Penerangan dalam bentuk bebas. Cara menulis nota penerangan dengan betul: sampel

Sekarang kita akan bercakap tentang pelbagai situasi kehidupan sebenar yang mungkin timbul dalam organisasi jika permintaan timbul. Pada pautan yang diberikan anda boleh membaca tentang peraturan untuk membuat nota penerangan juga diberikan di sana. Dalam artikel ini kami akan menawarkan kepada anda beberapa contoh nota penerangan. Walau bagaimanapun, perlu diingat bahawa situasi mungkin timbul dalam organisasi yang memerlukan nasihat undang-undang tambahan.

Situasi 1

Jika dalam satu kes atau yang lain anda perlu membuat nota penjelasan, maka apabila menulisnya, nyatakan semua keadaan. Anda perlu menunjukkan bahawa organisasi melakukan segala yang boleh. Jika berlaku perkara yang tidak kena bukan kerana kesalahan anda, contohnya, sebelum anda menyertai syarikat itu, maka anda harus menunjukkan bahawa ia akan mengambil sedikit masa untuk membetulkan keadaan.

“Saya telah bekerja di bahagian pemasaran dan kontrak sebuah syarikat selular selama empat bulan. Sebagai sebahagian daripada kerja saya, saya perlu pergi ke tapak di mana antena dan tiang syarikat kami dipasang, dan saya juga perlu berurusan dengan kontrak. Syarikat kami juga mempunyai kemudahan yang tidak ada kontrak lebih dari tiga tahun, iaitu lama sebelum saya datang ke pekerjaan ini.

Dan keadaan telah berkembang sedemikian rupa sehingga saya perlu menulis nota penjelasan mengapa perjanjian itu belum dibuat, dan mengapa ada denda sedemikian daripada Kementerian Kewangan. Tolong nasihatkan apa yang perlu dilakukan? Lagipun, saya baru sahaja berjaya mencapai objek ini, kerana sebelum itu saya perlu berurusan dengan objek lain, tarikh akhir yang juga telah lama berlalu."

“Saya (nama penuh), bekerja di syarikat itu sejak 27 April 2014. mengikut huraian kerja bertarikh 24/27/2014 Saya sedang menyediakan kontrak untuk pemasangan objek. Pada masa ini, saya telah merangka 65 kontrak untuk kemudahan yang telah ditauliahkan semula. Walau bagaimanapun, organisasi mempunyai kemudahan yang kontraknya belum dimeterai lebih daripada 3 tahun. Beberapa perjanjian ini telah pun saya buat, tetapi disebabkan jumlah objek yang banyak dan jaraknya yang jauh, saya tidak sempat menyediakan semua perjanjian untuk ditandatangani, termasuk...”

Situasi 2

Apabila tuduhan tidak berasas dibuat terhadap anda, anda pastinya harus mempertahankan diri anda: “Saya tidak bersalah kerana memecahkan peranti itu. Saya anggap perlu ambil perhatian bahawa peranti ini sering digunakan di tempat kerja... Memandangkan mereka yang bertanggungjawab terhadap kerosakan itu belum dikenal pasti, saya minta anda tidak memotong kos daripada gaji anda..."

Ada kemungkinan anda mempunyai saksi, dalam hal ini anda harus menggunakan ungkapan seperti: “Kata-kata saya boleh/boleh disahkan dengan nama penuh saya” bukti daripada kamera CCTV, dsb. juga boleh digunakan. Jika terdapat keadaan yang meringankan, anda boleh menggunakan frasa berikut: "Disebabkan kejadian itu, saya dalam keadaan terkejut," "Bekalan air terputus akibat kemalangan," dsb.

Mungkin lebih menguntungkan bagi anda, apabila menerangkan kejadian itu, untuk berdiam diri mengenai butiran tertentu, terutamanya jika butiran tidak mempunyai amat penting dan tidak menjejaskan objektiviti penilaian situasi.

“06/09/2014 Saya terpaksa pergi dalam perjalanan perniagaan sehari ke Rostov-on-Don untuk kerja, dan keesokan harinya saya terpaksa pergi bekerja. Pada pukul 15:00 saya melepaskan diri dan pergi ke stesen bas, tetapi dalam perjalanan saya mula mengalami kekejangan perut dan kesihatan saya tiba-tiba merosot. Saya terpaksa memohon penjagaan perubatan. Apabila keadaan saya bertambah baik, sudah pukul 20:00, saya pergi ke stesen bas semula, tetapi ternyata bas kedua terakhir itu bertolak pada pukul 19:45. Saya menunggu bas yang sepatutnya bertolak pada pukul 21.45, tetapi dibatalkan. Tidak ada apa-apa lagi untuk mendapatkan kembali. Kemudian saya menelefon ketua kumpulan saya, menerangkan keadaan dan bersetuju untuk diganti pada hari bekerja berikutnya.

Sekarang pengarah syarikat kami menuntut nota penerangan, tetapi saya tidak tahu cara melukisnya dengan betul dan saya tidak dapat bayangkan kepada siapa saya boleh meminta bantuan dalam perkara ini. Saya tidak mahu menyebut masalah kesihatan saya, kerana ini boleh menjadi sebab saya dipecat. Tolong beritahu saya apa yang perlu dilakukan..."

Memandangkan nota penerangan melibatkan pembentangan semua keadaan kejadian dalam bentuk bebas, maka berbuat demikian. Anda tidak perlu bercakap tentang keadaan kesihatan anda; dalam kes ini, sudah cukup untuk merujuk kepada pembatalan bas yang anda telah membeli tiket.

Situasi 3

Apa yang perlu dilakukan jika semasa proses kerja emosi anda meleset, dan anda menyedari bahawa anda telah melampaui batas dan menjadi peribadi? Tidak perlu menafikan yang jelas. Walau bagaimanapun, anda sentiasa boleh melembutkan sedikit fakta dan mengemukakan situasi dengan cara yang membuatkan anda bersimpati.

“Tolong bantu saya membuat nota penerangan dengan betul dan, bersama-sama dengannya, memorandum balas. Beginilah keadaannya. Syarikat kami menangguhkan pembayaran gaji, dan dalam situasi ini, timbalan pengurus cuba memprovokasi pekerja supaya melanggar disiplin, merusuh, dan tidak hadir bekerja. Dengan melakukan perbualan provokatif dengan pekerja, dia memperoleh pendapat mereka tentang situasi itu, dan kemudian menyampaikannya kepada ketua organisasi. Sebagai tindak balas kepada tingkah laku ini, saya berkata bahawa dia adalah seorang Yudas dan pengkhianat. Akibatnya, timbalan menteri menulis laporan di mana dia menuduh saya membangkang dan disiplin buruh, dan juga dalam penghinaan."

“Timbalan Pengarah Irteneva G.P. sistematik menghasut pekerja syarikat untuk tidak hadir kerana kelewatan upah, dan juga terlibat dalam kecaman terhadap rakan sekerja. Akibat tindakan sedemikian, pada 16 Oktober 2014, kami mempunyai konflik dengannya, di mana saya secara terbuka menyatakan pendapat saya tentang dia, memanggilnya pengkhianat. Ungkapan menyinggung lain yang ditujukan kepada G.P. Saya tidak benarkan, tidak ada pelanggaran disiplin buruh sama ada. Saya percaya bahawa saya mempunyai hak untuk menyatakan pendapat saya sendiri.”

Pilihan lain untuk mempertahankan diri dalam situasi sedemikian boleh menjadi serangan balas. Walau bagaimanapun, perlu difahami bahawa penggunaan pembohongan secara terang-terangan tidak boleh diterima di sini. Sebagai contoh: "Dalam laporan (diikuti dengan jawatan dan nama penuh pemohon) situasi dibentangkan dalam bentuk yang herot...", "Selain itu, nama penuh itu menaikkan nadanya kepada jeritan dalam perbualan dengan saya dan menghina memanggil saya tidak cekap (dia berkata bahawa dalam syarikat ini sesiapa sahaja lebih bijak daripada saya). Dalam keadaan seperti itu, saya tidak dapat menahan diri, saya juga meninggikan nada saya dan menyatakan pendapat saya tentang dia.”

