Pintu masukGambarajah minit mesyuarat. Nombor, tarikh, tempat
Kami merangka protokol ringkas mesyuarat operasi
V.F. Yankovaya, Ph.D. ist. Sains, Timbalan Pengarah VNIIDAD
Hampir semua organisasi mengadakan mesyuarat di mana isu operasi dibincangkan. Selalunya mesyuarat sedemikian dipanggil operasi. Mereka dikendalikan oleh pengurus di peringkat yang berbeza: daripada ketua organisasi kepada ketua bahagian struktur. Mesyuarat operasi diadakan secara berkala (biasanya seminggu sekali) dan biasanya direkodkan. Jika unit struktur atau pengurus yang mengadakan mesyuarat tidak mempunyai setiausaha, menyimpan minit mesyuarat operasi boleh diamanahkan kepada salah seorang pekerja unit.
kamus kami
Minit ialah dokumen yang mengandungi rekod konsisten tentang kemajuan perbincangan isu dan membuat keputusan pada mesyuarat, sesi, persidangan dan sesi badan kolegial*.
Masalah dan penyelesaian
Merangka minit mesyuarat operasi selalunya sukar. Mari lihat yang paling biasa.
Masalah: Setiausaha atau salah seorang kakitangan junior yang mengambil minit mungkin tidak memahami intipati isu yang dibincangkan, dan oleh itu menghadapi kesukaran merekodkan perkembangan perbincangan isu tersebut.
Apa yang perlu dilakukan? Dalam situasi sedemikian, setiausaha hendaklah menghubungi kakitangan yang bercakap di mesyuarat itu atau mana-mana kakitangan lain yang boleh memberikan penjelasan.
Masalah: Oleh kerana mesyuarat operasi sering diadakan tanpa peraturan yang ketat, setiausaha mungkin tidak mempunyai masa untuk merekodkan semua yang berlaku semasa mesyuarat.
Apa yang perlu dilakukan? Dalam kes ini, merakam audio semasa mesyuarat dan merangka minit berdasarkan transkripnya boleh membantu.
Masalah: semasa membincangkan sesuatu isu, maklumat penting dan tidak penting atau tidak penting mungkin dinyatakan, dan mungkin sukar bagi setiausaha untuk mengenal pasti maklumat utama (penting) yang perlu direkodkan dalam minit.
Apa yang perlu dilakukan? Dalam kes ini, sebelum merangka protokol, setiausaha mesti menganalisis semua maklumat, memisahkan yang utama daripada yang tidak penting dan memasukkan hanya maklumat yang paling penting dalam protokol.
Peraturan am menyusun protokol
Minit itu disediakan berdasarkan rakaman bunyi atau nota tulisan tangan kasar yang disimpan semasa mesyuarat oleh setiausaha atau pekerja lain, serta bahan yang disediakan untuk mesyuarat (teks laporan, ucapan, sijil, draf keputusan, agenda, senarai peserta, dsb.).
Jika rakaman bunyi dibuat pada mesyuarat, ia dicetak semula selepas mesyuarat, kemudian teks bertulis diedit dan, dalam bentuk yang diproses, dimasukkan ke dalam minit. Tempoh yang diperuntukkan untuk merangka minit mesyuarat hendaklah tidak melebihi tiga hingga lima hari dari tarikh mesyuarat. Minit mesyuarat operasi disediakan dan dilaksanakan pada hari mesyuarat atau dalam masa satu atau dua hari selepas mesyuarat.
Protokol boleh lengkap atau pendek. Minit penuh mengandungi rekod semua ucapan pada mesyuarat, soalan yang diajukan kepada penceramah, ucapan orang yang mengambil bahagian dalam perbincangan, dan keputusan yang dibuat. Protokol ringkas hanya merangkumi nama mereka yang bercakap, topik ucapan, ringkasan ucapan dan keputusan yang dibuat.
Kemajuan mesyuarat operasi, sebagai peraturan, direkodkan dalam minit ringkas.
Minit mesyuarat disediakan dalam borang am, helaian standard kertas A4 atau borang minit yang direka khas.
Butiran protokol yang diperlukan adalah:
· nama organisasi
· Nama jenis dokumen(MINIT) menunjukkan jenis mesyuarat
tarikh mesyuarat
· nombor pendaftaran protokol
lokasi mesyuarat
· tandatangan.
Teks protokol ringkas
Teks protokol terdiri daripada dua bahagian: pengenalan dan utama.
Bahagian pengenalan protokol ringkas menunjukkan nama pengerusi dan setiausaha, jawatan dan nama peserta (yang hadir) dan orang jemputan, dan agenda. Sekiranya terdapat lebih daripada 15 peserta dalam mesyuarat, ia dibenarkan untuk menunjukkan dalam minit mesyuarat jumlah kuantiti peserta, dan senarai mereka yang hadir, menunjukkan kedudukan dan nama mereka, diberikan dalam lampiran protokol, sebagai contoh:
Hadir: ahli pengurusan seramai 16 orang. (senarai dilampirkan).
Nama orang yang dijemput ke mesyuarat ditunjukkan selepas perkataan "Dijemput", menunjukkan kedudukan orang dan nama organisasi.
Agenda menunjukkan isu-isu yang menjadi subjek pertimbangan; kedudukan dan nama keluarga pelapor (penutur) boleh juga ditunjukkan. Jika terdapat beberapa soalan, ia dinomborkan angka Arab dan disusun mengikut urutan perbincangan. Item agenda dirumuskan dengan preposisi "tentang" ("tentang"), contohnya:
Minit mesyuarat, transkrip perbincangan. Contoh, templat, sampel. Struktur. Kompilasi. Karang, tulis. Arahan
Struktur, templat minit mesyuarat
Transkrip ucapan penceramah pertama
Transkrip ucapan penceramah kedua
Keputusan yang dibuat
Bahan untuk mesyuarat
Sebelum mesyuarat, peserta dihantar bahan yang diperlukan untuk menyediakan mesyuarat dan membuat keputusan, contohnya, nota maklumat, versi awal dokumen (pelan, kontrak, belanjawan, dll.) yang perlu diluluskan pada mesyuarat. Semua peserta mesyuarat dihantar maklumat tentang tarikh, masa dan lokasi mesyuarat, siapa yang memulakan mesyuarat, dan orang hubungan yang menganjurkan acara. Anda boleh bertanya kepada orang yang dihubungi soalan yang bersifat organisasi (bagaimana untuk pergi ke sana, cara untuk memesan pas, tempat untuk meletakkan kereta). Soalan substantif diminta untuk menghubungi orang, yang mesti ditunjukkan dalam bahan. Orang hubungan yang berbeza mungkin ditunjukkan untuk bahan yang berbeza.
Contoh, contoh protokol
Tarikh, masa dan tempat mesyuarat: 10/01/2010 12:30 - 13:30 Pejabat pusat. Bilik mesyuarat N34.
Pemula: Ketua Pengarah Svistunova Olga Vasilievna
Senarai peserta
Setiausaha Mesyuarat : Penolong ketua pengarah Erofeev Grigory Anatolievich
Berikut telah dihantar ke mesyuarat:
Laporan Ketua Keselamatan
Syarikat itu telah menerima pakai peraturan untuk pengekodan alamat e-mel pekerja (inisial dan dua huruf pertama nama akhir), yang membolehkan pihak ketiga mengetahui alamat e-mel mana-mana pekerja dengan mudah. Ini membawa kepada aliran surat yang tidak dibenarkan dengan heterogen tawaran komersial dan maklumat lain yang tidak berguna.
Tiada soalan yang ditanya mengenai pembentangan.
