surat korporat. Surat perniagaan

Pada masa kini, adalah perlu untuk dapat menulis surat dengan betul, tidak kira kepada siapa mesej anda ditujukan (seorang majikan yang mungkin, pegawai yang sombong atau kepada kawan rapat) dan kaedah menghantar surat menyurat (melalui biasa atau emel, mungkin melalui faks).

Pilihan dengan contoh huruf boleh dilihat di bahagian “” di tapak ini. Sekarang mari kita bercakap tentang beberapa peraturan penulisan dan pemformatan. Surat terbahagi kepada tiga kategori umum:

• peribadi – kepada orang tersayang, ahli keluarga, kawan rapat dan tidak begitu rapat (gunakan gaya tidak formal),
• separuh rasmi - surat-menyurat dengan pelbagai organisasi mengenai isu yang mempengaruhi anda secara peribadi (contohnya, dengan bank tentang status akaun anda, dengan pihak berkuasa keselamatan sosial mengenai faedah, Dengan rangkaian perdagangan tentang penerimaan barang, dsb.),
• surat perniagaan (rasmi) - gaya persembahan perniagaan formal diperlukan dan keperluan ketat untuk pemformatan diperlukan.

Cara menulis dengan betul surat peribadi

Menulis surat peribadi kebanyakannya menyenangkan, kerana anda berkomunikasi dengan keluarga dan rakan-rakan. Mula-mula anda perlu bertanya khabar, hanya perkataan "Hello!"

Sekiranya anda lambat menjawab, adalah sopan untuk memohon maaf dan menyebut alasannya. Jika anda sudah berkomunikasi dengan penerima dan telah ditanya soalan, maka masa untuk menjawabnya ialah sekarang. Kemudian, selepas frasa pengenalan "Saya tidak apa-apa," anda boleh beralih kepada pernyataan peristiwa, tulis tentang perkara yang membimbangkan anda.

Memandangkan gaya komunikasi adalah tidak formal, jenaka, gosip (penilaian anda sendiri tentang peristiwa atau penerangan tentang pendapat orang lain) dan menceritakan semula artikel dari majalah fesyen adalah sesuai. Pendek kata, gunakan semua yang akan menjadikan surat anda menarik. Senyuman dan soalan seperti "bagaimana keadaannya?", "bukankah itu bagus?" boleh menjadi cara yang baik untuk menghidupkan surat peribadi.

Cuba untuk ikhlas. Tanya bagaimana keadaan penerima anda, dan tanya soalan untuk meneruskan surat-menyurat. Pada akhirnya, luahkan perasaan anda, contohnya, "Saya sayang awak," "Saya ingin berjumpa dengan awak," "Saya menantikan jawapan anda," dsb. Pastikan anda meletakkan tandatangan anda (e-mel sering terlepas), tetapi penerima mungkin tidak meneka dari siapa surat itu (ia tidak selalu jelas dari alamat e-mel). Baca semula surat tersebut dan betulkan kesilapan jika perlu. Mereka biasanya menjengkelkan orang dan menunjukkan kurang rasa hormat.

Cara menulis surat separa rasmi dengan betul

Surat separa rasmi hendaklah sesingkat mungkin dan menyatakan intipati isu dengan jelas. Kesederhanaan dan logik dialu-alukan. Dalam mood yang tidak baik surat yang baik jangan mengada-ngada. Dan adalah lebih baik untuk mengecualikan sebarang penyelewengan lirik daripada topik dan manifestasi emosi, dan fokus pada asas bukti (terutamanya penting untuk aduan).

Saya mengesyorkan menulis surat menggunakan komputer, kemudian mencetaknya pada helaian A4 putih biasa dan menandatanganinya dengan pen. Surat tulisan tangan dibenarkan. Dalam kes ini, tulis dengan jelas dan tepat, terutamanya nama keluarga anda.

Apabila ia boleh dibaca, ia mudah dibaca. Pada masa kini, organisasi yang serius sering mendaftarkan dokumen bentuk elektronik. Nama keluarga anda (mungkin cantik, tetapi rumit) hanya diketahui oleh anda. Jika, semasa pendaftaran surat anda, anda menukar sekurang-kurangnya satu huruf dalam nama keluarga anda, maka carian elektronik dalam pangkalan data yang besar tidak akan menemui mesej anda. Dan sukar bagi anda untuk mengetahui sama ada ia didaftarkan sama sekali, walaupun kemudian jawapannya mungkin datang.

