakta.

Terdapat beberapa jenis surat perniagaan. Oleh itu, surat yang mengandungi amaran, peringatan, pelawaan, pengesahan, penolakan, surat perlindungan, jaminan, maklumat, surat pemberitahuan dan pesanan tidak memerlukan jawapan bertulis yang wajib. Jawapan mesti ditulis pada surat dengan permintaan, rayuan, cadangan, permintaan, permintaan.

Etika Penulisan Perniagaan

Tidak menghormati pengarang surat perniagaan, walaupun ia bertudung, sentiasa dirasai oleh penerima, yang membentuk sikap negatif yang berterusan terhadap surat dan pengarangnya, walaupun kaedah pemujukan mesej yang kelihatan sempurna.

Anda perlu berhati-hati apabila membaca surat yang mengandungi penolakan. Anda tidak boleh memulakan surat sedemikian dengan pernyataan penolakan. Pertama, penjelasan yang meyakinkan mesti diberikan. Gunakan formula berikut: “Permintaan anda tidak boleh diberikan atas sebab-sebab berikut...”; "Malangnya, permintaan anda tidak dapat dipenuhi..."; “Kami amat kesal, tetapi kami tidak dapat memenuhi permintaan anda...”, dsb. Tempat formula ini adalah di perenggan terakhir surat itu. Dalam kes ini, anda mesti ingat peraturan: "Apabila merumuskan penolakan, berhati-hati daripada kehilangan rakan atau pelanggan."

Berikut ialah contoh pelan untuk surat respons yang mengandungi penolakan permintaan atau penolakan tawaran:

• pengulangan permintaan - penerima mesti memastikan bahawa suratnya telah dibaca dengan teliti dan intipati permintaannya difahami dengan tepat;
• sebab mengapa permintaan tidak boleh diberikan atau mengapa tawaran tidak boleh diterima adalah persediaan rasional dan psikologi penerima untuk penolakan seterusnya;
• pernyataan penolakan atau penolakan cadangan adalah formula penolakan.

Bahasa surat perniagaan

Ahli akademik D.S. Likhachev, seorang pakar yang cemerlang dalam bahasa Rusia, dalam memo untuk rakan-rakan mudanya "Mengenai bahasa yang baik kerja saintifik" menulis: " Bahasa yang baik tidak diperhatikan oleh pembaca. Pembaca harus memperhatikan hanya pemikiran, tetapi bukan bahasa di mana pemikiran itu diungkapkan."

Keyakinan dalam menulis adalah mungkin dengan pengalaman bertahun-tahun. Pada mulanya adalah dinasihatkan untuk digunakan nasihat praktikal pakar:

• patut pilih perkataan mudah, tetapi jangan memiskinkan bahasa;
• gunakan kata kerja lebih daripada kata sifat: dengan cara ini teks akan menjadi dinamik dan pada masa yang sama tidak sombong;
• jangan bermula dari jauh, jangan menyimpang dari topik, jangan menerangkan banyak butiran;
• elakkan kenyataan panjang: ia tidak meyakinkan, jadi anda harus ringkas dan menggunakan minimum klausa bawahan;
• peralihan dari satu frasa ke frasa lain harus logik dan semula jadi, "tanpa disedari";
• semak setiap frasa bertulis dengan telinga;
• gunakan sekurang-kurangnya kata ganti nama yang membuat anda berfikir tentang apa yang mereka rujuk, perkataan apa yang mereka "gantikan" (tulis secara khusus, dan bukan "tentang ini," "itu," "dia/itu/mereka," dll.).

Surat perniagaan mestilah celik huruf dan betul dari segi gaya.

Memformat surat perniagaan

Surat rasmi sentiasa ditulis di kepala surat organisasi.

Di sudut kiri atas surat keluar (iaitu dihantar daripada organisasi) nombor keluar ditunjukkan, yang direkodkan dalam log dokumen organisasi. Tarikh surat itu ditulis mesti ditunjukkan. Di penjuru kanan sebelah atas terdapat nama organisasi (dalam kes nominatif), kedudukan penerima dan nama belakangnya. Di sudut kiri bawah adalah kedudukan, nama keluarga dan tandatangan pengurus, dan 2 cm di bawah - nama keluarga pelaksana surat (tanpa inisial) dan nombor telefonnya.

