Contoh peraturan mesyuarat teknikal. Cara merangka minit mesyuarat dengan betul

Protokol menduduki tempat yang istimewa dalam sistem organisasi dan dokumen pentadbiran. Di satu pihak, ia boleh diklasifikasikan sebagai dokumen maklumat (kerana ia mengandungi maklumat tentang kemajuan perbincangan beberapa isu pengurusan), dan di sisi lain, protokol mengandungi bahagian operasi dan, dengan itu, boleh dianggap sebagai pentadbiran. dokumen.

Minit ialah dokumen yang merekodkan kemajuan perbincangan isu dan membuat keputusan pada mesyuarat, mesyuarat, sesi dan persidangan. Protokol tersebut mendokumenkan aktiviti badan kolegial tetap, seperti lembaga jawatankuasa dan kementerian, kerajaan perbandaran, serta majlis saintifik, teknikal dan metodologi.

Mesyuarat pemegang saham dan mesyuarat lembaga pengarah adalah tertakluk kepada minit mandatori.

Protokol diserahkan kepada pihak berkuasa kuasa negeri untuk pendaftaran (contohnya, semasa mendaftarkan bank perdagangan, dewan perniagaan dan industri, dsb.). Minit juga disediakan untuk mendokumentasikan aktiviti badan kolegial sementara (persidangan, mesyuarat, mesyuarat, seminar, dll.).

Minit tersebut disediakan berdasarkan rekod yang disimpan dalam mesyuarat oleh setiausaha secara manual atau menggunakan perakam suara.

Bergantung pada jenis mesyuarat dan status badan kolegial, bentuk protokol dipilih: pendek, penuh atau stenografi.

Minit ringkas - merekodkan isu yang dibincangkan dalam mesyuarat, nama penceramah dan keputusan yang dibuat. Adalah disyorkan untuk menyimpan minit sedemikian hanya dalam kes di mana mesyuarat diambil secara ringkas, laporan dan teks ucapan akan dibentangkan kepada setiausaha, atau apabila mesyuarat itu bersifat operasi.

Protokol penuh merekodkan bukan sahaja isu yang dibincangkan, keputusan yang dibuat dan nama penceramah, tetapi juga rekod yang agak terperinci yang menyampaikan kandungan laporan dan ucapan peserta mesyuarat, semua pendapat yang dinyatakan, soalan dan teguran yang disuarakan, ulasan, pendirian.

Protokol stenografi disusun berdasarkan laporan stenografi mesyuarat (transkrip) dan secara literal menyampaikan proses membincangkan setiap isu dan membangunkan keputusan mengenainya.

Minit penuh dan stenografi disusun berdasarkan stenografi tulisan tangan atau rakaman pita yang disimpan semasa mesyuarat.

Semua jenis protokol disediakan dalam bentuk biasa, yang merangkumi butiran berikut: nama institusi (organisasi, perusahaan), jenis dokumen (protokol), tempat untuk meletakkan tarikh, indeks dokumen, tempat protokol telah disediakan, tempat untuk tajuk teks. Tarikh minit ialah tarikh mesyuarat (minit, sebagai peraturan, disediakan selepas mesyuarat). Jika ia berlangsung beberapa hari, maka tarikh protokol termasuk tarikh mula dan tamat.

Nombor (indeks) protokol ialah nombor siri mesyuarat. Penomboran protokol dijalankan dalam tahun kalendar atau tempoh jawatan badan kolegial.

Tajuk teks minit, sebagai peraturan, mencerminkan jenis mesyuarat atau aktiviti kolegial dan konsisten dengan nama jenis dokumen. Contohnya: Minit - mesyuarat lembaga; - mesyuarat tenaga kerja; - mesyuarat ketua unit struktur.

Teks protokol termasuk bahagian pengenalan dan utama.

Di bahagian pengenalan protokol, selepas tajuk, nama keluarga dan parap pengerusi dan setiausaha mesyuarat diberikan (dalam bentuk ringkas protokol, maklumat ini ditinggalkan). Daripada baris baharu selepas perkataan "Hadir", nama keluarga, parap ahli tetap badan kolegial (dalam susunan abjad), nama keluarga, parap dan jawatan mereka yang dijemput ke mesyuarat disenaraikan. Semasa merangka minit mesyuarat lanjutan, nama peserta tidak disenaraikan, tetapi ditunjukkan oleh nombor mereka jumlah kuantiti. Pengiraan peserta dijalankan mengikut senarai pendaftaran, yang dipindahkan kepada setiausaha mesyuarat dan menjadi salah satu lampiran minit.

Bahagian pengenalan minit termasuk agenda. Ia menyenaraikan isu yang dibincangkan pada mesyuarat dengan nama penceramah (pelapor) dan menetapkan urutan perbincangan mereka. Agenda untuk mesyuarat biasanya disediakan lebih awal dan harus termasuk bilangan optimum isu yang boleh dipertimbangkan dan dibincangkan pada mesyuarat.

Teks bahagian utama protokol disediakan mengikut urutan isu yang ditetapkan oleh agenda.

Badan utama protokol mengandungi seberapa banyak bahagian yang terdapat dalam agenda. Selaras dengannya, bahagian dinomborkan. Setiap bahagian terdiri daripada tiga bahagian: "MENDENGAR", "BERCAKAP", "MEMUTUSKAN", yang dicetak dari perenggan untuk menyerlahkan dalam teks protokol ucapan penceramah utama, peserta dalam perbincangan isu itu. dan bahagian pengoperasi yang merumuskan keputusan mesyuarat. Untuk tujuan yang sama, dalam teks protokol, setiap nama keluarga dan inisial penutur dicetak pada baris baharu dalam kes nominatif. Penyampaian rakaman ucapan dipisahkan dari nama keluarga dengan tanda sempang, ia dibentangkan dalam orang ketiga tunggal.

Minit mesyuarat disediakan oleh setiausaha mesyuarat. Ditandatangani oleh pengerusi dan setiausaha.

Dewan Perniagaan dan Perindustrian Persekutuan Rusia

Pengurusan Maklumat

PROTOKOL

12. 03. 2011 № 10

Chelyabinsk

Mesyuarat editorial

sokongan maklumat untuk pameran

Pengerusi - Yu.V. Potapov

Setiausaha - E.V. Giess

Hadir: S.I. Kazantsev, V.S. Bukharin, I.V. Borodovskikh, V.V. Yagodkin, E.E. Zaporozhets, A.S. Stepanov, M.V. Dragonenko, Yu.S. Sedinkina, M.V. Shashkin

Agenda:

1. Mengenai hasil kerja kakitangan editorial mengenai maklumat dan aktiviti popularisasi di pameran Rusia di luar negara pada tahun 2010.

Laporan oleh editor eksekutif Yu.V. Potapova.

2. Mengenai penyertaan editor dalam penyediaan maklumat dan program komputer rujukan untuk melengkapkan pameran Rusia di luar negara.

Laporan oleh editor kanan V.S. Bukharin.

1. DIDENGAR:

Potapov Yu.V. - kerja editorial di pameran Rusia di luar negara telah dijalankan mengikut pelan yang diluluskan. Ciri pameran pada tahun 2010 - peningkatan minat pelawat dan terutamanya wakil komuniti perniagaan dalam keadaan ekonomi Rusia. Kesusasteraan pada isu undang-undang, ulasan ekonomi, bahan statistik. Kelemahan yang sama diperhatikan dalam penganjuran pelbagai pameran - pengiklanan yang lemah atau tertunda, penyampaian kesusasteraan yang tidak tepat pada masanya, bahan video berkualiti rendah.

PENCERAMAH:

Shashkin M.V. - mencadangkan mengubah rancangan untuk menyediakan kesusasteraan dan menganjurkan penyampaian mengikut jadual yang disediakan semasa pameran kebangsaan utama.

MEMUTUSKAN:

1.1. Bawa isu penyediaan dan pembiayaan bahan video baharu untuk demonstrasi di pameran asing ke presidium Dewan Perniagaan dan Industri Persekutuan Rusia.

1.2. Luluskan laporan mengenai hasil kerja jangkauan kakitangan editorial di pameran Rusia di luar negara pada tahun 2010.

(Laporan dilampirkan).

2. DIDENGAR:

Bukharin V.S. - editor sedang mengusahakan penciptaan program komputer baharu bersama-sama dengan syarikat Algoritma berdasarkan perjanjian. Pada masa ini, syarikat sedang sibuk memproses program dan menjelang akhir tahun 2010 mereka harus dipindahkan ke editor. Program ini direka untuk carian automatik maklumat pada perbuatan undang-undang, ia meliputi isu rangka kerja perundangan dan kawal selia semasa untuk penciptaan dan pengendalian perusahaan swasta di Rusia, serta isu pelaburan.

PENCERAMAH:

Potapov Yu.V. - adalah perlu untuk mempercepatkan masa pembangunan program.

MEMUTUSKAN:

2.1. Mesej daripada Bukharin V.S. ambil perhatian.

2.2. Para editor akan mula membangunkan program berikut untuk digunakan dalam pameran.

Pengerusi ___________ Yu.V. Potapov

Setiausaha ___________ E.V. Giess

• Mengapa anda memerlukan minit mesyuarat?
• Apakah jenis minit mesyuarat itu?
• Cara mengambil minit mesyuarat.
• Apakah bahagian yang mengandungi minit mesyuarat?

Minit mesyuarat ialah sejenis kertas kerja perniagaan yang menggambarkan keseluruhan rangkaian acara yang berlaku semasa mesyuarat kakitangan syarikat. jenis ini Dokumen itu tidak termasuk dalam senarai yang wajib untuk dikekalkan di perusahaan, tetapi selalunya ia boleh menjadi sangat berguna.

Mengapa anda memerlukan minit mesyuarat?

Di mana-mana syarikat, pelbagai mesyuarat diadakan secara berkala. Pertemuan jenis ini memungkinkan untuk diselesaikan bilangan yang besar masalah akut, bertindak balas dalam masa soalan susah, merangka strategi pembangunan perusahaan, dsb.

Pada masa yang sama, beberapa mesyuarat tidak tertakluk kepada rakaman melalui minit, yang juga merupakan norma. Pengurusan organisasi boleh membuat senarai secara bebas peristiwa umum, semasa rakaman dijalankan secara rasmi, dan juga mengenal pasti rakaman yang tidak diperlukan.

Tujuan utama protokol adalah untuk merekodkan secara bertulis keseluruhan pelbagai isu, tugas dan pendapat yang disuarakan semasa mesyuarat, serta keputusan yang diterima pakai bersama.

Pilihan terbaik ialah protokol yang paling terperinci.

Selalunya, dokumentasi sedemikian digunakan dalam rangka mesyuarat yang mempunyai kesan langsung pada masa depan organisasi. Di samping itu, adalah dinasihatkan untuk merekodkan kandungan semua mesyuarat dengan perusahaan pihak ketiga dan pekerja agensi kerajaan.

3 edaran mesyuarat

Tingkatkan produktiviti mesyuarat dengan tiga edaran, yang disediakan oleh editor majalah Pengarah Besar.

Apakah jenis minit mesyuarat?

DALAM aktiviti pengurusan Beberapa jenis protokol telah tersebar luas: protokol kelulusan, protokol niat dan protokol rampasan bukti material (dokumen). Kepada dokumen utama mesyuarat agung pemegang saham, mengikut perundangan semasa, termasuk minit suruhanjaya pengiraan dan minit mesyuarat.

Di samping itu, ia dibenarkan untuk membuat protokol oleh seorang pegawai jika dia menjalankan fungsi pentadbiran (sekiranya ditangkap, kemalangan jalan raya, dll.). Templat standard tertentu telah dibangunkan untuk semua jenis dokumen ini.

