Pintu masukPembantu Penerangan Kerja. Pembantu peribadi profesion kepada eksekutif: apa yang menarik dan menjanjikan tentang pekerjaan ini
Penolong pengurus adalah jawatan yang terdapat dalam struktur kakitangan hampir mana-mana perusahaan besar atau sederhana Rusia. Selalunya, pakar yang menduduki jawatan ini dilihat sebagai setiausaha dengan pelbagai fungsi dan tanggungjawab yang sangat terhad. Tetapi ini adalah pendekatan yang sama sekali tidak betul untuk memahami spesifik kedudukan yang dipersoalkan. Penolong pengurus boleh diberi kuasa yang paling luas. Keperluan untuk kelayakan dan kecekapannya boleh menjadi sangat tinggi. Apakah spesifikasi jawatan yang dipersoalkan? Apakah hak dan tanggungjawab tipikal pembantu eksekutif dalam syarikat Rusia?
Spesifikasi jawatan
Apakah jenis jawatan ini - "penolong pengurus"? Apakah tanggungjawab pekerja sedemikian? Dalam kebanyakan kes, jawatan "penolong pengurus" merujuk kepada setiausaha. Dalam kes yang jarang berlaku, frasa ini menandakan jawatan timbalan pengarah - tetapi ini adalah tipikal, sebagai peraturan, untuk syarikat kecil. Dalam lebih kurang perniagaan besar Tanggungjawab pembantu peribadi kepada pengurus dikurangkan terutamanya kepada fungsi kesetiausahaan. Yang mana satu sebenarnya? Pertama sekali, ini adalah kerja pejabat, bekerja dengan surat-menyurat, menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan menganjurkan pelbagai mesyuarat dan acara lain di mana ketua syarikat terlibat secara langsung. Tugas setiausaha pengurus (pembantu) juga hampir selalu termasuk menjawab panggilan telefon di pejabat.
Dalam sesetengah kes, kedudukan yang sepadan dibezakan kepada beberapa jenis. Oleh itu, setiausaha yang terutama melaksanakan kerja teknikal- menerima panggilan telefon, memproses surat-menyurat, dsb., dipanggil rujukan. Sebaliknya, pakar yang bertanggungjawab untuk menganjurkan acara dan kerja pejabat dipanggil pengurus pejabat. Terdapat pandangan bahawa untuk jawatan seperti penolong pengurus, tanggungjawab dan kuasa diandaikan lebih luas berbanding dengan setiausaha biasa. Khususnya, ini boleh dinyatakan dalam keperluan untuk kehadiran peribadi di acara di mana pengurus mengambil bahagian - pihak korporat, rundingan perniagaan, cuti. Dalam kes ini, pembantu mungkin bertanggungjawab untuk pembentangan yang disediakan oleh pengurus, atau untuk komponen imej penyertaan bosnya dalam acara tersebut. Ia boleh diperhatikan bahawa dalam buku kerja Jawatan penolong pengurus paling kerap ditetapkan sebagai "setiausaha".
Keperluan untuk penolong pengurus
Mari kita pertimbangkan aspek sedemikian sebagai keperluan biasa untuk calon untuk jawatan "penolong pengurus". Tugas yang diharapkan dapat dilaksanakan oleh seseorang pekerja dalam jawatan yang berkaitan memerlukan kemahiran dan kelayakan tertentu. Senarai khusus mereka sebahagian besarnya ditentukan oleh spesifik pekerjaan aktiviti setiausaha. Oleh itu, jika aktiviti penolong pengurus terutamanya sepadan dengan kedudukan penyelia, maka keperluan dalam kes ini tidak akan begitu ketat: pendidikan menengah, pengalaman kerja minimum, kemahiran asas dalam bekerja dengan PC dan peralatan pejabat. Sebaliknya, jika kecekapan penolong pengurus termasuk beberapa fungsi pengurusan, maka senarai keperluan dalam kes ini akan lebih besar, dan tanggungjawab kerja akan melibatkan lebih banyak. tahap tinggi kelayakan calon untuk jawatan setiausaha.
Set kemahiran tipikal yang harus dimiliki oleh pembantu eksekutif dalam kebanyakan kes ialah: pengetahuan tentang bahasa asing yang biasa, kemahiran dalam program komputer popular untuk bekerja dengan dokumen, imej dan pembentangan. Aspek penting Keperluan untuk kelayakan pembantu eksekutif - kualiti peribadi. Ini termasuk kesopanan, perhatian, muhibah, tanggungjawab, dan kesediaan untuk menyelesaikan masalah baru. Julat umur pilihan calon untuk jawatan penolong pengurus di banyak organisasi ialah 18-35 tahun. Tetapi, sudah tentu, terdapat perusahaan yang sangat menghargai pengalaman seorang pekerja, dan oleh itu rela mengupah orang yang lebih tua.
Banyak syarikat, pada masa yang sama, memilih untuk merekrut pakar tanpa banyak pengalaman untuk kerja yang melibatkan melaksanakan fungsi yang biasa bagi seorang penolong pengurus. Ini mungkin disebabkan oleh spesifik segmen perniagaan di mana syarikat beroperasi. Dalam sesetengah kes, adalah lebih baik untuk melatih pekerja untuk bekerja di syarikat yang, secara relatifnya, membuka pengeluaran mikropemproses pertama Rusia untuk telefon pintar dan tablet, dari awal, dengan menyelami semua nuansa yang diperlukan untuk segmen perniagaan berteknologi tinggi sedemikian. , daripada cuba menjelaskan kepada orang yang berpengalaman bahawa kaedah lama tugas penyelesaian dalam beberapa kes tidak berfungsi.
