Rekod kakitangan minimum. Percayakan urusan HR kepada akauntan atau setiausaha yang baik

Agar semua dokumentasi utama disimpan pada tahap yang sesuai, kerja diselaraskan jabatan HR adalah perlu, yang mana banyak proses kerja perusahaan bergantung.

Ini adalah pengurusan segala-galanya yang berkaitan dengan perakaunan dana dan pergerakan kakitangan.

Keberkesanan pembinaannya bergantung kepada pembayaran tepat pada masanya, ketepatan pembentukan dokumentasi dan aliran proses pengeluaran lain.

Penting: kunci kepada operasi jabatan HR yang lancar dan tepat pada masanya adalah pakar terlatih yang, sebagai tambahan kepada kemahiran pengurusan pejabat, sangat mengetahui undang-undang Buruh.

Proses perakaunan kakitangan diperlukan untuk mencapai matlamat berikut:

• Mengagihkan pekerja di antara proses dengan betul;
• Kenal pasti sumber yang tidak digunakan;
• Selesaikan semua isu bermasalah dengan kakitangan tepat pada masanya.

Anda akan belajar cara mengatur rekod kakitangan dengan betul dalam perusahaan dalam video ini:

Apakah isu yang diselesaikan oleh jabatan HR?

Secara umum, semua soalan mengenai kerja kakitangan diselesaikan oleh jabatan kakitangan:

• Pengambilan dan pemecatan;
• Pendaftaran percutian dan pembayaran yang berkaitan dengannya;
• Akruan insentif dan bonus juga adalah dalam kecekapan mereka;
• Pembentukan kakitangan. anda akan belajar cara membuat pesanan yang meluluskan jadual perjawatan;
• Membuat perubahan pada jadual kerja;
• Masalah kerja kakitangan lain.

Ciri-ciri rekod kakitangan

Di perusahaan, setiap peringkat kerja jabatan HR dijalankan mengikut peraturan secara bersyarat, semua jenis kerja boleh dibahagikan kepada yang berikut:

• Prosedur untuk merangka dan menyelenggara dokumentasi kakitangan;
• Pendaftaran ketidakupayaan untuk bekerja;
• Penyediaan dokumen untuk arkib;
• Mengekalkan rekod ketenteraan dalam organisasi;
• Menyimpan data peribadi setiap ahli pasukan;
• Pengiraan premium insurans.

Semua aliran dokumen kakitangan boleh dibahagikan kepada dua cabang:

• Untuk kakitangan – kad peribadi dan semua pesanan yang berkaitan dengan setiap pekerja secara individu;
• Pengurusan kakitangan - peraturan peraturan dalaman, peraturan jabatan, laporan bilangan pekerja.

Di samping itu, jabatan kakitangan menyimpan semua dokumen yang menjadi asas untuk mengeluarkan pesanan, serta penyata dan lembaran gaji, yang bukan asas, tetapi mewujudkan asas dokumentasi tambahan yang diperlukan.

Ia berikutan bahawa dokumen utama adalah:

• Perjanjian kolektif untuk menyelesaikan situasi yang dinyatakan di dalamnya;
• Perihalan kerja, jika beberapa tanggungjawab tidak dinyatakan dalam kontrak;
• Peruntukan gaji dan bonus untuk menyelesaikan pertikaian berkaitan pembayaran;
• Peruntukan lain yang berkaitan dengan peraturan hayat perusahaan.

Bagaimana untuk mengatur rekod kakitangan dengan betul?

Organisasi rekod kakitangan dalam syarikat

Untuk memulakan keseluruhan proses perakaunan untuk kerja pejabat, anda mesti pada mulanya membuat garis kasar pelan kerja:

1. Sebelum menyusunnya, anda harus mengkaji semua dokumentasi peraturan.
2. Selepas itu dokumen konstituen diambil dari pengurus dan dikaji, semuanya mesti sesuai dengan kertas sebenar.
3. Seterusnya, aliran dokumen disediakan dengan mengambil kira kehendak pengurus untuk mencipta folder untuk kertas pilihan.
4. Selepas itu dokumentasi itu sendiri dihasilkan:

• Pada mulanya, semua dokumen mengenai pengurus disediakan;

Penting: pegawai ini ditentukan melalui pertandingan atau pada mesyuarat agung pengasas bersama.

• Selepas itu tiba giliran jadual kakitangan dan peraturan buruh dalaman;

Penting: jadual kakitangan boleh dibentuk mengikut bentuk bersatu, dan adalah penting untuk membuat senarai jawatan yang diperlukan dalam pengeluaran, bermula dengan pengurus.

• Satu bentuk kontrak pekerjaan sedang dibangunkan, yang mesti ditandatangani oleh setiap pekerja organisasi;
• Baki dokumen dan kertas yang diperlukan sedang disediakan;
• Orang yang bertanggungjawab untuk buku kerja ditentukan - pada peringkat pertama pembentukan rekod kakitangan dan perusahaan, pengurus bertanggungjawab untuk penerimaan dan pendaftaran pekerja secara bebas, berdasarkan ini, adalah perlu untuk membuat pesanan pada tanggungjawab pengarah untuk penerimaan dan keselamatan dokumen;

Penting: hanya selepas penentuan rasmi orang yang bertanggungjawab Pendaftaran pekerja bermula.

• Ia adalah perlu untuk memastikan penyimpanan dan penggunaan kertas kakitangan.

Selepas mengupah pekerja kakitangan, dia bertanggungjawab untuk semua rutin kertas kerja - menyimpan helaian masa, jadual percutian, mendokumentasikan pergerakan orang dalam perusahaan, dsb.

Apakah dokumen yang berkaitan dengan kakitangan?