Pada asasnya dan secara visual, kandungan surat itu terdiri daripada blok dosa: o formula surat - apakah intipati permintaan; o justifikasi untuk permintaan itu; o Maklumat sokongan.

Dalam surat jawapan anda, anda mesti membuat rujukan sopan kepadanya surat terakhir. Jika surat ini membuka surat-menyurat dengan rakan kongsi asing, anda perlu memperkenalkan organisasi, menerangkan tujuan dan objektifnya dalam bidang aktiviti antarabangsa. Bahagian surat ini sangat ringkas, kerana maklumat asas tentang organisasi harus diberikan dalam buku kecil yang dilampirkan pada surat (pautan yang diperlukan dalam surat itu). Surat sedemikian hendaklah diakhiri dengan ucapan terima kasih atas kerjasama dan/atau ungkapan harapan untuk itu pada masa hadapan. Formula yang terbukti ialah "Yang ikhlas (nama anda)."

baik bahasa bertulis memerlukan stok perkataan yang besar dan keupayaan untuk menggabungkannya, yang memerlukan pembacaan fiksyen dan saintifik yang sistematik dan teliti. Tanpa makanan yang berterusan dengan ilmu kemanusiaan, seorang pemimpin penuh tidak akan muncul. Inilah kesimpulan pakar pengurusan terkemuka Lee Iacocca: “Selama bertahun-tahun, apabila anak-anak saya bertanya apa yang perlu dipelajari, nasihat berterusan saya ialah mereka perlu mendapatkan pendidikan yang baik dalam bidang tersebut. kemanusiaan... Perkara utama ialah meletakkan asas ilmu yang kukuh dalam bidang kesusasteraan, menguasai pertuturan lisan dan tulisan dengan baik.”

Pada masa kini semua orang sepatutnya boleh menulis surat. Lagipun, ini tidak dapat dielakkan bagi mana-mana orang yang berpendidikan. Tidak semua orang mempunyai bakat menulis surat. Tetapi, mengetahui peraturan asas, anda boleh mengembangkan keupayaan untuk menulis surat yang baik dan menarik. Terutama jika peraturan ini agak mudah. Dalam artikel ini anda akan belajar cara menulis surat perniagaan dan peribadi dengan betul. Mari kita selesaikan pelbagai pilihan surat dan perkara penting dalam reka bentuk mereka.

Cara menulis surat perniagaan dengan betul

Surat rasmi atau perniagaan biasanya bertujuan untuk menyokong hubungan perniagaan antara firma dengan pekerja atau pelanggan mereka. Surat perniagaan mempunyai pelbagai jenis. Contohnya:

• Surat terima kasih
• Surat cadangan
• Surat iringan
• Surat jaminan
• Surat kepada Presiden
• Surat khidmat
• Surat maklumat
• Surat ucapan tahniah
• Surat tuntutan
• Surat aduan
• Surat jemputan

Kami terutamanya menghantar surat perniagaan ini atau itu kepada orang yang berpangkat lebih tinggi atau dengan permintaan, i.e. Ini adalah surat yang diarahkan dengan jelas yang dihantar dengan tujuan tertentu. Matlamatnya adalah untuk memastikan surat itu difahami dengan sewajarnya. Sebagai contoh, kami memutuskan cara menulis dengan betul surat terima kasih supaya mereka faham bahawa kita berterima kasih; kita berfikir tentang cara menulis surat rasmi dengan betul, supaya ia berguna, supaya ia difahami dengan betul oleh penerima. Oleh itu, adalah sangat penting untuk mengetahui cara menulis surat dengan betul. Anda boleh mendapatkan contoh untuk menulis surat perniagaan di pautan Templat Surat Perniagaan Profesional.

Di bawah ini kita akan melihat peraturan asas untuk menulis surat perniagaan.

Surat itu tidak boleh tidak berwajah

Pernahkah anda terfikir cara menulis e-mel dengan betul? Peti masuk e-mel ahli perniagaan selalunya dipenuhi dengan pelbagai jenis spam. Keutamaan pertama anda semasa menulis surat rasmi adalah untuk mendapatkan perhatian dan tidak dihantar ke folder Spam.