Adalah menjadi kebiasaan untuk sentiasa menunjukkan penerima di sudut kanan atas surat. Saya akan memberi anda beberapa pilihan untuk membantu anda, semuanya boleh diterima. Semuanya bergantung pada pilihan anda dan sama ada anda tahu nama itu unit struktur atau pegawai penerima:

Perkhidmatan persekutuan
mengenai buruh dan pekerjaan

Ketua Perkhidmatan Persekutuan
ini atau itu
I.O. Nama keluarga

berbeza

Pentadbiran Volgograd
Jabatan itu dan itu - namanya

Kepada ketua editor
Rumah penerbitan "Pshik"
E.F. Kagailovsky

Perepolokh LLC
Ketua akauntan
A.I. Kvochinskaya

mana-mana individu

Tugrikov S.M.
st. Lusnaya, 207, apt. 1375,
Voronezh, 400001

Di bawah penerima, tulis nama keluarga anda, nama pertama, patronimik, alamat penuh untuk menghantar respons melalui mel biasa, adalah lebih baik untuk memberikan nombor telefon juga.

Jika anda sudah memohon di suatu tempat lagi, maka anda mesti memberikan pautan ke nombor dan tarikh surat diterima (mungkin beberapa). Ini sangat memudahkan pemprosesan surat-menyurat, dan anda pasti akan menerima jawapan, dengan mengambil kira surat-menyurat terdahulu mengenai isu yang dipersoalkan. Tertulis "Ke No. (digit) bertarikh 31/08/2014." Pautan ini terletak di sebelah kiri di atas teks; anda boleh melihatnya dalam rajah dengan rajah unsur-unsur surat.

Jika anda tahu nama orang yang anda tuju, maka anda boleh memulakan teks dengan "Sayang ...!", Kemudian anda harus mengakhirinya dengan "Salam."

Jika terdapat sebarang dokumen sokongan, maka pastikan anda mencatat di bawah teks fakta ini. Kemudian pada masa hadapan anda boleh dengan mudah membuktikan apa sebenarnya yang anda hantar bersama surat itu. Dokumen tertentu (atau salinan) yang sedang dihantar boleh ditunjukkan dalam teks atau terus dalam tanda pada kehadiran lampiran. Ia diletakkan di bawah teks utama, sebagai contoh:

Permohonan: untuk 2 l. dalam 1 salinan.

Lampiran: salinan resit pembayaran... 2 helai. dalam 1 salinan.

Sila ingat bahawa anda harus sentiasa menyatakan dalam permohonan anda:

• nama keluarga, nama pertama, patronimik,
• alamat anda untuk menghantar jawapan,
• nombor dan tandatangan peribadi.

Jika tidak, surat anda mungkin dianggap tanpa nama. Surat sedemikian tidak tertakluk kepada pertimbangan, yang bermaksud anda tidak akan menerima jawapan kepada rayuan anda. Pihak berkuasa bertanggungjawab untuk memberi maklum balas dalam tempoh tidak lebih daripada sebulan dari tarikh pendaftaran surat anda.

Surat itu mesti ditulis oleh anda dalam dua salinan. Anda boleh menghubungi organisasi yang anda perlukan secara peribadi. Dalam kes ini, pastikan anda meminta perkhidmatan pengurusan pejabat (setiausaha, pejabat atau jabatan am) untuk meletakkan setem resit bertarikh pada salinan surat anda. Lebih baik memasangnya segera nombor pendaftaran, tetapi dalam organisasi besar surat mungkin tidak didaftarkan dengan segera kerana bilangannya yang besar. Oleh itu, semasa mengemukakan permohonan, cukuplah salinan surat anda dicop nama organisasi dan tarikh. Ini sangat penting jika anda perlu memenuhi tarikh akhir atau kemudian mengesahkan fakta permohonan.

Tetapi tidak perlu pergi ke suatu tempat secara peribadi. Mungkin lebih mudah untuk anda pergi ke pejabat pos terdekat. Dalam kes ini, hantar melalui surat berdaftar dengan notis. Kesannya akan sama. Selepas beberapa lama, anda boleh menghubungi organisasi dan mengetahui nasib surat anda. Atau anda tidak perlu menghubungi sesiapa, cuma tunggu jawapan.

Jika, pada akhirnya, anda menerima balasan dan bukannya jawapan yang jelas, sila hubungi kami sekali lagi. Dalam badan kerajaan, sebagai contoh, fakta rayuan berulang mengenai isu yang sama dipantau. Atau tulis surat dalam bentuk aduan, anda boleh cuba hantar ke organisasi yang lebih tinggi. Permintaan sedemikian juga dilayan dengan penuh perhatian.

Bagi - ini adalah salah satu topik yang paling penting dalam kerja pejabat dan ia patut dikhaskan untuk artikel yang berasingan.

Evgeniya Polosa

*** Jika anda sudah biasa membeli-belah dalam talian (membeli pakaian, telefon, perkhidmatan, menempah hotel, dsb.), maka anda boleh mendapatkan kembali sebahagian wang anda, contohnya, menggunakan PERKHIDMATAN ini. Ia berfungsi untuk saya.

