Rumah / Merancang kehamilan/ Rekod kakitangan pekerja. CD dijalankan di cawangan

Rekod kakitangan pekerja. CD dijalankan di cawangan

Organisasi dan pengurusan pengurusan rekod kakitangan- tanggungjawab langsung pekerja perkhidmatan kakitangan. Dalam situasi mewujudkan organisasi baharu, mengubah yang lama atau pilihan penyusunan semula yang lain, pengurusan dan jabatan kakitangan perlu mengetahui aspek utama kerja: latihan dan pencarian pekerja, pengambilan, pemindahan dan pemecatan kakitangan, serta peraturan untuk penyimpanan arkib dan operasi dokumen.

Organisasi rekod kakitangan yang cekap sebagai asas untuk kestabilan syarikat

Mana-mana organisasi, tanpa mengira bentuk pemilikannya, mempunyai kakitangan. Ia berbeza dari segi saiz dan komposisi, fungsi yang dilakukan dan tahap kelayakan. Tugas jabatan HR adalah untuk memastikan semua isu dan masalah yang berkaitan dengan pekerja perusahaan diselesaikan secepat dan cekap mungkin.

Operasi yang stabil sesebuah organisasi secara langsung bergantung kepada pekerjanya. Tugas utama perkhidmatan kakitangan adalah pemilihan pekerja yang cekap dan tepat pada masanya, mengekalkan rekod kakitangan mengikut undang-undang dan penyerahan dokumen tepat pada masanya ke arkib. Inilah asasnya operasi yang stabil mana-mana perusahaan.

Latihan kakitangan untuk bekerja dengan sumber manusia

Arahan untuk pengurusan rekod kakitangan jelas menunjukkan keperluan untuk mempunyai latihan vokasional pakar HR. Walau bagaimanapun, dalam amalan, selalunya terdapat masalah dengan melatih pekerja profil yang diperlukan.

Pengkhususan tinggi dan menengah institusi pendidikan mereka tidak menghasilkan pakar dengan kelayakan yang sempit seperti "pengurusan rekod kakitangan". Latihan biasanya berlaku di tapak atau di kursus khusus. Ia juga mungkin untuk melatih pekerja secara langsung di tempat kerja melalui bimbingan.

Pengurusan rekod kakitangan melibatkan pakar latihan dengan cara berikut:

latihan semula berdasarkan yang kedua pendidikan tinggi;
memperoleh pendidikan tinggi dalam bidang berkaitan, sebagai contoh, "pengurusan dokumen", "undang-undang", "pengurusan kakitangan", "keselamatan maklumat";
latihan dalam kursus jangka panjang khusus (sekurang-kurangnya tiga bulan), diikuti dengan lulus peperiksaan;
kerja amali diikuti dengan pembangunan profesional biasa.

Dokumen kawal selia yang mengawal selia kerja perkhidmatan kakitangan

Aktiviti jabatan kakitangan dan organisasi am Pengurusan rekod HR sangat bergantung kepada perundangan semasa dan dokumen kawal selia dalaman. Ciri ini dikaitkan dengan nuansa bekerja dengan sejumlah besar dokumen peribadi, yang selalunya sulit.

Penyimpanan rekod dalam perkhidmatan kakitangan dikawal oleh akta berikut:

Perlembagaan, Kanun Sivil dan Buruh, serta sebahagian Kanun Jenayah dan Keluarga;
tindakan perundangan mengenai profil organisasi dalam perkara yang berkaitan dengan kerja dengan kakitangan;
peraturan tempatan;
pelbagai pengelas, peraturan dan arahan di peringkat persekutuan;
dalaman dokumen peraturan, sebagai contoh, arahan mengenai pengurusan rekod kakitangan;
arahan dan arahan daripada pihak pengurusan.

Kakitangan perkhidmatan kakitangan diwajibkan mematuhi dengan ketat keperluan peraturan dan, terutama sekali, Kod Buruh.

Carian dan dokumentasi pekerja

Mengendalikan rekod kakitangan bermula dengan pencarian dan pendaftaran kakitangan. Pertama sekali, anda perlu membuat keputusan tentang pilihan untuk mencari pekerja baharu. Antaranya, yang berikut menonjol:

agensi dan biro pekerjaan;
pekerjaan;
pameran kerja;
institusi pendidikan;
papan kerja dan resume mengenai pelbagai sumber;
organisasi lain;
kenalan dan kawan.

Semua pilihan carian pekerja mempunyai kelebihan dan kekurangan mereka, pekerja HR mesti memanfaatkan semua peluang untuk mengisi kekosongan.

Apabila pemohon ditemui, dia ditemuduga. Adalah dinasihatkan bahawa kemajuannya didokumenkan: ini memudahkan untuk membuat keputusan termaklum mengenai pengambilan atau penolakan. Dalam kes kedua, orang itu diberitahu secara bertulis tentang sebabnya dalam masa lima hari bekerja. Sekiranya pemohon sesuai untuk jawatan kosong, dia hendaklah didaftarkan. Di sinilah pendaftaran untuk pekerja tertentu bermula.

kesimpulan kontrak pekerjaan;
pengeluaran perintah kemasukan;
pekerja baru atau pertubuhannya;
pendaftaran kad peribadi;
jika ia diterima dalam organisasi - membuka fail peribadi;
membiasakan dan menandatangani peraturan dan arahan dalaman oleh pekerja.

Rekod kakitangan (kad peribadi, jadual kakitangan)

Mengendalikan rekod kakitangan memerlukan penyediaan mandatori dokumentasi perakaunan, khususnya, jadual kakitangan dan kad peribadi. Dokumen ini wajib bagi organisasi dalam semua bentuk pemilikan.

Kakitangan dan bilangan mestilah terkini dan memenuhi keperluan organisasi. Ia mengandungi nama semua jawatan, bilangan kadar yang menunjukkan kekosongan untuk tempoh tertentu.