Pertama, anda harus membuat pertanyaan tentang syarikat tempat anda ingin menghantar surat anda. Anda mesti mempunyai maklumat maksimum tentang pasangan anda. Setelah butiran syarikat diketahui, anda boleh mula menulis surat itu. Sesiapa sahaja orang perniagaan Alangkah baiknya jika surat itu merujuk kepadanya secara peribadi, dan bukan jabatan komersial syarikat tempat dia bekerja, sebagai contoh. Menangani penerima dengan nama akan menunjukkan, pertama sekali, rasa hormat anda terhadap orang itu dan, tentu saja, akan membangkitkan emosi positif dalam dirinya, yang tidak dapat membantu tetapi memikatnya kepada anda. Lagipun, bagaimana anda boleh memulakan perbualan dengan bakal rakan kongsi tentang cadangan perniagaan jika anda tidak meluangkan masa untuk mengetahui tentang nama keluarga, nama pertama dan patronimiknya.

Jika anda tidak dapat mengetahui nama penerima, dalam apa jua keadaan, tulis: "Uv. gen. pengarah!", "Uv. komersial dir. syarikat! Tiada tempat untuk singkatan sedemikian dalam surat perniagaan. Perkataan seperti “sayang”, “tuan”, “ketua jabatan”, dan sebagainya hendaklah ditulis dengan lengkap. Jika tidak, tidak boleh bercakap tentang hormat.

Surat itu mesti mempunyai tajuk

Tajuk diperlukan untuk mendedahkan secara ringkas kandungan surat tersebut. Dengan cara ini penerima akan dapat memproses dan mengisih surat tanpa sebarang masalah. Mana-mana organisasi rasmi menerima berpuluh-puluh surat setiap hari mengenai isu yang berbeza. Oleh itu, tidak ada kemungkinan surat anda akan diberi perhatian. Jadi jika pengepala anda mengandungi maklumat yang berguna, maka ini mungkin menarik minat bakal rakan kongsi. Sekarang adakah anda faham mengapa penting untuk menulis surat rasmi dengan betul?

Bagaimana untuk membuat kesan yang baik

Cuba tambahkan pengenalan pada surat anda yang menyatakan pujian kepada penerima. Sebagai contoh, betapa gembiranya anda mendapat penghormatan bekerja dengan syarikat yang begitu baik.

Apa yang Perlu Dielakkan

Elakkan frasa arahan

Daripada frasa "Jika anda berminat dengan tawaran kami, maka anda harus menghubungi saya melalui telefon ...", lebih baik untuk menulis "Untuk membincangkan tawaran itu, anda mempunyai peluang untuk menghubungi kami melalui telefon ...". Frasa arahan secara psikologi boleh menjadikan seseorang itu menentang anda. Frasa sedemikian boleh menunjukkan penerima anda kurang keyakinan diri dan keangkuhan. Dan jika anda menulis surat cadangan, adalah betul untuk "mencadangkan" dan tidak mengenakan, supaya tidak menimbulkan kesan yang anda tolak, tiada siapa yang akan menyukainya.

Pilih kata kerja yang betul

Gunakan kata kerja bentuk yang sempurna. Contohnya, dicipta, disiapkan, dibuat, dibangunkan, ditingkatkan, dsb. Tetapi kata kerja seperti melaksanakan, mengambil bahagian, bekerja, menghasilkan tidak bercakap tentang mencapai keputusan. Ini adalah sukar untuk diambil kira semasa menulis surat bahasa asing, jadi ambil perhatian terhadap peraturan bahasa tertentu terlebih dahulu untuk mengetahui, sebagai contoh, cara menulis surat bahasa Inggeris dengan betul.

Gunakan kepala surat

Penggunaan kepala surat diperlukan walaupun anda menghantar surat oleh emel. Apakah kepala surat? Kepala surat mesti mengandungi nama syarikat anda, alamat, telefon, faks, logo syarikat dan tandatangan pengurus. Perkara ini penting dalam ejaan yang betul surat jaminan, kerana dengan cara ini anda menunjukkan bahawa anda terbuka dan bertanggungjawab terhadap syarikat anda.

Hantar surat melalui pos

Apabila menghantar surat perniagaan, adalah lebih baik untuk meninggalkan faks dan e-mel. Pilihan yang ideal akan menghantar kurier dengan surat supaya dia akan menyerahkannya sendiri kepada pengurus. Oleh itu, pastikan anda menjaga sampul surat berjenama. Dengan cara ini, jika anda menghantar dokumen untuk mendapatkan sebarang jawatan, jangan malas untuk mengetahui cara menulis dengan betul surat iringan, majikan akan menghargainya.