Terima kasih kerana menambahkan artikel ini pada:

Lebih menarik mengenai topik:

8 komen pada siaran ini

Borang surat bergantung kepada dokumen konstituen organisasi termasuk butiran:

01 - Lambang negeri Persekutuan Rusia(02 - lambang entiti konstituen Persekutuan Rusia atau 03 - lambang organisasi atau tanda dagangan (tanda perkhidmatan));
04 - kod organisasi
05 - nombor pendaftaran negeri utama (OGRN) entiti undang-undang
06 - nombor pengenalan pembayar cukai/kod sebab pendaftaran (TIN/KPP)
08 - nama organisasi
09 - maklumat latar belakang tentang organisasi
serta tanda terhad untuk butiran:
11 - tarikh dokumen
12 - nombor pendaftaran dokumen
13 - pautan ke nombor pendaftaran dan tarikh dokumen
Dan, jika perlu, hadkan tanda untuk sempadan atas kawasan di mana butiran terletak.
15 – penerima
18 - tajuk kepada teks
19 - tanda kawalan
20 - teks dokumen

Bentuk huruf boleh dibuat berdasarkan susunan membujur atau sudut butiran.

nasi. 1. Lokasi butiran (versi penjuru) bentuk huruf (dimensi ditunjukkan dalam milimeter)

nasi. 2. Lokasi butiran (versi membujur) bentuk huruf (dimensi ditunjukkan dalam milimeter)

Yang paling mudah untuk pemprosesan dan menjimatkan dari sudut pandangan menggunakan ruang helaian ialah bentuk sudut. Dalam kes ini sebelah kanan bahagian atas helaian boleh digunakan untuk meletakkan butiran "Penerima Alamat", "Resolusi"

Menggunakan borang surat membujur adalah dinasihatkan dalam kes di mana nama organisasi mengandungi bilangan yang besar aksara bercetak, sebagai contoh, mungkin berlaku apabila butiran borang diberikan dalam dua atau lebih bahasa. Dalam kes ini, butiran harus dicetak di sebelah kiri dalam bahasa Rusia, dan di sebelah kanan - dalam bahasa kebangsaan, pada tahap yang sama. Jika bilangan bahasa kebangsaan yang digunakan adalah lebih daripada satu, butiran hendaklah ditunjukkan dalam bahasa Rusia di bahagian atas, dan dalam bahasa Rusia di bawah. bahasa kebangsaan, memanjangkan garisan ke tepi jidar kanan.

Borang surat boleh disediakan untuk sesebuah organisasi, unit struktur dan rasmi.

Contoh reka bentuk bentuk surat:

nasi. 3. Bentuk surat daripada organisasi dengan lokasi sudut (berpusat) butiran.

nasi. 4. Bentuk surat daripada organisasi dengan susunan sudut (bendera) butiran.

nasi. 5. Bentuk surat daripada organisasi dengan susunan butiran membujur.

Contoh borang dokumen am juga disediakan dalam dokumen berikut:
GOST R 6.30-2003 "Sistem dokumentasi bersatu. Sistem dokumentasi organisasi dan pentadbiran bersatu. Keperluan untuk penyediaan dokumen" (Lampiran B, Rajah B.2, B.3, B.4);
- Arahan standard mengenai kerja pejabat di badan persekutuan cabang eksekutif, diluluskan oleh perintah Kementerian Kebudayaan dan komunikasi massa Persekutuan Rusia bertarikh 8 November 2005 No. 536 (Lampiran No. 13, 14, 15, 16, 17, 18).

Surat perniagaan ialah alat surat-menyurat perniagaan yang bermain peranan penting dalam perjalanan untuk menamatkan atau mengekalkan hubungan yang saling menguntungkan dan mesra dengan rakan kongsi, pembekal, pelanggan dan pekerja. Surat perniagaan yang ditulis dengan baik membolehkan anda mencipta imej positif organisasi. Laman web kami mengandungi sampel penulisan dan reka bentuk. jenis yang berbeza surat perniagaan.

Contoh surat perniagaan

Surat terima kasih

Surat terima kasih ialah surat perniagaan yang mengandungi kata-kata terima kasih atas sebab tertentu: kerana kerja profesional, perkhidmatan berkualiti yang disediakan, dsb. Surat ucapan terima kasih boleh ditujukan kepada organisasi secara keseluruhan atau kepada orang tertentu. Ia boleh menjadi surat sebagai balasan kepada surat inisiatif: surat tahniah, surat jemputan, atau surat inisiatif yang ditulis oleh inisiatif sendiri penyusun. Cara menulis surat terima kasih Surat terima kasih...

Surat terima kasih kepada cikgu

Surat ucapan terima kasih kepada guru adalah surat perniagaan yang menyatakan rasa terima kasih kepada guru tadika atas usaha gigihnya dalam membesarkan anak-anak bagi pihak pengarah institusi prasekolah atau ibu bapa kanak-kanak. Cara menulis surat terima kasih kepada guru Surat terima kasih kepada guru tadika mempunyai bentuk yang sama seperti surat perniagaan biasa dan terdiri daripada elemen struktur berikut: Pengepala dokumen. Mengandungi jawatan, nama keluarga dan inisial guru dalam...

