Kakitangan perakaunan untuk akauntan. Ciri-ciri penyimpanan operasi dan arkib dokumen kakitangan

Agar semua dokumentasi utama disimpan pada tahap yang sesuai, kerja diselaraskan jabatan HR adalah perlu, yang mana banyak proses kerja perusahaan bergantung.

Ini adalah pengurusan segala-galanya yang berkaitan dengan perakaunan dana dan pergerakan kakitangan.

Keberkesanan pembinaannya bergantung kepada pembayaran tepat pada masanya, ketepatan pembentukan dokumentasi dan aliran proses pengeluaran lain.

Penting: kunci kepada operasi jabatan HR yang lancar dan tepat pada masanya adalah pakar terlatih yang, sebagai tambahan kepada kemahiran pengurusan pejabat, sangat mengetahui undang-undang Buruh.

Proses perakaunan kakitangan diperlukan untuk mencapai matlamat berikut:

• Mengagihkan pekerja di antara proses dengan betul;
• Kenal pasti sumber yang tidak digunakan;
• Selesaikan semua isu bermasalah dengan kakitangan tepat pada masanya.

Anda akan belajar cara mengatur rekod kakitangan dengan betul dalam perusahaan dalam video ini:

Apakah isu yang diselesaikan oleh jabatan HR?

Secara umum, semua soalan mengenai kerja kakitangan diselesaikan oleh jabatan kakitangan:

• Pengambilan dan pemecatan;
• Pendaftaran percutian dan pembayaran yang berkaitan dengannya;
• Akruan insentif dan bonus juga adalah dalam kecekapan mereka;
• Pembentukan kakitangan. anda akan belajar cara membuat pesanan yang meluluskan jadual perjawatan;
• Membuat perubahan pada jadual kerja;
• Masalah kerja kakitangan lain.

Ciri-ciri rekod kakitangan

Di perusahaan, setiap peringkat kerja jabatan HR dijalankan mengikut peraturan secara bersyarat, semua jenis kerja boleh dibahagikan kepada yang berikut:

• Prosedur untuk merangka dan menyelenggara dokumentasi kakitangan;
• Pendaftaran ketidakupayaan untuk bekerja;
• Penyediaan dokumen untuk arkib;
• Mengekalkan rekod ketenteraan dalam organisasi;
• Menyimpan data peribadi setiap ahli pasukan;
• Pengiraan premium insurans.

Semua aliran dokumen kakitangan boleh dibahagikan kepada dua cabang:

• Untuk kakitangan – kad peribadi dan semua pesanan yang berkaitan dengan setiap pekerja secara individu;
• Pengurusan kakitangan - peraturan peraturan dalaman, peraturan jabatan, laporan bilangan pekerja.

Di samping itu, jabatan kakitangan menyimpan semua dokumen yang menjadi asas untuk mengeluarkan pesanan, serta penyata dan lembaran gaji, yang bukan asas, tetapi mewujudkan asas dokumentasi tambahan yang diperlukan.

Ia berikutan bahawa dokumen utama adalah:

• Perjanjian kolektif untuk menyelesaikan situasi yang dinyatakan di dalamnya;
• Perihalan kerja, jika beberapa tanggungjawab tidak dinyatakan dalam kontrak;
• Peruntukan gaji dan bonus untuk menyelesaikan pertikaian berkaitan pembayaran;
• Peruntukan lain yang berkaitan dengan peraturan hayat perusahaan.

Bagaimana untuk mengatur rekod kakitangan dengan betul?

Organisasi rekod kakitangan dalam syarikat

Untuk memulakan keseluruhan proses perakaunan untuk kerja pejabat, anda mesti pada mulanya membuat garis kasar pelan kerja:

1. Sebelum menyusunnya, anda harus mengkaji semua dokumentasi peraturan.
2. Selepas itu dokumen konstituen diambil dari pengurus dan dikaji, semuanya mesti sesuai dengan kertas sebenar.
3. Seterusnya, aliran dokumen disediakan dengan mengambil kira kehendak pengurus untuk mencipta folder untuk kertas pilihan.
4. Selepas itu dokumentasi itu sendiri dihasilkan:

• Pada mulanya, semua dokumen mengenai pengurus disediakan;

Penting: pegawai ini ditentukan melalui pertandingan atau pada mesyuarat agung pengasas bersama.

• Selepas itu tiba giliran jadual kakitangan dan peraturan buruh dalaman;

Penting: jadual kakitangan boleh dibentuk mengikut bentuk bersatu, dan anda pasti perlu membuat senarai jawatan yang diperlukan dalam pengeluaran, bermula dengan pengurus.

• Satu bentuk kontrak pekerjaan sedang dibangunkan, yang mesti ditandatangani oleh setiap pekerja organisasi;
• Baki dokumen dan kertas yang diperlukan sedang disediakan;
• Orang yang bertanggungjawab untuk buku kerja ditentukan - pada peringkat pertama pembentukan rekod kakitangan dan perusahaan, pengurus bertanggungjawab untuk penerimaan dan pendaftaran pekerja secara bebas, berdasarkan ini, adalah perlu untuk membuat pesanan pada tanggungjawab pengarah untuk penerimaan dan keselamatan dokumen;

Penting: hanya selepas penentuan rasmi orang yang bertanggungjawab Pendaftaran pekerja bermula.

• Ia adalah perlu untuk memastikan penyimpanan dan penggunaan kertas kakitangan.

Selepas mengupah pekerja kakitangan, dia bertanggungjawab untuk semua rutin kertas kerja - menyimpan helaian masa, jadual percutian, mendokumentasikan pergerakan orang dalam perusahaan, dsb.

Apakah dokumen yang berkaitan dengan kakitangan?

Dokumentasi asas dan reka bentuknya

Seorang kakitangan kakitangan menggunakan beberapa dokumen yang diperlukan untuk pengurusan kakitangan yang cekap:

• Pelbagai jenis pesanan mengenai pergerakan pekerja - pengambilan, pemecatan, percutian, perjalanan perniagaan dan lain-lain;
• Jadual kakitangan, yang semestinya bertepatan dengan klausa jadual kerja dalam kontrak pekerjaan utama, jika tidak, ini akan menjadi pelanggaran kontrak dan akan membawa kepada penalti;
• Lembaran masa;
• Buku kerja yang disimpan di perusahaan sepanjang tempoh sah perjanjian yang ditandatangani adalah milik dokumen ini pelaporan yang ketat, supaya setiap satu direkodkan dalam jurnal khas, dan penyimpanan dijalankan dalam peti besi khas;
• Peraturan dalaman;
• Kontrak pekerjaan adalah bukti kesimpulan perhubungan buruh, mereka disediakan secara individu dengan setiap pekerja, atas dasar mereka pekerja secara rasmi bekerja mengikut perkara yang disenaraikan dalam dokumen;
• Lampiran kepada kontrak disediakan untuk setiap kes pindaan kepada klausa utama perjanjian buruh;
• dibentuk setiap tahun 2 minggu sebelum akhir tahun, setiap pekerja mesti membiasakan diri dengannya, dokumen ini mesti dibentuk dengan cekap dengan pengetahuan tentang selok-belok pengeluaran, supaya baki 2 - 3 orang secara serentak tidak mengganggu keseluruhan proses aktiviti perusahaan;
• Fail peribadi - folder mesti dibuka untuk setiap pekerja kad peribadi, akaun peribadi, semua pesanan pengurus yang ditandatangani oleh pekerja, penyatanya dan dokumen lain yang membentuk kronologi tindakan pekerja diletakkan di sini. Dokumen ini berkaitan dengan dokumentasi perakaunan, ia dibentuk dalam bentuk folder dan jurnal, yang dijahit, persegi putih ditampal pada mereka untuk menunjukkan butiran utama;
• Penerangan Kerja dengan petunjuk terperinci tentang hak dan kewajipan pekerja;
• Peraturan mengenai gaji dan bonus adalah asas untuk mengira bayaran kepada pekerja. Apakah peraturan untuk merangka peraturan bonus dan insentif kewangan Pekerja LLC membaca.

Selain itu, banyak lagi dokumen yang dihasilkan, yang diuruskan oleh seorang pekerja jabatan HR.