Kami akan mempertimbangkan satu bentuk minit mesyuarat yang digunakan untuk aktiviti pengurusan am. Dokumen ini disediakan dalam organisasi berdasarkan hasil perbincangan bersama mengenai isu dan membuat keputusan.

Asal usul protokol dalam bidang kerja pejabat di negara kita dikaitkan dengan permulaan abad kelapan belas, apabila amalan mengadakan perbahasan sebelum membangun dan menyatukan pendapat majoriti muncul dalam aktiviti pengurusan. Secara tradisinya protokol adalah:

• dokumen maklumat (merekodkan proses pertukaran pendapat),
• dokumen pentadbiran (mendaftarkan keputusan yang dibuat semasa mesyuarat).

Pada masa ini, adalah kebiasaan untuk merangka minit mesyuarat untuk merekodkan kemajuan acara kolegial yang diadakan oleh pengurus di peringkat yang berbeza. Di samping itu, dokumen ini digunakan untuk mendaftar acara semasa pelbagai seminar, mesyuarat, persidangan, dll.

Keputusan tentang keperluan merangka minit mesyuarat bila aktiviti operasi ditugaskan kepada pengurus yang melantik dan menjalankan aktiviti ini. Jika anda hanya perlu menyampaikan maklumat kepada pekerja tentang masalah tertentu, terangkan keputusan sebelumnya, dsb., maka anda tidak perlu menggunakan protokol tersebut. Sekiranya terdapat keperluan untuk dokumen ini, maka ia mencerminkan komposisi peserta, idea atau cadangan yang dikemukakan.

Cara mengambil minit mesyuarat

Merekod perkembangan mesyuarat adalah tanggungjawab setiausaha ketua organisasi. Fungsi ini boleh dilakukan oleh pekerja lain.

Sebelum mesyuarat dimulakan, setiausaha diberikan senarai nama jemputan dan anggaran senarai soalan. Peserta membentangkan abstrak laporan mereka. Ini membantu untuk menyediakan templat dokumen untuk mempercepatkan kerja merangka versi akhir protokol. Sekiranya terdapat ramai peserta, maka adalah dinasihatkan untuk membuat helaian pendaftaran di mana nama penuh orang yang muncul akan ditunjukkan. Selepas mesyuarat bermula, setiausaha akan mengeluarkan senarai akhir mereka yang hadir.

Maklumat tersebut direkodkan oleh setiausaha mesyuarat semasa majlis berlangsung. Untuk meningkatkan ketepatan rakaman, rakaman suara digunakan. Semua perkataan direkodkan pada medium digital dan kemudian diterbitkan semula apabila dokumen dimuktamadkan.

Sekiranya mesyuarat besar-besaran diadakan dengan jumlah peserta yang ramai, maka tusukan dijalankan oleh dua orang setiausaha. Mempunyai dua pakar bekerja pada satu dokumen sekaligus akan membantu mempercepatkan proses jika mesyuarat berlarutan.

Ucapan individu, teguran, ulasan, perbincangan subjek yang tidak berkaitan dengan topik mesyuarat tidak ditunjukkan dalam dokumen. Ia merekodkan maksud umum laporan, soalan dan cadangan. Keputusan dan arahan yang diberikan oleh pengurus kepada penghibur individu direkodkan dengan tepat.

Perlu diingatkan bahawa laporan dan soalan tidak perlu diberikan perkataan demi perkataan.

Jika pengurus memerlukan maklumat yang tepat, dia akan memerlukan laporan yang ditandatangani oleh pekerja yang bertanggungjawab. Pada mesyuarat, keadaan keseluruhan urusan dibincangkan, jadi tidak perlu nota terperinci. Hasilnya, dokumen itu menggambarkan secara ringkas perjalanan mesyuarat: topik yang dibincangkan, soalan yang dibangkitkan dan keputusan yang dibuat.

Dalam sesetengah kes, pemimpin organisasi memerlukan rakaman verbatim bagi setiap frasa. Ini adalah tipikal untuk mesyuarat di syarikat moden, di mana pada acara sedemikian ia diputuskan bilangan yang besar isu operasi.

Apakah bahagian yang mengandungi minit mesyuarat?

Apabila mendokumentasikan proses mesyuarat, adalah perlu untuk memastikan pematuhan minit mesyuarat dengan GOST R 6.30-2003 "Sistem dokumentasi bersatu. Sistem bersatu dokumentasi organisasi dan pentadbiran. Keperluan dokumentasi." Ini bermakna apabila merekod maklumat, anda mesti mengikut peraturan untuk merangka minit mesyuarat berkenaan tajuk, bahagian akhir dokumen dan kandungannya.

Bahagian pengepala protokol.

Pengepala harus mengandungi beberapa butiran:

• nama penuh organisasi;
• jenis dokumen (PROTOKOL);
• nombor dan tarikh;
• tempat pendaftaran;
• tajuk kepada teks.

Adalah wajib untuk menunjukkan bentuk undang-undang atas nama perusahaan. Nama penuh mesti bertepatan dengan nama yang ditetapkan secara rasmi yang diberikan dalam piagam atau peraturan organisasi, dan semua perkataan mesti ditulis sepenuhnya, tanpa singkatan.

Jika perusahaan itu telah berdaftar secara rasmi nama pendek Ia dibenarkan untuk menunjukkannya dalam kurungan selepas yang penuh.

Jika organisasi mempunyai struktur yang lebih tinggi, namanya diletakkan di atas nama syarikat yang mencipta dokumen tersebut. Walau bagaimanapun, ia biasanya ditunjukkan dalam bentuk singkatan.

Contohnya:

• Perbadanan awam;
• Agensi "Pengedaran, pemprosesan, pengumpulan akhbar";
• (Agensi JSC "Rospechat");
• Syarikat Saham Bersama Tertutup "Teknologi Baru".

Tarikh minit adalah sepadan dengan tarikh mesyuarat. Untuk mesyuarat berbilang hari, tarikh mula dan tamat ditunjukkan. Jangan sekali-kali anda menunjukkan tarikh menandatangani protokol, kerana kadangkala ia disediakan beberapa hari selepas tamat acara.

Sebagai contoh: mesyuarat lembaga pengarah syarikat saham bersama telah diadakan selama dua hari (01/13/09 dan 01/14/09). Protokol telah disediakan pada hari berikutnya dan disahkan sehari selepas acara berakhir, iaitu, 16/01/09. Dalam kes ini, nyatakan nombor "13 - 14.01.2009". Dalam kes ini, dua lagi pilihan untuk menulis tarikh boleh diterima: “01/13/2009 – 01/14/2009” atau “13 – 14 Januari 2009”.

Nombor protokol (indeks) ialah nombor siri mesyuarat. Penomboran ditetapkan untuk tahun kalendar, sementara terdapat beberapa kumpulan protokol, dan setiap daripada mereka mempunyai penomboran bersiri yang berasingan. Oleh itu, anda perlu meletakkan nombor anda pada minit: mesyuarat pengarah, mesyuarat agung pemegang saham, mesyuarat tenaga kerja, mesyuarat majlis teknikal, dsb.

Ia adalah tradisi untuk menulis nombor dua digit nombor dokumen dan tarikh yang mempunyai satu digit. Ini dilakukan dengan menambah sifar sebelum digit tunggal. Ini biasanya dijelaskan seperti berikut: sifar (“No. 01” atau “01 Januari 2008”) tidak akan membenarkan anda menunjukkan aksara lain di tempat ini, mengubah 1 kepada 11, 21 atau 31 sebagai hasilnya Biar kami mengingatkan anda sekali lagi bahawa dokumen kawal selia tidak mewujudkan peraturan yang tepat untuk menulis nombor yang serupa. Ini hanya amalan biasa.

Tempat di mana dokumen itu dilaksanakan harus ditunjukkan jika sukar untuk ditentukan dengan nama organisasi. Ia juga ditunjukkan jika mesyuarat itu diadakan di penyelesaian yang berbeza daripada lokasi perusahaan (pengarang dokumen). Menurut GOST R 6.30-2003 (klausa 3.12), tempat di mana protokol disediakan ditulis mengikut bahagian pentadbiran-wilayah sedia ada menggunakan singkatan yang diterima umum.

Tajuk teks protokol mengandungi petunjuk jenis aktiviti bersama (mesyuarat, mesyuarat, mesyuarat, dll.) dan nama badan kolegial dalam kes genitif.

Contohnya, "mesyuarat majlis metodologi" atau "mesyuarat tenaga kerja" atau "mesyuarat ketua bahagian struktur."

Perincian bahagian pengepala boleh disusun secara longitudinal atau bersudut. Pilihan ini bergantung kepada organisasi.

Bahagian pengenalan teks

Teks protokol terdiri daripada bahagian pengenalan dan utama.

Di bahagian pengenalan dokumen, tajuk diikuti dengan parap dan nama keluarga pengerusi dan setiausaha mesyuarat. Pengerusi yang mengendalikan mesyuarat adalah seorang pegawai, tetapi kedudukannya tidak boleh ditunjukkan dalam dokumen.

Setiausaha bertanggungjawab untuk mengatur dan mendokumentasikan aktiviti mesyuarat. Oleh itu, dia bertanggungjawab ke atas keseluruhan prosedur pembalakan. Dalam kes ini, setiausaha mesyuarat (sesi) mungkin sebenarnya bukan setiausaha berdasarkan kedudukannya. Adalah mungkin untuk memberikan tugas pembalakan tambahan kepada pekerja yang sesuai. Jika dokumentasi sedemikian sentiasa diselenggarakan oleh pekerja tertentu, fungsi ini mesti ditunjukkan dalam dia huraian kerja. Tetapi dalam kes keperluan sekali sahaja, tidak perlu membuat protokol; pengurus hanya mengeluarkan perintah kepada pekerja.

Sebagai contoh, Timbalan Pengarah Pankov diberikan tugas pengerusi mesyuarat ketua jabatan, dan beliau pembantu peribadi Egorova dilantik sebagai setiausaha mesyuarat. Dalam keadaan sedemikian, kedudukan mereka meja kakitangan tidak dinyatakan dalam protokol. Dalam dokumen yang disediakan, mereka hanya akan bertindak sebagai pengerusi dan setiausaha mesyuarat.

Contoh bahagian pengenalan minit mesyuarat:

• Pengerusi – Pankov Yu.P.
• Setiausaha – Egorova D.L.
• Sekarang: Bessonov A.D., Korenev N.R., Luzhin E.N., Malinina E.M., Ustyugov A.K.
• Dijemput: Ketua Pengarah OJSC Opal A. B. Shumilov, pengarah teknikal JSC Lazurit Oster M. A.

Pada baris seterusnya selepas perkataan "Hadir", inisial dan nama keluarga pekerja perusahaan yang mengambil bahagian dalam pertimbangan dan pembangunan keputusan pada mesyuarat ditunjukkan mengikut abjad.

Dalam keadaan jemputan lain hadir dalam mesyuarat tersebut pegawai daripada perusahaan ini mereka disenaraikan dalam bahagian "Dijemput". Pada masa yang sama, jawatan yang mereka duduki tidak ditunjukkan nama keluarga dan inisial disusun mengikut abjad. Dan hanya dalam hal penyertaan pekerja syarikat pihak ketiga, jawatan dan nama syarikat mereka diberikan.

Untuk menyusun senarai pekerja yang hadir dan orang yang dijemput, jarak satu baris digunakan. Selepas ini, satu baris kosong dilangkau dan agenda disediakan pada selang masa yang sama. Bahagian utama teks ditaip menggunakan jarak satu setengah baris.