Cara menulis surat peribadi dengan betul

Surat peribadi boleh menjadi surat kepada rakan atau kepada orang yang disayangi, surat kepada Inggeris kepada sahabat pena di luar negara, surat cinta atau emel V rangkaian sosial. Penerima akan sentiasa gembira menerima surat anda jika ia ditulis dengan betul dan menarik. Apabila berkomunikasi melalui surat-menyurat, anda boleh menggunakan kata-kata baik yang sering anda malu untuk katakan kepada orang yang anda sayangi semasa perbualan. surat peribadi Menulis adalah lebih mudah daripada yang formal, tetapi ini tidak bermakna anda tidak perlu tahu cara menulis surat dengan betul kepada rakan atau orang tersayang.

Hormati penerima

Jika anda menghantar surat melalui pos, jangan gunakan sekeping kertas yang koyak dari buku nota untuk teks. Beri keutamaan kepada kertas kualiti yang baik. Dan jangan lupa untuk menulis alamat dengan betul!

Peraturan asas

Surat itu hendaklah dimulakan dengan rayuan. Letakkan mesej anda di tengah baris. Teks utama ditulis 2 cm di bawah alamat, diinden dengan jarak yang sama dari tepi kiri helaian. Cuba kekalkan jarak ini sepanjang surat. Jika anda kehabisan helaian, ambil helaian kedua batu tulis kosong kertas. Jangan tulis di kedua-dua belah kertas!

Elakkan Pembetulan

Ingat bahawa garisan atau pembetulan yang dicoret boleh membuat tulisan anda kelihatan sangat ceroboh. Oleh itu, sebagai permulaan, anda tidak boleh malas dan menulis draf.

Pendaftaran

Teks surat mestilah boleh dibaca dan tidak terlalu kecil. Gunakan pes atau dakwat yang sama sepanjang surat anda. Pastikan anda meninggalkan tandatangan anda di penghujungnya. Selepas tandatangan, jika perlu, letakkan postscript (P.S.). Huruf dilipat dengan teks di dalamnya!

Selepas menulis surat itu

Anda tidak sepatutnya menulis surat kepada mood teruk. Jika emosi negatif sudah ada di atas kertas, jangan hantar surat ini. Lebih baik tulis semula pada hari berikutnya. Lagipun, menulis surat cinta dengan betul bermakna menyampaikan emosi positif yang menyenangkan kepada penerima, dan tidak merosakkan moodnya dengan kenyataan negatif.

"Apa yang paling sukar bagi seseorang adalah apa yang tidak diberikan kepadanya."
M. Zhvanetsky

Mungkin, setiap orang sekurang-kurangnya sekali dalam hidup mereka terpaksa berurusan dengan keperluan mendesak untuk menulis surat perniagaan kepada ketua syarikat komersial, rakan kongsi, pegawai, atau, paling teruk, ke pejabat perumahan.

Tetapi jika anda menganggap diri anda seorang ahli perniagaan, walaupun hanya seorang pemula, atau merancang untuk membuka perniagaan anda sendiri, walaupun dalam masa yang jauh, anda mesti belajar menulis surat perniagaan dengan betul.

Pertama sekali, ketiadaan komponen emosi dan penguasaan logik dan pragmatik pembentangan rasional permintaan atau cadangan anda. Ahli perniagaan, pemilik syarikat atau pengurus syarikat besar atau bahkan tidak terlalu besar, berbanding hanya "pengguna", tidak mungkin berminat dengan surat emosi dan inspirasi anda kepadanya dengan permintaan tentang kerjasama, memberi bantuan atau menjalinkan sebarang hubungan mesra yang lain.

Pertama sekali, anda mesti faham bahawa apabila anda menulis surat Perniagaan, anda menulisnya ke titik! Kini ramai yang akan berkata kepada diri mereka sendiri, betapa "perkataan" tetapi jelas bahawa Surat Perniagaan berbeza daripada yang lain dalam pemahaman yang jelas tentang "Kepada siapa," "Mengapa," dan "Mengapa." Saya membaca banyak surat dan cadangan, dan, malangnya, dalam beberapa surat maknanya sentiasa dielakkan, dan pada akhir surat itu sama sekali tidak jelas apa yang ingin ditanya atau ditawarkan oleh pengarang.