Kad peribadi ialah dokumen bersatu yang mengandungi maklumat ringkas tentang aktiviti kerja dan maklumat peribadi pekerja. Mereka tertakluk kepada syarat perakaunan dan penyimpanan khas yang ketat, di tempat yang menghalang kerosakan dan kecurian mereka.

Pesanan untuk kakitangan, perbezaan dan ciri reka bentuk

Kerja pejabat am di kerja kakitangan terutamanya dinyatakan dalam perintah dan arahan daripada pihak pengurusan. Dokumen ini mungkin melibatkan kedua-duanya pekerja individu, dan seluruh kakitangan secara amnya. Mereka berbeza dalam ciri reka bentuk dan pelaksanaan.

Kebanyakan pesanan dan arahan yang berkaitan dengan tindakan khusus dengan pekerja mempunyai borang bersatu. Mereka tertakluk kepada perjanjian mandatori dengan semua pihak yang berkepentingan dan pengenalan oleh pekerja terhadap tandatangan. Salinan pesanan kakitangan disimpan dalam fail peribadi, dan yang asal dalam folder berasingan.

Kakitangan merekod jurnal, peraturan untuk pendaftaran dan penyimpanan

Untuk merekod pergerakan dalam perkhidmatan kakitangan, ia melibatkan penyelenggaraan jurnal khusus. Ini ialah dokumen hamparan dalam format berbilang halaman, selalunya disatukan. Biasanya mereka disimpan sama ada dalam buku nota besar atau dibeli siap pakai di kedai khusus.

Jenis jurnal kakitangan:

pendaftaran dokumentasi masuk dan keluar, termasuk surat;
pendaftaran pesanan;
pendaftaran ketibaan dan keberangkatan pekerja dalam perjalanan perniagaan;
pendaftaran penyata, penyerahan, pemberitahuan, nota rasmi dan perkhidmatan;
pendaftaran borang buku kerja dan sisipannya;
buku untuk merekod pergerakan pelbagai dokumen kakitangan, dsb.

Semua log mesti masuk wajib dijahit dan dimeterai, dan helaian diberi nombor. Mereka harus disimpan secara berasingan daripada semua dokumen. Seelok-eloknya dalam peti keselamatan atau kabinet khas.

Ciri-ciri menyelenggara dan menyimpan fail peribadi

Menyelenggara fail peribadi tidak wajib. Walau bagaimanapun, kebanyakan organisasi mengumpul rekod pekerja dalam satu bentuk atau yang lain. Sudah tentu, lebih mudah untuk melakukan ini dalam satu folder.

Fail peribadi ialah satu set maklumat peribadi yang didokumenkan tentang pekerja, dikumpul dan disusun dalam susunan tertentu. Ia mungkin termasuk pelbagai dokumen dan salinan:

salinan pesanan pekerja;
salinan kenyataan;
salinan dokumen pengenalan diri yang mengesahkan kelayakan, pendidikan, faedah dan status perkahwinan;
soal selidik;
ciri dan ulasan;
sijil, dsb.

Fail peribadi termasuk maklumat peribadi dan harus dijauhkan daripada dokumen lain. Akses kepada mereka hanya dibenarkan kepada kalangan yang sangat terhad pegawai. Apabila kakitangan dibuang kerja, fail peribadi diserahkan untuk simpanan arkib.

Peraturan untuk pendaftaran, penyimpanan dan pengeluaran buku kerja, serta sisipan

Semua organisasi dikehendaki menyelenggara buku kerja untuk kakitangan mereka, kecuali pekerja sambilan. Semasa pelantikan awal, majikan secara bebas membeli borang kosong dan membuat catatan pertama padanya. Maklumat berkaitan tentang pekerja dimasukkan pada halaman tajuk. Selepas itu, adalah perlu untuk memantau kaitannya dan membuat perubahan tepat pada masanya.

Mengenai penyebaran bahagian utama, entri tentang buruh dan aktiviti sosial pekerja, pelantikan tetapnya Semua penyertaan dinomborkan dalam susunan am dan dimasukkan berdasarkan pesanan. Notis pemecatan itu disertakan dengan cetakan meterai organisasi dan tandatangan pengurus.

Dibuat dengan tangan, dengan pen mata bola biru, dalam tulisan tangan yang jelas dan mudah difahami. Pantau dengan teliti perkaitan dan ketepatan data yang dimasukkan. Sekiranya perlu untuk membetulkan maklumat, maka ia mesti dicoret dengan teliti dengan satu baris dan maklumat yang berkaitan mesti dimasukkan. Tindakan ini mesti disahkan oleh tandatangan dan meterai pengurus.

Rekod kerja disimpan secara berasingan daripada dokumen lain, dalam peti besi. Dilarang menyerahkannya kepada pekerja atau pihak ketiga tanpa resolusi khas daripada pihak berkuasa yang bertanggungjawab.

Ciri-ciri penyimpanan operasi dan arkib dokumen kakitangan

Penyimpanan dokumen kakitangan ditentukan oleh kepentingan khasnya. Ia mengandungi maklumat peribadi dan sulit. Data sedemikian tidak tertakluk kepada pendedahan yang tidak dibenarkan. Jika tidak, denda akan dikenakan ke atas kakitangan perkhidmatan kakitangan dan ketua organisasi.

Untuk mengatur penyimpanan dokumen kakitangan yang betul dalam perkhidmatan kakitangan, adalah dinasihatkan untuk mempunyai bilik berasingan. Mesti ada satu pintu masuk ke sana dan mesti dilengkapi dengan pintu logam dengan penggera.

Dokumen itu sendiri mesti disimpan dalam kabinet logam atau peti besi. Elakkan pendedahan kepada cahaya matahari dan habuk, serta perubahan suhu dan kelembapan yang berlebihan. Langkah mudah ini akan membantu anda menyimpan data peribadi anda.

Pembinaan sistem pengurusan rekod kakitangan dari awal mesti dijalankan mengikut ketat perundangan buruh. Baca tentang tempat untuk bermula sebagai pengurus HR dan cara memulihkan rekod HR

Baca artikel kami:

Mengapa rekod HR diperlukan?