Surat terima kasih kepada doktor

Surat ucapan terima kasih kepada doktor ialah surat perniagaan yang menyatakan rasa terima kasih kepada doktor atas bantuannya dalam pemulihan. Surat terima kasih ditulis bagi pihak pesakit atau saudara mara pesakit. Cara menulis surat terima kasih kepada doktor Surat terima kasih kepada doktor mempunyai bentuk yang sama seperti surat perniagaan: Tajuk surat - nama penuh doktor atau ketua doktor institusi penjagaan kesihatan dalam kes datif (ditulis sebagai perlu). Rayuan - nama penuh doktor yang...

Surat terima kasih atas kerjasama

Surat ucapan terima kasih atas kerjasama adalah surat perniagaan yang menyatakan rasa terima kasih bagi pihak ketua organisasi kepada rakan kongsinya atas penghantaran barangan, kerja yang dilakukan dan perkhidmatan yang berkualiti tinggi dan tepat pada masanya. Cara menulis surat terima kasih atas kerjasama Surat terima kasih atas kerjasama mempunyai butiran yang sama seperti surat perniagaan: Pengepala surat. Tuliskan kedudukan, nama keluarga dan inisial pekerja organisasi yang ditujukan untuk ucapan terima kasih...

Surat ucapan terima kasih daripada organisasi

Surat terima kasih daripada organisasi ialah surat perniagaan yang menyatakan rasa terima kasih atas kejayaan rundingan, mesyuarat dan masa yang diluangkan, layanan yang diberikan semasa perjalanan perniagaan, dsb. Cara menulis surat ucapan terima kasih kepada organisasi Surat terima kasih kepada syarikat mempunyai butiran surat perniagaan: Pengepala dokumen ialah nama penuh pegawai organisasi yang diucapkan terima kasih. Rayuan - nama penuh pegawai organisasi yang ditujukan ucapan terima kasih....

Surat terima kasih kepada ibu bapa

Surat ucapan terima kasih kepada ibu bapa ialah surat perniagaan yang menyatakan rasa terima kasih kepada ibu bapa lepasan sekolah atau tadika atas didikan yang baik kepada anak-anak mereka, penyertaan aktif dalam kehidupan kumpulan, kelas dan institusi pendidikan, bantuan ke sekolah, tadika dll. Surat ucapan terima kasih disediakan bagi pihak pengarah, guru kelas, guru atau guru besar. Cara menulis surat terima kasih kepada ibu bapa Surat terima kasih kepada ibu bapa graduan terdiri daripada struktur berikut...

Surat terima kasih kepada pekerja

Surat terima kasih kepada pekerja adalah surat perniagaan yang menyatakan rasa terima kasih kepada pekerja atas kerjanya, sumbangan kepada pembangunan syarikat, sikap teliti untuk bekerja, dll. Surat terima kasih ditulis bagi pihak ketua organisasi untuk menghormati beberapa acara penting: ulang tahun, cuti profesional, dll. Cara menulis surat terima kasih kepada pekerja Surat terima kasih kepada pekerja mempunyai bentuk dan struktur yang sama seperti surat perniagaan biasa: Pengepala dokumen. DALAM...

Surat terima kasih kepada pelajar

Surat ucapan terima kasih kepada murid atau pelajar ialah surat perniagaan yang menyatakan rasa terima kasih kepada pelajar untuk kejayaan akademik, kerana aktif aktiviti sosial, penyertaan dalam kehidupan sukan, dsb. Surat ucapan terima kasih disediakan bagi pihak pengarah sekolah, rektor universiti. Cara menulis surat ucapan terima kasih kepada pelajar Terima kasih kepada pelajar ditulis dalam bentuk bebas. Teks surat terima kasih mengandungi ucapan terima kasih kepada pelajar. Di bawah, di bawah teks surat itu...

Surat terima kasih kepada cikgu

Surat terima kasih kepada guru adalah surat perniagaan yang menyatakan rasa terima kasih kepada guru, kepada guru kelas untuk kerja membesarkan dan mengajar kanak-kanak bagi pihak pengarah institusi pendidikan atau ibu bapa pelajar kanak-kanak. Cara menulis surat terima kasih kepada guru Surat terima kasih kepada guru mempunyai butiran surat perniagaan: Pengepala dokumen - ia menunjukkan nama guru yang ke alamatnya kata-kata terima kasih dihantar. Elemen struktur pilihan surat terima kasih...

Jenis-jenis surat perniagaan

Surat jaminan

Surat jaminan ialah surat perniagaan bukan komersial yang mengandungi pengesahan (jaminan) prestasi tindakan tertentu atau pematuhan syarat tertentu: terma dan fakta pembayaran untuk produk yang diterima, kerja yang dilakukan atau perkhidmatan yang diberikan, jaminan kualiti, dsb. Dalam erti kata lain, surat jaminan adalah satu cara untuk memastikan pemenuhan kewajipan oleh pihak dalam sesuatu transaksi. Surat jaminan boleh disediakan sebagai jawapan kepada surat tuntutan. Cara menulis surat jaminan borang Jaminan...