Tanggungjawab Utama
Mari kita pertimbangkan dengan lebih terperinci tanggungjawab yang mencirikan jawatan tersebut sebagai penolong pengurus. Kami menyatakan di atas bahawa ini sebahagian besarnya bermuara kepada fungsi kesetiausahaan. Tetapi ini tidak selalu berlaku. Selalunya berlaku bahawa penolong pengurus syarikat, terutamanya jika kita bercakap tentang organisasi yang besar, terlibat dalam membuat keputusan pengurusan utama. Dia boleh menemani rundingan di mana bos mengambil bahagian - dan bukan sahaja dalam aspek teknikal, tetapi juga menyertai dialog yang berkaitan, menyatakan pendapat dan nasihat.
Dalam beberapa kes, pengurus boleh mewakilkan beberapa fungsinya kepada pembantunya - contohnya, dari segi memaklumkan pasukan perusahaan tentang sebarang perkara penting. keputusan pengurusan. Sudah tentu, pekerja dalam jawatan berkenaan sering melakukan kerja-kerja yang berkaitan untuk memastikan keselesaan aktiviti bosnya - dari segi memastikan pejabatnya mempunyai iklim mikro yang optimum, selalu ada, kononnya, teh segar, supaya yang utama. peralatan yang digunakan oleh pengurus adalah stabil.
Mod pengendalian
Jadi, kini kita tahu apakah tanggungjawab kerja yang mencirikan jawatan tersebut sebagai penolong pengurus. Tugas kami seterusnya ialah mengkaji spesifik rejim kerja pekerja dalam kedudukan yang sepadan. Sudah tentu, dalam kes umum, pembantu melaksanakan tugasnya mengikut jadual yang ditetapkan oleh Kod Buruh, iaitu, dalam rangka kerja 8 jam hari bekerja, 5 hari seminggu. Tetapi dalam praktiknya, penyelewengan yang ketara dari rejim yang sepadan adalah mungkin. Senario yang sama mungkin tipikal untuk jawatan seperti pembantu eksekutif dengan tanggungjawab tambahan.
Hakikatnya ialah seorang pakar yang bekerja dalam jawatan ini boleh terlibat bukan sahaja dalam hal ehwal syarikatnya, tetapi juga dalam menyelesaikan masalah yang tidak berkaitan secara langsung dengan aktiviti korporat dalaman. Oleh itu, seorang pembantu yang mempunyai kuasa yang sesuai boleh dihantar dalam perjalanan perniagaan, ke seminar, dan persidangan. Pekerja juga boleh menjalankan tertentu tugas pengantaraan antara pengurus anda dan pengurus yang bekerja di organisasi lain - contohnya, dari segi aliran dokumen atau pelaksanaan projek bersama. Jadual kerja untuk menyelesaikan masalah sedemikian, tentu saja, mungkin jauh dari apa yang diperuntukkan oleh Kod Buruh. Malah, ia menjadi tidak teratur, selalunya lebih lama daripada 8 jam standard.
Mari lihat rupa huraian kerja untuk penolong pengurus. Struktur dokumen yang berkaitan, sebagai peraturan, bermula dengan peruntukan am. Mereka mungkin menunjukkan bahawa penolong pengurus tergolong dalam kategori pakar. Oleh itu, sudah berada di peringkat sumber undang-undang tempatan, sebuah syarikat boleh merekodkan fakta bahawa orang dalam jawatan berkenaan bukanlah seorang pengurus (bukan timbalan pengarah). DENGAN kebarangkalian tinggi- setiausaha atau, sebagai contoh, pembantu peribadi kepada pengurus dengan tanggungjawab tambahan.
Penerangan kerja pembantu: peruntukan am
"Peruntukan Am" huraian kerja mungkin juga mengandungi bahasa yang mencerminkan syarat kelayakan kepada pakar. Sebagai contoh, yang sepatutnya dimiliki oleh penolong pengurus pendidikan vokasional dan beberapa pengalaman kerja. Kadang-kadang bahagian yang sama dalam huraian kerja menentukan bidang perniagaan di mana ia adalah wajar bagi seseorang untuk mempunyai pengalaman dalam menjalankan aktiviti.
"Peruntukan Am" menetapkan kecekapan utama pekerja. Ia boleh dinyatakan dalam keperluan untuk pengetahuan tentang struktur pengurusan perusahaan, dalaman dan dasar luar negara syarikat yang menggaji, prinsip komunikasi syarikat dengan pihak berkuasa dan organisasi lain, piawaian yang mencirikan kerja pejabat, peraturan komunikasi perniagaan, serta norma dalaman peraturan buruh dalam syarikat.
Tanggungjawab kerja pembantu
Bahagian utama arahan seterusnya ialah "Tanggungjawab Pekerjaan." Apakah spesifikasinya? Bahagian ini terutamanya merekodkan tanggungjawab fungsional penolong pengurus. Ini mungkin: merancang hari bekerja bos (dari segi mesyuarat, panggilan, temu duga), penganjuran sokongan teknikal kerja pengurus (dari segi memesan pengangkutan, menganjurkan mesyuarat perniagaan), penyertaan dalam perjalanan perniagaan, rundingan perniagaan, menyelenggara minit dan dokumen lain, memastikan interaksi pengurus perusahaan dengan struktur lain syarikat, mengekalkan komunikasi dengan agensi kerajaan.
Hak pembantu
Perihalan kerja sentiasa merangkumi hak yang dimiliki oleh penolong pengurus. Tanggungjawab yang diperuntukkan oleh spesifikasi jawatan sentiasa dilengkapkan dengan keutamaan yang sepadan. Jadi, apakah hak yang ada pada seorang pekerja dalam jawatan berkenaan? Menariknya, tanggungjawab pembantu kepada ketua perusahaan agak berkait rapat dengan mereka. Sebagai contoh, hak untuk menandatangani dan mengesahkan dokumen tertentu timbul berkaitan dengan keperluan untuk bekerja secara berkala dengan sumber tersebut. Contoh hak pekerja lain dalam kedudukan yang sepadan ialah meminta daripada pengurusan segera, serta daripada pakar lain syarikat, maklumat yang diperlukan untuk dimasukkan ke dalam dokumen. Penolong pengurus juga mempunyai hak untuk menuntut bos menyediakan keadaan kerja yang selesa. Tanggungjawab pekerjaan seseorang mungkin melibatkan penghantaran dan penerimaan dokumen secara berkala—dan prosedur ini mesti melibatkan pelbagai cara teknikal. Setiausaha mempunyai hak untuk mengharapkan akses penuh kepada perkara tersebut.