Dokumentasi asas dan reka bentuknya

Seorang kakitangan kakitangan menggunakan beberapa dokumen yang diperlukan untuk pengurusan kakitangan yang cekap:

• Pelbagai jenis pesanan mengenai pergerakan pekerja - pengambilan, pemecatan, percutian, perjalanan perniagaan dan lain-lain;
• Jadual kakitangan, yang semestinya bertepatan dengan klausa jadual kerja dalam kontrak pekerjaan utama, jika tidak, ini akan menjadi pelanggaran kontrak dan akan membawa kepada penalti;
• Lembaran masa;
• Buku kerja yang disimpan di perusahaan sepanjang tempoh sah perjanjian yang ditandatangani adalah milik dokumen ini pelaporan yang ketat, supaya setiap satu direkodkan dalam jurnal khas, dan penyimpanan dijalankan dalam peti besi khas;
• Peraturan dalaman;
• Kontrak pekerjaan adalah bukti kesimpulan perhubungan buruh, mereka disediakan dengan setiap pekerja secara individu, atas dasar mereka pekerja secara rasmi bekerja mengikut perkara yang disenaraikan dalam dokumen;
• Lampiran kepada kontrak disediakan untuk setiap kes perubahan kepada klausa utama perjanjian buruh;
• dibentuk setiap tahun 2 minggu sebelum akhir tahun, setiap pekerja mesti membiasakan diri dengannya, dokumen ini mesti dibentuk dengan cekap dengan pengetahuan tentang selok-belok pengeluaran, supaya baki 2 - 3 orang secara serentak tidak mengganggu keseluruhan proses aktiviti perusahaan;
• Fail peribadi - folder mesti dibuka untuk setiap pekerja kad peribadi, akaun peribadi, semua pesanan pengurus yang ditandatangani oleh pekerja, penyatanya dan dokumen lain yang membentuk kronologi tindakan pekerja diletakkan di sini. Dokumen ini berkaitan dengan dokumentasi perakaunan, ia dibentuk dalam bentuk folder dan jurnal, yang dijahit, persegi putih ditampal pada mereka untuk menunjukkan butiran utama;
• Penerangan kerja yang memperincikan hak dan tanggungjawab pekerja;
• Peraturan mengenai gaji dan bonus adalah asas untuk mengira bayaran kepada pekerja. Apakah peraturan untuk merangka peraturan bonus dan insentif kewangan Pekerja LLC membaca.

Selain itu, banyak lagi dokumen yang dihasilkan, yang diuruskan oleh seorang pekerja jabatan HR.

Siapa yang terlibat dalam penyelenggaraan dokumen?

Biasanya, perusahaan besar mempunyai jabatan kakitangan yang menyelenggara semua dokumentasi dan mengaturnya.

Tetapi dalam perusahaan kecil mereka menjimatkan kakitangan, jadi ini dilakukan sambilan, sebagai contoh, ketua akauntan atau setiausaha, dan pengurus itu sendiri bertanggungjawab untuk mengambil dan memecat pekerja.

Automasi rekod kakitangan

Penggunaan pelbagai program komputer untuk perakaunan sangat memudahkan proses, dalam pada masa ini terdapat agak banyak daripada mereka.

Sudah tentu, yang semasa ialah "1C: Enterprise," yang membolehkan anda mencetak dokumen secara automatik dan mengautomasikan keseluruhan proses, tetapi terdapat beberapa program lain yang jauh lebih muda dan lebih progresif.

Pentadbiran kakitangan dan rekod kakitangan.

Nuansa untuk usahawan individu dan LLC

Apabila mengupah pekerja ke perusahaan dan memasukkan rekod kakitangan, setiap bentuk perniagaan mempunyai ciri-ciri tersendiri, contohnya, apabila mengambil pekerja buat kali pertama, usahawan individu mesti didaftarkan sebagai majikan:

• Dalam Dana Insurans Sosial – 10 hari dari tarikh pengambilan pekerja pertama;
• Dalam Kumpulan Wang Pencen Rusia - dalam masa sebulan dari tarikh pengambilan pekerja.

Jika anda melebihi bilangan hari ini untuk pendaftaran, syarikat akan menghadapi penalti.

Pada masa yang sama, pengurus diwajibkan untuk mendapatkan tandatangan daripada pekerja untuk membiasakan diri dengan dokumen pengawalseliaan untuk ini adalah dinasihatkan untuk menyimpan jurnal.

Sekatan kerana kekurangan rekod kakitangan

Penting: seorang usahawan yang bekerja untuk dirinya sendiri mempunyai hak untuk tidak menyimpan rekod kakitangan.

Jika tiada rekod kakitangan di perusahaan atau organisasi, denda akan diberikan:

• Untuk pegawai dari 1,000 hingga 5,000 rubel;
• Untuk entiti undang-undang dari 30,000 hingga 50,000 rubel.

Di samping itu, perusahaan mungkin digantung selama 90 hari. Jika pengesahan dijangkakan, maka:

• Ia tidak boleh di luar jangkaan; mereka memberi amaran mengenainya 3 hari lebih awal;
• Ia juga dijalankan untuk masa yang terhad - 20 hari;
• Suruhanjaya lawatan hendaklah dijalankan hanya dengan penyertaan pengurus.

Kesimpulan

Rekod kakitangan, mengikut perundangan semasa, adalah bahagian penting dalam mana-mana proses perniagaan adalah tidak boleh diterima bagi perusahaan yang menggaji pekerja sepenuh masa untuk beroperasi tanpa rekod sedemikian, kerana setiap kerjasama mesti diformalkan oleh peraturan yang merekodkan sebarang perubahan di dalamnya.

Peraturan untuk mengatur dan menyelenggara rekod kakitangan - lihat di sini:

Perakaunan kakitangan dalam sesebuah organisasi ialah dokumentasi pergerakan kakitangan dan organisasi kerja pekerja dalam perusahaan. Perakaunan kakitangan adalah prasyarat kewujudan mana-mana organisasi.

Prosedur untuk mengekalkan rekod kakitangan di perusahaan

Kod Buruh mewajibkan majikan untuk membuat kontrak pekerjaan dengan setiap pekerja, mengeluarkan perintah pengambilan pekerja, dan mengeluarkan sijil apabila dibuang kerja.

Di samping itu, majikan mempunyai kewajipan untuk mengisi buku kerja bagi mereka yang telah bekerja untuknya selama lebih daripada 5 hari. Kegagalan untuk mematuhi peraturan ini (dan bukan sahaja) membawa kepada denda semasa pemeriksaan kerajaan pemeriksaan buruh . Ternyata begitu pengurusan yang betul

Rekod HR di perusahaan adalah perlu untuk tidak melanggar undang-undang, mengelakkan denda, dan tidak melanggar hak pekerja. Apatah lagi, mengurus pekerja adalah lebih mudah apabila rekod HR sudah teratur.

Siapa yang bertanggungjawab ke atas ketepatan dan kesempurnaan rekod kakitangan dalam organisasi?