Laporan ketua perkhidmatan teknologi maklumat
Tiada pilihan untuk menolak alamat sedia ada, kerana ia diketahui oleh rakan niaga utama dan pihak berkuasa kawal selia. Saya bercadang untuk menyediakan satu lagi kotak untuk semua pekerja emel- untuk surat-menyurat aktif. Bangunkan pengekodan supaya tidak mungkin untuk mengenal pasti alamat pekerja dengan nama penuhnya. Konfigurasikan penapis mel supaya mel ke alamat lama tertakluk kepada penapisan yang ketat. Menapis mel ke alamat baharu hendaklah dibuat dengan lebih lembut. Jika boleh, maklumkan rakan niaga tentang perubahan alamat. Kerja-kerja tersebut akan dijalankan oleh Jabatan Teknologi Maklumat.
Soalan kepada penceramah ditanya oleh ketua jabatan kewangan: Adakah kos penyusunan sistem yang dicadangkan telah diusahakan oleh jabatan teknologi maklumat? Mungkin lebih cekap untuk menyumber luar kerja ini?
Jawab. Tidak, isu itu belum dikaji.
Ulasan daripada ketua jabatan kewangan: Saya bercadang untuk meluluskan keputusan dalam perkataan berikut: Jabatan Teknologi Maklumat harus membangunkan langkah-langkah untuk membetulkan keadaan dengan alamat e-mel dan menyelesaikan isu kos pelaksanaannya sendiri dan dengan penyumber luar. Ambil pilihan yang paling murah.
Jawab. Tiada bantahan.
Keputusan yang dibuat
Tukar susunan alamat e-mel dikodkan. Simpan alamat e-mel dalam pengekodan lama, tetapi tapis dengan ketat e-mel yang dihantar kepada mereka.
Bagi menyiapkan tugasan tersebut, jabatan teknologi maklumat akan membangunkan tugasan kerja dalam tempoh lima hari bekerja. Dalam tempoh lima hari bekerja lagi, tentukan kos melaksanakan kerja itu sendiri dan kos penyumberan luar. Tentukan cara kerja akan dilaksanakan berdasarkan pengiraan kos. Jalankan kerja sendiri atau oleh penyumber luar dalam tempoh 15 hari bekerja. Percayakan kawalan ke atas pelaksanaan keputusan kepada ketua perkhidmatan keselamatan.
Contoh minit mesyuarat suruhanjaya
Mari lihat contoh minit penuh mesyuarat suruhanjaya. Peraturan untuk membuat minit adalah sama dan tidak bergantung pada jenis mesyuarat (suruhanjaya pensijilan, suruhanjaya pakar, suruhanjaya untuk mengadakan sesuatu atau mesyuarat majlis, kumpulan kerja, jawatankuasa, dsb.), melainkan jika perkara ini dikawal secara khusus dalam akta kawal selia yang berkaitan.
Laporan biasanya disediakan mengikut catatan yang diambil semasa mesyuarat atau berdasarkan bahan yang diserahkan kepada setiausaha untuk mesyuarat. Ia disediakan dalam bentuk umum, dijamin dengan arahan untuk kerja pejabat, atau pada helaian A4 standard. Butiran yang diperlukan dan lokasinya diberikan di bawah dalam contoh minit mesyuarat suruhanjaya.
2. DIDENGAR:
Zaligvatsky R.Yu - dimaklumkan tentang permulaan kerja...
2.1. Ambil perhatian dan gunakan dalam kerja anda...
2.2. Jabatan undang-undang(Kukushkin A.P.) memuktamadkan draf peraturan. Tarikh akhir: 21 November 2014.
2.3. Selesai...selewat-lewatnya 30/11/2014. Bertanggungjawab – ketua jabatan ekonomi Balalaika S.R.
Pengerusi I.M. Zagorulko
Setiausaha M.P. Yagodkina
Bagaimana lagi anda boleh membuat protokol, lihat contoh khusus minit mesyuarat suruhanjaya pakar. Contoh format protokol yang diberikan dalam artikel ini tersedia untuk dimuat turun dalam format dokumen.
Sekarang beberapa penjelasan. Tarikh minit (dinyatakan secara lisan dan digital) sentiasa merupakan tarikh mesyuarat, walaupun dokumen itu disediakan kemudian. Protokol untuk setiap jenis didaftarkan secara berasingan dan penetapan nombor bermula pada awal setiap tahun. Akhiran huruf boleh ditambah pada nombor protokol. Untuk mesyuarat bersama, nyatakan nombor komposit (melalui pecahan).
Jika terdapat lebih daripada 15 orang yang hadir, mereka tidak disenaraikan dalam borang protokol. Pautan ke senarai disediakan, yang akan menjadi sebahagian daripada protokol. Sekiranya wakil pelbagai organisasi mengambil bahagian dalam mesyuarat itu, maka kedudukan dan tempat kerja mereka mesti ditunjukkan.
Item agenda dinomborkan dan sentiasa bermula dengan preposisi “Perihal...” atau “Perihal...”.
Skim setiap isu yang sedang dipertimbangkan dibina dengan cara standard: "MENDENGAR" - "BERCAKAP" (jika tiada perbincangan atau soalan yang diajukan, maka bahagian ini boleh dilangkau) - "MEMUTUSKAN" atau "MEMUTUSKAN".
Selepas nama keluarga (perhatikan kes itu - "mendengar" kepada siapa? dan "bercakap" dengan siapa?) kandungan utama ucapan dimasukkan dalam teks protokol (dinyatakan dalam bentuk lampau daripada orang ketiga tunggal - " diperkenalkan”, “dicatatkan”, “dicadangkan” dan lain-lain) atau dikeluarkan dalam bentuk lampiran berasingan kepada protokol.
Keputusan yang dibuat dirumuskan dalam bentuk yang diterima pakai dalam dokumen pentadbiran ("untuk meluluskan jawatan", "untuk menyediakan program", dll.). Sekiranya arahan diberikan, maka ia dikehendaki menunjukkan pelaksana yang bertanggungjawab dan tarikh akhir. Keputusan pengundian, jika perlu, diberikan dalam bahagian dispositif: "untuk" - 5 undi, "menentang" - tidak, "berkecuali" - 2 undi, keputusan dibuat dengan 5 undi.
Minit ditandatangani hanya oleh pengerusi dan setiausaha (tidak diperlukan oleh ahli suruhanjaya yang lain). Beberapa jenis minit mesti diluluskan oleh ketua organisasi, sebagai contoh, minit mesyuarat suruhanjaya pakar. Dalam kes ini, kami menambah setem kelulusan.
Saya berharap dengan bantuan sampel ini anda kini boleh merangka sebarang minit mesyuarat dengan mudah.
Evgeniya Polosa
**Jika anda memerlukan BANTUAN UNDANG-UNDANG, dapatkan perundingan dalam talian sekarang.
Terima kasih kerana menambahkan artikel ini pada:
Sampel. Borang protokol ringkas
BENTUK PROTOKOL RINGKAS
Nama
perusahaan
PROTOKOL
"__"______ 20__
Tidak.________________
_________________
Pengeluaran
Pengerusi - ________________________________________________________________
Setiausaha - ________________________________________________________
Hadir: _____________________________________________________
(gelaran, nama keluarga, inisial)
Isu yang diliputi:
2. _____________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Keputusan yang dibuat:
1. _____________________________________________________________
Penyediaan mesyuarat dan penyediaan minit
Protokol apa yang kita bincangkan?
Dalam amalan pengurusan, jenis protokol seperti protokol niat, protokol kelulusan dan protokol untuk rampasan bukti material (dokumen) digunakan. Antara dokumen utama mesyuarat agung pemegang saham, undang-undang menamakan minit mesyuarat dan minit suruhanjaya pengiraan.