Tanggungjawab Penolong
Jadi, kami telah mengkaji apakah tanggungjawab seorang penolong pengurus, dan juga sejauh mana haknya. Tetapi dalam kebanyakan huraian kerja untuk pakar dalam profil yang dipersoalkan terdapat satu bahagian lagi - "Tanggungjawab". Apakah perkataan yang mungkin terdapat di dalamnya? Penolong pengurus paling kerap bertanggungjawab untuk: pelaksanaan tugas yang tidak wajar yang disediakan oleh arahan yang dipersoalkan, tetapi dalam had yang ditetapkan dalam Kod Buruh Persekutuan Rusia; kesalahan yang dia lakukan semasa aktivitinya - sekali lagi, dalam had perundangan Rusia; kerana menyebabkan kemudaratan kepada syarikat - dalam had yang dinyatakan dalam Perintah Buruh, Kod sivil Persekutuan Rusia dan sumber undang-undang lain.
Sambung semula
Oleh itu, kami telah mengkaji spesifik jawatan seperti penolong pengurus, tanggungjawab dan keperluan yang mencirikan kedudukan ini dalam struktur kakitangan perusahaan. Pakar yang menjalankan kerja yang berkaitan paling kerap menjalankan fungsi kesetiausahaan, tetapi mungkin mempunyai kuasa yang lebih luas. Dalam kes yang jarang berlaku, konsep "penolong pengurus" sepadan dengan jawatan timbalan pengarah, tetapi ini adalah tipikal untuk perusahaan kecil.
Dalam tafsiran "klasik" frasa "penolong pengurus," kerja seseorang dalam kedudukan yang sepadan boleh hampir dengan fungsi pembantu, kerani, atau, sebagai contoh, pengurus pejabat. Dalam buku kerja penolong pengurus, kemungkinan besar akan ada kemasukan "setiausaha" atau "pembantu", walaupun banyak, tentu saja, bergantung pada piawaian korporat yang diterima pakai dalam organisasi tertentu.
Keperluan untuk menjemput pakar profil berkenaan untuk bekerja mencirikan aktiviti pengurus kebanyakan perusahaan Rusia. Kerja berkesan pengurus atasan bergantung pada sejauh mana pembantunya menyelesaikan masalahnya - nampaknya menengah dari sudut pandangan pengurusan perusahaan praktikal, tetapi sebenarnya sangat penting untuk organisasi. Kerja setiausaha adalah yang paling penting dalam struktur komunikasi pasukan, yang diketuai oleh ketua syarikat.
Ambil perhatian bahawa banyak syarikat mengamalkan pelantikan beberapa penolong pengarah sekaligus. Walau bagaimanapun, status dan kuasa masing-masing mungkin berbeza-beza. Seorang pakar mungkin bertanggungjawab untuk fungsi kesetiausahaan, seorang lagi mungkin pengurus pejabat, dan yang ketiga mungkin menemani pengurus di acara. Pada masa yang sama, pengurus HR boleh mengamalkan kebolehtukaran pekerja dalam bidang aktiviti yang berkaitan.
Mungkin tiada seorang pengarah moden, pengurus, bos boleh membayangkan kehidupan kerjanya tanpa setiausaha peribadi. Pertama, mempunyai pembantu adalah sangat berprestij. Kedua, setiausaha yang benar-benar cekap dan bertanggungjawab menjadi “ tangan kanan"bos, orang yang tidak boleh digantikan dalam perusahaan dan, yang paling penting, jaminan bahawa anda akan sentiasa menepati masa, tidak akan melupakan apa-apa, dan akan sentiasa menyentuh nadi anda. Setuju, ini sangat penting dalam kadar yang terburu-buru kehidupan moden. Dan, akhirnya, anda sentiasa boleh mengubah hala panggilan telefon yang tidak diingini kepada setiausaha, mengarahkan pembantu untuk berkomunikasi dengan pelanggan yang tidak menyenangkan, atau meminta pembantu untuk menganjurkan perayaan peribadi. Sangat selesa, bukan?
Setiausaha, pembantu, pengurus pejabat, pembantu peribadi: ciri umum dan perbezaan
Seperti yang anda perhatikan, sama pekerja pejabat boleh dipanggil berbeza. Adakah intipati tugas yang dilaksanakan berubah bergantung pada bagaimana kedudukan itu berbunyi? Mari kita fikirkan.Dalam satu perkataan " setiausaha” menandakan kedudukan seseorang yang diupah oleh individu atau syarikat untuk menjalankan kerja pejabat, membantu surat-menyurat, mengatur mesyuarat dan acara, melaksanakan arahan peribadi daripada eksekutif, menjawab panggilan telefon, dsb. Secara umum, setiausaha adalah istilah yang sangat pelbagai dan umum yang merangkumi banyak kemungkinan tanggungjawab pekerjaan. Oleh itu dalam kebelakangan ini Penggunaan konsep seperti penolong setiausaha dan pengurus pejabat telah diterima umum.
yang bertanggungjawab rujukan biasanya termasuk: menjalankan perbualan telefon, surat-menyurat perniagaan, menganjurkan perjalanan perniagaan eksekutif, kawalan dokumen, menerima pelawat, memfailkan kes, bekerja dengan peralatan pejabat. Pada umumnya, penolong setiausaha adalah seorang penghibur teknikal. Itulah sebabnya pemohon tanpa pendidikan tinggi, kemahiran khas, atau pengalaman kerja sering diupah untuk jawatan ini.