Di mana untuk mula membina sistem pengurusan dokumen HR - isu semasa untuk syarikat yang baru diwujudkan. Walaupun pada hakikatnya organisasi tidak mempunyai pilihan sama ada untuk menyimpan rekod atau tidak, ia tetap menjadi alat yang sangat mudah untuk memantau kakitangan di semua peringkat kerja mereka. Perundangan hanya menyatukan bentuk fungsinya dan menentukan piawaian yang mesti diikuti bukan sahaja oleh pekerja, tetapi juga oleh majikan.

Rekod kakitangan, pertama sekali, membantu untuk memahami siapa yang bekerja di syarikat, menentukan bilangan kakitangan, dan perbelanjaan syarikat untuk gaji.

Selain itu, sistem ini membolehkan anda mendokumentasikan semua pergerakan dalam pasukan, sama ada:

penerimaan;
pemecatan;
percutian;
pergerakan kakitangan, dsb.

Perakaunan untuk tempoh perkhidmatan membantu majikan dalam menentukan bilangan hari cuti yang layak untuk setiap pekerja. Mengekalkan helaian masa membolehkan anda mengawal dengan jelas kehadiran kakitangan di tempat kerja dan mengira gaji dengan tepat.

Pentadbiran HR dari awal langkah demi langkah

Mengendalikan rekod HR dari awal dalam amalan menimbulkan banyak persoalan bukan sahaja di kalangan pendatang baharu HR, tetapi juga di kalangan pakar berpengalaman. Pertama sekali, perintah pelepasan dokumen menimbulkan keraguan.

Rekod kakitangan untuk LLC

Pengurusan rekod HR untuk LLC tidak mengalami perubahan ketara pada 2018. Adalah penting untuk ambil perhatian bahawa HR tidak banyak berbeza bergantung pada bentuk undang-undang perusahaan. Peraturan adalah sama dalam kebanyakan kes.

Namun, sebahagian besar syarikat adalah LLC. Aktiviti LLC menyediakan kebebasan bertindak yang lebih besar daripada perbandaran atau institusi belanjawan. Organisasi kerajaan lebih formal dan kebanyakan keputusan datang daripada kementerian (contohnya, kakitangan untuk pentadbiran daerah).

Manakala LLC mempunyai kebebasan bertindak yang lebih besar dan kurang terhad dalam memilih senario tingkah laku.

dokumen HR

Asas rekod personel dalam sesebuah organisasi ialah dokumen rekod personel. Semua dokumen boleh dibahagikan kepada 3 kategori:

dokumen utama mengenai rekod kakitangan;
dokumen utama untuk merekod masa bekerja dan gaji;
jurnal untuk merekod pergerakan dokumentasi kakitangan.

Konsep dan definisi

Sebelum memahami cara menyediakan proses ini, anda harus menentukan konsep asas. Jadi, perakaunan kakitangan adalah proses mengatur rekod pekerja, yang dikaitkan dengan pendaftaran rasmi pengambilan pekerja, berpindah dari satu jawatan ke jawatan lain dan melepaskan kakitangan, serta perakaunan. perhubungan buruh perusahaan dan kakitangannya.

Pengurusan rekod kakitangan ialah aktiviti yang memastikan penyelenggaraan dokumentasi dan organisasi kerja dengan dokumen kakitangan.

Oleh itu, menjadi jelas bahawa pengurusan rekod kakitangan dan rekod kakitangan adalah dua fenomena yang saling berkaitan yang bertujuan untuk melaksanakan dasar kakitangan perusahaan.

Matlamat dan objektif

Tujuan rekod kakitangan adalah untuk mewujudkan sistem pengurusan rekod kakitangan yang berkesan dan berfungsi dan memformalkan hubungan buruh dengan betul antara majikan (perusahaan) dan pekerja (kakitangan) itu sendiri.

Tetapi tugas yang direka untuk diselesaikan oleh rekod kakitangan adalah yang berikut - peraturan hubungan antara majikan dan pekerja perusahaan dan penciptaan asas organisasi dan undang-undang untuk hubungan buruh.

Setelah memahami apa itu rekod kakitangan, anda boleh mula mempertimbangkan persoalan bagaimana untuk mengatur rekod kakitangan dengan betul dari awal langkah demi langkah.

Peringkat penyusunan rekod kakitangan

Jadi, sebelum anda mula mengatur rekod HR langkah demi langkah dari awal, anda memerlukan pelan tindakan yang jelas, dibahagikan kepada beberapa peringkat. Ini akan membantu anda untuk tidak ketinggalan perkara penting dalam proses ini.

Oleh itu, organisasi rekod kakitangan secara umum melibatkan melalui peringkat berikut:

Penciptaan perkhidmatan kakitangan (jabatan) jika syarikat bercadang untuk mengambil kerja bilangan yang besar pekerja, atau menyerahkan tanggungjawab perakaunan kepada pakar khusus jika syarikat bercadang untuk mempunyai bilangan kakitangan yang kecil.
Pembangunan dokumentasi pengawalseliaan asas (dalam bidang pengurusan kakitangan perusahaan).
Organisasi kerja pejabat (menentukan siapa yang akan membuat dokumentasi dan bagaimana, membangunkan bentuk pesanan mengenai isu kakitangan, mengekalkan log pelaporan, dll.).
Automasi rekod kakitangan (jika perlu).
Menentukan cara untuk memantau ketepatan perakaunan (peraturan dan penyerahan kuasa kepada pegawai yang bertanggungjawab untuk perakaunan yang betul).

Setiap peringkat ini mempunyai tugasan dan subtugas tertentu. Kesemuanya perlu dipertimbangkan.

Siapa yang patut menyimpan rekod?