Kita boleh memberikan satu lagi contoh sedemikian nota penerangan: "Bagaimanapun, juruteknik tiba di tapak hanya 1 jam 10 minit selepas panggilan, itulah sebabnya saya tidak dapat menahan diri dan menyatakan pendapat saya dengan suara yang tinggi tentang sikap cuainya terhadap kerja."

Situasi 4

Jangan nafikan jika anda melakukan kesilapan. Anda harus cuba menerangkan kesukaran yang anda terpaksa hadapi. Tidak perlu merendahkan diri sendiri, kerana setiap orang berhak melakukan kesilapan. Selain itu, tidak ada kepastian bahawa orang lain akan melakukan pekerjaan yang lebih baik daripada anda. Selain itu, anda masih perlu mencari pekerja lain: melalui temuduga, pilih orang yang sesuai dari segi kelayakan, pengalaman dan tahap gaji. Ini bermakna kesilapan anda tidak bermakna anda akan dipecat serta-merta atau dikenakan tindakan tatatertib yang berat.

“Saya bekerja di bahagian kredit sebuah bank. Disebabkan beban kerja yang berat dan keadaan huru-hara di atas meja saya, saya tidak dapat menghantar permohonan tepat pada masanya. Ini menyebabkan pelanggan memfailkan aduan terhadap saya. Pihak pengurusan memerlukan penjelasan. Apa yang perlu saya tulis di dalamnya? Bagaimanakah saya dapat menjelaskan dengan betul bahawa saya tidak dapat memikul tanggungjawab saya, kerana saya masih mempunyai sedikit pengalaman dan sangat sibuk dengan kerja pada hari itu?”

“Saya (nama penuh), bekerja di bahagian kredit bank itu sejak 22 Julai 2014. Sehingga saat ini, saya tidak mempunyai pengalaman bekerja dengan dokumentasi kredit. Tanggungjawab kerja saya termasuk: (disenaraikan di sini). Purata aliran dokumen 200 dokumen setiap hari.

Memandangkan saya mempunyai sedikit pengalaman kerja dan sangat sibuk pada 08/05/2014, saya tidak dapat mengatasi masalah saya. tanggungjawab kerja. Atas sebab-sebab ini, No. permohonan pinjaman bertarikh 08/05/2014 telah dihantar melanggar tarikh akhir yang ditetapkan..."

“Tolong bantu saya merumuskan nota penerangan dengan betul. Saya memegang jawatan pakar kanan di Dana Insurans Perubatan Wajib. satu organisasi perubatan Saya membuat kesilapan dalam laporan tahunan saya dan saya tidak menyedarinya. Kini pihak pengurusan menuntut kenyataan penjelasan daripada saya...”

Situasi 6

Apakah yang perlu anda lakukan jika anda melakukan pelanggaran dan ditangkap? Sudah tentu, anda perlu mengakui kesalahan anda dan berjanji untuk tidak membenarkan kelakuan sedemikian pada masa hadapan. Taktik ini akan berfungsi dengan baik jika ia adalah insiden terpencil dan bukan penyalahgunaan berterusan.

“Syarikat kami membenarkan akses kepada Internet hanya untuk urusan kerja. Dari semasa ke semasa, apabila saya tidak begitu sibuk di tempat kerja, saya melawat beberapa laman web dan forum mengenai pembaikan dan topik kereta. Pengurusan menghantar kepada saya senarai sumber yang saya lawati dan meminta saya memberikan nota penjelasan tentang sebab saya menggunakan Internet korporat secara tidak dibenarkan untuk tujuan peribadi. Bagaimana cara menulisnya dengan betul?

Jika anda tertangkap basah dan diberikan senarai pelanggaran, anda hanya perlu bertaubat. Ini boleh dilakukan dalam bentuk berikut: “Saya mengakui bahawa saya secara berkala menggunakan Internet korporat atas sebab peribadi. Saya berjanji untuk tidak melakukan ini pada masa hadapan, dan juga meminta saya untuk tidak dikenakan sebarang tindakan tatatertib.”

Situasi 7

Jika pengurus barisan anda menyokong anda dan berada di pihak anda, anda perlu menulis sesuatu yang neutral dan memuaskan hati fungsi/jabatan lain.

“Saya bekerja sebagai jurutera proses di kilang pembuatan, di pusat pemeriksaan pas peribadi saya telah dirampas kerana telah tamat tempoh. Pengurus saya menuntut saya membuat nota penerangan yang "kompeten" untuk perkhidmatan keselamatan. Tolong nasihatkan apa yang hendak ditulis..."

“Saya, (nama penuh), tidak memperbaharui pas peribadi saya pada masa yang ditetapkan atas sebab ....”

Pelbagai sebab boleh diberikan: perjalanan perniagaan, cuti sakit, serta sebab yang sama untuk orang yang terlibat dalam pelanjutan pas. Mungkin anda memohon untuk melanjutkan pas anda, tetapi pekerja yang bertanggungjawab sangat sibuk pada masa itu (kerana pemasangan peralatan baru, penyediaan laporan, dll.), dan anda diminta untuk kembali pada masa yang lain.

Situasi 8

Jika anda bercadang untuk mengambil inisiatif dan mengharapkan untuk menerima keputusan pengurusan daripada pengurusan mereka, untuk membuat sebarang perubahan pada proses pengeluaran atau memperbaiki keadaan yang tidak stabil, ia adalah perlu.

"Tolong bantu saya menulis memo, saya tidak tahu alamat siapa untuk menulisnya. Beginilah keadaannya. Saya ditugaskan ke fasiliti tersebut untuk bertanggungjawab memunggah kereta api. Saya menghadapi pelanggaran keselamatan di sana mengikut arahan yang mengawal selia pemunggahan gerabak. Penyimpanan bahan yang berlebihan berlaku, tapak itu sendiri tidak ditaburi dengan bahan penyah ais, pekerja membeku kerana mereka tidak terlindung, seperti yang dikehendaki oleh arahan. Kerja dijalankan walaupun semasa kabus, walaupun arahan melarang ini. Bagaimanapun, ketua perlindungan buruh mendakwa bahawa dia tidak mempunyai hak untuk menghentikan pengeluaran...”

Anda harus menyampaikan memo anda terus kepada ketua syarikat anda. Ini boleh dilakukan seperti berikut: “Saya ingin memberitahu anda bahawa di fasiliti X, kereta api dipunggah dengan melanggar arahan keselamatan... dsb.” Anda kemudiannya boleh menerangkan situasi semasa dengan cara yang sama seperti yang anda nyatakan dalam permintaan anda.

Sememangnya, keadaan hidup dan situasi kerja sangat pelbagai, dan oleh itu adalah mustahil untuk menyediakan untuk setiap kes, sama seperti mustahil untuk mencari sampel selesai dokumen untuk sebarang permintaan. Walau bagaimanapun, kami berharap terima kasih kepada contoh nota penerangan yang diberikan, anda akan menerima faedah praktikal untuk diri sendiri dan pada masa hadapan anda akan dapat menghadapi pelbagai jenis situasi.

Dalam kehidupan mana-mana pekerja, situasi mungkin berlaku kerana dia lewat untuk bekerja, tidak boleh pergi bekerja atau melaksanakan tugasnya dengan betul.

Pembaca yang dihormati! Artikel ini membincangkan cara biasa untuk menyelesaikan isu undang-undang, tetapi setiap kes adalah individu. Kalau nak tahu macam mana menyelesaikan masalah anda dengan tepat- hubungi perunding:

PERMOHONAN DAN PANGGILAN DITERIMA 24/7 dan 7 hari seminggu.

Ia pantas dan PERCUMA!

Sebab-sebab yang membawa kepada pelanggaran sedemikian mungkin sah atau tidak menghormati. Keputusan akan dibuat berdasarkan penjelasan pekerja yang diberikan.