Siapa yang harus bertanggungjawab untuk rekod kakitangan di perusahaan? Jawapan kepada soalan ini adalah sangat, sangat samar-samar, kerana ia bergantung pada berapa banyak seseorang bekerja dalam organisasi, isu apa yang diselesaikan oleh perakaunan, peguam, dan sebagainya.

Malah, mana-mana perusahaan besar yang lebih kurang mempunyai pakar kakitangan atau malah keseluruhan jabatan. Dalam perusahaan yang lebih kecil, rekod kakitangan dijalankan oleh setiausaha, akauntan, peguam (jika ada). Tetapi selalunya - akauntan. Sentiasa ada akauntan di perusahaan. Secara umum, terdapat beberapa bidang kerja dalam rekod kakitangan. Dan agak logik jika tanggungjawab mereka yang bertanggungjawab menjaga

pengurusan rekod kakitangan, dibahagikan mengikut kawasan ini.

Sebagai contoh, terdapat seseorang yang bertanggungjawab untuk mendokumentasikan proses pengambilan pekerja. Orang ini membuat pesanan untuk kemasukan, membuat kontrak pekerjaan (biasanya hanya memasukkan data orang yang baru diupah, mengisi templat yang ditetapkan), dan membuat catatan dalam rekod pekerjaan. Terdapat juga orang yang bertanggungjawab untuk mengekalkan helaian masa. Nota kehadiran, kelewatan, mengumpul nota penerangan, dan sebagainya. Isu perakaunan kakitangan juga boleh diselesaikan oleh pakar dalam perakaunan. Pakar ini berurusan dengan akruan dan pembayaran upah pekerja, menyediakan potongan cukai, menyerahkan laporan kepada Kumpulan Wang Pencen, Kumpulan Wang Insurans Kesihatan dan Kumpulan Wang Insurans Sosial.

Sebagai peraturan, pekerja memberikan data ini kepada pekerja. Lebih-lebih lagi, pakar ini

Peguam boleh membuat draf untuk pekerja.

Syarikat itu mungkin mempunyai jawatan perekrut. Ini adalah pakar pengambilan, pautan pertama dalam rantaian mencari pekerja untuk kekosongan. keputusan pengurusan: mereka hanya mendokumentasikan peristiwa dalam kehidupan kerja pekerja - penerimaan, kelewatan, ketidakhadiran, pemecatan.

Tanggungjawab untuk mengekalkan rekod kakitangan

Walau apa pun, tidak kira siapa yang terlibat dalam menyelenggara rekod kakitangan di perusahaan, adalah penting untuk orang ini (atau beberapa) menyimpan rekod ini dengan betul.

Jika tidak, organisasi menghadapi risiko undang-undang (pekerja berprinsip akan pergi ke mahkamah), risiko kewangan (pihak berkuasa yang mengawal, semasa pemeriksaan, akan mengenal pasti pelanggaran dan akan mengenakan caruman tambahan bersama denda atau hanya mengeluarkan denda). Selain itu, mana-mana usahawan perlu sedar tanggungjawab sosial perniagaan.

Ini adalah tanggungjawab kepada rakyat yang diberi pekerjaan. Contohnya, Perkara 62 Kanun Buruh Persekutuan Rusia menjamin pekerja menerima percuma dokumen yang berkaitan dengan kerja dan salinannya. Atau, sebagai contoh, Artikel 94 Kanun Buruh menjamin kategori pekerja yang berbeza tempoh kerja yang berbeza (syif). Di samping itu, Perkara 173 Kanun Buruh menyediakan jaminan kepada pekerja yang menerima pendidikan tinggi . Perkara 114 Kanun Buruh menjamin pekerja peruntukan cuti bergaji tahunan. Hak ini dijamin dan hak yang tidak boleh dipisahkan

pekerja. Walau bagaimanapun, majikan akan dapat mematuhi hak ini hanya jika rekod kakitangan diselenggara dengan betul dalam organisasi. Tanpa rekod kakitangan yang teratur di perusahaan, pematuhan terhadap hak pekerja menjadi amat sukar, yang membawa bukan sahaja kepada potensi pelanggaran hak pekerja, tetapi juga kepada kemungkinan risiko undang-undang semasa pemeriksaan oleh pihak berkuasa kawal selia. 2019

Pentadbiran HR dari awal:

panduan langkah demi langkah

KERJA HR DARI SIFAR: anggaran panduan langkah demi langkah ringkas untuk menyediakan rekod HR dalam syarikat yang baru dibuka

(jika anda ingin menyusun sesuatu dalam kempen sedia ada, maka panduan langkah demi langkah yang lain akan lebih sesuai untuk anda - pemulihan rekod kakitangan >>) Jika anda telah ditugaskan untuk menghantar kepada syarikat yang baru dibuka

Pentadbiran HR dari awal Rizab tapak kami yang kaya akan membantu anda :

• pangkalan data rujukan percuma mengenai pengurusan rekod kakitangan: 25 prosedur langkah demi langkah utama (pengambilan, cuti, pemecatan, dll.), 200 sampel dokumen kakitangan, blok "Buku kerja" (contoh pengisian dan perundingan), 5 manual mengenai rekod kakitangan, perundingan, artikel mengenai kakitangan) dan banyak lagi;
• pangkalan data rujukan besar tersedia untuk pelanggan majalah "Kakitangan Kakitangan Terlatih" (harga mampu milik untuk semua orang >>): 140 arahan langkah demi langkah mengenai kerja kakitangan, lebih daripada 1000 sampel dokumen kakitangan, tong perundingan dan artikel, kursus asas pengurusan rekod kakitangan, rak buku, dll.;
• buku terbaik kami tentang pentadbiran HR.

Jadi, anda telah ditugaskan kakitangan. Di mana kita bermula?

1. Mari kita sediakan undang-undang, kesusasteraan khas dan program yang diperlukan. Anda akan memerlukan semua ini dalam kerja anda.