Siapa yang terlibat dalam penyelenggaraan dokumen?

Biasanya, perusahaan besar mempunyai jabatan kakitangan yang menyelenggara semua dokumentasi dan mengaturnya.

Tetapi dalam perusahaan kecil mereka menjimatkan kakitangan, jadi ini dilakukan sambilan, sebagai contoh, ketua akauntan atau setiausaha, dan pengurus itu sendiri bertanggungjawab untuk mengambil dan memecat pekerja.

Automasi rekod kakitangan

Penggunaan pelbagai program komputer untuk perakaunan sangat memudahkan proses, dalam pada masa ini terdapat agak banyak daripada mereka.

Sudah tentu, yang semasa ialah "1C: Enterprise," yang membolehkan anda mencetak dokumen secara automatik dan mengautomasikan keseluruhan proses, tetapi terdapat beberapa program lain yang jauh lebih muda dan lebih progresif.

Pentadbiran kakitangan dan rekod kakitangan.

Nuansa untuk usahawan individu dan LLC

Apabila mengupah pekerja ke perusahaan dan memasukkan rekod kakitangan, setiap bentuk perniagaan mempunyai ciri-ciri tersendiri, contohnya, apabila mengambil pekerja buat kali pertama, usahawan individu mesti didaftarkan sebagai majikan:

• Dalam Dana Insurans Sosial – 10 hari dari tarikh pengambilan pekerja pertama;
• Dalam Kumpulan Wang Pencen Rusia - dalam masa sebulan dari tarikh pengambilan pekerja.

Jika anda melebihi bilangan hari ini untuk pendaftaran, syarikat akan menghadapi penalti.

Pada masa yang sama, pengurus diwajibkan untuk mendapatkan tandatangan daripada pekerja untuk membiasakan diri dengan dokumen pengawalseliaan untuk ini adalah dinasihatkan untuk menyimpan jurnal.

Sekatan kerana kekurangan rekod kakitangan

Penting: seorang usahawan yang bekerja untuk dirinya sendiri mempunyai hak untuk tidak menyimpan rekod kakitangan.

Jika tiada rekod kakitangan di perusahaan atau organisasi, denda akan diberikan:

• Untuk pegawai dari 1,000 hingga 5,000 rubel;
• Untuk entiti undang-undang dari 30,000 hingga 50,000 rubel.

Di samping itu, kerja perusahaan mungkin digantung selama 90 hari. Jika pengesahan dijangkakan, maka:

• Ia tidak boleh di luar jangkaan; mereka memberi amaran mengenainya 3 hari lebih awal;
• Ia juga dijalankan untuk masa yang terhad - 20 hari;
• Suruhanjaya lawatan hendaklah dijalankan hanya dengan penyertaan pengurus.

Kesimpulan

Rekod kakitangan, mengikut perundangan semasa, adalah bahagian penting dalam mana-mana proses perniagaan adalah tidak boleh diterima bagi perusahaan yang menggaji pekerja sepenuh masa untuk beroperasi tanpa rekod sedemikian, kerana setiap kerjasama mesti diformalkan oleh peraturan yang merekodkan sebarang perubahan di dalamnya.

Peraturan untuk mengatur dan menyelenggara rekod kakitangan - lihat di sini:

Menyusun rekod kakitangan di perusahaan bukanlah satu tugas yang sukar, tetapi bersusah payah. Ia diselesaikan dengan melancarkan proses kakitangan secara konsisten, yang dikawal oleh undang-undang semasa.

Secara umum, penyelenggaraan dokumentasi kakitangan yang betul bukan sahaja melindungi perusahaan daripada pemeriksaan oleh pihak berkuasa kawal selia, tetapi juga membolehkan pekerja mengelakkan masalah, contohnya, dengan pendaftaran pencen atau keupayaan untuk menuntut jaminan sosial yang lain. Selalunya berlaku kerana penyimpanan rekod yang tidak betul di tempat kerja, orang ramai terpaksa menghabiskan banyak masa, wang dan saraf untuk membuktikan kepada mana-mana pihak berkuasa hak mereka untuk menerima faedah, elaun dan bayaran lain. Oleh itu, setiap pengurus mesti ingat bahawa mengekalkan rekod kakitangan dan organisasi yang betul pengurusan pejabat merupakan salah satu tugas utama yang dipertanggungjawabkannya kepada kakitangannya dan negeri.

Artikel ini akan memberitahu anda tentang ketepatan penyediaan proses ini, serta semua nuansanya. Seterusnya, anda akan mendapat jawapan kepada soalan tentang cara mengatur rekod kakitangan dengan betul dari awal langkah demi langkah dan mengelakkan kesilapan.

Konsep dan definisi

Sebelum memahami cara menyediakan proses ini, anda harus menentukan konsep asas. Jadi, rekod kakitangan adalah proses mengatur rekod pekerja, yang dikaitkan dengan pendaftaran rasmi pengambilan pekerja, berpindah dari satu jawatan ke jawatan lain dan melepaskan kakitangan, serta merekodkan hubungan buruh perusahaan dan kakitangannya.

Pengurusan rekod kakitangan ialah aktiviti yang memastikan penyelenggaraan dokumentasi dan organisasi kerja dengan dokumen kakitangan.

Oleh itu, menjadi jelas bahawa pengurusan rekod kakitangan dan rekod kakitangan adalah dua fenomena yang saling berkaitan yang bertujuan untuk melaksanakan dasar kakitangan perusahaan.

Matlamat dan objektif

Tujuan rekod kakitangan adalah untuk mewujudkan sistem kerja yang berkesan pengurusan rekod kakitangan dan memformalkan hubungan buruh dengan betul antara majikan (perusahaan) dan secara langsung pekerja (kakitangan).

Tetapi tugas yang direka untuk diselesaikan oleh rekod kakitangan adalah yang berikut - peraturan hubungan antara majikan dan pekerja perusahaan dan penciptaan asas organisasi dan undang-undang untuk hubungan buruh.

Setelah memahami apa itu rekod kakitangan, anda boleh mula mempertimbangkan persoalan bagaimana untuk mengatur rekod kakitangan dengan betul dari awal langkah demi langkah.

Peringkat penyusunan rekod kakitangan

Jadi, sebelum anda mula mengatur rekod HR langkah demi langkah dari awal, anda memerlukan pelan tindakan yang jelas, dibahagikan kepada beberapa peringkat. Ini akan membantu anda untuk tidak ketinggalan perkara penting dalam proses ini.

Jadi, penyusunan rekod kakitangan secara umum melibatkan melalui peringkat berikut:

1. Penciptaan perkhidmatan kakitangan (jabatan) jika syarikat bercadang untuk mengambil kerja bilangan yang besar pekerja, atau menyerahkan tanggungjawab perakaunan kepada pakar khusus jika syarikat bercadang untuk mempunyai sebilangan kecil kakitangan.
2. Pembangunan dokumentasi pengawalseliaan asas (dalam bidang pengurusan kakitangan perusahaan).
3. Organisasi kerja pejabat (menentukan siapa dan bagaimana akan membuat dokumentasi, membangunkan bentuk pesanan mengenai isu kakitangan, menyelenggara log pelaporan, dll.).
4. Automasi rekod kakitangan (jika perlu).
5. Menentukan cara untuk mengawal ketepatan perakaunan (peraturan dan penyerahan kuasa kepada pegawai bertanggungjawab untuk perakaunan yang betul).

Setiap peringkat ini mempunyai tugasan dan subtugas tertentu. Kesemuanya perlu dipertimbangkan.

Siapa yang patut menyimpan rekod?

Seperti yang dinyatakan sebelum ini, terdapat dua cara untuk menentukan siapa yang akan bertanggungjawab untuk mengekalkan rekod kakitangan dalam perusahaan. Secara umum, ia bergantung kepada berapa ramai orang yang dirancang untuk diambil bekerja untuk mencapai matlamat (sebagai peraturan, matlamat perusahaan adalah untuk mengatur aktiviti komersial untuk mengaut keuntungan).