Oleh itu, supaya makna dan idea surat itu tidak "merebak ke seluruh pokok", anda mesti menjawab soalan berikut untuk diri sendiri:

1. Kepada siapa anda menulis surat. Adakah anda membuat kesilapan dalam alamat?
2. Mengapa anda menulis surat, apa yang anda ingin tawarkan atau tanya? Adakah hujah dan gaya pembentangan anda jelas? dan adakah mereka meyakinkan? hujah anda untuk Penerima? Dan apakah faedah yang akan dia perolehi? daripada kerjasama dengan awak?
3. Kenapa awak buat macam ni? Apa keputusan yang anda mahukan? Apakah tindakan selanjutnya yang anda berniat untuk "memprovokasi" Penerima?

Untuk surat perniagaan, GOST R 6.30−2003 yang sepadan telah dibangunkan, yang menerangkan keperluan asas untuk kandungan dan pelaksanaan dokumen. Anda boleh membiasakan diri dengan GOST ini dengan lebih terperinci dengan membelinya di kedai buku perniagaan, dan menggunakannya pada masa hadapan apabila melengkapkan kertas kerja anda.

Tetapi saya ingin memberi perhatian khusus kepada beberapa perkara penting:

1. Tajuk surat perniagaan mesti mengandungi rayuan kepada Penerima.

Ia dikeluarkan sedikit di bawah nombor pendaftaran: Jawatan dan Nama Penuh ditunjukkan di sudut kanan atas. penerima.

Di bawah anda boleh nyatakan Subjek surat tersebut. Lebih rendah lagi, di tengah, Rayuan disediakan. Alamat tersebut hendaklah menyatakan penghormatan menggunakan perkataan yang diterima umum: “Sayang”, “Encik”, “Puan” (singkatan tidak dibenarkan).

Tajuk biasanya dalam huruf tebal.

Contohnya:

Ruj. No 01 mulai 20/04/2012

pada Dalam. No 01 - RiK dari 01/01/1930

Kepada pengarah

LLC "Tanduk dan Kuku"

Bender O.I.

1. pengenalan. Dalam pengenalan, anda perlu mentakrifkan secara ringkas intipati surat itu. Anda boleh mulakan secara tradisional: "Saya ingin memberi perhatian kepada anda...", "Saya bertanya kepada anda...", "Pada masa ini...", dsb.

- jika surat itu ditulis dalam orang pertama.

Jika rayuan datang daripada entiti undang-undang, maka penceritaan itu datang daripada orang ketiga (Sebagai contoh, “Syarikat kami menawarkan...”).

1. Selain itu, kedua-dua dalam pengenalan dan dalam teks surat berikut, kata ganti nama anda dan semua bentuknya (anda, anda, milik anda) hendaklah ditulis dengan huruf besar.
2. Kesimpulan surat itu merumuskan apa yang telah ditulis selalunya permintaan atau cadangan ditulis. Sebagai contoh: "Dengan mengambil kira perkara di atas, saya bertanya kepada anda..."

Ia dikeluarkan sedikit di bawah nombor pendaftaran: Jawatan dan Nama Penuh ditunjukkan di sudut kanan atas. penerima.

Teks utama surat perniagaan biasanya berakhir dengan frasa: "Dengan hormat,..." - jika alamat neutral dimaksudkan. Jika anda secara peribadi mengenali Penerima, maka anda boleh mengakhiri surat itu dengan frasa "Yang ikhlas,...".

Yang ikhlas,

Jutawan bawah tanah (tandatangan) A.I. Koreiko

1. Jawatan, nama penuh (nama pertama dan patronimik dicetak dahulu, dan kemudian nama akhir), tandatangan diletakkan di tangan anda sendiri. Surat perniagaan berakhir dengan maklumat tentang pengirim, yang mesti mengandungi nama penuhnya. (sebaik-baiknya dalam keadaan penuh) kedudukan, dan nombor telefon untuk dihubungi. Ini perlu jika Penerima atau wakilnya perlu menghubungi untuk menerima maklumat tambahan . Anda juga boleh menentukan orang yang bertanggungjawab

(Nama penuh), dan nombor telefon untuk dihubungi. Ngomong-ngomong, jangan lupa untuk menunjukkan kod bandar bersama-sama dengan nombor telefon anda. Jangan paksa Penerima untuk membuang masa mencari maklumat ini. Saya juga ingin menarik perhatian anda kepada beberapa perkara yang berkaitan dengan pembentangan surat itu sendiri. Pada satu ketika saya menggunakan pelbagai pilihan untuk menyampaikan surat, sehingga sebelum digunakan NLP, tetapi semua ini memberi sedikit faedah praktikal , kerana gaya surat perniagaan itu sendiri adalah sangat konservatif, dan huruf yang tidak sepadan gaya ini, kami tidak pergi lebih jauh lagi" kawalan kastam ", diwakili oleh setiausaha syarikat. Oleh itu, saya menolak daripada eksperimen dan mula menulis mengikut keperluan.