• Perlu Pelanggaran undang-undang buruh boleh mengakibatkan denda besar. Oleh itu, pengetahuan dan pematuhan undang-undang buruh mesti didekati secara bertanggungjawab.
• Daripada kesusasteraan khusus, kami berbesar hati untuk menawarkan anda manual (anda boleh memuat turunnya secara percuma) dan buku terbaik kami mengenai pentadbiran HR. Repositori pangkalan data rujukan tapak juga akan berguna.
• Putuskan dengan pihak pengurusan isu pembelian program untuk menyimpan rekod kakitangan. Terdapat banyak program sedemikian, dan banyak yang khusus dan sangat, sangat mudah. Sesetengah memintas kefungsian 1C dalam beberapa cara. Tetapi kebanyakan syarikat secara tradisinya menyimpan rekod kakitangan dalam 1C. Hakikatnya ialah terdapat banyak pakar sokongan 1C di mana-mana bandar, tetapi anda tidak akan menemui pakar yang menyokong program lain di mana-mana sahaja.

2. Kami mengambil salinan dokumen konstituen organisasi daripada pihak pengurusan dan mengkajinya dengan teliti.

Dokumen kakitangan perlu dipatuhi dokumen konstituen syarikat, dan jangan bercanggah dengannya dalam apa cara sekalipun. Baca dalam Piagam prosedur untuk mengambil pengarah (anda akan mengupahnya) dan prosedur untuk menetapkan gajinya, tempoh di mana kontrak pekerjaan boleh dibuat dengannya - beberapa ciri mungkin ditetapkan dalam Piagam. Kadangkala Piagam menetapkan prosedur untuk mengambil pekerja pengurusan utama dan mewujudkan sistem imbuhan untuk mereka (contohnya, dengan kelulusan terlebih dahulu mesyuarat agung pengasas), dan juga prosedur untuk meluluskan jadual kakitangan.

3. Kami menentukan senarai dokumen yang mesti ada di tapak kerja kakitangan, dan yang akan kami karang.

Adalah jelas bahawa anda akan menyediakan dokumen yang diperlukan oleh undang-undang dalam apa jua keadaan. Semak dengan pihak pengurusan dokumen pilihan yang akan anda sediakan untuk syarikat. Anda juga boleh menjelaskan terlebih dahulu dengan pengarah tentang syarat istimewa yang dia mahu lihat dalam peraturan buruh dalaman, peraturan tempatan lain dan dalam bentuk kontrak pekerjaan.

Jika syarikat anda adalah perusahaan mikro, maka, menurut 309.2 Kanun Buruh Persekutuan Rusia, anda mungkin tidak perlu membuat beberapa dokumen:

"Majikan adalah entiti perniagaan kecil yang diklasifikasikan sebagai perusahaan mikro, mempunyai hak untuk menolak, secara keseluruhan atau sebahagian, menerima pakai peraturan tempatan , mengandungi norma undang-undang buruh(peraturan buruh dalaman, peraturan tentang imbuhan, peraturan mengenai bonus, jadual syif dan lain-lain). Pada masa yang sama, untuk mengawal selia hubungan buruh dan hubungan lain yang berkaitan secara langsung dengan mereka, majikan - entiti perniagaan kecil, yang diklasifikasikan sebagai perusahaan mikro, mesti memasukkan dalam kontrak pekerjaan dengan syarat pekerja yang mengawal selia isu yang, mengikut dengan perundangan buruh dan peraturan lain perbuatan undang-undang, yang mengandungi norma undang-undang buruh, mesti dikawal oleh peraturan tempatan..."

4. Kami mendaftar pengarah

Semak sama ada pengarah berdaftar ( pengurus besar) dengan betul. Jika tidak, maka pertama sekali kami mendaftarkan pengarah. Dia adalah pekerja pertama! Dokumen mesti menunjukkan dari tarikh berapa pengarah telah bekerja. Prosedur langkah demi langkah untuk memohon jawatan pengarah tersedia dalam pangkalan data rujukan yang besar dan dalam "Pakej HR", sampel dokumen yang diperlukan dan perundingan tematik juga ada.

5. Kami menyediakan jadual kakitangan, peraturan buruh dalaman dan peraturan tempatan yang lain (lihat jadual dari perenggan 3).

Pastinya syarikat itu belum mempunyai meja kakitangan, peraturan buruh dalaman atau peraturan tempatan yang lain. Mari kita buat mereka. Kami menyelaraskan semua dokumen ini dengan pengarah. Kami mengambil kira komen dan kehendak pengarah dan menyemak sama ada ia bercanggah dengan undang-undang. Pilihan sedia Dokumen-dokumen ini dipersetujui mengikut prosedur yang ditetapkan oleh undang-undang (jika perlu, dengan mengambil kira pendapat badan perwakilan pekerja), maka ketua syarikat meluluskannya. Kami mempunyai banyak contoh dokumen sedemikian tersedia secara percuma di tapak web kami. Terdapat banyak lagi sampel dan ulasan tematik seperti itu, prosedur langkah demi langkah kenyataan mereka berada dalam pangkalan data rujukan yang besar dan dalam "Pakej HR". Di laman web kami, anda boleh membaca artikel berguna baharu " Perjawatan: bentuk dan kandungan". Kami mengesyorkan agar pelanggan majalah HR Practitioner membaca artikel: " Kami merangka peraturan buruh dalaman: undang-undang, bertimbang rasa dan bermanfaat kepada majikan." dan lihat templat peraturan tempatan.

6. Kami sedang membangunkan satu bentuk standard kontrak pekerjaan yang akan dimuktamadkan dengan pekerja.

Bagi pelanggan majalah HR Practitioner, kami mengesyorkan manual berikut: "Kami mengupah pekerja: isu kakitangan". Daripadanya anda akan belajar, antara lain, apakah syarat-syarat yang berfaedah kepada majikan untuk dimasukkan ke dalam kontrak pekerjaan, dan syarat-syarat apa, sebaliknya, yang tidak diingini dan berbahaya.

7. Kami sedang menyediakan dokumen lain yang kami perlukan untuk menjalankan kerja kakitangan pada masa hadapan:

Kami menyediakan buku perakaunan, log pendaftaran, helaian masa, bentuk pesanan, kontrak untuk liabiliti kewangan dll.