Bagi syarikat besar, adalah disyorkan untuk mewujudkan perkhidmatan kakitangan atau jabatan kakitangan yang lengkap. Bagi perusahaan kecil, adalah dibenarkan untuk mewakilkan tugas HR kepada akauntan atau setiausaha. Walau bagaimanapun, terdapat pilihan ketiga - urusan perakaunan penyumberan luar kepada organisasi khusus.

Apabila membuat perkhidmatan atau jabatan, anda perlu mencipta dokumen kawal selia tertentu, iaitu peraturan mengenai perkhidmatan (jabatan) dan huraian kerja pekerja. Jika tugas diberikan kepada akauntan atau setiausaha, anda perlu memasukkan fungsi pegawai kakitangan dalam huraian kerja pekerja yang dipilih. Sekiranya terdapat keperluan sedemikian, adalah disyorkan untuk menghantar akauntan atau setiausaha ke kursus HR. Ini akan membantu meningkatkan kemahiran pekerja yang akan diberikan tanggungjawab dalam hal kakitangan. Tetapi jika telah diputuskan untuk bekerjasama dengan organisasi pihak ketiga mengenai pemindahan tanggungjawab perakaunan kepada mereka, maka kesimpulan perjanjian adalah wajib.

Pembangunan dokumentasi personel wajib

Terdapat beberapa dokumen yang wajib bagi mereka yang menyelenggara rekod kakitangan dan kerja pejabat. Pertama sekali, dokumen sedemikian adalah jadual kakitangan. Ia adalah dokumen yang memaparkan komposisi, nombor dalam meja kakitangan dan gaji pekerja, serta tajuk pekerjaan. Dalam jadual kakitangan, jawatan pekerja diedarkan di antara jabatan, yang memungkinkan untuk melakukan analisis kuantitatif dan kualitatif seluruh perusahaan.

Langkah seterusnya ialah membangunkan bentuk piawai pesanan kakitangan, yang akan memaparkan maklumat mengenai kemasukan, pemindahan ke jawatan lain, menghantar cuti dan pemecatan pekerja perusahaan.

Seterusnya dokumen wajib- Ini adalah peraturan buruh dalaman. Mereka memaparkan perkara utama yang mengawal selia aktiviti buruh semua pekerja perusahaan. Menurut dokumen ini, jika pekerja melanggar peraturan yang diterangkan dalam dokumen, dia boleh dihukum dengan membawanya ke tindakan tatatertib.

Juga satu lagi dokumen rekod kakitangan ialah kontrak standard mengenai kesimpulan hubungan buruh antara perusahaan dan pekerja. Kontrak pekerjaan boleh daripada jenis yang sama atau dibangunkan untuk setiap jawatan secara berasingan. Di samping itu, perusahaan mesti membangunkan helaian masa yang akan memaparkan jam sebenar yang akan diterima oleh pekerja upah.

Anda juga harus ingat tentang jadual percutian di perusahaan. Dokumen ini dibangunkan selewat-lewatnya dua minggu sebelum akhir tahun. Jadual percutian memaparkan pelan kalendar untuk menghantar orang bercuti wajib. Apabila membuat rancangan sedemikian, harus diingat bahawa kakitangan harus dihantar bercuti sedemikian rupa sehingga ketidakhadiran pekerja tertentu secara serentak tidak menyebabkan gangguan dalam kerja. proses buruh perusahaan.

Kita tidak seharusnya lupa tentang membangunkan peraturan mengenai imbuhan. Dokumen ini mencerminkan proses pengiraan gaji untuk kakitangan organisasi, dan juga mengawal pengiraan bayaran tambahan, contohnya, elaun, insentif atau bonus. Peringkat akhir ialah pembangunan peraturan mengenai bahagian perusahaan dan huraian kerja pakar dan pekerja. Di samping itu, adalah disyorkan untuk membangunkan kenyataan mengenai data peribadi. Setelah dokumen kawal selia telah disediakan, anda boleh mula mengatur kerja pejabat.

Kerja pejabat

Penyimpanan rekod termasuk penyelenggaraan yang betul bagi dokumentasi yang berkaitan dengan penerimaan, pergerakan dan pelepasan kakitangan.

Adalah wajib untuk mengekalkan fail peribadi yang dibuat untuk setiap pekerja perusahaan. Ia termasuk kad rekod kakitangan peribadi, permohonan untuk kemasukan, salinan pasport, salinan dokumen pendidikan, sijil pemeriksaan perubatan, salinan ID tentera (jika ada) dan dokumen lain yang dihasilkan semasa kerja pekerja. aktiviti . Dan juga satu lagi dan sangat tugas penting sedang mengisi buku kerja.

Sebagai tambahan kepada semua perkara di atas, dokumen lain boleh dibangunkan yang berkaitan secara langsung dengan spesifik perusahaan, memastikan ketepatan kerja dalam bidang perakaunan kakitangan.

Apakah jurnal yang perlu ada dalam rekod HR?

Pertama sekali, anda perlu membuat log berikut:

• membiasakan diri dengan peraturan buruh dalaman;
• pendaftaran pesanan kakitangan;
• pendaftaran pesanan pekerjaan;
• pendaftaran pesanan untuk percutian seterusnya;
• perakaunan cuti sakit;
• pendaftaran kontrak pekerjaan;
• perakaunan untuk pekerja yang ditempatkan;
• rakaman masa bekerja;
• perakaunan untuk pergerakan buku kerja;
• perakaunan kad peribadi;
• perakaunan pemeriksaan.

Sebagai tambahan kepada log itu sendiri, arahan untuk mengisinya boleh dibangunkan sebagai tambahan kepada mereka. Dan juga semua dokumentasi yang didaftarkan dalam jurnal ini disimpan dalam folder berasingan mengikut tatanama yang diluluskan.

Automasi perakaunan

Seperti yang telah jelas daripada maklumat yang dibentangkan di atas, rekod kakitangan adalah proses yang sangat teliti yang memerlukan perhatian khusus daripada pekerja yang bertanggungjawab menguruskan isu ini. Oleh itu, hari ini ia boleh dipermudahkan melalui automasi.

Terdapat banyak program yang memudahkan kerja pegawai HR dan mengurangkan kemungkinan melakukan sebarang kesilapan. Sebagai peraturan, perusahaan perlu memasang versi berlesen sedemikian perisian. Walau bagaimanapun, perlu diingat bahawa pembelian program sedemikian akan membayar sendiri dalam masa yang singkat dan akan menghalang anda daripada membuat kesilapan yang serius dalam kerja anda. Secara umum, program sedemikian menyelesaikan masalah berikut:

• mengekalkan rekod kakitangan mengikut perundangan buruh;
• penyediaan dan penjanaan laporan mengenai isu kakitangan;
• menjalankan penyelarasan tepat pada masanya bagi semua proses kakitangan dengan jabatan pengebilan atau jabatan perakaunan.

Salah satu program yang paling popular dan dalam permintaan hari ini ialah 1C dengan konfigurasi "Pengurusan Sumber Manusia".

Apa yang perlu dilakukan jika mustahil untuk mengatur rekod kakitangan secara bebas langkah demi langkah dari awal?

Sekiranya perusahaan terpaksa menghadapi masalah sedemikian apabila tidak mungkin untuk menubuhkan proses kakitangan secara bebas, maka menyelesaikan situasi sedemikian tidak sukar. Untuk tujuan ini, terdapat syarikat yang mampu menyediakan perkhidmatan sedemikian.

Pakar syarikat perunding akan menjalankan audit dan membangunkan pakej dokumen yang diperlukan. Secara umum, organisasi sedemikian direka untuk menyelesaikan masalah berikut:

1. Pilih sistem HR yang optimum untuk perusahaan.
2. Membangunkan dalaman dokumen peraturan.
3. Membangunkan arahan yang diperlukan dan peruntukan.

Di samping itu, pakar sedemikian boleh, jika perlu, memimpin penciptaan perkhidmatan pengurusan kakitangan dan jabatan pengurusan dokumen. Secara umumnya, penglibatan pakar pihak ketiga membantu pihak pengurusan mengatur kerja ke arah ini. Ini sangat berguna untuk perusahaan secara keseluruhan, terutamanya semasa penciptaannya.