Ingat, surat anda harus mengandungi tiga bahagian utama, ini adalah pengenalan, hujah dan kesimpulan.

1. Ramai penulis surat terus kepada intipati tanpa memperkenalkan teman bicara tentang perkara itu. Sudah tentu, jika surat itu cukup panjang, ahli perniagaan mungkin tidak membaca pengenalan, tetapi akan segera sampai ke intinya.
2. Tetapi dia juga boleh kembali ke permulaan surat jika "intipati" ini menarik minatnya. Kesimpulannya, anda perlu menulis apa yang anda ingin terima. Seharusnya tidak ada tafsiran berganda dalam surat itu, hanya satu pemikiran yang jelas sepanjang keseluruhan surat anda. Untuk melakukan ini, adalah baik untuk mengingati Aristotle, yang 300 SM, menganggap logik pernyataan dan merumuskan undang-undang logik berdasarkannya:
3. Hukum identiti - sesuatu konsep mesti digunakan dalam makna yang sama dalam perjalanan penaakulan;

Undang-undang percanggahan ialah "jangan bercanggah dengan diri sendiri"; Undang-undang pertengahan yang dikecualikan - "A" atau "bukan-A" adalah benar, tidak ada yang ketiga.".

Mengikut peraturan penulisan, bahagian utama surat perniagaan harus secara logik mendedahkan kandungan permintaan atau cadangan, menjadikannya mudah difahami oleh Penerima. Semua perenggan sebelumnya harus secara logik mengalir ke perenggan seterusnya. Berikan fakta dan angka khusus jika perlu. Dan jangan lupa bahawa "singkatnya adalah saudara perempuan Bakat." Ingat bahawa teks yang terlalu panjang boleh "memenatkan" Penerima, dia mungkin mengetepikan surat anda dan tidak mengetahui apa maksud surat anda. tawaran unik

Dan hanya selepas anda berfikir bahawa surat anda akhirnya ditulis, pastikan anda menyemaknya untuk kesilapan ejaan.

dan tanda baca kesilapan. Semak semula urutan logik dan kebolehbacaan keseluruhan teks (sebaik-baiknya membacanya dengan kuat). Jika anda secara tidak sengaja atau tergesa-gesa membuat kesilapan ejaan, ia akan memalukan. Bagaimanakah anda boleh "berniaga" dengan syarikat yang mengedarkan surat dengan ralat?

Hati-hati! Sebagai kesimpulan, saya ingin mengatakan bahawa surat anda juga akan disambut terlebih dahulu oleh "pakaian"nya, anda perlu memberi perhatian khusus kepada kualiti kertas di mana surat itu dicetak, reka bentuknya, sama ada surat itu akan kehilangannya; bentuk semasa pengangkutan, sama ada mereka mahu mengambilnya. Jika semuanya baik-baik saja dalam hal ini, maka surat perniagaan yang kemas, konsisten secara logik, mendedahkan, dan ditulis dengan baik akan memujuk Penerima

01 - Lambang negeri Persekutuan Rusia(02 - lambang entiti konstituen Persekutuan Rusia atau 03 - lambang organisasi atau tanda dagangan (tanda perkhidmatan));
04 - kod organisasi
05 - negeri utama nombor pendaftaran(OGRN) entiti undang-undang
06 - nombor pengenalan pembayar cukai/kod sebab pendaftaran (TIN/KPP)
08 - nama organisasi
09 - maklumat latar belakang tentang organisasi
serta tanda terhad untuk butiran:
11 - tarikh dokumen
12 - nombor pendaftaran dokumen
13 - pautan ke nombor pendaftaran dan tarikh dokumen
Dan, jika perlu, hadkan tanda untuk sempadan atas kawasan di mana butiran terletak.
15 – penerima
18 - tajuk kepada teks
19 - tanda kawalan
20 - teks dokumen