Seperti yang dinyatakan sebelum ini, terdapat dua cara untuk menentukan siapa yang akan bertanggungjawab untuk mengekalkan rekod kakitangan dalam perusahaan. Secara umum, ia bergantung kepada berapa ramai orang yang dirancang untuk diambil bekerja untuk mencapai matlamat (sebagai peraturan, matlamat perusahaan adalah untuk mengatur aktiviti komersial untuk mengaut keuntungan).

Bagi syarikat besar, adalah disyorkan untuk mewujudkan perkhidmatan kakitangan atau jabatan kakitangan yang lengkap. Bagi perusahaan kecil, adalah dibenarkan untuk mewakilkan tugas HR kepada akauntan atau setiausaha. Walau bagaimanapun, terdapat pilihan ketiga - urusan perakaunan penyumberan luar kepada organisasi khusus.

Apabila membuat perkhidmatan atau jabatan, anda perlu mencipta dokumen kawal selia tertentu, iaitu peraturan mengenai perkhidmatan (jabatan) dan huraian kerja pekerja. Jika tanggungjawab diberikan kepada akauntan atau setiausaha, anda perlu memasukkan fungsi pegawai kakitangan dalam huraian kerja pekerja yang dipilih. Sekiranya terdapat keperluan sedemikian, adalah disyorkan untuk menghantar akauntan atau setiausaha ke kursus HR. Ini akan membantu meningkatkan kemahiran pekerja yang akan diberikan tanggungjawab dalam hal kakitangan. Tetapi jika telah diputuskan untuk bekerjasama dengan organisasi pihak ketiga mengenai pemindahan tanggungjawab perakaunan kepada mereka, maka kesimpulan perjanjian adalah wajib.

Pembangunan dokumentasi personel wajib

Terdapat beberapa dokumen yang wajib bagi mereka yang menyelenggara rekod kakitangan dan kerja pejabat. Pertama sekali, dokumen sedemikian adalah meja kakitangan. Ia adalah dokumen yang memaparkan komposisi, bilangan kakitangan dan gaji pekerja, serta nama jawatan. Dalam jadual kakitangan, jawatan pekerja diedarkan di antara jabatan, yang memungkinkan untuk melakukan analisis kuantitatif dan kualitatif seluruh perusahaan.

Langkah seterusnya ialah membangunkan bentuk piawai pesanan kakitangan, yang akan memaparkan maklumat mengenai kemasukan, pemindahan ke jawatan lain, menghantar cuti dan pemecatan pekerja perusahaan.

Dokumen wajib seterusnya ialah peraturan dalaman peraturan buruh. Mereka memaparkan perkara utama yang mengawal selia aktiviti buruh semua pekerja perusahaan. Menurut dokumen ini, jika pekerja melanggar peraturan yang diterangkan dalam dokumen, dia boleh dihukum dengan membawanya ke tindakan tatatertib.

Juga satu lagi dokumen rekod kakitangan ialah kontrak standard mengenai kesimpulan hubungan buruh antara perusahaan dan pekerja. Kontrak pekerjaan boleh daripada jenis yang sama atau dibangunkan untuk setiap jawatan secara berasingan. Di samping itu, perusahaan mesti membangunkan helaian masa yang akan memaparkan jam sebenar yang mana pekerja akan menerima gaji.

Anda juga harus ingat tentang jadual percutian di perusahaan. Dokumen ini dibangunkan selewat-lewatnya dua minggu sebelum akhir tahun. Jadual percutian memaparkan pelan kalendar untuk menghantar orang bercuti wajib. Apabila membuat rancangan sedemikian, harus diingat bahawa kakitangan harus dihantar bercuti sedemikian rupa sehingga ketidakhadiran pekerja tertentu secara serentak tidak menyebabkan gangguan dalam kerja. proses buruh perusahaan.

Kita tidak seharusnya lupa tentang membangunkan peraturan mengenai imbuhan. Dokumen ini menunjukkan proses akruan upah kepada kakitangan organisasi, dan juga mengawal akruan pembayaran tambahan, contohnya, elaun, insentif atau bonus. Peringkat akhir ialah pembangunan peraturan mengenai bahagian perusahaan dan huraian kerja pakar dan pekerja. Di samping itu, adalah disyorkan untuk membangunkan kenyataan mengenai data peribadi. Setelah dokumen kawal selia telah disediakan, anda boleh mula mengatur kerja pejabat.

Kerja pejabat

Kerja pejabat termasuk menyelenggara dengan betul dokumentasi yang berkaitan dengan penerimaan, pergerakan dan pelepasan kakitangan.

Adalah wajib untuk mengekalkan fail peribadi yang dibuat untuk setiap pekerja perusahaan. Ia termasuk kad rekod kakitangan peribadi, permohonan kemasukan, salinan pasport, salinan dokumen pendidikan, sijil pemeriksaan perubatan, salinan ID tentera (jika ada) dan dokumen lain yang dihasilkan semasa kerja pekerja. aktiviti . Dan juga satu lagi dan sangat tugas penting sedang mengisi buku kerja.

Sebagai tambahan kepada semua perkara di atas, dokumen lain boleh dibangunkan yang berkaitan secara langsung dengan spesifik perusahaan, memastikan ketepatan kerja dalam bidang perakaunan kakitangan.

Apakah jurnal yang perlu ada dalam rekod HR?

Pertama sekali, anda perlu membuat log berikut:

membiasakan diri dengan peraturan buruh dalaman;
pendaftaran pesanan kakitangan;
pendaftaran pesanan pekerjaan;
pendaftaran pesanan untuk percutian seterusnya;
perakaunan cuti sakit;
pendaftaran kontrak pekerjaan;
perakaunan untuk pekerja yang ditempatkan;
rakaman masa bekerja;
perakaunan untuk pergerakan buku kerja;
perakaunan kad peribadi;
perakaunan pemeriksaan.

Sebagai tambahan kepada log itu sendiri, arahan untuk mengisinya boleh dibangunkan sebagai tambahan kepada mereka. Dan juga semua dokumentasi yang didaftarkan dalam jurnal ini disimpan dalam folder berasingan mengikut tatanama yang diluluskan.