Setiausaha menyediakan senarai peserta mesyuarat terlebih dahulu, berdasarkan arahan pengurus. Senarai sedemikian adalah perlu untuk memaklumkan pihak yang berminat tentang tarikh acara dan agenda. Tidak rugi untuk mengedarkan lebih awal bahan rujukan untuk membiasakan diri dengan isu-isu dan bersedia untuk mesyuarat. Senarai nama peserta mesyuarat diselaraskan pada hari mesyuarat berdasarkan kehadiran pegawai.

Dalam kes mesyuarat lanjutan (lebih 15 orang) atau mesyuarat badan kolegial tetap, semasa membuat minit, nama mereka yang hadir tidak ditunjukkan, tetapi hanya jumlah peserta, yang direkodkan semasa pendaftaran. Senarai pendaftaran kemudian dilampirkan pada protokol sebagai lampiran. Dokumen itu sendiri harus berbunyi: "Hadir: 19 orang (senarai dilampirkan)."

Agenda ialah sifat tidak berubah bagi bahagian pengenalan. Pengurus yang menjadualkan mesyuarat menentukan kandungannya. Jika agenda dihantar kepada peserta terlebih dahulu untuk semakan, maklumat yang terkandung di dalamnya hendaklah disertakan dalam dokumen yang sedang disusun.

Nombor itu diberikan kepada item agenda menggunakan angka Arab. Perumusan topik hendaklah dimulakan dengan preposisi "Mengenai" atau "Mengenai", menjawab soalan "mengenai apa?" Mana-mana perenggan mesti mengandungi inisial dan nama keluarga pelapor, iaitu pegawai yang menyediakan mesej yang dinyatakan.

Contoh minit mesyuarat berkenaan agenda.

Agenda:

1. Mengenai kelulusan peraturan keselamatan maklumat.

Laporan ketua jabatan maklumat Dorokhova Yu.

1. Mengenai perubahan pada meja kakitangan.

Ucapan Timbalan Ketua Pengarah I. N. Sergeev

Bahagian utama teks

Bahagian rasmi protokol

Rakaman trengkas atau audio yang dibuat secara manual oleh setiausaha semasa mesyuarat menjadi asas kepada kandungan minit. Pada akhir mesyuarat, setiausaha merangka dokumen mengikut keperluan sedia ada. Seterusnya, draf diserahkan kepada pengerusi mesyuarat untuk diedit. Selepas semua pindaan dibuat, protokol disahkan dengan tandatangan dan menjadi dokumen rasmi.

Kuasa undang-undang protokol, iaitu, formaliti, kebolehpercayaan, tidak dapat dipertikaikan, ditentukan bukan sahaja oleh peraturan untuk mengisinya. Menurut tafsiran tradisional, "kuasa undang-undang adalah hak milik dokumen rasmi yang diberikan kepadanya oleh undang-undang semasa, kecekapan badan yang mengeluarkannya dan prosedur pelaksanaan yang ditetapkan." Jika peraturan wajib pendaftaran dipatuhi, maka dokumen itu diberi kuasa undang-undang selepas ditandatangani oleh dua orang: pengerusi dan setiausaha.

Memasukkan butiran ini tidak menyebabkan sebarang kesulitan, kerana ia adalah sama untuk semua jenis protokol yang telah kami pertimbangkan. Tandatangan hendaklah dipisahkan daripada teks dengan jarak 2 atau 3 baris. Perkataan "Pengerusi" dan "Setiausaha" terletak dari sempadan medan kiri, huruf terakhir dalam nama keluarga bersempadan dengan medan kanan.

Protokol adalah dokumen dalaman; oleh itu, meterai biasanya tidak diletakkan di atasnya.

Jika kelantangannya lebih daripada satu muka surat, muka surat kedua dan seterusnya mesti dinomborkan. Dalam reka bentuk nombor halaman, angka Arab digunakan tanpa perkataan "halaman" (halaman), tanpa menggunakan tanda sempang, tanda petikan atau aksara lain.

mengikut peraturan am Tidak lebih daripada lima hari diperuntukkan untuk merangka protokol. Tarikh kesediaan dokumen yang ditentukan biasanya ditentukan oleh pengurus yang mengendalikan mesyuarat atau pengerusi struktur tetap. Di samping itu, tempoh penyediaan boleh ditetapkan oleh peraturan badan kolegial.

Terdapat beberapa dokumen yang mengehadkan tempoh pemprosesan untuk jenis protokol tertentu. Khususnya, undang-undang “Pada syarikat saham bersama“mengarahkan perusahaan ini untuk merangka minit mesyuarat lembaga pengarah dalam masa 3 hari, malah 15 hari diberikan untuk menyediakan dokumen intensif buruh seperti minit mesyuarat agung pemegang saham.

Kakitangan dimaklumkan tentang keputusan daripada minit mesyuarat dengan menghantar salinan penuh atau cabutan bahagian dispositif. Dalam organisasi kecil, membiasakan pekerja dengan resolusi yang diterima pakai selalunya berlaku di bawah tandatangan. Untuk tujuan ini, helaian kenalan dilampirkan pada protokol.

Juga selalunya, berdasarkan resolusi mesyuarat, dokumen pentadbiran dibangunkan, sebagai contoh, keputusan badan kolegial atau perintah daripada pengarah perusahaan.

• Bagaimana seorang CEO boleh mencari pembantu peribadi yang sempurna

Minit mesyuarat dalam bentuk ringkas dan lengkap

Terdapat bentuk ringkas dan penuh untuk menyampaikan teks dalam protokol.

Malah, mereka berbeza antara satu sama lain hanya dalam jumlah perincian dalam liputan proses mesyuarat, tetapi reka bentuk mereka adalah sama. Keadaan ini telah berkembang sebagai hasil daripada amalan, dan maklumat ini siaran untuk sebarang latihan dalam bidang pengurusan pejabat.

Protokol pendek ialah dokumen yang merekodkan isu yang dibangkitkan semasa mesyuarat, nama penceramah dan keputusan yang dibuat.

Borang ini digunakan secara tradisional:

• jika rakaman stenografi dibuat pada mesyuarat (transkrip ucapan akan disertakan dalam lampiran) atau rakaman apa yang berlaku menggunakan cara teknikal khas;
• jika mesyuarat itu bersifat operasi dan perlu mendokumentasikan keputusan yang dibuat, tanpa menyatakan perjalanan perbincangan.

Jika protokol ringkas mesyuarat kerja digunakan, kemungkinan memulihkan kemajuan perbincangan isu, pendapat dan komen yang dinyatakan, dan kemajuan proses pembangunan keputusan pengurusan hilang.

Disimpan sepenuhnya penerangan terperinci apa yang berlaku pada mesyuarat itu. Borang ini termasuk teks laporan dan ucapan peserta mesyuarat, semua pendapat, soalan dan teguran yang disuarakan semasa proses itu, dan butiran lain tentang acara tersebut.

Sehubungan itu, protokol penuh mengandungi 3 bahagian: “MENDENGAR”, “BERSUARA”, “MEMUTUSKAN” (“MEMUTUSKAN”), berbeza dengan protokol yang pendek, yang hanya mempunyai dua: “MENDENGAR” dan “MEMUTUSKAN” (“MEMUTUSKAN”) .

Bilangan bahagian dalam bahagian utama teks protokol dan penomborannya sepadan dengan bilangan item yang disertakan dalam agenda. Mana-mana bahagian dibentangkan dalam 3 bahagian dalam borang penuh– “MENDENGAR”, “BERCAKAP”, “MEMUTUSKAN” (“MEMUTUSKAN”) – dan dalam 2 bahagian secara ringkas. Perkataan yang ditentukan diformatkan dalam huruf besar dari medan kiri.

Sejurus selepas subtajuk "MENDENGAR", adalah perlu untuk menunjukkan dalam kes genitif nama keluarga dan inisial penutur utama (mendengarkan kepada siapa?). Yang berikut ialah ringkasan ucapannya melalui sengkang. Rakaman ucapan secara tradisinya ditulis dalam bentuk lampau dalam bentuk orang ketiga tunggal. Dalam hal penyediaan awal teks mesej secara bertulis dan penghantarannya kepada setiausaha, adalah memadai untuk menunjukkan topiknya dalam dokumen yang sedang disusun. Ia berikut: "teks laporan dilampirkan."

Borang penuh dicirikan dengan menunjukkan selepas perkataan "SPEAKED" nama keluarga dan inisial peserta dalam perbincangan isu tersebut. Dalam kes ini, setiap nama keluarga dan inisial penutur ditulis pada baris baharu dalam kes nominatif (siapa yang bercakap?). Laporan itu sendiri ditulis dengan tanda sempang selepas nama keluarga dan ditulis dalam orang ketiga tunggal. Di sini dalam teks diberikan soalan-soalan yang disuarakan semasa laporan atau setelah selesai, dan jawapan kepada mereka.

Sekiranya tiada perbincangan diadakan semasa mesyuarat atau tiada soalan diajukan, maka bahagian “BERCAKAP” tidak ditunjukkan dalam minit. Oleh itu, serpihan teks ini akan merangkumi 2 bahagian: "MENDENGAR" dan "MEMUTUSKAN" ("MEMUTUSKAN"). Ini juga dibenarkan dalam bentuk penuh protokol mengenai isu individu dalam agenda.

Perkataan "DISELESAIKAN" (atau "DIPUTUSKAN") diikuti dengan teks bahagian operasi item agenda tertentu. Jika beberapa keputusan dibuat pada mana-mana isu secara serentak, nombor mereka ditunjukkan nombor Arab. Dalam kes ini, digit pertama menunjukkan nombor item agenda, dan yang kedua - nombor keputusan yang dibuat.

Jika tiga keputusan dibangunkan pada item agenda pertama, penomboran mereka adalah seperti berikut: 1.1, 1.2 dan 1.3.

Jika hanya satu keputusan dibuat pada item kedua dalam agenda, nombornya ditulis 2.1 (adalah kesilapan untuk hanya menunjukkan nombor sebagai 2).

Teks bahagian operasi biasanya dirumus menggunakan model standard yang ditetapkan untuk dokumen pentadbiran. Sehubungan itu, cadangan akan menjawab soalan: siapa yang harus melakukan apa dan pada masa apa. Dalam kes ini, ia dibenarkan untuk menunjukkan pelaksana yang bertanggungjawab pada permulaan teks dan pada akhir.

Amalan biasa merangka protokol tidak menyediakan untuk merekodkan keputusan pengundian. Tetapi jika ia berlaku, maka ini harus dicerminkan dalam perenggan operasi. Terdapat banyak perkara khusus dalam minit mesyuarat agung pemegang saham, termasuk dalam susunan mencerminkan keputusan pengundian atas keputusan yang dibuat, yang juga direkodkan berdasarkan keputusan mesyuarat suruhanjaya pengiraan.

Minit mesyuarat operasi: ciri penggubalan dan kemungkinan masalah

Mesyuarat operasi mempunyai beberapa ciri:

• keteraturan (contohnya, sebulan sekali pada masa yang ditetapkan);
• komposisi tetap peserta;
• topik dan soalan yang hampir tidak berubah;
• tempoh yang singkat.

Ciri-ciri ini memperkenalkan nuansa tersendiri dalam penyediaan minit mesyuarat operasi. Setelah menguasai algoritma aktiviti dan soalan sebelum ini, setiausaha dapat merangka dokumen akhir dalam masa yang singkat.

Kepantasan merangka minit mesyuarat membolehkan anda mengesahkannya dengan cepat dari kepala.

Menyimpan minit mesyuarat dalam talian boleh menjadi mencabar. Berikut adalah masalah yang paling biasa.

Masalah 1. Setiausaha atau pekerja yang diamanahkan untuk mengambil minit tidak mengetahui intipati isu yang sedang dipertimbangkan, justeru beliau menghadapi kesukaran merekod perkembangan perbincangan.