8. Kami memutuskan dengan pihak pengurusan tentang isu siapa yang akan menyimpan rekod kerja .

Sekiranya pekerja masih belum diambil, maka ketua organisasi (pengarah) perlu menyelenggara rekod kerja terlebih dahulu. Perintah dikeluarkan mengenai perkara ini. Di laman web kami terdapat contoh pesanan untuk ketua organisasi untuk memikul tanggungjawab untuk menyelenggara, menyimpan, merekod dan mengeluarkan buku kerja. Perintah sedemikian adalah wajib; ia adalah keperluan Dekri Kerajaan Persekutuan Rusia. Jika tidak, majikan boleh dikenakan denda. Selepas itu, pengarah boleh memindahkan kuasa ini kepada kakitangan kakitangan yang diterima, juga melalui perintah. Di laman web kami terdapat borang pesanan untuk melantik mereka yang bertanggungjawab menyelenggara, menyimpan, merekod dan mengeluarkan buku kerja >>

9. Kami mendaftar pekerja untuk bekerja.

Kemudian pekerja akan mula bekerja untuk pekerja kakitangan fasa kerja harian akan tiba, anda perlu menyimpan lembaran masa, merangka jadual percutian, mengatur percutian, memohon insentif dan penalti, perjalanan perniagaan, kerja sambilan, pemecatan dan banyak lagi... Sumber-sumber kami tapak akan membantu anda dengan semua ini.

Perakaunan untuk gaji di perusahaan dan banyak perkara penting lain adalah berdasarkan dokumen utama. Jika rekod HR tidak diselenggara dengan baik, ini menjejaskan kerja semua jabatan syarikat.

Mengenai semua nuansa kelakuannya dan dokumen yang diperlukan dan akan dibincangkan dalam artikel ini.

Mengapa ia diperlukan?

Dalam mana-mana organisasi, tanpa mengira bilangan orang, terdapat kewajipan untuk mengekalkan rekod tersebut. Ia membantu mendokumentasikan pergerakan semua kakitangan. Untuk melakukan ini, anda perlu tahu dokumen peraturan berkaitan buruh. Di samping itu, anda perlu mempunyai kemahiran pengurusan.

Perakaunan jenis ini bertujuan untuk keperluan:

• mengagihkan orang dalam proses kerja dengan betul;
• cari rizab yang tidak digunakan;
• mengenal pasti dan menghapuskan masalah kakitangan tepat pada masanya.

Anda boleh mendapatkan maklumat terperinci tentang proses ini daripada video berikut:

Cara menyusunnya dari awal: arahan langkah demi langkah

Seorang pekerja HR sentiasa menghadapi tugas yang sukar untuk mengatur jenis kerja pejabat ini. Untuk memudahkan proses ini, adalah penting untuk mula-mula merangka pelan kerja kasar dan menentukan urutan untuk bertindak:

• Keputusan yang tepat adalah dengan terlebih dahulu mengkaji dokumentasi peraturan.
• Setelah mengkajinya secara terperinci, penyediaan segera aliran dokumen dijalankan. Semua dokumen konstituen diambil daripada pengurus dan dikaji secara terperinci. Semua dokumentasi mesti sepadan dengan dokumen konstituen. Adalah penting untuk bertanya kepada ketua syarikat apa syarat tambahan dia nak tambah jadual kerja. Berdasarkan kehendaknya, dokumen pilihan tambahan disediakan.
• Penciptaan dokumentasi:
  • Pertama, pengarah didokumenkan;
  • kemudian dan disusun;
  • Satu borang sedang dibangunkan yang ditandatangani dengan semua pekerja. Ia termasuk semua item yang diperlukan oleh organisasi;
  • kertas dan jurnal penting lain sedang disediakan;
  • adalah perlu untuk memutuskan siapa yang akan bertanggungjawab untuk rekod kerja. Sehingga orang diupah secara rasmi, pengurus akan dipaksa untuk mengupah mereka. Sehubungan itu, perintah dibuat untuk menerima tanggungjawab untuk keselamatan, penyiapan dan pengurusan;
  • selepas ini, sambutan rasmi pekerja bermula.
• Adalah penting untuk memastikan semua rekod kakitangan disimpan dan digunakan.

Selepas pendaftaran pekerjaan untuk pegawai kakitangan, biasa hari bekerja. Kehadiran setiap orang di tempat kerja dipantau setiap hari. Dikeluarkan setahun sekali.

Pegawai kakitangan bertanggungjawab untuk mendokumentasikan pergerakan orang dalam perusahaan, menyediakan dokumentasi yang sesuai. Di samping itu, dia mesti menyediakan banyak kertas lain.

Dokumen yang diperlukan

Beberapa dokumentasi asas yang digunakan oleh pekerja HR:

• Macam-macam arahan pergerakan pekerja: , terjemahan dan lain-lain lagi.
• Meja kakitangan. Kandungannya mesti bertepatan dengan data yang dinyatakan dalam kontrak pekerja. Jika sesuatu tidak sepadan, ini menunjukkan pelanggaran Kod Buruh Persekutuan Rusia. Dan ini, sebagai peraturan, membawa kepada pengenaan denda.
• Lembaran masa.
• Rekod kerja. Pegawai kakitangan mengambil mereka semasa pengambilan pekerja, penyertaan yang sesuai dibuat di dalamnya, dan apabila dibuang kerja mereka dikembalikan.
• Peraturan buruh dalam organisasi.
• Kontrak pekerjaan. Kontrak sedemikian dibuat dengan setiap orang; ia berfungsi sebagai permulaan hubungan kerja. Perkara utama di sini adalah untuk menyemak ketepatan penyediaan, kehadiran semua tandatangan dan tarikh. Jika perubahan dibuat kepada keadaan kerja, contohnya, pemindahan pekerja atau pertukaran gaji, pastikan anda bersedia. Mereka disusun untuk setiap kes secara berasingan.
• Jadual percutian. Selewat-lewatnya dua minggu sebelum akhir tahun, semua organisasi mesti menyediakan jadual percutian untuk pekerja. Adalah penting untuk menyusunnya sedemikian rupa supaya orang lain secara serentak tidak menjejaskan proses kerja jabatan atau syarikat secara keseluruhan.
• Buku log. Terdapat banyak jurnal yang diperlukan untuk menyimpan rekod dokumen.
• Pasti sedang berjalan. Ia termasuk: untuk kerja, helaian membiasakan diri dengan pesanan majikan, salinan kad pengenalan, sijil pemeriksaan perubatan, salinan diploma dan kad pengenalan tentera.
• Penerangan Kerja. Mereka mengandungi penerangan terperinci hak dan tanggungjawab pekerja.
• Peraturan mengenai imbuhan dan bonus. Mengawal selia, berdasarkan mana semua gaji dikira.

Terdapat banyak lagi dokumen berbeza yang turut terdapat di perusahaan. Tetapi ini sudah terpakai kepada dokumen tertentu.