Automasi perakaunan

Seperti yang telah jelas daripada maklumat yang dibentangkan di atas, rekod kakitangan adalah proses yang sangat teliti yang memerlukan perhatian khusus daripada pekerja yang bertanggungjawab menguruskan isu ini. Oleh itu, hari ini ia boleh dipermudahkan melalui automasi.

Terdapat banyak program yang memudahkan kerja pegawai HR dan mengurangkan kemungkinan melakukan sebarang kesilapan. Sebagai peraturan, perusahaan perlu memasang versi berlesen sedemikian perisian. Walau bagaimanapun, perlu diingat bahawa pembelian program sedemikian akan membayar sendiri dalam masa yang singkat dan akan menghalang anda daripada membuat kesilapan yang serius dalam kerja anda. Secara umum, program sedemikian menyelesaikan masalah berikut:

menyelenggara rekod kakitangan mengikut perundangan buruh;
penyediaan dan penjanaan laporan mengenai isu kakitangan;
menjalankan penyelarasan tepat pada masanya semua proses kakitangan dengan jabatan pengebilan atau jabatan perakaunan.

Salah satu program yang paling popular dan dalam permintaan hari ini ialah 1C dengan konfigurasi "Pengurusan Sumber Manusia".

Apa yang perlu dilakukan jika mustahil untuk mengatur rekod kakitangan secara bebas langkah demi langkah dari awal?

Sekiranya perusahaan terpaksa menghadapi masalah sedemikian apabila tidak mungkin untuk menubuhkan proses kakitangan secara bebas, maka menyelesaikan situasi sedemikian tidak sukar. Untuk tujuan ini, terdapat syarikat yang mampu menyediakan perkhidmatan sedemikian.

Pakar syarikat perunding akan menjalankan audit dan membangunkan pakej dokumen yang diperlukan. Secara umum, organisasi sedemikian direka untuk menyelesaikan masalah berikut:

Pilih sistem HR yang optimum untuk perusahaan.
Membangunkan dokumen pengawalseliaan dalaman.
Membangunkan arahan yang diperlukan dan peruntukan.

Di samping itu, pakar sedemikian boleh, jika perlu, memimpin penciptaan perkhidmatan pengurusan kakitangan dan jabatan pengurusan dokumen. Secara umum, penglibatan pakar pihak ketiga membantu pihak pengurusan mengatur kerja ke arah ini. Ini sangat berguna untuk perusahaan secara keseluruhan, terutamanya semasa penciptaannya.

Kesimpulan

Untuk meringkaskan artikel ini, perlu diperhatikan bahawa rekod kakitangan dan pengurusan kakitangan adalah proses yang saling berkaitan, di mana kualiti organisasi yang pertama akan bergantung sepenuhnya. polisi kakitangan perusahaan.

Walau apa pun, anda tidak sepatutnya melupakan isu kakitangan, kerana bukan sahaja aktiviti organisasi, tetapi selalunya nasib pekerja bergantung kepada mereka. Kita hanya perlu membayangkan betapa marahnya orang-orang yang tidak dapat menerima pencen yang sepatutnya atau apa-apa bayaran lain kerana prestasi buruk tugas mereka oleh pegawai kakitangan.

Setelah mempertimbangkan persoalan bagaimana mengatur rekod kakitangan dengan betul dari awal langkah demi langkah, anda boleh mula melaksanakan program untuk mewujudkan proses ini di perusahaan. Perkara yang paling penting ialah tidak mengabaikan cadangan Kod Buruh, resolusi Kementerian Buruh, Jawatankuasa Statistik Negeri, Rosarkhiv dan jabatan kerajaan yang lain.

Selepas semua proses kakitangan dalaman telah diwujudkan, anda tidak seharusnya melupakannya. Adalah penting untuk diingat bahawa pekerja yang terlibat dalam perakaunan kakitangan hendaklah, sekurang-kurangnya sekali-sekala, dihantar ke kursus HR untuk meningkatkan kemahiran mereka. Audit berjadual bagi proses perakaunan HR juga perlu dijalankan. Ini akan membantu mengekalkan kerja ke arah ini pada tahap yang sepatutnya.

Setiap perusahaan, walaupun yang terkecil, mempunyai pekerja, yang bermaksud terdapat keperluan untuk mengekalkan pelbagai dokumentasi kakitangan.

Dalam syarikat yang telah berada di pasaran untuk masa yang lama, rekod HR biasanya mantap, tetapi dalam organisasi yang baru dibuat adalah perlu untuk mencipta segala-galanya dari awal.

Siapa yang bertanggungjawab untuk penyimpanan rekod di perusahaan?

Sebagai peraturan, pekerja jabatan HR terlibat dalam menjalankan rekod kakitangan dan memproses semua dokumen, tetapi jika perusahaan kecil, maka kerja ini boleh diamanahkan kepada salah seorang pekerja sebagai... Biasanya ini adalah akauntan atau.

Sekiranya syarikat itu mempunyai sejumlah besar pekerja, maka jabatan kakitangan diwujudkan, yang mungkin mempunyai beberapa pakar. Keperluan untuk kakitangan ditentukan bukan sahaja berdasarkan bilangan pekerja (walaupun ini adalah faktor utama), tetapi juga pada spesifik perusahaan itu sendiri. Jadi, dalam organisasi dengan pengeluaran yang berbahaya dan berbahaya, pegawai HR akan mempunyai lebih banyak kerja.

Jika anda masih belum mendaftar organisasi, maka cara paling mudah Ini boleh dilakukan menggunakan perkhidmatan dalam talian yang akan membantu anda menjana semua dokumen yang diperlukan secara percuma: Jika anda sudah mempunyai organisasi dan anda berfikir tentang cara untuk memudahkan dan mengautomasikan perakaunan dan pelaporan, maka perkhidmatan dalam talian berikut akan datang untuk menyelamatkan dan akan menggantikan sepenuhnya akauntan di perusahaan anda dan akan menjimatkan banyak wang dan masa. Semua pelaporan dijana secara automatik dan ditandatangani tandatangan elektronik dan dihantar secara automatik dalam talian. Ia sesuai untuk usahawan individu atau LLC pada sistem cukai yang dipermudahkan, UTII, PSN, TS, OSNO.
Semuanya berlaku dalam beberapa klik, tanpa beratur dan tekanan. Cubalah dan anda akan terkejut betapa mudahnya ia telah menjadi!