Kesimpulan

Untuk meringkaskan artikel ini, perlu diperhatikan bahawa rekod kakitangan dan pengurusan kakitangan adalah proses yang saling berkaitan, di mana kualiti organisasi yang pertama akan bergantung sepenuhnya. polisi kakitangan perusahaan.

Walau apa pun, anda tidak boleh melupakan isu kakitangan, kerana bukan sahaja aktiviti organisasi, tetapi selalunya nasib pekerja bergantung kepada mereka. Kita hanya perlu membayangkan betapa marahnya orang-orang yang tidak dapat menerima pencen yang sepatutnya atau apa-apa bayaran lain kerana prestasi buruk tugas mereka oleh pegawai kakitangan.

Setelah mempertimbangkan persoalan bagaimana mengatur rekod kakitangan dengan betul dari awal langkah demi langkah, anda boleh mula melaksanakan program untuk mewujudkan proses ini di perusahaan. Perkara yang paling penting ialah tidak mengabaikan cadangan Kod Buruh, resolusi Kementerian Buruh, Jawatankuasa Statistik Negeri, Rosarkhiv dan jabatan kerajaan yang lain.

Selepas semua proses kakitangan dalaman telah diwujudkan, anda tidak seharusnya melupakannya. Adalah penting untuk diingat bahawa pekerja yang terlibat dalam perakaunan kakitangan harus, sekurang-kurangnya sekali-sekala, dihantar ke kursus HR untuk meningkatkan kemahiran mereka. Audit berjadual bagi proses perakaunan HR juga perlu dijalankan. Ini akan membantu mengekalkan kerja ke arah ini pada tahap yang sepatutnya.

Pentadbiran HR dari awal: panduan langkah demi langkah 2019

KERJA HR DARI SIFAR:

anggaran panduan langkah demi langkah ringkas untuk menyediakan rekod HR dalam syarikat yang baru dibuka

(jika anda ingin menyusun sesuatu dalam kempen sedia ada, maka panduan langkah demi langkah yang lain akan lebih sesuai untuk anda - pemulihan rekod kakitangan >>)

Jika anda telah ditugaskan untuk menghantar kepada syarikat yang baru dibuka Pentadbiran HR dari awal, dan anda mempunyai sedikit pengalaman dalam bidang ini (mungkin anda adalah pengasas, pengurus dan setakat ini satu-satunya pekerja syarikat baharu, pegawai HR baharu, malah akauntan atau pengurus pejabat yang telah ditugaskan HR, atau usahawan baharu ), maka panduan kami pasti akan membantu anda. Ia disusun secara ringkas dan boleh diakses, terutamanya untuk pemula dalam perniagaan kakitangan.

Dan pastinya Rizab tapak kami yang kaya akan membantu anda :

• pangkalan data rujukan percuma mengenai pengurusan rekod kakitangan: 25 prosedur langkah demi langkah utama (pengambilan, cuti, pemecatan, dll.), 200 sampel dokumen mengenai kakitangan, blok "Buku kerja" (contoh pengisian dan perundingan), 5 manual pada hal ehwal kakitangan, perundingan, artikel mengenai kakitangan) dan banyak lagi;
• pangkalan data rujukan besar tersedia untuk pelanggan majalah "Kakitangan Kakitangan Terlatih" (harga mampu milik untuk semua orang >>): 140 arahan langkah demi langkah Oleh kerja kakitangan, lebih daripada 1000 sampel dokumen personel, tong perundingan dan artikel, kursus asas pengurusan rekod kakitangan, rak buku, dsb.;
• buku terbaik kami tentang pentadbiran HR.

Jadi, anda telah ditugaskan kakitangan. Di mana kita bermula?

1. Mari kita sediakan undang-undang, kesusasteraan khas dan program yang diperlukan. Anda akan memerlukan semua ini dalam kerja anda.

• Perlu Pelanggaran undang-undang buruh boleh mengakibatkan denda besar. Oleh itu, pengetahuan dan pematuhan undang-undang buruh mesti didekati secara bertanggungjawab.
• Daripada kesusasteraan khusus, kami berbesar hati untuk menawarkan anda manual (anda boleh memuat turunnya secara percuma) dan buku terbaik kami tentang pentadbiran HR. Repositori pangkalan data rujukan tapak juga akan berguna.
• Putuskan dengan pihak pengurusan isu pembelian program untuk menyimpan rekod kakitangan. Terdapat banyak program sedemikian, dan banyak yang khusus dan sangat, sangat mudah. Sesetengah memintas kefungsian 1C dalam beberapa cara. Tetapi kebanyakan syarikat secara tradisinya menyimpan rekod kakitangan dalam 1C. Hakikatnya ialah terdapat banyak pakar sokongan 1C di mana-mana bandar, tetapi anda tidak akan menemui pakar yang menyokong program lain di mana-mana sahaja.

2. Kami mengambil salinan daripada pihak pengurusan dokumen konstituen organisasi dan mengkajinya dengan teliti.

Dokumen kakitangan perlu mematuhi dokumen konstituen syarikat, dan tidak bercanggah dengannya dalam apa jua cara. Baca dalam Piagam prosedur untuk mengambil pengarah (anda akan memohon pekerjaan) dan prosedur untuk menetapkan gajinya, tempoh di mana anda boleh membuat perjanjian dengannya kontrak pekerjaan- Piagam mungkin menetapkan beberapa ciri. Kadangkala Piagam menetapkan prosedur untuk mengambil pekerja pengurusan utama dan mewujudkan sistem imbuhan untuk mereka (contohnya, dengan kelulusan terlebih dahulu mesyuarat agung pengasas), dan juga prosedur untuk meluluskan jadual kakitangan.

3. Kami menentukan senarai dokumen yang sepatutnya berada di kawasan kerja kakitangan, dan yang akan kami buat.

Adalah jelas bahawa anda akan menyediakan dokumen yang diperlukan oleh undang-undang dalam apa jua keadaan. Semak dengan pihak pengurusan dokumen pilihan yang akan anda sediakan untuk syarikat. Anda juga boleh menjelaskan terlebih dahulu dengan pengarah tentang syarat istimewa yang dia mahu lihat dalam peraturan buruh dalaman, peraturan tempatan lain dan dalam borang kontrak pekerjaan.

Jika syarikat anda adalah perusahaan mikro, maka, menurut 309.2 Kanun Buruh Persekutuan Rusia, anda mungkin tidak perlu membuat beberapa dokumen:

"Majikan adalah entiti perniagaan kecil yang diklasifikasikan sebagai perusahaan mikro, mempunyai hak untuk menolak, secara keseluruhan atau sebahagian, menerima pakai peraturan tempatan , yang mengandungi norma undang-undang buruh (peraturan buruh dalaman, peraturan tentang imbuhan, peraturan mengenai bonus, jadual syif, dan lain-lain). Pada masa yang sama, untuk mengawal selia hubungan buruh dan hubungan lain yang berkaitan secara langsung dengan mereka, majikan - entiti perniagaan kecil yang diklasifikasikan sebagai perusahaan mikro, mesti memasukkan dalam kontrak pekerjaan dengan syarat pekerja yang mengawal selia isu yang, selaras dengan perundangan buruh dan peraturan lain perbuatan undang-undang, yang mengandungi norma undang-undang buruh, mesti dikawal oleh peraturan tempatan..."

4. Kami mendaftar pengarah

Semak sama ada pengarah berdaftar ( pengurus besar) dengan betul. Jika tidak, maka pertama sekali kami mendaftarkan pengarah. Dia adalah pekerja pertama! Dokumen mesti menunjukkan dari tarikh berapa pengarah telah bekerja. Prosedur langkah demi langkah untuk memohon jawatan pengarah tersedia dalam pangkalan data rujukan yang besar dan dalam "Pakej HR", sampel dokumen yang diperlukan, dan perundingan tematik juga ada.

5. Kami menyediakan jadual kakitangan, peraturan buruh dalaman dan peraturan tempatan yang lain (lihat jadual dari perenggan 3).