Tetapi untuk kerja pengurus pejabat Pengetahuan khusus diperlukan, contohnya dalam bidang pengurusan pejabat dan pengurusan dokumen. Tanggungjawab setiausaha sebegini jauh lebih luas daripada tanggungjawab seorang pembantu.
Pembantu peribadi mesti mempunyai kemahiran yang lebih mendalam, peribadi dan kualiti profesional Lagipun, pembantu adalah orang yang mengingati segala-galanya dan sentiasa, yang bergantung kepada kejayaan mesyuarat perniagaan pengurus atau sambutan ulang tahun, dan yang menemani bos mereka hampir selalu dan di mana-mana.
Dengan cara ini, perlu diperhatikan fakta bahawa dalam buku kerja (tertakluk kepada pekerjaan rasmi, sudah tentu) penyertaan "penolong pengurus" atau "pembantu" jarang dibuat. Selalunya, jawatan sedemikian ditulis sebagai "setiausaha pengurus."
Apakah keperluan untuk bakal setiausaha?
Jika anda sedang mencari kerja setiausaha, anda harus mengetahui sekurang-kurangnya keperluan asas yang diberikan oleh majikan kepada pemohon. Sudah tentu, setiap kes individu mempunyai banyak nuansa, dan setiap pengurus melihat setiausahanya dalam cahaya yang istimewa. Bagi sesetengah orang, tidak penting sama sekali untuk mempunyai pendidikan tinggi, bos lain meletakkan pengetahuan di hadapan, untuk sesetengahnya hanya penting jenis kopi yang dibancuh oleh setiausaha atau rupa dia. By the way, inilah perkara penting untuk diketahui. Seorang majikan boleh memberitahu anda untuk masa yang lama dan bersungguh-sungguh tentang apa yang dia perlukan daripada setiausaha dan apa yang akan anda lakukan, tetapi pembaca MirSovetov tidak sepatutnya memberi perhatian kepada ucapan ini. Percayalah, banyak tanggungjawab akan dipikul di bahu anda, lebih daripada apa yang diterangkan dalam huraian kerja dan apa yang diberitahu kepada anda. Ini dilakukan supaya tidak menakutkan pekerja yang berpotensi. Pengiraan dibuat bahawa dalam proses kerja akan lebih mudah bagi anda untuk "membuang" tanggungjawab baru atau memberikan tugasan khas kepada anda (tidak seorang pun bos akan memberitahu anda semasa temu duga bahawa anda perlu mengingatkannya tentang kelahiran tarikh isteri dan perempuan simpanannya, tetapi dalam praktiknya ini akan berlaku). Jadi, keperluan asas. Saya memohon jawatan setiausaha dua kali, dan kedua-dua masa adalah sangat serupa:
- selesai pendidikan tinggi(Nah, pengurus jenis apakah yang ingin fakta bahawa pembantunya akan tidak hadir dalam sesi pada saat yang paling tidak sesuai?);
- pengalaman kerja (pilihan, tetapi sangat diingini);
- penampilan yang baik;
- keupayaan untuk bekerja dengan peralatan pejabat, pengetahuan tentang program komputer, kemahiran internet;
- kemahiran komunikasi, pertuturan yang cekap, keupayaan untuk menyatakan fikiran seseorang secara lisan dan bertulis;
- pemilikan satu atau lebih bahasa asing;
- umur dari 18 hingga 35 tahun;
- , pendekatan bertanggungjawab untuk menyelesaikan tugasan yang diberikan, keinginan untuk belajar;
- peluang untuk bekerja tanpa standard yang ditetapkan (oleh itu, majikan jarang berminat dengan wanita "keluarga" yang memohon jawatan setiausaha).
Kisah kerjaya saya
Apabila saya lulus dari universiti, saya tidak mempunyai pengalaman kerja mahupun keyakinan bahawa saya boleh mendapatkan pekerjaan dengan cepat di mana-mana syarikat. Oleh itu, apabila saya menghubungi iklan pertama yang datang dengan teks "Diperlukan untuk setiausaha pengurus di kilang bir dan bukan alkohol" dan saya segera dijemput untuk temu duga, saya sangat terkejut. Saya lebih terkejut apabila, selepas temuduga, saya ditawarkan untuk pergi bekerja pada hari yang sama. Sememangnya, saya bersetuju. Gaji itu sesuai dengan saya, pelajar semalam, saya suka pengarah, dan kerja itu kelihatan bebas habuk. Banyak perkara baru kepada saya, saya tidak tahu banyak, dan saya terpaksa belajar daripada kesilapan saya sendiri, kerana tiada sesiapa untuk membantu atau menasihati. Saya sangat berterima kasih kepada pasukan dan pengarah kerana mereka melayan kesilapan saya dengan memahami dan tidak menilai saya dengan kasar atas kesilapan dan kekurangan. Pada dasarnya, saya mengatasi semua tanggungjawab utama "cemerlang": rundingan, surat-menyurat perniagaan, mengeluarkan sijil perjalanan, menerima tetamu, bekerja dengan peralatan pejabat, teh dan kopi untuk pengarah dan tetamunya. Secara umum, saya tidak menjalankan apa-apa tugasan yang melampau, saya tidak menangani isu kakitangan, saya mengikut jadual dan mempunyai waktu yang sah untuk makan tengah hari. Secara beransur-ansur saya mula menemui sendiri "di sebalik tabir" kehidupan yang tertinggi pegawai perusahaan. Saya mencapai rasa hormat semata-mata melalui tindakan saya, walaupun saya tidak akan menyembunyikan bahawa ada juga rakan sekerja yang hanya malu untuk memberitahu saya sesuatu yang tidak perlu atau menyinggung perasaan, kerana saya paling rapat dengan bos, dan semua orang takut kepadanya. Saya bekerja sebagai setiausaha pengarah selama hampir setahun, selepas itu saya dinaikkan pangkat dan ditukarkan ke jabatan lain. Apabila saya meninggalkan jawatan setiausaha, saya tahu banyak dan yakin bahawa jika saya perlu bermula sekali lagi, saya mempunyai pengalaman dan banyak ilmu. Resume dengan jawatan setiausaha pengurus yang ditetapkan, dihantar beberapa tahun kemudian di Internet, melakukan tugasnya dan saya telah dijemput untuk bekerja sebagai pembantu peribadi kepada pengarah dalam struktur komersial yang besar. Pengalaman kerja dan pengetahuan bahasa asing menjadi kriteria utama kemenangan saya dalam pertandingan merebut jawatan kosong.