Di samping itu, protokol boleh disediakan oleh seorang pegawai semasa pelaksanaan fungsi pentadbiran - protokol untuk kemalangan jalan raya, protokol untuk penangkapan, dll. Setiap jenis protokol ini mempunyai bentuk standard yang sepadan.
Dalam artikel ini kita akan bercakap tentang protokol yang disediakan berdasarkan keputusan tindakan pengurusan kolegial- mesyuarat, persidangan atau mesyuarat. Dokumen ini bertujuan untuk dokumentasi perbincangan bersama tentang isu dan membuat keputusan.
Dalam kerja pejabat Rusia, protokol telah digunakan sejak awal abad ke-18, dari tempoh ia mula diamalkan dalam amalan pengurusan untuk membincangkan sesuatu isu sebelum membuat keputusan. Dari segi sejarah, protokolnya ialah:
Dalam amalan pengurusan moden, minit disediakan untuk mendokumentasikan aktiviti mesyuarat yang diadakan oleh pengurus yang berlainan pangkat. Minit juga digunakan untuk mencerminkan kerja persidangan, mesyuarat, seminar, dll.
Keputusan mengenai keperluan untuk merangka minit semasa mesyuarat operasi dibuat oleh pengurus yang melantik dan mengendalikannya. Jika mesyuarat adalah mengenai memaklumkan orang bawahan tentang beberapa masalah, tentang menerangkan keputusan yang dibuat sebelum ini, dsb., maka protokol mungkin tidak diperlukan. Tetapi keperluan untuk merangka minit mesyuarat operasi sedemikian juga mungkin. Dalam kes ini, protokol akan merekodkan komposisi mereka yang hadir, pendapat atau cadangan yang dinyatakan.
Bersedia untuk mesyuarat
Ciri-ciri mendokumentasikan kerja badan kolegial tetap
Badan kolegial tetap (majlis, lembaga, komisen) berbeza darjat tinggi mengatur kerja anda.
Ini dinyatakan dalam ketersediaan:
Senarai tiga mata (program maksimum) ini dalam realiti boleh dikurangkan kepada seorang setiausaha tunggal badan kolegial (program minimum). Sekarang mari kita ulas tiga perkara ini dengan lebih terperinci.
DALAM peraturan Badan kolegial menentukan kekerapan mesyuarat, jenis keputusan yang dibuat, prosedur untuk mendokumentasikan aktiviti, hari dan masa mesyuarat. Kadang-kadang di perusahaan terdapat peraturan untuk mengadakan mesyuarat yang berkaitan dengan kerja bukan hanya satu badan kolegial, tetapi sebarang aktiviti kolegial.
Protokol adalah antara dokumen yang diperlukan, pertama sekali, kerana ia merekodkan fakta mesyuarat, keputusan yang dibuat pada mesyuarat itu, dan masa pelaksanaannya. Dokumen ini kemudiannya boleh menjadi asas untuk mengeluarkan keputusan atau resolusi (iaitu. dokumen pentadbiran) badan kolegial ini.
Badan kolegial tetap mesti ada rancangan kerja untuk tahun tersebut. yang merangkumi isu-isu utama yang akan dibincangkan.
Badan kolegial tetap biasanya mempunyai radas. yang memastikan fungsi badan ini. Bahagian ini diketuai oleh seorang setiausaha (setiausaha majlis akademik, setiausaha lembaga, dsb.), yang tergolong dalam kategori pakar atau pengurus. Pegawai ini bertanggungjawab untuk penganjuran mesyuarat, dan untuk mendokumentasikan aktiviti badan kolegial tetap, dan untuk keselamatan dokumen.
Bersedia untuk mesyuarat
Tetapi mesyuarat sebagai satu bentuk pengambilan keputusan kolegial boleh diadakan dengan mana-mana komposisi peserta, bukan sahaja ahli badan kolegial. Ini boleh menjadi mesyuarat ketua jabatan atau mesyuarat pakar daripada unit struktur tertentu mengenai isu tertentu. Walau apa pun, apabila menganjurkan mesyuarat lebih daripada 3 orang, ia tidak boleh dibiarkan begitu sahaja. Lebih baik penyediaan mesyuarat, lebih sedikit masa akan dibelanjakan untuk perbincangan semasa mesyuarat itu sendiri dan keputusan yang lebih berkesan akan dibuat.
Semasa penyediaan mesyuarat, dokumen muncul berturut-turut, yang kemudiannya menjadi lampiran kepada minit, atau maklumat daripadanya mengalir ke dalamnya.
Dokumen pertama dalam siri ini ialah agenda saya. Ia disusun oleh setiausaha berdasarkan arahan pengerusi (badan kolegial atau mesyuarat tertentu ini) dan peruntukan peraturan (jika ada). Semasa membentuk agenda, perlu mengambil kira kerumitan isu yang dibincangkan supaya perbincangan menepati masa yang diperuntukkan untuk mesyuarat.
Agenda dihantar kepada peserta mesyuarat dan jemputan. Beberapa salinan saman kekal dengan setiausaha. Mereka digunakan untuk merangka minit masa depan dan untuk mengendalikan mesyuarat.
Agenda menunjukkan bilangan dan urutan isu yang dibincangkan, nama penceramah, tarikh dan masa mesyuarat, serta lokasinya. Oleh itu, agenda serentak adalah dokumen yang mengumumkan mesyuarat yang akan datang dan menjemput peserta.
Agenda boleh mengambil apa-apa bentuk. Kami membentangkan dua pilihan: yang pertama adalah lebih rasmi (lihat Contoh 1), dan yang kedua akan lakukan dan untuk menjalankan mesyuarat operasi (lihat Contoh 2). Walaupun tepat ketika menyediakan mesyuarat operasi, setiausaha sering tidak mengendahkan menghantar agenda secara bertulis, mengehadkan dirinya hanya untuk memaklumkan secara lisan kepada peserta.
Protokol– dokumen yang mengandungi rekod yang konsisten tentang kemajuan perbincangan isu dan membuat keputusan pada mesyuarat, sesi, persidangan dan sesi badan kolegial.
Protokol ini mencerminkan aktiviti membuat keputusan bersama oleh badan kolegial atau kumpulan pekerja. Daripada minit mesyuarat yang dibuat dalam aktiviti pengurusan organisasi, adalah perlu untuk membezakan antara protokol penyiasatan, beberapa badan pentadbiran dan agensi keselamatan ketenteraman awam(contohnya, protokol pemeriksa kebersihan, protokol kemalangan jalan raya, dsb.), serta protokol jenis kontrak (protokol perselisihan faham, protokol untuk mendamaikan perselisihan faham, protokol untuk bersetuju dengan harga, dsb.).
Mesyuarat badan kolegial tetap dan sementara (kolej badan eksekutif persekutuan, mesyuarat kolektif buruh, mesyuarat pemegang saham, mesyuarat lembaga pengarah, dsb.) tertakluk kepada minit mandatori.
Minit disediakan berdasarkan rekod yang dibuat semasa mesyuarat (mesyuarat), membentangkan abstrak laporan dan ucapan, sijil, draf keputusan dan bahan lain.
Minit disimpan oleh setiausaha atau orang lain yang dilantik. Pengerusi dan setiausaha yang mengetuai mesyuarat bertanggungjawab ke atas ketepatan catatan dalam minit.
Protokol boleh dikeluarkan dalam penuh atau ringkas bentuk di mana perbincangan sesuatu isu digugurkan dan hanya keputusan yang diambil mengenainya direkodkan.
Keputusan mengenai bentuk minit yang perlu diambil pada mesyuarat dibuat oleh ketua badan kolegial atau ketua organisasi.