Keadaan yang menyebabkan berlakunya pelanggaran tersebut hendaklah dinyatakan secara bertulis oleh pekerja.

Untuk melakukan ini, dia membuat nota penjelasan. Dokumen ini boleh menjadi ekskulpatori atau penerangan.

Sila ambil perhatian bahawa nota penerangan ialah dokumen rasmi yang disediakan dengan cara tertentu. Ia mengandungi maklumat yang menerangkan sebab pelanggaran.

Maksud utamanya adalah untuk membolehkan pekerja membayangkan keadaan melalui matanya, bercakap tentang apa yang berlaku dan, jika boleh, membenarkan dirinya sendiri.

Aspek umum

Nota penerangan ialah dokumen rasmi. Pendaftarannya adalah tugas pekerja yang melakukan pelanggaran. Dialah yang berminat untuk memastikan bahawa dokumen itu disediakan dengan betul.

Berdasarkan nota itu, keputusan akan dibuat sama ada berbaloi untuk mengenakan penalti ke atas pekerja tersebut. Pembentangan yang cekap akan membolehkan anda menerangkan kepada pengurus sebab-sebab pelanggaran tersebut.

Berdasarkan hasil pertimbangan nota pekerja, keputusan dibuat atas kesalahan atau tidak bersalahnya. Dalam kes pertama, tindakan akan diambil terhadapnya tindakan tatatertib.

Itulah sebabnya anda perlu mengambil serius proses menulis nota. Pemindahan dokumen ini mungkin wajib dalam kes yang diperuntukkan oleh undang-undang.

Dalam situasi lain, majikan memberi peluang kepada pekerja untuk menerangkan keadaan dengan menyatakannya secara bertulis, bukan berdasarkan peraturan undang-undang, tetapi atas inisiatifnya sendiri.

Jika pekerja mengambil berat tentang soalan: "Adakah saya diwajibkan untuk menulis nota penerangan?" - dia harus tahu bahawa tindakan ini adalah haknya.

Apa itu

Konsep "nota penerangan" tidak wujud dalam perundangan. Selaras dengan Kod Buruh Persekutuan Rusia semasa, kita bercakap tentang "meminta penjelasan secara bertulis."

Khususnya, pekerja menyediakannya sekiranya melakukan perbuatan yang menyalahi undang-undang, melanggar disiplin buruh, gagal memenuhi tugas, dsb.

Dalam kes ini, penjelasan tidak boleh disampaikan secara lisan. Nota ini disediakan bukan sahaja semasa membuat komitmen kesalahan tatatertib, tetapi juga dalam beberapa kes lain.

Kesemua mereka disatukan oleh "keperluan untuk membenarkan diri mereka sendiri." Oleh itu, nota penjelasan akan diperlukan semasa menyiasat kerosakan harta majikan.

Penting untuk faham ciri tersendiri dokumen ini. Ia hanya menyatakan kejadian secara bertulis.

Pekerja itu tidak membuat sebarang kenyataan dan tidak meminta untuk menyelesaikan situasi kontroversi. Ini ialah perbezaan antara nota penerangan dan dokumen rasmi lain, contohnya, laporan atau penyata.

Apakah sebab yang boleh ada?

Kami telah menyebut bahawa pekerja itu memberikan pernyataan penjelasan semasa penyiasatan kesalahan tatatertib.

Ia membolehkan anda melihat situasi melalui mata pekerja dan membuat keputusan objektif mengenai kesalahan atau tidak bersalahnya dalam melakukan perbuatan itu.

Sila ambil perhatian bahawa pekerja tidak perlu menulis nota. Namun, dialah yang berminat untuk membenarkan dirinya sendiri.

Jika pekerja terpaksa menulis penjelasan di tempat kerja, dia boleh mengadu kepada pihak berkuasa penyeliaan.

Dokumen ini dihasilkan, sebagai contoh, sekiranya berlaku lewat ke tempat kerja, ketidakhadiran, kegagalan untuk memenuhi tugas atau pelaksanaannya yang tidak wajar, kerosakan pada harta majikan, dsb.

Asas undang-undang

Peruntukan ini menetapkan bahawa memerlukan penjelasan bertulis daripada pekerja untuk mengenal pasti punca kerosakan adalah wajib.

Sekiranya pekerja enggan menulis atau mengelak menyerahkan dokumen ini kepada majikan, maka tindakan yang sepadan dibuat. Bentuk nota penerangan itu sendiri tidak diluluskan di peringkat negeri.

Cara menulis nota penerangan dengan betul di tempat kerja

Nota penerangan ialah bentuk khusus dokumen perniagaan. Ia tertakluk kepada peraturan untuk pembentukan akta jenis ini.

Pematuhan terhadap mereka bukanlah satu kewajipan untuk pekerja itu sendiri, tetapi dengan cara ini terdapat kemungkinan yang lebih tinggi bahawa dokumen itu akan disediakan dengan betul dan akan membawa manfaat yang diharapkan.

Nota penerangan disediakan pada helaian A4. Pekerja mesti menggunakan gaya persembahan perniagaan.

"Pengepala" dokumen menunjukkan penerimanya (biasanya pengarah besar syarikat), serta maklumat pekerja itu sendiri, termasuk nama penuh, unit struktur, dll.

Selepas ini, anda mesti menunjukkan tajuk dokumen, dan kemudian tulis teks nota. Situasi mesti dibentangkan dengan betul, cekap, dan tanpa kesilapan.

Adakah perlu menulis teks penerangan tentang penilaian tindakan anda? Sekiranya pekerja mengaku bersalah, maka dia perlu menunjukkan ini, dan juga menjelaskan bahawa pada masa akan datang tidak akan ada pelanggaran di pihaknya.

Biasanya nota penerangan ditulis dengan tangan. Anda boleh membentangkan versi yang ditaip pada komputer, tetapi majikan sendiri tidak mempercayai dokumen tersebut.

Dalam kes apa mereka menulis

Kami sebelum ini telah menyebut kes-kes tersebut apabila nota penjelasan mungkin diperlukan daripada pekerja - kesalahan tatatertib, menyebabkan kerosakan material kepada majikan, dsb.

Kami telah mempertimbangkan kes di mana dokumen ini diperlukan mengikut keperluan penggubal undang-undang.

Tetapi sila ambil perhatian bahawa situasi lain mungkin dinyatakan dalam dokumen tempatan perusahaan tertentu.

Keadaan ini mesti didokumenkan. Jika tidak, majikan tidak akan mempunyai bukti pematuhan terhadap keperluan undang-undang.

Dokumen yang dipanggil "Keperluan" disediakan pada kepala surat syarikat, didaftarkan dalam jurnal surat-menyurat keluar dan diberikan kepada pekerja dengan tandatangan.

Ia mesti menunjukkan tarikh pemindahan akta kepada pekerja syarikat. Ini yang membolehkan anda menavigasi tarikh akhir untuk menyerahkan penjelasan.

Apa yang perlu dilakukan jika pekerja enggan menerima tuntutan? Dalam keadaan ini, adalah perlu untuk merangka tindakan.

Kerana kegagalan menyelesaikan tugas

Nota penerangan mungkin diminta daripada pekerja kerana kegagalan menyelesaikan tugas. Dalam keadaan sedemikian, pekerja mesti menerangkan keadaan secara terperinci, menunjukkan sebab kesalahan, serta prasyarat dan fakta lain.

Kegagalan untuk menyelesaikan tugas boleh disebabkan oleh pelbagai keadaan.

Jika pekerja itu tidak bersalah melakukan kesalahan, maka bukti yang meyakinkan tentang perkara ini mesti disediakan.

Sebagai contoh, anda boleh menulis bahawa tugas itu tidak selesai kerana terlalu banyak kerja. Pada masa yang sama, anda tidak sepatutnya menulis bahawa kesalahan itu dilakukan kerana fakta bahawa bos tidak memberi.