Surat jaminan untuk peruntukan alamat sah

Surat jaminan untuk penyediaan alamat yang sah adalah surat perniagaan yang mengandungi pengesahan fakta membuat perjanjian pajakan dengan syarikat sedia ada atau niat pemilik premis bukan kediaman untuk menyewakannya selepas pendaftaran negeri entiti undang-undang baharu. Dalam erti kata lain, ia menjamin hak untuk membuat perjanjian pajakan masa hadapan. Surat ini diserahkan kepada pihak berkuasa pendaftaran dan disediakan atas permintaan penyewa. Bagaimana menulis surat jaminan tentang...

Surat jaminan pekerjaan

Surat jaminan pekerjaan ialah surat perniagaan yang mengandungi jaminan kesimpulan kontrak pekerjaan majikan dan pekerja. Selalunya, adalah perlu untuk menyerahkannya kepada Perkhidmatan Migrasi Persekutuan apabila pekerja berpindah ke negara lain. Cara menulis surat jaminan pekerjaan Bentuk surat jaminan pekerjaan mengandungi butiran berikut: nombor dan tarikh dokumen; penerima surat - nama organisasi dan nama penuh pegawai yang ditujukan kepadanya atau teks:...

Surat jaminan pembayaran

Surat jaminan pembayaran ialah surat perniagaan yang mengesahkan masa dan fakta pembayaran untuk produk yang diterima, perkhidmatan yang disediakan atau kerja yang dilakukan. Surat jaminan untuk pembayaran mungkin merupakan jawapan kepada surat tuntutan. Cara menulis surat jaminan untuk pembayaran hutang Borang surat jaminan mengandungi butiran berikut: nombor dan tarikh dokumen; penerima surat - nama organisasi dan nama penuh pegawai yang dialamatkan; nama dokumen -...

Menulis surat perniagaan

Sebelum menulis surat perniagaan, fikirkan hasil akhir yang ingin anda capai: tingkatkan jualan, percepatkan proses pembayaran, tawarkan kerjasama, buat tuntutan, ucapkan tahniah, jemput dan banyak lagi. Selaras dengan ini, tulis surat perniagaan, cuba menekankan matlamat anda sebanyak mungkin.

Memformat surat perniagaan

Surat perniagaan disediakan pada kepala surat syarikat, yang mesti menunjukkan nama organisasi, alamat lokasi, nombor hubungan, mungkin e-mel, laman web, logo.

Surat perniagaan mesti dicetak menggunakan jidar: jidar kiri mestilah sekurang-kurangnya 3 cm (untuk memfailkan dokumen), jidar kanan mestilah sekurang-kurangnya 1.5 cm.

Pengepala surat perniagaan mesti mengandungi nama syarikat penerima, menunjukkan nama penuh dan kedudukan penerima (di sudut kanan atas).

Di sudut kiri atas, di bawah tajuk surat perniagaan, tarikh penulisan dan nombor pendaftaran (keluar) ditunjukkan. Jika surat perniagaan ialah surat maklum balas, maka perlu menunjukkan dokumen mana yang dijawab oleh surat ini.

Jika perlu, tajuk dokumen ditunjukkan selepas tarikh dan nombor dokumen.

Surat perniagaan mesti mengandungi rayuan kepada penerima surat.

Di akhir surat perniagaan mesti ada tandatangan pengirim (nama penuh, jawatan, tandatangan).

Untuk surat-menyurat perniagaan rasmi, font Times New Roman biasanya digunakan, saiz 12, satu jarak.

Bagaimana untuk menulis surat perniagaan yang tidak akan hilang dalam "sampah maklumat" dan akan dibaca? Peraturan, cadangan, contoh

Perkataan itu ialah alat perniagaan yang boleh diakses. Dalam dunia perniagaan, adalah mustahil untuk mencari orang yang tidak menggunakan kata-kata dalam kerjanya.

Perniagaan moden secara beransur-ansur berubah menjadi perniagaan surat-menyurat. Dengan bantuan surat - elektronik atau tradisional - komunikasi berlaku dengan pelanggan, rakan kongsi perniagaan dan majikan. Surat itu meletakkan pengarang sama ada sebagai seorang profesional atau sebagai orang yang anda tidak sepatutnya meneruskan hubungan.

Seorang profesional mesti boleh menulis

• Ia jelas
• dengan berkesan
• bersungguh-sungguh
• Menarik

Dan tidak pernah terlambat untuk mempelajari ini. Mari kita mulakan dengan asas: fahami perbezaan antara perniagaan dan penulisan biasa.

Bagaimana surat perkhidmatan berbeza dari biasa? Spesifikasi surat perniagaan

Surat ialah teks pendek satu atau dua muka surat, yang tujuannya adalah untuk menyampaikan maklumat tentang sesuatu kepada penerima.