Tajuk protokol ialah nama jenis aktiviti kolegial (mesyuarat, mesyuarat, dll.) dan nama badan yang aktivitinya direkodkan (minit mesyuarat suruhanjaya pensijilan...; minit umum mesyuarat pemegang saham...).
Teks protokol penuh terdiri daripada dua bahagian: pengenalan dan utama.
DALAM bahagian pengenalan nama dan nama keluarga pengerusi (pegawai pengerusi), setiausaha, mereka yang hadir dalam mesyuarat dan, jika perlu, orang yang dijemput ke mesyuarat (mesyuarat) ditunjukkan. Jika wakil badan dan organisasi kerajaan yang berbeza mengambil bahagian dalam mesyuarat (mesyuarat), tempat kerja dan kedudukan setiap orang ditunjukkan.
Jika bilangan orang yang hadir melebihi 15 orang, dalam bahagian pengenalan protokol rujukan dibuat kepada senarai yang merupakan bahagian penting protokol, contohnya:
Hadir: 25 orang. (senarai dilampirkan).
Perkataan "Pengerusi", "Setiausaha", "Hadir" dicetak di sebelah kiri kedudukan sifar penjadual (dari medan), dipisahkan dengan dua selang daripada tajuk dan antara satu sama lain.
Bahagian pengenalan minit berakhir dengan agenda yang mengandungi senarai isu yang perlu dipertimbangkan, disenaraikan mengikut kepentingan, menunjukkan pelapor bagi setiap isu untuk dipertimbangkan. Item agenda dirumuskan dengan preposisi "O", "Perihal", dicetak dari jidar kiri dan dinomborkan dalam angka Arab.
Bahagian utama Teks protokol terdiri daripada bahagian yang sepadan dengan item agenda. Teks setiap bahagian disusun mengikut skema berikut:
DIDENGAR:...
BERCAKAP:...
DISELESAIKAN (DIPUTUSKAN):...
Dalam bahagian "MENDENGAR" nama keluarga dan inisial penceramah, kandungan laporannya (mesej, maklumat, laporan) diberikan. Jika teks laporan dibentangkan oleh penceramah dalam bentuk bertulis, ia dibenarkan, selepas menunjukkan topik ucapan, untuk membuat nota: "teks laporan dilampirkan."
Bahagian "PENCERAMAH" menunjukkan nama dan inisial orang yang bercakap dalam perbincangan, serta ucapan mereka, termasuk soalan untuk penceramah. Jika perlu, selepas nama penceramah, kedudukannya ditunjukkan.
Dalam bahagian "DIPUTUSKAN (DIPUTUSKAN)", keputusan yang dibuat direkodkan, yang dirumuskan secara ringkas, tepat dan ringkas untuk mengelakkan tafsiran berganda. Bersama-sama dengan keputusan itu, bilangan undi yang dibuat "untuk", "menentang", "berkecuali", serta senarai orang yang tidak mengambil bahagian dalam undian ditunjukkan. Keputusan itu mungkin mengandungi satu atau beberapa mata, ia disusun mengikut urutan kepentingan, masing-masing dinomborkan.
Nombor diletakkan sebelum perkataan "MENDENGAR" mengikut agenda. Perkataan "MENDENGAR", "BERCAKAP", "MEMUTUSKAN (MEMUTUSKAN)" dicetak dari jidar kiri dalam huruf besar dan berakhir dengan titik bertindih. Teks bahagian "MENDENGAR", "BERSUARA", "MEMUTUSKAN (DIMUTUSKAN)" dicetak pada jarak 1.5 baris pada baris baharu. Setiap nama keluarga dan inisial penutur dicetak pada baris baharu dalam kes nominatif, rakaman ucapan dipisahkan daripada nama keluarga dengan tanda sempang.
Teks protokol pendek juga terdiri daripada dua bahagian. Bahagian pengenalan menunjukkan parap dan nama keluarga pegawai pengerusi (pengerusi), setiausaha, serta parap dan nama keluarga mereka yang hadir. Perkataan "Hadir" dicetak dari jidar kiri, digariskan, dan titik bertindih diletakkan selepas perkataan. Nama-nama jawatan mereka yang hadir dicetak di bawah, dan di sebelah kanan nama-nama jawatan tersebut ialah parap dan nama keluarga mereka. Tajuk kerja mungkin ditunjukkan secara umum. Tajuk kerja berbilang baris bagi mereka yang hadir dicetak dengan jarak 1 baris.
Senarai ini dipisahkan dari bahagian utama protokol dengan garis pepejal.
Bahagian utama protokol menunjukkan bilangan isu mengikut agenda, kandungan isu dan keputusan yang dibuat. Nama soalan dinomborkan dengan angka Rom dan bermula dengan preposisi “O” (“Perihal”), dicetak berpusat dalam saiz fon No. 15 dan digariskan oleh satu baris di bawah baris terakhir pada jarak tidak lebih daripada satu ruang. Nama akhir ditunjukkan di bawah baris pegawai yang bercakap semasa perbincangan isu ini. Nama akhir dicetak dengan jarak 1 baris. Kemudian keputusan yang diambil mengenai isu itu ditunjukkan.
Contoh merangka protokol penuh dan pendek diberikan dalam Lampiran 16 hingga Cadangan metodologi mengenai pembangunan arahan untuk kerja pejabat di pihak berkuasa eksekutif persekutuan, yang diluluskan oleh perintah Agensi Arkib Persekutuan pada 23 Disember 2009 No. 76.
Minit mesyuarat ditandatangani oleh pengerusi dan setiausaha. Dalam kes yang sangat penting, protokol mesti ditandatangani oleh penceramah dilekatkan pada margin kiri dokumen pada tahap rakaman ucapan.
Tarikh protokol ialah tarikh acara (mesyuarat, mesyuarat, dll.). Jika ia berlangsung beberapa hari, maka tarikh mula dan tamat mesyuarat ditunjukkan melalui sengkang. Contohnya: 17/06/2010 atau 16/06/2010-06/17/2010.
Minit diberikan nombor siri dalam tahun kalendar secara berasingan untuk setiap kumpulan protokol: protokol mesyuarat lembaga, protokol penyelarasan, majlis pakar dan badan lain. Minit mesyuarat bersama mempunyai nombor komposit, termasuk nombor siri minit organisasi yang mengambil bahagian dalam mesyuarat itu.
Salinan protokol, jika perlu, dihantar kepada organisasi dan pegawai yang berminat mengikut indeks pengedaran; indeks disediakan dan ditandatangani oleh eksekutif yang bertanggungjawab bagi unit yang menyediakan pertimbangan isu tersebut. Salinan protokol disahkan oleh meterai Perkhidmatan Pengurusan Rekod.
Keputusan yang dibuat dimaklumkan kepada pelaksana dalam bentuk cabutan daripada protokol, yang disediakan pada borang yang sesuai dan disahkan oleh meterai Perkhidmatan Pengurusan Pejabat.
Ekstrak daripada protokol mewakili salinan tepat bahagian teks protokol asal yang berkaitan dengan perkara dalam agenda yang cabutan sedang disediakan.
Petikan daripada minit mengeluarkan semula semua butiran borang, bahagian pengenalan teks, item agenda yang petikan itu disediakan, dan teks yang mencerminkan perbincangan isu dan keputusan yang dibuat. Ekstrak daripada protokol hanya ditandatangani oleh setiausaha, yang juga memperakuinya.
Tindakan undang-undang kawal selia boleh menetapkan keperluan tambahan untuk jenis protokol tertentu yang mesti diambil kira semasa merangka dan memprosesnya.