Pengumpulan rangka kerja perundangan dan dokumen kawal selia yang diperlukan

Perkara pertama yang perlu anda lakukan semasa membuat aliran dokumen HR dari awal ialah memutuskan dokumen yang perlu ada. Terdapat dokumen yang mesti dimiliki oleh setiap perusahaan, dan terdapat dokumen yang diperlukan hanya untuk melaksanakan jenis kerja atau aktiviti syarikat tertentu.

Dengan cara ini, ia juga merupakan idea yang baik untuk menyimpan sendiri dokumen kawal selia yang mengawal ketersediaan komponen dokumentasi kakitangan dalam folder yang berasingan, supaya jika perlu, mereka akan sentiasa berada di tangan.

Pesanan dari segi personel dan personel. Pesanan kakitangan termasuk perintah yang berkaitan dengan pergerakan pekerja:, pemecatan, dsb. Pesanan ini berkaitan dengan pengalaman kerja dan oleh itu disimpan selama 75 tahun.

KEPADA pesanan kakitangan semua yang lain termasuk:

percutian;
bonus;
perjalanan perniagaan;
sekatan tatatertib, dsb.

Jangka hayat Tempahan ini berkisar antara 3 hingga 5 tahun.

Adalah lebih dinasihatkan untuk membuat dua folder berasingan untuk kedua-dua jenis ini.

Dokumen wajib seterusnya adalah dokumen yang mencerminkan semua maklumat asas tentang pekerja. Kad ini boleh disimpan sama ada secara berasingan atau sebagai sebahagian daripada fail peribadi pekerja.

Dokumen wajib ketiga ialah. Pada masa ini, mengikut undang-undang, buku kerja mesti disediakan walaupun oleh seorang usahawan individu, apatah lagi perusahaan dalam bentuk pemilikan lain. Majikan mesti mengeluarkan buku kerja dalam tempoh tiga hari dari tarikh pengambilan pekerja.

Oleh kerana buku kerja adalah, adalah perlu untuk menyimpannya. Buku ini juga disimpan selama 75 tahun.

Dokumen yang diperlukan seterusnya ialah. Ia mesti disimpulkan dengan setiap pekerja yang diupah, tanpa mengira istilahnya.

Selepas pekerjaan baru telah diwujudkan, adalah perlu untuk menjalankan kajian khas bagi setiap daripada mereka. Dokumen yang berkaitan dengan SOUT disimpan sehingga ia digantikan dengan yang baru, sebagai peraturan, sekali setiap 5 tahun.

KEPADA dokumen wajib yang lain terpakai:

Terdapat juga dokumen yang tidak diwajibkan oleh undang-undang, tetapi, bagaimanapun, hampir setiap majikan memilikinya, ini adalah buku alasan untuk pesanan.

Pengumpulan dan kajian dokumen konstituen

Selepas anda membuat keputusan mengenai dokumen wajib am, anda perlu membuat keputusan mengenai dokumen yang selebihnya. Untuk melakukan ini, anda perlu mengkaji segala-galanya dokumen berkanun mengawal selia aktiviti dan proses pengeluaran perusahaan.

Di sini dokumen boleh menjadi sangat berbeza. Sebagai contoh, jika pekerja dikehendaki memakai PPE, maka ia mesti diluluskan melalui perintah atau lain-lain dokumen pentadbiran senarai dan syarat menyediakannya kepada kategori pekerja.

Jika perusahaan mempunyai orang yang mempunyai waktu kerja yang tidak tetap, bekerja pada waktu malam, bekerja dalam bahaya dan keadaan berbahaya, maka adalah perlu untuk mendokumenkan faedah dan pampasan yang mereka berhak.

Penyediaan senarai dokumen

Apabila senarai keseluruhan dokumen yang diperlukan ditentukan, anda boleh mula merangka Peraturan mengenai pengendalian rekod kakitangan.

Peruntukan ini menyenaraikan semua dokumen yang diperlukan, prosedur untuk penyelenggaraan dan tempoh penyimpanannya. Peruntukan ini tidak wajib, tetapi sangat memudahkan kerja jabatan HR.

Pendaftaran untuk jawatan pengarah

Jika perusahaan dibuat dari awal, maka orang pertama yang mendaftar ialah ketua perusahaan.

Dialah yang kemudiannya membuat kontrak pekerjaan dengan pekerja yang lain. Jika jawatan pengarah adalah elektif, oleh persaingan, maka pengerusi badan yang dipilih menyimpulkan perjanjian itu jika perusahaan itu mempunyai pengasas, maka mereka menandatangani perjanjian itu; Jika pengurus berada pada masa yang sama pengasas tunggal atau usahawan individu, kemudian dia menandatangani kontrak pekerjaan untuk kedua-dua pekerja dan majikan.

Walau apa pun, kesimpulannya kontrak pekerjaan dan mengeluarkan perintah kemasukan adalah prosedur wajib.

Merangka peraturan tempatan

Untuk menentukan jawatan apa dan berapa banyak daripadanya diperlukan untuk operasi perusahaan, a meja kakitangan. Terdapat bentuk bersatu untuknya dan, walaupun ia tidak diperlukan untuk digunakan, ia sangat mudah.

Jika mahu, anda boleh menambah lajur tambahan padanya. Jadual perjawatan menunjukkan nama jawatan, kuantiti yang diperlukan unit kakitangan, gaji atau bentuk imbuhan dan elaun yang diperlukan. Semua jawatan dalam jadual perjawatan ditunjukkan, bermula dengan yang paling penting dan berakhir dengan kakitangan sokongan.