Seperti yang saya jangkakan, jawatan pembantu peribadi amat berbeza dengan jawatan setiausaha biasa. Saya tidak perlu menjawab panggilan umum, membuat teh untuk bos, dokumen fotokopi atau menandatangani sampul surat untuk menghantar surat-menyurat, itulah yang biasa saya lakukan di kilang. Saya segera "terjerumus" dalam kehidupan peribadi bos saya, dalam mengatur semua mesyuarat dan acaranya, melaksanakan tugasan khas (contohnya, mengambil hadiah untuk ulang tahun rakannya atau memaklumkan rakan sekerja berita buruk). Jadual hidup saya yang diukur telah berubah secara dramatik. Saya terpaksa bekerja 10 jam sehari tanpa makan tengah hari atau rehat kopi. Pada hari cuti, duduk di pejabat sehingga lewat, menandatangani kad, dianggap biasa, dan bekerja pada hujung minggu adalah proses semula jadi. Saya menemani pengarah ke acara, mengatur perjalanannya ke luar negara, dengan rakan kongsi, membeli dan menjual, dan menangani ratusan laporan bodoh. Perkara yang paling penting ialah saya menyesuaikan diri dengan mood bos yang sentiasa berubah, dan untuk mengelakkan kemarahannya, saya cuba melakukan kerja saya secepat, cekap dan sesempurna mungkin. Saya hebat dalam mengatur dan sentiasa diminta untuk mengatur sesuatu. Saya seorang penterjemah apabila rakan kongsi asing datang kepada bos. Secara umum, apakah yang belum saya lakukan sebagai pembantu peribadi? Sekarang saya ingat tempat kerja ini dengan rasa syukur, walaupun semua saraf, masalah kecil dan celaan. Ia adalah sekolah kehidupan sebenar, yang membebaskan saya sepenuhnya, mengajar saya cara berkomunikasi dengan orang yang berbeza peringkat dan pangkat, dan memberi saya simpanan pengetahuan dan kemahiran yang tidak ternilai.
Membandingkan dua tempat kerja, dua jawatan, saya boleh katakan dengan yakin: menjadi setiausaha biasa adalah membosankan dan rutin (walaupun untuk masing-masing, sudah tentu), menjadi penolong pengurus adalah menarik, mendidik, berguna. Selepas sekolah yang saya "lulus", saya mudah dinaikkan pangkat, mereka mula menawarkan saya jawatan yang menarik, dan menjemput saya ke projek yang menarik. Bekerja sebagai setiausaha biasa, saya tidak pernah menerima emosi positif yang menemani saya sepanjang bertugas sebagai penolong pengarah. Saya percaya bahawa tidak sia-sia saya menempuh jalan ini dari awal hingga akhir, menggilap semua pengetahuan awal saya dan mengukuhkan kemahiran baru. Saya mendapati diri saya, saya menjadi orang yang tidak boleh diganti, saya mendapat penghormatan pasukan dan bos saya. Ia berbaloi, sungguh. Koleksi Penerangan Kerja
Borang anggaran
saya setuju
___________________________________ (Nama keluarga, inisial)
(nama organisasi, pra- ________________________
penerimaan, dsb., organisasinya (pengarah atau pegawai lain)
bentuk undang-undang) orang rasmi, diberi kuasa
apa yang mesti ditegaskan
arahan akhir)
" " ____________ 20__
Penerangan kerja
penolong pengarah
mengenai isu utama aktiviti
______________________________________________
(nama organisasi, perusahaan, dsb.)
" " ____________ 20__ N__________
Perihalan kerja ini dibangunkan dan diluluskan oleh
asas kontrak pekerjaan Dengan __________________________________________
(nama jawatan orang untuk siapa
________________________________________________________________________ dan mengikut
huraian kerja ini telah disusun)
peruntukan Kod Buruh Persekutuan Rusia dan peraturan lain
bertindak mengawal selia perhubungan buruh di Persekutuan Rusia.
saya. Peruntukan am
1.1. Penolong pengarah tergolong dalam kategori teknikal
penghibur, diupah dan diberhentikan mengikut perintah
pengarah perusahaan.
1.2. Seorang yang mempunyai
pendidikan profesional yang lebih tinggi, tanpa keperluan untuk pengalaman
bekerja, atau pendidikan vokasional menengah dan pengalaman kerja
khusus selama sekurang-kurangnya _________ tahun.
1.3. Penolong pengarah melaporkan terus kepada pengarah
________________________________________________________________________.
(perusahaan, organisasi, unit struktur)
1.4. Semasa ketiadaan penolong pengarah (bercuti, sakit, dsb.)
tugasnya dilaksanakan oleh seorang timbalan yang dilantik mengikut yang ditetapkan
perintah dan memikul tanggungjawab penuh untuk pelaksanaan yang betul
tugas yang diberikan kepadanya.
1.5. Dalam aktivitinya, penolong pengarah dibimbing oleh:
- dokumen peraturan mengenai kerja yang dilakukan;
- bahan pengajaran berkaitan isu yang berkaitan;
- piagam perusahaan;
- peraturan buruh;
- perintah dan arahan pengarah perusahaan
(pengurus langsung);
- sebenar huraian kerja.