Sebagai contoh, apabila membuat minit mesyuarat lembaga pengarah (lembaga penyeliaan) syarikat saham bersama, keperluan yang ditetapkan oleh tindakan undang-undang peraturan berikut mesti diambil kira:
- Undang-undang persekutuan bertarikh 26 Disember 1995 No. 208-FZ "Pada syarikat saham bersama";
- Tatakelakuan Korporat yang diluluskan pada mesyuarat Kerajaan Persekutuan Rusia bertarikh 28 November 2001 (protokol No. 49), disyorkan untuk digunakan melalui perintah Suruhanjaya Pasaran Persekutuan sekuriti bertarikh 4 April 2002 No 421/r.
pengenalan.
Dokumentasi aktiviti pengurusan meliputi semua proses yang berkaitan dengan rakaman (rakaman) pada pelbagai media dan pemprosesan, mengikut peraturan yang ditetapkan, maklumat yang diperlukan untuk menjalankan tindakan pengurusan. Dokumentasi dijalankan dalam bahasa semula jadi (dokumen tulisan tangan dan taip, termasuk telegram, mesej telefon, mesej mesin), serta dalam bahasa buatan menggunakan media baharu (kad tebuk, pita tebuk, pita magnet, kad, cakera liut, dll. .)"
Komposisi dokumen pengurusan ditentukan oleh kecekapan dan fungsi organisasi, prosedur untuk menyelesaikan isu, jumlah dan sifat hubungan dengan organisasi lain dan ditetapkan dalam jadual dokumen. Kesatuan peraturan untuk mendokumentasikan tindakan pengurusan di semua peringkat pengurusan dipastikan dengan penggunaan Sistem negeri sokongan dokumentasi untuk pengurusan (GSDOU) dan sistem dokumentasi bersatu (UDS).
Sistem dokumentasi bersatu ialah satu set dokumen yang saling berkaitan yang dicipta mengikut peraturan dan keperluan seragam, mengandungi maklumat yang diperlukan untuk pengurusan dalam bidang aktiviti tertentu. USD bertujuan untuk digunakan dengan bantuan teknologi komputer dan dengan kaedah tradisional pemprosesan maklumat.
Dokumen pengurusan mengikut nama, bentuk dan komposisi butiran mesti mematuhi USD, keperluan Institusi Pendidikan Belanjawan Negeri, peraturan (piagam) organisasi dan lain-lain dokumen peraturan, yang mengandungi peraturan dokumentasi.
tujuan ini kerja ujian adalah untuk memberikan konsep protokol, mencerminkan peraturan untuk reka bentuknya, dan juga menunjukkan bentuk protokol yang ada.
1. Konsep protokol dan tujuannya.
Antara dokumen pengurusan, tempat khas adalah milik protokol. Mereka adalah sebahagian daripada sistem bersatu dokumentasi organisasi dan pentadbiran.
Minit - dokumen yang merekodkan kemajuan perbincangan isu dan membuat keputusan pada mesyuarat, sesi, sesi, persidangan
Perlu diingat bahawa dalam aktiviti organisasi dan perusahaan, dokumen yang dipanggil "Protokol" sering disediakan, tetapi ia tidak termasuk di bawah definisi di atas. Ya, di kawasan itu hubungan kontrak protokol niat, protokol perselisihan faham, protokol kelulusan disediakan; Antara dokumen utama mesyuarat agung pemegang saham, undang-undang menamakan minit suruhanjaya pengiraan, dsb. Jenis protokol ini serupa dengan tujuan tindakan: mereka merekod dan mengesahkan fakta atau peristiwa.
Protokol disediakan dalam mana-mana organisasi di mana terdapat badan kolegial sementara atau tetap, komisen, dsb. Bentuk aktiviti mereka ialah perbincangan isu semasa di mesyuarat atau mesyuarat dan membuat keputusan bersama, selalunya melalui pengundian.
Dengan kemunculan syarikat saham bersama di negara kita, perhatian terhadap dokumen jenis ini telah meningkat. Pihak berkuasa yang lebih tinggi Pengurusan syarikat saham bersama adalah kolegial, dan protokol yang mencerminkan aktiviti mereka menjadi salah satu dokumen pengurusan yang paling penting. Ia mengenai protokol mesyuarat agung pemegang saham, mesyuarat lembaga pengarah dan pengurusan. Bukan kebetulan bahawa Undang-undang Persekutuan "Mengenai Syarikat Saham Bersama" dan lain-lain perbuatan undang-undang memberi perhatian khusus kepada kandungan dokumen ini.
2. Peraturan untuk merangka protokol
Minit - dokumen yang mengandungi rekod yang konsisten tentang kemajuan perbincangan isu dan membuat keputusan pada mesyuarat, mesyuarat, persidangan dan sesi badan kolegial.
Protokol ini mencerminkan aktiviti membuat keputusan bersama oleh badan kolegial atau kumpulan pekerja. Daripada minit mesyuarat yang dibuat dalam aktiviti pengurusan organisasi, adalah perlu untuk membezakan minit penyiasatan, beberapa badan pentadbiran dan badan perlindungan ketenteraman awam (contohnya, protokol pemeriksa kebersihan, protokol kemalangan jalan raya, dll. .), serta protokol jenis kontrak (protokol perselisihan faham, protokol perdamaian perselisihan, protokol perjanjian harga, dll.).
Mesyuarat badan kolegial tetap dan sementara (kolej badan eksekutif persekutuan, mesyuarat kolektif buruh, mesyuarat pemegang saham, mesyuarat lembaga pengarah, dsb.) tertakluk kepada minit mandatori. Minit disediakan berdasarkan rekod kemajuan mesyuarat, transkrip, rakaman bunyi dan bahan yang disediakan untuk mesyuarat (teks laporan, ucapan, sijil, draf keputusan, agenda, senarai jemputan, dll.).
Minit tersebut menggambarkan semua pendapat tentang isu yang sedang dipertimbangkan dan semua keputusan yang dibuat. Minit disimpan oleh setiausaha atau orang lain yang dilantik. Pengerusi dan setiausaha yang mengetuai mesyuarat bertanggungjawab ke atas ketepatan catatan dalam minit tersebut. Butiran protokol yang diperlukan adalah:
· nama organisasi;
· nama jenis dokumen;
· tarikh dan nombor pendaftaran;
· tempat penyusunan atau penerbitan;
· tajuk kepada teks;
· tandatangan.
3.Jenis-jenis protokol
Terdapat dua jenis protokol: penuh dan pendek.
penuh protokol mengandungi rekod semua ucapan di mesyuarat.
Protokol ringkas - hanya nama penceramah dan nota ringkas tentang topik ucapan.
Keputusan mengenai bentuk minit yang perlu diambil pada mesyuarat dibuat oleh ketua badan kolegial atau ketua organisasi.
Tajuk protokol ialah nama badan atau mesyuarat kolegial (Minit mesyuarat suruhanjaya pensijilan...; minit mesyuarat...).
Teks protokol penuh terdiri daripada dua bahagian: pengenalan dan utama.
Bahagian pengenalan diformatkan dengan cara yang sama dalam bentuk penuh dan pendek protokol. Ia menunjukkan nama pengerusi dan setiausaha, nama atau jumlah bilangan peserta dalam mesyuarat dan orang yang dijemput (jika terdapat ramai peserta, di sebelah petunjuk nombor mereka nota dibuat - "Senarai peserta dilampirkan") , dan agenda.