Pastinya syarikat itu belum mempunyai meja kakitangan, peraturan buruh dalaman atau peraturan tempatan yang lain. Mari kita buat mereka. Kami menyelaraskan semua dokumen ini dengan pengarah. Kami mengambil kira komen dan kehendak pengarah dan menyemak sama ada ia bercanggah dengan undang-undang. Pilihan sedia Dokumen-dokumen ini dipersetujui mengikut prosedur yang ditetapkan oleh undang-undang (jika perlu, dengan mengambil kira pendapat badan perwakilan pekerja), maka ketua syarikat meluluskannya. Kami mempunyai banyak contoh dokumen sedemikian tersedia secara percuma di tapak web kami. Terdapat banyak lagi sampel dan ulasan tematik seperti itu, prosedur langkah demi langkah kenyataan mereka berada dalam pangkalan data rujukan yang besar dan dalam "Pakej HR". Di laman web kami, anda boleh membaca artikel berguna baharu " Perjawatan: bentuk dan kandungan". Kami mengesyorkan agar pelanggan majalah HR Practitioner membaca artikel: " Kami merangka peraturan buruh dalaman: undang-undang, bertimbang rasa dan bermanfaat kepada majikan." dan lihat templat peraturan tempatan.

6. Kami sedang membangunkan satu bentuk standard kontrak pekerjaan yang akan dimuktamadkan dengan pekerja.

Untuk pelanggan majalah HR Practitioner, kami mengesyorkan manual berikut: "Kami mengupah pekerja: isu kakitangan". Daripadanya anda akan belajar, antara lain, apakah syarat-syarat yang berfaedah kepada majikan untuk dimasukkan ke dalam kontrak pekerjaan, dan syarat-syarat apa, sebaliknya, yang tidak diingini dan berbahaya.

7. Kami sedang menyediakan dokumen lain yang kami perlukan untuk menjalankan kerja kakitangan pada masa hadapan:

Kami menyediakan buku perakaunan, log pendaftaran, helaian masa, borang pesanan, kontrak liabiliti kewangan dll.

8. Kami memutuskan dengan pihak pengurusan tentang isu siapa yang akan menyimpan rekod kerja .

Sekiranya pekerja masih belum diambil, maka ketua organisasi (pengarah) perlu menyelenggara rekod kerja terlebih dahulu. Perintah dikeluarkan mengenai perkara ini. Di laman web kami terdapat contoh pesanan untuk ketua organisasi untuk memikul tanggungjawab untuk menyelenggara, menyimpan, merekod dan mengeluarkan buku kerja. Perintah sedemikian adalah wajib; ia adalah keperluan Dekri Kerajaan Persekutuan Rusia. Jika tidak, majikan boleh dikenakan denda. Selepas itu, pengarah boleh memindahkan kuasa ini kepada pekerja kakitangan yang diterima, juga melalui perintah. Di laman web kami terdapat borang pesanan untuk melantik mereka yang bertanggungjawab menyelenggara, menyimpan, merekod dan mengeluarkan buku kerja >>

9. Kami mendaftar pekerja untuk bekerja.

Kemudian pekerja akan mula bekerja untuk pekerja kakitangan fasa kerja harian akan tiba, anda perlu menyimpan lembaran masa, merangka jadual percutian, mengatur percutian, memohon insentif dan penalti, perjalanan perniagaan, kerja sambilan, pemecatan dan banyak lagi... Sumber-sumber kami tapak akan membantu anda dengan semua ini.

Dokumen kakitangan dari awal untuk LLC ialah senarai dokumen khusus yang mesti disediakan di perusahaan dari saat ia dicipta. Kami akan memberitahu anda apakah senarai ini, kertas apa yang disertakan di dalamnya dan cara melengkapkannya dalam artikel kami.

Dokumen kakitangan (perakaunan) dari awal: jenis

Pengurusan rekod kakitangan ialah penyelenggaraan dokumentasi kakitangan, iaitu pengawalseliaan dan pengesahan hubungan buruh antara pekerja dan majikan. Mengekalkan dokumentasi yang ditentukan di perusahaan diamanahkan kepada jabatan kakitangan atau orang khas yang diberi kuasa untuk berbuat demikian melalui perintah khas dan mempunyai pengetahuan khusus dalam bidang ini.

Berikut biasanya dirujuk sebagai rekod kakitangan:

1. Merangka perjanjian buruh, kontrak, dan lampiran kepada mereka.
2. Mengeluarkan dan merekod pelbagai pesanan pengurusan, seperti pesanan untuk pengambilan atau pemecatan.
3. Pendaftaran dan perakaunan kad peribadi untuk pekerja.
4. Penyediaan dan penyelenggaraan lembaran masa.
5. Penyediaan dan penyelenggaraan pelbagai dokumentasi yang mengandungi maklumat am, contohnya jurnal, daftar.

Untuk memulakan penyediaan dokumentasi kakitangan dengan betul di perusahaan, pertama sekali perlu membiasakan diri dengan dokumentasi lain yang sepatutnya ada di perusahaan. Ini termasuk:

1. Keputusan atau protokol yang menyatakan bahawa perusahaan telah dibuat.
2. Piagam LLC.
3. Kesimpulan, surat berita badan yang menjalankan kawalan ke atas aktiviti LLC.
4. Dokumen yang mengesahkan fakta pendaftaran LLC.
5. Dokumen yang berfungsi sebagai pengesahan bahawa LLC yang dinyatakan memiliki beberapa harta.
6. Peraturan mengenai penubuhan cawangan dan bahagian.
7. Senarai ahli gabungan.
8. Protokol, keputusan pengasas (peserta) LLC.

Kebiasaan dengan dokumentasi asas akan memberi gambaran kepada pegawai HR tentang dokumen khusus yang perlu disediakan.

Jenis dokumentasi kakitangan

Dokumentasi kakitangan biasanya dibahagikan kepada dua kumpulan:

1. Kertas, tujuan utamanya adalah untuk mengawal keadaan kerja di syarikat, serta kaedah pengurusan kakitangan, contohnya, peraturan mengenai unit struktur, peraturan buruh dalaman.
2. Dokumentasi yang bertujuan untuk mengakaunkan kakitangan perusahaan, sebagai contoh, pesanan untuk menyewa, memberikan percutian, menghantar perjalanan perniagaan, dll.

Satu lagi klasifikasi dokumen kakitangan melibatkan pembahagiannya kepada subkumpulan berikut:

1. Dokumentasi yang mengawal selia aktiviti buruh perusahaan:
   • kontrak pekerjaan;
   • lampiran kepada kontrak pekerjaan;
   • buku kerja;
   • fail peribadi pekerja;
   • dokumen lain.
2. Dokumentasi bersifat pentadbiran. Ini mungkin termasuk pesanan untuk kakitangan dan arahan lain. Anda boleh belajar cara menyediakan dokumen ini dari artikel "Pesanan untuk kakitangan - apakah pesanan ini?"
3. Surat-menyurat rasmi dalaman.
4. Pelbagai dokumentasi yang berkaitan dengan perakaunan dan pendaftaran, contohnya, log pesanan untuk kakitangan. Anda boleh mengetahui tentang peraturan untuk pendaftarannya dalam artikel "Cara mengekalkan daftar kakitangan dengan betul."
5. Dokumentasi yang mengandungi maklumat bermaklumat dan perakaunan, contohnya, helaian masa.

Dokumen yang diperlukan untuk rekod kakitangan: kumpulan 1

Senarai dokumen yang berkaitan dengan kumpulan pertama (peraturan aktiviti buruh):

1. Jurnal bentuk perakaunan buku kerja dan sisipan untuk mereka. Anda boleh mengetahui lebih lanjut mengenainya daripada artikel "Contoh mengisi buku rekod kerja - muat turun".
2. Peraturan buruh dalaman (Perkara 189, 190 Kanun Buruh Persekutuan Rusia).
3. Peraturan mengenai perlindungan data peribadi (Perkara 87, 88 Kanun Buruh Persekutuan Rusia).
4. Pesanan dan helaian untuk membiasakan diri dengan peraturan tempatan, arahan, dsb.
5. Pelbagai jurnal perakaunan, contohnya, jurnal kontrak pekerjaan atau buku pergerakan.
6. Dokumentasi yang berkaitan dengan penilaian khas tempat kerja.
7. Dokumentasi berkaitan perlindungan buruh. Ini termasuk pelbagai arahan, peraturan, akta dan perintah yang berkaitan.