Sifat maklumat dan hubungan antara pengirim dan penerima surat membahagikan surat-menyurat kepada

• perniagaan (formal)
• peribadi (tidak rasmi)

Surat perniagaan dicirikan oleh:

• singkatnya
• ketepatan
• penaakulan dan logik
• kandungan maklumat
• evaluatif dan neutraliti emosi
• penyeragaman:
• borang rasmi digunakan
• pertuturan yang stabil, istilah dan binaan perkeranian khas digunakan
• bilangan topik - 1-2
• penyasaran
• rantaian arahan yang jelas (jika perlu)

Apakah jenis surat perniagaan yang ada?

Jenis surat perniagaan menentukan

1. Tujuan menulisnya

Tujuan komersial

• Anda ingin membuat perjanjian dan mencadangkan syarat khusus - sediakan surat tawaran (tawaran) untuk penerima

• Jika anda belum memutuskan syarat transaksi yang boleh diterima oleh anda, hantar surat permintaan
• Adakah anda ingin memaklumkan penerima anda tentang pelanggaran kewajipan kontrak di pihaknya? Tulis surat tuntutan (aduan)

Tujuan bukan keuntungan

• Ucapkan terima kasih dalam surat terima kasih
• Sahkan komitmen anda surat jaminan, dan persetujuan anda - melalui surat pengesahan
• Tulis surat berita jika anda fikir maklumat anda akan menarik minat penerima
• Ingatkan tentang perjanjian penting, kewajipan, penalti dengan surat peringatan
• Ucapkan tahniah dalam surat ucapan tahniah, minta dalam surat permintaan, takziah dalam surat takziah.
• Jika anda perlu menghantar dokumen penting atau aset material pastikan anda menyediakan surat iringan untuk kargo anda

2. Penerima

Jika anda menghantar surat kepada beberapa penerima sekaligus, maka anda sedang menulis surat pekeliling

Surat anda boleh menyentuh beberapa topik pada masa yang sama, yang menjadikannya pelbagai rupa secara automatik

4. Struktur

Surat terkawal melibatkan mengarang bahagian teks surat mengikut corak tertentu, dan yang tidak dikawal mempunyai bentuk pembentangan percuma

5. Bentuk pelepasan

• dalam sampul surat
• dalam bentuk elektronik
• melalui faks

Struktur surat perniagaan: pengenalan, badan, kesimpulan

Struktur surat perniagaan standard memerlukan pertimbangan yang lebih teliti.

Surat yang diformat dengan betul harus sepadan dengan garis besar berikut:

Mari kita lihat dengan lebih dekat beberapa perkara dalam skema:

1. Tajuk

Biasanya ini adalah ringkasan topik surat.

Penting: Tulis tajuk dengan betul jika anda mahu penerima membaca surat anda.

Ketiadaan tajuk dalam surat-menyurat perniagaan adalah tipikal bagi pemula yang tidak mempunyai kemahiran asas dalam menjalankan surat-menyurat perniagaan.

2. Rayuan

• mempunyai bentuk tradisional "Sayang"
• ditulis dengan huruf besar di tengah-tengah barisan

Penting: Penggunaan singkatan adalah dilarang!

3. Mukadimah

• memperkenalkan penerima kepada idea utama surat itu
• menyediakan penerima untuk persepsi yang betul tentang maklumat seterusnya yang terkandung dalam surat itu

4. Isi utama teks menyokong idea utama yang dinyatakan dalam mukadimah

Dalam bahagian surat ini

• anda dengan jelas menunjukkan intipati cadangan/rayuan
• menyediakan hujah: fakta, angka, spesifik lain mengenai topik surat. pendapat pakar, pengalaman positif/negatif sendiri

Untuk kemudahan justifikasi, anda boleh menggunakan rajah berikut:

Penting: Perenggan terakhir harus mengandungi frasa yang menunjukkan langkah tertentu atau hasil yang dijangkakan dan menggalakkan penerima untuk mengambil tindakan

5. Kesimpulannya:

6. Dalam tetingkap "Tandatangan", maklumat tentang penerima mesti ditunjukkan:

• jawatan jawatan

Bagaimana untuk tidak membuat kesilapan dalam memilih gaya penulisan?

DALAM surat-menyurat perniagaan Anda sentiasa perlu membuat pilihan mengenai gaya penulisan dan nada komunikasi dengan penerima. Seberapa kering, formal, atau, sebaliknya, betapa meriah, hangat dan manusiawi mesej anda?

• Gaya peribadi dalam surat-menyurat perniagaan menekankan kualiti individu orang yang menulis surat
• Apabila menggunakan gaya formal, fakta dibentangkan dan kesimpulan yang sesuai dibuat berdasarkannya.
• Gaya peribadi melibatkan komunikasi antara pengarang surat dan penerima dengan syarat yang sama
• Gaya formal menunjukkan rantaian arahan yang jelas dan kekuatan yang terpaksa diperhitungkan oleh pembaca surat itu.

Untuk memilih gaya komunikasi yang betul dalam surat perniagaan, pertimbangkan:

• apakah kategori berat anda dan penerima anda?
• anda ingin berunding secara baik atau menggunakan tekanan daripada kedudukan yang kuat

Bagaimana untuk berpegang pada gaya yang dipilih?