Bentuk huruf boleh dibuat berdasarkan susunan membujur atau sudut butiran.

nasi. 1. Lokasi butiran (versi penjuru) bentuk huruf (dimensi ditunjukkan dalam milimeter)

nasi. 2. Lokasi butiran (versi membujur) bentuk huruf (dimensi ditunjukkan dalam milimeter)

Yang paling mudah untuk pemprosesan dan menjimatkan dari segi penggunaan kawasan lembaran adalah bentuk sudut. Dalam kes ini sebelah kanan bahagian atas helaian boleh digunakan untuk meletakkan butiran "Penerima Alamat", "Resolusi"

Menggunakan borang surat membujur adalah dinasihatkan dalam kes di mana nama organisasi mengandungi bilangan yang besar aksara bercetak, sebagai contoh, mungkin berlaku apabila butiran borang diberikan dalam dua atau lebih bahasa. Dalam kes ini, butiran hendaklah dicetak dalam bahasa Rusia di sebelah kiri, dan dalam bahasa kebangsaan di sebelah kanan, pada tahap yang sama. Jika bilangan bahasa kebangsaan yang digunakan adalah lebih daripada satu, butiran hendaklah ditunjukkan dalam bahasa Rusia di bahagian atas, dan dalam bahasa Rusia di bawah. bahasa kebangsaan, memanjangkan garisan ke tepi jidar kanan.

Borang surat boleh disediakan untuk sesebuah organisasi, unit struktur dan seorang pegawai.

Contoh reka bentuk bentuk surat:

nasi. 3. Bentuk surat daripada organisasi dengan lokasi sudut (berpusat) butiran.

nasi. 4. Borang surat daripada organisasi dengan sudut (bendera) lokasi butiran.

nasi. 5. Bentuk surat daripada organisasi dengan susunan butiran membujur.

Contoh borang dokumen am juga disediakan dalam dokumen berikut:
GOST R 6.30-2003 "Sistem dokumentasi bersatu. Sistem dokumentasi organisasi dan pentadbiran bersatu. Keperluan untuk penyediaan dokumen" (Lampiran B, Rajah B.2, B.3, B.4);
- Arahan standard mengenai kerja pejabat di badan persekutuan cabang eksekutif, diluluskan oleh perintah Kementerian Kebudayaan dan komunikasi massa Persekutuan Rusia bertarikh 8 November 2005 No. 536 (Lampiran No. 13, 14, 15, 16, 17, 18).

Surat-menyurat dan e-mel yang berterusan telah menjadi cara seharian untuk berkomunikasi dengan rakan-rakan hari ini, tetapi menulis surat adalah lebih tradisional, dengan cara yang cekap, yang boleh membawa senyuman kepada rakan anda. Jika anda menulis e-mel dengan cara lama, bentuk penulisan masih kekal sama: surat kepada rakan harus mengandungi ucapan, soalan untuk rakan itu, kemas kini daripada kehidupan anda dan pengakhiran yang sesuai.

Langkah

Permulaan surat

Bahagian utama

Mulakan dengan perkara yang menyenangkan. Bahagian pertama surat mesra biasanya mempunyai personaliti yang hangat dan ceria. Ini boleh menetapkan nada untuk keseluruhan surat, memberitahu penerima apa yang akan datang seterusnya dan menjadikan surat itu berbunyi lebih serius atau seperti perniagaan. Tulis ucapan dalam beberapa baris, ceritakan jenaka atau tulis tentang cuaca.

• "Apa khabar?" atau “Apa khabar?” - cara yang paling biasa untuk memulakan surat. Tanya soalan untuk menjadikan surat itu seolah-olah sebahagian daripada perbualan yang lebih panjang. Jika anda mahukan jawapan kepada surat, isikan dengan soalan.
• Anda boleh menggunakan perenggan pertama surat untuk bertanya kepada penerima lebih lanjut tentang kehidupan mereka. Sebagai contoh: "Saya harap Yulenka kecil itu menyukainya tadika. Saya tidak percaya dia sudah dewasa!”
• Surat selalunya bermula dengan merujuk kepada masa dalam setahun. Fikirkan tentang cara memulakan perbualan kecil yang berkembang menjadi perbualan yang mendalam. Contohnya: "Saya harap musim luruh tidak menjejaskan mood anda. Pokok-pokok di kawasan itu menjadi sangat cantik. Saya masih fikir musim sejuk akan menjadi sejuk.”