Dokumen yang diperlukan untuk rekod kakitangan: kumpulan 2

Kumpulan kedua, yang bertanggungjawab untuk perakaunan untuk kakitangan LLC, termasuk dokumen berikut:

1. Buku kerja. Reka bentuknya diterangkan dalam artikel "Contoh mengisi buku kerja pada 2016."
2. Jadual perjawatan. Anda boleh belajar cara melakarnya daripada artikel "Merangka jadual kakitangan untuk LLC pada 2015 (sampel)."
3. Kad peribadi untuk pekerja dalam borang T-2.
4. Jadual percutian. Anda boleh belajar tentang prosedur untuk memberikan mereka daripada artikel “Prosedur pemberian cuti di bawah Kod Buruh.
5. Perjanjian buruh dengan lampiran mereka. Prosedur untuk membuat kontrak pekerjaan diterangkan dalam artikel.
6. Arahan dan perintah, serta dokumen yang menyokongnya, seperti memo, akta, dsb.

Kami menyediakan dokumen dari awal

Untuk mula menyediakan dokumentasi kakitangan dengan betul di perusahaan dari awal, anda mesti melengkapkan langkah berikut:

1. Simpan bahan bacaan yang diperlukan, serta bahan rujukan, yang akan memudahkan penyediaan beberapa dokumen kakitangan. Pelbagai sistem undang-undang boleh membantu dengan ini.
2. Kaji dokumentasi piagam LLC.
3. Mengenal pasti dan menyusun senarai dokumen yang wajib mesti berada di perusahaan, dengan mengambil kira spesifik aktivitinya.
4. Berdasarkan keputusan peserta syarikat untuk membuat kontrak pekerjaan dengan pengarah LLC.
5. Buat jadual kakitangan. Anda boleh mempelajari cara melakukan ini daripada artikel "Merangka jadual kakitangan untuk LLC pada 2016."
6. Membangunkan dan meluluskan borang perjanjian pekerjaan standard, yang kemudiannya akan digunakan semasa mendaftarkan pekerja baharu. Anda boleh membaca tentang prosedur untuk membuat kontrak dalam artikel "Prosedur am untuk membuat kontrak pekerjaan di bawah Kod Buruh Persekutuan Rusia."
7. Selesaikan isu siapa yang akan merangka dan menyelenggara buku kerja dalam LLC. Anda boleh mempelajari cara ini dilakukan daripada artikel "Arahan untuk mengisi dan menyelenggara buku kerja."
8. Daftarkan pekerja LLC untuk bekerja dengan cara yang betul. Mengenai dokumen yang diperlukan dalam kes ini, lihat artikel "Apakah dokumen yang diperlukan semasa memohon pekerjaan."

Ciri-ciri rekod kakitangan untuk perusahaan mikro

Konsep dan status perusahaan mikro didedahkan dalam undang-undang “Mengenai pembangunan perusahaan kecil dan sederhana di Persekutuan Rusia» bertarikh 24 Julai 2007 No. 209-FZ.

Selaras dengan undang-undang ini, perusahaan mikro mempunyai ciri ciri berikut:

1. Bilangan pekerja adalah sehingga 15 orang (Bahagian 2 Perkara 4 Undang-undang No. 209-FZ bertarikh 24 Julai 2007).
2. Pendapatan yang diterima daripada semua jenis aktiviti perusahaan sedemikian tidak melebihi 120 juta rubel. (fasal 1, bahagian 1.1, artikel 4 undang-undang bertarikh 24 Julai 2007 No. 209-FZ).

Kod Buruh Persekutuan Rusia telah ditambah dengan Ch. 48.1, yang mengandungi butiran khusus mengawal selia buruh perniagaan kecil, serta perusahaan mikro (undang-undang “Mengenai Pindaan kepada Kod Buruh Persekutuan Rusia mengenai keanehan peraturan buruh orang yang bekerja untuk majikan - perniagaan kecil yang diklasifikasikan sebagai perusahaan mikro" bertarikh 3 Julai 2016 No. 348-FZ). Ia berkuat kuasa pada 01/01/2017.

Oleh itu, di bawah terma bab ini, perusahaan mikro akan mempunyai hak untuk menolak untuk mengeluarkan dokumen kakitangan berikut (Perkara 309.2 Undang-undang No. 348-FZ bertarikh 3 Julai 2016):

1. Jadual shift.
2. Peraturan mengenai gaji.
3. Peraturan buruh dalaman.
4. Peraturan mengenai bonus.

Pada masa yang sama, majikan akan diwajibkan untuk memasukkan syarat-syarat tertentu yang dalam organisasi lain dikawal oleh tindakan undang-undang peraturan tempatan yang ditentukan dalam kontrak pekerjaan. Mulai 01/01/2017, perusahaan mikro perlu membuat kontrak pekerjaan dalam bentuk yang diluluskan oleh Dekri Kerajaan Persekutuan Rusia bertarikh 08/27/2016 No. 858.

Senarai dokumen yang menjadi wajib dalam keadaan tertentu

Sesetengah kakitangan dan dokumentasi perakaunan mungkin menjadi wajib dalam LLC jika syarat tertentu dipenuhi, contohnya:

1. Perjanjian kolektif. Ia mungkin menjadi wajib jika terdapat pernyataan kehendak pada kesimpulannya oleh sekurang-kurangnya salah satu pihak dalam hubungan buruh. Artikel "Perjanjian kolektif - wajib atau tidak?" /kadry/trudovoj_dogovor/kollektivnyj_dogovor_obyazatelen_ili_net/ akan membantu anda memahami isu ini.
2. Peraturan mengenai prosedur bonus. Ia menjadi wajib jika tiada akta lain, serta kontrak pekerjaan, mengandungi syarat mengenai prosedur pengiraan bonus dan bayaran tambahan.
3. Jadual syif. Menjadi wajib jika organisasi beroperasi mengikut syif. Anda boleh mengetahui lebih lanjut mengenai perkara ini daripada artikel “Apa itu jadual syif bekerja mengikut Kod Buruh Persekutuan Rusia.”(/kadry/rabochee_vremya/chto_znachit_smennyj_grafik_raboty_po_tk_rf/).
4. Peraturan menjaga rahsia perdagangan. Ia mesti digunakan jika perjanjian pekerjaan dengan pekerja menyatakan syarat, serta senarai arahan yang disertakan dalam rahsia perdagangan.
5. Dokumentasi berkaitan dengan pekerja asing, serta peraturan untuk penerimaan mereka. Sekiranya terdapat pekerja sedemikian, dokumen berikut mesti ada:
   • pemberitahuan menamatkan kontrak pekerjaan dengan warganegara asing (Klausa 8, Perkara 13 Undang-undang “Pada status undang-undang warga asing di Persekutuan Rusia" bertarikh 25 Julai 2002 No. 115-FZ);
   • buku kerja borang yang ditetapkan (bahagian 1 artikel 66 Kanun Buruh Persekutuan Rusia);
   • dokumen pendidikan;
   • dokumen yang mengesahkan kesahihan kehadiran orang tersebut di wilayah Persekutuan Rusia;
   • dokumen yang mengesahkan kesahihan aktiviti kerja;
   • kertas lain yang diperlukan kerana spesifik aktiviti perusahaan.

Merangka dokumen kakitangan dari awal untuk LLC memerlukan analisis dokumen konstituen, serta aktiviti yang ingin dilakukan oleh organisasi, dan kontinjen pekerja yang dirancang untuk diambil bekerja. Sejak 2017, rekod kakitangan dalam perusahaan mikro telah menjadi khusus.

Definisi umum mengatakan bahawa pengurusan rekod personel ialah proses pendaftaran dan penyelenggaraan kertas personel. Topik ini relevan untuk kedua-duanya usahawan individu, jadi untuk entiti undang-undang. Penyediaan dokumen mempunyai piawaian undang-undang yang ketat, dan peraturan yang diterangkan mesti diambil kira oleh semua pengurus dan jabatan sumber manusia di perusahaan. Dengan bantuan pengurusan rekod kakitangan, proses pengurusan kakitangan boleh dioptimumkan, mengatur kerja setiap pasukan, dan memudahkan prosedur pelaporan.