Adalah penting untuk menunjukkan dalam nota penjelasan bahawa pekerja menyedari akibat salah lakunya, akan berusaha untuk membetulkan keadaan dan tidak akan membenarkannya timbul pada masa hadapan.

Untuk kesilapan

Mana-mana pekerja boleh melakukan kesilapan dalam proses kerjanya. aktiviti buruh. Selain itu, kedua-dua pekerja yang berpengalaman dan pekerja yang baru ditempa tidak terlepas daripadanya.

Biasanya kesilapan adalah akibat yang timbul disebabkan oleh sebab objektif dan subjektif tertentu.

Video: cara menulis nota penerangan

Ini adalah yang perlu ditunjukkan oleh pekerja dalam nota penerangannya. Adalah perlu untuk mendedahkan prasyarat dan keadaan yang menyebabkan berlakunya kesilapan.

Anda tidak sepatutnya mengalihkan tanggungjawab kepada rakan sekerja anda, tetapi kami juga tidak mengesyorkan mengakui kesalahan anda jika tiada.

Ia adalah perlu untuk menetapkan keadaan yang sebenarnya berlaku dalam amalan.

Kerana lambat

Lewat ke tempat kerja adalah satu kesalahan. Pekerja mesti menjelaskan sebab komisennya. Bergantung pada keadaan ini, keputusan akan dibuat untuk menggunakan langkah penguatkuasaan.

Penjelasan – dokumen personel, yang dipindahkan ke jabatan kakitangan atau terus kepada pengurus.

Di dalamnya, pekerja mengesahkan fakta lewat dan juga menunjukkan sebabnya. Ingat bahawa kelewatan sistematik boleh menjadi alasan untuk dibuang kerja kerana melanggar disiplin buruh.

Jadi, nota tentang terlambat boleh dibahagikan kepada 2 bahagian:

Tentang ponteng sekolah

Konsep "ponteng sekolah" termaktub dalam. Selaras dengan piawaian ini, ini bermakna ketidakhadiran dari tempat kerja tanpa sebab yang kukuh untuk keseluruhan syif atau 4 jam berturut-turut dalam satu syif.

Kesalahan ini boleh menyebabkan pemberhentian antara pekerja dan majikan.

Itulah sebabnya pekerja itu berminat untuk menjelaskan fakta yang menyumbang kepada komisennya.

Alasan berikut dianggap sah::

• sakit pekerja atau saudara terdekatnya;
• kematian ahli keluarga;
• kemalangan;
• bencana alam atau kemalangan.

Sebab yang sah mesti disahkan bukan dengan kata-kata, tetapi dengan bukti yang nyata.

Adakah mungkin untuk tidak menulis

Adakah perlu menulis nota penerangan kepada pekerja? Tidak, tetapi kami telah menyebut bahawa dialah yang sepatutnya berminat dengan reka bentuknya.

Pekerja itu tidak akan dapat mengelak daripada hukuman atas sebab tunggal dia tidak memberikan penjelasannya. Sebaliknya, dia kehilangan peluang untuk membenarkan dirinya sendiri.

Apakah akibat penolakan?

Penolakan tidak mempunyai sebarang akibat khusus. Perkara lain ialah pekerja itu tidak mewakili pendapat dan visinya tentang keadaan.

Sehubungan itu, dia menafikan peluang untuk membela diri dan mengemukakan hujahnya sendiri. Sebagai peraturan, ini mempunyai kesan negatif terhadap keputusan dalam kes tindakan tatatertib.

Keengganan akan dianggap sebagai keengganan untuk mengakui kesilapan atau pelanggaran, yang tidak akan selalu berguna. Terutama apabila ia datang kepada situasi di mana rasa bersalah pekerja benar-benar jelas.

Contoh dokumen

Nota penerangan ialah dokumen yang tidak mempunyai sampel yang diluluskan. Tiada keperluan seragam untuk penyiapan, kandungannya, dsb.

Walau bagaimanapun, untuk merumuskan dokumen dengan betul, anda harus mematuhi peraturan tentang cara menulis nota penerangan di tempat kerja selepas menyemak.

Jadi, ia harus mengandungi butiran berikut:

• ditujukan kepada siapa dan oleh siapa (maklumat mengenai pengurus dan pekerja);
• tajuk akta;
• teks itu sendiri (menggariskan situasi, sebab, fakta, dll.);
• permohonan (pilihan) yang boleh mengesahkan maklumat yang diberikan oleh pekerja;
• tandatangan dan tarikh.

Situasi yang tidak diduga mungkin timbul dalam kehidupan yang tidak dapat dielakkan. Tetapi bagaimana untuk memformalkannya dengan betul? Dalam artikel ini, kami akan melihat dengan tepat bagaimana atribut mesti ditunjukkan dalam dokumen perniagaan ini, dan kami juga akan menyentuh peraturan asas untuk mengisi nota penerangan.

Nota penerangan ialah dokumen

Nota penerangan ialah dokumen perniagaan yang mengumpulkan penjelasan daripada semua pihak kepada konflik. Walau bagaimanapun, perlu difahami bahawa dokumen ini bukanlah asas untuk membuat tuntutan kepada pihak pengurusan. Ia hanya akan mencerminkan intipati masalah.

Biasanya mereka diminta mengemukakan nota penerangan, pelanggaran disiplin kerja, dll. Tetapi pada masa yang sama, ramai yang tidak pernah memikirkan cara membuat nota penerangan dengan betul. Untuk memahami isu ini, anda boleh pergi 2 cara:

1. Dalam enjin carian, tanya pertanyaan "cara mengarang nota penerangan dengan betul" dan pilih yang paling banyak pilihan yang sesuai(pada pendapat anda)
2. Teroka artikel ini dan dapatkan maklumat tentang ketepatan membuat nota penerangan untuk semua keadaan

Sila ambil perhatian bahawa semasa membuat nota penerangan, satu peraturan asas digunakan. Ia adalah peraturan piawai surat-menyurat perniagaan dan pematuhannya hendaklah seperti ini:

• Nota itu harus mencerminkan idea utama masalah dalam gaya perniagaan tanpa kata-kata kotor dan vernakular
• Kebolehpercayaan maklumat yang diberikan dan ringkasannya
• Karangan penerangan ditulis dalam orang pertama dengan struktur ayat yang logik dan berurutan, mengekalkan kronologi
• Pada akhirnya, dokumen itu mesti disahkan dengan tandatangan dan tarikh penyediaan

Keperluan untuk bentuk dan bentuk nota penerangan

Nota penerangan: sampel

Tiada borang standard untuk nota penerangan; ia tidak diluluskan. Oleh itu, nota itu ditulis dalam apa jua bentuk. Tetapi jika anda tidak tahu cara menulis nota penerangan dengan betul, maka lebih baik menggunakan nota penerangan sampel di laman web kami.

Perlu diperhatikan bahawa sesetengah organisasi telah meluluskan borang nota penerangan mereka sendiri. Ini tidak dilarang oleh perundangan negara kita, yang bermaksud anda perlu menggunakan betul-betul borang yang syarikat tawarkan kepada anda.

Contoh nota penerangan kepada pengurusan organisasi

Menggunakan contoh nota penerangan kepada pengurusan organisasi kerana lewat atau tidak hadir, mari kita lihat bagaimana dokumen sedemikian perlu disediakan? Mari kita ambil, sebagai contoh, situasi di mana pekerja lewat ke tempat kerja atau memutuskan untuk mengambil cuti sehari, yang akan dianggap sebagai ketidakhadiran. Apa yang perlu saya tulis dalam kes ini?