Penyelesaian yang mungkin: setiausaha boleh menghubungi pekerja yang membuat laporan pada mesyuarat itu, atau pakar lain yang boleh menjelaskan topik ini.

Masalah 2. Oleh kerana kekurangan peraturan yang ditetapkan untuk mesyuarat operasi semasa mesyuarat itu, setiausaha tidak selalu mempunyai masa untuk merekodkan semua yang berlaku.

Penyelesaian yang mungkin: setiausaha boleh mengatur rakaman bunyi proses mesyuarat, dan merangka minit mesyuarat akan berdasarkannya.

Masalah 3. Setiausaha tidak boleh selalu mengasingkan bahagian yang paling penting dan penting antara pelbagai maklumat yang diterima semasa pertimbangan isu itu. Kadangkala sukar untuk memahami apa sebenarnya yang perlu direkodkan dalam protokol.

Penyelesaian yang mungkin: dalam keadaan sedemikian, untuk menyediakan minit mesyuarat, setiausaha harus terlebih dahulu menganalisis maklumat yang ada dan menyerlahkan yang paling aspek penting. Kemudian anda boleh merangka dokumen, hanya menambah maklumat utama.

• Etika telefon Setiausaha: 5 peraturan untuk berkomunikasi dengan pelanggan

Cara Menulis Minit Mesyuarat yang Sempurna

Pembalakan biasa	Pembalakan yang sempurna
Semua orang sedang bersemangat menulis pelbagai nota dalam buku nota mereka semasa mesyuarat.	Perhatian semua orang tertumpu pada skrin atau papan di mana rakaman dalam talian sedang dijalankan.
Setiap orang mempunyai pemahaman mereka sendiri tentang keputusan mesyuarat.	Pemahaman bersama tentang keputusan mesyuarat telah dicapai, dan tanggungjawab dan masa aktiviti yang diperlukan untuk mencapai keputusan tertentu telah ditentukan.
Peserta kehilangan sedikit tenaga semasa mesyuarat.	Peserta meninggalkan mesyuarat dengan bertenaga dan memberi tumpuan kepada tugas-tugas tertentu.
Kurang kewajipan untuk melaksanakan keputusan yang dibuat dalam mesyuarat.	Kewajipan untuk melaksanakan keputusan yang dibuat dan tugas yang diberikan - lagipun, semua orang yang hadir mengingati janji anda untuk melakukan segala-galanya tepat pada masanya.
Kegagalan untuk mematuhi atau kekurangan agenda mesyuarat.	Mengikuti agenda visual mesyuarat.
Minit mesyuarat yang dipersetujui dan ditandatangani hanya muncul pada hari berikutnya, dan kadangkala kemudian.	Minit tersebut dipersetujui dan ditandatangani serta merta pada akhir mesyuarat.
Memantau pelaksanaan keputusan memerlukan banyak masa.	Memantau pelaksanaan keputusan adalah mudah, kerana ia dijejaki dalam sistem kawalan tugas korporat.

Untuk mengatur rakaman yang ideal, anda boleh menggunakan sama ada helaian carta selak dan penanda ringkas, atau teknologi yang lebih kompleks dan moden. Pertama sekali, adalah perlu untuk mengikuti metodologi tertentu dan tidak menyimpang dari peraturan yang ditetapkan.

Protokol ideal yang mantap kelihatan seperti ini: minit dipersetujui, dicetak dan ditandatangani serta-merta selepas tamat mesyuarat. Kemudian, semasa peserta pergi dari bilik persidangan ke tempat kerja mereka, tanggungjawab diagihkan. Apabila kembali ke pejabat mereka, pekerja menerima emel versi terkini protokol dan tanggungjawab yang diberikan kepada mereka dalam sistem pengurusan tugas korporat. Untuk benar-benar melakukan ini, ikuti arahan kami.

Untuk mendapatkan protokol yang dipersetujui dan penyelesaian yang ditetapkan, anda boleh menggunakan khas sampel. Contoh templat minit mesyuarat:

1. Butiran organisasi.
2. Senarai peserta.
3. Agenda.
4. Keputusan yang dibuat.
5. Tugasan.
6. Soalan untuk perbincangan nanti.
7. Tandatangan peserta.
8. Protokol telah disediakan.

Mari kita lihat lebih dekat peraturan pengisian templat yang ditentukan.

1. Kawal masa mula dan tamat mesyuarat. Mesyuarat cenderung terlepas tarikh mula dan tamat. Untuk memerangi fenomena ini, adalah perlu untuk mengawal dan merekodkan jangka masa mesyuarat dengan jelas.

Di samping itu, satu langkah yang berkesan adalah dengan mendaftarkan mereka yang lewat untuk mesyuarat dalam urutan yang berasingan. Segelintir orang mahu dilabel sebagai tidak berdisiplin. Anda juga boleh menyimpan statistik dan menetapkan penilaian orang yang terdedah kepada lewat.

2. Berikan peranan kepada setiap peserta mesyuarat. Ini adalah kaedah yang sangat mudah dan berkesan untuk mencapai kejayaan. Telah ditetapkan bahawa peserta dalam banyak mesyuarat tidak selalu memahami apa dan siapa antara mereka harus lakukan untuk meningkatkan keberkesanan mesyuarat dan mencapai keputusan.

Sepatutnya dalam wajib tetapkan peranan yang sesuai untuk setiap.

1. Pengerusi mesyuarat bertanggungjawab untuk mematuhi peraturan tertentu untuk menyediakan dan mengendalikan acara tersebut. Keberkesanan dan tenaga mesyuarat bergantung padanya.
2. Wartawan mesyuarat bertanggungjawab untuk penyediaan dan penyampaian maklumat yang berkualiti tinggi dan tepat pada masa yang diperlukan untuk peserta mesyuarat.
3. Peserta mesyuarat - mengambil alih fungsi belajar sendiri dan aktiviti semasa majlis berlangsung.
4. Setiausaha mesyuarat – memastikan penyediaan minit.
5. Penjaga Tenaga – bertanggungjawab ke atas tenaga mesyuarat. Dia boleh memanggil rehat dalam mesyuarat jika kedinamikannya telah berkurangan, biliknya sesak, dsb. Dia menghentikan proses dan mengadakan acara yang memberi tenaga.
6. Penyimpan Pengetahuan - memastikan maklumat direkodkan untuk mengelakkan kehilangan sebarang pemikiran yang berharga. Biasanya, orang ini akan menunjukkan kepada setiausaha kepentingan merekodkan kenyataan tertentu.
7. Penjaga Konteks – memastikan pematuhan dengan agenda mesyuarat. Jika agenda dilanggar, orang yang ditentukan memberi isyarat kepada semua peserta.
8. Penjaga masa - bertanggungjawab untuk mengekalkan rangka masa mesyuarat. Menunjukkan keperluan untuk membuat keputusan dan merekodkan keputusan dua minit sebelum tamat perbincangan isu.

3. Tentukan matlamat, susun agenda mesyuarat. Banyak mesyuarat diadakan tanpa agenda bertulis. Akibatnya, kebanyakan peserta langsung tidak mengetahui tujuan jemputan mereka ke acara tersebut. Akibatnya, banyak masa dihabiskan pada permulaan mesyuarat cuba meningkatkan keberkesanan semua yang hadir.

Menggunakan ruang yang disediakan dalam minit, nyatakan agenda mesyuarat. Di samping itu, adalah wajar, mengikut prinsip yang diberikan dalam perenggan 1, untuk mengawal tempoh acara, membandingkan jumlah masa yang dirancang dan sebenarnya dibelanjakan untuk setiap perkara dalam agenda. Oleh itu, selepas beberapa minggu pengukuran berterusan, bilangan mesyuarat yang diselesaikan mengikut jadual akan meningkat.

4. Catatkan keputusan anda. 3 mata seterusnya berkait rapat. Ini terpakai kepada keputusan mesyuarat. Apakah tujuan semua mesyuarat? Tujuan mana-mana daripada mereka adalah untuk mencapai persetujuan mengenai tindakan seterusnya. Terdapat 3 jenis perjanjian:

• keputusan yang mempengaruhi semua orang;
• tugas yang diberikan kepada penghibur tertentu;
• soalan yang dibangkitkan semasa mesyuarat, tetapi tidak membawa kepada pembangunan resolusi tertentu atau tugas tertentu. Ini berlaku apabila topik dibangkitkan yang tidak termasuk dalam agenda mesyuarat, atau apabila ia kurang disediakan, yang tidak membenarkan membuat keputusan yang tidak jelas.

Sebarang perbincangan mengenai perubahan peraturan, proses perniagaan, ganjaran dan hukuman, maklumat, dsb. hendaklah diformalkan dalam bentuk resolusi yang terpakai kepada semua peserta dalam mesyuarat. Data ini harus masuk ke dalam blok "Keputusan Dibuat".

5. Pin tugas. Perlu diingat bahawa untuk melaksanakan tugasan dengan berkesan, ia mesti diberikan kepada seorang sahaja yang bertanggungjawab.

Untuk tujuan ini, anda boleh menggunakan bahagian untuk merekod tugasan.

Sebarang tugasan mesti mempunyai teks, tarikh akhir dan pelaksana yang bertanggungjawab. Semasa mengisi medan yang ditentukan, maklumat itu boleh dilihat pada skrin dan setiap peserta dalam mesyuarat boleh membiasakan diri dengan tugas yang diberikan dan pekerja yang melaksanakannya.

6. Catatkan soalan untuk perbincangan kemudian. Disebabkan oleh kecenderungan manusia untuk berfikir secara berpersatuan, dalam mana-mana mesyuarat selalu muncul masalah yang tidak dirancang untuk dibincangkan. Jika tiada penyelesaian segera kepada mereka (contohnya, menggunakan peraturan "tiga kenyataan"), anda harus merekodkan topik dalam bahagian "Soalan untuk perbincangan kemudian".

Merakam detik-detik ini sangat penting. Terima kasih kepada ini, mereka yang hadir akan memahami bahawa topik itu tidak akan hilang dan akan dibincangkan kemudian. Hasilnya, mereka boleh kembali dengan tenang kepada isu dalam agenda. Malah ritual merakam ucapan yang tidak dirancang memungkinkan untuk beralih daripada topik yang sedang dipertimbangkan kepada yang lain. Jika ini tidak dilakukan, pemikiran peserta sentiasa kembali kepada isu yang tidak dapat diselesaikan.

7. Meluluskan keputusan dan menandatangani protokol. Mengagihkan tugasan dalam sistem kawalan tugas. Satu perkara penting sedang merumuskan keputusan pada akhir mesyuarat selepas membincangkan agenda, membuat keputusan, mengagihkan tugas dan merekodkan isu. Resolusi yang digubal dan direkodkan harus diulangi.

Hasilnya, minit mesyuarat telah siap, tersedia untuk dicetak dan diluluskan oleh semua peserta.

Setelah kelulusan dan tandatangan selesai dan peserta telah pergi ke tempat mereka, anda boleh menetapkan tanggungjawab melalui sistem kawalan tugas korporat. Akibatnya, pada akhir mesyuarat, semua orang mempunyai dokumen yang dipersetujui dan mengeluarkan arahan.

Bagaimanakah minit mesyuarat disimpan?

Menurut perenggan 1 Seni. 89 Undang-undang Persekutuan bertarikh 26 Disember 1995 No. 208-FZ "Pada Syarikat Saham Bersama," setiap perusahaan mesti mengatur penyimpanan minit mesyuarat lembaga pengarah (lembaga penyeliaan) syarikat dan undian mengundi. Menurut perenggan 2 artikel ini, dokumen yang disenaraikan harus disimpan di lokasi badan eksekutif. Tempoh dan prosedur penyimpanan ditentukan mengikut peruntukan yang diluluskan oleh resolusi Suruhanjaya Pasaran Persekutuan sekuriti bertarikh 16 Julai 2003 Bil 03-33/ps.