Nama mereka yang hadir direkodkan dalam protokol, jika tidak lebih daripada 15 daripada mereka, dalam susunan abjad, menunjukkan tempat kerja dan kedudukan mereka; jika terdapat lebih banyak, senarai berasingan akan disusun. Minit mesyuarat tetap dan komisen tidak menunjukkan kedudukan mereka yang hadir. Senarai mereka yang hadir dilukis dalam lebar baris penuh dengan jarak satu baris.
Dalam kes ini, perkataan "Pengerusi", "Setiausaha", "Hadir" (tanpa petikan) dicetak di sebelah kiri medan, dipisahkan oleh dua ruang daripada tajuk dan antara satu sama lain.
Bahagian pengenalan diakhiri dengan agenda. Isu dalam agenda disusun mengikut tahap kerumitan, kepentingan dan masa yang dijangkakan untuk perbincangan. Soalan dirumus dalam huruf nominatif, dinomborkan dalam angka Arab dan dimulakan dengan kata depan “O”, “Ob”. Tidak disyorkan untuk merumuskan soalan atau kumpulan soalan dengan perkataan "Pelbagai". Bersama-sama soalan, nama penceramah dan kedudukannya ditunjukkan.
Perkataan "Agenda" dipusatkan dua hingga tiga ruang daripada senarai peserta.
Bahagian utama teks protokol untuk setiap perkara dalam agenda disusun mengikut skema berikut: KAMI MENDENGAR... BERCAKAP... MEMUTUSKAN (MEMUTUSKAN)...
Dalam bahagian "MENDENGAR", protokol pendek menunjukkan nama penceramah (penutur) dan topik ucapannya. DALAM borang penuh Protokol mengandungi nama keluarga dan inisial pelapor, kandungan laporannya (mesej, maklumat, laporan). Jika teks laporan dibentangkan oleh penceramah dalam bentuk bertulis, ia dibenarkan, selepas menunjukkan topik ucapan, untuk membuat nota: "teks laporan dilampirkan." Dalam bahagian "BERCAKAP", protokol pendek menunjukkan hanya nama orang yang bercakap dalam perbincangan protokol penuh juga merakam ucapan mereka, termasuk soalan kepada penceramah. Jika perlu, selepas nama penceramah, kedudukannya ditunjukkan. Dalam bahagian "DIPUTUSKAN (DIPUTUSKAN)", keputusan yang dibuat direkodkan, yang dirumuskan secara ringkas, tepat dan ringkas untuk mengelakkan tafsiran berganda. Bersama-sama dengan keputusan itu, bilangan undi yang dibuat "untuk", "menentang", "berkecuali", serta senarai orang yang tidak mengambil bahagian dalam undian ditunjukkan. Keputusan itu mungkin mengandungi satu atau beberapa mata, ia disusun mengikut urutan kepentingan, masing-masing dinomborkan.
Nombor diletakkan sebelum perkataan "MENDENGAR" mengikut agenda. Perkataan "MENDENGAR", "BERCAKAP", "MEMUTUSKAN (MEMUTUSKAN)" dicetak dari jidar kiri dalam huruf besar dan berakhir dengan titik bertindih. Teks bahagian “MENDENGAR”, “BERSUARA”, “MEMUTUSKAN (MEMUTUSKAN)” dicetak dengan jarak 1.5 baris daripada garisan merah. Setiap nama keluarga dan inisial penutur dicetak pada baris baharu dalam kes nominatif, rakaman ucapan dipisahkan daripada nama keluarga dengan tanda sempang.
Seseorang peserta dalam mesyuarat atau mesyuarat boleh mengemukakan pendapat khas mengenai keputusan yang dibuat, yang dinyatakan pada helaian berasingan dan dilampirkan pada minit. Kewujudan pendapat yang berbeza direkodkan dalam minit selepas keputusan direkodkan.
Teks protokol ringkas juga terdiri daripada dua bahagian. Bahagian pengenalan menunjukkan nama depan dan nama keluarga pegawai pengerusi (pengerusi), serta jawatan, inisial, dan nama keluarga orang yang hadir pada mesyuarat itu.
Perkataan "Hadir" dicetak dari jidar kiri, digariskan, dan titik bertindih diletakkan di hujung perkataan. Di bawah adalah tajuk pekerjaan, inisial dan nama keluarga mereka yang hadir. Tajuk kerja mungkin ditunjukkan secara umum. Tajuk kerja berbilang baris bagi mereka yang hadir ditunjukkan dengan jarak 1 baris. Senarai ini dipisahkan dari bahagian utama protokol dengan garis pepejal.
Bahagian utama protokol termasuk isu yang sedang dipertimbangkan dan keputusan yang diambil ke atasnya. Nama soalan dinomborkan dengan angka Rom dan bermula dengan preposisi “O” (“Perihal”), dicetak di tengah dalam saiz fon No. 15 dan digariskan dengan satu baris di bawah baris terakhir. Nama-nama pegawai yang bercakap semasa perbincangan isu ini ditunjukkan di bawah baris. Nama akhir dicetak dengan jarak 1 baris. Kemudian keputusan yang diambil mengenai isu itu ditunjukkan.
Sila jawab dua soalan mengenai penyediaan minit mesyuarat/mesyuarat:K.M. Bryzgalova, pakar majalah, menjawab soalan ituJika agenda termasuk isu maklumat, contohnya, "Tentang kemajuan pembinaan...", maka:
- Adakah perlu untuk membuat sebarang keputusan seperti: "Ambil kira." Atau bolehkah soalan itu dibiarkan tanpa bahagian operatif?
- Patutkah isu sebegini dimasukkan dalam agenda sama sekali?
Adakah sentiasa perlu dalam protokol untuk sekurang-kurangnya secara ringkas menunjukkan kandungan ucapan semasa perbincangan isu yang memerlukan keputusan, atau bolehkah seseorang hanya menunjukkan: "Perbincangan telah diadakan ..." dan kemudian - "Diselesaikan (diputuskan)" ?
Jawapan kepada soalan pertama Pembaca terkandung dalam definisi protokol sebagai jenis dokumen: protokol ialah dokumen yang merekodkan kemajuan perbincangan isu dan membuat keputusan pada mesyuarat, perbincangan, persidangan dan sesi badan kolegial, i.e. proses pengambilan anak angkat keputusan pengurusan dan keputusan itu sendiri.
Jadi, protokol itu mengandungi rekod kemajuan perbincangan isu dan penerimaan keputusan mengenainya. Jika laporan tetap yang bersifat maklumat sedang dibuat, yang tidak tertakluk kepada perbincangan dan tiada keputusan dibuat mengenainya, maka tidak ada gunanya memasukkannya sebagai item berasingan dalam agenda. Kemudian keputusan seperti "Ambil perhatian" tidak perlu ditulis dalam protokol.
Jika soalan pembaca ingin difahami sebagai soalan tentang sama ada pada dasarnya dibenarkan untuk menulis perkataan "Ambil perhatian" sebagai keputusan yang dibuat, maka jawapannya adalah afirmatif. Ya, ia boleh diterima. Malah, walaupun dalam sampel protokol pendek, yang diberikan dalam Lampiran No. 10 hingga Arahan standard mengenai kerja pejabat di pihak berkuasa eksekutif persekutuan, kata-kata keputusan tersebut ada (lihat Contoh 2).
Tetapi dalam amalan sebenar Dalam aktiviti pengurusan, "maklumat kosong" amat jarang berlaku. Dan kemajuan pembinaan memerlukan pemantauan berterusan. Sekurang-kurangnya, berdasarkan keputusan laporan sedemikian, keputusan boleh dibuat untuk menetapkan tarikh seterusnya untuk memaklumkan tentang kemajuan pembinaan, contohnya, dalam sebulan pada mesyuarat seterusnya atau dalam bentuk laporan bertulis yang disediakan. kepada pegawai tertentu.