1.6. Penolong pengarah mesti tahu:
- resolusi, arahan, perintah dan peraturan lain
bahan dan dokumen peraturan berkaitan dengan aktiviti perusahaan dan
penyimpanan rekod;
- struktur dan pengurusan perusahaan dan bahagiannya;
- organisasi kerja pejabat;
- kaedah pendaftaran dan pemprosesan dokumen;
- kerja arkib;
- menulis taip;
- peraturan untuk menggunakan interkom;
- piawaian sistem organisasi dan pentadbiran bersatu
dokumentasi;
- peraturan menaip surat perniagaan menggunakan bentuk piawai;
- asas etika dan estetika;
- peraturan komunikasi perniagaan;
- asas organisasi dan pengurusan buruh;
- peraturan untuk mengendalikan peralatan komputer;
- peruntukan asas undang-undang pentadbiran dan perundangan
tentang kerja;
- peraturan buruh dalaman;
- peraturan dan peraturan perlindungan buruh.
II. Fungsi
Penolong pengarah diberikan fungsi berikut:
2.1. Menjalankan kerja-kerja sokongan organisasi dan teknikal
2.2. Menjalankan kerja pejabat, merekod pesanan yang memerlukan kawalan
untuk pelaksanaan mereka.
2.3. Penyertaan dalam pembangunan langkah-langkah rasionalisasi
aliran dokumen.
2.4. Organisasi penerimaan pelawat.
III. Tanggungjawab kerja
Untuk melaksanakan fungsi yang diberikan kepadanya, penolong pengarah
perusahaan berkewajipan:
3.1. Menjalankan kerja pada sokongan organisasi dan teknikal
aktiviti pentadbiran dan pentadbiran ketua perusahaan.
3.2. Terima penyerahan untuk pertimbangan oleh pengurus
surat-menyurat, menghantarnya mengikut dengan keputusan V
unit struktur atau pelaku khusus untuk digunakan dalam
proses kerja atau penyediaan jawapan.
3.3. Menjalankan kerja pejabat, melaksanakan pelbagai operasi dengan
penggunaan teknologi komputer yang direka untuk mengumpul, memproses dan
penyampaian maklumat semasa menyediakan dan membuat keputusan.
3.4. Terima dokumen dan penyata peribadi untuk ditandatangani oleh pengurus
perusahaan.
3.5. Sediakan dokumen dan bahan yang diperlukan untuk kerja
pemimpin.
3.6. Pastikan semakan dan penyerahan tepat pada masanya
bahagian struktur dan pelaksana khusus dokumen,
diterima untuk pelaksanaan, semak ketepatan pelaksanaan
menyediakan draf dokumen diserahkan kepada pengurus untuk ditandatangani,
memastikan penyuntingan berkualiti tinggi.
3.7. Atur perbualan telefon dengan pengurus,
merekodkan maklumat yang diterima semasa ketiadaannya dan bawa kepada perhatiannya
maklumat kandungannya, menghantar dan menerima maklumat melalui
peranti penerima dan interkom (telefaks, teleks, dsb.), serta
mesej telefon, membawa maklumat tepat pada masanya kepada perhatiannya,
diterima melalui saluran komunikasi.
3.8. Bagi pihak pengurus, sediakan surat, permintaan, dsb.
dokumen, sediakan jawapan kepada pengarang surat.
3.9. Menjalankan kerja menyediakan mesyuarat dan persidangan,
dijalankan oleh pengurus (koleksi bahan yang diperlukan, berjaga-jaga
peserta tentang masa dan tempat mesyuarat, agenda, pendaftaran mereka),
menyimpan dan merangka minit mesyuarat dan persidangan.
3.10. Pantau pelaksanaan oleh pekerja perusahaan
mengeluarkan perintah dan arahan, serta pematuhan tarikh akhir
memenuhi arahan dan arahan ketua perusahaan yang diambil
kawalan.
3.11. Mengekalkan fail kawalan dan pendaftaran.
3.12. Menyediakan tempat kerja pengurus perlu
peralatan organisasi, peralatan pejabat,
mewujudkan keadaan yang kondusif untuk operasinya yang berkesan.
3.13. Cetak bahan rasmi seperti yang diarahkan oleh pengurus,
diperlukan untuk operasinya, atau masukkan maklumat semasa ke dalam bank data.
3.14. Mengadakan penerimaan pelawat, menggalakkan kecekapan
pertimbangan permintaan dan cadangan daripada pekerja.
3.15. Bentuk kes mengikut tatanama yang diluluskan,
memastikan keselamatan mereka dan menyerahkannya ke arkib dalam had masa yang ditetapkan.
3.16. Salin dokumen pada mesin penyalin peribadi.
3.17. _____________________________________________________________.
IV. Hak
Penolong pengarah mempunyai hak:
4.1. Berkenalan dengan draf keputusan pengurusan perusahaan,
berkaitan dengan kegiatannya.
4.2. Mengemukakan cadangan untuk pertimbangan pihak pengurusan
penambahbaikan kerja yang berkaitan dengan tanggungjawab yang diperuntukkan
arahan ini.
4.3. Terima daripada ketua bahagian struktur,
pakar maklumat dan dokumen yang diperlukan untuk melaksanakan mereka
tanggungjawab kerja.
4.4. Memerlukan pengurusan perusahaan untuk memberikan bantuan dalam
melaksanakan tugas dan hak rasmi mereka.
V. Tanggungjawab
Penolong Pengarah bertanggungjawab untuk:
5.1. Kerana kegagalan melaksanakan (perlaksanaan tidak wajar) tugas mereka
tugas yang diperuntukkan dalam huraian kerja ini, dalam
had yang ditentukan perundangan buruh Persekutuan Rusia.
5.2. Bagi mereka yang komited dalam menjalankan aktiviti mereka
kesalahan - dalam had yang ditentukan oleh pentadbiran, jenayah dan
undang-undang sivil Persekutuan Rusia.
5.3. Untuk menyebabkan kerosakan material - dalam had yang ditentukan
perundangan buruh, jenayah dan sivil Persekutuan Rusia.