Fasal 2.1.12 dan 2.1.14 dokumen kawal selia yang ditentukan mewajibkan untuk sentiasa menyimpan "... minit mesyuarat lembaga pengarah (lembaga penyeliaan) syarikat dan undi mengundi."

Di samping itu, adalah penting untuk memantau dokumen asal organisasi. Dalam keadaan di mana ia rosak atau hilang, salinan kertas yang hilang hendaklah disahkan mengikut cara tertentu. Dalam kes ini, adalah perlu untuk membuat tindakan yang sesuai, yang menunjukkan sebab-sebab kerosakan atau kerugian. Surat ikatan sedemikian disertakan dengan salinan dokumen syarikat yang diterima untuk disimpan, dan ia mesti disimpan tidak boleh dipisahkan.

Perbuatan itu mesti disahkan oleh pengurus unit struktur dan diluluskan oleh badan eksekutif tunggal syarikat. Sekiranya berlaku kerosakan atau kehilangan dokumen yang berkaitan dengan atau perakaunan, akta itu juga ditandatangani oleh ketua akauntan.

Undi tertakluk kepada prosedur penyimpanan khas. Undi undi, termasuk yang diisytiharkan tidak sah, mesti dimeterai oleh suruhanjaya pengiraan dan diserahkan kepada arkib syarikat saham bersama untuk tujuan penyimpanan seterusnya. Ini dianjurkan selepas suruhanjaya pengiraan merangka protokol mengenai keputusan pengundian pada mesyuarat agung.

Bahagian 1 Perkara 13.25 Kod Kesalahan Pentadbiran Persekutuan Rusia menetapkan liabiliti atas kegagalan syarikat saham bersama untuk memenuhi kewajipannya untuk menyimpan dokumen. Jumlah denda telah ditentukan: untuk pegawai - 2.5-5 ribu rubel, untuk organisasi - 200-300 ribu rubel.

Kursus baharu di "Sekolah Pengarah Besar"

Petikan daripada minit mesyuarat

Petikan daripada minit mesyuarat ialah salinan lengkap bahagian kandungan dokumen ini yang berkaitan dengan perkara dalam agenda.

Dalam cabutan, semua butiran borang minit mesyuarat, bahagian pengenalan, perkara agenda yang diminati untuk cabutan itu dibuat, dan teks yang mengandungi perbincangan dan penyelesaian isu yang dinyatakan mesti disalin. Setiausaha merangka dan mengesahkan dokumen itu. Untuk tujuan ini, perkataan "Benar" dimasukkan secara manual dan kedudukan orang yang mengesahkan ketulenan ekstrak, nama keluarga, inisial, tarikh dan tandatangannya ditunjukkan.

Dalam beberapa cara, ekstrak boleh menggantikan keputusan (dokumen pentadbiran). Dalam situasi ini, ia adalah satu cara untuk menyampaikan resolusi mesyuarat yang dipersetujui secara terus kepada penghibur. Dalam masa 2 hari selepas menandatangani protokol, setiausaha menyerahkan kenyataan yang disahkan secara peribadi mengenai isu-isu tertentu kepada mereka yang bertanggungjawab secara langsung ke atasnya.

Jika dokumen ini dihantar kepada organisasi pihak ketiga, dokumen tersebut mesti disahkan dengan meterai.

Setiausaha menjalankan pembentukan kes, mengedarkan salinan asal minit mengikut jenis acara kolegial. Contohnya, "Minit mesyuarat lembaga pengarah", "Minit mesyuarat pengeluaran" dan lain-lain. Dokumen difailkan dalam fail mengikut bilangan dan tarikh mesyuarat. Kes terbentuk sepanjang tahun kalendar.

pengenalan.

Dokumentasi aktiviti pengurusan meliputi semua proses yang berkaitan dengan rakaman (rakaman) pada pelbagai media dan pemprosesan, mengikut peraturan yang ditetapkan, maklumat yang diperlukan untuk menjalankan tindakan pengurusan. Dokumentasi dijalankan dalam bahasa semula jadi (dokumen tulisan tangan dan taip, termasuk telegram, mesej telefon, mesej mesin), serta dalam bahasa buatan menggunakan media baharu (kad tebuk, pita tebuk, pita magnet, kad, cakera liut, dll. .)"

Komposisi dokumen pengurusan ditentukan oleh kecekapan dan fungsi organisasi, prosedur untuk menyelesaikan isu, jumlah dan sifat hubungan dengan organisasi lain dan ditetapkan dalam jadual dokumen. Kesatuan peraturan untuk mendokumentasikan tindakan pengurusan di semua peringkat pengurusan dipastikan dengan penggunaan Sistem negeri sokongan dokumentasi untuk pengurusan (GSDOU) dan sistem dokumentasi bersatu (UDS).

Sistem dokumentasi bersatu ialah satu set dokumen yang saling berkaitan yang dicipta mengikut peraturan dan keperluan seragam, mengandungi maklumat yang diperlukan untuk pengurusan dalam bidang aktiviti tertentu. USD bertujuan untuk digunakan dengan bantuan teknologi komputer dan dengan kaedah tradisional pemprosesan maklumat.

Dokumen pengurusan mengikut nama, bentuk dan komposisi butiran mesti mematuhi USD, keperluan Institusi Pendidikan Belanjawan Negeri, peraturan (piagam) organisasi dan lain-lain dokumen peraturan, yang mengandungi peraturan dokumentasi.

tujuan ini kerja ujian adalah untuk memberikan konsep protokol, mencerminkan peraturan untuk reka bentuknya, dan juga menunjukkan bentuk protokol yang ada.

1. Konsep protokol dan tujuannya.

Antara dokumen pengurusan, tempat khas adalah milik protokol. Mereka adalah sebahagian daripada sistem bersatu dokumentasi organisasi dan pentadbiran.

Minit - dokumen yang merekodkan kemajuan perbincangan isu dan membuat keputusan pada mesyuarat, sesi, sesi, persidangan

Perlu diingat bahawa dalam aktiviti organisasi dan perusahaan, dokumen yang dipanggil "Protokol" sering disediakan, tetapi mereka tidak termasuk di bawah definisi di atas. Ya, di kawasan itu hubungan kontrak protokol niat, protokol perselisihan faham, protokol kelulusan disediakan; Antara dokumen utama mesyuarat agung pemegang saham, undang-undang menamakan minit suruhanjaya pengiraan, dsb. Jenis protokol ini serupa dengan tujuan tindakan: mereka merekod dan mengesahkan fakta atau peristiwa.

Protokol disediakan dalam mana-mana organisasi di mana terdapat badan kolegial sementara atau tetap, komisen, dsb. Bentuk aktiviti mereka ialah perbincangan isu semasa di mesyuarat atau mesyuarat dan membuat keputusan bersama, selalunya melalui pengundian.

Dengan kemunculan syarikat saham bersama di negara kita, perhatian terhadap dokumen jenis ini telah meningkat. Badan pengurusan tertinggi syarikat saham bersama adalah kolegial, dan protokol yang mencerminkan aktiviti mereka menjadi salah satu dokumen pengurusan yang paling penting. Kita bercakap mengenai minit mesyuarat agung pemegang saham, mesyuarat lembaga pengarah dan lembaga pengurusan. Bukan secara kebetulan Undang-undang persekutuan“Pada Syarikat Saham Bersama” dan akta undang-undang lain memberi perhatian khusus kepada kandungan dokumen ini.

2. Peraturan untuk merangka protokol

Minit - dokumen yang mengandungi rekod yang konsisten tentang kemajuan perbincangan isu dan membuat keputusan pada mesyuarat, mesyuarat, persidangan dan sesi badan kolegial.

Protokol ini mencerminkan aktiviti membuat keputusan bersama oleh badan kolegial atau kumpulan pekerja. Minit penyiasatan, beberapa badan pentadbiran dan keselamatan harus dibezakan daripada minit mesyuarat yang dibuat dalam aktiviti pengurusan organisasi. ketenteraman awam(contohnya, protokol pemeriksa kebersihan, protokol kemalangan jalan raya, dsb.), serta protokol jenis kontrak (protokol perselisihan faham, protokol untuk mendamaikan perselisihan faham, protokol untuk bersetuju dengan harga, dsb.).

Mesyuarat badan kolegial tetap dan sementara (kolej badan persekutuan) tertakluk kepada rakaman mandatori cabang eksekutif, mesyuarat kolektif buruh, mesyuarat pemegang saham, mesyuarat lembaga pengarah, dsb.). Minit disediakan berdasarkan rekod kemajuan mesyuarat, transkrip, rakaman bunyi dan bahan yang disediakan untuk mesyuarat (teks laporan, ucapan, sijil, draf keputusan, agenda, senarai jemputan, dll.).

Minit mencerminkan semua pendapat tentang isu yang sedang dipertimbangkan dan semua keputusan yang dibuat. Minit disimpan oleh setiausaha atau orang lain yang dilantik. Pengerusi dan setiausaha yang mengetuai mesyuarat bertanggungjawab ke atas ketepatan catatan dalam minit. Butiran protokol yang diperlukan adalah:

· nama organisasi;

· nama jenis dokumen;

· tarikh dan nombor pendaftaran;

· tempat penyusunan atau penerbitan;

· tajuk kepada teks;

· tandatangan.

3.Jenis protokol

Terdapat dua jenis protokol: penuh dan pendek.

penuh protokol mengandungi rekod semua ucapan di mesyuarat.

Protokol ringkas - hanya nama penceramah dan nota ringkas tentang topik ucapan.

Keputusan mengenai bentuk minit yang perlu diambil pada mesyuarat dibuat oleh ketua badan kolegial atau ketua organisasi.

Tajuk protokol ialah nama badan atau mesyuarat kolegial (Minit mesyuarat suruhanjaya pensijilan...; minit mesyuarat...).

Teks protokol penuh terdiri daripada dua bahagian: pengenalan dan utama.

Bahagian pengenalan diformatkan dengan cara yang sama dalam bentuk penuh dan pendek protokol. Ia menunjukkan nama pengerusi dan setiausaha, nama atau jumlah bilangan peserta mesyuarat dan orang yang dijemput (jika terdapat ramai peserta, di sebelah penunjuk nombor mereka nota dibuat - "Senarai peserta dilampirkan"), dan agenda.

Nama mereka yang hadir direkodkan dalam protokol, jika tidak lebih daripada 15 daripada mereka, dalam susunan abjad, menunjukkan tempat kerja dan kedudukan mereka; jika terdapat lebih banyak, senarai berasingan akan disusun. Minit mesyuarat tetap dan komisen tidak menunjukkan kedudukan mereka yang hadir. Senarai mereka yang hadir dilukis dalam lebar baris penuh dengan jarak satu baris.

Dalam kes ini, perkataan "Pengerusi", "Setiausaha", "Hadir" (tanpa petikan) dicetak di sebelah kiri medan, dipisahkan oleh dua ruang daripada tajuk dan antara satu sama lain.

Bahagian pengenalan diakhiri dengan agenda. Isu dalam agenda disusun mengikut tahap kerumitan, kepentingan dan masa yang dijangkakan untuk perbincangan. Soalan dirumus dalam kes nominatif, bernombor angka Arab dan mulakan dengan kata depan “O”, “Ob”. Tidak disyorkan untuk merumuskan soalan atau kumpulan soalan dengan perkataan "Pelbagai". Bersama-sama soalan, nama penceramah dan kedudukannya ditunjukkan.

Perkataan "Agenda" dipusatkan dua hingga tiga ruang daripada senarai peserta.