Secara umum, mengisi nota penerangan akan kelihatan seperti ini:

1. Di penjuru kanan sebelah atas helaian anda harus menulis nama penuh anda. rasmi, kepada siapa nota penerangan dihantar. Sebagai contoh, Cherry LLC kepada Ivanov Ivan Ivanovich
2. Sedikit lebih rendah, di bawah penerima, anda perlu menunjukkan dari siapa nota itu ditulis. Itu. nyatakan butiran anda. Sebagai contoh: dari ketua ekonomi Evgeniy Romanovich Levochkin.
3. Berundur sedikit lagi, di tengah helaian anda perlu menulis nama dokumen. Iaitu: Penjelasan.
4. Bahagian utama nota. Bahagian nota penerangan ini mestilah dengan jelas dan jelas menggambarkan sebab ketidakhadiran, yang kini dituntut oleh pihak pengurusan perusahaan untuk menjelaskan.
5. penyiapan. Pada akhirnya anda mesti meletakkan tarikh dokumen itu disediakan dan tandatangan anda. Contohnya: 06/29/16, Levochkin E.R.

Contoh

Nota penerangan perlu menjelaskan sebab pelanggaran

Contoh bahagian utama nota penerangan sepatutnya kelihatan seperti ini: 28/06/2016 Saya tidak hadir untuk tempat kerja untuk alasan yang baik - rehat pembetungan di apartmen. Akibat kecemasan, saya terpaksa menghubungi perkhidmatan kecemasan, serta mengambil langkah untuk meminimumkan akibat kemalangan itu.

Perkhidmatan kecemasan tiba apabila dipanggil hanya 4 jam kemudian, i.e. pada 13.25 waktu tempatan. Sepasukan pakar memulakan kerja pembaikan pada 13.40. Mereka dapat menyelesaikan masalah hanya selepas 3 jam dan 45 minit. Pada masa itu hari bekerja sudah pun berakhir. Tinggalkan apartmen semasa acara itu kerja pembaikan Saya tidak boleh kerana saya hidup sendiri. Oleh itu, tiada orang lain yang boleh memberikan akses kepada tukang paip saya ke pangsapuri saya kecuali saya.

Saya tidak dapat menelefon dan memberi amaran kepada pihak pengurusan syarikat tempat saya bekerja, kerana tidak hadir telefon bimbit. Dan apabila saya menghubungi dari talian tetap, terdapat beberapa jenis gangguan, yang menyebabkan saya tidak dapat meneruskan kerja. Saya melampirkan sijil pada nota penjelasan, yang mengesahkan realiti kemalangan dan kerja pembaikan di apartmen saya.

Nota penerangan yang disusun dihantar untuk pertimbangan kepada ketua atau yang diberi kuasa dalam perkara ini. Beliau, seterusnya, mengkaji dokumen yang diserahkan dan melampirkan resolusinya untuk mengambil langkah khusus berhubung dengan pekerja ini.

Jika pengurus memutuskan untuk mengambil tindakan tatatertib terhadap pekerja tersebut, nota penerangan akan disertakan bersama kes tersebut sebagai bukti.

Nota penerangan kepada sekolah

Nota penerangan ditulis ditujukan kepada pengurus

Pada dasarnya, nota penerangan kepada sekolah boleh dikatakan tidak berbeza dengan nota yang disediakan oleh pekerja di tempat kerjanya. Rumah ciri tersendiri Seorang pegawai akan menghantar nota penerangan kepada sekolah:

• Guru kelas
• guru besar
• Pengarah

Mari kita lihat cara menulis surat penerangan ke sekolah dengan lebih betul:

1. "Topi", i.e. Di penjuru kanan sebelah atas helaian anda perlu menunjukkan penerima. Sebagai contoh, kepada Pengarah Sekolah Menengah No. 1, Alexey Viktorovich Kuzmin.
2. "Daripada siapa." Seterusnya anda menulisnya seperti ini: daripada pelajar gred 11-B Lavrenko Irina Anatolyevna. Jika nota itu ditulis bagi pihak ibu bapa pelajar, maka ia mesti ditulis daripada Gr. Larisa Vitalievna Lavrenko
3. Bahagian utama. Di sini dalam teks adalah perlu untuk menerangkan sebab terlambat ke kelas sekolah.

Contoh

Katakan nota penerangan itu ditulis oleh ibu pelajar, maka kandungannya hendaklah seperti berikut:

"Saya, Larisa Vitalievna Lavrenko, ibu kepada pelajar gred 11-B Lavrenko Irina Anatolyevna, mengenai ketidakhadirannya pelajaran sekolah Saya boleh memberikan penjelasan. Bangun pada waktu pagi, anak perempuan saya mengadu sakit gigi yang teruk, dan kami pergi bersamanya untuk berjumpa doktor gigi. Selepas memberikan bantuan, doktor memberitahu bahawa anak saya memerlukan rehat dan lebih baik dia pulang ke rumah. Sehubungan itu, kanak-kanak itu tidak hadir ke kelas pada 12 Oktober 2016. Saya melampirkan pada nota penerangan itu sijil yang dikeluarkan oleh doktor gigi.”

Biasanya nota penerangan seperti itu ditulis pada nama guru kelas. Tetapi bukan itu maksudnya. Perkara utama adalah untuk mengetahui kepada siapa sebenarnya nota itu akan ditujukan, dan hanya kemudian mula mengarangnya.

Keupayaan untuk mengarang nota penerangan dengan betul tidak akan menyakiti sesiapa pun. Walau bagaimanapun, jika anda sudah mempunyai sejarah kelewatan atau ketidakhadiran yang berulang, maka mungkin sudah tiba masanya untuk anda berfikir dan mengusahakan ketepatan masa anda. Lagipun, ini akan membantu anda meningkatkan reputasi anda menjadi lebih baik.

Bagaimana untuk menulis nota penerangan? Tutorial video akan mengajar:

Tiada orang yang kebal daripada kemalangan, termasuk di tempat kerja. Pelanggaran disiplin buruh boleh dihukum kecuali ada sebab yang munasabah.

Pembaca yang dihormati! Artikel ini membincangkan cara biasa untuk menyelesaikan isu undang-undang, tetapi setiap kes adalah individu. Kalau nak tahu macam mana menyelesaikan masalah anda dengan tepat- hubungi perunding:

PERMOHONAN DAN PANGGILAN DITERIMA 24/7 dan 7 hari seminggu.

Ia pantas dan PERCUMA!

Bagaimana untuk mengisi nota penerangan di tempat kerja pada tahun 2019? Kegagalan untuk mematuhi disiplin buruh mengancam pekerja dengan tindakan tatatertib.

Dalam sesetengah kes, pelanggaran boleh mengakibatkan pemecatan. Dalam kes ini, pekerja boleh mempengaruhi keputusan pengurusan dengan menyebut alasan yang sah untuk pelanggaran tersebut. Bagaimana untuk menulis nota penjelasan di tempat kerja pada tahun 2019?

Sorotan

Situasi boleh berlaku kepada mana-mana pekerja apabila dia lewat ke tempat kerja, tidak dapat melaksanakan tugasnya dengan betul, atau terpaksa terlepas waktu bekerja.

Dari perspektif undang-undang buruh, ini akan diiktiraf sebagai pelanggaran disiplin buruh. Tetapi sebabnya boleh menjadi hormat dan tidak hormat.

Berdasarkan penjelasan pekerja, pihak pengurusan akan memutuskan sama ada untuk menghukum pekerja tersebut.

Pekerja mesti menerangkan keadaan semasa secara bertulis. Mengikut peraturan yang diterima umum, nota penerangan disediakan.

Ini mungkin exculpatory atau penjelasan. Nota penerangan adalah dokumen rasmi, dan ia mesti disediakan dengan betul.

Tujuan utama nota itu adalah untuk menjelaskan sebab-sebab pelanggaran dan kemungkinan membebaskan pekerja. Tetapi maklumat perlu disampaikan dengan betul.

Apa itu

Tiada konsep "" dalam perundangan. Walau bagaimanapun, "memerlukan penjelasan secara bertulis" disebut.

Kita bercakap tentang situasi di mana pekerja melakukan tindakan yang menyalahi undang-undang atau proses pengeluaran terganggu kerana kesalahannya.

Adalah jelas bahawa pekerja akan cuba menerangkan keadaan secara lisan. Tetapi penjelasan sedemikian tidak boleh digunakan dalam aliran dokumen.