Jadi, soalan "Mengenai kemajuan pembinaan ..." bukan sahaja bermaklumat. Bergantung kepada kemajuan pembinaan, mereka yang hadir pada mesyuarat/mesyuarat boleh:
- atau meluluskannya (jika semuanya berjalan mengikut rancangan yang telah dirancang),
- atau memutuskan keperluan langkah kecemasan untuk membetulkan keadaan, mengalih tarikh akhir, mengubah rancangan kerja, dsb.,
- dan juga tetapkan tarikh dan bentuk “checkpoint” seterusnya.
Ternyata berdasarkan hasil laporan kemajuan pembinaan, keputusan kolegial masih dibuat. Kemudian kata-katanya perlu direkodkan dalam protokol di bahagian "DIRESOLVED (DIPUTUSKAN)".
Jawab soalan kedua Pembaca akan dibantu oleh peraturan untuk membuat protokol, yang terkandung dalam Arahan Standard untuk Kerja Pejabat di Badan Eksekutif Persekutuan (diluluskan oleh Perintah Kementerian Kebudayaan Rusia bertarikh 8 November 2005 No. 536).
Teks protokol terdiri daripada dua bahagian:
- pengenalan dan
- asas.
Contoh protokol lengkap. dalam Contoh 1.
Bahagian pengenalan menunjukkan pengerusi, setiausaha dan mereka yang hadir (dijemput). Bahagian pengenalan protokol berakhir dengan agenda - senarai isu yang sedang dipertimbangkan, disenaraikan mengikut kepentingannya, menunjukkan pelapor bagi setiap item agenda. Setiap soalan dinomborkan dengan angka Arab, dan namanya bermula dengan preposisi “O” (“Perihal”), yang dicetak dari sempadan jidar kiri.
Bahagian utama minit dibahagikan kepada bahagian mengikut perkara agenda. Teks setiap bahagian disusun mengikut skema: "MENDENGAR - BERKATA - MEMUTUSKAN (DIPUTUSKAN)."
Dalam bahagian "BERCAKAP", nama dan inisial semua mereka yang bercakap mengenai isu ini ditunjukkan dan ringkasan persembahan mereka. Kandungan ucapan boleh didokumenkan secara berasingan, kemudian nota kaki "teks ucapan dilampirkan" dibuat dalam protokol (lihat bahagian 2 protokol dari Contoh 1).
Sekiranya tiada ucapan atau perbincangan, maka bahagian "BERCAKAP" tidak disertakan; maka bahagian protokol ini akan terdiri daripada dua bahagian sahaja: “HEARD” dan “DECIDED (DECIDED)” (lihat bahagian 1 protokol dari Contoh 1).
Dalam amalan kerja pejabat, protokol pendek juga digunakan apabila rekod terperinci kemajuan perbincangan isu tidak diperlukan. Kami memberikan bentuknya dalam Contoh 2.
Protokol sedemikian hanya menunjukkan:
- senarai mereka yang hadir,
- isu yang sedang dipertimbangkan dan
- keputusan yang dibuat.
Mula-mula, mari kita lihat bagaimana Arahan Standard untuk Kerja Pejabat dalam Badan Eksekutif Persekutuan menetapkan merangka bentuk pendek protokol. Pada masa yang sama, kami ingin mengingatkan anda bahawa peruntukan dokumen ini mengikat hanya untuk pihak berkuasa eksekutif persekutuan. Organisasi lain boleh sesuka hati meminjam sendiri bentuk dokumen dan teknologi kerja yang diterangkan dalam Arahan Standard.
Serpihan dokumen
Arahan standard untuk kerja pejabat di pihak berkuasa eksekutif persekutuan, yang diluluskan oleh perintah Kementerian Kebudayaan Rusia bertarikh 8 November 2005 No. 536 2.7.3.4. Teks protokol pendek juga terdiri daripada dua bahagian. Bahagian pengenalan menunjukkan nama depan dan nama keluarga pegawai pengerusi (pengerusi), serta jawatan, inisial, dan nama keluarga orang yang hadir pada mesyuarat itu. Perkataan "Hadir" dicetak dari jidar kiri, digariskan, dan titik bertindih diletakkan di hujung perkataan. Di bawah adalah tajuk pekerjaan, inisial dan nama keluarga mereka yang hadir. Tajuk kerja mungkin ditunjukkan secara umum, contohnya:
Tajuk kerja berbilang baris bagi mereka yang hadir ditunjukkan dengan jarak 1 baris. Senarai ini dipisahkan dari bahagian utama protokol oleh garis pepejal. Bahagian utama protokol termasuk isu yang sedang dipertimbangkan dan keputusan yang diambil ke atasnya. Nama soalan dinomborkan dengan angka Rom dan bermula dengan preposisi “O” (“Perihal”), dicetak berpusat dalam saiz fon No. 15 dan digariskan dengan satu baris di bawah baris terakhir. Nama-nama pegawai yang bercakap semasa perbincangan isu ini ditunjukkan di bawah baris. Nama akhir dicetak dengan jarak 1 baris. Kemudian keputusan yang diambil mengenai isu itu ditunjukkan. |
Mari kita ambil perhatian bahawa dalam Arahan Standard sebelumnya untuk kerja pejabat di pihak berkuasa eksekutif persekutuan, yang diluluskan oleh perintah Arkib Rusia pada 27 November 2000 No. 68 dan pada masa ini tidak lagi berkuat kuasa, tidak ada peruntukan yang dikhaskan untuk protokol pendek. Itu. Sebelum ini, penyediaan protokol pendek tidak dikawal di peringkat persekutuan, jadi ia disediakan mengikut arahan untuk penyimpanan rekod organisasi tertentu. Dan arahan untuk pengurusan pejabat organisasi, pada gilirannya, disusun berdasarkan pengalaman praktikal, yang dibentangkan dalam mana-mana buku teks mengenai pengurusan pejabat.
Dalam Arahan Standard untuk Kerja Pejabat di Badan Eksekutif Persekutuan, yang sedang berkuat kuasa (diluluskan oleh Perintah Kementerian Kebudayaan Rusia bertarikh 8 November 2005 No. 536), perenggan 2.7.3.4 muncul, dikhaskan untuk protokol pendek. Oleh itu, arahan kertas kerja yang dibangunkan oleh pihak berkuasa eksekutif persekutuan mesti mengandungi keperluan yang sama untuk penyediaan protokol ringkas. Pada masa yang sama, kami perhatikan bahawa dalam keperluan yang ditetapkan dalam perenggan 2.7.3.4 Arahan Model, terdapat "inovasi dalam reka bentuk" yang tidak tipikal untuk amalan yang diterima umum dalam merangka protokol pendek. Ini terutamanya termasuk:
- pengecualian daripada bahagian pengenalan agenda;
- memusatkan nama soalan dan menggariskannya dengan satu baris di bawah baris terakhir;
- pendaftaran maklumat tentang mereka yang hadir;
- peraturan untuk reka bentuk bahagian utama.
Untuk kejelasan, kami akan menunjukkan Lampiran No. 10 kepada Arahan Standard semasa untuk Kerja Pejabat di Badan Eksekutif Persekutuan, yang mengandungi sampel protokol pendek.
Sokongan dokumentasi untuk pengurusan
Ujian
Pilihan 4
1. Protokol, jenis protokol, ciri reka bentuk 4
2. Memproses surat-menyurat yang dihantar 9
3. Buat akta hapus kira harta 11
4. Tulis memo 12
Bibliografi 14
1. Protokol, jenis protokol, ciri reka bentuk
Minit ialah dokumen yang merekodkan kemajuan perbincangan dan membuat keputusan pada mesyuarat, persidangan dan mesyuarat badan kolegial.