Apakah itu pengurusan rekod kakitangan

Asas pengurusan rekod kakitangan termasuk keseluruhan proses merangka kertas, mengisinya, dan melaporkan kakitangan yang bekerja di syarikat. Setiap dokumen yang dikeluarkan mempunyai kuasa undang-undang, termasuk yang dibentuk berdasarkan permohonan pekerja. Pengeluaran kakitangan sering dijalankan oleh jabatan kakitangan, yang fungsinya termasuk kerja kakitangan berikut:

• gaji;
• pendaftaran cuti dan cuti sakit;
• pendaftaran sijil.

Matlamat dan objektif

Tugas dan objektif jabatan HR ini:

Arah kerja	Tugas pekerja
Perakaunan, pendaftaran, kawalan	Menyimpan rekod bilangan pekerja, pengambilan pekerja, pemecatan
Peraturan kerja	Membiasakan diri dengan tanggungjawab, pilihan tempat kerja, premis
Penyelarasan, latihan	Mengendalikan kursus, latihan, latihan lanjutan, latihan semula, menyemak keputusan prestasi
Bekerja dengan dokumen	Pakar jabatan ini terlibat dalam menyusun kertas, buku, jadual kerja, menyelenggara daftar, melaporkan
Organisasi	Mengadakan aktiviti mengikut arahan

Peraturan undang-undang

Kerja HR dikawal selia oleh beberapa undang-undang kawal selia, perintah dan kod amalan serantau atau peringkat negeri. Kegagalan untuk mematuhi keperluan yang dinyatakan dalam rangka kerja kawal selia adalah satu pelanggaran. Peraturan asas untuk menjalankan prosiding kakitangan:

• peraturan negeri mengenai buku kerja (2003);
• peraturan kerja pejabat dan pengurusan dokumen dari 2009;
• arahan persekutuan untuk mengekalkan rekod mengenai pekerja;
• keperluan am, yang diluluskan oleh perintah kementerian.

Rangka kerja perundangan perusahaan

Setiap perusahaan menggunakan satu siri dokumentasi yang mengawal selia kerja semua kakitangan. Pergerakan dokumen dan penyediaannya dijalankan mengikut arahan dan rangka kerja kawal selia yang ditetapkan di atas. Rangka kerja undang-undang perusahaan dibahagikan kepada lima kategori utama dan dikawal oleh peraturan dalaman perusahaan:

• piagam perusahaan;
• jadual kerja;
• piawaian untuk perlindungan data peribadi;
• perlindungan buruh (dikawal oleh dekri arkib persekutuan);
• jadual kerja kakitangan (dan dokumen mengenai tahap kakitangan).

Aliran dokumen kakitangan dalam organisasi

Sistem perakaunan kertas bersatu dalam perusahaan dibahagikan kepada tiga kategori utama, termasuk peraturan dalaman, kakitangan dan peraturan upah. Kategori pertama termasuk pengedaran kertas mengikut jadual percutian, mengisi dokumen mengenai jadual kerja. Perenggan kedua adalah lebih global dan mengandungi peruntukan mengenai penyediaan kontrak dan kertas kerja dasar perakaunan. Peraturan-peraturan gaji mengawal semua isu mengenai pembayaran gaji, bonus, cuti sakit, gaji bercuti dan bayaran pemberhentian kerja apabila dibuang kerja.

Perjawatan mengikut borang T-3

Jadual perjawatan dalam borang T-3 ialah pandangan tunggal kertas yang menerangkan keseluruhan struktur kakitangan sesebuah perusahaan atau syarikat. Lajur mengandungi data tentang nama penuh, jawatan pekerja, dan jabatan tempat dia didaftarkan. Mengikut piawaian peraturan dan perundangan, gaji rasmi pakar ditetapkan di sana. Sebarang perubahan dalam proses pendaftaran hendaklah didaftarkan oleh jabatan perakaunan dalam jadual perjawatan ini dalam borang T3. Arahan pengisian sentiasa mengandungi cadangan untuk setiap lajur. Secara keseluruhan, dokumen itu mengandungi 5 mata maklumat.

Jadual kerja

Jadual kerja ialah dokumen yang meluluskan rutin harian pakar. Jadual pengurus dikawal oleh aliran dokumen. Ia termasuk perkara tentang keperluan untuk menjalankan pemeriksaan mengikut undang-undang semasa, tentang makan tengah hari dan rehat, dan tentang pelaporan. Di sesetengah syarikat, kerani memerlukan laporan dibuat setiap minggu atau bulan (dokumen mesti disahkan oleh tandatangan pekerja dan kerani selepas pengesahan). Pelan dan jadual dibentuk untuk tempoh kerja akan datang. Waktu bekerja pekerja direkodkan.

Perjanjian buruh

Perjanjian buruh- Ini ialah dokumen undang-undang sivil yang disediakan antara bakal pekerja dan majikan. Borang standard untuk jenis dokumen ini tidak disediakan, dan perjanjian diisi dalam bentuk percuma, menunjukkan kelayakan (jawatan) dan tempoh kerja. Keputusan yang diperlukan juga ditulis di sana. Oleh norma undang-undang, dokumen jenis ini sangat serupa dengan dokumen kontrak, kerana ia menetapkan hasil akhir kerja, dan bukan strukturnya. Untuk memecat pekerja, anda hanya perlu bekerja sehingga tamat kontrak.

Perintah kakitangan

Pengembalian semula pekerja dan pengambilan pakar dijalankan mengikut arahan kakitangan. Dokumen jenis ini menetapkan pelantikan kakitangan ke jawatan dan pergerakan pakar lain di seluruh jabatan. Kakitangan jabatan kakitangan dan kakitangan pengurusan mengambil bahagian dalam pembangunan arahan dan perintah. Keputusan tempatan dibuat oleh pengurus/pentadbir syarikat. Pesanan mempunyai bentuk seragam, ia ditubuhkan oleh rangka kerja pengawalseliaan. Mengikut tempoh penyimpanan, kertas mesti disimpan di jabatan perakaunan atau di jabatan sumber manusia sehingga lima tahun atau lebih (bergantung kepada jenis pesanan).

Penerangan Kerja

Perihalan kerja adalah dokumen yang menetapkan tanggungjawab pihak-pihak (pekerja dan majikan), dan juga mengandungi data mengenai arahan dan tanggungjawab pakar khusus dalam kedudukannya. Mereka disahkan oleh meterai organisasi dan tandatangan orang yang bertanggungjawab. Tiga salinan diperlukan untuk melengkapkan dokumen ini. Seorang kekal di jabatan HR, seorang lagi dengan penghibur itu sendiri, dan yang ketiga dengan pengurus atau pentadbir jabatan tertentu. Tujuan pesanan ini adalah untuk mengoptimumkan proses pengurusan sumber manusia di perusahaan.

Bagaimana untuk mengatur kerja pejabat di jabatan kakitangan

Bimbingan yang betul Pentadbiran HR melibatkan tahap tinggi tanggungjawab. Kakitangan HR mesti memastikan tarikh tandatangan adalah betul. Anda boleh mengamanahkan penyelenggaraan buku kerja dan dokumen kakitangan lain kepada syarikat penyumberan luar. Tanggungjawab kakitangan HR:

• membuat jadual kerja, dokumentasi perakaunan mengenai percutian;
• menyediakan dokumen untuk perlindungan buruh (diperlukan untuk badan kerajaan);
• menyediakan dan mengeluarkan pesanan;
• menjalankan pengiraan gaji dan mengawal pembayaran bonus.

Perkhidmatan HR dalaman

Perkhidmatan HR sepenuh masa dijalankan apabila semua perakaunan dan semua kertas kerja dijalankan hanya oleh pekerja sepenuh masa yang diupah dari jabatan HR. Rejim kertas kerja ini relevan untuk perusahaan dan syarikat dengan kakitangan 20-30 orang. Piawaian negeri memerlukan pematuhan ketat terhadap bentuk semua pesanan dan keperluan lain, jika tidak entiti undang-undang boleh menerima denda. Dalam sektor perkhidmatan, di mana satu entiti sah menggaji sehingga 30 orang, adalah lebih menguntungkan untuk menggunakan perkhidmatan syarikat penyumberan luar.