DALAM peraturan buruh Pertama sekali, jadual kerja perusahaan ditunjukkan, jika ada jadual syif, kemudian ia diterangkan secara terperinci. Dokumen ini juga mungkin menunjukkan keperluan untuk penampilan dan tingkah laku pekerja, etika korporat dan seterusnya.

Pembangunan sampel kontrak pekerjaan standard

Kontrak pekerjaan mesti merangkumi semua peruntukan asas yang disenaraikan dalam kod buruh.

Di sini berlaku:

Sebagai tambahan kepada klausa ini, majikan boleh menambah mana-mana klausa lain pada kontrak pekerjaan yang tidak bercanggah dengan undang-undang.

Penyediaan dokumen perakaunan

Semua buku log sebelum menggunakannya perlu disediakan. Iaitu setiap majalah hendaklah dinomborkan dan dimeterai. Helaian dinomborkan secara berturut-turut, bermula dari yang pertama hingga yang terakhir. Kemudian semua helaian, tidak termasuk penutup, dijahit dengan benang dan dua ekor dilukis pada kertas akhir terakhir. Mereka dimeterai dengan sekeping kertas, tetapi yang menunjukkan bilangan helaian dan mengandungi tandatangan pengurus atau orang yang bertanggungjawab untuk mengekalkan jurnal.

Setiap jurnal menunjukkan tarikh mulanya, dan nama organisasi diperlukan.

Pelantikan orang yang bertanggungjawab untuk mengekalkan rekod kerja

Rekod kerja adalah salah satu daripada dokumen rekod kakitangan yang paling penting dan tergolong dalam borang pelaporan yang ketat, maka sikap terhadap mereka hendaklah berhati-hati. Mereka mesti disimpan dalam peti besi, dikunci dengan kunci.

Dilantik untuk menyelenggara rekod kerja orang yang bertanggungjawab, yang mengisinya dan bertanggungjawab untuk menyimpannya. Tanggungjawab diberikan kepada pekerja mengikut perintah organisasi.

Pendaftaran pekerja

Bagi setiap pekerja, perlu melakukan urutan kerja tertentu:

penerimaan daripada pekerja;
membiasakan pekerja dengan semua dokumen kawal selia tempatan, peraturan mengenai imbuhan, peraturan buruh dalaman, perjanjian kolektif dan lain-lain;
merangka kontrak pekerjaan dan menandatanganinya. Pastikan anda membuat nota dalam kontrak pekerjaan yang menunjukkan bahawa pekerja menerima salinan seratus dua;
mengeluarkan perintah pekerjaan;
mengisi kad T-2 peribadi dan mencipta fail peribadi. Ia termasuk dokumen berikut: permohonan untuk kemasukan, salinan dokumen peribadi, salinan pesanan kemasukan, kad peribadi, dokumen mengenai pendidikan dan kelayakan, kontrak pekerjaan, dan dokumen lain yang diperlukan.
pindahkan kepada jabatan perakaunan semua dokumen yang diperlukan untuk pekerja untuk akruan.

Senarai main video berikut menyediakan arahan tentang cara menjalankan rekod HR:

Kakitangan mana-mana perusahaan adalah miliknya nilai utama dan sumber utama. Oleh itu, mengatur proses perakaunan kakitangan yang kompeten adalah komponen penting dalam kerja, yang memerlukan kecekapan dan pengetahuan mendalam tentang undang-undang semasa Persekutuan Rusia.

Pekerja jabatan HR yang dipilih dengan betul akan menjamin bahawa kesilapan dikurangkan kepada sifar dan hak seluruh pasukan dilindungi. Teruskan membaca untuk mengetahui lebih lanjut tentang keistimewaan mengekalkan rekod kakitangan dan kesilapan utama yang dibuat oleh majikan.

Konsep rekod kakitangan

Rekod kakitangan ialah satu set proses dan langkah yang berkaitan dengan peraturan perhubungan buruh antara majikan dan pekerja. Mekanisme ini semestinya ada dalam mana-mana syarikat, tanpa mengira tahap kakitangan dan bentuk undang-undangnya.

Secara amnya, rekod kakitangan termasuk aktiviti berikut:

pembentukan fail peribadi pekerja;
pengiraan dan pembayaran lain;
penyusunan dan rakaman waktu bekerja;
pendaftaran daun sakit, permohonan dan sijil di tempat permintaan;
penyerahan laporan berkala kepada pihak berkuasa cukai;
merangka dan memantau pematuhan;
penyediaan pesanan kakitangan;
mengekalkan dokumentasi yang berkaitan;
kerja dan penilaian pekerja;
pematuhan peraturan tidak mengedarkan data peribadi pekerja syarikat.

mengikut Kod Buruh Di Persekutuan Rusia, setiap organisasi mesti mempunyai dokumentasi berikut:

Jadual perjawatan.
Kad peribadi pekerja.
Banduan dan perjanjian tambahan kepada mereka.
Jadual percutian.
Peraturan mengenai prosedur untuk melindungi dan memproses maklumat peribadi (peribadi) pekerja.
Pesanan dan penyata pekerja (tentang, peruntukan, dsb.).
Peraturan buruh (dalam organisasi).
Rekod kerja semua pekerja.

Organisasi rekod kakitangan

Cara yang paling biasa untuk mengekalkan rekod kakitangan dalam organisasi ialah:

Mencipta jabatan HR atau mengupah pakar HR (pengurus HR)

Kelebihan utama kaedah pengurusan rekod kakitangan ini adalah keupayaan untuk mengatur mengikut prinsip dan keperluannya, jadi pekerja berada secara langsung dalam syarikat.

Menugaskan tanggungjawab untuk mengekalkan rekod kakitangan kepada setiausaha atau akauntan

Dalam masa krisis dan keperluan untuk menjimatkan wang, situasi sering timbul apabila seorang pekerja menggabungkan tugas setiausaha, akauntan, pakar kakitangan dan juga peguam. Pekerja sedemikian, sebagai peraturan, pakar dalam satu bidang, dan, dengan itu, tidak sepenuhnya kompeten dalam bidang lain.