Gaya peribadi

• Kehadiran kata ganti nama diri: saya, kami, awak
  Sebagai contoh: Saya memohon maaf kepada anda dan amat berharap agar kesilapan yang serupa tidak berulang lagi.
• Rayuan dan permintaan langsung
  Contohnya: Tolong jangan tinggalkan barang peribadi tanpa pengawasan
• Penggunaan ungkapan penilaian emosi: bintang muda, kegagalan memekakkan telinga

Gaya formal

• Menggantikan kata ganti nama diri dengan kata nama abstrak
  Sebagai contoh: Pentadbiran pawagam memohon maaf kerana mengubah jadual pertunjukan malam
• Menggantikan rayuan dan permintaan peribadi dengan kenyataan
  Contohnya: Tolong jangan tinggalkan barang peribadi tanpa pengawasan
• Penggunaan birokrasi biasa: Saya membawa kepada perhatian anda, kerana fakta bahawa

Gaya formal sama sekali tidak sesuai jika anda menulis surat terima kasih atau surat takziah, iaitu surat perniagaan yang anda perlukan untuk meluahkan perasaan. Dalam situasi di mana anda menulis surat permintaan atau surat tawaran, adalah lebih baik untuk berpegang pada gaya peribadi.

Apakah surat aduan dan cara menulisnya? Bagaimanakah ia berbeza daripada jenis huruf lain?

Penting: Semasa mengarang surat, tumpukan perhatian penerima pada tindakan yang anda harapkan daripadanya. Juga nyatakan tarikh akhir khusus untuk pelaksanaan tugas anda.

Templat surat aduan akan membantu anda menyusunnya dengan betul:

Apakah surat jawapan dan cara menulisnya?

Terdapat dua jenis surat nasihat:

• surat penolakan
• surat dengan respons positif

Mengarang kedua-dua jenis huruf mempunyai dua peraturan am(dengan syarat bahawa surat inisiatif telah disediakan dengan betul):
1. Surat respons mengekalkan perbendaharaan kata dan pola pertuturan surat inisiatif
2. Teks surat jawapan hendaklah tidak mengandungi maklumat tentang

• tarikh membuat surat inisiatif
• nombor pendaftarannya

Contoh surat penolakan mesra dan betul diberikan di bawah:

Walau bagaimanapun, penolakan tidak semestinya lembut. Terdapat situasi apabila gaya komunikasi yang sukar dan ketat diperlukan. Di bawah ialah templat surat penolakan untuk semua keadaan, daripada sukar kepada lembut:

Surat maklumat: perbezaannya daripada surat jawapan dan surat aduan

Surat maklumat adalah pelbagai fungsi:

• laporan (contohnya, tentang perubahan harga dalam senarai harga)
• memberitahu (pemilihan semula ahli lembaga pengarah)
• memberitahu (mengenai penghantaran barang)
• menyatakan (niat)
• mengesahkan (penerimaan barang)
• mengingatkan (tentang pemenuhan kewajipan yang ditanggung di bawah kontrak)
• mengiklankan dan memaklumkan (tentang syarikat secara amnya, tentang barangan/perkhidmatan khususnya)

Mungkin yang paling banyak isu topikal Hari ini persoalannya ialah bagaimana untuk mengarang surat pengiklanan dan maklumat dengan betul.

1. Kekurangan struktur
2. Kehadiran bahasa slanga atau tidak formal dalam teks surat
3. Reka bentuk ceroboh
4. Banyak kesalahan ejaan, sintaksis, stilistik
5. Kekurangan fakta yang boleh dipercayai dan maklumat objektif dalam surat
6. Pelanggaran peraturan asas kesopanan (terutama dalam surat aduan)
7. Penggunaan ayat yang menyusahkan dan tidak jelas dalam teks
8. Kurang logik dalam penyampaian bahan
9. Kurang penerangan tentang singkatan
10. Kekaburan umum teks jika ia disusun tanpa tujuan

Apa lagi yang anda perlu tahu tentang surat perniagaan?

1. Untuk surat-menyurat perniagaan moden, kaedah struktur blok komposisi teks digunakan.
Kaedah ini menjimatkan masa dan mengekalkan gaya keseluruhan semua dokumentasi perniagaan. Ciri ciri kaedah - tanda baca terbuka atau ketiadaan noktah/koma (contohnya, semasa membuat senarai)

2. Fon sans-serif (contohnya, Arial) boleh digunakan untuk tajuk surat. Fon sedemikian dianggap pada tahap bawah sedar sebagai stabil dan kukuh.

3. Fon serif (Times News Roman) hendaklah digunakan dalam teks kandungan. Serif memudahkan mata anda bergerak dari huruf ke huruf, menjadikan bacaan lebih cepat.

Penting: Terdapat huruf yang selalu ditulis dengan tangan sahaja!
Ini adalah surat ucapan tahniah, surat takziah, surat kesyukuran

Kuantiti yang banyak maklumat yang berguna mengenai penggubalan teks surat perniagaan boleh didapati dalam video dari Sasha Karepina.