1. Kongsi berita dan butiran daripada kehidupan anda. Sekarang adalah masa untuk bahagian utama surat dan tujuan menulisnya. Mengapa anda memulakan surat-menyurat ini? Adakah anda ingin berhubung semula dengan rakan lama, menyatakan betapa anda merinduinya atau berterima kasih atas bantuannya? Jujur, terbuka, dan cuba sampaikan fikiran anda dengan jelas di atas kertas.

   • Tulis tentang apa yang berlaku dalam hidup anda. Tidak kira jenis surat itu, surat anda akan dihargai, tetapi cerita tentang kehidupan anda akan membawa penerima anda dan anda lebih dekat. Dengan cara ini surat akan menjadi lebih berkesan dan terbuka. Beritahu kami apa yang berlaku, emosi yang anda alami, dan rancangan anda untuk masa depan.
   • Jangan menggambarkan kehidupan anda secara terperinci, jika tidak, tujuan surat mesra itu akan hilang. Elakkan templat percutian akhbar - rakan anda akan segera mula membaca surat itu dari akhir jika anda menyenaraikan semua merit anda. Tidak perlu terjun ke dalam pusaran masalah anda sendiri, tetapi bersikap realistik apabila bercakap tentang diri anda.

2. Pilih topik yang berkaitan secara langsung dengan rakan anda. Apa yang rakan anda lakukan pada kali terakhir anda berjumpa dengannya? Mungkin dia berpisah dengan belahan jiwanya? Mungkin dia sedang melalui masa yang sukar dalam pasukan bola sepak? Sesuaikan dengan merujuk topik biasa dan tanya soalan untuk menunjukkan minat anda dalam perniagaan rakan anda.

   • Anda boleh membincangkan topik yang menarik minat anda berdua. Nyatakan pandangan anda tentang seni, politik, peristiwa terkini atau bidang kehidupan lain yang anda ingin bincangkan dengan rakan anda.
   • Anda boleh mencadangkan menonton filem atau membaca buku yang anda fikir rakan anda mungkin suka. Pertukaran maklumat berharga sentiasa dialu-alukan dalam surat.

Melengkapkan surat

1. Tutup perbincangan. Tulis perenggan terakhir menyampaikan ucapan selamat anda kepada rakan atau orang yang anda sayangi. Perenggan terakhir biasanya lebih ringan dalam beban emosi, tetapi ia harus sesuai dengan suasana keseluruhan surat. Tamatkan surat anda dengan nota positif untuk membuat rakan anda berasa lebih baik tentang anda.

   • Ulangi tujuan surat itu sekali lagi. Sebagai contoh, jika anda menjemput rakan ke pesta, tulis yang berikut: "Saya harap anda datang!" Jika anda hanya ingin mengucapkan selamat hari kepada rakan anda, tulis sesuatu seperti: "Selamat Tahun Baru!"
   • Berikan inspirasi kepada rakan anda untuk menulis kembali. Jika anda mahukan jawapan, tulis: "Saya harap jawapan pantas," atau: "Sila tulis balasan!"

2. Tulis kesudahannya. Ia harus menyampaikan perasaan surat anda bergantung pada nadanya: formal atau tidak formal. Seperti ucapan, pengakhiran ditentukan oleh sifat hubungan anda dengan penerima. Tamatkan surat dengan nama anda.

   • Jika anda ingin menamatkan surat secara rasmi, tulis: "Yang Ikhlas," "Yang Ikhlas," atau "Sekian.
   • Jika surat itu ditulis dalam nada tidak formal, gunakan frasa seperti "Your...", "Jaga diri anda" atau "Bye."
   • Jika surat itu bersifat peribadi, tulis "Cinta," "Sangat menyayangi awak," atau "Rindu awak."

3. Pertimbangkan postskrip. Postscript (lat. post scriptum (P.S.) - "selepas apa yang ditulis") biasanya digunakan pada akhir surat mesra sebagai kaedah maklumat tambahan yang tidak bernilai menumpukan perenggan berasingan ke dalam badan. Anda juga boleh menambah jenaka yang menarik, atau hanya tinggalkan postskrip. Walau apa pun, pastikan postskrip sepadan dengan nada surat dan membuatkan penerima anda berasa seperti anda ingin melihatnya.