Oleh itu, nota penjelasan ialah dokumen di mana pekerja menyatakan secara bertulis sebab-sebab pelanggaran piawaian buruh.

Iaitu, ia hanya menyatakan kejadian yang berlaku. Pekerja tidak membuat sebarang kenyataan dalam nota penerangan. Dia tidak meminta untuk memahami keadaan semasa.

Fakta ini membezakan nota ini daripada dokumen rasmi lain, contohnya, laporan atau kenyataan. Nota penerangan merujuk kepada dokumentasi yang bersifat maklumat atau rujukan.

Atau pekerja itu salah menilai kemungkinan akibat daripada tindakan anda. Nota penerangan memaparkan bukan sahaja sebab pelanggaran, tetapi juga prasyarat yang membawa kepada berlakunya situasi itu.

Keadaan yang menyumbang kepada ketidakpedulian terhadap butiran kerja juga ditunjukkan. Bagaimana untuk menulis nota penjelasan tentang kesilapan dalam kerja?

Ia tidak disyorkan untuk mengalihkan tanggungjawab anda kepada rakan sekerja anda, bagaimanapun, anda tidak sepatutnya mengaku bersalah.

Sebagai contoh, seorang pekerja membuat kesilapan semasa bekerja pada peralatan baru. Anda boleh, sudah tentu, merujuk kepada arahan yang tidak betul. Tetapi lebih baik merujuk kepada kekurangan pengalaman yang betul.

Untuk cuti

Ini adalah ketidakhadiran bekerja sepanjang hari bekerja atau lebih daripada empat jam berturut-turut dalam satu syif kerja.

Ketidakhadiran tanpa alasan yang kukuh mungkin menjadi alasan untuk penamatan. kontrak pekerjaan. Oleh itu, pekerja sangat berminat untuk bercakap secara terperinci tentang ketidakhadiran.

Sebagai peraturan, perkara berikut dianggap hormat:

• sakit pekerja atau saudara terdekat, disahkan oleh sijil perubatan;
• kematian ahli keluarga;
• kemalangan;
• kemalangan;
• bencana alam.

Bagaimanapun alasan yang baik diiktiraf hanya jika terdapat bukti dokumen.

Kerana lambat

Sekali imbas, nampaknya tiada perbezaan ketara antara nota rasmi, memorandum dan penerangan, kerana Dokumen ini adalah serupa dari segi tujuan - semuanya bersifat maklumat. Walau bagaimanapun, ini adalah dokumen berbeza yang berbeza dalam kandungan, penyasaran dan tujuan penyediaan. Di samping itu, ia tidak mengandungi arahan, tetapi memberikan maklumat yang mendorong penerima untuk membuat keputusan muktamad mengenai isu yang sedang dipertimbangkan.

Apakah ciri-ciri rasmi, laporan, nota penerangan? Bagaimana untuk menyediakan setiap dokumen dengan betul di atas kertas? Kami akan cuba menjawab soalan ini dan soalan lain dari sudut pandangan praktikal.

LAPORAN

Memorandum(kod 0286041 mengikut OKUD) adalah maklumat dan dokumen rujukan yang ditujukan kepada pengurus, ketua jabatan dan orang lain yang diberi kuasa. Ia menetapkan secara terperinci sebarang isu dengan kesimpulan dan cadangan pengkompil dan bertujuan untuk mendorong pihak pengurusan membuat keputusan tertentu.

Tiada definisi "memorandum" sebagai konsep bebas dalam perundangan.

Memorandum itu disediakan atas arahan bertulis atau lisan pengurus, dan atas inisiatif pekerja itu sendiri (contohnya, dalam kes di mana, untuk menyelesaikan sebarang isu pengeluaran atau ekonomi, ia menjadi perlu untuk membentangkan maklumat secara bertulis kepada pengurusan yang lebih tinggi). Dengan bantuan dokumen sedemikian, anda boleh membuat cadangan untuk menambah baik bahagian teknikal proses pengeluaran, menyatakan ketidaksetujuan dengan keputusan yang dibuat oleh pengurus atasan, dan juga menyatakan pandangan anda jika perselisihan timbul dengan rakan sekerja. Oleh itu, apabila menyediakan memorandum, pertama sekali penting bagi pengarang untuk merumuskan dengan jelas kedudukannya, dan kemudian memberikan hujah yang meyakinkan yang memihak kepadanya.

Jenis memo

• kepada inisiatif;
• maklumat;
• pelaporan.

Inisiatif memorandum disediakan dengan matlamat untuk mendorong penerima untuk membuat keputusan tertentu, oleh itu teks memo itu menyatakan fakta dan mengandungi cadangan, cadangan atau kesimpulan khusus.

Maklumat laporan disediakan secara berkala dan mengandungi maklumat tentang butiran, keputusan atau kaedah melaksanakan kerja.

Pelaporan laporan itu memaklumkan tentang penyiapan kerja, peringkatnya, pelaksanaan arahan, perintah, dsb.

Bergantung daripada penerima laporan dibahagikan kepada:

• kepada yang luar;
• dalaman.

Memo luaran ditujukan kepada ketua institusi tertentu, yang disediakan pada kepala surat am organisasi, ditandatangani oleh ketua dan biasanya mengandungi butiran berikut:

• nama organisasi;
• tarikh;
• indeks;
• tempat penyusunan;
• penerima;
• tajuk kepada teks;
• teks;
• tandatangan pengurus;
• nama keluarga penghibur, nombor telefon.

Memorandum luar diserahkan kepada ketua organisasi yang lebih tinggi (Contoh 1).

Contoh 1

Memo luaran

LAPORAN

10.02.2014 № 12/05-14

Mengenai menarik tambahan

sumber buruh

Andrey Vasilievich yang dihormati!

Oleh kerana kekurangan calon pada peringkat membentuk alat pentadbiran untuk cawangan Moscow, adalah perlu untuk menarik sumber buruh daripada sumber tambahan sehingga 14 April 2014. Temuduga dengan calon baharu hendaklah dijalankan selewat-lewatnya pada 21/04/2014.

Pembayaran perbelanjaan untuk perkhidmatan tambahan akan dilaksanakan mengikut klausa 4.5 Perjanjian Perkhidmatan No 04/56 bertarikh 02/14/2014.

Ketua Jabatan Sumber Manusia Semenov DALAM. Semenov

Dalam kes No 03-13

Odintsova 02/10/2014

Memo dalaman dihantar ke luar institusi, contohnya kepada organisasi yang lebih tinggi, disediakan pada helaian kertas A4 standard, tetapi menunjukkan semua butiran yang diperlukan yang terletak mengikut GOST 6.30-2003 "Sistem dokumentasi bersatu. Sistem bersatu dokumentasi organisasi dan pentadbiran. Keperluan untuk merangka dokumen" (Contoh 2).

Butiran mandatori memorandum dalaman termasuk:

• Nama unit struktur;
• nama jenis dokumen (LAPORAN);
• tarikh;
• pendaftaran (nombor keluar);
• tajuk kepada teks;
• teks;
• tandakan tentang kehadiran permohonan (jika ada);
• destinasi;
• tandatangan pemula (menunjukkan kedudukan, inisial, nama keluarga).

Contoh 2

Memo dalaman

LAPORAN

07.04.2014 № 6

Mengenai ketidakhadiran yang dilakukan oleh pengurus

jabatan jualan

Saya ingin memaklumkan kepada anda bahawa hari ini, 04/07/2014, pengurus jualan Valentina Ivanovna Petrova tidak hadir di tempat kerjanya sepanjang hari bekerja dari jam 10:00 pagi hingga 6:30 petang.

Tiada maklumat atau dokumen diberikan yang mengesahkan kesahihan sebab ketidakhadiran V.I.

Sehubungan dengan pelanggaran itu, saya mencadangkan untuk memecat V.I. untuk ketidakhadiran.