Siapa yang selalu melakukan ini?

Soalan ini timbul terutamanya dalam organisasi kecil. Biasanya ini dilakukan oleh pegawai kakitangan, kerana mengekalkan rekod ini adalah tugas yang agak rumit. Malangnya, tidak setiap pengurus boleh dipujuk untuk memperkenalkan jawatan yang berasingan kepada kakitangan. Dalam hal ini, pengurusan kakitangan selalunya dijalankan oleh ketua akauntan atau pengurus sendiri secara sambilan.

Sebagai peraturan, ini berlaku dalam syarikat kecil untuk menjimatkan wang. Dan tidak ada gunanya menambah unit tambahan kepada kakitangan untuk dua atau tiga orang. Dalam kes ini, skim itu ternyata seperti ini: pengurus mendaftarkan pekerja, dan ketua akauntan membayar gaji mereka. Undang-undang utama yang mengawal hubungan antara pekerja dan majikan ialah Kod Buruh Persekutuan Rusia. Dialah yang menentukan hak dan kewajipan kedua-dua pihak.

Automasi proses

Untuk kemudahan perakaunan di perusahaan, pengurus mesti menjaga pelaksanaannya program khas. Pada masa kini sistem sedemikian bilangan yang besar, dan semuanya mudah digunakan.

Program yang digunakan secara meluas ialah "1C: Perusahaan". Ia membantu menyusun data. Hampir semua dokumen dicetak daripadanya secara automatik. Penggunaan teknologi automatik memudahkan proses perakaunan itu sendiri.

Nuansa untuk usahawan individu dan LLC

Dokumentasi hendaklah sentiasa teratur. Adalah penting untuk mengekalkan dan menyimpannya dengan betul. Terdapat beberapa nuansa yang penting untuk diambil kira dalam bidang ini:

• Jika usahawan individu mendaftarkan pekerja buat kali pertama, dia perlu melalui proses pendaftaran dengan beberapa pihak berkuasa wilayah dalam status majikan. Dan lebih khusus - dalam Kumpulan Wang Pencen dan Dana Insurans Sosial. Terdapat tarikh akhir tertentu untuk prosedur ini:
  • 10 hari semasa mendaftar dengan Dana Insurans Sosial;
  • 30 hari untuk pendaftaran dengan Kumpulan Wang Pencen.

  Bilangan hari dikira dari hari pertama orang pertama diupah. Jika ini tidak dilakukan, organisasi akan berdepan denda yang besar.

• Pengurus mesti membiasakan pekerjanya dengan semua dokumen kawal selia dengan tandatangan. Untuk tujuan ini, jurnal khas dicipta, di mana pekerja menandatangani selepas mereka membaca dokumen. Sebagai contoh, organisasi mesti menyediakan slip gaji secara peribadi setiap bulan. Dalam hal ini, adalah bijak untuk memulakan buku untuk mendaftarkan pengeluaran mereka. Ini mudah kerana sekiranya berlaku sebarang konflik, tandatanganlah yang akan membuktikan bahawa dokumen itu telah dikeluarkan.

Sekatan yang mungkin untuk kejahilan

Sekiranya tiada rekod kakitangan, pegawai akan bertanggungjawab di bawah Undang-undang "Mengenai Kesalahan Pentadbiran". Mereka dikenakan denda:

• setiap pegawai - dalam jumlah dari 1 hingga 5 ribu rubel;
• pada entiti undang-undang — dari 30 hingga 50 ribu rubel

Di samping itu, aktiviti organisasi mungkin digantung sehingga 90 hari. Jika kesalahan itu berulang, pengurus mungkin hilang kelayakan.

Jika sesebuah organisasi menghadapi pemeriksaan oleh pihak berkuasa kawal selia, adalah penting untuk bersedia menghadapinya. Untuk melakukan ini, anda perlu tahu:

• pihak berkuasa penyeliaan mesti memberitahu pihak berkuasa mengenai prosedur yang akan datang sekurang-kurangnya tiga hari lebih awal;
• pengesahan tidak boleh melebihi dua puluh hari;
• Mereka tidak mempunyai hak untuk menjalankan pemeriksaan di tapak tanpa penyelia.

Perakaunan jenis ini adalah komponen utama mana-mana perusahaan. Oleh itu, pengurusan yang boleh dipercayai membolehkan anda mengelakkan sejumlah besar masalah.

Menyusun rekod kakitangan di perusahaan bukanlah satu tugas yang sukar, tetapi bersusah payah. Ia diselesaikan dengan melancarkan proses kakitangan secara konsisten, yang dikawal oleh undang-undang semasa.

Secara umum, penyelenggaraan dokumentasi kakitangan yang betul bukan sahaja melindungi perusahaan daripada pemeriksaan oleh pihak berkuasa kawal selia, tetapi juga membolehkan pekerja mengelakkan masalah, contohnya, dengan pendaftaran pencen atau keupayaan untuk menuntut jaminan sosial yang lain. Selalunya berlaku kerana penyimpanan rekod yang tidak betul di tempat kerja, orang ramai terpaksa menghabiskan banyak masa, wang dan saraf untuk membuktikan kepada mana-mana pihak berkuasa hak mereka untuk menerima faedah, elaun dan bayaran lain. Oleh itu, setiap pengurus mesti ingat bahawa mengekalkan rekod kakitangan dan organisasi yang betul pengurusan pejabat merupakan salah satu tugas utama yang dipertanggungjawabkannya kepada kakitangannya dan negeri.

Artikel ini akan memberitahu anda tentang ketepatan mewujudkan proses ini, serta semua nuansanya. Seterusnya, anda akan mendapat jawapan kepada soalan tentang cara mengatur rekod kakitangan dengan betul dari awal langkah demi langkah dan mengelakkan kesilapan.

Konsep dan definisi

Sebelum memahami cara menyediakan proses ini, anda harus menentukan konsep asas. Jadi, rekod kakitangan adalah proses mengatur rekod pekerja, yang dikaitkan dengan pendaftaran rasmi pengambilan pekerja, berpindah dari satu jawatan ke jawatan lain dan melepaskan kakitangan, serta merekodkan hubungan buruh perusahaan dan kakitangannya.

Pengurusan rekod kakitangan ialah aktiviti yang memastikan penyelenggaraan dokumentasi dan organisasi kerja dengan dokumen kakitangan.