Menarik pakar dari syarikat penyumberan luar untuk kerja HR

Mengupah pakar HR daripada syarikat penyumberan luar akan menjimatkan wang dan mengurangkan jumlah pekerja keseluruhan. Pakar bebas menjalankan keseluruhan jumlah kerja yang diperlukan untuk membuat pesanan dan jadual. Mereka juga menyimpan jurnal khas dan mengawal selia prosedur kerja setiap pakar dalam syarikat. Pentadbiran HR penyumberan luar dicirikan oleh fakta bahawa entiti undang-undang tidak mempunyai jabatan HR sendiri, tetapi mempercayakan tugas ini kepada pasukan yang berasingan dengan bayaran yang berpatutan.

Perakaunan kakitangan dari awal langkah demi langkah

Untuk menyimpan rekod dokumen jabatan HR, peralatan pejabat dan peralatan pejabat diperlukan. Mempunyai peti keselamatan yang kuat adalah penting. Perintah itu mesti melantik ketua sistem pengurusan dokumen. Selepas ini, tindakan dalaman terbentuk. Bagi setiap pekerja dalam syarikat, perlu membuat folder berasingan di mana buku kerjanya akan disimpan. Pengurusan rekod kakitangan memerlukan pemeliharaan dokumentasi ini sepanjang tempoh kerja pakar dalam jawatan tersebut. Sepanjang keseluruhan aktiviti jabatan, maklumat dimasukkan ke dalam buku dan pesanan disediakan.

Keperluan untuk pekerja HR

Pengurusan kakitangan adalah relatif proses yang kompleks yang memerlukan kemahiran teori dan praktikal tertentu. Rangka kerja kawal selia untuk jawatan ini mengandungi senarai syarat di mana pakar boleh menduduki jawatan ini. Institusi pendidikan Tiada profil berasingan, seperti pengurusan rekod kakitangan. Pengurus dan pentadbir sesuai untuk aktiviti di jabatan HR. Oleh itu, majikan melantik orang yang mempunyai pendidikan undang-undang, keselamatan maklumat atau pengurusan dokumen.

Hak dan tanggungjawab pegawai kakitangan

Kewajipan pertama pegawai tersebut ialah mengetahui rangka kerja perundangan, pematuhan peraturan perakaunan yang ditetapkan. Artikel dan undang-undang persekutuan yang harus dipatuhi semasa menjalankan rekod kakitangan ditunjukkan di atas. Pegawai HR berhak menerima maklumat daripada pekerja, melihat folder peribadi, dan melihat buku perakaunan (gaji). Kuasa pakar dalam profil ini termasuk menampal tandatangan dan bekerjasama dengan majikan untuk meningkatkan kecekapan kakitangan.

Menjalankan rekod kakitangan

Hari ini, rekod HR dijalankan secara bertulis dan digital. Dokumentasi ditandatangani sendiri oleh pekerja yang diberi kuasa. Piawaian negeri digunakan untuk mengekalkan dokumentasi, yang menyatukan semua templat dan borang. Ia perlu mengambil kira piawaian GOST R 6.30-2003 dan GOST R 7.0.8-2013. Kertas penting disimpan dalam folder khas atau peti besi logam. Bergantung pada skop aktiviti dan saiz syarikat, pakar perlu mematuhi keperluan yang berbeza untuk kekerapan pelaporan.

Carian dan pendaftaran kakitangan

Pada mulanya, sebelum mendaftar pekerja, anda perlu mencari kakitangan khusus yang akan memenuhi kriteria yang ketat (mereka mesti berkaitan dengan spesifik kerja). Untuk melakukan ini, mereka menggunakan biro khusus, agensi, tapak carian kerja, pertukaran buruh atau iklan persendirian di akhbar, media dan tapak web. Selepas ini, dokumen kakitangan mandatori disediakan, pendaftaran dijalankan, dan kontrak atau kontrak pekerjaan ditandatangani.

Peringkat pengambilan pekerja

Prosedur untuk mendaftar orang untuk jawatan bermula dengan memasukkan data tentang pemohon kerja dalam jurnal khas. Lembaran perakaunan merekodkan maklumat tentang pengalaman, tempoh perkhidmatan, dan jawatan yang pernah dipegang sebelum ini. Setelah diluluskan, perintah dibuat untuk melantik seseorang ke jawatan tertentu. Peringkat terakhir ialah pembentukan folder peribadi, merangka fail dalam syarikat atau jabatan. Kontrak itu menyatakan maklumat tentang tugas dan gaji untuk jawatan yang dipegang.

Kad peribadi dan pembentukan fail peribadi pekerja

Jenis dokumen kakitangan termasuk kad peribadi pekerja. Ia mengandungi semua maklumat berkenaan status perkahwinan, nama penuh, gambar ditampal di sana, dan tarikh lahir ditulis. Semua ini dilakukan oleh majikan untuk mencipta pakej data tentang setiap ahli kakitangan syarikat. Mengikut undang-undang, data ini tidak boleh dipindahkan kepada pihak ketiga. Untuk menjalankan perniagaan peribadi, folder, kabinet atau peti besi logam digunakan (bergantung pada tahap peralatan pejabat syarikat).

Jurnal HR

kertas bahan bercetak membantu untuk mensistematikkan pelaporan dan memudahkan aliran dokumen. Dokumentasi dalam bentuk jurnal untuk kerja pejabat termasuk jenis berikut:

• untuk mengawal dokumen dan kertas yang dihantar kepada syarikat atau perusahaan;
• kawalan masa, tempoh perjalanan perniagaan;
• untuk mengawal sebarang nota, penyata;
• rekod untuk memastikan keselamatan rekod kerja.

Menyimpan rekod kerja

Pengurusan rekod kakitangan mewajibkan pakar untuk menyimpan rekod buku kerja. Semua rekod disimpan jika seseorang didaftarkan secara rasmi di perusahaan. Pekerja diberikan buku kerja apabila dibuang kerja. Dokumentasi ini merekodkan semua perubahan mengenai jawatan dan anugerah. Latihan HR dari awal termasuk barang wajib tentang pelaksanaan buku kerja yang betul. Sebarang kesilapan dibetulkan oleh ahli kakitangan HR. Jika mereka ditemui, pakar mungkin didakwa atas pelanggaran pentadbiran.

Sistematisasi dan penyimpanan dokumen

Norma perundangan yang berasingan telah diwujudkan untuk audit dan penyimpanan dokumen. Adalah penting untuk menyebut Perkara 17 Undang-undang Persekutuan tentang mengekalkan arkib. Ia menyatakan keperluan untuk pengurusan syarikat dan perusahaan untuk menjaga keselamatan dokumentasi arkib semasa tarikh tamat tempoh. Tempoh penyimpanan ditetapkan oleh undang-undang dan sepadan piawaian negeri. Untuk memastikan integriti dokumentasi kertas, peti besi dan kabinet kalis api logam digunakan.

Sekiranya perlu, data daripada dokumen dipindahkan ke Jawatankuasa Statistik Negeri Persekutuan Rusia. Automasi dan pendigitalan peredaran kertas adalah salah satu bidang keutamaan dalam mengoptimumkan proses mengurus kerja kakitangan. Hari ini, kebanyakan pelaporan tidak dilakukan di atas kertas. Ini tidak melepaskan tanggungjawab pemimpin dan pengurus perniagaan untuk memelihara arkib selama satu, tiga, lima atau lebih tahun.

Rekod kakitangan elektronik

Apabila menggunakan rekod kakitangan elektronik, adalah penting untuk mematuhi syarat keselamatan dokumen dan mengurangkan akses kepada arkib kerana undang-undang mengenai perlindungan data peribadi. Rakaman dokumentasi elektronik mempunyai beberapa kelebihan:

1. akses cepat kepada dokumen;
2. melindungi fail dengan kata laluan;
3. tidak perlu membeli peti besi untuk menyimpan kertas;
4. menjimatkan ruang di ruang pejabat - 10 ribu dokumen atau lebih boleh disimpan pada cakera keras;
5. menjimatkan masa - anda boleh menandatangani dan mencari sebarang dokumen dalam masa 1-2 minit dalam arkib cakera keras pada komputer anda.

Video