Ketua Jabatan Jualan Ignatiev O.A. Ignatiev

Dalam kes No. 02-10

Sidorova 04/07/2014

Pendaftaran butiran laporan

Semasa menyediakan memorandum, kedua-dua sudut (Contoh 3) dan susunan membujur bagi butiran bahagian pengepala (Contoh 4) digunakan.

Contoh 3

Lokasi sudut butiran dalam memorandum

Nama

unit struktur Destinasi

LAPORAN

______________ № ________

Tajuk

Contoh 4

Susunan membujur butiran dalam laporan

Nama unit struktur

LAPORAN

_____________ № _________

Tajuk

Nama jenis dokumen ditulis dalam huruf besar(LAPORAN) dan boleh terletak di tengah atau dari sempadan medan kiri.

tarikh Dan nombor memo ditulis pada satu baris. Tarikh sedang dikeluarkan angka Arab (21.04.2014 ) atau kaedah alfanumerik ( 21 April 2014.).

Sila ambil perhatian

Tarikh memorandum luar ialah tarikh pengesahannya dan dihantar kepada penerima, tarikh memorandum dalaman - tarikh penyediaan dan tandatangan.

Nombor pendaftaran pada memorandum dalaman ia ditandakan sama ada di tempat penyediaan atau di tempat penerimaan - bergantung pada sistem pendaftaran dokumen yang beroperasi dalam organisasi.

Jika laporan mesti disemak oleh pihak yang berkepentingan, ia ditanda kelulusan visa, dan selepas membuat keputusan - resolusi pemimpin.

Penerimaan resolusi adalah peringkat akhir pertimbangan laporan.

Sila ambil perhatian

Resolusi pengurus yang menyemak memorandum dalaman akan menjadi asas untuk mengambil sebarang langkah, mengeluarkan dokumen atau mengadakan acara.

Tajuk kepada teks secara ringkas mendedahkan kandungan dokumen. Ia dirumus mengikut peraturan am menulis tajuk untuk dokumen: menggunakan kata depan o/o Dan kata nama lisan dalam kes preposisi, sebagai contoh Mengenai ketidakhadiran Lazarenko O.O.

Teks memorandum terdiri daripada dua atau tiga bahagian semantik:

• pada mulanya - menyatakanbahagian- menyatakan sebab, fakta atau peristiwa yang menjadi sebab penulisannya;
• dalam kedua - bahagian menganalisis- mengandungi analisis keadaan semasa dan menyediakan pilihan yang mungkin penyelesaian;
• dalam ketiga - bahagian ringkasan- mengandungi kesimpulan dan cadangan untuk tindakan khusus yang, pada pendapat pengkompil, perlu diambil.

Bahagian kedua laporan mungkin hilang. Dalam kes ini, teks memorandum mengandungi rasional, kesimpulan dan cadangan penyusun.

Jika memo itu mempunyai lampiran, tandakan tentangpermohonan dilakukan sebelum menandatangani.

Nota yang menunjukkan kehadiran aplikasi yang dinamakan dalam teks nota diformatkan seperti berikut:

Permohonan: untuk 3 l. dalam 1 salinan.

Jika nota mempunyai lampiran yang tidak dinamakan dalam teks, maka nyatakan namanya, bilangan helaian dan salinannya.

Lampiran: Peraturan Jabatan Pinjaman Wilayah untuk 5 muka surat. dalam 1 salinan.

Memo dalaman tanda pengkompil (jika ia dibentangkan kepada ketua unit) dan ketua unit (jika ia dibentangkan kepada ketua organisasi); memo luaran tanda-tanda ketua organisasi.

Sila ambil perhatian

Jika memorandum dirangka pada dua atau lebih muka surat, maka muka surat kedua dan seterusnya mesti dinomborkan. Nombor siri ditulis di sebelah kanan jidar atas halaman dalam angka Arab.

NOTA PERKHIDMATAN

Memo perkhidmatan adalah sejenis laporan. Ini adalah mesej maklumat bertulis, digunakan secara meluas dalam amalan struktur pengurusan moden pelbagai peringkat dan bentuk organisasi dan undang-undang. Memo pejabat menyediakan komunikasi langsung antara objek pengurusan pada tahap mendatar.

By the way

Memo rasmi ialah dokumen yang tidak mempunyai status rasmi. Ia tidak disediakan dalam OKUD.

Memo disediakan dalam pelbagai situasi. Objektif biasa dokumen ini termasuk:

• meminta maklumat;
• mengeluarkan arahan;
• mengiringi mesej lain (nota penutup);
• pengumuman (notis).

Teks memo mengandungi maklumat tentang sebab penyediaannya dalam bentuk cadangan, permintaan, permohonan. Ini mungkin maklumat tentang pergerakan kakitangan, mesyuarat, perubahan dalam budaya korporat syarikat, dsb. Nota perkhidmatan disediakan pada helaian standard kertas A4.

Memo ditandatangani oleh pakar atau ketua jabatan. Tarikh memo ialah tarikh ia dirangka dan ditandatangani.

Undang-undang tidak memperuntukkan keperluan yang ketat untuk penyediaan dan pelaksanaan memo rasmi, oleh itu prosedur untuk pelaksanaannya, dengan mengambil kira spesifik organisasi, harus ditetapkan dalam akta pengawalseliaan tempatan, sebagai contoh, dalam arahan untuk pejabat. kerja. Format memo harus memenuhi tujuan untuk memudahkan dan mempercepatkan proses komunikasi dalaman.

Contoh reka bentuk memo dibentangkan dalam Contoh 5 .

Contoh 5

Memo perkhidmatan

Pada hari Sabtu, 19/04/2014, dari 9:00 hingga 16:00, jabatan HR Sever LLC akan menjalankan kerja pemasangan memasang sistem penggera.

Saya meminta anda membenarkan akses untuk melaksanakan kerja untuk pekerja syarikat Energoset berikut:

1. Simakin I.P.

2. Ivanov P.N.

Ketua Operasi Pentadbiran Sviridov N.N. Sviridov

Dalam kes No 02-14

Ilyina 16/04/2014

NOTA PENERANGAN

Nota penerangan- ini adalah dokumen dalaman yang menerangkan sebab bagi sebarang tindakan, fakta, kes, insiden, yang dibuat oleh pekerja organisasi dan dikemukakan kepada pegawai yang lebih tinggi.

Menurut bahagian satu Seni. 193 Kod Buruh Persekutuan Rusia Sebelum menggunakan sekatan tatatertib, majikan mesti meminta daripada pekerja penerangan bertulis. Pekerja melaporkan sebab dan keadaan kesalahan tatatertib dalam nota penerangan. Berdasarkan nota penerangan, pengurus membuat keputusan untuk mengenakan tindakan tatatertib kepada pekerja. Selain itu, dokumen ini merupakan salah satu alasan untuk majikan menilai tahap keterukan kesalahan yang dilakukan dan keadaan di mana ia dilakukan.

Dalam OKUD OK 011-93, dokumen ini disebut sekali sahaja - nota penjelasan mengenai pelanggaran disiplin buruh (kod 0286091), yang tergolong dalam kelas 0286000 "Dokumentasi untuk pendaftaran sekatan tatatertib."

Jenis nota penerangan dan ciri-cirinya

• disediakan untuk menerangkan peruntukan individu bagi kerja yang dilakukan (projek, laporan, pembangunan);
• disediakan sekiranya berlaku situasi biasa, pelanggaran disiplin, salah laku, dsb.

Nota penerangan ditulis dengan tangan oleh pekerja dalam satu salinan pada helaian kertas A4 standard dan ditujukan kepada orang yang memintanya. Ia juga boleh ditaip pada komputer menggunakan borang stensil yang diterima oleh organisasi. Bentuk nota penerangan, serta kaedah pelaksanaan (tulisan tangan atau pada komputer), tidak ditetapkan secara sah.

Nota penerangan boleh dibuat oleh unit struktur atau pegawai tertentu.