Oleh itu, menjadi jelas bahawa pengurusan rekod kakitangan dan rekod kakitangan adalah dua fenomena yang saling berkaitan yang bertujuan untuk melaksanakan dasar kakitangan perusahaan.

Matlamat dan objektif

Tujuan rekod kakitangan adalah untuk mewujudkan sistem pengurusan rekod kakitangan yang berkesan dan berfungsi dan memformalkan hubungan buruh dengan betul antara majikan (perusahaan) dan pekerja (kakitangan) itu sendiri.

Tetapi tugas yang direka untuk diselesaikan oleh rekod kakitangan adalah yang berikut - peraturan hubungan antara majikan dan pekerja perusahaan dan penciptaan asas organisasi dan undang-undang untuk hubungan buruh.

Setelah memahami apa itu rekod kakitangan, anda boleh mula mempertimbangkan persoalan bagaimana untuk mengatur rekod kakitangan dengan betul dari awal langkah demi langkah.

Peringkat penyusunan rekod kakitangan

Jadi, sebelum anda mula mengatur rekod HR langkah demi langkah dari awal, anda memerlukan pelan tindakan yang jelas, dibahagikan kepada beberapa peringkat. Ini akan membantu anda untuk tidak ketinggalan perkara penting dalam proses ini.

Oleh itu, organisasi rekod kakitangan secara amnya melibatkan melalui peringkat berikut:

1. Penciptaan perkhidmatan kakitangan(jabatan) jika perusahaan bercadang untuk menggaji sejumlah besar pekerja, atau menyerahkan tanggungjawab perakaunan kepada pakar tertentu jika perusahaan bercadang untuk mempunyai sejumlah kecil kakitangan.
2. Pembangunan dokumentasi pengawalseliaan asas (dalam bidang pengurusan kakitangan perusahaan).
3. Organisasi kerja pejabat (menentukan siapa dan bagaimana akan membuat dokumentasi, membangunkan bentuk pesanan mengenai isu kakitangan, menyelenggara log pelaporan, dll.).
4. Automasi rekod kakitangan (jika perlu).
5. Menentukan cara untuk mengawal ketepatan perakaunan (peraturan dan penyerahan kuasa kepada pegawai bertanggungjawab untuk perakaunan yang betul).

Setiap peringkat ini mempunyai tugas dan subtugas tertentu. Kesemuanya perlu dipertimbangkan.

Siapa yang patut menyimpan rekod?

Seperti yang dinyatakan sebelum ini, terdapat dua cara untuk menentukan siapa yang akan bertanggungjawab untuk mengekalkan rekod kakitangan dalam perusahaan. Secara umum, ia bergantung kepada berapa ramai orang yang dirancang untuk diambil bekerja untuk mencapai matlamat (sebagai peraturan, matlamat perusahaan adalah untuk mengatur aktiviti komersial untuk mengaut keuntungan).

Bagi syarikat besar, adalah disyorkan untuk mewujudkan perkhidmatan kakitangan atau jabatan kakitangan yang lengkap. Bagi perusahaan kecil, adalah dibenarkan untuk mewakilkan tugas HR kepada akauntan atau setiausaha. Walau bagaimanapun, terdapat pilihan ketiga - urusan perakaunan penyumberan luar kepada organisasi khusus.

Apabila membuat perkhidmatan atau jabatan, anda perlu mencipta dokumen kawal selia tertentu, iaitu peraturan mengenai perkhidmatan (jabatan) dan huraian kerja pekerja. Jika tugas diberikan kepada akauntan atau setiausaha, anda perlu memasukkan fungsi pegawai kakitangan dalam huraian kerja pekerja yang dipilih. Sekiranya terdapat keperluan sedemikian, adalah disyorkan untuk menghantar akauntan atau setiausaha ke kursus HR. Ini akan membantu meningkatkan kemahiran pekerja yang akan diberikan tanggungjawab dalam hal kakitangan. Tetapi jika telah diputuskan untuk bekerjasama dengan organisasi pihak ketiga mengenai pemindahan tanggungjawab perakaunan kepada mereka, maka kesimpulan perjanjian adalah wajib.

Pembangunan dokumentasi personel wajib

Terdapat beberapa dokumen yang wajib bagi mereka yang menyelenggara rekod kakitangan dan kerja pejabat. Pertama sekali, dokumen sedemikian adalah jadual kakitangan. Ia adalah dokumen yang memaparkan komposisi, nombor dalam meja kakitangan dan gaji pekerja, serta tajuk pekerjaan. Dalam jadual kakitangan, jawatan pekerja diedarkan di antara jabatan, yang memungkinkan untuk melakukan analisis kuantitatif dan kualitatif seluruh perusahaan.

Langkah seterusnya ialah membangunkan bentuk piawai pesanan kakitangan, yang akan memaparkan maklumat mengenai kemasukan, pemindahan ke jawatan lain, menghantar cuti dan pemecatan pekerja perusahaan.

Seterusnya dokumen wajib- Ini adalah peraturan buruh dalaman. Mereka memaparkan perkara utama yang mengawal selia aktiviti buruh semua pekerja perusahaan. Menurut dokumen ini, jika pekerja melanggar peraturan yang diterangkan dalam dokumen, dia boleh dihukum dengan membawanya ke tindakan tatatertib.

Juga satu lagi dokumen rekod kakitangan ialah kontrak standard mengenai kesimpulan hubungan buruh antara perusahaan dan pekerja. Kontrak pekerjaan boleh daripada jenis yang sama atau dibangunkan untuk setiap jawatan secara berasingan. Di samping itu, perusahaan mesti membangunkan helaian masa yang akan memaparkan jam sebenar yang mana pekerja akan menerima gaji.

Anda juga harus ingat tentang jadual percutian di perusahaan. Dokumen ini dibangunkan selewat-lewatnya dua minggu sebelum akhir tahun. Jadual percutian memaparkan pelan kalendar untuk menghantar orang bercuti wajib. Apabila membuat rancangan sedemikian, harus diingat bahawa kakitangan harus dihantar bercuti sedemikian rupa sehingga ketidakhadiran pekerja tertentu secara serentak tidak menyebabkan gangguan dalam proses buruh perusahaan.