Penerangan kerja telah dibangunkan mengikut ________________
(Nama,
_____________________________.
nombor dan tarikh dokumen)
Ketua unit struktur (inisial, nama keluarga)
Perkhidmatan HR _______________________
(tandatangan)
" " _____________ 20__
BERSETUJU:
(inisial, nama keluarga)
_____________________________
(tandatangan)
" " ________________ 20__
Saya telah membaca arahan: (inisial, nama keluarga)
_________________________
(tandatangan)
saya.Peruntukan am.
Perihalan kerja ini mentakrifkan hak, kewajipan dan tanggungjawab seorang pembantu peribadi kepada pengurusan, selepas ini dirujuk sebagai "Syarikat".
|
Tajuk kerja |
Pembantu peribadi kepada eksekutif |
|
|
Syarat kelayakan |
Pendidikan dan pengalaman profesional:
Pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan:
|
|
|
Pelaporan langsung |
||
|
Ketersediaan dan komposisi orang bawahan |
||
|
Prosedur penggantian |
penolong setiausaha |
II.Hak
Pembantu peribadi mempunyai hak:
1. Mewakili Syarikat dalam hubungan dengan organisasi lain, mewakili kepentingan Syarikat dalam organisasi pihak ketiga apabila menganjurkan mesyuarat dan sambungan telefon dengan pihak pengurusan.
2. Meminta dan menerima bahan, dokumen, maklumat yang diperlukan daripada kakitangan jabatan lain untuk melaksanakan perintah pengurusan dan penyelia terdekat Syarikat.
3. Dalam had tugas rasmi mereka, menandatangani dan mengesahkan dokumen, iaitu: surat pengantar untuk faks keluar, permintaan; permohonan pas sekali untuk memasuki bangunan pentadbiran.
4. Secara bebas menjalankan surat-menyurat / rundingan dengan organisasi luar mengenai isu-isu yang berkaitan dengan penyelesaian isu-isu semasa yang tidak memerlukan keputusan pengurusan kanan dan persetujuan pekerja lain, iaitu, bersifat penjelasan - untuk menyelesaikan isu-isu semasa yang berkaitan dengan kerja. jadual pengurusan atau pelaksanaan perintah yang tidak mengenakan sebarang kewajipan.
IV.Tanggungjawab
Pembantu peribadi kepada pengurusan bertanggungjawab untuk:
1. Untuk prestasi yang tidak wajar atau kegagalan untuk memenuhi tugas rasmi seseorang seperti yang diperuntukkan dalam Perihalan Kerja ini - dalam had yang ditentukan oleh perundangan buruh semasa Persekutuan Rusia.
2. Bagi kesalahan yang dilakukan semasa menjalankan aktiviti mereka - dalam had yang ditentukan oleh perundangan pentadbiran, jenayah dan sivil semasa Persekutuan Rusia.
3. Untuk menyebabkan kerosakan material - dalam had yang ditentukan oleh perundangan buruh dan sivil semasa Persekutuan Rusia.
Pekerja Masyarakat
________________/____________/
Ketua Jabatan Sumber Manusia
___________________/_________/
Ketua Staf
___________________/_________/
Maklumat daripada tapak Rangkaian perniagaan RB.RU
Sampel biasa
saya setuju
___________________________________ (Nama keluarga, inisial)
(nama organisasi, pra- ________________________
penerimaan, dsb., organisasinya (pengarah atau pegawai lain)
bentuk undang-undang) orang rasmi, diberi kuasa
apa yang mesti ditegaskan
arahan akhir)
" " ____________ 20__
Penerangan kerja
penolong pengarah
mengenai isu utama aktiviti
______________________________________________
(nama organisasi, perusahaan, dsb.)
" " ____________ 20__ N__________
Perihalan kerja ini dibangunkan dan diluluskan oleh
berdasarkan kontrak pekerjaan dengan __________________________________________
(nama jawatan orang untuk siapa
________________________________________________________________________ dan mengikut
huraian kerja ini telah disusun)
peruntukan Kod Buruh Persekutuan Rusia dan peraturan lain
bertindak mengawal selia hubungan buruh di Persekutuan Rusia.
I. Peruntukan am
1.1. Penolong pengarah tergolong dalam kategori teknikal
penghibur, diupah dan diberhentikan mengikut perintah
pengarah perusahaan.
1.2. Seorang yang mempunyai
pendidikan profesional yang lebih tinggi, tanpa keperluan untuk pengalaman
bekerja, atau pendidikan vokasional menengah dan pengalaman kerja
khusus selama sekurang-kurangnya _________ tahun.
1.3. Penolong pengarah melaporkan terus kepada pengarah
________________________________________________________________________.
(perusahaan, organisasi, unit struktur)
1.4. Semasa ketiadaan penolong pengarah (bercuti, sakit, dsb.)
tugasnya dilaksanakan oleh seorang timbalan yang dilantik mengikut yang ditetapkan
perintah dan memikul tanggungjawab penuh untuk pelaksanaan yang betul
tugas yang diberikan kepadanya.
1.5. Dalam aktivitinya, penolong pengarah dibimbing oleh:
- dokumen peraturan mengenai kerja yang dilakukan;
- bahan metodologi yang berkaitan dengan isu yang berkaitan;
- piagam perusahaan;
- peraturan buruh;
- perintah dan arahan pengarah perusahaan
(pengurus langsung);
- huraian kerja ini.
1.6. Penolong pengarah mesti tahu:
- resolusi, arahan, perintah dan peraturan lain
bahan dan dokumen kawal selia yang berkaitan dengan aktiviti perusahaan dan
penyimpanan rekod;
- struktur dan pengurusan perusahaan dan bahagiannya;
- organisasi kerja pejabat;
- kaedah pendaftaran dan pemprosesan dokumen;
- kerja arkib;
- menulis taip;
- peraturan untuk menggunakan interkom;
- piawaian sistem organisasi dan pentadbiran bersatu
dokumentasi;
- peraturan untuk mencetak surat perniagaan menggunakan borang standard;
- asas etika dan estetika;
- peraturan komunikasi perniagaan;
- asas organisasi dan pengurusan buruh;
- peraturan untuk mengendalikan peralatan komputer;
- peruntukan asas undang-undang pentadbiran dan perundangan
tentang kerja;
- peraturan buruh dalaman;
- peraturan dan peraturan perlindungan buruh.