Nota sebagai bukti

Majikan, dengan memerlukan nota penerangan yang ditulis dengan tangan daripada pekerja, dengan itu melindungi dirinya daripada tindakan yang menyalahi undang-undang di pihak pekerja semasa pertikaian buruh. Ia menghalang penggantian dokumen asal.

Jika syarikat menggunakan borang templat, maka pada akhir teks anda boleh membuat nota:Penjelasan disusun secara peribadi menggunakan komputer peribadi. tarikh. Tandatangan.

Pendaftaran butiran individu laporan

Untuk menyatukan maklumat dan dokumen rujukan, nota penjelasan hendaklah disediakan dan dilaksanakan mengikut keperluan GOST 6.30-2003.

tarikh nota penerangan ialah tarikh penyediaannya.

Teks nota penerangan mesti mengandungi:

Penerangan tentang fakta yang menjadi sebab penulisannya;

Hujah yang menerangkan keadaan semasa.

Teks nota mestilah meyakinkan dan mengandungi bukti yang tidak boleh disangkal.

Selepas pendaftaran tandatangan jawatan, tandatangan peribadi, inisial dan nama keluarga ditunjukkan.

Sebagai aplikasi Dokumen boleh disediakan yang mewajarkan tindakan pembuat dokumen dan mengesahkan keadaan tertentu.

Dari segi struktur teks, nota penerangan berbeza daripada laporan kerana ia tidak mengandungi kesimpulan dan cadangan (Contoh 6).

Sila ambil perhatian

Jika syarikat telah membangun dan meluluskan bentuk piawai nota penerangan yang digunakan dalam pelbagai situasi, ini tidak bermakna pekerja mesti membuat nota mengikut borang yang diluluskan. Dokumen yang tidak disediakan mengikut borang juga mungkin sah.

Contoh 6

Nota penerangan

Guna tindakan tatatertib
dalam bentuk teguran kepada Alexandrova I.I.

Mengeluarkan arahan kepada jabatan HR.
Smolkin 17/04/2014

Kepada Pengarah LLC "SV"

A.V. Smolkin

NOTA PENERANGAN

14.04.2014 № 14

Tentang ketidakhadiran kerja

Saya, Alexandrova Irina Igorevna, akauntan, tidak hadir di tempat kerja pada 14 April 2013 dari 9:00 pagi hingga 3:30 petang kerana keadaan peribadi.

Saya tiada dokumen sokongan.

Akauntan Alexandrova I.I. Alexandrova

PENDAFTARANLAPORAN, RASMI, NOTA PENERANGAN

Salah satu fungsi perkhidmatan pengurusan rekod organisasi adalah untuk memastikan carian segera untuk maklumat yang diperlukan berkaitan dengan promosi dokumen yang dipindahkan kepada kontraktor. Untuk memudahkan pencarian data ini, pelbagai borang pendaftaran digunakan.

Laporan, nota rasmi dan penerangan, mengikut tujuan fungsinya, adalah pembawa maklumat tertentu. Memandangkan isu yang dinyatakan dalam nota memerlukan keputusan bertulis dalam bentuk resolusi ketua organisasi atau pegawai lain yang diberi kuasa, dokumen mesti didaftarkan.

Biar kami ingatkan anda bahawa terdapat tiga bentuk pendaftaran dokumen: majalah, kad dan automatik. Organisasi mempunyai hak untuk memilih bentuk pendaftaran yang paling berkesan dan sesuai.

▪ Borang pendaftaran jurnal - yang paling biasa, tetapi tidak selalunya mudah, kerana pendaftaran semua dokumen di dalamnya pergi ke susunan kronologi, dan apabila mencari dokumen tertentu, pakar perlu melihat semua helaian jurnal. Pencarian maklumat juga rumit oleh fakta bahawa dokumen inisiatif boleh didaftarkan, sebagai contoh, dalam satu jurnal, dan respons kepadanya dalam jurnal lain. Tiada borang pendaftaran wajib (majalah) yang diperuntukkan oleh undang-undang. Bentuk buku log yang disyorkan ditunjukkan dalam Contoh 7.

Contoh 7

Serpihan log laporan dan nota penerangan

Tarikh dokumen	Nombor pendaftaran	Jenis dokumen ringkasan	Siapa yang menandatangani dokumen itu	Pelaksana	Dipindahkan ke	Resit resit (tandatangan, tarikh)	Tandai semasa menghantar dokumen ke fail
07.04.2014	03-10/14	Semasa memanggil juruwang O.R. Shvets dari bercuti.	Ketua Jabatan Sumber Manusia	Pemeriksa HR	jabatan HR	Smirnova V.A. 07.04.2014	Dalam kes No. 03-14 Smirnov 04/07/2014

▪ Borang pendaftaran kad Berbanding dengan versi majalah, ia lebih mudah dan disesuaikan. Kad pendaftaran dan kawalan dokumen yang dibuat semasa mencari dalam pengelas memungkinkan untuk mengoptimumkan proses carian dokumen dan mengurangkan masa proses pendaftaran. Kelebihan pendaftaran kad yang jelas ialah beberapa pekerja boleh mengendalikan pendaftaran pada masa yang sama;

▪ Borang pendaftaran automatik (elektronik). melibatkan penggunaan khas perisian. Maklumat mengenai dokumen dimasukkan ke dalam pendaftaran elektronik dan kad kawalan yang disimpan dalam pangkalan data. Serentak dengan pendaftaran, pendaftaran dan kad kawalan boleh dicetak.

Biasanya, laporan dan nota penerangan mempunyai indeks pendaftaran yang kompleks, yang dirumuskan dengan cara yang sama seperti indeks dokumen keluar. Nombor pendaftaran terdiri daripada indeks kes mengikut tatanama kes (termasuk indeks unit struktur dan nombor kes mengikut tatanama kes unit ini) dan nombor siri dokumen dalam satu tahun kalendar.

Sila ambil perhatian

Isu pendaftaran dan perakaunan dokumen dalam organisasi harus ditunjukkan dalam arahan untuk kerja pejabat. Arahan hendaklah termasuk:

1) senarai dokumen tidak berdaftar.

2) senarai kumpulan dokumen berdaftar, dan bagi setiap kumpulan perkara berikut mesti ditunjukkan:

Tempat pendaftaran;

Masa dan prosedur untuk pendaftaran;

Peraturan untuk membuat nombor pendaftaran;

Borang pendaftaran dibuat;

Senarai butiran yang dimasukkan dalam borang, peraturan untuk mengisinya;

Peraturan untuk merekod pergerakan dokumen selepas pendaftaran;

Prinsip pendaftaran (pendaftaran tunggal atau berulang apabila memindahkan dokumen ke jabatan lain);

3) prosedur untuk penerimaan berulang dokumen oleh organisasi (untuk dokumen masuk).

Tempoh penyimpanan untuk laporan, nota rasmi dan penerangan

Tempoh penyimpanan ditetapkan dalam Senarai dokumen arkib pengurusan standard yang dijana dalam proses aktiviti agensi kerajaan, badan dan organisasi kerajaan tempatan, menunjukkan tempoh penyimpanan, yang diluluskan oleh perintah Kementerian Kebudayaan Rusia bertarikh 25 Ogos 2010 No. 558. Selaras dengan Senarai yang ditentukan, tempoh penyimpanan untuk memo boleh 1 tahun, 3 tahun, 5 tahun, 75 tahun, secara kekal. Nota penerangan hendaklah disimpan secara kekal.

Nasihat kami

Apabila menyediakan nota, adalah perlu untuk mematuhi gaya seragam, dan teks utama dokumen mesti mematuhi peraturan etika perniagaan Dan keperluan yang ditetapkan kepada penyediaan dokumen. Kesan yang tidak menyenangkan ditinggalkan oleh dokumen yang disusun dan dilaksanakan secara selamba dengan kesilapan tatabahasa. Jangan tergesa-gesa menghantar dokumen kepada penerima, tetapi baca pruf dengan teliti, betulkan, jika ada, kesilapan tatabahasa atau kesilapan menaip.