Bahagian utama teks protokol untuk setiap perkara dalam agenda disusun mengikut skema berikut: KAMI MENDENGAR... BERCAKAP... MEMUTUSKAN (MEMUTUSKAN)...

Dalam bahagian "MENDENGAR", protokol pendek menunjukkan nama penceramah (penutur) dan topik ucapannya. Bentuk penuh protokol mengandungi nama keluarga dan inisial pelapor, kandungan laporannya (mesej, maklumat, laporan). Jika teks laporan dibentangkan oleh penceramah dalam bentuk bertulis, ia dibenarkan, selepas menunjukkan topik ucapan, untuk membuat nota: "teks laporan dilampirkan." Dalam bahagian "BERCAKAP", protokol pendek menunjukkan hanya nama orang yang bercakap dalam perbincangan protokol penuh juga merakam ucapan mereka, termasuk soalan kepada penceramah. Jika perlu, selepas nama penceramah, kedudukannya ditunjukkan. Dalam bahagian "DIPUTUSKAN (DIPUTUSKAN)", keputusan yang dibuat direkodkan, yang dirumuskan secara ringkas, tepat dan laconically untuk mengelakkan tafsiran berganda. Bersama-sama dengan keputusan itu, bilangan undian "untuk", "menentang", "berkecuali", serta senarai orang yang tidak mengambil bahagian dalam undian ditunjukkan. Keputusan itu mungkin mengandungi satu atau beberapa mata, ia disusun mengikut urutan kepentingan, masing-masing dinomborkan.

Nombor diletakkan sebelum perkataan "MENDENGAR" mengikut agenda. Perkataan "MENDENGAR", "BERCAKAP", "MEMUTUSKAN (MEMUTUSKAN)" dicetak dari jidar kiri dalam huruf besar dan berakhir dengan titik bertindih. Teks bahagian “MENDENGAR”, “BERSUARA”, “MEMUTUSKAN (MEMUTUSKAN)” dicetak dengan jarak 1.5 baris daripada garisan merah. Setiap nama keluarga dan inisial penutur dicetak pada baris baharu dalam kes nominatif, rakaman ucapan dipisahkan daripada nama keluarga dengan tanda sempang.

Seseorang peserta dalam mesyuarat atau mesyuarat boleh mengemukakan pendapat khas mengenai keputusan yang dibuat, yang dinyatakan pada helaian berasingan dan dilampirkan pada minit. Kewujudan pendapat yang berbeza direkodkan dalam minit selepas keputusan direkodkan.

Teks protokol ringkas juga terdiri daripada dua bahagian. Bahagian pengenalan menunjukkan nama depan dan nama keluarga pegawai pengerusi (pengerusi), serta jawatan, inisial, dan nama keluarga orang yang hadir pada mesyuarat itu.

Perkataan "Hadir" dicetak dari jidar kiri, digariskan, dan titik bertindih diletakkan di hujung perkataan. Di bawah adalah tajuk pekerjaan, inisial dan nama keluarga mereka yang hadir. Tajuk kerja mungkin ditunjukkan secara umum. Tajuk kerja berbilang baris bagi mereka yang hadir ditunjukkan dengan jarak 1 baris. Senarai ini dipisahkan dari bahagian utama protokol dengan garis pepejal.

Bahagian utama protokol termasuk isu yang sedang dipertimbangkan dan keputusan yang diambil ke atasnya. Nama soalan dinomborkan dengan angka Rom dan bermula dengan preposisi “O” (“Perihal”), dicetak di tengah dalam saiz fon No. 15 dan digariskan dengan satu baris di bawah baris terakhir. Nama-nama pegawai yang bercakap semasa perbincangan isu ini ditunjukkan di bawah baris. Nama akhir dicetak dengan jarak 1 baris. Kemudian keputusan yang diambil mengenai isu itu ditunjukkan.

Salah satu tugas suci setiausaha ialah penyediaan mesyuarat, persidangan dan sesi yang dimulakan oleh pengurus di pelbagai peringkat. Dalam kebanyakan kes, setiausaha juga menyimpan minit acara sedemikian. Dalam artikel ini kami akan memberitahu anda cara untuk menjadikan proses ini lebih cekap.

Untuk mula bercakap tentang protokol, langkah pertama ialah bercakap tentang penyediaan mesyuarat. Sebelum acara sedemikian, adalah penting untuk memikirkan agenda, menentukan komposisi peserta, dan membiasakan diri dengan laporan semua penceramah dan bahan lain. Semua ini memerlukan usaha tambahan, tetapi akibatnya, mengekalkan protokol akan menjadi lebih mudah.

BAGAIMANA NAK JIMAT MASA?

Menurut pelbagai kajian, dari 10 hingga 50% masa kerja ketua organisasi dan pekerja lain boleh dibelanjakan untuk mesyuarat. Untuk mengurangkan kos masa, pemula, penganjur dan peserta mesyuarat perlu mengingati peraturan berikut:

Bincangkan di mesyuarat hanya isu-isu yang tidak dapat diselesaikan di tempat kerja.

Hadkan bilangan peserta dalam mesyuarat. Ia berkadar terus dengan tempoh acara. Jika tempoh mesyuarat dengan 5 pekerja ialah 1 jam, maka dengan bilangan peserta 10 atau lebih ia berkemungkinan besar akan berlangsung selama 2 jam atau lebih.

Sediakan bahan maklumat untuk mesyuarat terlebih dahulu. Pengiraan, laporan analisis, jadual, graf, laporan, bahan foto dan video, pembentangan, sampel produk, pendapat pakar mesti disediakan oleh pakar khusus. Tetapi setiausaha mesyuarat bertanggungjawab menyemak kesediaan bahan. Oleh itu, satu atau dua hari sebelum acara anda harus:

a) dengan bantuan orang yang bertanggungjawab yang akan membuat pembentangan, menyusun senarai semua bahan maklumat;

b) menerima daripada orang yang bertanggungjawab bahan yang dibuat dalam bentuk elektronik(contohnya, pembentangan, nota penerangan, dsb.);

c) menerima abstrak bercetak dan teks laporan daripada orang yang bertanggungjawab.

Untuk setiap isu, lantik seorang pekerja yang bertanggungjawab, walaupun sekumpulan orang mesti melaksanakan tugasan itu.

Jangan buang masa mendedahkan pesalahnya. Ingat tu tugas utama setiap mesyuarat - membincangkan agenda dan membuat keputusan mengenainya.

AGENDA

Ini adalah senarai isu yang dirancang untuk dibincangkan pada mesyuarat tersebut. Mereka ditentukan oleh pengerusi mesyuarat. Bagaimanapun, setiausaha juga boleh mengambil bahagian dalam proses ini.

Gunakan garis panduan berikut semasa membangunkan agenda anda:

• Pecahkan topik mesyuarat yang terlalu luas kepada beberapa subtopik. Jika perlu, orang yang bertanggungjawab boleh mengadakan mesyuarat persediaan untuk setiap subtopik.

Sebagai contoh, mesyuarat yang dijadualkan pada akhir bulan mengenai topik "Mengenai pelaksanaan penunjuk yang dirancang oleh kedai pengeluaran utama" harus didahului dengan beberapa siri mesyuarat kecil di kedai: "Mengenai pelaksanaan rancangan oleh kedai faundri", "Mengenai pelaksanaan rancangan oleh bengkel perolehan", "Mengenai pelaksanaan rancangan oleh kedai mesin", "Mengenai pelaksanaan rancangan oleh kedai pemasangan." Atau mesyuarat mengenai topik "Mengenai pelaksanaan sistem ERP dalam perusahaan" harus didahului oleh beberapa mesyuarat: "Mengenai masalah pelaksanaan sistem ERP dalam pengeluaran", "Mengenai memastikan komunikasi antara sistem ERP dan 1C dalam perakaunan ”, “Hidup sokongan teknikal sistem ERP dan pemindahan data”, dsb.

• Letakkan isu agenda yang sama pentingnya, disatukan oleh tema yang sama.. Sebagai contoh, penyediaan pengangkutan, prosedur penghantaran ke gudang, penghantaran dan penyingkiran produk siap dari wilayah perusahaan.

Pelbagai masalah yang saling berkaitan juga boleh diletakkan dalam agenda. Sebagai contoh, ini mungkin termasuk:

Pembelian barisan pengeluaran baharu;

Penyediaan teknologi pengeluaran;

Membuat perubahan pada reka bentuk dan dokumentasi teknologi berkaitan dengan pemerolehan peralatan baharu;

Pemodenan bangunan pengeluaran dan pembangunan sambungan mesin;

Sokongan logistik untuk pengeluaran.

Pada masa yang sama, pembinaan semula pusat pemeriksaan kilang atau penganjuran pembayaran elektronik untuk pas di kantin kilang jelas tidak berbaloi untuk dibincangkan pada mesyuarat ini.

Jelas sekali setiausaha tidak boleh sentiasa mempengaruhi kandungan agenda. Mesyuarat itu diadakan oleh pemimpin, yang juga menggariskan pelbagai isu. Dan jika pengurus memasukkan dalam agenda satu mesyuarat pembelian barisan pengeluaran baharu untuk pengeluaran pemutus dan penganjuran hari pembersihan musim bunga untuk membersihkan wilayah, maka ia mungkin tidak dapat meyakinkannya. Tetapi bagi pihak anda, anda boleh mencadangkan untuk membawa perbincangan menganjurkan pembersihan ke mesyuarat lain, contohnya, menggabungkannya dengan isu mengecat fasad bangunan atau mengadakan perayaan sempena hari lahir organisasi.

• Buat agenda hanya dari isu-isu yang berada dalam kecekapan dan bidang tanggungjawab peserta mesyuarat. Sebagai contoh, adalah sia-sia untuk membincangkan isu bekalan jika tiada ketua perkhidmatan bekalan.
• Hadkan bilangan topik dan item dalam agenda. Perlu ada seberapa banyak daripada mereka yang boleh dibincangkan dan diselesaikan dengan berkesan dalam tempoh masa yang diperuntukkan. Sebagai contoh, dalam 1 jam mesyuarat, anda boleh membincangkan dari 1 hingga 5 isu, bergantung pada skala topik yang dibincangkan dan kualiti penyediaan mesyuarat.
• Sertakan dalam agenda laporan tentang tugas dan arahan yang diberikan pada mesyuarat yang lalu, jika mesyuarat digabungkan tema biasa dan komposisi peserta. Bersedia untuk fakta bahawa, walaupun tidak ada perkara sedemikian dalam agenda, pengerusi boleh memperkenalkannya dengan kuasanya. Oleh itu, adalah lebih baik untuk mencetak senarai arahan terlebih dahulu - pengerusi harus memilikinya, orang yang bertanggungjawab dan seorang setiausaha.

MESYUARAT PESERTA

Keperluan am untuk peserta acara:

Kecekapan dan minat dalam isu dalam agenda;

Cukuplah kedudukan tinggi untuk membuat keputusan dan memberi arahan kepada orang bawahan selepas mesyuarat.

Komposisi peserta mungkin berubah semasa acara berlangsung. Jika agenda termasuk topik yang mempengaruhi semua peserta mesyuarat dan isu yang hanya terpakai kepada sebahagian daripada mereka, maka isu umum harus dibincangkan terlebih dahulu. Pada akhir bahagian mesyuarat ini, pekerja yang tidak terlibat dalam perbincangan lanjut boleh dikeluarkan.

Bagaimana untuk memberitahu semua orang

Maklumkan kepada semua peserta mesyuarat tentang tarikh, masa, lokasi, tema acara.

Anda boleh memaklumkan tentang mesyuarat menggunakan panggilan telefon, mesej SMS, emel(dengan pemberitahuan penghantaran dan pembacaan), pemeriksaan peribadi.