Kita tidak seharusnya lupa tentang membangunkan peraturan mengenai imbuhan. Dokumen ini mencerminkan proses pengiraan gaji untuk kakitangan organisasi, dan juga mengawal pengiraan bayaran tambahan, contohnya, elaun, insentif atau bonus. Peringkat akhir ialah pembangunan peraturan mengenai bahagian perusahaan dan huraian kerja pakar dan pekerja. Di samping itu, adalah disyorkan untuk membangunkan kenyataan mengenai data peribadi. Setelah dokumen kawal selia telah disediakan, anda boleh mula mengatur kerja pejabat.

Kerja pejabat

Kerja pejabat termasuk menyelenggara dengan betul dokumentasi yang berkaitan dengan penerimaan, pergerakan dan pelepasan kakitangan.

Adalah wajib untuk mengekalkan fail peribadi yang dibuat untuk setiap pekerja perusahaan. Ia termasuk kad rekod kakitangan peribadi, permohonan kemasukan, salinan pasport, salinan dokumen pendidikan, sijil pemeriksaan perubatan, salinan ID tentera (jika ada) dan dokumen lain yang dihasilkan semasa kerja pekerja. aktiviti . Dan juga satu lagi dan sangat tugas penting sedang mengisi rekod kerja.

Sebagai tambahan kepada semua perkara di atas, dokumen lain boleh dibangunkan yang berkaitan secara langsung dengan spesifik perusahaan, memastikan ketepatan kerja dalam bidang perakaunan kakitangan.

Apakah jurnal yang perlu ada dalam rekod HR?

Pertama sekali, anda perlu membuat log berikut:

• membiasakan diri dengan peraturan buruh dalaman;
• pendaftaran pesanan kakitangan;
• pendaftaran pesanan pekerjaan;
• pendaftaran pesanan untuk percutian seterusnya;
• perakaunan cuti sakit;
• pendaftaran kontrak pekerjaan;
• perakaunan untuk pekerja yang ditempatkan;
• rakaman masa bekerja;
• perakaunan untuk pergerakan buku kerja;
• perakaunan kad peribadi;
• perakaunan pemeriksaan.

Sebagai tambahan kepada log itu sendiri, arahan untuk mengisinya boleh dibangunkan sebagai tambahan kepada mereka. Dan juga semua dokumentasi yang didaftarkan dalam jurnal ini disimpan dalam folder berasingan mengikut tatanama yang diluluskan.

Automasi perakaunan

Seperti yang telah jelas daripada maklumat yang dibentangkan di atas, rekod kakitangan adalah proses yang sangat teliti yang memerlukan perhatian khusus daripada pekerja yang bertanggungjawab menguruskan isu ini. Oleh itu, hari ini ia boleh dipermudahkan melalui automasi.

Terdapat banyak program yang memudahkan kerja pegawai HR dan mengurangkan kemungkinan melakukan sebarang kesilapan. Sebagai peraturan, perusahaan perlu memasang versi berlesen sedemikian perisian. Walau bagaimanapun, perlu diperhatikan bahawa pembelian program sedemikian akan membayar sendiri dalam masa yang singkat dan akan menghalang anda daripada membuat kesilapan yang serius dalam kerja anda. Secara umum, program sedemikian menyelesaikan masalah berikut:

• menyelenggara rekod kakitangan mengikut perundangan buruh;
• penyediaan dan penjanaan laporan mengenai isu kakitangan;
• menjalankan penyelarasan tepat pada masanya semua proses kakitangan dengan jabatan pengebilan atau jabatan perakaunan.

Salah satu program yang paling popular dan dalam permintaan hari ini ialah 1C dengan konfigurasi "Pengurusan Sumber Manusia".

Apa yang perlu dilakukan jika mustahil untuk mengatur rekod kakitangan secara bebas langkah demi langkah dari awal?

Sekiranya perusahaan terpaksa menghadapi masalah sedemikian apabila tidak mungkin untuk menubuhkan proses kakitangan secara bebas, maka menyelesaikan situasi sedemikian tidak sukar. Untuk tujuan ini, terdapat syarikat yang mampu menyediakan perkhidmatan sedemikian.

Pakar syarikat perunding akan menjalankan audit dan membangunkan pakej dokumen yang diperlukan. Secara umum, organisasi sedemikian direka untuk menyelesaikan masalah berikut:

1. Pilih sistem HR yang optimum untuk perusahaan.
2. Membangunkan dokumen pengawalseliaan dalaman.
3. Membangunkan arahan yang diperlukan dan peruntukan.

Di samping itu, pakar sedemikian boleh, jika perlu, memimpin penciptaan perkhidmatan pengurusan kakitangan dan jabatan pengurusan dokumen. Secara umum, penglibatan pakar pihak ketiga membantu pihak pengurusan mengatur kerja ke arah ini. Ini sangat berguna untuk perusahaan secara keseluruhan, terutamanya semasa penciptaannya.

Kesimpulan

Untuk meringkaskan artikel ini, perlu diperhatikan bahawa rekod kakitangan dan pengurusan kakitangan adalah proses yang saling berkaitan, di mana kualiti organisasi yang pertama akan bergantung sepenuhnya. polisi kakitangan perusahaan.

Walau apa pun, anda tidak sepatutnya melupakan isu kakitangan, kerana bukan sahaja aktiviti organisasi, tetapi selalunya nasib pekerja bergantung kepada mereka. Kita hanya perlu membayangkan betapa marahnya orang-orang yang tidak dapat menerima pencen yang sepatutnya atau apa-apa bayaran lain kerana prestasi yang lemah dalam tugas mereka oleh pegawai kakitangan.

Setelah mempertimbangkan persoalan bagaimana untuk mengatur rekod kakitangan dengan betul dari awal langkah demi langkah, anda boleh mula melaksanakan program untuk mewujudkan proses ini di perusahaan. Perkara yang paling penting ialah tidak mengabaikan cadangan Kod Buruh, resolusi Kementerian Buruh, Jawatankuasa Statistik Negeri, Rosarkhiv dan jabatan kerajaan yang lain.

Selepas semua proses kakitangan dalaman telah diwujudkan, anda tidak seharusnya melupakannya. Adalah penting untuk diingat bahawa pekerja yang terlibat dalam perakaunan kakitangan harus, sekurang-kurangnya sekali-sekala, dihantar ke kursus HR untuk meningkatkan kemahiran mereka. Audit berjadual bagi proses perakaunan HR juga perlu dijalankan. Ini akan membantu mengekalkan kerja ke arah ini pada tahap yang sepatutnya.