Dan ini penuh dengan kemungkinan kesilapan dan liabiliti pengurusan syarikat, yang membawa kepada kos yang tidak perlu - masa dan bahan.

Pemindahan fungsi HR kepada syarikat penyumberan luar

Kerja organisasi, pengurusan kakitangan, latihan dan pemilihan adalah tanggungjawab syarikat penyumberan luar pihak ketiga, yang merupakan pakar dalam bidangnya. Terdapat banyak kakitangan profesional dan organisasi dengan mana ia disimpulkan perjanjian untuk penyediaan perkhidmatan perakaunan kakitangan yang berkaitan.

Setiap pilihan di atas mempunyai kebaikan dan keburukan. Tepat bagaimana rekod kakitangan akan disimpan dan siapa yang akan berurusan secara langsung dengannya diputuskan oleh pengurusan organisasi, dengan mengambil kira bilangan kakitangan, pusing ganti dan dasar dalam negeri.

Ciri-ciri pengurusan

Kadangkala pekerja perlu mendapatkan salinan helaian masa mereka. Selaras dengan Kod Buruh, majikan diwajibkan untuk mengeluarkan dokumen sedemikian Tetapi mengikut undang-undang mengenai perlindungan data peribadi, salinan lengkap boleh dikeluarkan hanya dengan persetujuan semua pekerja yang didaftarkan di sana. Oleh itu, cabutan daripada kad laporan dikeluarkan, yang hanya memberikan maklumat tentang pemohon

Kesilapan utama yang dilakukan oleh majikan dan pekerja HR

Dalam proses menyelenggara rekod kakitangan, kesilapan mungkin dilakukan yang akan membawa kepada pihak berkuasa pemeriksaan. Kesilapan biasa rekod kakitangan ialah:

Kesilapan semasa bekerja dengan fail peribadi

Fail peribadi setiap pekerja dibentuk dari saat dia diambil bekerja sehingga dia dipecat. Kesilapan yang paling biasa semasa menguruskan hal ehwal peribadi ialah:

tiada dokumen yang diperlukan dalam fail peribadi;
susunan dokumen terganggu;
tiada fail peribadi (tidak didokumenkan);
perdamaian tidak dilakukan tepat pada masanya;
diisi dan bukannya helaian rekod kakitangan peribadi;
kes itu termasuk dokumen yang tidak sepatutnya menjadi sebahagian daripadanya;
Pekerja HR tidak mematuhi prosedur untuk memindahkan fail peribadi kepada pihak ketiga dan organisasi.

Pembentukan fail kakitangan yang betul membolehkan keselamatan dokumen yang lebih baik dan akses segera kepada mereka.

Kesilapan semasa membuat kontrak pekerjaan

Kesilapan yang dilakukan oleh majikan semasa proses sering membawa kepada akibat yang serius dalam proses penyelesaian. pertikaian buruh. Kesilapan biasa dalam kes ini ialah:

kontrak pekerjaan dibuat dalam satu salinan;
kontrak pekerjaan tidak didaftarkan, tiada tarikh pendaftaran;
tiada tandatangan pada kontrak pekerjaan;
tidak berdaftar maklumat wajib dan/atau syarat;
tiada kontrak pekerjaan bertulis dengan pekerja;
satu salinan kontrak pekerjaan tidak diterima secara peribadi oleh pekerja, atau
tiada tanda resit;
terma kontrak tidak ditakrifkan;
syarat untuk pekerjaan, jika ada, tidak dinyatakan;
jumlah tertentu gaji pekerja tidak dinyatakan, syarat pembayaran dan tempat penerimaan gaji, waktu bekerja dan tempoh cuti tidak ditetapkan.

Kesilapan dalam menyelenggara rekod kerja

Di sini, sebahagian besar ralat adalah berkaitan dengan prosedur untuk mengisi buku kerja. Kesilapan yang paling biasa:

resit tidak dikeluarkan apabila menerima buku kerja daripada pekerja syarikat;
perintah itu tidak melantik seseorang yang bertanggungjawab untuk menyelenggara, merekod, mengeluarkan dan menyimpan buku kerja;
bahagian maklumat pekerja tidak ditambah apabila pekerja menerima lebih pendidikan tahap tinggi;
penomboran berurutan rekod adalah tidak betul;
tidak semua rekod kerja (termasuk terjemahan) terkandung;
keengganan untuk mengeluarkan rekod kerja kepada pelajar yang menggabungkan kerja dan pengajian;
apabila mengeluarkan pendua, tanda "pendua" tidak dibuat;
pembetulan yang salah telah dibuat di bahagian maklumat kerja;
buku yang merekodkan pergerakan buku kerja dan kepada mereka tidak diselenggara dengan baik atau tiada buku;
bahagian maklumat pekerja tidak diisi semasa mengisi sisipan;
tandatangan pekerja tiada dalam bahagian maklumat pekerja;
bahagian maklumat pekerjaan tidak mengandungi nama penuh majikan;
pekerja yang diberhentikan dihantar melalui pos buku kerja tanpa kenyataan bertulis daripada pekerja mengenai permintaan sedemikian.

Buku kerja ialah dokumen utama mana-mana pekerja, mencerminkan pengalaman kerjanya sepanjang keseluruhan aktiviti profesional. Oleh itu, adalah perlu untuk meminimumkan berlakunya kemungkinan ralat dan pelanggaran semasa menyediakan dan menyelenggara dokumen ini.

Setiap kesilapan boleh memberi kesan yang sangat negatif kepada pengurusan organisasi dan membawa kepada akibat yang serius. Oleh itu, adalah disyorkan untuk mempercayakan fungsi rekod kakitangan kepada pakar yang cekap dan cekap yang mahir dalam perundangan semasa dan keperluan badan pemeriksaan, atau mempercayai syarikat penyumberan luar profesional.