Jika salah seorang peserta tidak bekerja atas pelbagai sebab ( cuti tahunan, hilang upaya sementara, perjalanan perniagaan, dsb.), adalah perlu untuk mengetahui sebab ketidakhadiran dan mengingatkan pekerja yang menggantikan ketidakhadiran mengikut skim penggantian bahawa dia mesti hadir pada mesyuarat itu.

Ia juga boleh membantu untuk memasukkan gesaan pop timbul dalam kalendar komputer anda seperti "ingatkan timbalan anda untuk menghadiri mesyuarat".

Maklumat tentang siapa yang dimaklumkan tentang mesyuarat dan bila boleh dimasukkan ke dalam jadual (Contoh 1).

CONTOH 1

Memberitahu peserta mesyuarat

Mesyuarat akan berlangsung pada 24 Jun 2017 jam 11:00 di pejabat pengarah perolehan.

Topik: Memuktamadkan kontrak dengan pembekal untuk separuh kedua 2017.

Susunan tempat duduk peserta mesyuarat

Pastikan anda menyediakan carta tempat duduk untuk peserta mesyuarat jika perkara berikut akan hadir:

Pegawai tinggi (bandar, wilayah, wilayah, republik, persekutuan);

Pemilik syarikat dan pegangan transnasional, dsb.;

Wakil organisasi rakan kongsi.

Jika boleh, setiausaha diberikan tempat duduk di meja berasingan di sebelah meja pengerusi (Contoh 2).

Contoh 2

Carta tempat duduk

Kad nama

Di atas meja bertentangan dengan tempat yang sesuai, adalah perlu untuk meletakkan kad nama dengan kedudukan dan (atau) nama penuh. setiap peserta. Pilihan paling mudah ialah sehelai kertas yang dilipat menjadi "rumah" (Gamb. 1)

nasi. 1. Kad nama untuk peserta mesyuarat

Lencana

Dalam kes yang kritikal, adalah perlu untuk menyediakan lencana (kad payudara), di mana anda harus menunjukkan:

Nama penuh peserta;

Jawatan mereka;

Nama organisasi yang diwakili oleh setiap peserta;

Lokaliti di mana organisasi yang dinyatakan berada.

Lencana juga mungkin termasuk:

Logo organisasi yang diwakili oleh peserta;

Logo (lambang) acara (mesyuarat, persidangan, dll.).

Anda boleh menggunakan lencana dengan lanyard atau penyepit pakaian. Ia dijual di kedai alat tulis dan bekalan pejabat.

Anda boleh mereka bentuk sisipan dengan teks sendiri, kemudian mencetaknya pada pencetak, memotongnya dengan gunting dan memasukkannya ke dalam lencana (Gamb. 2).

nasi. 2. Sisipan lencana reka bentuk dalaman

Jika dana yang mencukupi telah diperuntukkan untuk penyediaan, masukkan kad boleh dipesan daripada organisasi yang menyediakan perkhidmatan percetakan. Dan untuk mesyuarat dalaman biasa, lencana tidak akan diperlukan sama sekali.

TEMPOH MESYUARAT

hidup pelbagai jenis mesyuarat diperuntukkan kuantiti yang berbeza masa. Sebagai contoh, mesyuarat perancangan pagi mungkin mengambil masa kira-kira setengah jam, manakala mesyuarat antara wilayah mengenai isu tertentu mungkin mengambil masa sepanjang hari.

Tempoh mesyuarat perlu dirancang lebih awal. Semua peserta mesti tahu masa mula dan tamat acara. Ini akan membantu anda bekerja dengan cepat dan cekap supaya anda tidak perlu tinggal lewat.

Rehat

Jika tempoh mesyuarat melebihi jam astronomi (60 minit), maka perlu berehat selepas setiap jam akademik (45 minit).

Pada acara yang sangat panjang, jeda boleh disediakan semasa peserta ditawarkan makanan ringan (sandwic, buah-buahan, gula-gula) dan minuman (teh, kopi, jus, air mineral dll.).

Apabila tahap mesyuarat adalah rendah, dan di sebelah bilik tempat mesyuarat berlangsung, terdapat penyejuk, mesin kopi dan peralatan makan pakai buang untuk pelawat pejabat, maka peserta mesyuarat akan dapat menuangkan kopi, teh atau air sendiri.

Botol air dan gelas boleh diletakkan terlebih dahulu di atas meja di mana peserta mesyuarat duduk - kemudian mereka boleh menghilangkan dahaga mereka bukan sahaja semasa rehat, tetapi pada bila-bila masa. Adalah lebih baik untuk tidak meletakkan makanan di atas meja. Ia akan menjadi janggal jika salah seorang peserta menjatuhkan sandwic di atas kertas perniagaan atau menumpahkan kopi.

Adalah lebih baik untuk meletakkan meja dengan makanan ringan dan minuman bilik berasingan. Ini biasanya dilakukan oleh setiausaha, tetapi hanya jika dia tidak mengambil minit. Apabila setiausaha tidak boleh meninggalkan bilik semasa mesyuarat, pekerja lain yang ditetapkan sebagai bertanggungjawab untuk ini mesti mengatur rehat. Atau, sebagai alternatif, setiausaha menyediakan segala-galanya untuk rehat kopi sebelum mesyuarat bermula. Pada mesyuarat lanjutan, pembantu biasanya amat diperlukan.

Rangka masa

Tempoh acara mesti dikawal. Pengerusi mesyuarat memantau pematuhan peraturan ini.

Semasa merancang mesyuarat anda, pastikan anda mempertimbangkan masa yang diperlukan untuk setiap penceramah bercakap dan setiap isu yang akan dibincangkan.

Semak dengan pengerusi peraturan untuk setiap ucapan.

Jadual waktu rehat jika perlu.

Jumlahkan semua tempoh masa pada kalkulator dan tambah pada jumlah yang terhasil

Pengerusi hendaklah dimaklumkan berapa lama mesyuarat itu boleh diambil. Sekiranya beliau bersetuju dengan angka ini, peraturan-peraturan tersebut hendaklah dimaklumkan kepada semua peserta jika tidak, pelarasan perlu dibuat dan dilaporkan kepada pengerusi semula.

Selepas persetujuan, agenda dengan sekatan masa dihantar kepada semua peserta mesyuarat (Contoh 3).

CONTOH 3

Agenda dengan had masa

MINIT MESYUARAT: 5 LANGKAH ASAS

Protokol mendokumenkan kedua-dua aktiviti badan kolegial tetap (komisen, jawatankuasa, majlis, dsb.) dan badan kolegial sementara - pelbagai mesyuarat, persidangan, seminar dan persidangan.

Jenis protokol berikut dibezakan:

. Protokol ringkas- dokumen di mana nama penuh direkodkan. dan kedudukan peserta mesyuarat, topiknya, isu utama, ringkasan laporan, keputusan yang dibuat, senarai tugas untuk setiap orang yang bertanggungjawab. Minit sedemikian biasanya disimpan dalam mesyuarat operasi.

. Protokol penuh, sebagai tambahan kepada semua perkara di atas, termasuk rekod terperinci semua ucapan, pendapat, pindaan dan nuansa perbincangan yang lain. Dokumen ini membolehkan anda memulihkan gambar terperinci mesyuarat.

Bentuk pengambilan minit dipilih oleh pengerusi mesyuarat atau ketua perusahaan.

Teks ucapan dan bahan lain yang disediakan untuk mesyuarat disediakan dalam bentuk lampiran. Mereka mesti dirujuk dalam teks protokol.

Setiausaha bertanggungjawab untuk bagaimana dengan betul dan lengkap kemajuan mesyuarat direkodkan. Tanggungjawab ini tidak boleh dipandang remeh, kerana protokol adalah satu-satunya dokumen yang mencerminkan semua ucapan, perbincangan, ulasan dan keputusan yang dibuat yang mesti dilaksanakan. Semasa mesyuarat, peserta mungkin tidak mendengar sesuatu atau mempunyai masa untuk menuliskannya. Ini akan menjadi mudah untuk dipulihkan dengan merujuk kepada protokol.

Langkah 1: menyediakan tempat kerja

Untuk memudahkan anda mengambil minit, sebelum mesyuarat bermula:

. Pilih tempat duduk anda di dalam dewan di mana acara itu akan berlangsung. Ia harus dilihat oleh semua peserta secara peribadi, ucapan pengerusi, penceramah dan "replika dari dewan" harus jelas didengari (lihat carta tempat duduk dalam Contoh 2).

. Letakkan di atas meja anda senarai peserta mesyuarat yang menunjukkan nama penuh mereka. dan kedudukan, serta carta tempat duduk. Sebelum mesyuarat bermula, adalah idea yang baik untuk mengkaji dengan teliti siapa yang duduk di mana, dan kemudian melihat rajah seperti yang diperlukan.

. Simpan stok bekalan pejabat. Bawa bersama 2-3 pen, 2 pensel, 2 pemadam.

. Semak sama ada peralatan pejabat dan peranti lain berfungsi: jam tangan, perakam suara, kamera video (jika ada). Jangan lupa kord kuasa dan bateri ganti atau bateri boleh dicas semula.

Sebelum mesyuarat, segarkan ingatan anda tentang perkara utama semua laporan.

Langkah 2: Catatkan kemajuan mesyuarat

Sebagai tambahan kepada bahan-bahan yang disediakan untuk mesyuarat (teks laporan, ucapan, rujukan, draf keputusan, agenda, senarai peserta, dsb.), minit itu disediakan berdasarkan rakaman bunyi, rakaman video, transkrip atau tulisan tangan kasar. nota yang disimpan semasa mesyuarat.

Bagaimana untuk menyimpan nota kasar?

1. Sediakan helaian untuk draf protokol- bilangan mereka bergantung pada saiz agenda. Pada helaian pertama tulis tarikh mesyuarat, topiknya, nombor minit, senarai peserta, agenda (Contoh 4).

CONTOH 4

Draf minit mesyuarat. Helaian No 1

Tulis soalan yang dikemukakan untuk perbincangan secara berasingan helaian bersih, meninggalkan ruang yang cukup untuk entri:

Helaian No. 2: "Mengenai status kerja untuk memuktamadkan kontrak untuk pembekalan logam bukan ferus dan ferus." Laporan oleh Prokhorov P.D.;

Helaian No. 3

Helaian No. 4: "Mengenai sokongan pengangkutan untuk bekalan." Laporan oleh Medvedev V.Yu.;

Helaian No. 5: ... (untuk diisi semasa mesyuarat);

Helaian No. 6: "Mengenai status penyelesaian di bawah kontrak yang dimuktamadkan dan dilaksanakan untuk pembelian bahan mentah dan bekalan." Laporan oleh Fomina K.D.;

Helaian No. 7: ... (untuk diisi semasa mesyuarat);

Helaian No. 8: "Pada memuktamadkan perjanjian dengan Amethyst LLC mengenai pembekalan keluli dan aloi kepada ESPZ OJSC." Cadangan daripada Telegin I.I.;

Helaian No. 9: ... (untuk diisi semasa mesyuarat).

2. Pastikan semua peserta mesyuarat hadir. Potong mereka yang tidak hadir dalam draf protokol dengan pensil - mungkin mereka lewat. Ketahui sebab ketidakhadiran dan kelewatan selepas mesyuarat.

Catatkan masa ketibaan mereka yang lewat terus dalam teks protokol dalam kurungan:

Dalam kes ini, akan diketahui dengan tepat siapa di antara mereka yang hadir dan apa sebenarnya yang mereka terlepas semasa mesyuarat.