II. Fungsi
Penolong pengarah diberikan fungsi berikut:
2.1. Menjalankan kerja-kerja sokongan organisasi dan teknikal
2.2. Menjalankan kerja pejabat, merekod pesanan yang memerlukan kawalan
untuk pelaksanaan mereka.
2.3. Penyertaan dalam pembangunan langkah-langkah rasionalisasi
aliran dokumen.
2.4. Organisasi penerimaan pelawat.
III. Tanggungjawab kerja
Untuk melaksanakan fungsi yang diberikan kepadanya, penolong pengarah
perusahaan berkewajipan:
3.1. Menjalankan kerja pada sokongan organisasi dan teknikal
aktiviti pentadbiran dan pentadbiran ketua perusahaan.
3.2. Terima penyerahan untuk pertimbangan oleh pengurus
surat-menyurat, hantarkannya mengikut keputusan yang dibuat kepada
unit struktur atau pelaku khusus untuk digunakan dalam
proses kerja atau penyediaan jawapan.
3.3. Menjalankan kerja pejabat, melaksanakan pelbagai operasi dengan
penggunaan teknologi komputer yang direka untuk mengumpul, memproses dan
penyampaian maklumat semasa menyediakan dan membuat keputusan.
3.4. Terima dokumen dan penyata peribadi untuk ditandatangani oleh pengurus
perusahaan.
3.5. Sediakan dokumen dan bahan yang diperlukan untuk kerja
pemimpin.
3.6. Pastikan semakan dan penyerahan tepat pada masanya
bahagian struktur dan pelaksana khusus dokumen,
diterima untuk pelaksanaan, semak ketepatan pelaksanaan
menyediakan draf dokumen diserahkan kepada pengurus untuk ditandatangani,
memastikan penyuntingan berkualiti tinggi.
3.7. Atur perbualan telefon dengan pengurus,
merekodkan maklumat yang diterima semasa ketiadaannya dan bawa kepada perhatiannya
maklumat kandungannya, menghantar dan menerima maklumat melalui
peranti penerima dan interkom (telefaks, teleks, dsb.), serta
mesej telefon, membawa maklumat tepat pada masanya kepada perhatiannya,
diterima melalui saluran komunikasi.
3.8. Bagi pihak pengurus, sediakan surat, permintaan, dsb.
dokumen, sediakan jawapan kepada pengarang surat.
3.9. Menjalankan kerja menyediakan mesyuarat dan persidangan,
dijalankan oleh pengurus (pengumpulan bahan yang diperlukan, pemberitahuan
peserta tentang masa dan tempat mesyuarat, agenda, pendaftaran mereka),
menyimpan dan merangka minit mesyuarat dan persidangan.
3.10. Pantau pelaksanaan oleh pekerja perusahaan
mengeluarkan perintah dan arahan, serta pematuhan tarikh akhir
memenuhi arahan dan arahan ketua perusahaan yang diambil
kawalan.
3.11. Mengekalkan fail kawalan dan pendaftaran.
3.12. Sediakan tempat kerja pengurus dengan keperluan
peralatan organisasi, peralatan pejabat,
mewujudkan keadaan yang kondusif untuk operasinya yang berkesan.
3.13. Cetak bahan rasmi seperti yang diarahkan oleh pengurus,
diperlukan untuk operasinya, atau masukkan maklumat semasa ke dalam bank data.
3.14. Mengadakan penerimaan pelawat, menggalakkan kecekapan
pertimbangan permintaan dan cadangan daripada pekerja.
3.15. Bentuk kes mengikut tatanama yang diluluskan,
memastikan keselamatan mereka dan menyerahkannya ke arkib dalam had masa yang ditetapkan.
3.16. Salin dokumen pada mesin penyalin peribadi.
3.17. _____________________________________________________________.
IV. Hak
Penolong pengarah mempunyai hak:
4.1. Berkenalan dengan draf keputusan pengurusan perusahaan,
berkaitan dengan kegiatannya.
4.2. Mengemukakan cadangan untuk pertimbangan pihak pengurusan
penambahbaikan kerja yang berkaitan dengan tanggungjawab yang diperuntukkan
arahan ini.
4.3. Terima daripada ketua bahagian struktur,
pakar maklumat dan dokumen yang diperlukan untuk melaksanakan mereka
tanggungjawab kerja.
4.4. Memerlukan pengurusan perusahaan untuk memberikan bantuan dalam
melaksanakan tugas dan hak rasmi mereka.
V. Tanggungjawab
Penolong Pengarah bertanggungjawab untuk:
5.1. Kerana kegagalan melaksanakan (perlaksanaan tidak wajar) tugas mereka
tugas yang diperuntukkan dalam huraian kerja ini, dalam
dalam had yang ditentukan oleh undang-undang buruh Persekutuan Rusia.
5.2. Bagi mereka yang komited dalam menjalankan aktiviti mereka
kesalahan - dalam had yang ditentukan oleh pentadbiran, jenayah dan
undang-undang sivil Persekutuan Rusia.
5.3. Untuk menyebabkan kerosakan material - dalam had yang ditentukan
perundangan buruh, jenayah dan sivil Persekutuan Rusia.
Penerangan kerja telah dibangunkan mengikut ________________
(Nama,
_____________________________.
nombor dan tarikh dokumen)
Ketua unit struktur (inisial, nama keluarga)
Perkhidmatan HR _______________________
(tandatangan)
" " _____________ 20__
BERSETUJU:
Ketua Jabatan Undang-undang
(inisial, nama keluarga)
_____________________________
(tandatangan)
" " ________________ 20__
Saya telah membaca arahan: (inisial, nama keluarga)
_________________________
(tandatangan)