Video: Cara menulis surat pengantar dan menyambung semula

Video: “Belajar daripada pencerita.” Rahsia menjual teks

Adakah anda mempunyai sebarang soalan mendesak untuk organisasi yang perlu direkodkan? Dalam kes ini, menulis rayuan bertulis adalah amat diperlukan. Namun, tidak semuanya semudah yang disangka. Menulis surat perniagaan yang cekap adalah ilmu yang menyeluruh. Dan tidak rugi untuk semua orang mempelajari atau mengingati kemahiran asas menyusunnya.

Mula-mula, mari tentukan kaedah yang paling sesuai untuk anda menulis surat atau permintaan kepada organisasi. Selalunya, mesej dalam talian digunakan menggunakan sumber Internet. Jika anda menulis surat dengan cara ini, maka anda tidak boleh melakukannya tanpa:

• Komputer (komputer riba);
• Penyunting teks;
• E-mel.

Jika anda menggunakan kaedah penulisan manual, anda juga memerlukan pencetak untuk mencetak.

Peringkat pertama menulis surat ialah "header". Di bahagian atas halaman mesti ada:

Nama organisasi yang anda mohon;

Nama penuh pengarah organisasi atau orang yang bertanggungjawab;

Alamat institusi;

Tarikh permohonan;

Bandar permohonan.

Item "header" yang diingini juga termasuk koordinat syarikat - faks, telefon, alamat emel, OKPO, OGRN, INN/KPI. Bergantung pada topik rayuan dan organisasi itu sendiri.

Kemudian anda perlu memperkenalkan diri anda. Kakitangan institusi mesti memahami dari siapa surat itu dan mendapat maklum balas daripada anda. Oleh itu, adalah penting untuk menunjukkan bukan sahaja nama penuh anda, tetapi juga alamat e-mel anda, telefon bimbit, alamat rumah (untuk surat-menyurat melalui pos). Jika anda mewakili kepentingan syarikat, anda perlu menggunakan kepala surat dengan koordinatnya. Semasa menghantar e-mel, pastikan anda menggunakan blok Subjek untuk membantu pekerja mengatur dokumentasi mereka.

Sediakan badan dokumen itu sendiri - tajuk dan kandungan. Di sini perkara penting ialah tujuan anda menghubungi organisasi. Jenis permintaan berikut dibezakan:

• Surat kenaikan pangkat;
• Surat syor;
• Surat maklumat;
• Surat iringan;
• Surat kesyukuran;
• Surat ucapan tahniah;
• Surat arahan;
• Surat siasatan;
• Surat permintaan;
• Surat balasan;
• Surat pemberitahuan;
• Surat jemputan.

Bergantung pada jenis rayuan yang anda gunakan, rumuskan kandungan dengan betul. Sebagai contoh, jika anda menulis ulasan positif untuk organisasi, anda harus menerangkan secara terperinci sebab permintaan anda, perkara yang anda suka dan sebagainya.

Muat turun dari portal kami:

Elemen penting menulis surat kepada organisasi - "jangan buang air" dan tulis kepada intipati. Nyatakan fikiran anda sedemikian rupa sehingga surat anda akan menarik minat pekerja syarikat. Untuk melakukan ini, mengikut peraturan adab perniagaan gunakan "kata-kata yang menarik". Walau bagaimanapun, anda tidak sepatutnya keterlaluan, kerana kita bercakap tentang dokumen, bukan surat-menyurat peribadi. Terangkan situasi dengan ringkas, tetapi jadikan ia boleh dibaca. Jika perbualan sedang berjalan mengenai pematuhan undang-undang - pastikan anda membuat rujukan kepada undang-undang Persekutuan Rusia. Apabila menerangkan situasi konflik cadangan beberapa langkah untuk meningkatkan insiden itu dialu-alukan.

Apabila menghubungi agensi kerajaan, ikuti undang-undang Persekutuan Rusia "Mengenai prosedur untuk mempertimbangkan rayuan warganegara." Berikut adalah hak dan tanggungjawab individu atas permintaan mereka dan tempoh masa untuk pertimbangan. Undang-undang juga menetapkan prosedur untuk rayuan kolektif agensi kerajaan atau kerajaan tempatan. Peringkat akhir sebarang surat perniagaan – tarikh dan tandatangan. Pada pandangan pertama, perincian yang tidak penting, tetapi sangat penting. Adalah dinasihatkan untuk menandatangani dengan tangan pada dokumen bercetak. Jika anda mewakili kepentingan syarikat, gunakan jata atau meterai faksimilinya.

Merangka surat dengan cekap kepada organisasi yang betul adalah kunci kejayaan rayuan anda. Kaji dengan teliti semua perkara yang diterangkan di atas dan berasa bebas untuk bekerja. Jangan lupa bahawa surat itu tidak boleh mengandungi kesalahan ejaan, tanda baca dan gaya.