3. Isikan item "MENDENGAR". Pada helaian pertama draf dan pada helaian dengan tajuk laporan yang sepadan, rekodkan nama penuh anda secara konsisten. dan kedudukan penceramah, topik ucapan dan ringkasannya. Anda hanya perlu merekodkan maklumat asas: tarikh, nombor, fakta. Selepas itu, bandingkan nota dengan teks ucapan (tesis) yang disediakan. Jika anda mendapati sebarang percanggahan, maklumkan kepada pengerusi mesyuarat.

4. Masukkan item "DILAKUKAN"(jika perlu). Item ini diisi apabila kemajuan penceramah terganggu oleh komen, soalan dan bantahan daripada peserta lain. Dalam protokol penuh Setiap kenyataan sedemikian hendaklah direkodkan dengan segera, terutamanya jika ia disertai dengan frasa: "Sila masukkan ke dalam protokol." Contohnya:

Hakikatnya adalah bahawa sebarang kenyataan boleh mengubah perjalanan mesyuarat, dan selepas itu mungkin perlu untuk menyerlahkan saat bila dan mengapa ini berlaku.

Dalam protokol ringkas

Minit mesyuarat adalah dokumen maklumat dan pentadbiran yang merekodkan keseluruhan proses membincangkan isu yang dibangkitkan, serta keputusan yang dibuat semasa mesyuarat ini. Mengekalkan dokumen ini merupakan bahagian penting dan wajib dalam mana-mana mesyuarat, yang sebahagian besarnya menentukan keberkesanan keputusan mengenai isu tertentu akan dilaksanakan.

Pendaftaran minit mesyuarat diwujudkan Kanun Sivil RF. Perkara 181.2 mentakrifkan keperluan mandatori asas dan prosedur di mana rekod mesyuarat disimpan. Bagaimana untuk menyusun protokol dengan betul? Apakah maklumat yang mesti terkandung dalam minit mesyuarat?

Siapa yang mengambil minit?

Tanggungjawab merekod perkembangan mesyuarat dan seterusnya reka bentuk yang betul dokumen diserahkan kepada setiausaha mesyuarat. Ini mungkin orang yang memegang jawatan setiausaha dalam organisasi, atau mana-mana pekerja lain yang diberi kuasa untuk melaksanakan tugas ini. Adalah lebih baik sekiranya orang yang dilantik oleh setiausaha memahami isu yang dibangkitkan dalam mesyuarat tersebut. Walau bagaimanapun, jika setiausaha sibuk dengan aktiviti di kawasan lain, beliau berhak untuk bertanya soalan penjelasan semasa mesyuarat, membolehkan beliau merekodkan keseluruhan proses mesyuarat dengan tepat.

Selain sekadar merekod perkembangan mesyuarat, setiausaha bertanggungjawab untuk membuat persiapan mesyuarat. Ini mungkin menyusun senarai mereka yang hadir, gambar rajah proses perbincangan, atau bekerja dengan minit mesyuarat sebelumnya. Ini adalah perlu bagi menambah agenda senarai isu yang perlu dibincangkan semula.

Borang, bahagian yang diperlukan

Untuk membuat protokol dengan arahan untuk kerja pejabat, disyorkan untuk menggunakan borang khas. Sama ada untuk menggunakan pengesyoran ini bergantung kepada keputusan pemilik (pengurus) organisasi. Selalunya, borang bercetak digunakan untuk merekodkan pihak berkuasa negeri, perbandaran dan bandar. Kebanyakan organisasi swasta menggunakan templat biasa, dicetak pada komputer dan disediakan pada helaian A4.

Tidak kira jenis borang, dokumen mesti mengandungi bahagian wajib (untuk contoh minit mesyuarat, lihat di bawah dalam artikel):

• Nama struktur (organisasi) di mana lembaga itu beroperasi.
• Tajuk.
• Tarikh dan nombor pendaftaran protokol.
• Tempat (locality) di mana mesyuarat itu diadakan.
• Soalan (agenda).
• Bahagian utama.
• Tandatangan pengerusi, setiausaha dan peserta mesyuarat.

Minit mesyuarat disediakan berdasarkan rakaman, termasuk audio atau video, yang dibuat oleh setiausaha semasa perbincangan. Tempoh sehingga lima hari bekerja diperuntukkan untuk pelaksanaan dokumen, kecuali dalam kes tertentu apabila atas perintah pengurus atau perundangan mengenai jenis tertentu mesyuarat mempunyai tarikh yang berbeza.

Pengepala protokol

Tajuk dokumen termasuk nama, perkataan "Minit", serta nama mesyuarat (dalam kes ini ia adalah mesyuarat) dan (atau) badan kolegial yang mengendalikan mesyuarat. Contohnya: "Minit mesyuarat pengeluaran."

Nombor, tarikh, tempat

Setiap minit mesyuarat mesti mempunyai indeks, iaitu nombor pendaftaran bersiri. Ia ditentukan nombor siri mesyuarat yang diadakan dari awal tahun kalendar (dalam organisasi pendidikan adalah mungkin untuk menyimpan rekod penomboran dari awal tahun akademik). Jika minit mesyuarat lembaga sementara didaftarkan, penomboran dijalankan untuk tempoh jawatan.

Tarikh dokumen akan menjadi hari mesyuarat. Sekiranya isu dibincangkan lebih daripada satu hari bekerja, semua tarikh dari awal hingga akhir perbincangan mesti dimasukkan dalam minit mesyuarat. Contoh: “22/06/2016 - 24/06/2016” atau "22-24.06.2016"

Tempat merangka protokol - nama geografi penyelesaian, di mana badan kolegial ini beroperasi. Bahagian ini mungkin tidak ditunjukkan dalam dokumen, tetapi hanya jika nama organisasi sudah termasuk nama lokaliti. Contohnya: "Rumah Percetakan Bandar Samara", "Loji Binaan Mesin Ivanovo" dan sebagainya.

Sila ambil perhatian bagaimana mana-mana minit mesyuarat harus bermula (contoh di atas).

Bahagian pengenalan

Bahagian pengenalan minit hendaklah dimulakan dengan menunjukkan nama keluarga dan parap pengerusi dan setiausaha mesyuarat. Yang pertama ialah pekerja organisasi yang diberi kuasa untuk mengendalikan mesyuarat. Jawatan pengerusi dalam organisasi (mengikut jadual kakitangan) tidak dinyatakan dalam minit. Orang ini tidak perlu menjadi ketua perusahaan. Pengecualian ialah minit mesyuarat dengan pengarah, di mana pengarah mengendalikan mesyuarat secara peribadi.

Dalam bahagian "Hadirin", anda harus menunjukkan semua peserta lain dalam mesyuarat. Ini boleh dilakukan menggunakan cadangan berikut:

• Bahagian tersebut menunjukkan dalam susunan abjad nama keluarga dan parap pekerja yang mengambil bahagian dalam pertimbangan isu yang diletakkan dalam agenda dan membuat keputusan mengenainya. Jawatan tidak dinyatakan.
• Jika lebih daripada lima belas peserta hadir pada mesyuarat itu, parap dan nama keluarga mereka disertakan sebagai lampiran minit dalam senarai berasingan.
• Jika pekerja lain organisasi ini atau orang yang dijemput daripada organisasi lain hadir pada mesyuarat itu, bahagian "Penjemputan" disertakan dalam minit. Di sini, nama keluarga dan inisial ditunjukkan dalam susunan abjad, dan untuk peserta dari organisasi lain, kedudukan dan tempat kerja mereka juga ditunjukkan.
• Setiap daripada mereka yang hadir mengesahkan penyertaan mereka dalam mesyuarat itu dengan tandatangan peribadi.

"Agenda" dimasukkan dalam minit mesyuarat melalui baris kosong selepas bahagian "Hadirin". Bahagian ini bermaksud senarai isu yang dikemukakan untuk mesyuarat. Setiap item bahagian protokol "Agenda" dinomborkan dalam angka Arab. Untuk merumuskan soalan, preposisi “Mengenai...” atau “Mengenai...” digunakan (untuk contoh minit mesyuarat berkenaan agenda, lihat di bawah dalam artikel). Bagi setiap item, orang yang diberi kuasa untuk bercakap mesti ditunjukkan. isu ini: “Speaker: nama keluarga, inisial.”

Apakah perbezaan antara protokol penuh dan protokol pendek?

Semasa menyediakan bahagian utama dokumen, adalah penting untuk mempertimbangkan sama ada rekod ringkas atau penuh proses perbincangan diambil semasa mesyuarat. Untuk bentuk ringkas (kebiasaannya begini cara minit mesyuarat operasi disediakan), maklumat berikut harus ditunjukkan di bahagian utama:

• Soalan yang dikemukakan untuk mesyuarat.
• Pelapor mengenai isu ini.
• Keputusan yang diterima pakai dan diluluskan oleh mesyuarat.

Merangka protokol yang lengkap membayangkan bukan sahaja merekodkan maklumat di atas, tetapi juga butiran ucapan, maklumat dan perbahasan penceramah yang timbul semasa mesyuarat, pendapat yang dinyatakan oleh mereka yang hadir, komen dan bantahan sedia ada, serta butiran lain.

Bahagian utama

Bahagian utama protokol terdiri daripada bahagian mengikut bilangan isu yang dinyatakan dalam agenda. Dalam bentuk penuh dokumen, setiap bahagian merangkumi tiga bahagian, mencerminkan proses mempertimbangkan isu dan membuat keputusan mengenainya.

Nama bahagian ditunjukkan dalam huruf besar bermula pada baris baharu:

• "MENDENGAR." Dalam bahagian ini, di bawah tajuk, nama keluarga penceramah mengenai isu yang sedang dipertimbangkan harus ditunjukkan (dalam kes nominatif, ringkasan laporan diberikan melalui sengkang (dalam orang ketiga tunggal). Jika atas sebab tertentu adalah mustahil untuk memasukkan ucapan dalam protokol, teks laporan dibentangkan pada helaian berasingan sebagai lampiran kepada protokol, dan dalam bahagian "HEARD" nota dibuat "Teks laporan (ucapan, ucapan) dilampirkan.”
• "YANG DILAKUKAN." Bahagian ini mengandungi kenyataan yang dibuat oleh peserta mesyuarat lain mengenai perkara yang sedang dipertimbangkan atau soalan yang ditanya semasa perbincangan. Dalam kes ini, nama keluarga penutur hendaklah ditunjukkan (dalam kes nominatif), dan teks soalan (ucapan) dinyatakan melalui sengkang.
• "DIPUTUSKAN" atau "DIPUTUSKAN". Keputusan yang dibuat dalam mesyuarat mengenai isu ini direkodkan. Teks keputusan mesti dicetak sepenuhnya, tidak kira sama ada protokol disimpan dalam bentuk penuh atau pendek. Semasa mengundi, bilangan undi yang diterima "untuk", "menentang" dan "berkecuali" ditunjukkan.

Untuk memastikan minit itu pendek, perbincangan setiap isu diringkaskan dalam bahagian "MENDENGAR" dan "MEMUTUSKAN". Selepas dokumen ditandatangani oleh setiausaha dan pengerusi, ia memperoleh status rasmi dan didaftarkan.

Keputusan yang dibuat semasa mesyuarat dimaklumkan kepada pelaksana yang ditetapkan:

• Dengan menyampaikan salinan protokol atau ekstrak yang diperakui oleh setiausaha.
• Pengeluaran dokumen pentadbiran (perintah, resolusi, arahan) untuk organisasi berdasarkan keputusan yang direkodkan.

Bagaimana untuk menyimpan protokol?

Untuk simpanan arkib minit dibentuk menjadi fail, dibahagikan kepada jenis mesyuarat. Tempat penyimpanan dokumen tersebut ditentukan sama ada oleh sekretariat organisasi (unit struktur organisasi) atau oleh jabatan pengurusan pejabat. Tempoh penyimpanan ditentukan mengikut tatanama kes yang diluluskan di perusahaan.