Ciri khas protokol ialah ia digunakan untuk mendokumentasikan aktiviti badan kolegial: sementara (mesyuarat, persidangan, mesyuarat, suruhanjaya) dan tetap (kolej kementerian dan jawatankuasa, majlis akademik institusi saintifik, presidium).
Penyediaan dan pelaksanaan protokol adalah tanggungjawab setiausaha badan kolegial yang berkaitan (biasa atau dipilih semasa kerja mereka). Setiausaha, bersama pengerusi badan kolegial, bertanggungjawab ke atas ketepatan maklumat yang terkandung dalam protokol. Minit itu disediakan berdasarkan tulisan tangan, termasuk stenografi atau rakaman pita mesyuarat, serta dokumen yang disediakan untuk mesyuarat: agenda, teks atau abstrak laporan dan ucapan, draf keputusan.
Jenis utama protokol:
Minit ringkas - merekodkan isu yang dibincangkan dalam mesyuarat, nama penceramah dan keputusan yang dibuat. Adalah disyorkan untuk menjalankannya dalam kes di mana mesyuarat itu bersifat operasi.
Protokol penuh merekodkan bukan sahaja isu yang dibincangkan, keputusan yang dibuat dan nama penceramah, tetapi juga dengan cukup terperinci kandungan laporan dan ucapan peserta mesyuarat.
Protokol stenografi disusun berdasarkan laporan stenografi mesyuarat (transkrip) dan secara literal menyampaikan proses membincangkan setiap isu dan membuat keputusan mengenainya.
Minit disediakan pada kepala surat organisasi dan mengandungi butiran berikut: nama organisasi, nama jenis dokumen, tarikh mesyuarat, nombor protokol, tempat merangka protokol (tempat mesyuarat), tajuk kepada teks, teks, tandatangan, visa pengenalan. Tajuk teks protokol ialah nama acara yang direkodkan (mesyuarat, sesi, mesyuarat) dan nama badan kolegial yang kerjanya direkodkan.
Teks protokol terdiri daripada dua bahagian: pengenalan dan utama. Bahagian pengenalan teks protokol harus menunjukkan: siapa yang mengetuai acara dirakam; yang menyimpan minit; yang hadir dalam mesyuarat (mesyuarat, mesyuarat, dll) daripada kalangan pegawai yang termasuk dalam badan kolegial yang mengendalikan mesyuarat itu; yang telah dijemput (jika perlu) ke mesyuarat daripada kalangan pekerja organisasi atau daripada organisasi lain; apakah isu yang dibincangkan dalam mesyuarat tersebut.
Maklumat mengenai ketua mesyuarat, setiausaha dan mereka yang hadir termasuk nama keluarga dan inisial pegawai, masing-masing ditunjukkan selepas perkataan: "Pengerusi", "Setiausaha", "Hadir" (tanpa tanda petikan). Bagi orang yang dijemput tambahan ke mesyuarat dari kalangan pekerja organisasi, sebagai tambahan kepada nama keluarga dan inisial, jawatan yang dipegang ditunjukkan, dan untuk pakar dari organisasi lain - jawatan dan nama organisasi.
Maklumat tentang orang yang dijemput ke mesyuarat boleh disertakan dalam bahagian "Hadir" atau dalam bahagian "Dijemput" khas.
Pada acara kolektif seperti mesyuarat, selalunya terdapat sejumlah besar peserta, yang penyenaraiannya dalam bahagian pengenalan teks protokol tidak sesuai. Dalam kes ini, senarai berasingan mereka yang hadir pada mesyuarat itu disusun dan kemudiannya dilampirkan pada minit.
Isu-isu yang dibincangkan dalam mesyuarat tersebut disenaraikan di bahagian AGENDA. Perkataan AGENDA dicetak dari kedudukan sifar peranti pencetak, diikuti dengan titik bertindih. Item agenda bernombor. Setiap soalan baharu dicetak dari kedudukan pertama penjadual. Susunan soalan disusun ditentukan oleh tahap kepentingannya. Perumusan item agenda hendaklah dimulakan dengan kata depan tentang (kira-kira), tajuk jawatan dan nama keluarga penutur diberikan dalam kes genitif. Bahagian utama teks protokol disusun mengikut isu dalam agenda. Struktur rakaman perbincangan setiap perkara dalam agenda dijalankan mengikut skema berikut: MEREKA MENDENGAR MEREKA BERCAKAP MEREKA MEMUTUSKAN (MEMUTUSKAN). Perkataan ini dicetak dengan huruf besar. Perkataan LISTENED didahului dengan nombor item agenda, diikuti dengan titik bertindih. Nama keluarga pembesar suara dicetak dalam kes nominatif dari kedudukan pertama peranti percetakan; selepas nama keluarga mereka meletakkan inisial, kemudian sempang dan s
huruf besar
Keputusan yang diterima pakai terkandung dalam bahagian DISELESAIKAN (DIPUTUSKAN). Jika terdapat beberapa penyelesaian, ia dinomborkan dalam angka Arab dengan titik.
Sebagai peraturan, setiap keputusan disertakan dengan petunjuk kedudukan, nama keluarga dan inisial orang yang bertanggungjawab untuk pelaksanaannya dan mengandungi tarikh akhir untuk pelaksanaan. Keputusan yang dibuat secara kolektif selalunya memerlukan pengundian. Dalam kes ini, selepas bahagian DISELESAIKAN, perkara berikut ditunjukkan: "Undi" atau "Undi" (dalam protokol tanpa tanda petikan) dan keputusan pengundian diberikan: sebulat suara atau untuk..., menentang..., berkecuali. .. Dalam amalan, bentuk protokol yang dipendekkan dan pendek sering digunakan apabila rekod terperinci tentang kemajuan perbincangan isu tidak diperlukan. Dalam protokol yang disingkatkan, selepas senarai mereka yang hadir atau dijemput, ia ditunjukkan nombor siri
perkara dalam agenda dan tajuk laporan dicetak. Baris terakhir tajuk laporan (item agenda) digariskan, dan nama penceramah dalam susunan pembentangan mereka dicetak di bawah baris (dalam kurungan).
Tajuk setiap laporan berakhir dengan keputusan atau resolusi protokol. Protokol bentuk pendek hanya menunjukkan isu yang dipertimbangkan dan keputusan yang dibuat. Bahagian operasi teks protokol mungkin mengandungi klausa mengenai kelulusan mana-mana dokumen. Dalam kes ini, dokumen yang diluluskan dilampirkan pada protokol dan mempunyai pautan ke nombor dan tarikhnya. Dalam amalan, selalunya perlu membuat ekstrak daripada protokol. Ekstrak daripada protokol mengandungi butiran berikut:
semua butiran bahagian pengepala protokol: nama organisasi, nama jenis dokumen (EKSTRAK DARI MINIT), tarikh (tarikh mesyuarat), nombor protokol (nombor siri mesyuarat), tempat penyediaan ( tempat mesyuarat);
tajuk kepada teks;
semua butiran bahagian pengenalan teks protokol: "Pengerusi", "Setiausaha", "Hadir", "Jemputan", "AGENDA";
Oleh itu, hanya unsur-unsur yang perlu dibawa kepada perhatian pegawai yang berminat diambil daripada kandungan protokol. Untuk mengesahkan fakta dan peristiwa yang telah ditetapkan, beberapa orang membuat tindakan. Akta disediakan berdasarkan hasil audit aktiviti perusahaan atau syarikatnya unit struktur dan pegawai individu, apabila menerima dan memindahkan kes, menyediakan dokumen untuk pemusnahan, menerima objek untuk beroperasi.